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Especificação de compra para equipamento ou material com design higiênico

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O assunto de hoje é mais um “hot topic” (já abordado aqui). A criação de uma especificação de compra documentada que atenda ao design higiênico pode variar dependendo do equipamento ou material específico que você está adquirindo ou quer buscar no mercado, bem como das regulamentações e padrões de seu setor.

A seguir, há um exemplo genérico que você pode usar como ponto de partida. Lembre-se de personalizar este modelo de acordo com as necessidades e os requisitos específicos do seu projeto, o que exige um time treinado!

1. Informações Gerais

– Nome do projeto ou compra

– Data da previsão

– Comprador/Nome da sua organização

– Nome do fornecedor potencial

– Categoria do Equipamento/Material de processamento de alimentos

– Descreva o equipamento ou material de forma específica (com ou sem pigmento em plásticos e elastômeros).

2. Requisitos de Higiene

– O equipamento/material deve atender aos mais altos padrões de higiene aplicáveis à indústria, incluindo lista dos padrões e normas relevantes, como FSSC 22000, EHEDG (The European Hygienic Engineering and Design Group), European Committee for Standardization (CE), NAMI (The North America Meat Institute), 3-A e os requisitos identificados pelo GFSI para o projeto higiênico. Estas referências são fontes valiosas de informações.

3. Design Higiênico

O equipamento/material deve ser projetado com considerações de higiene em mente, incluindo:

– Superfícies lisas e não porosas que facilitam a limpeza;

– Cantos arredondados para evitar acúmulo de sujeira;

– Ausência de áreas de difícil acesso para remoção de microrganismos;

– Materiais resistentes à corrosão e à ação de produtos químicos de limpeza;

– Acessórios ou componentes facilmente desmontáveis para limpeza e manutenção, que não exijam uso de ferramentas na atividade.

4. Materiais

– O equipamento/material deve ser fabricado com materiais adequados ao uso pretendido, incluindo lista de materiais específicos, como aço inoxidável liga acima de 300, plásticos de grau alimentício, mangueiras com comprovação de atoxicidade, etc.

5. Procedimentos de Limpeza e Manutenção

O equipamento/material deve ser fabricado com materiais adequados ao uso pretendido, incluindo os materiais específicos recomendados.

5.1. Limpeza

O fornecedor deve fornecer instruções detalhadas sobre como limpar o equipamento ou material de acordo com as melhores práticas de higiene. Isso deve incluir: os produtos de limpeza recomendados, as ferramentas e equipamentos necessários para e a frequência pré-estabelecida.

5.2. Desinfecção (se aplicável)

Se necessário, o fornecedor deve especificar os métodos e procedimentos de desinfecção, incluindo os produtos que podem ser utilizados e as instruções sobre a frequência recomendada.

5.3. Manutenção Preventiva

O equipamento/material deve ser submetido à manutenção preventiva regular para garantir seu funcionamento adequado e prolongar sua vida útil. O fornecedor deve fornecer um plano com instruções pré-estabelecidas como guia de orientação.

5.4. Inspeções

Os operadores e o pessoal de manutenção devem realizar inspeções regulares do equipamento ou material para identificar possíveis desgastes, danos ou sinais de falha. O fornecedor deve fornecer uma lista de verificação de inspeção com pontos críticos.

5.5. Documentação e Registro

Todas as atividades de limpeza, desinfecção, manutenção preventiva e inspeções devem ser devidamente documentadas e registradas. O fornecedor deve especificar o formato de registro que será utilizado, o local de armazenamento seguro dos registros e a importância de manter registros precisos para rastreabilidade e conformidade, físico e/ou eletrônicos.

5.6. Treinamento

O fornecedor deve oferecer treinamento adequado aos operadores e ao pessoal de manutenção, abordando todos os aspectos dos procedimentos de limpeza e manutenção. Isso deve incluir:

– Treinamento inicial para garantir a compreensão dos procedimentos;

– Treinamento periódico de reciclagem para manter a competência.

5.7. Conformidade Contínua

Esta seção detalhada deve garantir que todos os procedimentos de limpeza e manutenção sejam realizados de acordo com as melhores práticas de higiene e os requisitos específicos do equipamento ou material adquirido.

A conformidade contínua é fundamental para garantir que os padrões de higiene e desempenho sejam mantidos ao longo do tempo. Ela desempenha um papel crítico na manutenção da segurança, eficiência e qualidade em ambientes onde a higiene é essencial, como nas indústrias de alimentos em áreas sensíveis à higiene. Procedimentos de higiene são cruciais para evitar a contaminação de produtos e garantir a segurança dos consumidores. Assim, certifique-se de que na compra de equipamentos com projetos sanitários há diligência e atenção aos detalhes que devem envolver as áreas de projetos, engenharia, manutenção, compras, qualidade, produção, higienização e, claro, os fornecedores!

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Cíntia Malagutti

13 de outubro de 202311 de outubro de 2023

Ferramentas de gestão,HACCP,Projeto Sanitário

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Cultura de Segurança de Alimentos e Clima Organizacional

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Hoje, quero escrever sobre um assunto que me é muito caro sem ter a pretensão de entrar na área da querida colega Cíntia Malagutti: a cultura de segurança de alimentos e sua conexão direta com o clima organizacional da empresa.

Geralmente, os programas de cultura de segurança de alimentos tomam como pilares os valores e a missão da organização fazendo link com a política da qualidade e seus indicadores de desempenho.

Neste texto quero trazer para reflexão o quanto o clima organizacional afeta positiva ou negativamente a implementação e o fortalecimento de uma cultura voltada para a produção de alimentos seguros e com qualidade.

Para mim, a área de Recursos Humanos (Gestão de Pessoas) é de longe a mais importante de todas as empresas, porque é através dela que são feitas as contratações e é ela a responsável por garantir um programa robusto e adequado de treinamentos, customizado, para cada área da organização, que tem como objetivo final melhorar e desenvolver as competências das pessoas, fazendo disso o alicerce para um plano de carreiras sólido e consistente que valorize o que as pessoas têm de melhor: a sua humanidade.

Sim! Não é possível pensar em uma cultura consolidada e enraizada sem pensar no quanto as pessoas se sentem motivadas, participantes e reconhecidas pelos papeis que desempenham dentro dos processos estabelecidos na empresa.

Mais do que produtos dentro da especificação, o que se deve buscar é um diferencial que só as pessoas podem dar.

Muito se fala sobre propósito, que o da empresa deve servir de inspiração para os colaboradores e que os propósitos deles devem se conectar de maneira única a garantir unicidade nas ações que levam a um ambiente acolhedor e motivador com foco em quem não faz parte direta dele, o cliente.

Muitas organizações utilizam pesquisas, realizadas com frequência variável, para a medição da qualidade do clima organizacional para que, a partir das respostas, sejam elaborados e desenvolvidos planos de ação visando a satisfação de todos (ou quase todos) os seus clientes internos (colaboradores).

Entendo que essa seja uma ferramenta respeitada, mas penso que a melhor ferramenta para uma cultura de felicidade interna seja a sinergia entre as lideranças e o RH porque dessa conexão nascem os mapeamentos de competências. E é a partir desses mapeamentos que são feitas as avaliações que vão nortear premiações e capacitações. Tudo isso, claro, acompanhado do bom e velho feedback, olho no olho, porque apenas com conversas francas e objetivas as pessoas se sentem valorizadas e respeitadas.

Pra finalizar, compartilho uma história que ouvi há muitos anos: um renomado professor, pesquisador e apaixonado pela Qualidade foi visitar a NASA. Ao chegar ao local foi recebido com pompa e levado a conhecer todos os processos considerados importantes para as missões espaciais. Uma a uma, as pessoas apresentavam-se a ele e falavam sobre suas qualificações, experiência e responsabilidades técnicas tão importantes para a Agência Espacial. Durante a visita, ao atravessar um dos hangares, ele viu uma senhora fazendo a limpeza do chão. Observando o trabalho dela, pediu licença aos acompanhantes para fazer algumas perguntas a ela. Todos se olharam e, meio sem entender, seguiram-no até a mulher. Quando chegou perto, ele apresentou-se e perguntou-lhe o nome e qual era a função dela ali. Ela, com um sorriso no rosto respondeu: “Eu ajudo a levar o homem ao espaço!”. O professor, feliz, teve a certeza de que ela, de todos ali, era realmente quem sabia qual era o objetivo do seu trabalho.

Quando as pessoas sabem qual é a verdadeira função e importância da sua atividade dentro de um processo, ali existe um ambiente que pode ser classificado como um ambiente de cultura consolidada e uniforme.

Por isso, não há como dissociar o clima organizacional de um programa de cultura de qualidade e de segurança de alimentos!

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Jose Luiz Bariani

31 de agosto de 2023

Fator RH,Ferramentas de gestão,Meu olhar

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Não conformidades: o cliente sempre tem razão?

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Um dos requisitos básicos de um bom sistema de gestão da qualidade e de segurança de alimentos é o tratamento de reclamações recebidas de cliente. Elas, na maioria das vezes, são oportunidades únicas de melhorar um produto ou processo e de garantir que um pequeno problema não se torne uma enorme dor de cabeça.

Em geral, gostamos de ser bem atendidos quando temos alguma queixa, mas odiamos receber queixas de outras pessoas.

Quando uma reclamação chega é comum ouvirmos frases do tipo “Esse cliente reclama de tudo”, “Acha que isso é motivo para reclamação?”, “Não temos problemas com outros clientes…”, “Esse contaminante não é nosso” e tantas outras que na verdade são afirmações feitas sem base alguma ou análise profunda do caso.

Sam Walton ensinou que “o cliente nem sempre tem razão, mas se provar que ele está errado, você vai perdê-lo”.

Então, como transformar a insatisfação do cliente em oportunidade para diferenciação do seu produto/serviço/marca?

Os sistemas de gestão dão importância fundamental a processos de Manutenção e Melhoria Contínua de todo o sistema de produção, da chegada da matéria-prima até a entrega no cliente. O tratamento de Não-Conformidades de maneira EFETIVA é fundamental para essa melhoria contínua do sistema e o desempenho do sistema de tratamento de não conformidades depende do envolvimento de toda equipe e também do nível de burocracia implementado.

Muitas empresas adotam um sistema de classificação para as reclamações como “Procedentes” e “Improcedentes”. As primeiras recebem atenção total, já as do segundo tipo ficam numa espécie de “limbo da qualidade”, esquecidas e sem o tratamento e atenção devidos.

As não conformidades “Procedentes” podem ser classificadas como de “Alta Relevância”, quando oferecem risco à saúde do consumidor e de “Baixa Relevância”, quando não oferecem risco à saúde do consumidor.

Nesse post não quero me ater às reclamações consideradas procedentes e, portanto, aquelas que julgamos que são as que “o cliente tem razão”.

Meu foco aqui é fazer uma provocação sobre aquelas reclamações que consideramos serem possível “mimimi” ou oportunidade encontrada pelo cliente para conseguir um desconto no valor do produto.

Em tempos de redes sociais hiperativas e devoradoras de reputações, será que vale a pena correr o risco de um pequeno defeito que foi identificado por um cliente se transformar em um enorme problema que pode se transformar em um “meme” como aquele famoso da bruxa oferecendo suco para a Branca de Neve?

Voltando ao tema burocracia…

O quanto seu modelo de tratamento de não conformidades está sendo eficiente?

Quão rápida é a resposta que você dá quando recebe uma reclamação?

Rapidez não é sinônimo de consistência, mas a demora na resposta pode fazer crer ao seu cliente que ele não é importante para sua empresa. Com isso, ele pode sentir-se disponível para conhecer melhor seu concorrente.

Burocracia leva à perda de fé por parte das pessoas de que algo funciona…

Então, procure incutir nas pessoas do seu time alguns conceitos:

1 – Toda reclamação é importante

2 – Todo cliente é importante

3 – Agilidade na análise significa atenção e respeito a quem está do outro lado do negócio

4 – Toda resposta é melhor que nenhuma resposta

5 – Empatia (verdadeira) ainda é a melhor característica para quem quer resolver problemas

6 – O cliente pode até não ter razão (no seu ponto de vista) mas ele quer ser ouvido e se reclamou é porque confia que você vai entender e atender sua reclamação

7 – Reclamar faz parte do processo e assim como falsos elogios podem levar para o buraco, reclamações atendidas podem fazer sua empresa ser mais respeitada e, principalmente, recomendada para clientes que você talvez nem faça ideia de que gostariam de comprar seu produto.

3 min leituraUm dos requisitos básicos de um bom sistema de gestão da qualidade e de segurança de alimentos é o tratamento de reclamações recebidas de cliente. Elas, na maioria das vezes, […]

Jose Luiz Bariani

31 de agosto de 202330 de agosto de 2023

Ferramentas de gestão,Meu olhar,Muito a ensinar

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Você conhece os custos da não qualidade?

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Você conhece os custos da não qualidade na empresa em que trabalha? Saberia elencá-los e dimensioná-los?

Dentro do nosso escopo de trabalho, no complexo mundo da segurança de alimentos, muitos de nós já nos deparamos com questões diretamente relacionadas aos custos da qualidade. Será que conseguimos responder às seguintes perguntas:

Você conhece os custos da qualidade na sua empresa?
Sabe como calculá-los?
E os custos relacionados às falhas internas, externas? Qual o impacto deles no negócio?
Gostaria de apresentar projetos que contemplem melhorias da qualidade, baseados em avaliação, prevenção e que sejam aprovados pela Alta Direção?

Exemplos práticos poderiam ser: apresentar um projeto de melhoria da qualidade ao seu superior imediato ou diretamente à alta direção da empresa; levantar e precificar as perdas ocasionadas por uma falha interna que pode ser detectada, por exemplo, após realização de algum teste prévio à liberação de um lote de produto. Ou mesmo, acompanhando indicadores de SAC ou respondendo a uma notificação de infração de um órgão regulamentar.

São atividades corriqueiras, seja no departamento da qualidade, seja auditando uma planta ou prestando um serviço de consultoria.

Pensando em etapas, como podemos delinear esse trabalho de levantamento e precificação dos custos da qualidade?

– Quais são os custos da qualidade, ou seja, como podemos garantir e controlar a qualidade, evitando as perdas da não qualidade?

Como conseguimos prevenir os problemas? Alguns exemplos práticos são: com treinamento de colaboradores, atividades de homologação dos fornecedores, controle de processos, manutenção preventiva
Como conseguimos avaliar nossos processos? Com processos de auditoria, análises laboratoriais durante o processo, avaliação dos fornecedores

– Quais os custos da não qualidade?

Falhas internas – problemas que são detectados internamente antes da expedição do produto, que podem gerar refugo, retrabalho, ações corretivas
Falhas externas – multas de órgãos fiscalizadores, devolução de mercadorias não conformes, reclamações de consumidores e casos de recolhimento também são considerados como falha externa e já falamos desse custo neste post do blog.

E qual a vantagem que esse conhecimento nos traz, enquanto colaboradores dos setores da qualidade, componentes das equipes de segurança de alimentos?

Conhecer essas informações e principalmente esses números nos permite elaborar projetos de melhoria mais assertivos, detectando os principais pontos falhos e que possivelmente serão mais bem aceitos quando pensamos em investimentos na qualidade. O blog já trouxe um texto com essa visão também, focando a gestão da qualidade em resultados mensuráveis.

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Aline Rezende Rodrigues

10 de julho de 20238 de julho de 2023

Ferramentas de gestão

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Cultura S.A. SEMPRE aderida à Cultura Organizacional

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Muito se fala de cultura organizacional e de alimentos/qualidade em normas de food safety (as reconhecidas pela GFSI) em lei (a europeia, regulamento 382 em 2021), diretrizes do Codex Alimentarius (CXC 1-1969, ver. 2020), programa (food standards Austrália e Nova Zelândia) e política nacional (a chilena, de 2018 – 2030). Mas como as empresas estão desenvolvendo estas diretivas de maneira prática?

Além de diversas referências mundiais, já abordadas aqui, aqui, aqui, aqui, há novas que podem nos guiar:

– PAS 320: um guia em elaboração para a cultura de segurança de alimentos, para trazer mais clareza ao processo e caminho na construção e amadurecimento da Cultura de Segurança de Alimentos. Funciona como um orientador prático e foi publicada em Abril de 2023. Baixe aqui.

– Guidelines on Food Safety Culture – Food Drink Europe: um guia para a cultura de segurança de alimentos, publicado em Maio de 2023 pelo grupo Food Drink Europe visando fornecer algumas diretrizes gerais, com exemplos práticos e ferramentas para as empresas de alimentos entenderem, implementarem e medirem a sua cultura. Também é possível baixar aqui.

A cultura organizacional ou corporativa são os valores, atitudes e comportamentos compartilhados de uma organização que definem sua identidade e orientam suas ações. Uma cultura de segurança de alimentos, por outro lado, diz respeito à organização interna e, ao contrário da cultura corporativa, não pode ser definida como uma cultura geral. Cada grupo, disciplina, departamento, função, pessoa geralmente tem diferentes tarefas de segurança de alimentos e expectativas atribuídas. É importante defini-las no SGSA da sua empresa, incluindo o Plano de S.A./HACCP.

Desenvolver uma cultura de segurança de alimentos requer um planejamento organizacional cuidadoso, bem como esforços contínuos em treinamento e comunicação. É importante reconhecer que não existe uma solução “tamanho único” para alcançar uma cultura de segurança de alimentos, por isto cada empresa tem seu DNA.

Embora os componentes da cultura de segurança de alimentos sejam subjetivos (percepção), as empresas devem desenvolver ferramentas para mensurá-la objetivamente. Isso pode ajudar a comparar até que ponto a cultura de segurança de alimentos e seus componentes são atendidos na empresa, entre diferentes grupos de funcionários, como por exemplo, operadores versus gerenciamento (liderança de topo), locais diferentes, em contato direto com alimentos ou não ou para avaliar tendências no tempo (reutilizando a mesma ferramenta). Isso pode desencadear ações corretivas, como treinamento adicional de determinados funcionários em alguns ou todos os componentes da cultura de segurança de alimentos, melhoria dos canais de comunicação, investimento em recursos, etc.

Além de pesquisas e questionários, outros métodos para medir a cultura de segurança de alimentos incluem observações de práticas e comportamentos, solicitando informações de indivíduos dentro da organização, bem como avaliações das políticas e procedimentos internos sendo cumpridos, incorporando novas tecnologias e melhores práticas, incentivando os colaboradores a darem feedbacks, incluindo “quase falhas” e sugestões de melhorias, não apenas uma abordagem “de cima para baixo”, mas também “de baixo para cima”.

Outra maneira é “Gap Analysis” versus Performance, comparando os parâmetros críticos. Por exemplo: certificação por terceiros (com/não anunciado), reclamações e desvios internos. Também por Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) de segurança de alimentos usando quadro digital ou físico, semelhante ao triângulo EHS (meio ambiente, saúde e segurança), para destacar métricas críticas como dias desde o último recall, número de quase acidentes, incidentes, reclamações e muito mais. Essa abordagem pode ajudar a aumentar a conscientização e criar ocasiões para celebrar conquistas e marcos de segurança de alimentos.

As lições devem ser compartilhadas após um incidente, por exemplo, envolvendo a equipe específica na busca de formas de melhoria, sem medo de relatar problemas, reportar ao indivíduo que relatou o incidente, aos colegas e ao departamento a que pertencem e, em alguns casos, a outros departamentos ou à organização como um todo.

A criação de uma forte cultura de segurança de alimentos requer comprometimento e participação ativa de todos os membros da organização e requer melhoria constante. Ao colocar a cultura de segurança de alimentos como prioridade máxima, reduz-se o risco de doenças transmitidas por alimentos, contaminação cruzada e alergias alimentares, ao mesmo tempo em que constroem a confiança e a fidelidade do consumidor à sua marca. Portanto, garanta que estejam entregando produtos seguros e de alta qualidade aos seus clientes, para garantir o sucesso a longo prazo do seu negócio, perenizando-o.

Imagem: Guidelines on Food Safety Culture – Food Drink Europe

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Cíntia Malagutti

20 de junho de 202319 de junho de 2023

Fator RH,Ferramentas de gestão,Legislação,Meu olhar,Normas de certificação

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Problemas com food fraud ou com gestão de mudanças?

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Às vezes, o que aparenta ser uma questão de fraude econômica pode ser uma falha na gestão de mudanças.

Em maio de 2023, o Ministério da Agricultura e Pecuária realizou uma operação especifica, coletando uma série de amostras de requeijão nas gôndolas, em diferentes regiões do Brasil. O resultado foi alarmante: em 5% das amostras foi detectada presença de amido não rotulado. Veja mais detalhes deste caso aqui. Algumas empresas podem ter sido pegas de surpresa com tal informação. O uso de amido na formulação pode não ter ocorrido de forma intencional.

Mas se não é intencional, onde pode ter ocorrido a falha que gerou esta contaminação e como preveni-la?

Entre os programas que mantém o sistema de segurança de alimentos saudável, temos uma importante atividade a ser realizada chamada Gestão de Mudanças.

A gestão de mudanças é o programa responsável por garantir que as novas entradas do sistema – seja em inovações tecnológicas, produtivas, normas, metas e requisitos – não trarão riscos para um processo já controlado. De ponta a ponta, os riscos devem ser avaliados, mitigados e monitorados neste processo. O blog também trouxe um post exclusivo sobre o tema aqui.

Mas qual poderia ser a ligação entre os casos de amido no requeijão e Gestão de Mudanças? Alguns programas já consolidados podem, simplesmente, terem passado despercebidos no processo de gestão de mudanças:

ð Será que o último processo de otimização de formulação conseguiu buscar informações sobre a Gestão de Fornecedores de forma detalhada e suficiente para evitar esta contaminação? (Leia mais sobre gestão de fornecedores aqui).

ð Será que os processos de limpeza se mantêm eficientes para eliminações de possíveis contaminações cruzadas nos equipamentos de produção? (veja mais sobre validação aqui).

ð Será que a gestão de programação de produção está considerando as sequências de modo a trazer eficiência e segurança para os produtos e processo produtivo?

ð Será que os treinamentos operacionais estão sendo ministrados corretamente e efetivamente de modo que os colaboradores tenham o conhecimento sobre a importância do tema em questão? (leia mais sobre treinamentos aqui).

Algumas destas questões podem ser parte da causa-raiz da contaminação dos requeijões com amido em determinadas empresas, considerando também uma contaminação não intencional. Vale o reforço e a exploração do tema em todos os segmentos de alimentos para a prevenção de futuros desvios, lembrando que a Gestão de Mudanças é uma atividade coletiva, ou seja, um time multidisciplinar é indispensável.

E você, já verificou suas gestões de mudanças hoje?

Thiago Pontes é engenheiro de produção com mais de 10 anos de vivência nas áreas de Gestão de Qualidade, Segurança de Alimentos, Assuntos Regulatórios e Corporativo. Tem especialização em Segurança de Alimentos e Microbiologia. Desenvolveu sua carreira em empresas como Danone, Kellogg e Grupo Lactalis, tendo como estratégia de trabalho o desenvolvimento técnico de colaboradores através da Cultura positiva de Qualidade, empoderamento e conscientização, além da disseminação de conhecimento técnico nos diferentes níveis das organizações.

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Convidados

12 de junho de 20238 de junho de 2023

Ferramentas de gestão

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Análises de causa-raiz e a Cultura de Qualidade

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É de conhecimento que um sistema saudável de gestão de segurança de alimentos deve ser baseado sempre em aplicações de metodologias para planejar, executar, verificar e agir – PDCA. Inclusive, o blog tem um post exclusivo sobre o PDCA como base para estruturar um SGSA (veja aqui).

As ferramentas de Qualidade apoiam a gestão de riscos e problemas (veja aqui), sendo algumas destas metodologias mais conhecidas o Diagrama de Ishikawa, 5W2H ou o próprio PDCA que traz a gestão das atividades relacionadas com estas ferramentas.

Porém, as metodologias vão muito além da implementação do sistema. Elas fazem parte do dia a dia das operações e são ferramentas poderosíssimas para o engajamento e mudança de cultura nas organizações.

É no chão de fábrica que as coisas acontecem, e os colaboradores do processo produtivo estão a todo tempo observando as áreas e esperando o momento certo para serem ouvidos. Neste sentido, as metodologias de análises de causa-raiz podem ser uma forma de envolvimento e participação destas equipes, além de reconhecimento pelas informações privilegiadas repassadas por eles.

Metodologia como forma de reconhecimento

Muitas vezes, a forma de reconhecimento e valorização de um profissional é demostrar o apreço pelas suas contribuições e comportamentos. Durante as análises de causa-raiz, um time multidisciplinar deve ser formado, e neste momento existe o espaço para tirá-lo da rotina e valorizá-lo. Ter o envolvimento da equipe operacional em temas de Qualidade e Segurança de Alimentos descentraliza a área, e cria um cenário de comprometimento e engajamento para os setores produtivos, além de motivar outras operações a também contribuírem para a melhoria contínua de Qualidade.

Para que o processo de análise de causa-raiz seja eficiente para a mudança cultural e para otimizar contribuições das diferentes equipes, é importante dar um feedback claro e direto com os reconhecimentos e os alinhamentos necessários, sempre de forma positiva para gerar engajamento e envolvimento.

Atuando assim, além de conseguir excelentes resultados na identificação de causas-raízes e envolvimento para realização dos planos de ações, você ainda garante a mudança cultural tão necessária no chão de fábrica. E aí, pronto para esta virada de chave?

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Convidados

5 de junho de 20235 de junho de 2023

Ferramentas de gestão

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Inovação importa para Qualidade e Segurança de Alimentos?

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Olá, leitores do Food Safety Brazil! Que bom estar de volta a este blog tão importante para mim! Você sabia que eu escrevi aqui desde o seu 1º ano (2012)? Desde que deixei a escrita constante aqui para me aventurar na Sra Inovadeira, eu aprendi muita coisa que contribuiu para a minha visão sobre as práticas projetuais. Hoje eu vou contar para você como usei a abordagem do Design Estratégico, foco do meu mestrado, em um projeto voltado à qualidade e segurança de alimentos.

Design e Qualidade têm a ver? Para mim, muito! Deixa contar como foi esse processo projetual.

Nosso projeto tinha o objetivo de reformular um curso longo voltado à Qualidade. Gostaríamos de entender quais eram as lacunas, os anseios, os incômodos dos profissionais de Qualidade e Segurança de Alimentos, criando um curso que não apenas atendesse às dúvidas que eles já tinham no radar, mas também àquelas que ainda não estavam presentes – mas deveriam.

O projeto teve três fases. Na primeira, fizemos o nosso dever de casa: desk research e netnografia para mapear os temas recentes que estavam sendo mais discutidos em eventos, congressos, fóruns e artigos científicos do setor. Usamos tudo o que estava ao nosso alcance: Google Scholar, Science Direct, observação de grupos de whatsapp, Instagram, Linkedin, Google Trends e Google Ads (buscando os termos mais buscados na plataforma). Este mapeamento fez com que a equipe entendesse em que terreno estava pisando, e quais eram os temas mais quentes e mais prementes do setor.

Na segunda fase, entrevistamos em profundidade 6 gerentes e diretores de Qualidade de grandes empresas de alimentos, todos com grandes equipes de Qualidade. A todos, perguntamos qual era o papel da Qualidade na empresa e o que mais sentiam falta nos líderes com quem hoje trabalhavam – ou seja, quais eram as suas lacunas de aprendizado e experiência. Estas entrevistas nos mostraram que havia temas quentes que também eram lacunas – ou seja, que não estavam no radar dos profissionais de Qualidade e Segurança de Alimentos. Também aprendemos que as lideranças de Qualidade tinham uma visão focada na rotina e pouca experiência com temas mais estratégicos.

Com base nestas duas fases, montamos uma proposta de reformulação do curso. A proposta incluía módulos em 4 grandes áreas: Pessoas, Processos, Segurança de Alimentos e Inovação e Tecnologia. Com base nestas áreas, criamos 6 módulos, que iam cruzando a nossa visão sobre o futuro da Qualidade e Segurança de Alimentos, com tudo o que havíamos coletado durante o projeto.

Chegamos à terceira fase certas de que iríamos abafar. Tínhamos 6 módulos incríveis, inspirados em toda essa pesquisa, e apresentamos para um grupo de 5 profissionais da Qualidade que ocupavam uma cadeira de liderança na área. Todas mulheres, é claro, porque a gente domina o setor, né non?

Cada participante desta fase apresentou-se, conheceu o material que havíamos criado e recebeu então 10 votos: 5 positivos e 5 negativos. Elas foram instruídas a distribuir seus votos positivos para os módulos que mais lhe chamaram a atenção, e os negativos para aqueles que não chamaram a atenção ou tinham pontos de melhoria.

Todos os módulos foram muito bem aceitos, menos um.

Adivinha qual?

Aquele que era o meu queridinho: Inovação e Novas Tecnologias.

Aquele seria o MEU módulo… como assim, as pessoas não curtiram este tema?

A ideia ali era apresentar quais novas tecnologias poderiam ajudar a Qualidade e a Segurança de Alimentos a terem melhores resultados: coisas como visão computacional, internet das coisas, inteligência artificial, digitalização. Além disso, iria discutir o papel da Qualidade nos processos de inovação da empresa. Nós sabíamos que isso era um tema quente, e que era uma lacuna destes profissionais.

Contudo, o que as pessoas da indústria de alimentos entendem quando leem a palavra inovação? Novos produtos. E algo que não está próximo delas.

Um dos comentários que recebemos foi muito emblemático:

“Não consegui entender como a Inovação e Novas Tecnologias será inserida no contexto atual. Enquanto a Qualidade é aquele trabalho de todo dia, aquela batalha nossa, todo dia tem que fazer acontecer, ela ainda não é natural. Ainda vejo um tempo muito grande até chegar nessa aplicação de todas essas novas tecnologias.”

Esse e outros comentários similares me fizeram voltar no tempo – na época em que eu mesma era Gerente de Qualidade e P&D em uma empresa de ingredientes. Pessoa de P&D, começando a trabalhar diretamente com Qualidade, o que eu aprendi?

Que a rotina nos engole, e logo estamos apenas tocando o dia a dia.

A questão é que o trabalho da liderança – em teoria – não é tocar o dia a dia. A liderança tem que formar pessoas, pensar em estratégias, inspirar, formar elos, melhorar processos nas interfaces. O que vemos, contudo (e o que aconteceu comigo também!), é que a rotina nos engole.

A questão é que Qualidade e Segurança de Alimentos podem atuar em três níveis: conformidade, gestão e estratégia.

No nível de conformidade, está toda a nossa rotina: assegurar o atendimento à legislação e às normas. Garantir que o produto seja fabricado no padrão. Conferir as matérias-primas. Estabilizar processos com desvios e gerir não conformidades. Tudo isso que é o nosso dia a dia.

No nível da gestão, está tudo o que faz com que a rotina funcione: seleção de pessoas, treinamento, inspiração, resolução de conflitos. Melhoria contínua de processos, redução de custos, aumento da eficiência.

Até aqui, se há inovação, ela é incremental. Nos níveis de atuação de conformidade e de gestão, estamos lidando apenas com aquilo que a empresa já faz, e melhorando aos poucos, um dia de cada vez. Tudo, sem dúvida, relevante para a sustentação do Sistema da Qualidade e Segurança de Alimentos.

A coisa muda de figura, contudo, quando ela atua no nível da estratégia. É aqui que o impacto da Qualidade aumenta. Este é o nível em que pensamos novos futuros, implementamos normas que abrem novos mercados para as empresas, introduzimos tecnologias que zeram os defeitos ou aumentam significativamente a eficiência dos processos. É neste nível que a Qualidade é fonte de inovação para a empresa.

É no nível da estratégia que a Qualidade e a Segurança de Alimentos deixam de ser um custo do negócio, para serem uma das suas principais fortalezas de sustentação. Qualidades que atuam no nível estratégico estão sentadas na mesa da Alta Gestão, tomando decisões e apoiando decisões de longo prazo.

E então, eu lhe pergunto? Em que nível você tem atuado? E por que parece que Inovação não importa para quem trabalha na Qualidade e Segurança de Alimentos?

Ah, em tempo: lembra da fase 2 do projeto, em que entrevistamos líderes de Qualidade de grandes empresas de alimentos brasileiras. Adivinha o que estes líderes falaram?

Que sentem falta de lideranças de Qualidade que saibam estabelecer estratégias, entendam de inovação e de novas tecnologias.

Vocês sabem que a Inovação é o norte da minha vida.

É sobre as Contribuições da Inovação para a Qualidade que eu falo no VIII Encontro de Profissionais da Garantia da Qualidade, que acontece agora em maio em Campinas. Quer me ouvir falar? Então garanta seu ingresso aqui.

Cristina Leonhardt é profissional da inovação de alimentos, engenheira de alimentos (UFRGS), com MBA em Gestão Empresarial pela FGV, mestra em Design (UNISINOS). Atua na área de Pesquisa e Desenvolvimento há mais de 20 anos, com gestão estratégica em P&D e Inovação e projetos de desenvolvimento de alimentos e bebidas, além de ser mentora da Startup Weekend e de foodtechs. É uma das principais autoridades brasileiras em Gestão de Pesquisa e Desenvolvimento.

Fundadora e editora-chefe da Sra Inovadeira, o 1º portal brasileiro sobre Inovação e P&D de alimentos. Fundadora da Tacta Food School, empresa de educação continuada e hub de projetos na área técnica de alimentos e bebidas. Em 2022, fundou a Manbu, empresa dedicada à Gestão Estratégica da Inovação, Pesquisa de Mercados e Projetação de Futuros em empresas de alimentos.

6 min leituraOlá, leitores do Food Safety Brazil! Que bom estar de volta a este blog tão importante para mim! Você sabia que eu escrevi aqui desde o seu 1º ano (2012)? […]

Convidados

26 de abril de 202324 de abril de 2023

Ferramentas de gestão,Inovações e novidades

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Gestão de documentos: burocracia ou agilidade?

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A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura. Desta forma, a gestão de documentos facilita o acesso à informação e permite que ela seja compartilhada de forma mais eficiente entre os diversos setores da empresa.

No entanto, quando pensamos na indústria de alimentos, logo associamos esta gestão com burocracia. Isso se deve ao fato de que essa área é regulamentada por normas que exigem um cuidado especial com os documentos. Para executá-la, não são necessários softwares robustos. O grande diferencial está na veracidade e rastreabilidade das informações, bem como no treinamento das pessoas envolvidas em monitorar o que foi documentado.

Sobre a informação documentada, a ISO 9001 prevê que esta deve assegurar que os documentos estejam disponíveis e adequados para uso, onde e quando for necessário, além de estar protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade). Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades:

distribuição, acesso, recuperação e uso;
armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
retenção e disposição.

A forma como será realizado o controle da informação documentada deve estar descrita, de modo a garantir sua padronização.

A figura abaixo apresenta alguns insights a serem considerados:

A lista mestra é geralmente utilizada para “listar” todos os documentos controlados (registros, programas de autocontrole, procedimentos operacionais padrão, etc.). As informações a serem contempladas nesta lista são: descrição do documento, data de elaboração e revisão, além da quantidade de revisões já realizadas e os motivos, bem como onde este documento está distribuído. Esses dados permitem a rastreabilidade do documento.

Esse controle pode ser realizado tanto de formas mais simplificadas (Excel, Word) como com softwares de gestão de documentos. Cabe ressaltar que quanto mais manual é o processo, maior é a burocracia e a probabilidade de erros. No entanto, quem define qual forma utilizar é a empresa, de acordo com sua necessidade.

Geralmente, os erros encontrados nesta etapa são vinculados à incoerência entre as informações apresentadas no documento (in loco) em relação à lista mestra. Uma forma de auxiliar neste controle seria através de auditoria documental periódica realizada internamente, amostrando alguns documentos e avaliando esse controle, mas como é realizada por amostragem, há margem para erros.

Neste sentido, há uma demanda crescente para utilização de softwares de gestão de documentos, que tornam a probabilidade de erro menor, considerando a robustez de dados passíveis de controle, que podem ser personalizados de acordo com os objetivos da empresa.

São exemplos de software utilizados: Qualiex, qualis, Quali, TOTVS, entre outros. Estes promovem mais produtividade e lucratividade, economia de custos, de espaço, segurança de dados e mais praticidade.

Além disso, um software específico contribui com a restrição de acesso a documentos e facilita a distribuição, mantendo armazenadas todas essas informações. Quanto ao arquivamento destes documentos, devem seguir especificações regulamentadas para cada documento, mas geralmente envolve o dobro do tempo do shelf-life do produto.

Quanto a registros digitais, cabe ressaltar que devem ser planejados de forma que a informação documentada não possa ser alterada após sua inserção. Uma das formas geralmente utilizada é salvar em extensão pdf. Utilizar registros em planilhas Excel que permitem a atualização de dados e verificações não é aconselhável.

Outro aspecto importante que deve ser mapeado é a definição de como será realizada a verificação. Pode ser por meio de assinatura eletrônica do arquivo pdf ou outra forma aceitável pelo órgão fiscalizador.

Um aspecto importante a ser considerado é que as pessoas envolvidas com a documentação dentro da empresa, seja ela um procedimento ou até mesmo um registro a ser preenchido, devem ser treinadas para essa atividade. Descrever isso parece repetitivo, mas há diversas ocorrências em que as não conformidades são apontadas em decorrência de frequências definidas que não estão sendo atendidas e informações em registro que não atendem as descrições contempladas em procedimentos.

Neste sentido, o desafio para tornar essa atividade ágil está em compreender todo o sistema de gestão, atribuir responsabilidades, manter essa informação documentada, avaliada periodicamente e ainda fazer com que todos os envolvidos compreendam sua função/ contribuição para a assertividade deste processo.

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Marieli Rosseto

24 de abril de 202322 de abril de 2023

Ferramentas de gestão,Meu olhar,Normas de certificação

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Correção X Prevenção, eis a questão

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Há basicamente duas formas de lidar com a segurança dos alimentos: pela via da correção e pela via da prevenção. Na prevenção, deve-se agir antes e evitar que um problema ocorra; já na correção, espera-se o problema acontecer para só depois agir.

O grupo de prevenção está constantemente melhorando suas práticas de segurança dos alimentos, aprimorando seu planos de HACCP, o treinamento de suas equipes, incluindo o fortalecimento de uma cultura de segurança de alimentos, garantindo a compra de matérias-primas, ingredientes e insumos seguros de fornecedores qualificados, fortalecendo seus programas de pré-requisitos, investimento em seus processos, projetos sanitários, melhorias nas plantas industriais e rotinas para minimizar riscos nos produtos. O grupo de correção espera até que haja uma não conformidade, uma reclamação ou um surto para agir.

Ambas as formas de lidar com a segurança dos alimentos requerem recursos financeiros, sendo que as empresas que têm uma cultura de correção são as famosas apagadoras de incêndio, correndo atrás dos problemas e arcando com os custos de mitigação de danos. Aquelas que agem dentro de uma cultura preventiva investem antes para evitar a ocorrência de problemas posteriores.

Em termos de gerenciamento de gastos, investir para prevenir problemas permite estimar, provisionar e gerenciar os recursos, mas no caso das organizações que esperam para agir depois, nem se trata de um investimento, e sim, de disponibilizar os recursos que forem necessários para mitigar os problemas. Isso pode se tornar bem dramático se houver danos aos consumidores, como em decorrência de processos judiciais ou indenizações, como nos exemplos a seguir:

Chipotle, empresa com sede em Newport Beach na Califórnia, pagou a maior multa da história, de US$ 25 milhões, por ter sido responsabilizada por vários surtos (Salmonella em 2015, E. coli O157 em 2015, Norovírus em 2015/2017 e Clostridium perfringens em 2018) nos quais adoeceram mais de 1100 pessoas, felizmente, sem óbitos;
Peanut Corporation of America, devido a um surto de Salmonella que levou 714 pessoas a ficarem doentes, cerca de metade crianças. Nove pessoas morreram, 3 executivos foram presos e houve um prejuízo econômico gigantesco, pois a receita anual era de cerca de US$ 25 milhões, mas o custo do surto ultrapassou US$ 1 bilhão. Amendoim é um ingrediente usado em muitos outros produtos: só a Kellogg’s, um dos clientes da Peanut, estima que perdeu de US$ 65 – 70 milhões em produtos que precisaram recolher;
Jensen Farms teve problemas com um surto com Listeria, no qual adoeceram 147 pessoas e dessas 33 morreram. Seus donos, os irmãos Eric e Ryan Jenson, tiveram de pagar uma multa de US$ 150.000 cada um, faliram e foram condenados a cinco anos de liberdade condicional e seis meses de prisão domiciliar. Mas não para por aí, pois forneciam para vários players, e com isso, os processos se multiplicaram. Só com o Walmart, tiveram de fazer um acordo por um valor não revelado em 23 ações judiciais envolvendo o surto de Listeria ligado aos melões.

A mentalidade das empresas que se baseiam na lógica de só agir após a ocorrência do problema via uma correção obviamente não é proativa. Isso pode ocorrer por diversos motivos, seja por ignorância dos riscos, por desconhecimento de metodologias preventivas como o HACCP, por mera irresponsabilidade na gestão ou por apostar na probabilidade de que o problema não vai acontecer, literalmente contando com a sorte.

Já aquelas que direcionam suas ações por uma mentalidade em que se usa uma lógica preventiva são bem diferentes, são proativas, pois fazem um investimento inicial, o que a princípio pode parecer um fator oneroso, porém isso tem ROI (Return on Investment) uma vez que previne a geração de produtos não conformes, retrabalho, reclamações pagas, indenizações, recall e perda de imagem, como tratado no artigo “Gestão Estratégica em Food Safety“.

A prevenção em segurança dos alimentos é uma jornada contínua sobre a compreensão de seus muitos riscos e a implementação de procedimentos e processos para minimizar esses riscos.

As empresas que assumem essa responsabilidade implementam procedimentos que previnem riscos, o que inclui implantar, manter e melhorar programas de GMP, MIP, PCAL, HACCP, e podem ir além, com um bom sistema de gestão em segurança de alimentos como previstos nos protocolos da FSSC 22000, IFS, BRCGS ou SQF, e para validar estas ações, passam por auditorias realizadas por organismos independentes e acreditados.

“A prevenção não é um trabalho de uma pessoa, mas toda a empresa precisa se unir à causa comum de proteger a marca e, mais importante, a vida dos clientes”.

Matt Regusci

Há ainda um outro tipo de empresa: aquela que finge ter uma mentalidade preventiva, inclusive aparentemente investindo em programas de gestão em segurança de alimentos, mas que efetivamente mascaram informações organizando as linhas industriais e registros somente quando vão receber clientes ou auditorias. Neste caso, os investimentos realizados nunca trarão o retorno esperado, e claro, a efetiva proteção dos produtos será bem capenga.

O papel das lideranças é obviamente fundamental para a construção de uma postura proativa de prevenção, tema que foi tratado no artigo “O perfil de líderes que favorecem a Cultura Food Safety “.

No dia a dia das organizações, como se sabe, a busca incessante pela redução de custos e despesas pode se tornar um impedimento para os investimentos iniciais voltados para ações de cunho preventivo, o que requer sempre uma consideração significativa sobre os riscos associados à segurança dos alimentos para incentivar a tomada de decisão. Porém, como visto no artigo “Food Safety agregando valor aos negócios“, ações preventivas são sempre um bom negócio.

A prevenção é a forma eficaz de se evitar os prejuízos decorrentes da correção.

É certo dizer que agir pela mentalidade da prevenção custa dinheiro, porém também é certo afirmar que agir pela mentalidade corretiva custa normalmente mais, pois há que se mitigar os danos causados, sem contar a irresponsabilidade que isto implica sobre a saúde pública.

Sobre este tema e para fortalecer os conceitos, leia também “Correção, ação corretiva e ação preventiva em empresas de alimentos.”

E na empresa onde você atua, agem pela mentalidade da prevenção ou da correção? Conte-nos.

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Marco Túlio Bertolino

4 de abril de 20232 de abril de 2023

Ferramentas de gestão,Meu olhar

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