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Quando o brainstorming se torna uma batalha na indústria de alimentos

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E quando o brainstorming se torna uma batalha na indústria de alimentos?

Como resolver o problema constante de expulsões pelo detector de metais, como reduzir o índice de reclamação de consumidores, como reduzir as contaminações microbiológicas nas partidas de linha ou set-up?

Questões como essas nos perseguem diariamente no segmento alimentício. Partimos então para o uso de ferramentas, reuniões de análise e o conhecido brainstorming.

O brainstorming é um dos mais famosos processos criativos, é inevitável que em algum momento de sua vida profissional você participe ou aplique esta técnica.

O brainstorming é uma expressão formada por duas palavras: brain que significa cérebro e storm que significa tempestade, portanto “tempestade de ideias”.

Ao ser adotado um tema, os participantes envolvidos discutem o assunto apresentando uma tempestade de ideias e pontos de vista. Pode ser aplicado em uma investigação de não conformidades, análise de causa-raiz, resolução de problemas, projetos de melhorias, ou seja, em diversas oportunidades que busquem interação de ideias e análises.

A batalha

O sucesso do brainstorming, porém, depende muito de uma boa condução da sessão e é por isso que trago a reflexão nesse post. Não é difícil perceber que sessões mal conduzidas resultam em aplicações fracas e sugestões tendenciosas.

Será que a lei da “voz mais alta” ou da “voz da pessoa de maior hierarquia” pode induzir as ações em seu favorecimento?

Atenção: Cuidado se suas sessões viram campos de batalha onde os “mais fortes” disputam poderes ou se suas sessões se tornam tediosas onde ninguém quer contribuir.

Note que quando isso acontece o objetivo principal foi posto de lado. Encontrar uma real solução para resolver o seu problema com contaminantes físicos pode terminar em um controle ineficiente ou burocrático e de pouca aderência pelos colaboradores.

O brainstorming deve estimular cooperativismo e todos devem ter direito de fala. E não só isso, mas deve-se propiciar um ambiente de exposição de ideias. Quantas boas ideias talvez não foram exploradas ou conhecidas por timidez, inibição ou receio de se expressar durante a disputa de vozes?

Pensando nisso, derivadas do brainstorming, surgem alternativas de condução destas sessões. Cito algumas:

Brainwriting: São sessões em grupo para descarregar tudo o que está na cabeça das pessoas e passar para o papel. Uma vez no papel, todos são convidados a exibir e apresentar suas ideias, sem julgamentos. Desta forma todos reservam um tempo para pensar e falar de forma democrática.

Braindumping: São sessões individuais para descarregar tudo o que está na cabeça das pessoas, ideais para estimular pessoas inibidas e propor ideias variadas.

Brainwalking: São sessões muito interativas com mais de um grupo de trabalho. Um grupo se inspira nas ideias que o outro grupo gerou e pode construir a partir destas novas ideias.

E você, como pretende conduzir suas próximas sessões?

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André Pontes

7 de janeiro de 202119 de março de 2021

Ferramentas de gestão

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Design Thinking na Indústria e Segurança de Alimentos

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Design Thinking na Indústria e Segurança de Alimentos? Hoje existe uma grande gama de ferramentas, metodologias, filosofias centradas em processos, nos alimentos, prevenções, entre outros. Mas quero compartilhar com você um novo ponto de vista, algo centrado no usuário, algo em que a empatia prevaleça. Como assim?

No post de hoje dedico algumas observações ao Design Thinking e como ele pode auxiliar na indústria de alimentos.

O DT (Design Thinking) é uma abordagem de pensamento criativo, pensamento este dos designers, mas fique tranquilo, você não precisa ser designer ou da área de marketing para aplicá-lo. O Design Thinking é um conjunto de ideias, insights, muito diferente de rigorosos métodos tradicionais, é mais livre e humanizado. O objetivo dessa abordagem é mapear as experiências do usuário, identificar pontos de vista, colocar-se no lugar do outro, “vestir seus calçados” e com isto obter uma visão mais completa para a resolução de problemas.

Os fundamentos do DT são: colaboração, empatia e experimentação.

Em outras palavras, não há uma fórmula específica, mas aplicar o Design Thinking lhe dará condições de maximizar ideias na resolução de seu problema, entendendo o “outro”, ouvindo ideias sem julgamento, criando experiências com foco em uma de suas maiores razões: a satisfação do cliente, seja ele interno ou externo.

Perceba que ao executar planos de ações muitas vezes eles são “frios” e apenas executáveis e esquecemos que existem “humanos” que irão executá-los. Então, por que não pensar em como transformar essas ações em experiências agradáveis? Será que os resultados não seriam maximizados? Veremos alguns exemplos de como isto é possível ao final do post!

Sobre Design Thinking

Na figura acima, podemos ver o que chamamos de um exemplo de “duplo diamante”. Este conceito representa o processo de Divergência e Convergência constantes no Design Thinking, ou seja, quando temos um problema, inicialmente teremos diversas opiniões sobre sua origem. Temos aqui a fase de divergências “no bom sentido e sem brigas”, pessoas divergindo e argumentando sobre o que, como, por que, quando. Uma vez que começamos a ter clara uma linha de ação, começamos a convergir ideias sobre o problema, encontrar uma relação entre os diferentes pontos de vista apresentados. Passamos então a construir ações, desenvolver na prática nossas ideias, construir a solução para o “tal” problema e agora entramos na fase de convergência.

Ao apresentamos a “proposta de solução”, realizaremos testes com protótipos (isso é bem positivo em DT, a realização de protótipos e simulados antes da solução final) e será natural que apareçam pontos a serem melhorados, novas opiniões e sugestões. Veja que aqui entramos na fase de divergência novamente, sendo que essa divergência de forma saudável irá inspirar uma nova convergência de ideias mais assertivas.

Indústria e Segurança de Alimentos

Bem, e como isto pode ser aplicado na indústria de alimentos e também refletir em Segurança dos Alimentos?

Como vimos acima, o DT é centrado no usuário, portanto na indústria de alimentos estes usuários podem ser:

O consumidor – Inovações

O que se espera de um novo lançamento de produto? A tendência agora é “abacaxi com hortelã”? Não só isto, mas diferente do modo tradicional de pesquisas, o que realmente o consumidor espera e muito mais do que isso, o que ele “sente”, quais seus desejos, anseios. O Design Thinking auxiliará no desenvolvimento de produtos se colocando no lugar do cliente, fornecendo ferramentas que não analisem apenas o racional, mas o emocional também.

O cliente ou fornecedor

Como está sua prestação de serviço? Se preciso agora executar um exercício de rastreabilidade, as informações estão acessíveis, claras, os sistemas são de fácil operação e entendimento? Sua ficha MIP ( Manejo integrado de pragas ) é de fácil entendimento? O check-list de homologação tem controles suficientes ou em excesso?

O colaborador

Como andam suas integrações, seus treinamentos de BPF ou APPCC? Há uma absorção de conhecimento por parte de todos, será que aquele ruído do lado de fora da sala não atrapalha? Será que as cadeiras “duras” não se tornam “torturantes” após 30 minutos, será que o “foco de imagem” de seu projetor ou inúmeros slides “brancos” não estão sendo entediantes, como saber de tudo isso? Colocando-se no lugar do usuário, como ouvinte de seu próprio treinamento.

Os registros de resultados de PCC no sistema estão confusos? Como está a navegabilidade de seu sistema? Sua planilha de Excel é clara o suficiente? Os campos da ficha de resultados estão claros ou confusos, talvez técnicos demais? Novamente aqui, somente se colocando no lugar do colaborador será possível perceber tais pontos.

Veja que realizar este exercício de Design Thinking permitirá a você entender o próximo. Quando falamos principalmente de cultura de segurança de alimentos, inegavelmente falamos de pessoas e consequentemente empatia é fundamental nesta hora.

O que achou deste conteúdo? Comente caso queira aprofundamento no tema ou mais assuntos do segmento.

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André Pontes

9 de dezembro de 202019 de março de 2021

Ferramentas de gestão

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Minha empresa está envolvida em um surto alimentar. E agora?

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Uma única acusação de intoxicação alimentar pode custar a reputação do seu negócio, seja ele indústria, restaurante, food service. A maneira como os gestores/proprietários lidam com uma acusação é vital para o futuro da empresa e a segurança dos clientes/consumidores. Tem o aspecto da comunicação com as autoridades, com o público, a investigação… enfim, o gerenciamento da crise.

As contínuas lutas de segurança de alimentos vividas por restaurantes como Chipotle e Jack in the Box são um lembrete de que as acusações de intoxicação alimentar têm consequências terríveis para os restaurantes. Em hotelaria há políticas de gerenciamento de incidentes e crises bem definidas e testadas na tentativa de mitigar tais impactos, sabendo lidar com a ocorrência.

Uma investigação de surto de origem alimentar passa por várias etapas, sendo as investigações dinâmicas e podem acontecer ao mesmo tempo, tais como: detectar um possível surto, definir e encontrar casos, gerar hipóteses sobre fontes prováveis, testar as hipóteses, resolver o ponto de contaminação e a fonte do alimento envolvido, controlar o surto e decidir que o surto acabou (fonte: CDC – Centers for Disease Control and Prevention).

Abaixo damos dicas que podem ajudar para garantir que, se o pior acontecer, você esteja preparado e tenha um plano:

Prepare-se

Mesmo que o seu negócio tenha um histórico perfeito de segurança de alimentos, nunca é aconselhável ficar muito confortável. Ter um plano de segurança de alimentos em vigor no caso de uma acusação de intoxicação alimentar é fundamental. O plano deve delinear claramente as etapas exatas a serem executadas no caso de um cliente/consumidor relatar uma doença que pode ter origem em seu estabelecimento. Seu plano deve incluir detalhes de como responder ao cliente/consumidor e como entrar em contato com as autoridades reguladoras, de modo formal e parte de um manual do funcionário para que cada um esteja familiarizado com o que fazer. Se um novo funcionário atender a ligação de um cliente doente, sua resposta pode significar a diferença entre gerenciar a situação de maneira eficaz ou aumentá-la, ou seja, considere treinar todos os seus funcionários;

Retorno ao cliente/consumidor

Atender uma chamada em que um cliente alega que seu negócio o fez adoecer nunca é fácil. Não é hora de julgar ou especular. É hora de um contato inicial agradável e eficiência no tratamento. Sua resposta à chamada deve ser para coletar informações, como as informações de contato e os itens do menu/lote do produto que comeram. Aqui estão algumas perguntas adicionais a serem feitas:

– Itens do cardápio (em serviços de alimentação) que comeram e a que horas;

– Sintomas que estão experimentando e quando começaram;

– Alguém do grupo deles comeu a mesma comida e não sentiu os sintomas;

– Alguém de seu grupo está apresentando sintomas semelhantes;

– Consultou um médico para diagnóstico de DTA.

Garanta ao cliente que fará a rastreabilidade do alimento ingerido revisando seus registros de produção. Embora sua reação seja pedir desculpas, é importante não admitir a culpa até que todos os fatos sejam reunidos. Pedir desculpas prematuramente deixa seu estabelecimento aberto às ações legais que podem significar o fim de seu negócio.

Investigue

Identificar a origem da intoxicação alimentar pode ser muito difícil. Sempre há uma boa chance de que seu cliente/consumidor ter ficado doente por causa de outra coisa. No entanto, é importante levar a sério todas as acusações e agir imediatamente. Se um cliente/consumidor acusa seu estabelecimento de causar intoxicação alimentar, comece a reunir as informações relevantes para a investigação.

Quer o seu restaurante use uma plataforma digital/softwares ou registros físicos, em papel, é importante começar a compilar os relatórios necessários relacionados ao período de tempo e aos itens alimentícios mencionados pelo cliente/consumidor. Fale com os funcionários que prepararam, cozinharam/processaram e serviram a comida. Revise todos os registros de segurança de alimentos relacionados à reclamação, incluindo:

– Registros de temperatura de resfriamento / reaquecimento;

– Verificações de linha;

– Datas de rótulos dos alimentos envolvidos;

– Contraprovas/amostras de retenção para análises em laboratórios oficiais;

– Registros de funcionários doentes que podem ter manipulado o alimento, entre outros;

– Entrar em contato com os fornecedores de alimentos para informá-los sobre a acusação e solicitar informações sobre quaisquer outras reclamações que possam ter recebido. A contaminação dos alimentos pode ocorrer a qualquer momento, da “fazenda ao garfo”.

Mitigar riscos adicionais

Os patógenos podem se espalhar facilmente e não se limitam aos alimentos. Se o seu estabelecimento receber uma acusação de intoxicação alimentar, é importante garantir que todas as superfícies, utensílios e equipamentos em sua cozinha e áreas de preparação sejam seguros para uso (zoneamento ambiental). Para reduzir o risco de proliferação de patógenos em seus espaços produtivos, a limpeza de rotina deve ser uma prioridade em todos os momentos, especialmente agora. A intoxicação alimentar também pode ocorrer como resultado de doença do funcionário. Após uma acusação de intoxicação alimentar, entrevistar todos os funcionários para determinar se alguém está doente pode ajudar a mitigar qualquer risco adicional. Se alguém de sua equipe não estiver bem, não deve estar no trabalho – não importa o quão ocupado você esteja ou quanto precise dele neste turno. A saúde e a segurança de seus clientes estão em jogo e não vale a pena correr o risco.

É difícil distinguir entre uma doença causada por alimentos contaminados e uma doença com sintomas semelhantes, como gastroenterite. Além disso, as alergias alimentares também apresentam sintomas que às vezes se assemelham à uma intoxicação alimentar. Se o seu estabelecimento é responsável ou não, pode levar algum tempo para determinar. Enquanto isto, entre em contato com as autoridades de saúde locais para adotar uma abordagem proativa, uma vez que é obrigatório por legislação, portanto, certifique-se de estar familiarizado com as leis e procedimentos de segurança de alimentos nas esferas municipais, estaduais e federais. Você tem a responsabilidade, como proprietário de um restaurante ou gestor de B2B ou indústria alimentícia, de ajudar a rastrear e conter a contaminação entrando em contato com às autoridades de saúde.

Encerrar com aprendizados

Felizmente, se a intoxicação alimentar não foi resultado de práticas inadequadas de segurança de alimentos em seu negócio, ainda assim, há espaço para crescer e melhorar. As novas tecnologias permitem que os proprietários/gestores implantem sistemas digitais para promover tarefas reguladoras de segurança de alimentos e suas responsabilizações sobre, simplificando e agilizando os monitoramentos, assim como já são os destinos escolhidos para eventos pesquisados na internet e o desenvolvimento de reservas feitas on-line. Afinal o cenário comprova que “um grama de prevenção” realmente vale “um quilo de cura”, quando se trata de segurança de alimentos e continuidade de negócios, aliada a outros fatores, tais como, conhecimento da marca, imagem da marca, qualidade de serviço e participação no mercado em que atuam pela diferenciação da concorrência, tornando o cliente/consumidor fidelizado.

Fontes:

https://blog.freshcheq.com/2019/04/12/how-should-i-handle-a-restaurant-food-poisoning-accusation

https://scholarsbank.uoregon.edu/xmlui/bitstream/handle/1794/24371/OLR97%281%29_Boyd_FNL.pdf?sequence=1&isAllowed=y Serving Up Allergy Labeling: Mitigating Food Allergen Risks in Restaurants

https://www.cdc.gov/foodsafety/outbreaks/investigating-outbreaks/investigations/index.html

Fonte da imagem: https://www.google.com/search?q=surto+alimentar&rlz=1C1ASVC_pt-BRBR915BR915&sxsrf=ALeKk01bPXUBBKDEMr-qsDwL_sZUE2d9pw:1603019732089&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwi7tcvtgb7sAhVKGLkGHaJTAIEQ_AUoAnoECCAQBA&cshid=1603019934889124&biw=1536&bih=722#imgrc=l4I-3UU6yNUlsM

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Cíntia Malagutti

12 de novembro de 2020

Ferramentas de gestão

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FEFO, FIFO, PEPS, LIFO e FILO: A sopa de siglas em Food Safety!

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Uma SOPA de SIGLAS e letrinhas que deixa qualquer profissional da indústria de alimentos confuso! Não se preocupe! Antes de mais nada, é fundamental entender que todas essas palavras se referem a estratégias e modelos de gestão de estoque.

Esses modelos permitem organizar todo o fluxo de entrada e saída dos produtos, definindo diretrizes e gerando valor para as organizações. Tenha certeza de que esse conceito aplicado ao seu negócio será de grande ajuda para otimizar a gestão.

Seja na Logística, Produção ou Qualidade, essa sopa de siglas está diretamente ligada aos processos de gestão de consumo e estoque nas indústrias de alimentos e Centros de Distribuição. Quando bem gerenciados e atendidos, os processos envolvidos impactarão positivamente a redução de perdas, controle de custos e garantia da qualidade. Baseia-se principalmente no controle de entrada e saída dos produtos, coordenados por uma metodologia que atenda especificações, características e necessidades diferenciadas de cada material, como os diferentes prazos de validade e demandas de consumo.

Vamos aos detalhes de cada sigla e como elas se aplicam na gestão de estoque:

FEFO: First Expired, First Out ou Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair (PVPS). Nesse modelo os produtos com data de validade mais próxima são despachados primeiro, pouco importando há quanto tempo os itens estão estocados.

O modelo FEFO leva em conta a data de validade do produto para determinar a sequência em que os lotes saem do estoque. Produtos que estejam mais próximos do vencimento devem ser despachados primeiro. Esse modelo é muito recomendado para alimentos, produtos farmacêuticos, químicos entre outros.

Método utilizado para produtos de altíssimo giro, com shelf life (vida útil ou prazo de validade) mais próximo do vencimento, sendo os primeiros a sair do estoque. Utilizado largamente para gerir estoques de produtos perecíveis e alimentos frescos, como carnes, derivados de leite e bebidas e as indústrias química e farmacêutica, bem como o agronegócio.

O transporte de carga perecível é uma etapa crítica e bastante vulnerável da cadeia de suprimentos. No Brasil, esse cenário ainda é potencializado e dificultado pelas péssimas condições da malha viária nacional e por longas distâncias aos portos, obrigando os gestores de Supply Chain a um melhor gerenciamento de carga e um maior controle do embarcador. A aplicação do método FEFO é de extrema importância na garantia da qualidade dos produtos perecíveis para que esta não seja comprometida durante todo o tempo de transporte.

O método FEFO garante o bom funcionamento e fluidez das movimentações dos produtos no tempo certo. Alguns produtos são muito delicados quando se trata da validade, como os alimentos e bebidas. Eles possuem uma vida curta e por isso devem ser adequadamente recebidos, armazenados e expedidos o mais rápido possível e da maneira mais apropriada. O método vem para suprir as necessidades específicas de cada produto, mantendo a organização, validade e o controle do estoque.

Os benefícios do método vão além da garantia do controle da validade dos produtos. Ele é capaz de evitar perdas no estoque por vencimentos e essas perdas são mais graves e caras do que parecem! Um produto que ficou estocado tempo demais e perdeu a validade é, simplesmente, uma perda desnecessária de espaço, de recursos, de tempo e ainda precisará ser descartada.

FIFO: sigla para First In, First Out ou PEPS, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Trata-se de uma estratégia de gestão de estoque na qual os produtos que estão armazenados há mais tempo são despachados primeiro para os consumidores. Isso garante que o custo da mercadoria vendida e o custo do estoque remanescente sejam correspondentes.

Esta estratégia de gestão de armazenagem é geralmente utilizada para produtos com prazos de validade determinados ou que precisam ser encaminhados ao seu destino final em curto prazo por já estarem há um tempo no estoque.

O FIFO é geralmente utilizado em estoques de giro mediano ou de produtos com shelf life longo como produtos congelados, não perecíveis ou até mesmo itens sem vencimento. O método controla a saída, garantindo que a rotatividade seja e esteja acontecendo corretamente.

LIFO: Last In, First Out ou Último a Entrar, Primeiro a Sair, (UEPS). Nessa estratégia, o produto mais recente no estoque (com menor tempo de armazenagem) é despachado primeiro.

Método em que os últimos produtos que entraram no estoque são os primeiros a sair. Geralmente é utilizado para insumos sem prazo de validade e com baixo volume de giro em estoque. Ainda é usado para garantir uma margem de segurança de produtos em estoque para atender períodos de pico de giro.

Esse método também pode ser conhecido e classificado como: FILO – First In Last Out, primeiro que entra é o último que sai.

A validade é o que conta para o consumidor final. Ela agrega valor e está ligada à qualidade dos produtos: os “mais frescos”, “mais novos” e “recém-produzidos” são os que o consumidor quer comprar!

O consumo, a estocagem, o transporte e o gerenciamento de produtos exigem cuidados específicos. O grande desafio está na garantia da qualidade dos alimentos e a sua conservação. Para garantir essa qualidade, as empresas traçam estratégias para alcançar a excelência dos serviços, sendo competitivas e diferenciais no mercado.

Há no mercado várias soluções inteligentes, e a partir dessa estratégia as indústrias de alimentos se adaptam perfeitamente a sua demanda.

Entre as soluções mais procuradas, temos o Drive In Dinâmico: um sistema deslizante por gravidade que permite aproveitamento máximo da área de armazenamento e uma maior rapidez nos processos. Esse sistema facilita o controle de validade dos produtos e o giro é movido pelo sistema FIFO, ou seja, o primeiro produto que entra é o primeiro que sai. Paletes são carregados na extremidade superior de pistas inclinadas e deslizam pela ação da gravidade, sendo sua aceleração controlada por reguladores de velocidade.

Temos os Drive Thru, como alternativa ao Drive in, destacando-se pela praticidade na colocação e retirada. Porém, o espaço não é tão bem otimizado, uma vez que exige a existência de corredores entre prateleiras. No sistema Drive Thru a entrada e a saída de cargas ocorrem em extremidades opostas, sendo plenamente possível também trabalhar com o FIFO (First In, First Out): os primeiros itens a serem armazenados serão os primeiros a serem retirados.

As duas soluções poderão ser aplicadas e seguidas no método FEFO – First Experied First Out, garantindo também o bom funcionamento e fluidez das movimentações dos produtos no tempo certo.

Outra solução inteligente está no Push Back: um sistema de acumulação dinâmica muito similar ao Drive In. Esse sistema permite armazenar paletes em profundidade por nível. A estrutura possui pistas de roletes nas quais os produtos são apoiados e empurrados pela empilhadeira. Uma solução que utiliza o princípio LIFO, o último palete a entrar é o primeiro a sair. Também podemos classificá-lo como FILO – First In Last Out, primeiro que entra é o último que sai.

Em um primeiro momento pode parecer complicado entender todas as siglas que definem a gestão e o fluxo dos produtos estocados. Mas, ao conhecer os conceitos, a realidade e os pontos críticos em questão, esse controle se torna muito mais fácil.

Defina uma estratégia e observe diversos atributos para o seu produto: perecibilidade, frequência de compra, volume de vendas e pondere todas essas variáveis, avaliando o melhor modelo e verifique qual deles se adequa melhor à lógica do seu negócio.

O método a ser aplicado em sua Logística para movimentação de cargas é determinado pelo tipo de produto a ser controlado e isso impactará na diminuição de possíveis prejuízos causados por perdas de itens, permitindo que produtos novos sejam vendidos antes daqueles que já estão no estoque há muito tempo.

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João Paulo Ferreira

14 de outubro de 202013 de janeiro de 2021

Boas práticas de fabricação,Ferramentas de gestão

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Você é um profissional Genba em Food Safety?

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Genba é um termo que vem do japonês e significa literalmente “local real” ou “lugar verdadeiro”. É similar à expressão Genchi Genbutsu que significa “vá ver”, que por sua vez representa uma atitude profissional.

A polícia japonesa chama a cena do crime de Genba; os repórteres japoneses que vão a campo se referem a si próprios como repórteres de Genba; nos negócios, Genba se refere ao local onde o valor é criado; na manufatura e fabricação, o Genba são as linhas industriais.

A ideia é que os problemas são visíveis e as melhores ideias surgem mais facilmente justamente no Genba.

Em gestão da qualidade e food safety, Genba significa, portanto, chão de fábrica e a ideia é que efetivamente neste cenário deve-se estar presente quando se realizam análises de risco e também as tratativas de problemas. Isso para que sejam mais eficazes, reunindo dados de todas as fontes no “habitat” real dos processos, ou seja, literalmente olhando para eles.

Como exemplo, no 1° princípio do HACCP, quando se elabora um fluxograma sobre o qual se faz um levantamento dos perigos químicos, físicos e biológicos, isto deve ser validado in loco, ou seja, se vai ao Genba, e invariavelmente se percebe que coisas importantes haviam sido deixadas de fora, mas que no ambiental real de produção saltam aos olhos.

O profissional Genba é, portanto, aquele que coloca a mão na massa e não aquele que supõe que o trabalho da qualidade e food safety seja predominantemente realizado numa sala de frente à tela de um computador.

Seguem algumas perguntas para ajudar profissionais de qualidade e food safety a fazerem uma autoavaliação sobre se possuem uma mentalidade Genba ou não.

1 Quando você chega para trabalhar:

Antes de tudo, você tem como hábito ir para as linhas industriais para se informar sobre os resultados no turno anterior, se houve desvios em PCCs, retenções de lote, dar uma visualizada geral em GMP e MIP, ver como estão os controle do HACCP;
Vai direto para sala abrir seu computador, ver os e-mails e terminar de revisar documentos e planilhas.

2 Durante a produção, quando há um desvio num PCC, você:

Revisa todo o ocorrido na linha industrial onde houve o desvio para coletar informações, conversar com operadores, analisar e entender o problema, para então decidir se é algo pontual ou se requer uma ação corretiva para evitar reincidência;
Só analisa desvios em PCCs via planilhas que chegam até você e depois marca uma reunião numa sala para discutir o problema com os gerentes e supervisores industriais.

3 Quando você precisa descrever as competências do pessoal que direta ou indiretamente atuam em atividades que podem afetar a qualidade e a segurança dos alimentos:

Acompanha a execução destas atividades e conversa com os envolvidos para fazer uma descrição fidedigna e aproveita para avaliar se são realizadas dentro de um padrão tecnicamente recomendável;
Da sua mesa, abre o computador e faz um descritivo com aquilo que julga ser o ideal para cada função.

4 Quando um lote é retido, identificado e reprovado por apresentar potenciais contaminantes, você:

Vai para a linha industrial entender a falha e o nível do risco junto com as equipes onde ocorreu o problema e coletar informações baseadas em fatos e dados in loco para determinar correções e ações corretivas;
Telefona para as pessoas, pede informações, solicita que lhe tragam documentos e registros e dá ordens de como proceder com o lote, pois você já “sabe de cor” como resolver cada tipo de problema.

5 Na maior parte do seu tempo, você está:

Na linha industrial acompanhando atividades, orientando os times de trabalho, coletando informações para análises de riscos e elaboração ou revisão de planos de HACCP;
Fazendo atividades burocráticas, mandando e-mails, montando planilhas, revisando documentos, mas vai à produção de vez em quando, nos momentos em que precisam de você e é chamado.

6 Quando uma máquina quebra na linha industrial, você:

Acompanha para orientar os devidos cuidados com BPF e ajudar a minimizar os potenciais riscos de contaminação durante os reparos em andamento;
Não se envolve, afinal você não é da manutenção e não tem nada a ver com aquilo e nem sabe ajudar.

7 Se o PCP requer do industrial urgência num determinado lote de produção, você:

Vai para campo ajudar nos setups para evitar que as mudanças ou a pressa causem riscos à segurança dos alimentos;
Urgência em produção é um assunto fora de seu radar, afinal você é da qualidade/ food safety e não do industrial.

8 Na pesquisa de clima, a equipe parece desmotivada e, com isso, há dificuldade em implantar uma cultura food safety, então você:

Vai conversar com as pessoas, em grupo e/ ou individualmente, conforme cada caso, para entender os problemas e as necessidades, e assim ajudar a traçar um plano de melhoria, identificando cuidados especiais com funções que podem afetar direta e efetivamente a segurança de alimentos, pois sabe que falhas em food defense podem ser geradas por desmotivação;
Telefona para o RH e pede para que eles tomem uma providência, pois a desmotivação da equipe é culpa da empresa e isso está atrapalhando o seu trabalho em qualidade e food safety.

9 Durante um projeto de melhoria ou uso de novas tecnologias numa linha industrial, o seu comportamento natural é:

Acompanhar cada passo dando orientação sobre projeto sanitário, leiaute e organização das atividades, métodos e processos visando a prevenção de riscos e contaminações cruzadas;
Não acompanha porque você não é da área de projetos, mas depois critica os pontos que não atendem BPF estruturais ou que alega que a tecnologia escolhida não é a mais adequada sob a ótica de food safety.

10 No desenvolvimento de um novo produto, você costuma:

Interagir com as equipes de P&D, colaborando com informações para que o produto já nasça atendendo a critérios que ajudem a prevenir riscos de contaminação, sejam no método de produção ou nas características do produto ou na escolha de matérias primas;
É uma tema de competência de P&D, portanto você não tem que se meter nisso durante o desenvolvimento, mas quando o produto for lançado você vai ver como o produto é e adaptar o que for preciso.

Se a maior parte das suas respostas foi na letra “a”, seu perfil predominante está alinhado com o conceito Genba, mas a ideia das perguntas é realmente para fazer uma reflexão pessoal.

Crie o hábito de caminhar pelo Genba!

Evidente que quanto mais você crescer na sua carreira, mais terá atividades e tarefas estratégicas e táticas em detrimento das operacionais, e com isso o chão de fábrica parecerá distante do seu dia-a-dia. Contudo, nem mesmo um CEO de uma organização deve abandonar o hábito de ir para o Genba, mesmo que menos rotineiramente, afinal, é lá que efetivamente as coisas acontecem e boas ideias surgem.

Leia mais sobre este assunto nos artigo Auditoria Gemba Walk: local onde as coisas acontecem!

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Marco Túlio Bertolino

11 de setembro de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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Kanban no controle da produção industrial de alimentos

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Em uma indústria de produção de alimentos, o fluxo de produção é sempre em busca de bater metas. Desta forma, os líderes de produção têm como foco o rendimento. Mas o rendimento não é baseado somente em produzir, mas produzir com qualidade, com eficiência, sem paradas de produção, sem queda no padrão do produto.

Assim, o gestor deve estar sempre em busca de novos métodos de organização da sua equipe, a fim de uma produção maior e de um rendimento eficiente.

O método Kanban é um modelo básico e fácil de gestão industrial, que os gestores podem implantar com seus lideres de produção, a fim de melhorar o processo.

Basicamente, utilizamos três quadros de atividades, sendo eles:

FAZER	FAZENDO	FEITO

Neles, podem ser escritas as atividades a serem realizadas por cada líder, que conforme o andamento de suas responsabilidades, vai atualizando o kanban.

A forma de uso é diversa, podendo ser uma lousa com canetão, um cartaz com os postits, ou até mesmo uma planilha compartilhada de acesso nos celulares, desde que todos os líderes compreendam que a atualização deve ser feita em tempo real.

A implantação do sistema é bem fácil, basta iniciar com uma reunião de preparo da equipe, na qual devem ser explanadas as funcionalidades do quadro, ou seja, o que deve ser descrito nele (desde os produtos diários, treinamentos de equipe, admissões, demissões, manutenções, etc..), quais os responsáveis (se um ou mais líderes), prazos, e um andamento detalhado do que está na coluna “fazendo”.

Um kanban bem gerenciado evita perda de informações, além de criar históricos fáceis de serem consultados. Também facilita a comunicação da equipe, evitando longas reuniões para definir itens rotineiros, além de possibilitar a atribuição de responsáveis, evitando as desculpas do “não fiz porque não sabia que era eu quem deveria fazer”, porque todos saberão as tarefas e seus prazos.

Sim, é um sistema de gestão básico e de fácil aplicação, que traz muitos benefícios na gestão e controle industrial, como processos de produção dos alimentos, prazos de validade, entrega de encomendas e outros tantos itens da rotina da área de alimentos.

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Viviane Fonseca do Nascimento

12 de agosto de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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Hoshin Kanri como metodologia de gestão por metas em food safety

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Hoje abordaremos o Hoshin Kanri como metodologia em indústria de alimentos e food safety, gestão por metas.

Você já ouvir falar em Hoshin Kanri? Como isto pode ser aplicado em segurança dos alimentos?

Quando falamos sobre comprometimento da direção, comunicação interna, objetivos do sistema de gestão e desenvolvimento de cultura, há algo em comum que é a disseminação de informações e atribuição de responsabilidades relacionadas à segurança dos alimentos e isto precisa ocorrer com todos na empresa.

Nesse post quero apresentar uma metodologia com vários benefícios, sendo um deles o de mudar a percepção do indivíduo permitindo-lhe “ver-se” como parte de um propósito maior e podendo fazê-lo refletir sobre como suas atividades diárias impactam positivamente ou negativamente na segurança dos alimentos. Desta forma haverá um alinhamento em todos os níveis da empresa, ou seja, cada colaborador começará a entender que atingindo os objetivos da sua área, contribuirá para um objetivo principal.

Sobre a metodologia e o foco no desdobramento

O Hoshin Kanri (HK) é uma metodologia que teve sua origem na década de 1960 junto ao GQT (gestão da qualidade total). Em uma tradução não literal destas duas palavras japonesas, podemos entender HK como “gestão por metas”, “visão do norte”.

Essa metodologia busca a clarificação dos objetivos da empresa e através de ferramentas fazer a gestão dos mesmos para que os propósitos sejam atingidos.

O foco desse texto é abordar a capacidade da metodologia proporcionar o desdobramento da estratégia da empresa em objetivos menores para que todos os níveis da empresa estejam alinhados entre si, ou seja, desde a alta direção até os colaboradores do Gemba*.

Mas como desdobrar a estratégia de sua empresa, seus propósitos, se a empresa não sabe se realmente quer o destino para onde vai?

Contexto da organização, planejamento estratégico

Antes de qualquer coisa, para a adoção do HK na empresa, é fundamental que a empresa tenha de forma clara sua missão, visão e valores. O planejamento pode ser construído de diversas formas e inclusive com auxílio do HK. Outra forma muito conhecida é o uso da análise SWOT (em outro artigo publicado aqui no blog pelo colunista João Paulo Ferreira você poderá encontrar maiores informações e dicas da condução desse tema).

Aplicação do Hoshin Kanri

Uma vez que a empresa já tenha algumas definições iniciais estratégicas desenhadas sobre aonde que chegar, seus propósitos, valores, o Hoshin Kanri irá auxiliar a alta direção no entendimento das estratégias e na transformação destas em metas que sejam gerenciáveis, priorizáveis e atribuídas a planos de ações.

Este conjunto de metas e ações podem ser divididos em curto, médio e longo prazo. Recomenda-se também uma divisão das metas que serão tratadas até o final do ano e as demais metas entre 3 a 5 anos de projeção.

O primeiro passo é transformar a estratégia desenhada em metas para o CEO. Para estas metas, definem-se responsabilidades, valores mensuráveis e um plano de ações. Para cada meta, verifica-se a possibilidade de desdobramento, ou seja, uma meta do CEO torna-se, por exemplo, cinco metas entre os Diretores, estas então se ramificam em outras três ou quatro metras entre a Gerência e o ciclo se repete, ramificando-se entre Coordenação e líderes. Cada nível possuirá um conjunto de metas, responsabilidades e ações que se inter-relacionam com uma meta superior.

O HK alinha as metas tanto verticalmente quanto horizontalmente dentro da organização.

Imagine que a Alta Direção possua em sua política, em seu planejamento, a missão de proporcionar produtos seguros aos consumidores e aumentar o grau de satisfação dos mesmos. Neste exemplo, o HK clarificaria os objetivos: Como medir essa missão? Como desdobrar essa missão?

Para cada nível, atribuição de responsáveis, valores e prazos devem ser definidos.

Portanto, há uma ótima oportunidade de disseminar o Sistema de Gestão de Segurança dos Alimentos e integrá-lo à metodologia HK em todos os níveis da organização.

*Gemba: é uma palavra japonesa que significa “verdadeiro lugar, lugar real”. Em manufatura, gemba representa o local onde as coisas acontecem na fábrica, o ambiente produtivo.

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André Pontes

29 de julho de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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9 Competências essenciais para a liderança na Gestão da Qualidade

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Ser líder na Qualidade é promover uma boa gestão por meio de uma postura ativa, participativa e colaborativa. A liderança deve gerenciar com muita diligência e foco para maximizar a qualidade do produto, dos serviços prestados, da satisfação e do encantamento dos clientes.

A liderança é fio condutor para mover e promover o crescimento da organização. O gestor não deve seguir somente uma cultura de comando e controle. As habilidades necessárias para liderar durante esse novo cenário serão mais humanas do que imaginamos. O líder deve atuar como mola mestra imprescindível no alinhamento estratégico, no engajamento e comprometimento da equipe.

O sucesso de uma organização depende diretamente das competências de liderança dos seus gestores. Aceitar o desafio de liderar significa acima de tudo possuir habilidades essenciais e necessárias de liderança. Algumas competências poderão ser aprendidas, outras poderão já estar presentes nos seus traços de personalidade e serem potencializadas.

Abaixo, compartilho competências, práticas e comportamentos que o gestor deverá possuir para um melhor desempenho da sua liderança dentro das organizações.

Comunicação e Diálogo

A comunicação é a chave essencial para um gestor exercer a sua liderança. A boa comunicação gera: segurança, assertividade, conforto, atenção e performance. Uma liderança é alguém que tem excelente capacidade para se comunicar com os demais e sabe como utilizar dessas estratégias a seu favor. O líder comunicativo sabe como gesticular e modular a própria voz, para que tanto aspectos verbais quanto não verbais estejam em harmonia.

Você lidera por meio da comunicação. Um líder está sempre se comunicando (50% – 80% do seu tempo) e toda a sua comunicação é voltada para resultados. Por mais difícil e complexa que seja a mensagem, o líder deverá saber como torná-la acessível ao público ao qual se destina. Ele deve ter talento para a simplicidade.

Na maioria dos casos o líder está no seu papel de comunicador. Quando está no papel de ouvinte, ele deve ter competência necessária para sentir o pulso, a temperatura e o clima da organização.

Uma comunicação eficaz é obtida pelo fluxo de informações e ideias entre pessoas. O emissor e o receptor produzem mensagens pela troca do conteúdo. Se sua comunicação não é eficaz e estratégica, seus resultados são seriamente comprometidos. A comunicação estratégica é realizada pela sincronização de ações, imagens e palavras para atingir um objetivo específico. Ela é diretamente ligada à sua performance através do que você quer comunicar: tarefas, procedimentos, normas, visão, valores e política.

A boa comunicação garante os melhores resultados na organização, promove um diálogo justo e estimula reuniões coletivas e saudáveis, colaborando para tomadas de decisões mais conscientes e assertivas.

Escuta Ativa

A escuta ativa é a escuta da conexão. Ela deve ser dedicada, reflexiva, profunda e empática. Durante a escuta, busque eliminar todas as possíveis fontes de distração. Foque o momento que está vivendo: você está ali exclusivamente para o seu liderado. Escute o que ele diz e atente-se a possíveis significados não explícitos que poderão estar por trás do discurso. Controle-se para não fazer julgamentos ou conclusões antes do tempo. Escute somente! Deixe o liderado falar; não antecipe conclusões; antes de interrompê-lo, pense se isso será mesmo benéfico para o diálogo.

Sempre dê retornos mostrando que você está entendendo. Faça contato visual olhando nos olhos atentamente. Pratique expressões faciais sintonizadas com o que ouve. Movimente a cabeça afirmativamente, porém não exagere. Assuma uma postura corporal adequada e receptiva. Mantenha um volume de voz adequado.

Escuta ativa é conexão. Escuta ativa é escutar com o coração.

Feedback

O feedback é o combustível para a melhoria contínua. É uma ferramenta de aprendizados. Muito utilizada para Avaliação de Desempenho como uma excelente ferramenta de autoconhecimento e análise de progressos. O feedback é uma das técnicas mais poderosas após comunicação realizada.

Quando melhoramos nossas habilidades de feedback, estabelecemos um processo de COMPREENSÃO, RESPEITO E CONFIANÇA em qualquer que seja a relação. Negar feedback é castigar a pessoa com indiferença. Feedback é um presente para o crescimento. As vantagens de saber dar um excelente feedback ao time é que você promove melhorias de desempenho, mudanças comportamentais, aprimoramento das habilidades e identificação de pontos fortes e oportunidades de melhorias gerando foco e a maximização de resultados.

Há vários tipos de feedbacks: Feedback Positivo, Projetivo, Negativo, Ofensivo (aquele que realça somente pontos negativos e não propicia mudanças!) e há até feedbacks insignificantes, do tipo: “É isso aí!!”, “Muito Bem!”, “Meus parabéns!!!”. Cuidado com feedbacks que não agregam no desempenho e crescimento do outro!

Abaixo, um passo a passo simples de como realizar um feedback positivo e corretivo:

Feedback Positivo: É aquele feedback que potencializa resultados. Quando der o seu feedback, descreva o comportamento específico, as consequências do comportamento, como você se sente em relação ao comportamento (seu sentimento), e porque você se sente dessa forma. Seja específico.

Feedback Corretivo: É aquele feedback para correção e alinhamento de expectativas e resultados. Veja: tente dar um feedback positivo antes de qualquer coisa. Faça perguntas cuidadosamente orientadas e diga claramente a mudança necessária. Aplique a disciplina apropriada e estabeleça um limite para a próxima conversa.

Esse tipo de feedback corretivo tem como objetivo reforçar e encorajar uma maneira mais eficaz na entrega dos seus resultados. Ele redireciona um comportamento ou aponta um caminho mais produtivo da ação estabelecendo padrões adequados quanto ao desempenho individual, ajudando a pessoa que recebe o feedback a alcançar um melhor desempenho.

4.Clareza e Alinhamento Estratégico – Objetivos e Expectativas

A liderança deve ser clara, transparente e assertiva. Os colaboradores devem conhecer o cenário, o contexto e o monitoramento de resultados da organização. Traduzindo: os colaboradores devem ter consciência e conhecimento das metas, das estratégias, das mudanças que foram realizadas e das mudanças que estão acontecendo, bem como dos resultados positivos e negativos. Dessa forma, ele poderá medir melhor suas ações e auxiliar nos processos da organização, sendo mais eficiente, engajado e comprometido.

Sem conhecimento do que ocorre na organização, o colaborador fica alienado e age apenas por obediência, de maneira mecânica, sem colaboração, sem criatividade ou proatividade.

As lideranças devem alinhar suas expectativas, deixando claro o que é esperado de cada um por meio de metas desafiadoras. Essa é a melhor forma de orientar o time e alinhar para os objetivos estratégicos.

Engajamento e Colaboração

A liderança deve envolver o time em algumas tomadas de decisão e discussões de problemas. Essa é uma ótima forma de promover comprometimento, engajamento e colaboração. É uma excelente oportunidade para ouvir as ideias de uma perspectiva diferenciada. Use e abuse de ferramentas colaborativas: brainstorming, design thinking e outras que geram o poder do compartilhamento, engajamento do time em decisões estratégicas para melhoria dos resultados da organização.

A condução da liderança através de uma tratativa participativa na tomada das decisões mostrará o quanto os liderados são valorizados, além do envolvimento e compartilhamento de responsabilidades. Essa etapa é um ponto positivo para a gestão da qualidade quanto à segurança da conformidade de processos, melhoria contínua e processos de mudanças.

Mentorar e formar novos líderes

Um bom dirigente é capaz de preparar outros membros da organização para a liderança. É muito importante reconhecer na equipe aqueles que têm potencial para serem novos líderes e futuros gestores. Desenvolva-os! Capacite, mentore, apoie e forneça ferramentas necessárias para o crescimento da carreira profissional. O temor de algumas lideranças de perder o lugar é o que sempre atrapalha os negócios e dificulta a escolha de um novo líder. Esse egoísmo da liderança pode atrapalhar e dificultar o seu próprio desenvolvimento e crescimento profissional por não possuir um sucessor para a sua vaga.

É importante fazer investimentos para que novos líderes se desenvolvam e continuem com uma gestão de excelência e qualidade.

Análise e Gestão do Desempenho

Uma boa gestão da qualidade dependerá muito da diligência e da capacidade crítica da liderança para monitorar e avaliar a performance dos resultados da organização. É preciso conhecer o cenário e o mercado do setor, ter ciência da saúde financeira da empresa, dos custos da não qualidade, das relações de satisfação com os clientes e fornecedores, da postura do time e do clima organizacional. A avaliação deve ser integrada e estratégica considerando todos objetivos que a organização desenhou.

Analisar os resultados é o primeiro passo para construir estratégias e projetar melhorias e mudanças para processos que não estão tendo bons resultados.

A gestão da qualidade é um conjunto de ações dentro de uma organização que visa otimizar, atender e exceder a qualidade de produtos e serviços. A liderança é mola mestra fundamental e imprescindível para atingir esses objetivos. Com essa postura o líder obterá maior efetividade resultando em negócios mais eficazes e lucrativos.

Ser exemplo e autêntico

Líderes também funcionam como modelos, uma vez que são observados constantemente, por todos. Lideranças que pedem algo aos seus colaboradores que eles próprios não fazem, rapidamente perdem a sua credibilidade. Falar é fácil. Difícil é dar o exemplo. A cultura do exemplo é a que funciona na prática. Não é o que a liderança fala que irá influenciar o comportamento dos outros, mas sim o que ela faz. Aja de acordo com o seu discurso. Todos os passos do líder serão, de fato, o que irá mostrar aos colaboradores como eles deverão se comportar. Liderar é agir conforme o que se prega tomando atitudes de acordo com o próprio discurso.

Para aprofundar mais esse tema, sugiro o livro Walking the talk – A Cultura através do Exemplo.

Tolere e celebre os erros

Os erros acontecem e ninguém está imune! Mas devemos aprender com eles. Assim, enquanto líderes, devemos mostrar um certo grau de tolerância para com os erros. Em vez de se irritar e criticar, devemos trabalhar em colaboração para analisar esses erros de modo que os mesmos não tenham recorrências. Uma cultura de permissão e abertura a erros deixa claro que eles poderão acontecer, porém que sejam rápidos, logo corrigidos e tornem-se aprendizados.

A liderança deve celebrar e enfrentar os erros. Eles devem enxergar os erros como um meio para alcançar os bons resultados. Fale abertamente sobre o que deu errado e, rapidamente, parta em busca das soluções e compartilhe os aprendizados.

Ninguém gosta de fracassar, nem apresentar suas vulnerabilidades. Para muitos, a falha é sinônimo de derrota. O erro deve ser encarado com combustível para promoção da melhoria contínua. Muitas vezes tem-se como o motor da inovação. A liderança não deve temer um possível passo em falso. Isso demonstra medo e passa uma cultura incongruente com os valores e política da organização.

As competências para cargos de liderança vão além do aprimoramento de uma mentalidade proativa, curiosa e enérgica. A liderança deverá dominar a gestão e possuir a capacidade extraordinária para entender os valores humanos alinhados com os valores e propósitos da organização.

Todas as habilidades essenciais para uma liderança poderão ser desenvolvidas e potencializadas. O importante é o investimento que você fará e dará para sua evolução contínua.

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João Paulo Ferreira

28 de julho de 202013 de janeiro de 2021

Fator RH,Ferramentas de gestão

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Business Model Canvas para auxílio na gestão da segurança dos alimentos

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O Business Model Canvas foi criado para auxiliar no desenvolvimento de modelos de negócios. Ele é muito benéfico para analisar, estruturar e organizar o negócio. Porém, pode ser utilizado no desenvolvimento de projetos de gestão da segurança dos alimentos.

Sabemos que aplicar um novo projeto de segurança dos alimentos não é uma tarefa fácil. Pode haver resistência por diversos motivos, seja por investimentos financeiros, por demandar maior tempo de dedicação da equipe, por dificuldade de adequação à nova rotina/processo, etc.

Por isso, é importante realizar uma avaliação inicial da situação e desenvolver o planejamento do projeto. Ao estruturar um Canvas, é possível organizar todas as atividades aplicadas dentro da indústria/serviço e assim, apresentar um plano muito mais consistente aos responsáveis, aumentando as chances de aprovação e aceitação.

Fonte: https://abstartups.com.br/quer-aplicar-o-business-model-canvas-veja-alguns-exemplos/

PREENCHENDO O CANVAS

Para que o Canvas seja bem elaborado, é necessário seguir uma ordem de preenchimento. Esta ordem irá ajudar a estruturar o raciocínio.

1º: Segmento de clientes

Aqui você irá descrever a empresa que você irá atender. Qual o perfil dela? Como ela é organizada? Onde se localiza?

2º: Proposta de valor

Descrever o serviço a ser realizado e a importância dele para a empresa. Por que a empresa deveria contratar o seu serviço?

3º: Canais

Como será a apresentação do projeto? Por vídeo chamada ou reunião presencial? Como será feita a comunicação com os colaboradores?

4º: Relacionamento com clientes

Como será o relacionamento com o cliente? O que você irá fazer para conquistá-lo e manter uma boa relação com ele?

5º: Receitas

Como seu cliente irá se beneficiar financeiramente desde projeto?

6º: Atividades principais

Quais serão as atividades para atingir o objetivo (o que foi escrito na proposta de valor)? Qual será a ordem das tarefas?

7º: Recursos principais

O que será necessário para colocar o projeto em práticas? Quais ferramentas, estrutura e equipamentos serão necessários?

8º: Parcerias principais

Quem fará parte do projeto com você? O que será necessário contratar?

9º: Estrutura de custos

Qual o valor do investimento do serviço? Quais os demais custos que o projeto poderá acarretar?

Viu como é fácil desenvolver um projeto com o auxílio do Canvas? Há diversas outras ferramentas que podem auxiliar no desenvolvimento do plano, basta usar a criatividade e adaptá-las para a sua realidade!

Para ter acesso a um Canvas on-line, clique aqui. O Sebrae disponibiliza esta ferramenta on-line!

Referência

https://meusucesso.com/artigos/gestao/canvas-passo-a-passo-para-o-modelo-de-negocios-1616/

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Vanessa de Avelar

21 de julho de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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O papel estratégico do SAC para a qualidade e a segurança dos alimentos

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Quando um cliente faz uma reclamação via SAC, ele está dando a oportunidade para que uma empresa possa enxergar seus erros, falhas e oportunidades de melhoria, para então corrigi-los, girando o PDCA e avançando em prol da melhoria contínua.

Mas cuidado! Ausência de reclamação não significa necessariamente satisfação de clientes.

O que ocorre é que clientes e consumidores podem não estar satisfeitos com um determinado produto ou serviço e simplesmente trocarem de produto, de fornecedor ou de marca, sem ao menos reclamarem, o que dependerá do grau de importância do produto no mercado e do número e qualidade dos concorrentes existentes.

Lembre-se, se o cliente está reclamando, é porque espera da empresa um feedback e melhoria, e ainda não desistiu do produto ou serviço da empresa, o que é muito bom. Então, trate esta reclamação como algo extremamente relevante.

A reclamação, se pertinente, deve, portanto, ser encarada como uma oportunidade!

Além disso, o número de reclamações no mercado de varejo, ou seja, do consumidor final, não indica o número exato de clientes insatisfeitos, pois como dito, muitos não se dão ao trabalho de fazer uma ligação ou enviar um e-mail ao SAC das organizações quando detectam algum problema.

Além disso, um cliente ou consumidor insatisfeito é um agente ativo de marketing negativo, contando seu problema, experiência e descontentamento a outros.

Costuma-se dizer que as reclamações são apenas uma ponta do iceberg!

Fora isso, convivemos atualmente com um novo fenômeno que veio para ficar: a força das redes sociais como o Facebook, Instagran, LinkedIn, Twitter, etc, ou grupos que se comunicam via WhatsApp e que são capazes de potencializar em progressão geométrica a amplitude de uma reclamação, inclusive com fotos, áudios e até vídeos.

Com todas estas formas de comunicação em massa, um erro de uma organização que venha a causar a insatisfação dos clientes, seja pelo produto não atender suas expectativas, estar com algum tipo de contaminante, gerar algum dano, desagradar algum grupo de stakeholders, pode imediatamente viralizar dependendo da atratividade do problema ao público e se disseminar, chegando a milhares de consumidores. Este processo pode ferir ferozmente a imagem de uma marca ou de toda uma organização.

Atuar, portanto, em redes sociais no monitoramento, tratativa e contenção de problemas é uma boa prática, estando atento às inovações que surgem na forma de se comunicar com clientes e consumidores.

Isso tudo significa que uma organização, entre as ações que desenvolve para se comunicar com o cliente, deve ter um acesso fácil de SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor).

Quanto mais extenso for o arsenal de atendimento, melhor para a efetiva comunicação com o consumidor.

Então, além do famoso 0800, outras opções de contato com os consumidores são o chat online, a comunicação por Voip (uma ligação feita por aplicativos como o Skype e o Hangout), as mídias sociais (Facebook, Twitter, Instagram, Whatsapp) e, claro, o tradicional e-mail.

Junto com o atendimento, independentemente da plataforma que o cliente escolher, deve ser enviado o número de protocolo com data, horário e assunto da reclamação, demonstrando que a reclamação foi acolhida e será tratada com todo zelo.

Ter uma boa sistemática de SAC, então, é necessário para toda e qualquer organização que queira mesmo sair da zona de conforto e francamente ouvir o que o consumidor tem para dizer.

Isso é muito importante e estratégico, por ser a entrada principal para o start que pode desencadear em processos de gestão de crises e até mesmo definir a necessidade de um recolhimento/ recall com foco em Food Safety, conforme tratado no artigo Emergências, gestão de crises e recall, e se a abrangência for internacional, considerar as diretrizes de Gestão de Emergências Globais em Segurança dos Alimentos – 1ª Conferência Internacional de Segurança de Alimentos da FAO/ OMS/ AU [6/6].

Sem uma boa ferramenta de SAC, fica quase impossível medir o mercado consumidor, manter e fidelizar os clientes e consumidores que já existem e ter retroalimentações rápidas sobre como um produto está se comportando ou dando problemas no mercado.

Portanto, o SAC é uma ferramenta muito utilizada para que o cliente estabeleça o contato direto com a organização para resolver seus problemas, propor sugestões, tirar dúvidas, fazer reclamações, e muito importante, pedir ajuda frente a problemas de segurança dos alimentos.

Um bom SAC deve trabalhar de forma padronizada nos atendimentos, e isso é fundamental para garantir um bom serviço.

Porém, isso não significa que todo mundo vai usar uma “linguagem robótica” cheia de anglicanismos e o mesmo jeito de atender os clientes, mas sim que deva existir uma norma de atendimento a ser seguida em todos os aspectos que afetam um bom atendimento. Por exemplo, o formato do e-mail, como começar uma conversa pelo chat online ou ao telefone e aconselha-se, também, a existir um repertório com as principais perguntas e respostas sobre questões mais comuns e problemas recorrentes, para que haja uma linha clara de condução.

Um bom serviço de atendimento de SAC acalma o cliente, reduz crises na entrada, transforma “limões em limonadas”, coleta dados com inteligência e prudência.

Já um mau SAC incendeia uma crise e faz o consumidor ou cliente passar a odiar a empresa. Não é incomum uma marca perder seus clientes não pelos produtos ou serviços, mas pelo mau atendimento do SAC.

Num atendimento de SAC o cliente sempre tem razão, mesmo que não tenha, com isso quero dizer que o atendente nunca discute com o cliente que está fazendo um contato, tenha ele razão ou esteja falando um absurdo.

As decisões sobre a veracidade, lógica e pertinência de cada reclamação devem ser feitas em momento posterior com bases nos dados coletados durante o atendimento, por uma equipe técnica treinada, para que se julgue com fatos e rastreabilidade se a reclamação é crível ou não, inclusive para decidir quais devem constituir dados para análises estatísticas.

Lembre que quem entra em contato num SAC para uma reclamação muitas vezes está insatisfeito, inclusive podendo estar irritado o que ocasiona tons de voz alterados e pouca paciência. O atendente de SAC precisa dispor de um perfil tranquilo e apaziguador e jamais entrar na “vibe” de quem está nervoso do outro lado.

Como prática recomendada, nunca dê produtos a quem faz reclamações sem fazer coletas dos produtos reclamados, e menos ainda, nunca mande brindes, cestas de produtos ou produtos a mais do que o reclamado, pois estas práticas podem incentivar aumentos de ligações no SAC fraudulentas para ganhar produtos, além de funcionarem, mesmo que inadvertidamente e involuntariamente, como um “suborno”.

Para reclamações onde haverá substituição do produto, é aconselhável fazer o recolhimento do produto reclamado, pois ele servirá como fonte de informações e amostra para que um comitê interno possa estudar o problema a fim de identificar a causa raiz e tomar providências para evitar recorrências.

Neste sentido, sugere-se que a organização monte um comitê de SAC que periodicamente, de preferência semanalmente ou mensalmente, se reúna para analisar as amostras, distribuir tarefas e proceder investigações de problemas. Por sugestão, pode ser multidisciplinar no mesmo perfil que uma equipe montada para o APPCC/ HACCP.

Acompanhe também registros por CPF ou nome, para evitar frequentadores assíduos de SAC. Isso porque infelizmente há também pessoas desonestas que circulam pelos SACs com histórias mirabolantes para ganhar produtos.

Em casos de problema com segurança dos alimentos em que o cliente alegue dano à saúde e doença, indica-se como boa prática que seja dado todo o suporte, independentemente de culpa ou não, e que dependendo do risco e gravidade, o comitê de crises seja acionado, e que, inclusive, alguém da própria empresa seja enviado para dar suporte ao consumidor.

Isso é uma boa prática para atenuar futuramente problemas legais, e também para que a empresa demonstre sua real preocupação.

O mais importante neste caso, via acionamento do SAC, é que seja possível identificar um problema associado à Food Safety logo no início e com isso, já tomar providências rápidas de contenção e mitigação.

No quesito de reclamações e solução de problemas, o assunto deve ser resolvido o mais rápido possível. De preferência, no momento da conversa entre o atendente e o consumidor já se deve tratar da ação imediata que será tomada, por isso, ter protocolos prévios de ações é importante.

Caso o cliente envie e-mail, responda no mesmo dia, e de preferência, em questão de poucas horas.

Logicamente, se for final de semana, pode demorar mais tempo; no entanto, aconselha-se que não ultrapasse mais que 30 horas sem resposta ou o consumidor pode resolver levar o problema para redes sociais para chamar atenção.

Uma vez conversado com o cliente, a solução do problema junto a este cliente deve ocorrer como boa prática em, no máximo, cinco dias (uma semana), nunca mais que isso, mesmo que a investigação de causa raiz leve mais tempo.

Concluindo a investigação de causa, dê uma devolutiva ao cliente, e logicamente, não é para entrar em pormenores técnicos, mas para agradecer o contato e se desculpar pela ocorrência que causou insatisfação, dizer que a empresa tomou providências e trabalhará para que não ocorra de novo.

Diante do exposto, acredite, o SAC é um elemento estratégico para o tema comunicação em Food Safety.

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Marco Túlio Bertolino

16 de julho de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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Stakeholders do segmento de alimentos e suas expectativas

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A contextualização de uma empresas de alimentos e bebidas requer conhecer todos os atores envolvidos, chamados de partes interessadas. Em inglês, há uma palavra perfeitamente adequada para isso: stakeholders, que significa público estratégico e descreve uma pessoa ou grupo que tem interesse em uma empresa, negócio ou indústria.

STAKEHOLDER =

STAKE que significa interesse, participação, risco + HOLDER que significa aquele que possui.

Os stakeholders tem seus próprios interesses e reivindicações, sendo que uma empresa tem um papel mediador ao gerenciar conflitos entre os diferentes anseios destes grupos. Por exemplo:

Governo	ANVISA e MAPA	Deseja que suas legislações sejam atendidas plenamente e que os produtos não causem danos aos consumidores/ evitar problemas de saúde pública.
Governo	Fisco	Deseja que os impostos sejam recolhidos e pagos devidamente.
Envolvidos no negócio	Acionistas e investidores	Desejam retorno sobre o capital investido, portanto, que os produtos no mercado sejam apreciados pelos consumidores, que as vendas sejam sustentáveis e cresçam e que custos de não qualidade sejam minimizados.
	Bancos	Que os negócios sejam bem dirigidos e os produtos aceitos, para que as organizações se mantenham saudáveis e prósperas, e assim, honrem seus compromissos financeiros/ empréstimos.
	Empregados	Que os produtos tenham sucesso no mercado e custos de não qualidade estejam sob controle, para que a empresa se mantenha sólida, os empregos garantidos e possibilidade de crescimento surjam.
	Fornecedores	Ter especificações claras, compras regulares e pagamentos em dia.
Clientes	Mercado varejo	Que os produtos atendam suas expectativas quando a qualidade percebida e que não causem danos por falhas na qualidade intrínseca.
Clientes	Mercado business to business	Que os contratos sejam honrados por seus fornecedores quanto a especificações, prazos, volumes e qualidade intrínseca, para minimizar riscos de segurança dos alimentos provenientes de matérias-primas e insumos.
Sociedade	Associações	Que produtos e bebidas não causem danos aos consumidores, que as empesas não pratiquem fraudes em alimentos e bebidas e façam comércio justo.
Sociedade	ONGs	Que as empresas atendam reivindicações de grupos de interesse como alérgicos, celíacos, veganos, etc.

O conceito se torna ainda mais abrangente quando pensamos num Sistema de Gestão de Segurança dos Alimentos, pois os interesses se ampliam, passando de relações e transações comerciais, para atores que são afetados ou influenciam a empresa numa perspectiva de saúde pública, pensando em questões relacionadas com a sanidade dos alimentos, portanto, de que há garantia que os alimentos e bebidas fornecidos ao mercado são seguros, ou seja, inócuos à saúde.

A relevância deste tema nas estratégias empresariais não surgiu ao acaso, exatamente porque há no setor uma grande diversidade de grupos de reivindicação que podem ser classificados em grupos de interesse de consumidores e mercadológicos.

Pertencem aos primeiros os legisladores, órgãos públicos federais e estaduais e municipais como vigilância sanitária, organizações de defesa de consumidores, e obviamente, os próprios consumidores, que por sua vez podem ser grupos que se subdividem por terem determinadas preferências ou restrições, como celíacos, alérgicos a determinados alimentos, intolerantes à lactose, veganos, grupos que optam por alimentos orgânicos, etc.

Aos últimos pertencem clientes, investidores, instituições financeiras como bancos e outras organizações que fazem pressões via investimentos ou compra e venda em relações business to business.

Um caso são fornecedores e cadeias de suprimentos inteiras, em algumas situações bastante complexas, como por exemplo, na cadeia frigorífica que conta matrizeiros, incubatórios, criadores, abatedouros, produtores de ração, etc; de produtos da agroindústria, que vão desde produtores de sementes, produtores rurais/ agricultores, associações, pool de produtores, atravessadores, etc; cadeia de lacticínios, criadores de vacas leiteiras, processo de extração do leite nas fazendas, cadeias de logística de frio, etc.

Outro caso são as empresas cujos clientes são empresas, por exemplo, quando se produzem matérias primas, insumos e embalagens para outras empresas de alimentos e bebidas, e que neste caso, têm suas próprias especificações, critérios e exigências que se tornam condições para atendimentos contratuais.

Cada um dos grupos faz valer suas reivindicações pelos meios que lhes são disponíveis.

Aqui surgem desenvolvimentos políticos, ações dos órgãos públicos, pressão da sociedade, testes de empresas e produtos, reportagens, alterações na lei da procura motivadas não só por demanda e oferta, mas também por pressões via redes sociais como Facebook, Twitter e Linkedin.

Há também nestes cenários pressões provenientes das percepções dos consumidores em relação às indústrias produtoras quantas às questões específicas, como por exemplo, contra o uso de gorduras hidrogenadas, de gorduras trans, contra o uso de corante amarelo tartrazina, contra o uso de matérias primas e insumos GMO, sobre bem-estar animal, exigências ambientais por parte de consumidores “verdes”, e até questões religiosas como é o caso das exigências de produção atendendo preceitos kosher e halal para as comunidades judaicas e muçulmanas respectivamente, etc.

Em paralelo, ocorre um significativo avanço na esfera legal, onde os legisladores respondem aos novos anseios da sociedade sobre estas questões, contribuindo sem dúvida como um forte impulsionador de mudanças no segmento de alimentos e bebidas, como as legislações para alergênicos e os critérios de rotulagem que são cada vez mais claros.

Como se percebe, na estruturação de um SGSA, há sempre que se considerar os interesses e expectativas dos chamados stakeholders, pois isso faz parte do entendimento do chamado contexto de uma organização, de onde se partem as diretrizes estratégicas e direcionamentos da organização.

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Marco Túlio Bertolino

9 de julho de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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11 Passos importantes para gestão de mudanças nas organizações

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Quando as organizações identificam que há uma necessidade de mudanças no seu Sistema de Gestão, essas mudanças deverão ser realizadas de forma planejada e sistemática analisando o propósito e suas potenciais consequências.

É preciso ter atenção redobrada às mudanças que poderão impactar diretamente no Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos. Na aplicação prática, podemos usar o modelo PDCA: Planejar – Executar – Verificar – Agir:

Planejar

Identifique a necessidade de mudança;
Identifique o tipo de alteração necessária;
Determine a melhor abordagem;
Determine as implicações potenciais da mudança;
Defina a situação atual e desejada.

Executar

Implemente as alterações conforme planejado;
Comunique a mudança.

Verificar

Monitore a mudança durante o processo;
Determine a eficácia geral da mudança;
Identifique novos riscos ou oportunidades.

Agir

Aborde os resultados da “verificação” acima;
Tome uma atitude se as metas não forem atingidas;
Padronize;
Compartilhe histórias de sucessos.

Cada mudança na organização é única e especial e deve ser tratada com muita atenção e análise. Uma gestão de mudanças deve ser criada para direcionar a forma como os colaboradores devem ser preparados e equipados para adotar os processos de mudanças. A gestão acontece por meio de um planejamento e deve ser bem definida com a aplicação de processos e ferramentas para nortear a equipe durante as alterações.

Esse processo de gestão proporciona transformações mais construtivas e positivas. Se a organização já possui uma gestão de mudanças, os colaboradores e a alta direção conseguirão desenvolver um pensamento mais voltado para a prevenção e antecipar os diferentes problemas e situações.

A mentalidade de caráter preventivo facilitará as alterações nos processos, nas funções de trabalho, nas estruturas organizacionais, no uso de novas tecnologias, bem como permitirá que o time e a liderança alcancem os resultados desejados mais rápido.

“Não é o mais forte que sobreviverá, nem o mais inteligente. Quem sobrevive é o mais disposto à mudança.” Assim como na afirmação do biólogo Charles Darwin, a lei de sobrevivência humana, comparada à mudança nas organizações também é um ponto imprescindível para a sobrevivência.

Caso a organização não tenha desenvolvido um planejamento nem criado uma cultura e mentalidade voltado para mudanças, provavelmente ela não conseguirá evoluir, nem atender os seus clientes, parceiros e sequer acompanhar o mercado com a mesma qualidade e eficiência que seus concorrentes e adversários.

Para que se mantenha competitiva e consiga abraçar as oportunidades, a organização e todo o time precisarão estar abertos e aptos a realizar modificações. Como já mencionado, caso contrário, é só uma questão de tempo para as organizações perderem credibilidade e espaço no mercado.

As mudanças poderão ser estratégicas, táticas ou mesmo operacionais. Poderão vir de normas, requisitos legais, requisitos do cliente, das reuniões de análise crítica, de auditorias diárias, da gestão de riscos, das não conformidades, dos processos de melhoria e inovação e das pesquisas de satisfação.

Independentemente da demanda e origem da mudança, nesses casos o importante é que a cultura esteja de fato implantada no processos internos e vivenciada nos líderes e colaboradores. Quando a organização possui e vivencia uma Cultura de Gestão de Mudanças, esta conseguirá garantir algumas vantagens como:

Diminuição dos riscos de mudança
Maior alinhamento estratégico
Aumento da robustez para absorver novas mudanças
Melhora na governança

Alguns obstáculos poderão surgir no caminho de uma gestão de mudanças e, para que ela seja realmente efetiva, é necessário cumprir algumas práticas que viabilizam e potencializam os resultados das alterações que se deseja implementar na estrutura organizacional.

Confira agora 11 passos importantes para construir e solidificar uma gestão de mudança na sua organização. Conheça e pratique cada passo para garantir um bom andamento de todo o processo.

Passo 1: Definir um projeto específico e expressar claramente a mudança

A gestão de mudanças não pode ser abordada como uma tarefa simples ou como ações isoladas. Trate a gestão de mudanças como um projeto separado e consolide isso colocando em prática todo o sistema de gerenciamento de processos para garantir a eficiência desta iniciativa.

O primeiro passo para ter uma boa gestão está no planejamento. Nesse momento é necessário definir quais serão as mudanças, os objetivos das modificações e que setores e pessoas estarão envolvidas nesse processo.

Passo 2: Identificar e delegar funções às pessoas certas

Nesse passo, é necessário a formação da equipe que será responsável por levar a frente o projeto de gestão de mudanças. Como em qualquer outro projeto, identifique as pessoas certas para cada função e delegue as responsabilidades para cada uma delas. Faça com que todos os envolvidos se comprometam com os resultados e se engajem positivamente no processo. Para esse passo, sugiro utilizar a Matriz RACI, a Matriz de Responsabilidades.

Passo 3: Treinar, qualificar e envolver as equipes

Com os times definidos e as funções designadas e delegadas, é hora de qualificar e preparar todos os envolvidos na condução do projeto. A gestão de mudanças poderá demandar habilidades específicas que precisarão ser desenvolvidas possivelmente nos seus colaboradores. Então, planeje tudo com antecedência, incluindo os treinamentos dentro do projeto de mudanças.

Para garantir o bom andamento do projeto, capacite também seus colaboradores nos princípios da gestão da qualidade.

Toda e qualquer melhoria demandará da organização uma preocupação em treinar seu colaborador para que os processos sejam corretamente realizados. É impossível exigir conhecimento prévio para uma determinada função sem uma adequada capacitação.

Invista em programas de treinamento não apenas quando houver mudanças, mas torne esse passo uma prática constante diante da organização. Lembre-se: quando o colaborador está preparado para a mudança, tudo torna-se mais fácil.

Incentivar o aprimoramento profissional é a melhor forma de capacitar o colaborador e, assim, promover uma melhor aceitação diante de mudanças. Líderes que investem nas habilidades dos seus colaboradores podem direcionar as oportunidades de acordo com o perfil de cada integrante do time, promovendo assim a inclusão deste no exercício de novas funções, possibilitando que o colaborador se sinta valorizado, engajado e comprometido com o crescimento da organização.

Para o sucesso do programa e manutenção dos sistemas de qualidade, é preciso que haja um trabalho participativo e colaborativo de todos os níveis hierárquicos. Não haverá validade se apenas um nível gerencial se comprometer. Para Peter Drucker, “o que pode ser medido, pode ser melhorado” e o que pode ser compartilhado poderá se tornar ainda melhor!

Passo 4: Preservar os valores e a cultura da organização

Mesmo que a organização seja fortemente alterada em suas estruturas, algumas coisas deverão ser mantidas intactas. A mesma não deverá perder sua identidade e o seu diferencial competitivo com os quais se destaca da concorrência.

Guarde os valores e preserve o DNA da cultura organizacional, a não ser que esta cultura seja parte dos problemas que estão levando à necessidade das mudanças.

A ideia desse passo não é criar uma nova organização a partir da estrutura já existente. Não aceite que a organização perca a essência daquilo que seu cliente identifica como positivo. Lembre-se: é importante ressaltar os valores e os princípios que guiam toda a sua operação.

Passo 5: Definir o foco e as metas do processo de mudanças

Para todo projeto é fundamental a definição de metas claras e factíveis que serão atingidas em sua conclusão. Prepare uma abordagem sobre o foco dessas mudanças para garantir que o time compreenda os motivos e junto com você compre a ideia do processo de mudança.

Escolha sempre a simplicidade. Compartilhe e exponha somente o que for necessário para o engajamento do time e demonstre a necessidade dos ajustes que serão imprescindíveis. Seja sincero e transparente. Ganhe a confiança e o compromisso dos colaboradores.

Passo 6: Faça a análise da abrangência

Tão logo definida a mudança, analise quais processos e stakeholders serão e poderão ser impactados com a modificação traçada. Esse passo é importante para identificar as não conformidades nas operações, nos produtos e setores. Seja sistêmico, integral e estratégico.

Passo 7: Analise todos os riscos

Uma forte análise dos riscos faz-se necessária para avaliar a probabilidade de ocorrência de acidentes dentro da organização. Ao fazer isso a liderança conseguirá identificar os potenciais perigos e assim definir um plano de ação para mitigá-los.

Passo 8: Defina um Plano de Ação

Para impedir os potenciais perigos já identificados na análise de riscos, crie um plano de ação consistente.

Após definida a estratégia e traçado o plano de ação, a liderança deverá levar em consideração a comunicação interna, a necessidade de treinamentos e a infraestrutura da organização.

Passo 9: Verifique o sucesso do Plano de Ação

Com a equipe treinada, capacitada e instruída sobre as mudanças e o plano de ação elaborado, é hora de verificar a sua implementação. A liderança deve fazer uma verificação para certificar se o plano realmente está obtendo resultados positivos.

A mudança definida ajudou a atingir as metas de negócios?
O processo de gerenciamento de mudanças foi bem sucedido?
O que poderia ter sido feito de forma diferente?

Essas serão algumas das perguntas que precisaremos responder junto com a liderança.
Ter uma gestão de mudanças não é um procedimento complicado, mas poderá exigir muito trabalho e forte empenho por parte das lideranças e seus colaboradores. É importante realizar o monitoramento, o gerenciamento das resistências e as dependências e riscos para o orçamento. Reveja, revise e constantemente melhore seu processo de mudanças.

Passo 10: Comunicar e alinhar

A comunicação no projeto é o fio condutor que deve correr por todas as práticas da gestão de mudanças. Todo o processo de identificação, planejamento e execução depende totalmente de uma boa comunicação. Devemos dar transparência ao processo e elaborar uma estrutura de comunicação de via dupla que forneça canais para promover rodadas de feedback, celebrar o que está dando certo e, algumas vezes, promover o correto alinhamento para seguir o que foi planejado.

Esse alinhamento garante que o plano de comunicação seja realmente efetivo. Portanto, a transmissão de informação deve ser conduzida de forma clara, sincera e direta. Esses elementos devem ser bem praticados para que haja um estímulo motivacional e nenhum dos envolvidos se sinta confuso. O alinhamento deve ser bem planejado: escolha o melhor veículo de condução, o momento ideal, a linguagem certa bem como métodos que sejam capazes de proporcionar o entendimento da mensagem e o comprometimento de todos para o contínuo sucesso da implementação das mudanças na organização.

A boa comunicação dá visibilidade e destaque às mudanças para que os colaboradores fiquem bem informados sobre o que está acontecendo, sobre o que acontecerá, bem como possam conhecer os impactos positivos ou complicações que elas representarão em seu trabalho.

Passo 11: Celebre o sucesso

Passo essencial do projeto é reconhecer quando uma meta é batida. Quando resultados positivos estão acontecendo, é importante parabenizar, reconhecer e celebrar o sucesso do time e dos colaboradores envolvidos à frente dos resultados de gerenciamento de mudanças. Esse passo ajudará fortemente na adesão e engajamento do time.

A Liderança na Gestão de Mudanças

Mudar significa evoluir, melhorar, se adaptar. Para que este processo de mudança seja bem sucedido é fundamental a presença de um líder como protagonista: orientar, nortear, mediar e guiar todos os envolvidos sob a sua liderança.

Para os líderes, é necessário que haja uma forte relação com as pessoas: motivando, instruindo e qualificando todos os colaboradores, cabendo também vencer a natural resistência das pessoas às mudanças, ponto sensível e incomum à maioria das gestões.

O líder é o responsável por prover os recursos e as condições necessárias à adoção dessas mudanças. É o defensor desse processo demonstrando os benefícios e as melhorias em nome da lucratividade e da eficiência operacional. Ele deverá acompanhar os indicadores que irão diagnosticar o andamento das mudanças e estar sempre atento para que tudo ocorra dentro do objetivo planejado.

O líder deve ter conhecimento necessário para planejar e implementar as mudanças. Mudanças são difíceis e devem ser conduzidas por aqueles que conheçam bem os detalhes da cultura da organização. Além de gerir pessoas, a liderança deve entender o comportamento do mercado, o negócio e o DNA da organização.

Mudar dá trabalho, porém é melhor conduzir uma mudança baseada em uma análise estudada/fundamentada do que mudar sem ter conhecimento prévio de pontos mais importantes e dos futuros impactos para o negócio.

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João Paulo Ferreira

19 de junho de 202013 de janeiro de 2021

Fator RH,Ferramentas de gestão

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Passo-a-passo para uma consultoria em segurança dos alimentos eficaz

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A consultoria em segurança de alimentos é um processo em que o especialista e a empresa realizam uma troca a fim de diagnosticar, promover mudanças e solucionar problemas, com o objetivo de melhorar o desempenho do negócio. Além disso, ela auxilia na tomada de decisões e permite reduzir riscos.

Cada consultoria é realizada de uma forma diferente. Isso acontece porque cada empresa possui um contexto e perfil diferente. Apesar de o projeto possuir a sua particularidade, é possível definir uma ordem de atividades para tornar uma consultoria mais organizada e eficaz.

1- Formação de equipe: esta é uma etapa imprescindível e que muitas vezes é ignorada. Alguns empresários acreditam que ao contratar uma consultoria, nem ele e nem os funcionários precisarão participar do processo. Só que ele está enganado. É necessário definir pessoas que irão auxiliar e acompanhar os consultores. Só com uma participação ativa é possível desenvolver um projeto personalizado e adequado à empresa.

A quantidade de pessoas irá variar de acordo com o tamanho da empresa, porém é importante ter colaboradores específicos de cada área. Quando falamos de consultoria no setor de alimentos, falamos de todos os elos da cadeia. Isso inclui desde a recepção da matéria-prima até a entrega do produto ao consumidor final, por isso deve-se ter uma equipe completa.

“Uma boa consultoria, então, além de montar um sistema de gestão sob medida, faz isso com apoio das equipes internas, num trabalho de auxiliar a condução, dar velocidade, pela experiência acumulada em direcionar ações evitando redundâncias e procedimentos que testadamente tendem ao fracasso (atalhos).” Leia mais aqui

2- Comunicação: é através da troca de informações que as soluções serão aplicadas corretamente. Defina como ocorrerão as reuniões (presenciais ou remotas), frequência e equipamentos que serão utilizados. Determine também quais ferramentas de organização do projeto e comunicação diária serão utilizadas.

3- Diagnóstico: aqui será realizada uma análise de todas as necessidades e melhorias da empresa. Pode ser dividida em duas etapas: (a) Avaliação do estabelecimento que irá dizer detalhadamente quais itens precisam de acertos conforme legislação vigente; e (b) Avaliação dos manipuladores, para verificar o conhecimento, atitudes e comportamento pessoal. Esta irá ajudar na formação dos manipuladores.

4- Plano de ação: essa etapa irá apresentar as atividades que serão desenvolvidas para a resolução dos problemas apontados pelo diagnóstico. No plano de ação será apresentado o passo-a-passo em ordem de prioridades, o processo de desenvolvimento, quem irá participar, custos de implantação, data de conclusão e a justificativa da aplicação. O plano de ação tem como base a metodologia 5W2H.

5- Implementação: nada mais é do que colocar em prática o plano de ação. O consultor irá orientar tecnicamente a empresa, através de capacitação/formação e os colaboradores irão executar, além de o consultor estabelecer metas e cobrar resultados da equipe.

6- Acompanhamento da execução: é a verificação da implantação, se esta está acontecendo de forma correta. Se não, é necessário reforçar comportamentos e capacitações. Geralmente é realizada através de observação.

7- Desligamento: ocorre quando o consultor não se faz mais necessário no estabelecimento. Sua saída deve ser realizada de forma gradual e planejada. Há casos em que a empresa deseja manter um vínculo para manter o monitoramento e isso pode acontecer se for do desejo de ambas as partes.

2 min leituraA consultoria em segurança de alimentos é um processo em que o especialista e a empresa realizam uma troca a fim de diagnosticar, promover mudanças e solucionar problemas, com o […]

Vanessa de Avelar

15 de junho de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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Recall de alimentos no Brasil: histórico e fundamentos

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No Brasil, desde 2002 o Procon de São Paulo reúne em sua página virtual os alertas de recolhimento (recall) de alimentos. Segundo o órgão, o primeiro recolhimento de alimentos foi registrado no ano de 2004, quando foram retiradas trezentas mil unidades de salgadinho por um erro de rotulagem que não declarava a presença de glúten e poderia causar riscos à saúde de doentes celíacos. Em 2007, uma alteração em uma fórmula da bebida láctea com a inclusão de ferro e zinco, reduziu o pH do produto, causando sensibilidade gástrica em alguns consumidores. Além disso, esta mesma inclusão impedia a correta esterilização do alimento e causou instabilidade no sabor. Em 2011, aconteceu o caso emblemático do leite achocolatado com contaminação química por produto de limpeza. No ano de 2013, um bebida de soja foi contaminada com líquido à base de soda cáustica utilizado para a limpeza dos equipamentos de envase. Ainda, houve adulteração de leite com água e ureia potencialmente nociva à saúde humana por conter formaldeído.

Em 2014, lotes de água mineral e de bebida achocolatada apresentaram contaminação microbiológica e algumas marcas de leite apresentaram contaminação química por formaldeído. Em 2016, houve outro emblemático caso, do extrato de tomate que apresentou pelos de roedor acima do limite especificado pela norma. Em 2017, houve o mesmo problema com outros dois produtores. Perigos microbiológicos, químicos e físicos respectivamente, também foram motivo de recolhimento de alimentos em 2018: Salmonella sp. em pimenta do reino e em linguiça de frango, além de presença de outros óleos que não são próprios para o consumo humano em azeite de oliva e filamentos de metal em barras de chocolate. Em 2019, a presença de Salmonella enteriditis causou o recolhimento de cortes de frango.

Nos últimos cinco anos, foram iniciados 14 chamados de recolhimento para o setor de alimentos. Em termos de empresas que fazem campanha de recolhimento, o setor alimentício tem números inferiores ou semelhantes a outros setores, como o automobilístico. Porém, considerando o número de unidades defeituosas comprometidas nestes chamados, o setor de alimentos aparece na terceira posição.

A norma ABNT NBR ISO 22000:2019 define requisitos para a implementação de um sistema de gestão da segurança dos alimentos, para que qualquer organização direta ou indiretamente ligada à cadeia produtiva de alimentos, planeje, implemente, opere, mantenha e atualize o sistema de gestão. Em caso de ocorrência de produto não conforme ou potencialmente inseguro deverão ser planejadas ações a serem tomadas, quando estes produtos forem gerados por falhas nos processos.

A organização deve estabelecer e manter procedimento documentado para notificar as partes interessadas relevantes, tratar os produtos recolhidos e a sequência das ações a serem tomadas. Após recolhidos, os produtos devem ser mantidos em segurança ou tratados sob supervisão até que sejam destruídos ou sejam usados para outros propósitos que não sejam os pretendidos originalmente ou reprocessados, de forma que se tornem seguros. Dados como causa, extensão e resultado do recolhimento devem ser registrados e relatados à alta direção para uma análise crítica.

Com o aumento do número de recalls causado por falhas nas Boas Práticas de Fabricação, nos processos de rotulagem, embalagem e contaminações cruzadas nas linhas de produção, principalmente por alimentos alergênicos como ovos, amendoim, leite e glúten, aumentou também a troca de informações entre empresas alimentícias e autoridades governamentais.

Vários aspectos de produtos não conformes que são recolhidos podem ser melhor estudados pelos elos da cadeia produtiva de alimentos por meio da rastreabilidade. Muitas indústrias de alimentos utilizam o código de rastreabilidade para casos de recall, pois o problema encontrado pode ter diferentes responsáveis como fornecedores de matéria-prima, distribuidores ou armazenamento da indústria. A causa e o local do problema podem ser identificados, evitando a reincidência.

A legislação brasileira define o termo rastreabilidade como o conjunto de procedimentos que permitem detectar a origem e acompanhar a movimentação de um produto ao longo das etapas da cadeia produtiva, mediante dados e registros de informações. Já o recolhimento, diante da rastreabilidade, é a ação a ser adotada pela empresa interessada e demais empresas da cadeia produtiva, que visa à imediata e eficiente retirada de lotes de produtos do mercado de consumo.

A rastreabilidade é a capacidade de uma empresa recuperar informações relevantes ao longo da cadeia logística, tanto considerando o espaço e o tempo, quanto focando o conteúdo do produto, pois é capaz de fornecer todas as informações sobre a vida do mesmo. A rastreabilidade tem papel fundamental na garantia da segurança dos alimentos para os consumidores, pois garante a possibilidade de realização de recall, elimina produtos não adequados ao consumo e principalmente promove a investigação das causas das questões de segurança dos alimentos.

Para um rastreamento eficiente, é necessário que todas as partes da cadeia de suprimentos tenham processos integrados e dialoguem com frequência sobre informações relevantes. Existem dados que as empresas recebem dos fornecedores e entregam para os clientes. Estes dados estão relacionados, por exemplo, à produção, armazenamento e transporte de produtos. Alguns dados são apenas registrados e outros sistematicamente transmitidos. A precisão e a rapidez no registro e recuperação destes dados são elementos de referência em qualquer sistema de rastreabilidade. Os dados de identificação devem estar interligados a um sistema de armazenamento que irá permitir o acesso de todos os elos da cadeia produtiva.

A rastreabilidade permite o fortalecimento do relacionamento do produtor com os seus fornecedores e a conexão de todos os elos da cadeia produtiva. Todo o caminho percorrido pelo produto necessita de uma gestão estratégica, ou seja, de procedimentos operacionais que facilitem e tragam melhorias para cada um dos elos da cadeia produtiva de alimentos .

Assim, baseando-se na RDC n°24/2015, da Anvisa, recomenda-se que as empresas além de terem um plano que inclua um modelo de mensagem aos consumidores, tenham um programa de rastreabilidade eficiente e o avaliem periodicamente para que tanto o interessado no recolhimento, quanto os órgãos de saúde pública consigam identificar com clareza, recuperar e destinar produtos não conformes.

Autores: Flávia Pimentel Mattos^a; Gustavo Luis de Paiva Anciens Ramo^a,b; Iracema Maria de Carvalho da Hora^a

^aInstituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio de Janeiro (IFRJ),

^b Universidade Federal Fluminense (UFF), Faculdade de Farmácia

Referências

ABNT. (2019). Sistemas de gestão de segurança de alimentos – Requisitos para qualquer organização na cadeia produtiva de alimentos – NBR ISO 22000:2019.

Brasil. (2015). RDC N° 24 de 08 de junho de 2015. Dispõe sobre o recolhimento de alimentos e a sua comunicação aos consumidores.

Brasil. (2019). Boletim Recall 2019. Disponível em: <https://www.justica.gov.br/news/BoletimRecall.pdf>

Cordeiro, A. C. C. (2019). Análise do uso do código de rastreabilidade em produtos vegetais frescos e processados comercializados na cidade de Florianópolis/SC. Universidade Federal de Santa Catarina.

Furlan, D. B. F. Viabilidade de coleta de dados para implantação de sistema de rastreabilidade na cadeia produtiva de ovos. Programa de pós-graduação em Agronegócio e Desenvolvimento. Universidade Estadual Paulista.

Paripassu. Recall de alimentos: Prevenção e Resposta. Disponível em: <www.paripassu.com.br/blog>

Procon SP. (2019). Recall. Disponível em: <http://sistemas.procon.sp.gov.br/recall/>

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Convidados

10 de junho de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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Ferramenta SIPOC no mapeamento de processos da indústria de alimentos

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A SIPOC é uma ferramenta muito utilizada pelas indústrias de alimentos para análise de processos dentro de um projeto. É considerado um excelente instrumento de trabalho na otimização e entendimento dos processos na organização que está sendo analisada. Ferramenta didática, lúdica, colaborativa, ágil e muito visual. Permite um entendimento fácil e rápido dos envolvidos durante um projeto de melhoria contínua.

Muito utilizada por profissionais da indústria de alimentos, a ferramenta promove uma visão mais ampla do processo e ajuda a identificar pontos de atenção que possam ser melhor avaliados. Nas organizações que implementam projetos de melhoria contínua, a SIPOC é vista como um instrumento fundamental para a coleta dos primeiros dados.

A ferramenta SIPOC surgiu por volta dos anos 80 e continua sendo muito utilizada como ferramenta de auxílio para Gestão por Processos (Business Process Management), Gestão da Qualidade e implementação de Lean Manufacturing.

A ferramenta SIPOC é uma sigla em inglês, dividida em cinco áreas distintas que abordam:

S – Supplier (Fornecedor)
I – Input (Entrada)
P – Process (Processo)
O – Output (Saída)
C – Customer (Cliente)

O SIPOC é uma ferramenta que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e consequentemente apontar oportunidades de melhoria. O diagrama SIPOC auxilia a ter uma visão do processo sem precisar fazer um desenho muito detalhado e demorado. Ferramenta eficaz para identificar rapidamente quais são as interconexões do processo e com quais outros processos este se comunica.

Quem fornece as entradas do processo?
Quais são essas entradas?
Quais são as principais atividades que esse processo executa?
O que este processo entrega, produz?
Quem recebe estas entregas? Quais são seus clientes?

O diagrama SIPOC é muito indicado quando iniciativas para uma gestão por processos estão sendo iniciadas ou quando torna-se necessário ter uma visão ampla do processo. A ferramenta constitui-se de uma visão estratégica do topo: uma visão que necessariamente não entrará nos detalhes das atividades e tarefas, mas auxiliará no entendimento dos envolvidos antes mesmo de iniciar um mapeamento completo e detalhado.

O objetivo central da ferramenta é identificar, mediante uma visão macro, quais são as entradas, as saídas, os fornecedores e clientes de um determinado processo. Com certeza esta será sua primeira fotografia e visão organizada do processo e seguramente será a base para futuros avanços.

Criamos um diagrama SIPOC para entender o que o processo faz em uma visão mais macro bem como para qual finalidade o processo serve. Diariamente, um número alto de atividades não são percebidas pelo nosso cliente (interno e externo) que atrapalham o bom andamento dos nossos processos.

O diagrama ajudará você a aumentar o seu conhecimento sobre suas necessidades, identificar oportunidades de melhoria e eliminar tarefas desnecessárias. A SIPOC permite que você enxergue onde seus esforços estão localizados. Analisa o processo de maneira ampla. Facilita o mapeamento de processos, identificando fornecedores, entradas, saídas e clientes. Identifica os elementos relevantes. Não há como gerenciar um trabalho, um processo cujas atividades você não conhece.

A SIPOC poderá ser utilizada para descrever estruturas de áreas e operações. A família das normas ISO (9001, 14001, 22000 e outras) requer que você tenha conhecimento sobre a estrutura dos processos, as entradas, as saídas e a sequência dos processos. É comum o uso da ferramenta SIPOC ou do Diagrama de Tartaruga para documentar essas informações. Porém há uma pequena diferença entre o SIPOC e o Diagrama de Tartaruga. O Diagrama de Tartaruga deverá possuir mais informações: indicadores do processo, processos de apoio, procedimentos e métodos, os recursos, etc. Enquanto o SIPOC mostrará apenas fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. Entretanto, no SIPOC você poderá listar as tarefas de forma sequencial; no diagrama de tartaruga essa sequência lógica não é percebida.

Quando devo criar e desenhar um diagrama SIPOC?

Quando desejo melhorar o processo
Ajudar novos colaboradores a entender e compreender o que acontece na prática
Entender de forma macro (sem detalhes) o que o seu processo faz, produz e realiza
Compreender rapidamente o que o processo faz
Analisar o que o processo recebe e o que ele entrega
Analisar quem são os fornecedores do processo
Entender se o que o processo produz está alinhado com a missão/propósito e o escopo que ele se propõe entregar, tem e se destina
Saber o que dá início, o que faz o processo começar
Entender para quem o processo trabalha, serve
Analisar a relação Qualidade das Entradas x Qualidade das Saídas

A ferramenta SIPOC é muito simples! Papel, post its, fitas, canetas e pinceis! Junte o time e comece! Para fazer o diagrama você não precisa de muito. Pegue folhas de flipchat, desenhe 5 colunas nas paredes ou em quadro branco da sua sala de reuniões e insira as 5 letras: S – I – P – O – C.

Nesse diagrama, os cinco itens devem ser preenchidos de acordo com o processo que deseja analisar. Com o diagrama criado, é possível entender melhor todo o funcionamento de um processo, verificando o que pode ser melhorado para que se torne mais eficiente. A metodologia foi desenhada para que as indústrias possam conduzir uma análise simples e eficaz dos processos (internos ou externos). Cada coluna ou raia se refere a cada parte fundamental de um processo. Veja, a seguir, quais são elas:

S – Supplier (Fornecedores) – Coluna S

Na coluna S (Supplier), liste quais são os seus fornecedores do processo em estudo. Nessa coluna/raia poderão conter tanto fornecedores externos, quanto fornecedores internos. Os fornecedores são aqueles que fornecem os inputs (as entradas). Teoricamente, os fornecedores são todos os agentes do processo que trazem algo necessário para que ele se realize. Fornecedores poderão ser as pessoas ou outras fontes de materiais, informações e outros recursos que são consumidos ou transformados no processo.

I – Inputs (Entradas): Coluna I

Na coluna I (Input) liste o que faz o seu processo iniciar. Liste as entradas que o seu processo têm. Entradas são materiais, informações e outros recursos que são consumidos ou transformados durante o processo. Nesta etapa são listadas as informações ou ações responsáveis para que o processo inicie. Cada vez que um “input” acontecer, o processo iniciará a sua atividade. As entradas são os insumos necessários para que o processo aconteça. Elas representam tudo o que será utilizado para obter as saídas esperadas.

P – Process (Processo): Coluna P

A coluna P (Process) é um grande passo. Nesta etapa deve-se especificar o que de fato esse processo realiza, o que ele transforma! O que ele produz? Qual o seu principal objetivo? O processo é a etapa que transforma as entradas nas saídas: O COMO! Nessa etapa, deve seguir uma ordem correta e apresentar os passos a serem seguidos. O processo é o conjunto de ações e atividades que transforma as entradas e as encaminha para as saídas.

O – Outputs (Saídas): Coluna O

A coluna O (Output) é a saída do seu processo. Realizada a tarefa ou a atividade, o que você irá entregar? Depois que já se sabe o que o processo produz, lista-se quais são as saídas, os resultados, as entregas. As saídas são os resultados obtidos no processo. Elas englobam tanto o que era esperado diante do objetivo proposto, quanto as sobras geradas. Em outras palavras, saídas são os produtos ou serviços que o processo produz e que o cliente consome.

C – Customer (Cliente): Coluna C

E por fim, a coluna C (Customer). C, de Cliente! Ou C de Customer! Para quem você realiza esse processo? Quem é o seu cliente? Essa coluna é considerada de simples preenchimento. Coloque aqui quem é o cliente daquele processo e para quem você executou tal atividade. Para quem eu faço a entrega? Os clientes são as pessoas ou organizações que recebem os produtos almejados do processo ou então, a próxima etapa de um processo que recebe as saídas.

Atenção! Comece agora mesmo a fazer o seu diagrama SIPOC!

No papel, preencha as colunas com as informações do seu processo. Você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados, construindo uma base sólida para a melhoria de processos da sua empresa.

Quais são as entradas e os fornecedores desse processo?
Quais são seus objetivos e produtos finais (saídas e clientes)?

Pegue um pincel marca texto de cor verde e marque as atividades listadas nas colunas que ajudam a entregar resultados satisfatórios e que estejam completamente alinhadas com a missão do processo. Faça a mesma coisa com um pincel marca texto na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão, para as atividades que não ajudam a entregar resultados, para os gargalos, para as etapas que produzem problemas, bem como os pontos críticos do processo.

Ao final, avalie:

Quais das marcações aparecem em maior quantidade?

Se surgirem muitas marcações em cor verde, as atividades do seu processo são relevantes e elas estarão alinhadas com o que seu processo se propõe a produzir.
Se são as vermelhas, você necessitará analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente. Essas marcações merecem um ponto de atenção e devem ser trabalhadas caso a caso para maior detalhamento dos pontos críticos levantados.

Após análise e verificação, sugere-se criar, a partir desses pontos de atenção, raias para maior detalhamento e estudos de causas e dos gargalos encontrados. Esse é o ponto principal do mapeamento. Explore!

Toda vez que vamos aplicamos uma ferramenta de melhoria, é interessante que possamos preparar um passo a passo. Rápido e Simples.

Dar um nome ao processo: Lembre-se: para definir o nome de um processo use verbo no infinitivo mais complemento (Ex: elaborar um biscoito de morango);
Determinar as saídas do processo: As saídas são os produtos (resultados) que o processo produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, um serviço);
Determinar os clientes do processo: Quem são as pessoas ou outros processos que recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente!
Determinar as entradas do processo: É tudo que é necessário para iniciar o processo (Ex: matéria primas, informações, requisição do cliente);
Determinar os fornecedores do processo:São as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Toda entrada no processo deverá possuir um fornecedor.

A SIPOC é uma excelente ferramenta para ajudar a mapear e estruturar os processos de uma empresa. Para que isso aconteça e tenha melhores resultados, deve haver um grupo bem alinhado e coeso que conseguirá uma melhor visão dos processos e, assim, ter um melhor desempenho e melhor performance.

Para gerar um diagrama SIPOC é necessário uma excelente sessão de brainstorming. Durante a condução da sessão, os membros da equipe devem preencher todas as colunas do SIPOC. A prática inicia começando com a coluna central P: Processo. Liste todas as etapas do P e depois complete o restante. A coluna do Processo deve ser preenchida de forma macro. Ela deve ser listada por volta de não mais que cinco etapas e cada etapa consiste em uma ação e um assunto. Depois que a equipe alinha como o processo é documentado e conduzido, eles passarão a listar a coluna O com os dados de Saídas e Resultados e a coluna C com os Clientes do processo. Em seguida, devem ser trabalhadas as colunas do diagrama I e a coluna S, a fim de identificar a Entrada e os seus Fornecedores.

A SIPOC é uma ferramenta para diagnosticar um processo. Após sua elaboração, os profissionais envolvidos na condução conseguirão enxergar com mais clareza todas as informações que podem impactar cada processo. Isso permite definir os pontos que podem e poderão ser modificados para gerar melhores resultados, seja para torná-lo mais ágil ou para reduzir e eliminar os custos e desperdícios que gera atualmente.

Para auxiliar na priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento, faz-se necessário o uso de outras ferramentas para seleção de processos críticos. Sugiro para essa prática, a ferramenta GUT (Gravidade, Urgência e Tendência). Caso não queira utilizar a Matriz GUT (a matriz de seleção de processos críticos), bons indicativos para melhorar os processos poderão ser os feedbacks de clientes e os seus indicadores de desempenho.

Identifique os processos que serão documentados: Quais são os processos que a organização precisará realizar o mapeamento. Escolha o processo mais crítico para o seu negócio.

Faça um levantamento das informações: Depois de identificar o foco da análise, comece traçando o levantamento das informações. Cada uma das letras (S – I – P – O – C) representará uma coluna e guiará o responsável sobre o que deve ser investigado. Nesse momento, gestores, supervisores e os executores do processo serão suas principais fontes e o seu maior suporte no mapeamento. Esses envolvidos descreverão o funcionamento das etapas, farão a lista da relação de materiais e profissionais envolvidos desde a entrada até a saída do fluxo e dirão de quem e para quem o processo será feito. Diante das respostas levantadas, teremos todos os dados para preenchimento do Diagrama SIPOC.

Registre os dados coletados no diagrama: Depois das entrevistas, observações e de várias reuniões, é hora de colocar todos os dados obtidos em ordem. Anote os dados no diagrama à medida que eles forem levantados.

Analise os resultados e planeje os próximos passos: Com o diagrama devidamente preenchido, é hora de analisar! Tenha um olhar atento e crítico para encontrar os pontos que mereçam a atenção do time e valham a pena uma investigação mais detalhada. Independentemente das conclusões tiradas, esse será apenas o começo da jornada de conhecimento. Escute o time e aproveite o conhecimento tácito da organização. Essa equipe conseguirá identificar os gargalos dos processos e provavelmente indicar as soluções mais assertivas para cada tipo de cenário encontrado.

O SIPOC é apenas mais uma forma para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para ajudar a colocar no papel tudo o que se sabe sobre o processo. E, assim, perceber o que está dando certo e o que está dando errado.

8 min leituraA SIPOC é uma ferramenta muito utilizada pelas indústrias de alimentos para análise de processos dentro de um projeto. É considerado um excelente instrumento de trabalho na otimização e entendimento […]

João Paulo Ferreira

26 de maio de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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4° Passo de M.A. na indústria de alimentos – Inspeção e Capacitação

2 min leitura

Hoje falarei sobre inspeção e capacitação com TPM e manutenção autônoma – 4° Passo, dando continuidade à série de TPM x Food Safety.

Como vimos nos posts anteriores, logo nas primeiras etapas ocorre o que chamamos de restauração dos equipamentos de forma a mantê-los em suas condições ideais de operação. No 4° passo, o princípio é a inspeção geral.

Objetivo

Nesta etapa, o objetivo é desenvolver nos operadores, a conscientização sobre o porquê da limpeza e inspeção, lubrificação, fontes de sujeiras, ou seja, esse é um novo passo comportamental no qual o colaborador deixa de apenas seguir instruções e passa a receber capacitação e a entender os propósitos de cada atividade.

Mas para que tudo isso aconteça, é necessária a capacitação e desenvolvimento do colaborador e quando falamos em capacitação, temos ações que podem corroborar potencialmente e positivamente para a segurança dos alimentos.

Quando associamos a 4° etapa de manutenção autônoma e a capacitação com viés de food safety, os novos conhecimentos adquiridos pelos colaboradores podem refletir:

Na revisão dos padrões de limpeza e inspeção;
Em melhorias no equipamento para facilitar sua limpeza e inspeção;
No uso de controles visuais apoiando a redução de não conformidades;
Entre outras diversas frentes…

Sobre propósitos da capacitação

Nessa etapa de manutenção autônoma, podem ser casadas com os treinamentos tradicionais, capacitações mais profundas sobre temas da qualidade e segurança dos alimentos. Uma vez que aqui o foco é o propósito das atividades, é fundamental trabalhar também os propósitos de qualidade como BPF, PCCs, PPROs, controle de pragas, controles de corpos estranhos, política de vidros…

A integração entre ferramentas será benéfica para todos trazendo sinergia e maior assimilação pelos colaboradores.

Links de postagens anteriores:

2 min leituraHoje falarei sobre inspeção e capacitação com TPM e manutenção autônoma – 4° Passo, dando continuidade à série de TPM x Food Safety. Como vimos nos posts anteriores, logo nas […]

André Pontes

20 de maio de 202013 de janeiro de 2021

Boas práticas de fabricação,Ferramentas de gestão

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Gestão da qualidade de alimentos na pandemia

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Manter a qualidade não é mais um diferencial da empresa do setor de alimentos e sim uma obrigação e isso já faz tempo. Com a pandemia, além da obrigação, a expectativa e o cuidado exigido pelo consumidor se intensificaram. Em post anterior falamos sobre a importância da gestão da qualidade. Neste post comentaremos os 7 princípios da gestão da qualidade. Mostraremos como eles podem auxiliar não só agora, na pandemia, mas também todos os dias, gerando segurança e valor para os clientes.

Para isso, reuni posts que foram publicados aqui no blog que comentam indiretamente cada princípio. O intuito é auxiliar sua empresa e assim, dar coragem, possibilitar enxergar oportunidades e dar motivação para você e sua equipe.

Trabalhar visando uma boa gestão da segurança dos alimentos indica cuidado e empatia não só com os consumidores, mas também com os colaboradores.

Foco no cliente: atender e superar as necessidades dos clientes!

“Devemos entender que o consumidor atual mudou, está mais exigente, conhecendo e entendendo seus direitos e as vantagens de exercê-los, tudo isso devido à própria evolução que a área alimentícia tem passado nos últimos anos, com novas legislações em rotulagens, alergênicos, recolhimento, etc.” Leia mais.

Liderança: missão conduzida por uma liderança forte!

“O líder provoca admiração, conquista pessoas e com respeito coloca a sua autoridade nas relações humanas. “Liderança não é cargo, mas uma condição, um comportamento humano” (Cortella).” Leia mais.

Engajamento das pessoas: equipes competentes, dedicadas e qualificadas

“Definimos a equipe e fizemos os treinamentos de formação. E agora? Terminou? Não… esta, na verdade, é a parte mais delicada do processo. É aqui que começa o desenvolvimento da equipe, o aprimoramento dos conhecimentos adquiridos e também é preciso verificar se todo o conteúdo fornecido nos treinamentos foi absorvido e está sendo adequadamente aplicado no dia a dia.” Leia mais.

“O modelo GROW é um método simples focado em ações e resultados. Com o modelo proposto, é possível aumentar não apenas o desempenho, mas também o aprendizado e o prazer. Os colaboradores se tornam mais conscientes, mais responsáveis e ganham um poderoso senso de propósito em seu trabalho!! Leia mais.

Abordagem de processo: garantir que o time entenda que processos, equipes e pessoas estão ligadas e entendam as atividades da empresa, assegurando a eficiência.

“Quer melhorar as pessoas? Invista nos processos… Pelas diversas andanças pelo Brasil fico me perguntando o quanto as empresas estão investindo na melhoria dos processos, pois tenho visto muitas oportunidades de melhorias sem que investimentos estejam previstos pela alta direção, ou até mesmo pelos gestores que tenham autoridade para pelo menos mudar leiaute da organização.” Leia mais.

“Com total segurança então, podemos dizer que o PDCA serve para tudo, portanto, é claro que servirá também como uma base lógica para estruturação e implantação de SGSA – Sistema de Gestão em Segurança dos Alimentos, independentemente da Norma de gestão que uma organização venha a optar, pois em todas o PDCA se fará presente.” Leia mais.

Melhoria: foco em melhoria, entender que este é um processo constante.

“A equipe precisa entender o que é um problema, saber convocar um time de melhoria e montar um plano de ação robusto. É necessário criar a prática da execução. Controlar a execução, padronizar e verificar o cumprimento de padrões, conduzir reuniões de follow up para as metas e a solução de problemas.” Leia mais.

“Mapeie a direção em busca dos melhores resultados e encontre a melhor estratégia. Depois de desenvolvê-la, veja como colocar sua estratégia em ação, como priorizar positivamente e como gerenciar fornecedores e parceiros de forma eficaz.” Leia mais.

Decisão baseada em evidências: realizar análise de dados antes de tomar decisões.

“Blockchain é um exemplo de uma tecnologia de contabilidade distribuída (DLT), que visa a descentralização como medida de segurança. São bases de registros e dados distribuídos e compartilhados que têm a função de criar um índice global para todas as transações que ocorrem em um determinado mercado.” Leia mais.

“Teremos coletas de dados em processos ocorrendo em tempo integral de uma forma muito dinâmica, com decisões sendo tomadas pelos próprios equipamentos.” Leia mais.

Gestão de relacionamento: os relacionamentos, seja com fornecedores, equipe ou clientes, devem ser administrados para obter sucesso na empresa.

Relacionamento com fornecedores: “Este tipo de parceria permite um maior entendimento e benefícios mútuos para ambas as partes. Ela cultiva compromissos mais fortes e incentiva um maior interesse no sucesso do material e dos produtos acabados. Este tipo de relacionamento é o seu objetivo final.” Leia mais

Relacionamento interno: “Você deve sair do seu espaço e ir aonde as pessoas estão fazendo seus trabalhos. A principal finalidade do MBWA é descobrir os pensamentos e as opiniões das pessoas. Disseminar o conhecimento na organização, incentivar compreensão das melhores práticas e compartilhá-las com os colaboradores requer uma gestão transparente e participativa.” Leia mais.

Agora que você já conhece as diretrizes, vamos colocá-las em prática?

Os sete princípios estão descritos na ABNT NBR ISO 9001. Para conhecer mais, clique aqui.

3 min leituraManter a qualidade não é mais um diferencial da empresa do setor de alimentos e sim uma obrigação e isso já faz tempo. Com a pandemia, além da obrigação, a […]

Vanessa de Avelar

19 de maio de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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Entendendo o blockchain na indústria de alimentos

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As tecnologias emergentes prometem uma cadeia de suprimentos mais segura e transparente, mas podemos confiar verdadeiramente nessas novas inovações?

O que é blockchain?

Blockchain é um exemplo de uma tecnologia de contabilidade distribuída (DLT), que visa a descentralização como medida de segurança. São bases de registros e dados distribuídos e compartilhados que têm a função de criar um índice global para todas as transações que ocorrem em um determinado mercado.

Por que o blockchain é útil na indústria de alimentos?

O blockchain pode ser usado na indústria de alimentos para ajudar a gerenciar o sistema de alimentos, que é em si uma cadeia ou conjunto de cadeias vinculadas. Existem muitos blocos nessa cadeia, que vão desde os fornecedores da matéria-prima até os varejistas e pessoas que acabam vendendo os alimentos, mas tudo se resume à cadeia de suprimentos. Blockchain, como o nome pode sugerir, tem como objetivo ajudar a gerenciar uma cadeia de ações e transações consequentes. Embora não seja 100% à prova de adulteração, a tecnologia que o sustenta é extremamente segura e se presta ao sistema alimentar.

Como funciona o blockchain ?

Se todas as transações estão sendo compartilhadas com todos da cadeia, os blocos da cadeia tornam-se autorreguláveis e capazes de gerenciar sua própria cadeia. Portanto, se um nó for atacado e comprometido do ponto de vista de segurança, todos os outros nós ainda estarão lá. É muito mais resistente, e todos podem ver que a cadeia agora foi comprometida e, portanto, algo deu errado, permitindo que os órgãos relevantes ajam.

Se ocorresse adulteração, isso criaria um bloco diferente que você poderia notar visivelmente. Ele foi projetado para que todos os órgãos relevantes pudessem ver que A se tornará B em um ponto específico.

Blockchain é diferente de algo como bitcoin, que está usando tecnologia semelhante. O bitcoin está aberto a qualquer pessoa – qualquer pessoa no mundo pode decidir comprar alguns bitcoins e ver todos esses dados sobre o bitcoin. Por outro lado, embora esteja compartilhando visibilidade e seja transparente, o blockchain é transparente apenas para as pessoas que aderiram ao programa de blockchain. Então, quando você se junta, você efetivamente tem um contrato para dizer: “Estou entrando na cadeia, estou me tornando um membro do grupo”. É um pouco como ter uma cooperativa. Vou me tornar um membro do grupo e, portanto, vejo tudo o que posso ver dentro do grupo, mas não pode ser compartilhado com o público em geral, não é tão aberto e transparente, mas é aberto e transparente dentro do grupo controlado.

Qual é o futuro da tecnologia e da integridade alimentar?

A tecnologia blockchain está provando ser o programa ideal para impulsionar a indústria de alimentos.

Em caso de surtos, o programa pode rastrear alimentos de volta até o seu produtor em apenas 2,2 segundos. A cadeia global de suprimentos de alimentos precisa ser transparente e o blockchain é a tecnologia que pode tornar isso possível.

Fontes:

www.newfoodmagazine.com

https://builtin.com/

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Karin Souza

23 de abril de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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10 Passos essenciais para o mapeamento de processos na indústria de alimentos

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O mapeamento de processos nas indústrias de alimentos é importante para padronizar, transformar e melhorar processos permitindo o aprofundamento do conhecimento, das mudanças, e identificando as oportunidades de melhorias nos processos da organização. As indústrias que se utilizam desta ferramenta tornam-se mais eficientes e competitivas, sendo em alguns casos um grande desafio devido ao seu tamanho, complexidade e características da estrutura organizacional.

Neste artigo, compartilharei os objetivos que a prática bem executada atingirá, as vantagens e os benefícios de realizar o correto mapeamento de processos em 10 passos para desencadear o mapeamento na sua organização.

Entende-se por Mapeamento de Processos a identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho. A sequência determina a forma em que os insumos recebidos de um fornecedor são tratados e transformados em produtos ou serviços que serão entregues aos clientes, alocando recursos destinados a promover a transformação com efetividade. Alguns autores costumam dizer que processo é o que acontece entre uma entrada (input) e uma saída (output). Sendo assim, temos a transformação do produto.

A organização executa processos para atingir seu objetivo. O mapeamento vem para otimizar as atividades e alcançar mais eficiência.

Para que tenhamos uma boa condução do mapeamento, precisamos na prática:

Compreender os processos: entender na realidade como os processos funcionam.
Melhorar os processos: realizar reparos incrementais no processo.
Documentar os processos: produzir documentação estruturada e coesa sobre o processo. Esse momento é muito utilizado para capacitar e reciclar os colaboradores.
Padronizar os processos: garantir que um processo seja executado da melhor maneira possível e estabelecer padrões.
Transformar os processos: promover mudanças profundas em processos, remodelando-os.

Durante a condução, algumas perguntas devem ser levantadas:

Qual o objetivo do processo?
Quais os limites do processo?
Quais as entradas (inputs) do processo?
Quais as atividades do processo?
Quais as saídas (outputs) do processo?
Quem é o responsável pelo processo?
Quem participa do processo?
Quais os outros envolvidos (stakeholders) do processo?
Quais os recursos financeiros, humanos e materiais utilizados no processo?
Quais os resultados esperados do processo?
Quais as principais dificuldades com o processo?
Quais os riscos associados ao processo?
Quem são os principais clientes desse processo?

Muitas organizações desconhecem o nível de profundidade e o nível de detalhes que devem capturar e mapear em seus processos. Essas respostas dependem dos objetivos reais do mapeamento. Eles podem ser:

Descritivo: buscar somente o alinhamento e o entendimento do processo entre os envolvidos, trazendo uma visão simples do processo.
Analítico: destacar criticamente todos os eventos, passos, etapas e os tratamentos de exceção, fornecendo uma visão mais técnica e específica do processo.
Executável: detalhar todos os serviços que serão trabalhados, implementados ou automatizados, trazendo uma visão mais focada nos dados coletados e mapeados.

Mapear um processo etapa por etapa é realizar uma verdadeira fotografia. Uma fotografia do estado atual e real do processo para que se possa primeiramente entendê-lo por completo e possibilitar a sua compreensão. Esse passo inicial é necessário para se pensar em uma maneira de melhorá-lo, entender como o processo funciona e verificar se ele cumpre os seus objetivos. Não há como mapear processos passo a passo sem seguir uma ordem lógica de etapas.

Hoje os clientes querem qualidade, rapidez e preço baixo para suprir determinada dor ou desejo. Para manter-se competitiva, uma organização deve buscar continuamente esses critérios e não mais escolher apenas um como estratégia de mercado.

Vantagens e benefícios do mapeamento de processos

Com o mapeamento dos processos a empresa irá conhecer, analisar, melhorar e definir a sequência ideal de atividades que devem ser realizadas para que possa manter uma boa produtividade e um forte padrão de qualidade na entrega de seus produtos e serviços.

Além de identificar soluções para eliminar ou mitigar os principais erros e gargalos que acontecem durante a execução de um processo, deve-se avaliar também se determinada atividade agrega ou não valor para o cliente, sendo ele externo ou interno.

O mapeamento de processos deve ser utilizado em diversos casos: alavancar projetos de melhoria e transformação de processos, possibilitar a identificação dos gargalos, delimitar funções e papéis, prever recursos, estimar custos, mensurar o desempenho do processo, reduzir custos e riscos, simplificar as operações, manter processos consistentes, garantir e proteger a marca.

Identificar gargalos – Um gargalo é uma restrição de capacidade que cria uma fila. Refere-se a algum ponto do processo que não está fluindo bem e, consequentemente, atrapalhando o andamento do restante do trabalho, das operações. Com o mapeamento de processos, ocorre a identificação de onde acontecem esses gargalos e, em seguida, é possível remodelar o processo para que ele atinja um nível de alta performance. Esse conceito é conforme o Business Process Management Common Book of Knowledge – BPM CBOK – um guia para gerenciamento de processos de negócio que reúne o conhecimento fundamental dos profissionais que atuam em iniciativas de Gestão por Processos.

Determinar funções e papéis – O mapeamento de processos, além de estruturar as etapas e atividades que precisam ser executadas, também traz e delimita uma relação das pessoas que fazem parte do processo, seja como responsável ou participante. Desse modo, as delimitações de funções e papéis dentro do processo ficarão mais claras, trazendo transparência e consistência ao processo. Essa determinação é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho poderá impactar fortemente no trabalho das demais pessoas.

Prever recursos – Com um melhor detalhamento do processo torna-se mais simples controlar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo consiga cumprir e atingir o seu objetivo. Portanto, é uma forma de garantirmos que não haja a falta insumos dentro da cadeia produtiva do processo. Os recursos poderão ser softwares, equipamentos, técnicos e os profissionais para atuarem nas operações mapeadas.

Estimar custos – Está claro que todo processo gera um custo. O mapeamento de processos traz maior visibilidade para as entradas e saídas do processo. Garante que não haja um desequilíbrio no custo-benefício. Sabe-se que existem processos com custo muito elevado que não compensam ser executados. Fica à organização avaliar e verificar quanto será gasto com a execução do processo estudado e, caso a conta não feche com o equilíbrio necessário, trabalhar em melhorias para otimizá-lo.

Mensurar o desempenho do processo – O mapeamento de processos permite medir como está a padronização do processo e das atividades realizadas. Se tivermos várias execuções diferentes, com cada um executando o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão tamanhas distorções que não refletirão a realidade. Portanto, comparações com meses e períodos anteriores seriam completamente equivocadas.

Padronizar o trabalho – Padronizar é implantar as normas técnicas para maximizar a compatibilidade, reprodutibilidade, a segurança, qualidade, eficiência e excelência das atividades do processo. Um processo atingirá o alto padrão quando todas as pessoas possuírem amplo conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito e, óbvio, colocar todo o aprendizado em prática. Quando não temos processos mapeados e equipe sem treinamento, raramente a empresa conseguirá fazer a padronização do processos sair do papel para se tornar algo concreto. Padronizar é altamente interessante ao negócio. Todos devem seguir um padrão na hora de realizar as tarefas, facilitando a continuidade das atividades e evitando inconsistência em seu resultado.

Garantir maior controle – O mapeamento de processos proporciona visibilidade e padronização e isso reflete no aumento do controle sobre o processo e maior garantia da qualidade nas auditorias realizadas. O melhor controle dessas atividades dará aos gestores uma maior previsibilidade dos resultados, tornando o acompanhamento mais simples, evitado surpresas indesejáveis.

Otimizar processos – Essa é a maior vantagem e benefício que o mapeamento de processos pode proporcionar. A otimização pode ser percebida em diversos pontos: a redução dos custos de produção, a melhora na gestão dos processos, a redução de falhas e inconsistências que prejudicam o desempenho das atividades, dentre outras demais.

Mapeamento de processos em 10 passos na prática

Passo 1: Definir quais processos serão mapeados

O primeiro passo para mapear processos é definir quais os processos que precisam ser mapeados. Não mapeie todos os processos de uma só vez, essa prática demandará tempo, recursos e energia. Foque os processos que realmente importam e vão trazer resultados mais rapidamente ou processos que já apresentam sinais de urgência! Na hora de escolher entre um processo ou outro vale a pena fazer alguns levantamentos e questionamentos:

Por que é preciso mapear esse processo?
Qual a criticidade desse processo?
Quais os riscos envolvidos nesse processo?
Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais?
Qual o objetivo do mapeamento desse processo? (documentação, melhoria, padronização, transformação, outros.)
Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? (Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento)
Qual o objetivo real desse mapeamento? (descritivo, analítico ou executável)

Para essa decisão, também é possível contar com algumas ferramentas que irão auxiliar na priorização de processos, como a Matriz GUT. Essa matriz utiliza os critérios de gravidade, urgência e tendência para classificar os processos por ordem de importância.

Passo 2: Determinar os responsáveis pelo processo

Determine quem tem o maior efeito sobre a mudança dentro do processo. Quem é o responsável por fazer o processo acontecer. Quem são os stakeholders desse processo. Considere todos os impactos, do cliente interno e externo, o “motor e agitador” do negócio.

Para essa decisão, sugiro utilizar a Matriz RACI, a matriz de responsabilidades. Quem são os responsáveis, quem deve ser a pessoa a autorizar mudanças, quem deve ser comunicado, notificado e quem deve ser informado. Todas essas pessoas-chaves são importantes para a condução do mapeamento do processo definido.

Passo 3: Identificar os objetivos e os riscos do processo

Estabeleça os objetivos do processo a ser mapeado. Qual é o objetivo principal? Crie uma afirmação clara e detalhada sobre o processo. Deixe o objetivo claro quando o mapeamento do processo começar a ser traçado para comparar ao objetivo a ser alcançado. Em paralelo, determine os riscos que se aplicam ao processo. Um mapeamento dos processos deve identificar os obstáculos que possam impedir que o processo aconteça, assim como a forma de superar erros ou evitá-los durante a prática da condução.

Passo 4 – Entrevistar os envolvidos no mapeamento do processo

Entreviste todos os participantes importantes e envolvidos no processo e obtenha uma compreensão clara do seu papel e responsabilidades no processo analisado. O mapeamento do processo analisa cirurgicamente todo processo que ocorre dentro de uma organização. Esses participantes são essenciais para explicar como ocorre o processo! Escute, escute! Tome notas cuidadosas e aplique-as ao mapa do processo. Uma vez que ele está sendo desenvolvido, construído, todas as informações coletadas são importantes.

Passo 5: Montar um mapa de processo para o processo definido

Um mapa de processo é a representação gráfica: é o desenho da sequência de atividades que compõe um processo. Ele mostra informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e saída do processo (produtos, serviços e resultados). Os elementos de entrada e saída não precisam ser necessariamente físicos, como matéria-prima ou produtos, por exemplo. Eles poderão ser também informações.

Não esqueça de construir o mapa de processo com o envolvimento das pessoas. A prática deve ser conduzida por construção colaborativa. Lembre-se: quem mais conhece as particularidades de um processo é aquele que vivencia o processo industrial diariamente. O time de operação deve ter lugar reservado e especial durante toda a condução e construção do mapa. É importante que você envolva o máximo de colaboradores possível na construção do mapeamento colaborativo proporcionando a troca de experiência entre as pessoas.

O compartilhamento ajuda a desenvolver um sentimento de pertencimento e de empatia entre os colaboradores, que passarão a compreender melhor o seu papel dentro da organização, além de entender como o desenvolvimento do seu trabalho e suas responsabilidades é importante e impacta as operações e o resultado do processo. Essa é a melhor maneira de condução e construção do mapa. Se feito dessa forma, o seu mapeamento será mais assertivo e mais próximo da realidade.

Pensar coletivamente sobre os processos possibilitará a identificação de ganhos rápidos (quick-wins). Ações simples, mas que geram ganhos rápidos para a organização fazem toda a diferença no cotidiano dos colaboradores e no desempenho do processo.

Para conseguir fazer essa construção colaborativa, use as práticas de condução do Design Thinking no processo criativo para gerar ideias e encontrar soluções criativas e inovadoras para os problemas.

Existem diversas ferramentas e métodos que podem ser utilizados para mapear e avaliar os processos de uma organização. Entre elas, temos Fluxograma e SIPOC.

Fluxograma

O Fluxograma é a representação gráfica de um processo através de símbolos que demonstram a sequência de atividades. Demonstram como elas devem ser realizadas e identificam os atores envolvidos e os recursos necessários para o processo atingir seu objetivo final. O Fluxograma, também conhecido como diagrama de fluxo, é a mostra visual de um passo-a-passo de ações que envolvem um determinado processo. Ou seja, um fluxograma consiste em representar graficamente situações, fatos, movimentos e relações de todo tipo a partir de símbolos.

SIPOC

Muito utilizada em metodologias Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta muito usada para mapear processos. Com ela, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente a execução do trabalho. O SIPOC é uma ferramenta que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e com isso é possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e identificar oportunidades de melhoria. A ferramenta SIPOC consiste numa sigla em inglês de alguns elementos que compõem um processo. São eles: Suppliers (Fornecedores), Inputs (Entradas), Process (Processo), Outputs (Saídas) e Customer (Clientes). De maneira simples e eficiente é possível obter maior conhecimento do fluxo das atividades que acontecem na empresa através de uma visão macro do processo e assim identificar oportunidades de melhorias.

Envolvimento da equipe

O envolvimento dos colaboradores que executam as atividades é o ponto mais importante e influente no resultado de um trabalho de mapeamento e melhoria de processos, pois além de reproduzir a realidade operacional de cada processo, faz com que os colaboradores se sintam mais participativos e responsáveis pelo projeto de melhoria da organização, tornando-os mais engajados, comprometidos e empoderados nas suas tarefas diárias.

Há várias outras técnicas disponíveis para conduzir um Mapeamento de Processos, entre elas: Entrevistas, Questionários, Reuniões, Oficinas, Workshops, Observação, Análise documental, Coleta de evidências, Diagrama de Tartaruga e Tabela Descritiva.

Passo 6: Verificar e validar o mapeamento do processo

Finalizada a construção do mapa de processo, não esqueça de verificar se todos os elementos estão corretos e fazem sentido dentro do contexto da organização. Valide o mapeamento com os colaboradores, com o dono do processo e o gestor da área. Validar significa legitimar e autenticar o novo processo. É assegurar que todos os envolvidos genuinamente compreenderam o processo e acreditam nele.

Passo 7: Modelar o processo

Avalie o funcionamento e a eficácia do processo que existe atualmente. Estude as possíveis melhorias e otimizações que podem ser feitas no processo. Faça questionamentos de como melhorar o processo para que ele faça sentido e atenda às necessidades da organização, gerando valor aos clientes. Nesse momento, devem ser realizadas pesquisas, enquetes e questionários internos para entender a opinião mais abrangente de todos profissionais na organização. Essa ação é considerada positiva visto que são envolvidos os profissionais além dos responsáveis pela participação ativa do mapeamento. Isso normalmente traz insights interessantes para melhorias nos processos.

Depois de modelar o processo será necessário fazer um novo mapa de processo com o fluxo de trabalho remodelado com os pontos de melhorias e os insights levantados. Este deve ser novamente validado com o responsável e as demais pessoas envolvidas no processo.

Passo 8: Identificar as Melhorias que o processo necessita

Identifique o que está funcionando e o que não está funcionando no processo. Inconformidades, atrasos e gargalos, assim como atividades críticas devem ser apontadas e as atividades que agregam mais valor devem ser identificadas. Atenção às atividades e etapas importantes que assegurem a qualidade, produtividade, rendimentos e baixo custo além de garantir ao cliente que ele tenha a melhor experiência possível.

Passo 9: Escolher as melhorias a serem aplicadas ao processo

Ferramentas de melhoria de processos como PDCA, 5W2H, Diagrama de Ishikawa e a Matriz GUT devem ser aplicadas nas soluções encontradas que sejam trabalhadas nas causas dos problemas encontrados. Depois de acertadas quais as melhorias a serem aplicadas, elas devem ser revisadas, verificadas suas prioridades, forças e impactos. E, mais adiante, ao serem aplicadas, faz-se necessário acompanhar sua implementação para se certificar do êxito do trabalho traçado, realizado.

Passo 10: Monitorar o andamento do processo

O acompanhamento dos resultados pode ser considerado como a última etapa do mapeamento de processos. Mas é apenas o início de todo um trabalho voltado para a eficiência e a produtividade da organização. O monitoramento deve ser cíclico e contínuo. É preciso que você fique atento aos indicadores de performance que mostram como está a saúde do seu processo, independentemente se você apenas mapeou os processos com o objetivo de documentá-los, padronizá-los ou provocar transformações ou melhorias.

Mantenha todos os indicadores sob controle e não deixe de fazer os ajustes que julgar necessário, respeite o tempo de maturação das alterações para sempre tomar decisões baseadas nas amostragens adequadas de dados para cada ocasião. Utilize um sistema de indicadores-chaves de performance (KPIs) indicado para medir os resultados dos processos. Essa é uma boa prática para identificar erros e acertos no processo.

Mapear e documentar processos é algo muito importante. É a oportunidade que temos de repensar como a organização trabalha e iniciar uma série de ações que irão promover excelência na gestão. Somente documentar não basta. É preciso ir adiante e garantir que tudo o que foi planejado seja realmente executado com disciplina e comprometimento por todos. Mantenha-se competitivo e melhore sempre seu desempenho. Não pare de inovar nos processos! Sempre haverá uma maneira melhor e mais eficiente de atingir seus objetivos. Continue acompanhando o nosso site e aprenda sempre com os nossos artigos e boas práticas como obter os melhores resultados para o seu negócio e sua organização.

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João Paulo Ferreira

22 de abril de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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5S na indústria de alimentos: dicas para implementação

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O Japão é considerado o país de origem desta filosofia, devido a sua grande frequência e prática neste país. Mas é possível encontrar diversas sociedades, tribos, famílias ou pessoas praticando a essência dos 5S, evitando os pequenos desperdícios, respeitando o meio ambiente e o próximo, valorizando o bem-estar e a vida saudável. Ao conhecermos mais sobre seu significado, descobrimos sempre um novo entendimento, um novo alcance, um novo aspecto. Esta técnica leva-nos a limites cada vez mais distantes, permitindo-nos a descoberta de novos valores. Até que ponto chegaremos não é possível dizer antecipadamente, mas é uma busca constante de novas realizações e de novas satisfações.

O 5S demonstrou ser um modelo eficaz para aumentar a eficiência operacional, além de melhorar a segurança e a qualidade dos alimentos nas plantas de processamento de alimentos. O principal objetivo do 5S é ajudar as empresas a criar locais de trabalho seguros, arrumados, limpos e estruturados com menos desperdício. Como grande parte dos problemas de segurança de alimentos em um local é geralmente causada por falhas nas Boas Práticas de Fabricação (GMPs), em vez de deficiências no plano de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle, o 5S ganhou destaque em todo o setor como uma maneira de cumprir as metas de Modernização da Segurança dos Alimentos com ações regulatórias baseadas na prevenção.

Princípios do 5S

Principais benefícios do 5S para um processador de alimentos

Oferece suporte à integração dos processos de trabalho em toda a empresa através da participação de todos os funcionários;
Cria uma base estável para a implementação sistemática de práticas de manufatura enxuta necessárias para reduzir desperdícios e inconsistências e, portanto, promove o trabalho de valor agregado;
Aumenta o moral e a motivação dos funcionários por meio da participação prática;
Simplifica processos e reduz custos operacionais;
Engaja os funcionários ajudando a criar um local de trabalho mais seguro e sustentável.

Como implementar o 5S na indústria de alimentos

Conhecer o conceito é mais fácil, principalmente as áreas gerenciais e administrativas têm conhecimento básico sobre a ferramenta, mas a implementação requer uma colaboração mais estreita com os trabalhadores que pode ser conseguida com bastante treinamento e persistência. Lembre-se de que a implantação das Boas Práticas também é um trabalho de formiguinha e que requer persistência, mas os resultados compensam.

Defina o escopo

Como o 5S pode ser aplicado a qualquer setor organizacional, mix de bens ou serviços, a diferentes áreas, equipamentos, itens, pessoas, etc., é importante definir o escopo do projeto para sua introdução. Depois de abordar questões de segurança e qualidade de alimentos em uma planta, o 5S pode ser usado para se concentrar especificamente na redução de custos operacionais ou impactos ambientais. A maneira mais prática de concentrar os esforços do 5S em uma instalação de alimentos é alinhar suas principais expectativas de conformidade com as BPF e práticas de segurança e saneamento de alimentos.

Comprometimento da gerência e motivação dos funcionários

O método 5S aplica-se aos processos de trabalho, dos quais os funcionários da linha de frente são responsáveis. Portanto, o 5S pertence a eles e eles precisam ser educados, treinados, atualizados e motivados. Isso não será possível se a gerência não estiver comprometida em fornecer liderança, recursos e suporte ao empreendimento.

Educar e treinar funcionários

Para que o 5S seja eficaz, aloque cada funcionário responsável em uma zona de trabalho. Eduque, treine e atualize-os regularmente (ou conforme necessário) nas tarefas de sua área. O 5S é um método visual, portanto permita que os funcionários explorem quais métodos eles acham que funcionarão melhor, pois suas ideias provavelmente serão as mais bem-sucedidas. Quando os funcionários entendem bem o sistema de trabalho e o motivo de cada tarefa, eles se tornam mais comprometidos com a execução correta.

Revisar melhorias

Para sustentar as melhorias no 5S, crie um sistema de revisão no qual os funcionários sejam treinados para auditar outros departamentos. Eles não precisam de uma lista de verificação longa; em vez disso, basta dividir o trabalho de revisão em partes e alocar para diferentes grupos em uma base rotacional. Permita que os funcionários se reúnam com frequência por 10 a 15 minutos para discutir e sugerir soluções para questões de segurança e qualidade dos alimentos.
O 5S pode promover melhorias nos padrões de saneamento, higiene e manuseio de materiais em uma instalação de alimentos. É possível obter melhores resultados usando ferramentas e equipamentos de alta qualidade, com código de cores e design higiênico, que possuem um critério padronizado de seleção, armazenamento, cuidados e requisitos de manutenção. Isso eventualmente ajuda a manter as condições sanitárias dentro de um local, o que é necessário para garantir a conformidade com os regulamentos de segurança e saneamento de alimentos, os padrões da indústria e as expectativas dos clientes. Assim, o método 5S, quando praticado de forma consistente, pode fazer uma grande diferença na prevenção ou redução de violações de segurança dos alimentos, recalls de alimentos e doenças transmitidas por alimentos.

Fontes:

https://www.foodsafetymagazine.com/enewsletter/5s-in-the-food-industry-examples-and-tips-for-implementation/

https://certificacaoiso.com.br/programa-5s-vantagens-e-desvantagens/

3 min leituraO Japão é considerado o país de origem desta filosofia, devido a sua grande frequência e prática neste país. Mas é possível encontrar diversas sociedades, tribos, famílias ou pessoas praticando […]

Juliana Barbosa

10 de abril de 202013 de janeiro de 2021

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