Ferramentas de gestão

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Análise SWOT: ferramenta de planejamento estratégico para o contexto da indústria de alimentos

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O direcionamento da definição do planejamento estratégico da indústria de alimentos é tão importante quanto o plano propriamente dito. É um momento de reflexão, compartilhamento de ideias, interação, avaliação interna de forças, análise das oportunidades do mercado, do perfil da concorrência e de elaboração de metas.

Mapeie a direção em busca dos melhores resultados e encontre a melhor estratégia.  Depois de desenvolvê-la, veja como colocar sua estratégia em ação, como priorizar positivamente e como gerenciar fornecedores e parceiros de forma eficaz.

Uma mentalidade positiva é vital para a construção de uma estratégia de negócios. Certamente você já deve conhecer a Análise SWOT, uma ferramenta estratégica que desenha o cenário da organização analisando os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.

A Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta muito utilizada para análise de cenários e ambientes corporativos, sendo comumente utilizada como base para uma boa gestão e construção de um forte planejamento estratégico. Usamos a análise SWOT para avaliar a posição atual da organização antes de decidir sobre qualquer nova estratégia.  As lideranças têm uma grande dificuldade na hora de consolidar um planejamento estratégico e a análise da matriz SWOT traz a validação e definição clara dos pontos mais importantes. Para muitos, essa análise possibilita a construção de caminhos mais assertivos para o desenho do contexto da organização.

A criação desta ferramenta é creditada a Albert Humphrey. Albert liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, nas décadas de 1960 e 1970, usando a ferramenta em grandes corporações internacionais. Naquela época, ele estudou o ranking das maiores empresas americanas do momento, publicado pela revista Fortune 500.

Simples e versátil, a análise SWOT verifica a posição estratégica de negócios dos mais variados tipos e tamanhos. Apesar de sua simplicidade, essa ferramenta é capaz de realizar um diagnóstico completo da organização, mitigando os possíveis riscos no momento de dar um passo ou tomar uma decisão importante na criação de estratégias como a exploração de novos mercados até o lançamento de novos produtos.

Essa análise tem como entrega o desenho real de uma matriz sinalizando todos os fatores a serem trabalhados, as oportunidades e as ameaças externas que demandarão a atenção especial da gestão.

Hoje, tem-se a Análise SWOT aplicada e conduzida dentro das normas como um ponto de inovação na implementação de sistemas de gestão. Seu uso traz às empresas o entendimento que as normas ISO são ferramentas de gestão estratégica e não só um certificado para demonstrar aos clientes. Essa clareza traz força e mostra o grande objetivo atingido e o anseio de vários profissionais de sistema de gestão. Definitivamente, a análise de SWOT nas normas ISO, com o estudo das oportunidades e ameaças, traz a gestão estratégica para o tema central da normativa, ajudando, portanto, as organizações a serem mais fortes e competitivas, construindo assim uma organização mais forte através das certificações.

De acordo com as informações e os levantamentos realizados pela organização, durante a execução da ferramenta, é possível iniciar um Planejamento do Sistema de Gestão, dando mais consistência ao vínculo entre Contexto da Organização e Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Com isso, torna-se mais clara a definição da Política da Qualidade, Missão, Visão e os Objetivos a partir da análise do contexto da organização.

A construção de um Planejamento Estratégico é requisito obrigatório! Na verdade, ele não deve ser encarado ou visto como uma exigência, embora muitas organizações já realizam essa prática de forma direta ou indireta durante o seu planejamento. Lembre-se: o monitoramento e uma análise crítica devem ser feitos visando as questões externas e internas para o melhor controle e atendimento aos requisitos da boa prática de gestão.

Para tal atividade sugiro algumas ferramentas para incluir nesse diagnóstico e construir um planejamento mais robusto. Classifique os riscos, as oportunidades, as ameaças e as fortalezas do seu processo ou negócio vinculando sempre as ações de mitigação ou alavancagem em uma Matriz de Probalidade x Impacto x Força. O resultado destes apontamentos será uma matriz de Probabilidade X Impacto que classificará cada atividade do seu processo, em Probabilidade (Remota, Possível, Provável e Muito Provável); Força e Impacto (Baixo, Médio, Alto e Muito Alto). Classifique também suas atividades de acordo com a sua Gravidade, Urgência e Tendência através da Matriz GUT.

A análise SWOT permite que as lideranças tenham uma visão estratégica dos pontos positivos e negativos nos dois ambientes. A busca pela excelência é como um grande jogo de xadrez. Na verdade, em qualquer jogo, devemos conhecer bem as regras e os recursos disponíveis. Isso é fundamental para que as lideranças decidam quais serão as melhores jogadas e tomadas de decisões, sempre olhando para o objetivo final. Dentro dessa ótica, a ferramenta torna-se um instrumento de vital importância para que a indústria possa fazer um mapeamento completo e iniciar o jogo com uma melhor preparação para busca da vitória e dos melhores resultados.

Descubra o que está funcionando bem e o que não está tão bom na organização. Pergunte a si mesmo para onde deseja ir, como pode chegar lá e o que poderá talvez atrapalhar. Conheça o caminho seguro que a organização deve seguir para atingir seus objetivos.

Segundo Philip Kotler, análise SWOT pode ser traduzida como uma avaliação global das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Um sistema simples que traz a real posição estratégica da organização. Devido à simplicidade da metodologia, pode ser utilizada para fazer qualquer tipo de análise de cenário ou ambiente. SWOT é uma sigla para as palavras em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. É a análise das Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Em terras brasileiras a matriz ganhou outro nome: Matriz FOFA – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

De qualquer forma ou definição, a matriz SWOT ou FOFA é a definição das forças e fraquezas do ambiente interno para que as organizações aproveitem bem as oportunidades e evitem as ameaças do ambiente externo. O ambiente interno é o cenário onde serão identificados os pontos fortes e as fraquezas de uma organização e a análise do ambiente externo, é onde encontraremos as ameaças e as oportunidades. Essa didática deve ser considerada devido aos fatores que influenciam o funcionamento da organização munindo de informações muito úteis o processo de seu planejamento estratégico.

O uso da análise SWOT busca aproveitar e explorar ao máximo o cenário para melhorar e alavancar vantagem competitiva da organização. Reduz as chances de fracassar: entender o que está faltando e eliminar os perigos que o pegariam de surpresa. Comece elaborando uma estratégia que o distinga de seus concorrentes concorrendo assim para o sucesso e o destaque no seu mercado.

Passo-a-passo para promover análise da Matriz SWOT

Hora de colocar a mão na massa e construir a Matriz SWOT já visualizando o planejamento estratégico! Desenhe um quadrado dividido em quatro partes iguais. Em cada quadrante, titule com as palavras: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Posicione aqui todas as possíveis oportunidades e ameaças! Use metodologias lúdicas na construção da matriz. Envolva e engaje todo o time.

Essas etapas iniciais devem estar claras para que seja iniciada a análise da Matriz SWOT.

  • As forças serão capazes de potencializar quais oportunidades?
  • Quais forças serão capazes de combater quais ameaças levantadas?
  • Quais fraquezas poderão acabar prejudicando as oportunidades?
  • Quais fraquezas podem acabar potencializando as ameaças?

Reúna um time de várias funções e níveis em sua organização. Use a técnica de brainstorming para criar uma lista de ideias sobre onde sua organização está atualmente. Examine cada área com mais detalhes e considere quais perguntas você poderia fazer como parte de sua análise. Para compreender como realizar o passo-a-passo da análise da Matriz SWOT aprenda os seus quatro conceitos principais que traduzem essa sigla!

Forças – Strengths

Pontos fortes que sua organização faz bem e que a distingue dos seus concorrentes. Vantagens que sua organização tem sobre outras organizações. O que a indústria faz melhor do que ninguém! Os maiores valores que impulsionam seus negócios. Os recursos únicos e especiais que só sua organização possui e que se destacam.

Fraquezas – Weaknesses

Seja honesto! Use a verdade nua e crua. Seja realista e enfrente as verdades desagradáveis de forma clara. Cuidado com o excesso de otimismo para que não o impeça de refletir sobre as fraquezas da sua organização. Caso tenha dificuldades, liste então as oportunidades de melhoria e não os pontos fracos. O alvo é reconhecer o que a organização precisará melhorar. As organizações sempre buscam a melhoria contínua. Quanto melhor for o conteúdo e a riqueza dessa lista, melhor serão as oportunidades de corrigir falhas e melhorar o desempenho da organização.

Oportunidades – Opportunities

Oportunidades são aberturas para que algo positivo possa ocorrer e acontecer. São situações que surgem para que a organização possa olhar com uma visão mais estratégica e enxergar o que pode acontecer no futuro. Ser capaz de detectar e explorar oportunidades para fazer a diferença na sua organização de maneira a competir e assumir a liderança em seu mercado. Pense em boas oportunidades que você poderá identificar imediatamente. Isso não precisa mudar o jogo: até pequenas vantagens poderão aumentar a competitividade da sua organização. Que tendências interessantes de mercado você conhece que poderão ter um impacto? Observe as mudanças nas políticas do governo relacionadas ao seu campo, mudanças nos padrões sociais, perfis populacionais e estilos de vida que poderão criar oportunidades interessantes.

Ameaças – Threats

É vital antecipar ameaças e agir contra elas antes de se tornar vítima delas e seu crescimento parar. Pense nos obstáculos que você enfrentará para produzir e colocar seu produto no mercado. Perceba que os padrões ou especificações de qualidade de seus produtos poderão mudar e pode ser necessário alterá-los para permanecer na liderança. A evolução da tecnologia é uma ameaça sempre presente, além de uma oportunidade! Sempre considere o que seus concorrentes estão fazendo e se você deve mudar a ênfase da sua organização para enfrentar o desafio. Lembre-se: o que eles estão fazendo agora poderá não ser a coisa mais certa a ser seguida ou realizada. Evite copiá-los sem saber como isso melhorará sua posição no mercado. Certifique-se de explorar se sua organização está especialmente exposta a desafios externos. Veja se sua organização tem dívidas incobráveis ou problemas de fluxo de caixa que poderão torná-lo vulnerável a pequenas mudanças no seu mercado. Esse tipo de ameaça poderá prejudicar seriamente seus negócios, portanto, esteja alerta.

Depois de examinar todos os quatro aspectos do SWOT, você terá uma longa lista de possíveis ações a serem executadas. Aproveite seus pontos fortes, fortaleça-se em suas áreas mais fracas, evite ameaças e explore todas as oportunidades. Antes de entrar em ação, procure possíveis conexões entre os quadrantes de sua matriz.

Análise SWOT cruzada

Cruze as informações dos quatro quadrantes de forma a obter um resultado que permita delinear estratégias importantes para o futuro da empresa. Para o cruzamento da análise SWOT é preciso primeiro que a análise do ambiente tenha sido clara e assertiva, ou seja, devem ser pesquisadas profundamente as forças e fraquezas e identificadas as oportunidades e ameaças. Para cada cruzamento é importante saber criar objetivos e estratégias.

  • Pontos Fortes x Oportunidades = Estratégia ofensiva / desenvolvimento das vantagens competitivas.
  • Pontos Fortes x Ameaças = Estratégia de confronto para modificação do ambiente a favor da empresa.
  • Pontos Fracos x Oportunidades = Estratégia de reforço para poder aproveitar melhor as oportunidades.
  • Pontos Fracos x Ameaças = Estratégia defensiva com possíveis modificações profundas para proteger a empresa.

A análise SWOT é uma estrutura simples e útil que ajudará a desenvolver o que se faz bem, a lidar com o que está faltando, a minimizar riscos e a tirar o máximo proveito possível das chances de sucesso. Use para entender seus concorrentes e para promover informações necessárias para criação de uma posição competitiva coerente e bem-sucedida. Seja realista e rigoroso ao realizar a análise com o uso desta ferramenta.

Dicas para bom uso da Análise SWOT

Evite o excesso de otimismo: empreendedores e gestores são pessoas otimistas. Somente otimistas têm força de vontade para montar seu próprio negócio. É normal que acabem focando apenas os pontos fortes e oportunidades e acabem deixando os pontos fracos e ameaças de lado. O problema é que quando algo não sair como esperado, você poderá se perguntar: “Por que não pensei nisso antes?” É fundamental que liste desde o início os pontos fracos e ameaças para que possa trabalhar para superá-las. Revise todos os pontos levantados com outras pessoas. Muitas vezes temos uma visão viciada do nosso negócio e não conseguimos enxergar pontos que estão bem a nossa frente. Para ter mais êxito, peça suporte às pessoas que tenham expertise com o negócio ou que entendam do ramo em discussão. Encontre todas as oportunidades que ainda não tenha percebido! O quanto antes você descobrir, mais fácil será para corrigir o rumo e a direção da organização.

Preencher a análise SWOT não é considerado o fim do processo! Não basta só preencher os quadrantes. Esse é apenas o começo do desenho do planejamento estratégico com o início de um plano de ação. Um plano de ação contendo o que a organização pode e deve fazer para eliminar os pontos fracos, reduzir os riscos das ameaças e aproveitar os pontos fortes e as oportunidades com responsabilidades e prazos para execução das ações.

A análise SWOT traz  novas oportunidades e possibilidades. A análise valoriza a participação de todas as áreas, traz um olhar externo com a contribuição das discussões e verdadeiramente aporta diversidade e colaboração criando assim, um Plano de Ação Estratégico robusto e visionário.

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Matriz RACI – Matriz de Responsabilidades para Segurança de Alimentos

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A Matriz RACI tem como principal função mapear todas as tarefas e resultados em relação às funções do seu projeto bem como a tomada de decisão e as responsabilidades que devem ser alocadas a cada função.  A matriz promove melhor alinhamento e comunicação nos projetos dos quais você participa, deixando claro a todos os seus devidos papéis e atribuições. Uma ferramenta que deve ser muito utilizada  no sistema de gestão de segurança dos alimentos. Traz clareza aos envolvidos sobre quando deve-se tomar uma ação e quando se deve apenas ser informado.

A matriz RACI é uma ferramenta que dá suporte e gera consciência a cada colaborador de suas atribuições durante um projeto. Uma matriz de distribuição de responsabilidades. Criada para eliminar conflitos e confusões na hora de definir QUEM DEVE FAZER O QUÊ e para aumentar a força e a eficiência de projetos. Com o uso de um sistema gráfico, é apresentado o objetivo do projeto e a ação específica e necessária de cada participante para que esse objetivo seja no final atingido, de forma assertiva.

É sempre difícil e um desafio dentro dos projetos determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades dos processos. Algumas vezes, durante a construção de um processo, alguns detalhes são perdidos e ao final, acabamos não definindo claramente as responsabilidades. O modelo da Matriz RACI vem para dar suporte e facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades. Trata-se da criação de um mapa de responsabilidades para todas as atividades de um processo.

 

Afinal, o que seria uma matriz RACI?

É uma ferramenta visual de fácil utilização que definirá com clareza as atribuições, os papéis e as responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo. Ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

É a melhor maneira de garantir que os processos irão correr bem e que todas as partes envolvidas serão mapeadas, atribuindo cargos e funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nesse momento, a matriz surge como uma ótima ajuda para o fortalecimento da comunicação, da organização e gerenciamento do projeto e a gestão com as pessoas!

A matriz RACI é formada por um acrônimo que define os papéis e as atribuições dos envolvidos, significando assim:

  • R (Responsible): o Responsável
  • A (Accountable): a Autoridade
  • C (Consulted): o Consultado
  • I (Informed): o Informado

Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente específica para o cargo de executar, desenvolver e concluir a tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas por esse colaborador. Aqui fica definido quem é que põe a mão na massa! É o responsável pela execução. O que completa as tarefas e realiza as entregas do projeto!

Accountable (Aprovador): Aquele quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto! O papel do Accountable é o do aprovador. Aquele de quem será cobrado caso algo se desvie do esperado. É quem tem a autoridade para organizar a tarefa, acompanhar seu desenvolvimento, aceitar ou recusar uma entrega. É o responsável para verificar se a tarefa poderá ser de fato iniciada, se ela foi realizada de forma adequada, se está dentro dos padrões desejados pela organização, entre outras. O aprovador deve acompanhar a realização do processo dando permissão para que seja iniciado e aprovar os resultados e as entregas. Vale ressaltar que uma tarefa deverá ter somente uma autoridade. Mesmo que o aprovador delegue essa responsabilidade da aprovação de um entregável para outra pessoa, ele ainda é responsável pelo aceite dessa entrega.

Consulted (Consultado): Quem é consultado, dentro ou fora da organização para contribuir com a execução das tarefas. Pessoas que agregam valor ou são essenciais para que a ação seja implementada de fato. São aqueles que podem dar dicas, opiniões ou sugestões para a melhoria e o desenvolvimento da atividade bem como o aperfeiçoamento do entregável. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e conhecimento. A comunicação é de duas vias, consulta e resposta.

Informed (Informado): São todas as pessoas, clientes e stakeholders que precisam receber a informação sobre o andamento do projeto referente à conclusão, o início de uma atividade, a sua performance e as entregas que gerarão uma mudança impactante em seu cotidiano. Estas pessoas devem ser notificadas dos resultados ou ações tomadas, porém não é necessário que estejam envolvidas no processo de tomada de decisão. Neste caso, a comunicação ocorre num sentido. Se houver alguma informação ou atividade que gere consequências importantes para algum dos envolvidos, eles devem ser incluídos na lista de informados.

Nem todos os processos contarão apenas com esses 4 tipos já descritos e definidos na metodologia. Além das definições tradicionais, a matriz RACI pode conter algumas variações dos papéis tradicionais e papéis extras envolvidos, como o Manager, o Backup, o Notify e o Originator. Isso acontece porque diferentes projetos têm diferentes necessidades. A matriz de responsabilidades deve ser flexível e comportar bem as adaptações!

  • Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Não tem o poder de decisão para aprovar os resultados.
  • Backup (Reserva): caso o responsável principal pela tarefa não possa cumpri-la, faz-se necessário determinar um 2° time que irá substitui-lo, em casos excepcionais. É necessário prestar bastante atenção na hora de nomear um backup para uma atividade.
  • Notify (Notificados): diferentemente do informado, que precisará receber diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só precisará ser avisado da conclusão de uma atividade. Esse precisará ser notificado pois dará prosseguimento a uma tarefa ou precisará do resultado da atividade para utilizar como insumo em uma outra tarefa.
  • Originator (Originador): é a pessoa que desenhou e criou a atividade do processo. É a pessoa responsável pelo “briefing”, dando uma visão aos envolvidos de como a atividade deve ser executada e qual é o resultado esperado. Ao conhecer quem deu início a essa atividade, ficará mais fácil esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Como vimos a matriz RACI é flexível e pode ser customizada. Porém é preciso atenção e cuidado para não torná-la uma ferramenta complexa que tem como princípios a simplicidade e a transparência.

Crie sua Matriz de responsabilidades – RACI

1. Defina as atividades e tarefas do projeto

Criar e desenhar uma matriz RACI é definir quais atividades o seu projeto precisará para ser executado. Faça uma lista de todas as atividades de um processo. Identifique todas as tarefas envolvidas na entrega do projeto e liste-as no lado esquerdo do gráfico na ordem de conclusão.

2. Mapeie todas as partes interessadas no projeto

Mapeie todas as principais partes interessadas (stakeholders) do projeto: os membros da equipe de trabalho e todos aqueles que serão afetados de alguma forma pelo projeto. Liste os especialistas que assumirão o papel de consultados durante o projeto. Faça uma lista de todos aqueles que estão envolvidos no processo. Identifique todas as partes interessadas no projeto e liste-as na parte superior do gráfico.

3. Monte uma tabela com as informações

Reúna todas essas informações para compor uma tabela. As linhas deverão conter as atividades e as colunas deverão conter os nomes ou os cargos das pessoas que serão responsáveis durante o projeto. Você pode inserir os nomes (deixando mais personalizada sua matriz) ou usar somente o nome dos cargos.

4. Defina as responsabilidades (RACI)

Construída a estrutura da matriz RACI, preencha os espaços com a letra correspondente, relacionando atividades e as pessoas (ou cargos). Vale ressaltar que uma pessoa poderá assumir mais de um papel na matriz RACI. Tudo dependerá do projeto que a organização conduzirá.

Toda demanda levantada deverá ter pelo menos um responsável e apenas um aprovador! Evite processos paralelos ou em duplicidade. Caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida. Reduza conflitos de responsabilidades!  Ah, nem todas as atividades do projeto deverão ter consultados e informados. Caso haja, uma mesma atividade poderá ter várias pessoas consultadas e informadas.

Benefícios da Matriz de Responsabilidades

Divisão clara de tarefas – A ferramenta evita a existência de responsabilidades conflitantes ou a ausência de atribuição de um responsável. Elimina dilemas sobre “de quem é essa responsabilidade?”.

Levantamento de informações – Facilidade de encontrar o dono da tarefa. Temos um forte registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos em uma tabela.

Contato entre membros da equipe – Designar todos os membros da equipe definindo formalmente quem deverá ser informado ou consultado para a tomada de decisões ou a realização de atividades sem sobrecarregar outros, que sabemos não é uma situação tão rara. Portanto, a Matriz RACI bem elaborada e divulgada reduzirá esses tipos de eventos.

Crescimento do senso de responsabilidade – Pela falta de formalização das responsabilidades, algumas atividades ficam esquecidas, prazos são perdidos e tarefas só são retomadas caso alguém intervenha para conclui-las. Com a matriz de demandas e responsáveis, a negligência de tarefas e a procrastinação poderão ser eliminadas.

O uso correto da metodologia RACI nos proporciona outros diversos benefícios, como a facilidade de rastrear responsabilidades, ajudar os demais membros do processo a saber a quem se reportará, pedirá ajuda ou cobrar uma entrega. Evitar que um processo fique parado porque “alguém” deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída. É um controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”. É uma ferramenta fácil de usar, criar. Visual, intuitiva e muito prática para ser consultada rapidamente. Melhora e estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe. Promove uma divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho. Cria um maior senso de responsabilidade e nos mostra que os trabalhos e os resultados dos outros dependem da realização do nosso trabalho. E em casos de saída de um colaborador do time, o backup saberá exatamente o que deve fazer.

Apresente e compartilhe com time! A Matriz RACI deverá estar à vista de todos com as atribuições precisas e bem esclarecidas de cada papel.

Envolva a equipe do projeto na definição das responsabilidades RACI. Um esforço colaborativo ajudará certamente a trazer o alinhamento necessário para a execução das atividades e garantirá que todos compreendam e concordem com seu papel. Com papéis bem distribuídos e definidos, as decisões serão tomadas com muito mais rapidez, a prestação de contas será muito mais transparente e o fluxo de trabalho muito mais organizado.

Fontes:

https://thedigitalprojectmanager.com/raci-chart-made-simple/

https://project-management.com/understanding-responsibility-assignment-matrix-raci-matrix/

https://www.projectsmart.co.uk/how-to-do-raci-charting-and-analysis.php

https://www.cio.com/article/2395825/project-management-how-to-design-a-successful-raci-project-plan.html

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Programas de autocontrole para indústrias de alimentos de origem animal – (III)

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Continuando a série de posts sobre autocontrole na indústria de alimentos de origem animal, vamos abordar aqui os conceitos do sistema de inspeção ligados aos programas de autocontrole.

Qual a diferença entre inspeção tradicional e inspeção com base no risco?

Na inspeção tradicional, a identificação da carne inadequada para consumo humano era definida através da inspeção post mortem de carcaças e vísceras, adotando exames de visualização, palpação e incisão para detectar anormalidades nos tecidos. Sendo assim, o resultado desta inspeção era corretivo/reativo diante de uma não conformidade, além do que a inspeção era realizada sempre da mesma forma, nos mesmos locais e na mesma frequência em toda fábrica. A coleta de amostras era a forma de garantir a qualidade dos produtos e a fiscalização era responsável pela segurança dos alimentos.

Na inspeção com base no risco, os exames tradicionais serão somados a novas técnicas que permitam observar problemas de origem microbiana que hoje são cada vez mais frequentes e não causam lesões observáveis nas linhas de inspeção. A inspeção com base no risco dá atenção maior aos pontos mais vulneráveis e atenção menor àqueles que estejam sob controle adotando postura mais preventiva que reativa. Sua base de fiscalização é embasada nos registros de monitoramento da empresa, que são verificados pelo governo e por análises laboratoriais quando necessário.

Quais são as responsabilidades da indústria e do governo no sistema de inspeção com base no risco?

– Indústria: Garantir a qualidade dos processos e produtos; possuir programas desenvolvidos, implantados, mantidos e monitorados, visando assegurar a qualidade higiênico-sanitária de seus produtos.

– Governo: Verificar o cumprimento da legislação, avaliar a implantação e a execução dos programas de autocontrole.

Quais normas norteiam a implementação dos programas de autocontrole?

Basicamente 3 legislações:

  • Portaria MAPA nº 368/1997 – Regulamento Técnico sobre as Condições Higiênico-Sanitárias e de Boas Práticas de Fabricação para Estabelecimentos Elaboradores Industrializadores de Alimentos.
  • Portaria MAPA nº 46/1998 – Estabelece obrigatoriedade de implantação de Sistema de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle nos estabelecimentos com SIF
  • RIISPOA Decreto 9013/2017 – Regulamento de inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal.

Claro que um programa de autocontrole robusto não se limita apenas a estas legislações, mas elas são a base. Podem ser usadas outras complementares a fim de deixar o programa mais consistente.

O que é verificação oficial?

  • A verificação oficial com base nos autocontroles é a atividade inerente à fiscalização, sob competência do SIF local, e visa avaliar, principal e especificamente, a implementação dos programas de autocontrole por parte das empresas registradas
  • A verificação é documental e in loco e varia a frequência conforme o regime de inspeção do estabelecimento que pode ser permanente ou periódica
  • As inconformidades serão registradas em formulários e não isentam o SIF da tomada de outras ações fiscais quando houver necessidade
  • Foco do SIF na inspeção ante e post mortem
  • As não conformidades registradas devem ser respondidas de forma imediata ou mediata pelos estabelecimentos por meio de plano de ação e avaliadas pelo SIF, segundo procedimentos internos do MAPA
  • A verificação oficial deve avaliar os procedimentos numa visão externa ao processo, pois a inspeção não faz parte do programa da empresa. Essa verificação deve focar as ações e o cumprimento do programa pelas empresas conforme eles foram descritos. A identificação de não conformidades pode gerar ações fiscais por parte da inspeção.

Como deve ser feita a identificação de desvios (por parte da Inspeção)?

Slide: Palestra de Fernando Fagundes Fernandes

Ao identificar um desvio, deve-se buscar saber se a empresa também o identificou. Em caso positivo, buscam-se os registros dessa identificação e das ações corretivas em andamento. Se a empresa apresentou os registros e as ações corretivas foram adequadas, registra-se o desvio, mas não como uma não conformidade, indicando na planilha que há compatibilidade entre os achados da inspeção e os da empresa.

Caso o desvio não tenha sido identificado pela empresa ou esta não apresente os registros ou ainda se as ações corretivas não foram iniciadas ou não forem adequadas, deve-se avaliar a extensão e a gravidade do desvio para determinar se e qual ação fiscal será tomada. Se foi identificada perda de controle (desvio grave com impacto em saúde pública ou nos interesses dos consumidores, ou ainda um desvio recorrente e que a empresa tem visível dificuldade em corrigir, deve-se lavrar os termos de apreensão ou suspensão (ação cautelar para impedir o agravamento da não conformidade) e ainda um auto de infração para notificar a empresa das sanções às quais ela está sujeita.

Caso não seja identificada perda de controle por parte da empresa, registra-se a não conformidade e exige-se a correção em plano de ação.

A definição de perda de controle é uma área “cinzenta” de muita discricionariedade. Muitas vezes o que é perda de controle para um auditor não é para outro. Tudo depende da gravidade e extensão do desvio, histórico da empresa e da atitude para solucionar e corrigir o problema.

O que são Áreas de Inspeção e Unidades de Inspeção?

  • Áreas de Inspeção
    • Seção ou setor com seus equipamentos, instalações e utensílios incluindo forro, paredes, piso, drenos e outras estruturas eventualmente presentes.

      Slide: Palestra de Fernando Fagundes Fernandes
  • Unidades de Inspeção
    • Subdivisão de uma área de inspeção que compreende o espaço tridimensional onde está inserido o equipamento, instalações e utensílios, limitada por parede, piso e teto, levando-se em consideração o tempo necessário para realização da inspeção visual das superfícies. Uma AI pode ser constituída por várias UI e sua divisão depende de critérios técnicos que podem variar de acordo com a planta do estabelecimento.

      Slide: Palestra de Fernando Fagundes Fernandes

É necessário lembrar que os conceitos aqui apresentados são a base para os programas de autocontrole verificados pelo MAPA, possuem base no CODEX e outras legislações internacionais. Muitos conceitos são semelhantes, porém pode haver pequenas variações no seu entendimento.

A seguir apresento alguns links utilizados para a construção destes posts:

https://www.sgsgroup.com.br/-/media/local/brazil/documents/white-papers/industrial/sgs-ind-risk-based-inspection-pt-brazil.pdf

http://iris.paho.org/xmlui/bitstream/handle/123456789/34152/perspectivaanalise-por.pdf?sequence=1

http://imagens.devrybrasil.edu.br/wp-content/uploads/sites/88/2015/01/17160609/Sonielson-juvino-da-Silva.pdf

https://www.infoteca.cnptia.embrapa.br/infoteca/bitstream/doc/1111408/1/final9146.pdf

https://www.maxwell.vrac.puc-rio.br/6062/6062_3.PDF

https://www.manutencaoemfoco.com.br/rbm-manutencao-baseada-em-riscos/

http://www.agricultura.gov.br/assuntos/inspecao/produtos-animal/arquivos-publicacoes-dipoa/manual-do-dipoa-para-calculo-do-risco-estimado-associado-a-estabelecimentos/view

CODEX ALIMENTARIUS. CAC/GL 82Principios y directrices para los sistemas nacionales de control de los alimentos, 2013.

BRASIL. Presidência da República. Decreto 9.013, de 29 de março de 2017. Regulamenta a Lei 1.283, de 18 de dezembro de 1950, e a Lei 7.889, de 23 de novembro de 1989, que dispõem sobre a inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal. Diário da União, Brasília, DF, 2017.

https://alimentusconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2017/06/Normas-Interna-DIPOA-SDA-n%C2%BA-01-de-08-de-mar%C3%A7o-de-20171.pdf

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Programas de autocontrole para indústrias de alimentos de origem animal – (II)

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Neste segundo post, vamos falar sobre alguns conceitos ligados aos programas de autocontrole, conceitos que julgo úteis para melhor entendimento destes programas. Espero ajudar mais leitores a sanar algumas dúvidas em relação ao tema.

O que é inspeção com base em risco?

A Inspeção Baseada em Risco é uma metodologia e um processo de análise que requer a avaliação qualitativa ou quantitativa da probabilidade de falha e a consequência da falha associada a cada item de equipamento ou processo. Este conceito já é utilizado em outros segmentos industriais e países, com a finalidade de usar o risco para priorizar e gerenciar um programa de inspeção. No caso das indústrias de alimentos pretende-se utilizar sistemas de inspeção em que são utilizados métodos de avaliação de risco aliados à abordagem tradicional, para assegurar um gerenciamento de risco adequado e viável em todas as etapas do processo.

A inspeção com base em risco visa identificar os fatores de risco para a proteção da saúde dos consumidores, determinar prioridades e alocar recursos efetivamente e eficientemente. Desta forma, a inspeção deve ser intensificada quando os perigos podem trazer consequências sérias à saúde do consumidor ou quando os produtos possuem maior risco de contaminação (FAO, 2008). O método de inspeção baseado no risco propõe priorizar as inspeções com ênfase no processo e nos controles implementados pelos estabelecimentos, que têm como intuito monitorar os pontos críticos de controle e mitigar os riscos.

O que é a análise de risco?

A análise de risco é a estimativa dos riscos ocorrerem nos alimentos produzidos por aquela empresa ou segmento de produção. Baseia-se em análises quantitativas e métodos probabilísticos com base em conhecimentos científicos para avaliar a gravidade de uma enfermidade, a probabilidade de seu aparecimento como consequência da exposição de uma população a uma determinada combinação de patógeno/alimento.

A análise de risco identifica um problema potencial, avalia a probabilidade da sua ocorrência, estima o seu impacto e sugere as medidas para solucioná-lo. É um processo formado por três componentes: gerenciamento de risco, avaliação de risco e comunicação de risco (Codex, Procedural Manual. 13th, 2003 – ), para a coleta e avaliação, sistemática e transparente, de informações científicas relevantes sobre um perigo e definição da melhor opção de gerenciá-lo. A análise de risco na segurança dos alimentos é uma mudança de paradigma, de atitude e de comportamento. É uma nova forma de pensar. É fundamentada na ciência, mas não é uma ciência. É uma interface entre a ciência e os valores. É tomar decisões, com incertezas.

Vantagens da análise de risco?

A metodologia de análise de risco contribui para a produção de alimentos seguros, pois possui ferramentas para o gerenciamento e a definição de medidas específicas, transparentes e coerentes; para a avaliação de perigos específicos e técnicas para uma comunicação e discussão eficiente entre os profissionais e com a sociedade.

Como determinar fatores de risco?

É preciso mapear todo processo, percorrendo toda cadeia do negócio, é preciso ainda descrever e analisar cada etapa a fim de identificar os fatores que podem colocar em risco a saúde dos consumidores. Uma vez identificados os riscos e perigos deve-se fazer coleta de dados a fim de quantificar os dados e definir o que pode dar errado neste processo para depois definir ações preventivas.

As informações utilizadas para determinar os fatores de risco para a segurança dos alimentos podem partir de diversas fontes: atividades de inspeção, monitoramento ambiental, vigilância sanitária, investigação de um surto e estudos epidemiológicos, toxicológicos ou clínicos, entre outros. O alerta também pode ser dado por consumidores, comunidade científica, indústria de alimentos ou após uma suspensão de exportações. Na identificação do problema, o gestor descreve a natureza e as características desse, bem como estabelece seus objetivos iniciais em relação à saúde pública.

O que são programas de autocontrole?

Programas de autocontrole  são programas desenvolvidos, com procedimentos descritos, desenvolvidos, implantados, monitorados e verificados pelo estabelecimento, com vistas a assegurar a inocuidade, a identidade, a qualidade e a integridade dos seus produtos, que incluam, mas que não se limitem aos programas de pré-requisitos, BPF, PPHO e APPCC ou a programas equivalentes reconhecidos pelo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA).

Quais pontos devem ser bem compreendidos para implementação dos programas de autocontrole?

  • Ações preventivas – O que será feito de fato para evitar desvios no programa (evitar que o problema se repita); mais de uma medida pode ser necessária para controlar um determinado programa/problema, e mais de um programa pode ser controlado por uma medida ou etapa específica.
  • Padrões de conformidade – Também conhecido como limite crítico, é um critério que deve ser cumprido para cada medida preventiva associada a um programa, a fim de ser possível assegurar que o programa está sob controle e o produto seguro para o consumo. Cada programa deve ter um ou mais padrões de conformidade associados com cada elemento de controle.
  • Procedimentos de monitoramento – É a realização de uma sequência planejada de observações e medições dos parâmetros de controle para avaliar se uma determinada etapa do processo está sob controle, apresenta resultados imediatos e é executada com maior frequência. O monitoramento deve identificar a conformidade na execução e possíveis desvios, e neste caso tomar as devidas ações corretivas.
  • Ações corretivas – São ações tomadas para ajustar o processo quando os resultados do monitoramento indicarem tendência à perda de controle de um programa de autocontrole. Ações Corretivas específicas devem ser desenvolvidas para cada programa para lidar com desvios quando eles ocorrerem. As ações devem garantir que o programa seja mantido sob controle. Ações tomadas também devem incluir o destino apropriado para o produto afetado quando for o caso. Desvio e procedimentos de descarte de produto devem ser documentados por meio de registros. A Ação Corretiva deve ser tomada imediatamente, após qualquer desvio, para garantir a inocuidade do alimento e evitar nova ocorrência de desvio. O desvio pode ocorrer novamente se a Ação Corretiva não tratar sua causa.
  • Procedimentos de verificação – São atividades que envolvem visualização, mensuração, análise laboratorial e ou auditoria, não apresentando necessariamente resultados imediatos e são executadas com menor frequência que o monitoramento. São realizadas em uma etapa geralmente posterior à aplicação das ações corretivas, para checar a eficiência tanto dos procedimentos de monitoria quanto das ações corretivas adotadas.
  • Registros – Os registros são fontes essenciais de informação, além de constituir-se em prova documental de que os programas operam dentro dos padrões de conformidade e de que os desvios são tratados de maneira apropriada. Os registros são provas, por escrito, que documentam um ato ou fato. São essenciais para revisar a adequação e a adesão dos programas de autocontrole. Um registro mostra o histórico do processo, o monitoramento, os desvios e as ações corretivas (inclusive descarte de produto) aplicadas. Os registros podem se apresentar em vários formatos, como quadros de processamento, registros escritos ou eletrônicos. A importância de registros para um programa de autocontrole não pode ser subestimada. É imprescindível que a empresa mantenha registros completos, atualizados, corretamente arquivados e precisos.

Estes conceitos são semelhantes aqueles utilizados para estruturação de programa de APPCC.

Quatro tipos de registros devem ser mantidos como parte do programa de autocontrole:

  • Documentação de apoio para o desenvolvimento do programa
  • Registros gerados pela aplicação do programa
  • Documentação de métodos e procedimentos usados
  • Registros de programas de treinamento dos funcionários

As revisões de registros devem ser realizadas na empresa por pessoal qualificado ou por autoridades externas, como consultores, para assegurar o cumprimento rígido dos critérios estabelecidos para programas. A revisão cuidadosa dos documentos e registros mantidos é uma ferramenta inestimável na indicação de possíveis problemas, permitindo que sejam tomadas medidas corretivas antes da ocorrência de um problema de saúde pública.

Algumas dicas sobre registros podem ser encontradas aqui.

Para garantir a inocuidade do produto e documentar os processos e procedimentos, os registros devem conter as seguintes informações:

  • Título e data do registro
  • Identificação do produto (código, inclusive dia e hora)
  • Produtos e equipamentos usados
  • Operações realizadas
  • Critérios e limites críticos (padrões de conformidade)
  • Dados (apresentados de forma ordenada e compreensível por qualquer pessoa)
  • Horários dos monitoramentos
  • Ação corretiva tomada e por quem
  • Identificação do operador (se houver)
  • Assinatura e identificação do monitor e a data de monitoramento
  • Espaço para registro da verificação quando for registrada na mesma planilha

Na continuidade deste post pretendo abordar os conceitos mais ligados ao sistema de inspeção sobre os programas de autocontrole. Aguardo vocês.

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Juliana Barbosa<span class="bp-verified-badge"></span> Juliana Barbosa
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Modelo GROW: Ferramenta de alta performance para organizações e pessoas

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O Modelo GROW é uma estrutura usada para solução de problemas, estabelecimento de metas e melhoria de desempenho. Este modelo é muito utilizado em reuniões estratégicas e por lideranças para desbloquear potenciais e possibilidades. O GROW foi criado e desenvolvido por John Whitmore e seus contribuidores de negócios, Graham Alexander e Alan Fine, no final dos anos 80. Sua metodologia é seguida por grandes empresas e grandes treinadores. O Modelo GROW foi publicado no seu best seller Coaching Para Performance já publicado em 17 línguas e que ultrapassou a marca de 600.000 livros vendidos.

Uma boa maneira de pensar sobre o modelo GROW é pensar em como você planejaria uma jornada. Primeiro, você decide para onde está indo (o objetivo, a meta) e estabelece onde está atualmente (a realidade, o cenário atual). Em seguida, você explora as várias rotas (as opções) para o seu destino. Na etapa final, você garantirá como fará acontecer e realizar a jornada, se preparando para todos os possíveis obstáculos que poderá encontrar no caminho.

Como o Modelo GROW funciona?

O nome GROW é um acrônimo para as quatro principais etapas. GROW:              G-Oals, R-eality, O-ptions e W-ill. Com o uso de algumas perguntas poderosas e cirúrgicas, um líder poderá rapidamente aumentar a conscientização, a responsabilidade e as ações em cada área.

G: objetivos e aspirações futuras

R: situação atual, cenário atual, obstáculos internos e externos

O: possibilidades, pontos fortes e recursos disponíveis

W: ações e responsabilidades

A chave é definir um objetivo que seja inspirador e desafiador, e não somente um objetivo de acordo com o modelo SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e realizável num prazo realista). Em seguida, passe com flexibilidade pelos outros estágios, incluindo a revisão da meta, se necessário. O elemento final é o barômetro do sucesso. Ele converte o desejo e a intenção inicial em ação bem sucedida. A abordagem GROW promove confiança e automotivação, levando ao aumento da produtividade e satisfação da organização e das pessoas.

Como usar a ferramenta

Para estruturar uma sessão utilizando o Modelo GROW, você deverá executar as 4 etapas a seguir:

G – GOAL | OBJETIVO

Estabeleça o objetivo. Existem diferentes níveis de objetivos, dependendo de quão longe no futuro você está olhando. Identifique a inspiração do objetivo de impulsionar o sucesso e mantenha energia e a motivação alta.

  • Que resultado você espera atingir?
  • Aonde você quer chegar em curto, médio e longo prazo?
  • Onde você quer estar daqui a 1, 5 e 10 anos?
  • O que você está procurando alcançar? (Qual passo / estratégia / solução)?
  • Qual é o seu objetivo relacionado a esse problema?
  • Quando você vai conseguir isso?
  • Quais são os benefícios para você ao atingir esse objetivo?
  • Quem mais se beneficiará e de que maneira?
  • Como será se você atingir seu objetivo?
  • O que você quer ver / ouvir / sentir?
  • O que quer obter? Aonde você quer chegar?
  • Qual é o quadro e o cenário desejado?

R – REALITY  |    REALIDADE

Examine a realidade atual.  Este é um passo importante. Com muita frequência, as pessoas tentam resolver um problema ou alcançar uma meta sem considerar totalmente o ponto de partida, e muitas vezes perdem algumas informações necessárias para atingir seu objetivo com eficiência. À medida que o membro da sua equipe fala sobre sua realidade atual, a solução pode começar a surgir. Discuta a atual situação e que barreiras existem atualmente entre o agora e a realização do objetivo.

  • Qual é a situação atual em relação aonde você quer chegar?
  • Qual o cenário atual?
  • Você está perto ou longe da sua meta? Onde você está nesse momento?
  • O que está acontecendo?
  • Quais qualidades / recursos você tem disponíveis?
  • Quais são os obstáculos internos e externos?
  • Que ação você tomou até agora? Quais os fatos importantes no tempo presente?
  • O que está movendo você em direção ao seu objetivo? O que está atrapalhando?

O – Options   |    OPÇÕES

 Explore as opções. Explore as opções para seguindo em frente. Quanto mais imaginativo e claro você for nos seus questionamentos, maior será a sua assertividade. Após explorar a realidade atual, é hora de determinar todas as opções para alcançar o objetivo desenhado. Analise, discuta a decida sobre as melhores opções.

Ofereça suas próprias sugestões, mas deixe espaço para a equipe oferecer sugestões primeiramente, deixando falar em sua maior parte do tempo. É importante guiá-los na direção certa, sem realmente tomar decisões pelo time.

  • Que tipo de opções temos para atingir o objetivo?
  • O que mais poderemos fazer que ainda não está sendo feita?
  • O que funcionou no passado? O que está funcionando no presente?
  • Quais opções temos hoje que ainda não foram colocadas em prática?
  • O que pode ser feito neste momento para deixar a situação ainda melhor?
  • Quais são as principais vantagens e desvantagens de cada opção? Qual opção escolher?
  • O que precisa parar de fazer para alcançar esse objetivo?
  • Quais são as alternativas para ir em direção à meta?
  • Quais obstáculos estão no caminho?
  • Como lidaria com isso se o tempo não fosse um fator?
  • Que opção mais agrada agora?
  • Existem alguns parceiros que podem ajudar nesse momento?

W – Will   |  PRÓXIMOS PASSOS – VAI

Estabeleça o compromisso.  Tendo examinado a realidade atual e explorado as opções, agora terá grandes ideias de como poderá alcançar o objetivo. O passo final é fazer com que a equipe se comprometa com ações específicas para avançar em direção ao objetivo. Ao fazer isso, ajudará a estabelecer os próximos passos e aumentará a motivação. Acorde as ações específicas, o prazo, prestação de contas e os relatórios. Verifique o nível de compromisso e revisite as etapas anteriores.

  • O que você fará agora? O que fará primeiro?
  • De que diferentes maneiras você abordará a questão?
  • Quais serão os próximos passos? Qual dará o melhor resultado?
  • Quando você fará isso? De que apoio você precisa?
  • Como saberá quando foi bem sucedido? Quando dará certo?
  • Você está comprometido? Escale entre 1 e 10.
  • Se não for um 10, o que tornaria um 10?
  • Quais opções escolherá agir?
  • Quando você iniciará cada ação?
  • O que você se comprometerá a fazer?
  • Quando você precisa revisar o progresso? Por dia, semana ou mês?

Por fim, decida uma data em que revisará o progresso do cenário desejado. Isso fornece responsabilidade e permite que mude sua abordagem se o plano original não estiver funcionando.

Líderes valorizam a simplicidade e a flexibilidade no modelo GROW. As organizações incorporam o GROW em seus processos de gerenciamento e modelos de liderança para envolver e inspirar pessoas e organizações a alcançar um ótimo desempenho e maximizar os seus resultados.  Algumas empresas bem sucedidas no mundo, incluindo o Google, ensinam seus líderes a usar fortemente o modelo GROW para trabalhar seus objetivos e aspirações futuras.

O modelo proposto promove a expansão do potencial e o desempenho de pessoas e organizações, aumentando assim a autoconfiança, motivação, a produtividade e qualidade, a comunicação e os relacionamentos interpessoais.  Fazer perguntas eficazes de uma maneira cuidadosamente estruturada promove uma conscientização mais profunda e uma maior responsabilidade, o que leva as etapas práticas a alcançar objetivos e superar obstáculos.

O modelo GROW é um método simples focado em ações e resultados. Com o modelo proposto, é possível aumentar não apenas o desempenho, mas também o aprendizado e o prazer. Os colaboradores se tornam mais conscientes, mais responsáveis e ganham um poderoso senso de propósito em seu trabalho!!

Referências:

https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_89.htm

https://www.performanceconsultants.com/grow-model

https://www.yourcoach.be/en/coaching-tools/grow-coaching-model.php

https://www.thebalancecareers.com/coaching-questions-for-managers-2275913

https://blog.wps.com/coaching-using-the-grow-model/

Coaching for Performance , 5ª edição,  2017 – John Whitmore

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Indústria 4.0, rastreabilidade e segurança dos alimentos

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A indústria 4.0 representa um grande desafio para o setor de alimentos e bebidas. Ao mesmo tempo, traz consigo uma série de benefícios no que se refere ao controle de custos, qualidade e segurança dos alimentos.

As tecnologias associadas a este conceito, como Inteligência Artificial, internet das coisas e armazenamento em nuvem, por exemplo, representam ferramentas importantes para padronização e controle de processos. Trata-se de investimentos que, em curto e longo prazo, promovem aumento da produtividade, da confiança dos consumidores e contribuem com a segurança ao longo da cadeia de produção.

Um dos pontos de destaque se refere à segurança dos alimentos. Através do armazenamento e compartilhamento de dados de todos os elos da cadeia de produção, a confiabilidade nos processos aumenta. Possíveis falhas, em qualquer elo desta cadeia, podem ser identificadas e tratadas sem que a segurança do produto final seja ameaçada.

Isso nos faz pensar numa ferramenta chave para os produtores de alimentos: a rastreabilidade. Trata-se do “conjunto de procedimentos que permite detectar a origem e acompanhar a movimentação de um produto ao longo da cadeia produtiva, mediante elementos informativos e documentais registrados” como descreve a Instrução Normativa Conjunta INC 02/2018. Do ponto de vista do consumidor, é a garantia de que todas as etapas da produção são conhecidas e controladas, conferindo maior credibilidade ao produtor que utiliza esta ferramenta.  Entretanto, quando tratamos da produção de alimentos, estamos falando de um sistema complexo em que o número de fornecedores e consumidores, relacionados a um único lote de um determinado produto, pode ser muito grande. Assim, a quantidade de dados associados a este lote também é muito grande. O que nos leva a uma importante questão: como armazená-los, controlá-los e ainda garantir que sejam facilmente acessados? Parece algo dispendioso, informações relevantes podem ser perdidas. E se este produto hipotético foi produzido no ano anterior? Como resgatar os dados num tempo hábil? Trata-se de um grande desafio para o fabricante.

Por isso, a possibilidade de armazenamento e compartilhamento de dados com maior rapidez e segurança, ofertada pelas tecnologias 4.0, confere importantes benefícios ao produtores que as adotam, como: “1) acesso a informações completas e atualizadas em tempo real; 2) eliminação do uso de papel (um custo importante) que atrasaria a produção, aumentando horas de trabalho necessárias para documentar e arquivar todas as etapas; 3) eliminação de erros de transcrição dos dados; 4) visibilidade imediata de estoques; 5) armazenamento de todos os dados de produção e estoque para rastrear o status da máquina.”

Entretanto, para garantir que o ambiente 4.0 traga os resultados esperados, os requisitos de cada produto/processo devem ser cuidadosamente avaliados e validados.  E quais seriam estes requisitos? Todos os detalhes referentes aos equipamentos (design e manutenção), utensílios, insumos e recursos associados. Algo que exige um esforço conjunto de especialistas das diferentes áreas.

Mariana Costa é engenheira de alimentos e atua em indústria de laticínios.

Referências:

https://medium.com/@Techsol_srl/industry-4-0-the-importance-of-traceability-c9c05691676f

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0956713513005811

http://www.agricultura.gov.br/noticias/comeca-a-valer-em-agosto-sistema-de-rastreabilidade-de-vegetais-frescos/InstruoNormativaConjuntaINC02MAPAANVISA07022018.pdf

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SWOT ou SOAR? Eis a questão! Qual a melhor ferramenta de estratégia?

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Dois métodos de análise muito utilizados para planejamento estratégico, porém a metodologia de análise SOAR tem o foco na investigação apreciativa adaptada da análise SWOT auxiliando organizações e pessoas a se concentrarem em seus pontos fortes, nas oportunidades, na visão de futuro (aspirações futuras) e nos resultados que trarão do desenvolvimento e dos objetivos estratégicos.  Ferramenta da investigação apreciativa que utiliza-se da análise SOAR para um melhor entendimento por parte dos atores empresariais que já estão acostumados ao modelo SWOT, porém com um viés mais positivo capaz de trazer resultados mais inspiradores para toda a equipe. Muitos defensores da metodologia SOAR falam dela como uma “análise SWOT positivamente reestruturada”.

O modelo de análise SOAR é utilizado para:

  • Explorar novas iniciativas;
  • Desenvolver um plano, revisões e alinhamento anuais da estratégia;
  • Focar e redirecionar esforços e recursos;
  • Desenvolvimento de lideranças;
  • Planejar a carreira ou desenvolver o plano de desempenho de pessoas;
  • E para empresas que buscam avanços em vez de melhorias graduais.

Ao conduzir uma análise SOAR, as perguntas básicas a serem respondidas são:

  1. S: Quais são os nossos maiores pontos fortes?
  2. O: Quais são as nossas melhores oportunidades?
  3. A: Qual é o nosso futuro preferido? Aspirado?
  4. R: Quais são os resultados mensuráveis ? O que nos dirá se alcançamos essa visão do futuro?

Essa abordagem é uma forma de aplicação da investigação apreciativa, iniciada no começo da década de 1980 nos Estados Unidos por David Cooperrider e Diana Withney, direcionada ao planejamento estratégico. O intuito dessa investigação é realizar mudanças – seja para pessoas ou organizações – com base em uma filosofia positiva.

Uma metodologia que engaja todos envolvidos a alcançar as mudanças desejadas pelas organizações ou pessoas em ambientes favoráveis deslocando o foco dos problemas e indo para os recursos positivos. A investigação apreciativa promove mudanças intensas, inspira pessoas e estimula a mudar o modo de pensar. Esse modelo gera uma vital conexão entre pessoas capazes de promover um ambiente de cooperação profunda. É neste ambiente de cooperação que as pessoas conseguem criar um futuro pautado por potenciais positivos e soluções criativas.

“Nós não descrevemos o mundo que vemos, mas sim, vemos o mundo como descrevemos.” David Cooperrider.

Dentro desse cenário, são criadas novas abordagens para promover um clima positivo e influenciar os colaboradores a olhar os problemas e ameaças sob uma nova perspectiva, procurando mais “o que fazemos de melhor e o que nós queremos” em vez de “o que está errado, o que está faltando, o que nós não queremos e o que está não conforme”.

Essa abordagem impacta as empresas em diversas frentes e contexto estratégico, encarando-se uma análise com foco na influência positiva e geração de mais entusiasmo e criatividade para resultados inovadores! A ferramenta envolve representantes dos vários níveis da organização para que compartilhem conversas, participem da estratégia e do planejamento estratégico. A resistência à mudança poderá ser minimizada e é mais provável que os colaboradores comprometam-se com as metas e objetivos que eles mesmo ajudaram a criar. Construir sobre os pontos fortes da organização produz melhores resultados do que gastar tempo e energia tentando corrigir os pontos fracos.

A investigação apreciativa é uma maneira particular de fazer perguntas e de prever o futuro promovendo relacionamentos positivos, aprimorando assim a capacidade de um sistema de colaboração e mudança. Ela utiliza um processo de 4 estágios conhecido como Ciclo 4D. São quatro passos que vão desde a descoberta desse núcleo positivo na organização até a aplicação do método em busca dos resultados. São eles:

  • Discovery – A DESCOBERTA: A identificação de processos organizacionais que funcionam bem. Toda organização tem um núcleo positivo e esse núcleo precisa ser descoberto. Nessa descoberta se investigará exatamente quais são os cases de sucessos organizacionais, quais as conquistas, os seus principais valores e qualidades. Tudo voltado para uma perspectiva de passado, de onde deverá ser extraído o melhor. Nada de derrotas, fracassos e falências. Tudo deverá ser em torno do positivo em função da temática apreciativa.
  • Dream – O SONHO: A previsão de processos que funcionariam bem no futuro. Visualizar o melhor futuro, o futuro ideal, o futuro sonhado. Visualizar um futuro positivo.
  • Design – O PROJETO: Planejando e priorizando processos que funcionariam bem. Depois de identificado o futuro ideal, é hora de planejar como alcançá-lo! Nessa fase da investigação apreciativa, deverão ser pensadas ações de planejamento de mudanças que possibilitem a chegada a esse futuro ideal.
  • Destiny – O DESTINO (ou A ENTREGA): A implementação (execução) do design proposto.  Neste momento, começam a ser colocadas quais serão as primeiras ações para começar a concretizar esse futuro ideal. É hora de colocar a mão na massa e ver a mudança acontecer! Nessa fase da investigação apreciativa você já estará com um pé nesse futuro tão sonhado.

A ideia básica é construir organizações em torno do que funciona, em vez de tentar consertar o que não funciona. É o oposto da resolução de problemas! A investigação apreciativa se concentra em como criar mais do que já está funcionando. Esse método é de natureza mais positiva do que muitos outros, no entanto, é uma estratégia simples, pois supõe que o sucesso gera sucesso. Muitas organizações estão de fato onde estão agora porque, ao priorizar, resolveram problemas, porém não se concentraram apenas no que não funcionava.

Modelo de Análise SOAR

Um modelo de análise SOAR é estruturado como uma simples matriz de 2 x 2, resultando em quatro quadrantes destacando as FORÇAS, as OPORTUNIDADES, as ASPIRAÇÕES, e os RESULTADOS.

FORÇAS

O que a organização faz bem, juntamente com seus principais ativos, recursos e realizações. Uma organização deve se concentrar em sua maior conquista, nos fatores únicos sobre a organização e nos fatores determinantes que garantem o sucesso da empresa. Exemplos de perguntas:

  • Em que nos destacamos?
  • Quais são as nossas maiores realizações?
  • Do que mais nos orgulhamos?
  • Quais são os nossos cases de sucesso?
  • O que nos torna únicos?
  • O que nós fornecemos que é de classe mundial?
  • Quais pontos fortes são mais valiosos em nosso mercado?
  • O que fazemos ou temos que é melhor do que qualquer outra pessoa?

OPORTUNIDADES

Circunstâncias que a sua equipe, o futuro do próprio negócio, a estratégia corporativa poderá aproveitar para obter sucesso, melhorar a lucratividade, a participação de mercados ou aumento da vantagem competitiva. Os desafios devem ser vistos como uma oportunidade perfeita para reformá-los em ganhos. A organização também vê os vários métodos para se diferenciar e se destacar dos concorrentes. Exemplos de perguntas:

  • Que parcerias levariam a um maior sucesso?
  • Que mudanças e tendências no mercado estão alinhadas com nossos pontos fortes?
  • Que ameaças vemos que poderíamos reformular como oportunidades?
  • Quais são as necessidades e desejos que atualmente não estamos atendendo dos nossos stakeholders internos e externos?
  • Existem lacunas no mercado que poderíamos preencher?
  • Há algo que podemos potencializar?

ASPIRAÇÕES

Uma expressão do que você quer ser e alcançar no futuro. Uma visão para desenvolver os pontos fortes atuais, as oportunidades mapeadas, inspirar e desafiar a situação atual. Esta é a ferramenta que mergulha principalmente a empresa no sentido de atingir seus objetivos. Concentrar nas iniciativas e processos voltados para o sucesso. Na maioria das vezes, os pontos fortes e as oportunidades atuam como as aspirações, pois oferecem meditação e momentos reflexivos. Exemplos de perguntas:

  • O que queremos alcançar no futuro?
  • Como devem ser nossos negócios futuros?
  • Como podemos fazer a diferença?
  • Pelo que somos apaixonados?
  • Que estratégias e ações apoiam nosso futuro perfeito?

 RESULTADOS

Resultados tangíveis e medidas que demonstram que você alcançou seus objetivos e aspirações. Este é um pilar vital dessa estratégia, pois se concentra em fornecer sinais indicativos para a organização. Indica se a organização está no caminho certo para a consecução dos objetivos. A empresa também se concentra em como transformar a visão de sucesso em realidade. Quando os objetivos são atingidos, a organização é motivada e a mesma tendência é mantida.  Exemplos de perguntas:

  • Que medidas nos dirão que estamos no caminho para alcançar o sucesso?
  • Como traduzimos nossa visão de sucesso em resultados tangíveis?
  • Como sabemos quando atingimos nossos objetivos?

Como fazer uma Análise SOAR efetivamente

Para obter os melhores resultados possíveis com sua análise SOAR, escolha participantes com uma ampla gama de perspectivas. O grupo deve ser composto por pessoas de diferentes departamentos da sua organização incluindo partes interessadas, como clientes, fornecedores e parceiros. Se for difícil reunir todos os participantes em um só lugar, ao mesmo tempo, deve ser proposto um compartilhamento de tela e/ou videoconferência que permitam que os facilitadores usem as ferramentas tradicionais de brainstorming, como papel para cartazes, quadros brancos e notas adesivas. Contudo, certifique-se que as ideias de todos sejam incorporadas, transcritas, conferidas e incluídas consolidando assim todas as informações relevantes.

Objetivos

Defina um objetivo claro para a análise SOAR. Comece declarando o objetivo do exercício e garanta que todos estejam claros quanto ao escopo. Esclareça em que nível da organização o processo se concentrará (estratégico, tático, projeto, produto/serviço ou nível pessoal) e em que período se destina (no próximo mês, ano ou período de vários anos). Explore a visão atual da organização, apresente dados relevantes e defina o desafio da sessão. Os resultados de análises e planos anteriores podem ser introduzidos neste momento. Você poderá usar como exemplos as Análises SWOT, Matriz BCG, Análise PEST/PESTEL, Partes Interessadas, Business Model Canvas e as 5 Forças de Porter.

Brainstormig – Chuva de ideias

Reúna sugestões e ideias. Certifique-se de que o grupo tenha um entendimento compartilhado do significado dos quatro quadrantes e das perguntas que precisam ser respondidas. Use grupos de observação para abordar cada seção da matriz SOAR. O tamanho dos grupos dependerá do objetivo da sessão, se todos estão no mesmo local, o seu papel ou relacionamento com a organização. Esta etapa é uma excelente oportunidade para envolver várias partes interessadas. Não ignore completamente as ameaças e fraquezas, mesmo que elas não estejam definidas na matriz SOAR. Em vez disso, reformule-os como uma afirmação positiva como força, oportunidade ou aspiração.

Agrupar

Esclareça o conteúdo, agrupe ideias semelhantes e exclua duplicatas. Agora você tem todas as ideias; é hora de organizá-las! Selecione duplicatas, mescle temas semelhantes e descarte qualquer uma que não esteja dentro do escopo. Essa etapa pode consumir bastante tempo, principalmente se a etapa de brainstorming foi realizada individualmente ou em muitos grupos menores.

Priorizar

Após consenso, priorize as questões de acordo com o impacto na organização. Priorize as informações identificadas na análise SOAR pedindo aos participantes que votem nas questões mais importantes de cada quadrante. Esses são os fatores que você deve abordar no seu plano. Atribua a cada pessoa um ou mais votos e solicite que eles distribuam entre os assuntos que considerem mais importantes.

Plano de ação

Crie um plano de ação com o engajamento voluntário para cada problema surgido.  Decida uma ou mais ações para cada prioridade e acorde os prazos para conclusão.

Compartilhar

Compartilhe os resultados, incluindo o plano de ação com as partes interessadas relevantes.

Gere um relatório incorporando as conclusões da análise e o plano de ação para distribuir às partes interessadas relevantes. Este relatório fornecerá de um meio para monitorar o progresso e emitir atualizações regulares. É importante que aqueles que contribuíram com a análise vejam os resultados tangíveis e as melhorias ao longo do tempo e estejam dispostos a participar de processos semelhantes no futuro.

Algumas boas práticas devem ser seguidas para que a investigação apreciativa seja bem conduzida no que se refere a Análise SOAR identificando os pontos fundamentais.

Mude seu foco para o positivo: articule seus objetivos em torno da influência, inovação e do impacto positivo que poderá gerar em seu ambiente. Esse modelo mental abrirá um mundo de possibilidades, trazendo muito mais entusiasmo e criatividade para equipe que discute os rumos do plano estratégico.

Envolva as pessoas que gerarão impacto e que serão impactadas pela estratégia: busque melhores práticas, oportunidades de melhoria e aspirações para o negócio envolvendo parceiros, fornecedores e clientes, além do seu time interno, de forma colaborativa. Isto resultará na criação de estratégias inovadoras e não numa mera perspectiva interna.

Prototipe e capacite: encoraje seu time a testar novas ideias! Permita-se ser vulnerável neste momento. Apenas cenários que admitem riscos encorajam verdadeiramente a inovação! Metodologias ágeis estão aí para suportar estes processos. Foque os resultados que almeja atingir apoiados pela liderança. Ao final, os participantes criarão objetivos atraentes, estarão engajados e mergulharão num ambiente inspirador.

Mantenha uma estratégia ‘viva’ e sustentável: envolva diversas áreas e pontos de vista (internos e externos). Para o plano se tornar sustentável é necessário simplicidade na comunicação dos principais componentes trazendo a abordagem do “menos é mais” deixando assim, um plano mais assertivo para todos.

Na análise SOAR, o foco é totalmente positivo, traz possibilidades, valoriza a participação de todas as áreas, traz um olhar externo para contribuir com as discussões e verdadeiramente aporta diversidade e colaboração com o objetivo de criar um plano de ação visionário. Quanto mais engajado seu time for na elaboração do plano, mais participativo ele será na hora de implementá-lo.

Fontes:

https://rapidbi.com/swot-or-soar-strategy-and-tools-in-business/

http://asqservicequality.org/glossary/strengths-opportunities-aspirations-results-soar-analysis/

https://tugofwarwithtime.com/swot-or-soar-which-is-better/

https://www.groupmap.com/map-templates/soar-analysis/

https://www.davidcooperrider.com/

8 min leituraDois métodos de análise muito utilizados para planejamento estratégico, porém a metodologia de análise SOAR tem o foco na investigação apreciativa adaptada da análise SWOT auxiliando organizações e pessoas a […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Impacto financeiro gerado pela segurança dos alimentos

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Atualmente há diversas formas de empreender no serviço de alimentação utilizando um mínimo de recurso e facilitando a geração de renda. O enquadramento como MEI, EFR e ESS simplificou o volume de documentações necessárias e a responsabilidade técnica do empreendimento, além da redução ou isenção de taxas em alguns casos. 

Porém, não podemos esquecer que mesmo que alguns processos sejam facilitados, a legislação deve ser seguida para todos os tipos e tamanhos de empresas do setor de alimentação. 

Quando se fala em segurança dos alimentos, muitas vezes a adequação à normatização é vista como um gasto e não como um investimento. É imprescindível esclarecer que as legislações não são inimigas dos empreendimentos. Elas são muito parceiras, pois trazem diversos benefícios que auxiliam na gestão empresarial. 

Um valor investido agora, seja com estrutura ou treinamento de colaboradores, será recuperado lá na frente devido à redução de desperdícios e gastos desnecessários. Quer saber como? Fazendo uma análise de apenas alguns itens da RDC 216/2004 e a RDC 275/2002 é possível verificar como estas normas podem impactar positivamente o aspecto financeiro do negócio.

  • O investimento estrutural correto irá reduzir custos de retrabalho. Já pensou em como seria ruim fazer a construção do espaço e depois ter que refazer para atender as normatizações? 
  • A higienização e armazenagem correta dos utensílios de cozinha e vestimentas dos manipuladores aumentam a durabilidade.
  • Quando há um manual de Boas Práticas de Fabricação (BPF) e Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) bem elaborados e profissionais treinados para execução, monitoramento e verificação, é possível reduzir custos operacionais. Nesses manuais está descrita a forma correta de trabalho e de limpeza. Assim, o material e a quantidade adequada é utilizada de forma ideal na execução da higienização tanto das instalações como de frutas, legumes e verduras.
  • Primeiro que entra, primeiro que sai (PEPS): esta é uma regra que evita o desperdício de alimentos. Não será necessário jogar produtos vencidos no lixo e nem haverá consumo de alimentos vencidos pelos clientes, evitando possíveis contaminações e traumas.
  • A organização e limpeza do estoque e do local de produção auxilia a redução de custos. Não haverá perda de insumos e produtos devido à má armazenagem. O local de produção se mantém com um fluxo contínuo de tarefas, não causando contaminação cruzada e reduzindo o tempo de trabalho.
  • A ordem exata de compra e recebimento de matérias-primas aumenta a durabilidade dos produtos. Uma armazenagem segura impede o descongelamento ou refrigeração incorreta dos alimentos. 
  • A escolha de um bom fornecedor também traz vantagens. Quando bem selecionado, o produto chega de forma íntegra, livrando-se da devolução e da consequente falta da matéria-prima na fabricação. 

Para a manutenção de um alimento seguro, há ferramentas que auxiliam no financeiro que podem ser úteis. Elas fornecem informações ricas, auxiliando na manutenção da segurança dos alimentos. Algumas delas são:

  • Ficha técnica: Define o procedimento e preparação. Garante a padronização, a qualidade e a segurança do cardápio e subsidia a gestão de materiais. Além de auxiliar na precificação dos produtos, mostra o desperdício de alimentos durante o preparo e estoque. Fornece informações para o monitoramento das atividades. 
  • Definição do público-alvo: auxilia na gestão de cardápio, impactando na operação dentro da cozinha. Para a elaboração de um prato também é necessário levantar informações e dados. Fatores demográficos, influências socioculturais, disponibilidade econômica e hábitos alimentares são alguns indicadores. Estes  orientam na elaboração do prato, criação de estratégias para atender clientes com restrição alimentar, etc.
  • 5s: ajuda a organizar e colocar todas as coisas no seu devido lugar. Facilita a manutenção e higiene do local. 

Há diversas outras ferramentas de gestão que ajudam no controle de qualidade da empresa. O importante é analisá-las e entender quais irão trazer o melhor benefício para o negócio. 

Seguindo a regulamentação e ferramentas simples de gestão é possível trazer diversos benefícios à empresa, como vistos neste artigo. Além de reduzir custos de produção, a empresa evita custos com infrações sanitárias e o mais importante: garante um alimento seguro. 

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Vanessa de Avelar Vanessa de Avelar
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Melhoria contínua na cadeia de fornecimento de alimentos

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No IV Workshop em Recife, a palestrante Carolina de Moura Lagos do Bureau Veritas Certification iniciou abordando que o desafio da palestra é tratar como buscar a qualificação dos fornecedores: como buscar melhoria,  engajando-os? Necessidades do mercado, soluções sob medida, por onde começar e as conclusões para a maratona rumo à certificação.

Aumento da população de 7,5 bi para 9,8 bi em 2050, com exportações brasileiras 50,3% são alimentos industrializados para 180 países sendo 35,9% para Asia, 19,2% União Européia e 14% para o Oriente Médio. O cenário atual é certificar por solicitação de cliente, prazo para fazer auditoria (com coração forte) e prazo para alcançar a certificação. Por onde começar? ESA, especificações internas, rastreabilidade.

As cinco não conformidades da IFS certificações entre 01.01.2018 – 01.09.2019 são: sistema de gestão de incidentes, registros de incidentes, avaliação de riscos com aprendizados, sem decisão do que fazer com o produto, sistema formalizado para a gestão de recall, verificação de fluxograma, comunicação em caso de mudanças, implementação eficaz dos PCCs, princípios do HACCP (3º e 7º princípios).

Dificuldades de implementação SGQ / SGSA em indústria de alimentos são: como implementar um sistema de gestão? Mentalidade de risco, como fazer uma análise de riscos? Implementação o mais rápido possível, dificuldade de comunicação sobre mudanças nos processos, especificações clientes, modismo ou um certificado sem importância, conhecimento sobre o sistema está centralizado, rotatividade de pessoas e a culpa é do auditor?

Quais são as soluções sob medida para pequena empresa e média? Com ferramentas básicas, vide o site do myGFSI com Global Markets (voluntário) para a cadeia produtiva desde produção primária; eficiência de custos ao longo da cadeia de suprimentos através de práticas, processos e relatórios de avaliação comuns e aceitos, por ex.: auditorias APAS com rede de network. Os esquemas têm programas para fornecedores: FSSC Global market program, START & BRCGS packaging global market, IFS Food Global market program, Local GAP e SQF Fundamentals Code – todos com 3 etapas de escalada com 113 GFSI, 117 IFS, 156 requisitos para BRCGS (nível básico mais rígido com 1, 3 e 4 princípios do HACCP, inclui food fraud e food defense no Start, rastreabilidade com critérios no nível intermediário, com análises de produtos).

Conclusivamente, encerrou enfatizando que por meio do Programa Global Markets, pequenas e médias empresas fornecem a inovação e impulsionam a indústria alimentícia, os esforços para desenvolver competências e aptidões em segurança de alimentos nas empresas em desenvolvimento devem ser personalizados para as necessidades das empresas de acordo com seu lugar na cadeia de suprimentos. Segurança de alimentos é um esforço COLABORATIVO e não competitivo; clientes, fornecedores e até os concorrentes podem ser recursos valiosos para colaboração e treinamento. Facilite a conversa entre todas as partes interessadas para construir sistemas de segurança de alimentos mais colaborativos através do uso de ferramentas GFSI.

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Cíntia Malagutti<span class="bp-verified-badge"></span> Cíntia Malagutti
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Celebre seus problemas: uma forma de conquistar a melhoria contínua!

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É muito comum as pessoas dentro das organizações encontrarem os culpados em situações de grandes problemas em vez de olhar atentamente e buscar a sua causa-raiz. A maioria dessas pessoas não assumem e não reconhecem os seus problemas e quiçá celebram suas falhas em busca de soluções simples e práticas.

Antes de mais nada, não existem culpados. O que existem são as causas. Porém, diante de um problema, sempre parece mais confortável e fácil encontrar um culpado ou inventar uma situação externa sobre a qual não temos o controle. Nesse cenário não se resolve nada! Todos saem confortavelmente aliviados das salas de discussões porque encontram rapidamente uma resposta para o problema e claramente descobrem um culpado ou um sintoma para o mesmo.

O profissional que reconhece, demonstra e realça seus fracassos como sabedoria desenvolvida é muito apreciado nas organizações e demonstra a capacidade de resiliência e aprendizados com os erros vividos. São os profissionais que possuem a cultura de accountability. Nem todos sabem lidar com o fracasso!

Thomas Edison costumava dizer que nunca tinha fracassado na vida: “Eu só encontrei 10 mil alternativas que não funcionaram”.  Edison era muito obcecado em criar, testar, descartar e produzir uma invenção. Muitas vezes ele costumava dormir no laboratório durante suas pesquisas. Com isso, fundou a grande GE (General Eletrics), uma empresa que fatura hoje mais de US$ 150 bilhões e que provocaria um caos mundial se deixasse de existir.

Thomas Edison tinha um amigo que também convivia harmoniosamente com a cultura de fracassos. Sua primeira companhia, a Detroit Automobile Company faliu depois de 3 anos iniciada suas operações. Não satisfeito, pôs seu próprio nome na empresa seguinte: Henry Ford Company. Essa fracassou ainda mais rapidamente! Menos de 2 anos e a companhia tinha falido. Henry Ford seguiu o provérbio japonês: se cair duas vezes, levante três vezes. Nessa lógica, ele fundou uma nova companhia, a Ford Motor Company.  Antes do sucesso do seu famoso Ford Modelo T ele tinha passado por todo o alfabeto de modelos e a cada letra, cada modelo, um nível de fracassos e falhas. Essas falhas foram essenciais para a solidez desse negócio. Segundo Henry Ford, fracasso era somente uma grande oportunidade para começar novamente e melhorar continuamente sempre de forma inteligente e inovadora um novo projeto.

Tempos depois, Edison e Ford já eram considerados e consolidados como grandes cases de sucesso de empreendedores que celebravam o fracasso.

Outro grande exemplo foi Thomas Whatson que consolidou-se como um grande empreendedor de sucesso e que passou também a viver a cultura de fracasso. Ao assumir a IBM ele logo espalhou internamente: “perdoamos fracassos que tragam aprendizados.” Quando questionado sobre os resultados da cultura implantada, ele afirmava: “Você gostaria que eu lhe desse uma fórmula para o sucesso? Isto é muito simples, realmente. Dobre a sua taxa de fracasso, falhas. Você está pensando em fracasso como o inimigo do sucesso, mas isso não é tudo. Você pode ser desencorajado pelas falhas ou você pode aprender com elas. Então vá em frente e cometa erros. Faça tudo o que puder. Porque, lembre-se: é onde você vai encontrar o sucesso. ”

Nas palavras do escritor americano Denis Waitley: “O fracasso deveria ser nosso professor, não nosso coveiro. A falha é um atraso, não uma derrota. É um desvio, não uma rua sem saída. O fracasso é algo que conseguimos evitar apenas se não dissermos nada, se não fizermos nada e se não formos nada.”

Desde então, celebrar o fracasso se tornou um dos fortes pilares de resiliência dos melhores empreendedores, líderes e executivos. Porque é impossível escrever uma trajetória de sucesso apenas com vitórias!

Em 2016, Phil Knight, cofundador da Nike, lança sua autobiografia – A Marca da Vitória: A Autobiografia do Criador da Nike. Nas 386 páginas do exemplar, as 342 primeiras páginas são recheadas, sem rodeios ou maquiagens, sobre suas dificuldades, fracassos e como a Nike estava prestes a quebrar entre os anos de 1962 e 1980. Nesse 18 intensos anos de dificuldades, Knigth manteve sempre seu mindset de corredor representado pela sincera campanha de endomarketing da companhia: “Não há linha de chegada. Vencer a competição é relativamente fácil. Vencer a si mesmo é um compromisso sem fim.”

A cultura de celebrar e enfrentar os seus problemas deve ser muito bem vivida pelas organizações. Uma cultura que deve enxergar os problemas como um meio para alcançar os bons resultados. Em vez de escondê-los, as organizações precisam aprender a celebrá-los. Isso acontece quando as companhias têm a segurança psicológica e nesse cenário, as pessoas costumam falar abertamente sobre o que deu errado e, rapidamente, partem em busca das soluções. É comum todos quererem falar somente sobre o que vai bem. Mas, para buscarmos a melhoria contínua em uma organização, é preciso saber e levantar também o que vai mal.

Numa reunião de diretoria, por exemplo, é bastante comum que os executivos compartilhem somente os bons resultados de sua área. O presidente de uma empresa deve enfrentar seus problemas e fazer diversos questionamentos: “Quais são os problemas de sua área? O que você está precisando melhorar? O que mais o incomoda? Em uma próxima reunião de resultados, você poderia trazer um levantamento dos seus principais problemas e como você está fazendo para resolvê-los? E para finalizar, gostaria também de saber o que Eu (como presidente) e nós (como pares) podemos fazer para ajudá-lo”.

É fundamental que a liderança dê a real importância aos problemas e os discuta sem emoção. É necessário elogiar as lideranças que tornam explícitos os seus problemas e o íntimo desejo de atacá-los, nos diferentes níveis de liderança da organização. O receio e o medo natural que as pessoas têm de fazer essa prática podem ser vencidos à medida que as lideranças (a começar pelo presidente) começarem a agradecer àqueles que apresentam problemas para ser resolvidos e também os ajudar nessa tarefa.

Para isso, toda empresa deve capacitar os colaboradores no método de solução de problemas e desenvolver as habilidades necessárias para atuar na cultura de fracassos com uma maior maturidade. Quando a empresa investe no treinamento do time, as pessoas aprendem a analisar as questões difíceis encontrando suas verdadeiras causas e dando uma solução definitiva sem a transferência de culpa nem a busca de culpados.

Esses tipos de organizações ganham vantagem, crescem e tornam-se competitivas a cada dia. Seus colaboradores precisam aprender, reconhecer os gaps estabelecidos e definir metas para o seu atendimento. A equipe precisa entender o que é um problema, saber convocar um time de melhoria e montar um plano de ação robusto. É necessário criar a prática da execução. Controlar a execução, padronizar e verificar o cumprimento de padrões, conduzir reuniões de follow up para as metas e a solução de problemas. Não basta somente ter o conhecimento teórico, é preciso por a mão na massa e praticar (hands on learning).

Ninguém gosta de fracassar. Para muitos a falha é sinônimo de derrota. O fracasso dá experiência para aqueles que tentam e sabedoria para aqueles que vão tentar na próxima. O fracasso é o combustível propulsor para algo melhor. É o combustível para promoção da melhoria contínua. É o motor da inovação. Não morra de medo de dar um passo em falso e colocar tudo a perder. Respire, tenha calma e celebre o fracasso. Ele é importante para o crescimento e solidez da cultura do Ciclo PDCA e Ciclo de Melhoria Contínua.

Está na hora de aprendermos a aproveitar as nossas falhas e aproveitar ao máximo o erro já existente. Falhe, falhe rápido e busque corrigir o erro para o sucesso das organizações.

Celebre o Sucesso. Falhe com persistência. Não pare. Faça diferente. Veja e aprenda. Descubra novas habilidades. Descubra quem são os seus pares de verdade. Não seja arrogante ou orgulhoso. Encontre seus pontos cegos. Peça ajuda, planeje. Pratique o seu jogo. Fechar os olhos durante um erro é um desperdício de experiência. Examine o seu fracasso. Faça um estudo de caso sobre o que precisa mudar. Propósito e paixão, unida à sabedoria tornam-se as pedras fundamentais em que legados são construídos. A falha cega é o que acontece quando nós tropeçamos sem nenhuma paixão ou propósito pelo que fazemos.

Em algumas organizações, se um colaborador comete um grande erro, você pensa imediatamente em demitir por justa causa e acha que tudo será resolvido. OK? Errado!! Se você tem esse tipo de colaborador na sua equipe e ele toma uma decisão errada, ao demiti-lo, você acabou de investir muito dinheiro na formação de um colaborador que poderá ir trabalhar diretamente para o seu concorrente.

Pratique a cultura de falhas. A repetição é uma ferramenta poderosa. A prática leva à perfeição. E é justamente ela que vai ajudar você a superar as pequenas falhas. Torne a prática digna de seu jogo. Atletas treinam por anos para competir com os melhores do mundo no que fazem. Sua prática remodela sua mente, corpo e reflexos. Fazer pequenos ajustes lhes permitem superar as deficiências e reforçam os hábitos que tornam sua vontade de ser melhor. Não é fácil. É um hábito praticado. Porque é impossível escrever uma trajetória de sucesso apenas com vitórias!

Fontes:

https://leadchangegroup.com/epic-fail-5-ways-to-build-a-culture-of-failure/

https://pme.estadao.com.br/blogs/blog-do-empreendedor/celebre-seus-fracassos-e-a-melhor-forma-de-vencer-a-si-mesmo/

https://www.ge.com/br/nossa-empresa/historia/1946_1956

https://www.viajarcorrendo.com.br/2018/10/a-marca-da-vitoria-nike.html

https://www.oficinadanet.com.br/post/16128-historia-ibm

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Gestão de food safety focada em resultados

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No IV Encontro de Food Safety promovido por esse blog em Recife, no dia 19/09/19, o palestrante-colunista MS.C. Marco Túlio Bertolino abordou a visão estratégica em SGI para explicar a Alta Direção o engajamento. Deve-se absorver que é preciso gerir recursos para atingir esse fim, afinal todos estão envolvidos com custos, pois se não lucrar a empresa quebra. Obviamente a qualidade é intrínseca, mas o retorno do investimento tem que se pagar (valor agregado – ROI: retorno sobre o investimento). Enfatizou que nós profissionais da área de food safety, somos técnicos, mas não lidamos com gestão de recursos, pois nos negamos a gerar negócios, pela premissa de nos acharmos “cientistas”. Processos enxutos e suficientes para garantir produtos seguros com sentido para o dono e os acionistas, a fim de aumentar o market share, esse é o foco.

As ISO, na cláusula 4, pedem contexto e partes interessadas com riscos inerentes do produto e o conhecimento e o desempenho da empresa onde ela atua. Consumidor final quer qualidade percebida, pois a qualidade intrínseca é obrigatória, apesar dos esforços da indústria. Perspectivas de acionistas é aumentar o preço das ações (retorno).

O SGSA tem que ser construído sob medida e não pré-montado, com gestão de competências de pessoas através de um dimensionamento correto. BPF estrutural, com sala sanitária para fábricas antigas devem passar por adaptações; conhecimento das pessoas e conscientização; calibração de alguns equipamentos críticos para ter resultados válidos com frequências definidas pelos riscos, tudo isso são custos! Falar de custos, despesas, retornos sobre investimentos é necessário, então as metas de food safety dependem de planejamento. Sempre tem “how much” (quanto custam as ações?).

O colunista citou que as empresas têm com gastos em PPR, Sistemas de Gestão, falhas internas (reprocessos, destruição, refugos, horas improdutivas, serviços administrativos refeitos, excesso de estoque) e falhas externas (reclamações falhas, reposição de lotes devolvidos, descontos por falhas, fretes por devoluções, perda de imagem de marcas (difícil quantificar pelas mídias sociais), perda de clientes, indenizações por danos a clientes e recall) e a diferença é o lucro! Tudo isso é contábil, isso é métrica financeira para implantar SGSA no negócio (adequado, eficaz, alinhamento com planejamento estratégico da empresa). Eficácia aborda o excepcional, cuidando com melhorias não excelentes, mas dá para fazer o bom, pois isso se paga em termos de resultados. Considerar riscos que é o efeito da incerteza sobre um resultado esperado, ou seja, tem que dar “medo”, que é um bom aliado nas decisões.

Para engajar a alta direção nos problemas que afetam a gestão em food safety é preciso trazer informações na linguagem de executivos = $. Demonstre redução de custos de não qualidade com perfis profissionais através de conversa financeira, considerando fatores de sucessos e fatores sabotadores (excesso de perfeccionismo é paralisante, achar que SGSA é fiscalização dos outros departamentos, não se integram aos processos na busca de qualidade – mutualismo com as demais áreas (ilustrou a relação entre o peixe palhaço e a anêmona).

Deixou claro que profissionais da qualidade e segurança de alimentos não devem fugir da gestão financeira (custos de investimentos), que atualmente ficam focados mais em confeccionar papéis, o que é incorreto, pois os problemas estão na fábrica, porque de lá saem as soluções criativas e baratas.

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Segurança de alimentos e Pensamento Integrado para SGI

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O palestrante-colunista, Crístian Roque, no IV Workshop Food Safety Brazil na Prática, em Recife, dia 20/09/19, abordou o tema “Segurança de Alimentos e Pensamento Integrado para SGI” com a proposta de promover debate sobre por que integrar sistemas de gestão. A resposta normativa, que trata de obter maior foco em cada requisito, evitar conflitos e duplicação de definições, facilitar o trabalho dos auditores e facilitar o trabalho das organizações na interpretação e implementação foi prontamente refutada. Os motivos reais sobre os quais devemos nos debruçar dizem respeito ao verdadeiro papel das lideranças na promoção da educação e no estímulo do raciocínio. A diferença entre educação e treinamento foi amplamente discutida. Para Crístian, “a educação promove ambiente criativo, crítico e livre de julgamentos, com o propósito de dar visibilidade ao valor da atividade”. Ao conectar pessoas e seus valores às atividades da rotina, estas passam a ser cumpridas não porque são regras, e sim como parte natural de quem somos. A base do pensamento integrado foi apresentada e está relacionada a percepção de riscos, mudanças, requisitos legais, objetivos, levantamentos (LAIA, LPR, APPCC), controles, infra-estrutura, educação, conscientização e comportamentos.

Sobre a formação da Cultura, afirmou que os valores do indivíduo moldam seu comportamento, o que, por sua vez, forma seus hábitos. Hábitos, por fim, espelham sua Cultura. Crístian lembrou que os hábitos na Indústria de Alimentos não podem ficar restritos a apenas BPF. Há comportamentos ainda muito pouco fomentados, como manter registros adequados do processo, por exemplo. Um ambiente menos proibitivo também foi proposto pelo palestrante, no sentido de tornar mais agradável o convívio na Indústria: “ao invés de escrever em um cartaz que é proibido sair do refeitório com alimentos e bebidas (incluindo café), por que não dizer que naquele ambiente podem ser consumidos seus alimentos e bebidas?”.

Por fim, um passo a passo para a base do pensamento integrado foi apresentado, baseando-se em: observações comportamentais, planos de ação, solução de problemas e percepção de riscos.

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Rastreabilidade: aspectos regulatórios e aplicação no processamento de leite e derivados

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A rastreabilidade é a habilidade de acessar toda e qualquer informação relacionada a um determinado lote de produto, ao longo de todo o seu ciclo de vida por meio de registros de processo. Isto inclui, mas não está limitado, a identificação de informações e resultados de análises de matérias-primas, insumos, materiais de embalagens, coadjuvantes de tecnologia. Além disso, é necessário identificar clientes e/ou consumidores que tenham adquirido o lote em questão. A implementação efetiva de um sistema de rastreabilidade não pode ser útil somente para atender a conformidade regulatória ou normativa, mas deve responder com agilidade aos problemas ligados à qualidade e segurança de alimentos. No Brasil, a exigência da rastreabilidade é um requisito compulsório definido pela legislação vigente. De fato, a rastreabilidade é exigida por normas em diversos segmentos da cadeia alimentícia e possibilita conhecer “a vida pregressa” dos alimentos e identificar os possíveis perigos à saúde coletiva a que foram expostos durante a sua produção e distribuição, sendo ainda exigidos registros de processo que identifiquem a origem das matérias-primas e insumos utilizados na produção.

Não existem requisitos legais específicos para rastreabilidade na cadeia de leite e derivados, devendo ser consideradas as normas genéricas vigentes. Trabalhos recentes relatam que  a conscientização dos produtores de produtos lácteos vem  crescendo com relação ao tema em questão. Como qualquer segmento produtivo, a aplicação do sistema de rastreabilidade em produtos lácteos e seus derivados pode ser segmentada de acordo com a posição do laticínio na cadeia de abastecimento de produto final. Nesse contexto, técnicas e metodologias devem ser desenvolvidas de forma específica para produtores de matéria-prima láctea e  unidades industriais  que processam produtos lácteos.

Na produção primária, há necessidade da implementação de registros que permitam relacionar o leite produzido com o animal e com o estabelecimento. Informações do uso de medicamentos, hormônios, ração utilizada, saúde dos animais devem ser registradas de forma a manter relação com o animal e o produto. Da mesma forma, é necessário reter dados sobre o destino do produto. Em geral são produzidos registros de nota fiscal e de carregamento relacionados aos clientes. Indústrias que beneficiam o leite são desafiadas a demonstrar a origem das matérias primas, os resultados de processo e a destinação do lote. Hoje no Brasil, procedimentos para uma rastreabilidade efetiva em produtores de leite ainda são limitadas. Muitos estabelecimentos operam de forma manual e sistemáticas de registros de informações não estão devidamente implementadas.

Laticínios que fabricam bebidas lácteas em geral, manteigas, creme, doce, entre outros, devem também ser capazes de rastrear a origem das demais matérias primas e auxiliares de processo que tenham contato direto com o produto. As principais informações a serem rastreadas nas matérias primas são: fornecedor, local de origem, composição (inclusive informações sobre substâncias alérgenas), resultados analíticos microbiológicos e físico-químicos. Registros devem ser mantidos para evidenciar resultados de monitoramento de processo, limpezas e sanitizações, não conformidades, resultados de análises microbiológicas e físico-químicas, e associar lotes de matérias primas e de embalagens ao lote do produto final. Adicionalmente, registros de processos devem ser armazenados durante toda a validade do produto. As normas ISO 9001:2015 e ISO 22000:2018, de adesão voluntária, não estabelecem período para a retenção de registros de processo. A norma BRC for Food Safety Issue 8 de 2018, também de adesão voluntária, determina que estes documentos sejam acessíveis por um período de 12 meses além do prazo de validade do produto.

Para que um laticínio recolha um lote de produtos defeituosos de forma efetiva, é necessário que o procedimento de rastreabilidade seja executado com precisão. Durante a atividade de recolhimento o foco é retirar produtos contaminados do mercado. Em alguns casos, quando o produto final já está em posse do consumidor, é preciso comunicá-lo para que não ocorra o consumo. Nesses casos o tempo de execução do procedimento de rastreabilidade e a correção das informações de registros de processo são a base para uma ação bem sucedida.  De forma geral, um recolhimento deve ser iniciado sempre que um produto lácteo representar risco à saúde do consumidor.

Finalmente, os procedimentos para rastreabilidade, recolhimento e comunicação devem ser proporcionais ao tamanho e complexidade dos processos produtivos na indústria de leite e derivados, sendo importante que sejam simples, efetivos e facilmente gerenciáveis. Esses procedimentos devem evidenciar as fases de planejamento, deixando claras as premissas e referências adotadas, descrever a execução das atividades, estabelecer métodos de avaliação e checagem do procedimento e critérios para o estabelecimento de ações corretivas e de ações para melhoria.

Autores: Léo Oliveira Lopes1, Ramon Silva1,2, Erick Almeida Esmerino1, Mônica Queiroz Freitas1, Denise Rosane Perdomo Azeredo2, Adriano Gomes da Cruz2

 1Universidade Federal Fluminense (UFF), Faculdade de Medicina Veterinária

2Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio de Janeiro (IFRJ), Departamento de Alimentos

Referências

Badia-Melis, R.,  Mishra, P., &  Ruiz-García. L. (2015).  Food traceability: New trends and recent advances. A review. Food Control, 57, 393-401 

Brasil.(2015). Resolução RDC nº 24, de 08 de Junho de 2015.Dispõe sobre o recolhimento de alimentos e sua comunicação à Anvisa e aos consumidores. Disponível em www.anvisa.gov.br

Matzembacher, D.E., Stangherlin, I.C.; Slongo, L. A., & Cataldi, R. (2017); An integration of traceability elements and their impact in consumer’s trust Food Control, 279, 239 – 253.

Maldonado-Siman, E. Godinez-Godinez, C.S., Cadena-Meneses, J.A., Ruiz-Flores, A. & Aranda-Osório, G. (2015). Traceability in the Mexican Dairy Processing Industry. Journal of Food Processing and Preservation, 37, 399-40

Mattevi, M. & Jones, J.A. (2016). Traceability in the food supply chain: Awareness and atitudes ok UK Small and Medium-size Enterprises. Food Control 64, 120 – 127

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As auditorias de Responsabilidade Social e a relação com Food Safety

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Um processo que tem se tornado muito comum para as empresas brasileiras é o das auditorias de responsabilidade social.

Como o nível de informação dos consumidores está cada vez maior para temas importantes como a sustentabilidade, muitas empresas veem nisso uma oportunidade de ganho de mercado e de fidelização dos clientes.

Pensando nisso, grandes corporações de diversos segmentos, tamanhos e origens, se uniram e criaram o ETI (Ethical Trade Initiative), um protocolo firmado em 4 pilares: Meio Ambiente, Relações trabalhistas, Segurança do trabalhador e Ética corporativa, com o objetivo principal de criar um código comportamental e ético e formar uma rede da qual participam organizações que pensam em construir um mundo menos desigual.

Mas o que isso tem a ver com Food Safety?

Tem muito a ver, porque assim como a qualidade e a segurança dos processos e produtos fornecidos podem comprometer uma marca através de uma falha que provoque contaminação e danos ao consumidor final, um fornecedor de matérias-primas ou insumos que polui o ambiente, maltrata colaboradores ou é citado em algum esquema de corrupção também irá manchar uma marca ou produto, pois toda a cadeia deve estar com olhos voltados para o cliente, sempre. 

Lembrem-se do escândalo da carne de cavalo…

Entre as signatárias do ETI estão gigantes globais como Nestlé, Unilever, Mondelez, PepsiCo e Danone, entre outras tantas.

Hoje, para vender para qualquer um deles não basta ter preço competitivo e muito menos qualidade no produto ou até certificação GFSI.

Muito se tem falado sobre a importância da Cultura de Segurança de Alimentos nas empresas e é óbvio que isso tem muito a ver com responsabilidade social.

Uma empresa que não oferece boas condições de trabalho e de remuneração para seus colaboradores, muito provavelmente não investe em treinamento e desenvolvimento das pessoas.

Uma empresa que não respeita legislação trabalhista e ambiental, que acha normal ter caixa 2, vender com “meia nota” ou sem nota fiscal, que acha que um “presentinho”, ganho ou dado, não faz mal a ninguém, possivelmente está muito distante do que está escrito nos seus famigerados quadros de “Missão, Visão e Valores”, isso se os tiverem…

Em um mundo no qual a informação é peça mais do que fundamental para o bom andamento dos processos e a transparência nas ações ganha cada vez maior destaque nas relações internas das empresas, está claro que o bom ambiente e o bom exemplo são vistos por todos os colaboradores como base para a realização das suas atividades.

Voltando à “Cultura de Segurança de Alimentos”, como cobrar de seus colaboradores, empregados ou associados (como as empresas costumam denominar as pessoas que trabalham em suas unidades) o comprometimento com programas que garantam a eliminação dos riscos de contaminação, intencionais ou não?

Como esperar que eles contribuam com sugestões ou apontando oportunidades de melhoria ou de riscos associados ao Food Defense?

Pior, uma empresa com comportamento “pouco ético” está muito mais sujeita à ação de fraude ou contaminação intencional por alguém insatisfeito de seu quadro funcional.

Aquela frase que diz que “é dando que se recebe” tem muito significado nessa relação.

E isso não vale apenas para a indústria, não!

Vale para o produtor rural também.

Boa parte dos fornecedores de cana de açúcar se enquadraram ao Protocolo “Bonsucro”, pois apenas as Boas Práticas Agropecuárias não são suficientes.

Esse movimento veio para ficar!

Há quem diga que em breve se tornará um programa “certificável”.

Hoje, os resultados dos processos de auditoria são depositados em plataformas como SEDEX ou AIM PROGRESS e ficam disponíveis para todos os clientes que fazem parte do protocolo visualizarem, desde que autorizados pelo fornecedor.

Isso é bom e é ruim.

Bom, porque um único processo de auditoria pode servir para dezenas de clientes.

Ruim, porque se a sua empresa não é muito afeita a seguir legislação, todos os clientes com acesso às plataformas saberão ao mesmo tempo dos seus pecados.

Por isso, atender aos 4 pilares da Responsabilidade Social significa sim ter uma equipe comprometida com os resultados e com a qualidade das suas atividades e, por consequência, com a qualidade e a segurança dos alimentos produzidos.

Algumas pessoas podem perguntar: “quanto vou ganhar para atender a isso tudo?”.

A resposta é bem simples, assim como cumprir os requisitos do GFSI é fundamental para exportação dos seus produtos, o não cumprimento do ETI pode significar ficar fora do mercado, porque as empresas citadas lá no início têm presença no mundo todo.

Simples assim!

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Jose Luiz Bariani<span class="bp-verified-badge"></span> Jose Luiz Bariani
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Cultura de Protagonismo (Accountability) na Indústria de Alimentos

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A disciplina é um fator crítico e decisivo para o sucesso do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Usada da maneira certa, a disciplina estabelece o compromisso de uma organização na aplicação das regras e nos procedimentos para manter a consistência, transparência e qualidade, incentivando e engajando os colaboradores a estarem sempre atentos em relação às normas e aos procedimentos de segurança, especialmente quando se envolvem em tarefas de alto risco.

Já a disciplina punitiva, aplicada de maneira errada ou na hora errada, pode prejudicar a segurança e a cultura de alimentos. É o que chamamos de “dilema da disciplina”, e se torna mais aparente quando se concentra no fracasso, em vez de se promover o sucesso.

Quando se trata de promover fortes resultados, o foco deve estar em assegurar que as pessoas tenham as competências e as ferramentas necessárias para trabalhar na garantia da segurança dos alimentos. Isso significa que a disciplina deve ser usada para gerar responsabilidade sobre o desempenho e elevar a performance em Food Safety.

Em organizações que se destacam, todos são responsáveis pela qualidade e a segurança de alimentos!!

Os líderes podem basear-se em três princípios para promover a responsabilidade em sua organização: contexto, direção e rastreamento.

Contexto: ajudar as pessoas a entender o seu papel estratégico dentro da cadeia de segurança na organização. O papel da liderança é modelar os comportamentos desejados e criar um ambiente e uma cultura nos quais os colaboradores possam trabalhar para promover a segurança de alimentos. Em tal cultura, os colaboradores comprometidos, além das regras estabelecidas, compartilham, discutem problemas e colaboram com ideias juntamente com os parceiros de trabalho sobre questões estratégicas de Food Safety. O papel desses líderes é promover boas práticas, fornecer feedback, apoiar e reconhecer os colaboradores que possuem e propagam a disciplina. O contexto também cria responsabilidade ajudando as pessoas a entender como o alto desempenho dos processos as beneficia.

Direção: trata-se de ajudar as pessoas a desenvolver e atingir objetivos claros que se vinculem às metas de Food Safety na organização. Toda a liderança precisa ter objetivos de Food Safety claros e específicos. Espera-se que os colaboradores da linha de frente sigam as regras e os procedimentos e participem ativamente dos programas de qualidade e segurança de alimentos estabelecidos.

Rastreamento: medir o desempenho em relação aos objetivos por meio de processos de monitoramento e sistemas de suporte bem projetados, simples e eficazes. O rastreamento exige que os líderes garantam a eficácia dos processos e sistemas e usem os dados coletados para fornecer feedback de sucesso e orientação. É importante concentrar o rastreamento nas informações, e não na opinião. As métricas geralmente desempenham um papel nisso, mas as informações sobre os comportamentos observados ou relatados também são importantes.

Os três princípios estabelecidos e associados promovem aos líderes uma base sólida quanto à responsabilidade pela cultura de segurança de alimentos, vinculada à disciplina e à transparência.

A indústria 4.0 traz um novo cenário onde devemos nos reinventar e nos modelar para atender a uma onda altamente tecnológica e conectada. Isso impacta diretamente o perfil das lideranças nas organizações. Gestores são fortemente desafiados para inovar, motivar e gerir de forma assertiva, focando o desenvolvimento dos seus colaboradores e lidando com as responsabilidades e as circunstâncias das novas mudanças. As lideranças precisam mudar o velho pensamento cartesiano para uma mentalidade exponencial caso elas queiram sobreviver em um mercado complexo e em transformação.

Ascensão da alta tecnologia, surgimento de novas gerações e a instabilidade econômica permitiram e exigiram a criação de modelos de negócios mais inovadores com atuação mais ágil. Nesse cenário um conceito começou a ganhar força ocupando espaços na cultura das organizações pelo mundo todo, a cultura de accountability, fundamental para o sucesso das organizações, o fio condutor dos negócios.

Sem ainda uma tradução fiel para o português, o accountability fala de uma cultura de responsabilidade, protagonismo, autonomia e coragem. Responsabilização pelos seus comportamentos e atitudes, responsável pelo seu desenvolvimento e compreensão da sua atuação diante das vitórias e derrotas tomando como pontos vitais de crescimento, reconhecendo e assumindo todos os sucessos e insucessos a frente de suas atividades.

Segundo o autor de Accountability: The Key to Driving a High-Performance Culture, Greg Bustin: “Quando bem vivida a cultura de accountability nas organizações, a confiança, o engajamento, o senso de pertencimento é facilmente percebido e o crescimento da receita e do lucro é consistente.”

Segundo ele, cria-se um DNA de propósito, responsabilidade e realização. O líder tem um importante papel para auxiliar e dar suporte na transição do velho modelo mental de comando e controle para o de construtivismo, que apoia a evolução da carreira de todo o time. Empatia, capacidade de saber ouvir, dar feedbacks e colaboração são competências mais apreciadas para desenvolver o que chamamos de um líder accountable. Esse profissional deve acompanhar o progresso dos liderados, analisando o seu desempenho, o engajamento e protagonismos, impulsionando-os para o seu desenvolvimento, colaboração e conexão, trabalhados diretamente alinhados à missão e visão da organização.

Proatividade, engajamento, resiliência e visão estratégica são apenas alguns exemplos de atribuições buscadas pelas organizações e é nesse quesito que entra a palavra accountability.

Pessoas accountable possuem um enorme valor para as organizações, pois são profissionais que cumprem a palavra, entregam o que prometem e assumem a responsabilidade voluntariamente. Estamos falando da responsabilidade como um comportamento intrínseco.

E quais as dicas para se tornar um profissional accountable?

Primeiramente é necessário mudar o modelo mental, sair do vitimismo e entrar no protagonismo. Demonstrar um profundo engajamento, ter senso de pertencimento, ser uma liderança inspiradora, trabalhar com objetivos e metas claras, rever as práticas existentes e correlacionar com a congruência. Realizar menos julgamentos e utilizar mais encorajamentos, desenvolver uma postura de líder coach e líder mentor com o uso de ferramentas para ajudar nos negócios. Ser o fio condutor da excelência e possuir uma forte clareza da estratégia e consciência dos resultados sabendo que tipo de conduta é esperado deles.

A cultura de accountability permeia forte atitude ágil de resolução de problemas e implementação de estratégias com rapidez e a abertura quanto aos fracassos cometidos e responsabilidade assumida bem como a capacidade de aprendizado com os erros vividos.

Cada empresa tem suas práticas de gestão de pessoas para promover o accountability, mas uma coisa é certa: quanto mais engajado o colaborador estiver com a missão e a estratégia, mais este vai contribuir com inovações para manter e elevar os resultados e a sustentabilidade de negócio. Entre outras palavras, accountability significa não esperar as ordens virem de seus superiores, mas sim tomar as atitudes necessárias para resolver os problemas, assumir suas responsabilidades. É fundamental ter em mente que, para obter os resultados desejados, é preciso ir além do que é esperado.

Em oposto ao comportamento de protagonistas, temos os profissionais que não assumem as próprias ações: os vitimistas ou em novos termos, o próprio desculpability. Colaboradores que agem com modelo mental de dar desculpas e culpar os outros, transferindo também responsabilidades, o que torna-se parte permanente da personalidade da pessoa. Quem age assim reclama de tudo, não colabora em nada, tem que ser empurrado, entrega resultados parciais e, diante de cenários difíceis, não consegue ver luz no fim do túnel. Por outro lado, quem convive com pessoas assim, em casa ou no trabalho, sofre muito e trabalha mais do que deveria porque, além de fazer a sua parte, também tem que fazer a do outro. O desculpability existente pode ser neutralizado com o modelo mental da cultura de accountability, a virtude moral que nos faz pensar e agir como dono e entregar resultados excepcionais.

Inspirar-se, reunir energias e assumir o próprio papel na empresa são comportamentos que ajudam a encontrar melhores resultados e superar qualquer desafio que possa aparecer.

Fontes:

https://foodsafetytech.com/news_article/the-accountability-factor-in-food-safety-culture/

https://ise.org.br/blog/voce-anda-cultivando-sua-accountability/

https://www1.folha.uol.com.br/empreendedorsocial/colunas/2015/09/1685881-desculpability-uma-barreira-para-a-alta-performance-de-gestores.shtml

 

 

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Controle de lubrificantes com TPM e manutenção autônoma – 3ª etapa

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Você já ouviu falar de TPM e Manutenção Autônoma? São ferramentas  de melhoria contínua na indústria.

Dentro da metodologia de TPM, existe um pilar chamado Manutenção Autônoma, também conhecido como M.A. Esse pilar possui várias etapas e à medida que os colaboradores avançam as etapas, eles e a empresa evoluem em nível de autonomia em seus processos.

Hoje falaremos sobre a 3ª etapa de M.A:

Elaboração de padrões de limpeza, inspeção e lubrificação

Nessa etapa, os colaboradores (não o time de manutenção) começarão a ter os primeiros contatos com lubrificantes e pontos de lubrificação.

Não serei repetitivo quanto ao fato de o lubrificante ser de grau alimentício (food grade) e da busca constante por empresas de lubrificantes certificadas na ISO 21469.

Mas acredito que essa é a hora de unirmos o útil ao agradável, ou seja, disseminar aos nossos colaboradores a cultura de lubrificantes devidamente autorizados nos respectivos pontos de contato do equipamento. Esta é uma ótima oportunidade de M.A e Qualidade Assegurada se integrarem, pois padrões de lubrificação serão criados, mapeamento de pontos de lubrificação e os respectivos lubrificantes necessários serão estabelecidos.

Dessa forma temos mais uma “frente” atuante no controle da lubrificação, colaboradores conscientizados, evolução autônoma da qualidade e inclusive os check-lists que podem conter menções quanto a serem food-grade e seus respectivos contatos.

Qualidade não deve apenas “cobrar”, mas “integrar” também.

Leia mais sobre M.A e TPM:

Como a Manutenção Autônoma pode contribuir com BPF e microbiologia? 1ª Etapa
Qual a contribuição da Manutenção Autônoma em BPF? 2ª Etapa

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A cadeia de ajuda como técnica para resolução de problemas na indústria de alimentos

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Atualmente muitos fatores vêm estimulando as indústrias alimentícias a produzirem alimentos mais seguros e de elevada qualidade.  A rápida evolução das tecnologias e a competitividade crescente num mundo cada vez mais globalizado fazem com que estas busquem alternativas para a redução dos riscos, além da melhoria da qualidade de seus produtos e processos. Dentro dos sistemas de produção de alimentos existem diversos problemas que dificultam fortemente o andamento de produção e a inocuidade do produto, fazendo com que as empresas procurem alternativas que venham suprir a capacidade diária de produção e controlar os riscos (THOMPSON, WOLF e SPEAR, 2003).

Problemas técnicos e operacionais ocorrem a todo o momento nas empresas produtoras de alimentos. Na ocorrência de problemas nas linhas de produção as principais questões envolvendo a tomada de decisão são: “O que fazer quando eles ocorrem? Qual o comportamento das pessoas diante da adversidade? Qual o plano de ação?” Para auxiliar a responder a estas perguntas, a empresa pode implementar um sistema padronizado para sinalizar o problema e este sinal servirá para iniciar a cadeia de ajuda (SILVA, FURUKAWA e PALADINI, 2015).

Segundo Flinchbaugh (2007), a cadeia de ajuda é uma maneira padronizada para as pessoas com problemas pedirem ajuda e para as pessoas adequadas responderem a eles. Kamada (2008) ainda complementa que a cadeia de ajuda consiste em uma rotina interativa que envolve todas as pessoas ligadas ao processo e as leva a resolverem um problema quando ele surge, objetivando eliminar as instabilidades do processo.

A rotina estabelecida com o auxílio da cadeia de ajuda é responsável pela identificação de perdas quando incorporada ao Gerenciamento da Rotina e é fundamental no processo de estabilização do fluxo produtivo. A cadeia de ajuda consiste em um sistema de reação rápida (Quick Reaction System – QRS) integrado na estrutura organizacional, visando manter e recuperar o fluxo produtivo, eliminar o desperdício de tempo e de recurso, estruturar na rotina da empresa a identificação, registro e solução dos problemas numa maior velocidade e inserir no cotidiano o senso de urgência e disciplina (PACHECO et. al, 2010).

A implementação da cadeia de ajuda pode ser facilmente adaptada à indústria de alimentos seguindo os passos descritos por Kamada (2008):

  • Detecção dos problemas na sua fonte. Esta intervenção é feita inicialmente pelo operador mais próximo ao problema;
  • Sinalização do problema. O sinal é dado antes que haja parada do processo e nesse intervalo o operador irá contatar o seu apoio e estes agem sobre o problema.
  • Ao persistir o problema, o líder imediato é acionado e juntamente com o operador irão utilizar métodos bem definidos como os 5 por quês ou o gráfico de Ishikawa.
  • Registro do problema em um quadro de acompanhamento da produção, tomando a atitude de já ter uma ação preventiva caso o problema torne a se repetir.
  • O quinto e último passo se dará a partir da intervenção de um grupo multidisciplinar que irá definir o tratamento mais adequado utilizando os métodos científicos existentes.

Para que a cadeia de ajuda funcione de forma mais coerente e coesa possível, para diminuir as instabilidades do processo é preciso que haja o comprometimento de toda a equipe e que se torne um hábito. Deve haver clara definição de responsabilidades para que a corrente seja forte, sem duplicidade de ações, gerando atitudes padronizadas e organizadas para que de maneira otimizada os colaboradores se envolvam, seguindo a sequência que vai do operador ao gestor.

João Pedro Ferreira é mestrando no programa de pós-graduação em engenharia de alimentos da UFSC, especialista em Gestão da Qualidade – FAVELI, engenheiro de alimentos pela UFRPE e técnico em agroindústria pela IFPE. Trabalhou em multinacional produtora de lácteos como apoio de produção e atualmente é pesquisador em desenvolvimento de produtos e processos na indústria da alimentos.

Este texto foi produzido para o IV Concurso Cultural do Workshop Food Safety Brazil.

Referências:

FLINCHBAUGH, J. Leading Lean: Forging Your Help Chain. Publicado em: 2007. Disponível em: http://www.assemblymag.com, Acesso em 19 de Set. 2016.

KAMADA, S. A Cadeia de Ajuda para Manter a Estabilidade Produtiva. Publicado: 29/07/2008. Disponível em: http://www.lean.org.br/. Acesso em 19 de Set. 2016.

PACHECO, A. R.; MAGANHOTO, S. L.; CAMPOS, T. B.; FORCELLINI, F. A. Utilização da Cadeia de Ajuda no PDP. In: XXX Encontro Nacional De Engenharia de Producao, XXX ENEGEP,2010.

THOMPSON D.N., WOLF G.A., SPEAR S.J. “Driving Improvement in Patient Care: Lessons from Toyota.” Journal of Nursing Administration. 2003.

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Cuidado para não transformar seu sistema de gestão num cartório!

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A documentação de um Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos (SGSA) é evidentemente importante, ela consolida e padroniza a forma e a técnica para se realizar tarefas, operações industriais, e assim efetivamente, fazer com que os processos ocorram seguindo métodos adequados para a produção de alimentos seguros.

Assim, sistemas de gestão sólidos devem ser baseados em procedimentos documentados, o que é importante para a realização de qualquer tarefa e processo que envolva comunicação, permitindo que o conhecimento existente seja mantido, seguido, e se necessário, aprimorado.

Porém cuidado, um antigo chavão dos consultores em qualidade no passado ditava que para se ter um sistema de gestão devia-se “escrever tudo o que se faz e depois fazer tudo o que se escreveu”, mas isto não passa de uma heresia para sistemas eficazes. Primeiro porque engessa o sistema de gestão, segundo porque nem todas as atividades precisam ser documentadas, mas somente aquelas nas quais a falta de um procedimento documentado possa levar a erros que ocasionem falhas de qualidade ou contaminação dos produtos, e por fim, porque um eficaz SGSA deve ter o mínimo de burocracia que permita o máximo de resultados.

Não vou colocar a culpa só nos chavões de antigos consultores, tenho também visto profissionais da área de gestão que são obcecados por criar documentos sem muitos critérios. Calma! Uma empresa deve ser enxuta em documentos, portanto, documentar o que for imprescindível, e isto envolve 4 possibilidades básicas:

  1. Atividades que se não estiverem devidamente descritas têm grande probabilidade de serem realizadas incorretamente ou não seguirem uma rotina apropriada;
  2. Documentos exigidos por critérios legais, sejam da ANVISA ou do MAPA;
  3. Documentos exigidos obrigatoriamente por uma norma de referência utilizada para a implantação do SGSA, como a FSSC 22000 ou a BRC, na qual se busca uma certificação;
  4. Documentos exigidos pelos clientes em relações comerciais business to business – com estes não se discute.

Uma analogia para dar bom senso na elaboração de documentos é imaginar que o suporte construído em termos de procedimentos documentados deve ser como uma mochila de um alpinista, se for de menos o alpinista não chegará ao topo por falta de “equipamentos”, mas se for demais, o alpinista fica pesado e também não chegará, pois ficará se arrastando em meio ao excesso de materiais.

O sistema de gestão deve existir para garantir a qualidade e inocuidade dos alimentos e não para ser um cartório de documentos.

Assim, deve-se destacar que o objetivo da documentação é dar apoio ao sistema de gestão e não dirigi-lo, sendo que tal documentação deve ser o suporte mínimo necessário para a operacionalização, manutenção e melhoria do sistema sem torná-lo lento e burocratizado.

Para isso, algumas dicas são importantes:

Primeiramente, documentos devem estar disponíveis e serem adequados ao uso, onde e quando for necessário. Parece óbvio isto, mas já vi documentos em gavetas trancadas de supervisores de linha, onde operadores não tinham o devido acesso quando precisassem; ou informatizado e os usuários não tinham a senha, somente o líder; ou simplesmente ficavam guardados na “sala da qualidade” e ninguém os usava porque era muito fora de mão buscar para consultá-los.

Documentos não são para ter um papel, mas para serem efetivamente uma fonte de consulta.

Documentos têm que ser legíveis – isso é muito mais do que ter uma letra legível – e não devem estar rasurados. Documentos devem estar em linguagem apropriada ao público que fará seu uso, e em se tratando de mão de obra com baixa qualificação, que infelizmente encontramos muitas vezes no chão de fábrica de nosso país, é importante recorrer a fluxogramas, desenhos, símbolos e imagens, de forma que os usuários sejam capazes de “sozinhos” entenderem o que o documento se propõe a explicar.

Ainda quanto à linguagem, uma sugestão é que os documentos sejam descritos com a participação dos usuários, usando palavras e termos que eles usam no dia-a-dia, letras grandes, sem termos técnicos muito difíceis, a fim de que a descrição seja feita de forma a permitir uma compreensão o mais facilitada possível.

Não é a sofisticação que conta, menos ainda termos rebuscados, mesmo que sejam academicamente precisos; o que se quer é uma efetiva comunicação e compreensão pelos usuários, a fim de que realizem suas tarefas apropriadamente. 

Já a aprovação deve ser feita por alguém com competência apropriada, a fim de garantir que um documento elaborado é tecnicamente avaliado antes de sua liberação para uso, seguindo métodos e técnicas que garantam uma execução de tarefas e atividades em consonância com a produção de alimentos inócuos à saúde dos consumidores, evitando contaminantes químicos, físicos e biológicos.

Documentos devem ser mantidos devidamente protegidos, e em algumas organizações tenho visto algumas ideias interessantes. Em locais onde há umidade ou limpezas úmidas características de alguns processamentos, os documentos foram impressos em placas de PVC, uma vez que com este material não existe o risco de a umidade danificá-lo ou mesmo permitir acúmulo de sujeira ou até a presença de fungos como poderia ocorrer com impressão em papel, além de que o PVC é lavável. Também nestes casos, há a facilidade de poderem ser afixados nas linhas de produção justamente em locais onde haja fácil acesso aos olhos dos usuários, de forma que se torne impossível dizer que não conhecia o procedimento ou a rotina a ser seguida.

Documentos não são para mostrar aos auditores, mas para serem usados a fim de garantir a operação dos processos dentro dos padrões definidos.

A figura 1, a seguir, mostra um passo-a-passo básico para a elaboração de documentos:

Em minha vivência profissional por empresas, um erro crasso que vi são os cometidos por ditos profissionais, que por amadorismo, fazem verdadeiros “control C control V” de documentos de uma organização para outra, dir-se-ia que apenas substituindo os nomes das empresas e logotipos, e isso em elaboração de documentos que efetivamente deveriam dar suporte ao um SGSA é um “pecado venial”, porque cria rotinas desalinhadas, inapropriadas, em desconexão com a realidade da organização, portanto, documentos que só servem de enfeite.

Documentos devem que ser elaborados segundo as especificidades de cada organização, considerando todos os elementos associados ao contexto interno e externo que os envolve, conforme exemplifica a figura 2:

Entende-se no contexto do SGSA que as operações mais importantes são aquelas envolvidas com a qualidade e a segurança dos produtos, além da própria gestão destes sistemas.  A estrutura da documentação de um SGSA, portanto, pode ser apresentada de forma hierarquizada em três níveis:

  1. Estratégico – definem os anseios da organização, descrevem macro propósitos do SGSA, como por exemplo, Política, Visão e Missão, e tem abrangência corporativa, podendo ser usados interna e externamente e são aprovados exclusivamente pela Alta Direção;
  2. Tático – estabelecem os meios que devem ser utilizados para realização dos processos, determinam diretrizes da organização em nível gerencial interdepartamental, como por exemplo, procedimentos gerais, normas internas que devem ser atendidas por várias áreas e manuais, e têm abrangência também corporativa, sendo normalmente aprovados por cargos de gerência ou direção.
  3. Operacional – estabelecem as rotinas da organização, como por exemplo, descrevem metodologias e sistemáticas para realização de atividades específicas, como são o caso de Procedimento Operacional Padronizado (POPs), Métodos Analíticos, Especificação de Processo/ Produto, Fichas Técnicas Produto, Especificação de Matéria-Prima, Formulação de Produto, Planos de HACCP. Por serem específicos de áreas descrevendo suas atividades e rotinas, normalmente são aprovados por médias gerências, gestores e/ ou supervisores ou especialistas das áreas em questão, conforme o caso.

Durante a implementação do SGSA, as organizações acumulam uma série de documentos e pode ocorrer, às vezes por falta de organização, que as informações não estejam disponíveis para as pessoas que delas precisam em um determinado momento, ocasionando sérios problemas operacionais ou administrativos, e o pior, permitindo então a produção de produtos não conformes ou com risco de eventuais contaminações.

Assim, cada organização deve estabelecer a sua sistemática para o controle de documentos que seja conveniente com o porte, cultura existente, competências das pessoas, números de processos, números de SKUs, complexidade das atividades e recursos disponíveis. Para isso, é aconselhável que seja definido:

  1. Forma de codificação dos documentos que garanta controle das versões em uso;
  2. Descrição formal dos responsáveis pela análise e aprovação de cada documento;
  3. Controle de distribuição, por exemplo, com listas mestras, indicação de controle de cópias e com protocolos de entrega/ treinamento aos usuários;
  4. Definição formal do local de guarda das cópias em uso que estão distribuídas, incluindo não só cópias físicas como virtuais.

Os documentos elaborados também não devem ser considerados imutáveis, pelo contrário, devem possuir um caráter dinâmico que possibilite a incorporação de novos conhecimentos de forma contínua.

Portanto, documentos sempre devem ser revisados quando ocorrer a detecção de possibilidades de melhorar rotinas de trabalho tornando-as mais eficazes e adequadas à produção de produtos seguros ao consumidor, e se isso não ocorrer, ainda sim periodicamente devem ser revisados para ver se ainda há aderência às práticas que estão sendo utilizadas no dia-a-dia pela operação.

Aqui cabe novamente o bom senso, se um documento é revisado demais, pode significar que foi mal redigido, sem considerar todos os elementos que envolvem seu cumprimento; inversamente, se nunca é modificado, talvez esteja sendo pouco utilizado, talvez até seja desnecessário.

Uma vez que um documento for revisado, a cópia anterior deve ser recolhida, a nova disponibilizada e os usuários alertados/ treinados e orientados sobre o que foi modificado, a fim de se atentarem para seguir as novas rotinas descritas.

Um cuidado especial deve ser tomado com as cópias obsoletas, para que não continuem circulando e fazendo com  que usuários sigam processos que foram alterados, lembrando sempre dos cuidados com cópias “piratas” que circulam de forma inadvertida, como tabelas xerocadas ou coisas similares.

Na prática, o mais importante para atender um requisito de controle de documentos é garantir que quando ocorrerem revisões, a distribuição do novo documento e o recolhimento do obsoleto sejam eficazes, assim como os usuários alertados e treinados.

Por fim, documentos são um importante elemento para eficácia de um SGSA, mas há de se cuidar com o vício de se confundir o próprio SGSA com os documentos que o compõem. 

Quem quiser se aprofundar um pouco mais neste tema, aqui no blog já tivemos outros artigos muito interessantes que complementam esta abordagem:

Como controlar documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

Documentos de origem externa: como gerenciar?

Utilizar ou não um software para gestão de documentos e registros…. eis a questão….

Gestão de documentos e registros, uma solução ou um fardo?

 Existe diferença entre documentos e registros dentro da ISO 22000?

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Marco Túlio Bertolino<span class="bp-verified-badge"></span> Marco Túlio Bertolino
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Auditoria Estratégica | MBWA – Management By Walking Around

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Mais um excelente método de gestão nos desafia a criar novas estratégias para alinhar e alavancar os resultados do Sistema de Segurança de Alimentos, exigindo de todos uma maior integração e envolvimento.

Alguns minutos de planejamento, algumas conversas e um negócio transformado!

O termo MBWA vem de Management By Walking Around, que pode ser traduzido como “gerenciamento andando por aí”. Uma ferramenta estratégica para ser utilizada no chão de fábrica, onde as coisas realmente acontecem. Ferramenta de gestão muito parecida com o método japonês utilizado na Toyota, a Auditoria Gemba Walk, já compartilhada aqui por mim em outro post.

O MBWA é uma ferramenta de liderança estratégica que coloca você em foco e conexão com os seus colaboradores envolvendo a sua força de trabalho no negócio, na visão e nos objetivos da organização. O MBWA é mais do que um simples passeio e bate-papo dos líderes pelo chão de fábrica: é uma interação planejada e organizada que fornece a você vários insights sobre a cadeia de processos dos alimentos, política, cultura, comportamentos e atitudes dos colaboradores. O modelo de Auditoria MBWA tem o poder de solidificar a cultura, fortalecer bons hábitos, comportamentos e solucionar problemas minimizando custos com reclamação e redução de acidentes.

Se você quer saber o que está acontecendo em sua organização, precisa se conectar com seus processos e as pessoas que produzem os resultados! O conceito de gerenciar em pé entre os colaboradores e conversar com eles cara a cara tem sido usado por vários líderes e organizações por décadas. O termo ” Gestão por Andar a Pé ” foi popularizado na década de 1980.

Em 1982, os consultores de gestão Tom Peters e Robert H. Waterman propuseram o conceito em seu livro In Search of Excellence: Lessons from America’s Best Run Companies. No livro, Peters e Waterman examinaram as empresas de sucesso, percebendo um denominador comum entre as mais bem-sucedidas. Segundo eles, as empresas de sucesso tinham CEOs e líderes que passavam grande parte do tempo no campo, em vez de ficarem confinados em seus escritórios. Peters e Waterman notaram que esses líderes estavam mais conscientes das operações e, em geral, tinham melhor capacidade de resolver problemas. Peters escreveu um livro, A Paixão pela Excelência, em que continuava a afirmar o estilo como o elemento central da excelente liderança.

A ideia ganhou mais atenção quando William Hewlett e David Packard, os fundadores da Hewlett Packard (marca registrada do crescimento da HP), mencionaram a teoria como parte do ” HP Way “. As lições aprendidas com a empresa de tecnologia foram, de fato, examinadas e apresentadas por Peters e Waterman.

O estilo de gerenciamento de perto e pessoal tornou-se uma opção popular para organizações e outras grandes empresas logo seguiram os ensinamentos de Peter e Waterman. A Disney implementou a gestão Walking By Around, fazendo com que seus líderes trabalhassem juntos com os seus colaboradores. Steve Jobs, da Apple, era outro grande defensor do estilo, colocando-se em situações em que precisava lidar diretamente com os clientes.

Apesar do conceito ter sido desenvolvido pelo pessoal da HP, outros grandes empreendedores desenvolveram práticas semelhantes. Sam Walton (Walmart), Walt Disney (Disney World) e Luiza Trajano (Magazine Luiza) são exemplos bem-sucedidos de praticantes do MBWA. Sam Walton, além de andar muito pelas lojas e pelos centros de distribuição, adorava tomar café com os motoristas de caminhão. Aprendia muito com as dicas dos caminhoneiros. Chieko Aoki, empreendedora da rede de hotéis Blue Tree Hotels, diz que sempre aprende muito com as camareiras da empresa, mesmo aquelas que executam as atividades mais simples na empresa.

Confira o vídeo no Youtube de Tom Peters retornando ao seu tema favorito de Em Busca da Excelência, MBWA: Gerenciando por Walking Around, exemplificando Howard Schultz quando CEO da Starbucks.

Você deve sair do seu espaço e ir aonde as pessoas estão fazendo seus trabalhos. A principal finalidade do MBWA é descobrir os pensamentos e as opiniões das pessoas. Disseminar o conhecimento na organização, incentivar compreensão das melhores práticas e compartilhá-las com os colaboradores requer uma gestão transparente e participativa.

Abaixo, algumas dicas para uma excelente auditoria no estilo MBWA:

  1. Torne o MBWA parte de sua rotina. Inclua o MBWA em sua agenda! Quanto mais vezes você faz isso, melhores resultados você terá.
  2. Não traga uma comitiva! O MBWA funciona melhor como um fluxo de conversas com colaboradores individuais. Trazer assistentes ou outros líderes com você provavelmente inibirá a discussão.
  3. Visite todos. Esteja disponível e acessível a qualquer colaborador. O intuito é que entre em contato diretamente com a situação real vivida pela empresa, ao mesmo tempo que ensine novos métodos e faça aconselhamentos para a resolução de problemas. É uma oportunidade excelente para passarem os valores da empresa pessoalmente, inclusive dando/sendo o exemplo.
  4. Peça sugestões e reconheça boas ideias. Pergunte a cada funcionário sobre suas ideias sobre como melhorar produtos, processos, vendas ou serviços. Então, se a ideia de alguém levar a um resultado positivo, divulgue a sugestão de quem foi e mostre que você está pronto para dar crédito a quem merecer.
  5. Acompanhe as respostas. Se você não puder responder à pergunta de um colaborador no momento, não se esqueça de voltar a ele com uma resposta mais tarde. Além de ser cortesia comum, gera confiança. Crie um ambiente de confiança e compreensão mútua, no qual as pessoas se sintam livres para expressar suas ideias e opiniões, problemas e preocupações.
  6. Não critique! Lembre-se: você está em uma missão com o objetivo de construir um relacionamento. Evite minar esses objetivos. Se você achar que um colaborador não está executando seu trabalho corretamente, não tente mudar o comportamento no local. Em vez disso, anote-o e resolva o problema em outro momento e em outro cenário.
  7. Saiba ouvir! Seja humilde! Liderar é, antes de tudo, servir. O MBWA oferece a oportunidade de o gestor ser um líder servidor, mas ser humilde também implica saber ouvir e buscar a sabedoria de todas as pessoas, inclusive daquelas que executam as atividades. É fundamental saber ouvir e praticar a escuta ativa.
  8. Enxergue os pontos fortes e fracos. O gestor atende aos colaboradores na situação real do ambiente de trabalho e, portanto, obtém uma experiência em primeira mão do que está acontecendo. Isso permite que ele tenha uma noção melhor das coisas que estão acontecendo ao seu redor e isso resultará em uma melhor compreensão dos pontos fortes e fracos da organização.
  9. Cultura de feedback. O MBWA fortalece um ambiente de feedback, no qual todos podem fornecer aos gestores ideias, dicas e sugestões para agir. É fundamental que os colaboradores percebam que há um esforço genuíno para uma comunicação mais eficaz entre as partes.
  10. Traz transparência. A “bolha gerencial” é removida e os gestores não veem apenas o que querem ver ou o que os colaboradores querem apresentar a eles, mas têm uma ideia realista do que está acontecendo.

Os pontos acima podem levar ao aumento da eficiência operacional. O ambiente de trabalho positivo aumenta a motivação do trabalhador e os gestores têm uma melhor compreensão das decisões corretas de operações que devem ser tomadas.

A liderança poderá resolver os problemas mais rapidamente encontrando as pessoas certas cara a cara, em vez de confiar em elaborar uma série de e-mails. Em vez de esperar por uma resposta, um gestor pode simplesmente perguntar sobre a situação.

Isso também significa que o feedback sobre problemas e ideias é instantâneo, resultando em ações mais rápidas. O colaborador e o gestor não precisam esperar pelo momento “certo”, mas podem fazer ajustes imediatamente quando as coisas surgem e são resolvidas. Se o esclarecimento for necessário, pode ser tratado no local.

Presidentes e diretores de grandes empresas no Brasil e no mundo passaram a adotar o MBWA para ter outra perspectiva da empresa e mais contato com o que realmente ocorre no negócio. De cima, tudo parece fácil e óbvio, mas quando esses executivos interagem com seus colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, voltam estarrecidos sobre como estavam equivocados.

Fontes:

http://fortune.com/2012/08/23/management-by-walking-around-6-tips-to-make-it-work/

http://www.whatmakesagoodleader.com/management-by-walking-around.html

https://www.cleverism.com/management-by-walking-around-mbwa/

https://www.youtube.com/watch?v=wU9ccV6Af14  

https://www.youtube.com/watch?v=hr1wtejENPg

5 min leituraMais um excelente método de gestão nos desafia a criar novas estratégias para alinhar e alavancar os resultados do Sistema de Segurança de Alimentos, exigindo de todos uma maior integração […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Gestão Estratégica em Food Safety

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Logicamente, o objetivo principal na implantação de um Sistema de Gestão em Segurança de Alimentos (SGSA) é a garantia da produção, armazenamento, transporte e comercialização de alimentos e bebidas seguras, o que implica ações de prevenção e controle de contaminantes, sejam químicos, físicos ou microbiológicos em toda a cadeia produtiva.

Mas, logicamente também, o objetivo de um negócio, de uma empresa que produz alimentos e bebidas é obter algum lucro.

Portanto, uma empresa de alimentos e bebidas tem como “core business” sua operação, que genericamente consiste em comprar matérias-primas, com uso de operações unitárias apropriadas transformá-las em produtos, entregar ao mercado fazendo uso de uma matriz logística adequada, e ao final, faturar com as vendas provenientes de toda esta operação. Depois, tirando os custos produtivos que incluem matérias-primas, insumos, embalagens, mão de obra, análises, operação, depreciação de máquinas e equipamentos, custos com utilidades (energia, água, vapor e ar comprimido), etc, ver o que sobra.

A esta diferença que remunerará o risco sobre o capital investido por um empreendedor que se aventurou nesta empreitada, chamaremos lucro.

Um SGSA, portanto, agrega uma importante função estratégica numa organização, quando efetivamente ajuda a aumentar a segurança sobre o retorno do investimento e evitar surpresas indesejadas, trazendo controle sobre riscos, uma vez que se problemas de segurança de alimentos ocorrerem, representarão custos de não qualidade que podem ser substanciais e que tomarão se não todo, ao menos parte dos ganhos resultantes, podendo inclusive levar seu negócio à bancarrota.

Estes custos de não qualidade estão em âmbito interno e externo, tais como apresentados na tabela 1:

Tabela 1: Custos de não qualidade internos e externos.

CUSTOS INTERNOS CUSTOS EXTERNOS
1)    Destruição de produtos contaminados;

2)    Retrabalho para correção de contaminantes a níveis aceitáveis;

3)    Refugo;

4)    Horas improdutivas;

5)    Serviços administrativos refeitos;

6)    Excesso de estoque.

 1)    Reclamações e indenizações pagas a clientes business to business ou consumidores finais afetados;

2)    Reposição do lote devolvido;

3)    Descontos por falhas;

4)    Fretes por devoluções;

5)    Perda de clientes;

6)    Custos de recolhimento de produto/ recall.

Mas os custos mais significativos das falhas em segurança dos alimentos estão associados à perda de imagem, que pode destruir completamente um negócio por ferir permanentemente a imagem de uma marca que passará a ser associada aos danos eventualmente causados aos consumidores, especialmente num admirável mundo novo onde a todo tempo podemos ser expostos em redes sociais como Facebook ou Instagram, e uma imagem negativa viralizada organicamente em redes sociais é capaz de em poucas horas atingir milhares de pessoas, mais até do que campanhas de marketing perfeitamente estruturadas e que demandaram altos investimentos.

Então, por mais tecnicistas que nós profissionais que atuamos em food safety sejamos, é preciso considerar que um bom gestor nesta área precisa entender também de gestão de negócios, de como implantar, conduzir e gerenciar bem seu SGSA, que seja efetivamente capaz de garantir alimentos seguros, porém fazendo um bom uso dos recursos disponíveis, de forma a manter os negócios competitivos.

SGSA na perspectiva de um dono de empresa, de um investidor, de um empreendedor, é uma atividade que demanda custos, portanto, precisa trazer efetivamente retorno sobre o investimento, o famoso ROI ou payback, e repito, este retorno se dará pela garantia de controle sobre resultados indesejados quanto à contaminação dos alimentos, assim, na contenção de riscos à saúde de consumidores, e isto pode ser transformado em uma linguagem contábil, quantificando-se em dinheiro indicadores que meçam os custos de não qualidade exemplificados anteriormente na tabela 1.

Saímos das universidades muitas vezes sem uma suficiente visão sistêmica de como funciona a gestão de uma empresa, aliás, há cursos em algumas universidades que inclusive partem de uma linguagem que “demoniza” o empresário, o investidor, o acionista, e trata o lucro como algo “pecaminoso”. Com isso, foge uma pauta importante e óbvia, de que é o lucro que gera investimentos em pesquisa, em tecnologias, em infraestrutura e ambiente adequado para a produção em condições sanitárias, além de pagar salários e remunerações.

Não há nenhuma dicotomia entre fazer excelentes produtos e lucrar, ao contrário, quem faz excelentes produtos, seguros aos consumidores, deve lucrar ainda mais com isso, sendo remunerado pelo bom trabalho.

Tenho visto no mercado de trabalho profissionais que geralmente possuem até boas formações técnicas, mas que quando promovidos a cargos executivos de gestão, caem de paraquedas numa posição em que precisam gerenciar centros de custos e ficam perdidos, pois é preciso geri-los economicamente além de tecnicamente. Portanto, falar de custos, despesas, retorno sobre investimento deve fazer parte do metier de um bom profissional em food safety.

Quando se começa a olhar os negócios nesta óptica, a análise de riscos é fundamental, e serve para alinhar profissionais que tem excesso de preciosismo com a realidade, especialmente os que tem obsessão de fazer o “ótimo”, e que por isso, muitas vezes deixam de fazer o bom que está ao alcance da empresa, e que seria suficiente para conter perigos.

Considere que uma medida boa de contenção de perigos algumas vezes pode ser melhor que uma ótima, se esta boa permitir a segurança desejada ao produto com menos demanda de recursos.

Um bom gestor busca equilíbrio financeiro que considere os riscos associados ao produto, o que deriva de suas características intrínsecas como pH, umidade e atividade de água por exemplo, e também, das tecnologias disponíveis utilizadas nas operações unitárias envolvidas, dos recursos internos e externos que a empresa disponibiliza, mas claro, sem abrir mão da garantia efetiva de processos capazes de produzir alimentos seguros.

Sempre é bom lembrar que SGSAs para darem o devido resultado precisam ser bem implementados. Coloco desta forma por ter vivenciado ao longo da carreira casos em que empresas queriam maquiar seus processos apenas nos dias de auditoria, cabendo a expressão “maquiar a noiva” só para receber os auditores.

Sistemas de gestão de segurança de alimentos de verdade rodam com processos bem sedimentados, podem ser auditados em qualquer turno, a qualquer dia, porque estão estruturados de forma que sua rotina normal de operação seja capaz de garantir alimentos seguros. Aliás, é o que precisa ocorrer com sistemas que sejam certificados na FSSC 22000 cujas auditorias surpresas já estão em vigor.

Se um gestor de food safety, além da visão técnica demandada pela função, também tiver competências que o tornem capaz de interagir com o mundo dos negócios, e com isso traduzir para alta direção (AD) e CEOs os problemas associados ao universo da segurança de alimentos numa linguagem financeira, de custos, investimentos, prejuízos e ganhos pela contenção de perigos potenciais, ajudará muito esta AD a melhor compreender o papel estratégico dos SGSAs. Estes,  portanto, passarão a serem vistos dentro da organização com mais relevância por diretores que não são de corpos técnicos e que têm uma certa dificuldade de entendimento do tema, inclusive, facilitando conseguir os devidos investimentos demandados.

Como dica profissional, em reuniões de análises críticas, visando justamente engajar a AD nos problemas que afetam a gestão em food safety, é preciso trazer informações na linguagem dos executivos que demonstrem redução de custos de não qualidade, a redução de reprocesso, de retrabalho, de devoluções, etc, e por fim, estes valores devem ser confrontados com os gastos com os centros de custos associados diretamente com a gestão da segurança dos alimentos, permitindo que enxerguem o payback do SGSA.

Lembre que o objetivo final é produzir ALIMENTOS SEGUROS, mas isso aumenta market share, evita riscos e processos com consumidores, exposição negativa da marca, e portanto, ajuda a manutenção e crescimento do faturamento, e assim, do lucro das organizações.

Um SGSA deve ter relevância estratégica nos rumos da organização.

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Marco Túlio Bertolino<span class="bp-verified-badge"></span> Marco Túlio Bertolino
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