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Passo 7 de MA na indústria de alimentos – Gestão autônoma

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Nesse post vamos falar sobre o último passo de manutenção autônoma, o Passo 7 de MA – Gestão Autônoma.

No passo 7 de MA chegamos à consolidação da implantação da manutenção autônoma com o uso de controles, avaliações, inspeções e padrões revisados e atualizados, mudança de cultura e avanço na maturidade dos colaboradores.

Nessa etapa o operador é o elemento chave na qualidade e confiabilidade dos processos.

O resultado aqui é o esforço no atingimento para o que conhecemos por “zeros”: zero perdas, zero quebras, zero acidente e como foco desse post, o zero defeito de qualidade, zero contaminações quanto à segurança dos alimentos.

Passo 7 de MA – Gestão Autônoma

Como o próprio nome já diz, temos consolidada a manutenção autônoma. O colaborador tem domínio de seu equipamento e processos ao redor e atua com uma gestão autônoma.

Portanto, o colaborador possui maior conhecimento e autonomia para realização de parada de equipamentos, reparos sob sua alçada, melhorias nos processos, segregação de materiais. E ainda há o diagnóstico de problemas através de ferramentas de investigação e planejamento e execução de ações atacando a causa-raiz.

Os colaboradores nesta etapa naturalmente tendem a desenvolver:

Postura de liderança
Tomada de decisão
Iniciativa com foco em resultados
Capacidade de relacionar
Capacidade de compartilhar
Criação – Geração de novas ideais

Segurança dos Alimentos

Assim como ocorre o amadurecimento profissional do colaborador quanto ao seu processo, uma cultura de qualidade pode ser desenvolvida em conjunto. Veja que passamos por todas as etapas anteriores trabalhando os conceitos de segurança dos alimentos.

Chegando ao passo 7 de MA nós teremos desenvolvido uma gestão de limpeza, controle de contaminantes, prevenção de perigos, profundidade no HACCP e sinergia com Food Fraud e Food Defense, entre outros pontos.

E muito mais do que apenas as ferramentas e controles, teremos um colaborador com uma postura de liderança e cultura de segurança dos alimentos atuando em campo.

Gostou do conteúdo? Deixe aqui seu comentário para que eu explore mais os outros pilares de TPM e sua relação com a indústria de alimentos.

Para ler sobre as etapas anteriores acesse os links abaixo:

Como a Manutenção Autônoma pode contribuir com BPF e microbiologia? 1ª Etapa

Qual a contribuição da Manutenção Autônoma em BPF? 2ª Etapa

Controle de lubrificantes com TPM e manutenção autônoma – 3ª etapa

O que devo saber sobre etiquetas de TPM – M.A, Contaminações e Food Safety?

4° Passo de M.A. na indústria de alimentos – Inspeção e Capacitação

5° Passo de M.A. na indústria de alimentos – Inspeção autônoma

A 6ª etapa de MA na indústria de alimentos: Manutenção autônoma

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André Pontes

28 de junho de 202124 de junho de 2021

Ferramentas de gestão

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Gestão do estoque de embalagens: ferramenta para diminuir riscos à Segurança de Alimentos

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Hoje resolvi escrever sobre uma das atividades que acompanho e executo na empresa, a gestão do estoque das embalagens, como ferramenta para diminuir riscos relacionados à segurança de alimentos e para evitar prejuízos financeiros.

Como gerir o meu estoque de embalagens? É preciso considerar todos os SKUs, produtos com média de giros diferentes (alguns com maior venda mensal e outros em que a quantidade mínima vendida pelo fornecedor de embalagem demora meses para ser consumida), adequação aos requisitos legais, às normas de segurança de alimentos e mesmo atender regulamentos que por vezes demandam alteração das embalagens de todos os produtos – vide legislação de alergênicos (RDC 26/2015), lactose (no meu setor especificamente, de queijos, RDC 136/2017), RDC 429/2020, entre outras.

Quando uma nova norma é publicada, quando há alterações de formulação, quando um novo produto é lançado, quando há mudança de layout da marca da empresa, precisa existir gestão de estoque de embalagens, englobando normalmente mais de uma área, levando a projetos com interface multidisciplinar.

Regulatórios, segurança de alimentos, qualidade, comercial, almoxarifado e compras são alguns dos departamentos que serão acionados e que precisarão alinhar, desenhar e estabelecer cronogramas bem definidos para que a atividade aconteça sem gerar possíveis falhas que impactem a segurança de alimentos, como vendas de produtos embalados com informações em desacordo com as normas vigentes, atrasos, impactos nas vendas ou estoque ocioso de embalagens.

Lembro-me quando tivemos a publicação da norma de alergênicos. Houve demanda para adequação das embalagens, com informação de suma importância aos consumidores, que passariam a saber de forma clara, explícita, a presença ou não de alergênicos em cada um dos produtos. Este será um bom exemplo para mostrar as etapas desse projeto dentro da Gestão de Estoques de Embalagens.

Após a publicação, houve um tempo para entender como essa informação seria colocada, quando e como utilizaríamos a informação dos CONTÉM: DERIVADOS DE LEITE ou CONTÉM LEITE. Finalizada essa parte de entendimento da norma (veja mais aqui ), veio a pergunta: como mudaremos tudo em um ano? Como nos adequaremos para assegurar que o requisito legal será cumprido e que os consumidores estarão seguros ao consumir nossos produtos? Quanto de embalagem perderemos com essa mudança? Teremos tempo hábil para alterar os rótulos, produzir todos eles com a arte alterada antes da norma entrar em vigor? Será que podemos ter atrasos nas entregas das novas embalagens impactando o departamento comercial e as vendas dos produtos? E aquelas embalagens com estoque alto, o que faremos com elas?

Nesse momento optamos por fazer uma reunião com toda a equipe de qualidade, segurança de alimentos, líderes da produção e comercial para inseri-los na nova demanda e alinharmos a importância do projeto., visto que a participação deles seria fundamental para atingir o objetivo, que era, findado o prazo de utilização das embalagens antigas, não expedir produtos com embalagem sem a informação sobre alergênicos.

Fizemos um levantamento inicial de todos os estoques de embalagens e média de tempo para consumo. Com essa informação fizemos uma planilha com tempos e prazos para alteração de cada uma delas, priorizando as que seriam alteradas primeiro. Foi necessário fazer uma análise detalhada da planilha, entrando em contato com os fornecedores para alinharmos os prazos, custos para alteração de arte, aprovação da nova arte e entrega da embalagem com arte alterada. Assim, iniciamos as alterações das artes junto ao setor de Regulatórios, pedidos das novas embalagens e acionamento da equipe formada sobre as datas de chegada das novas artes e reforço de uso e término das antigas. Este trabalho foi feito com cada uma das embalagens, atenção, cuidado e organização do tempo entre pedido, término embalagem antiga, e início da vigência da nova legislação.

Para um volume grande de embalagens o processo precisa ser bem alinhado, mas foi possível alterar sem grandes entraves. Tínhamos, porém, consumo baixo, estoque alto e aí entrou a possibilidade de utilização de etiquetas nas embalagens existentes, que foi uma solução encontrada para evitar grande despesa com descarte das embalagens, conforme descrito aqui.

Se não houver um controle bem-feito, uma gestão desse estoque, há o risco de sofrer penalidades dos órgãos fiscalizadores, gerando casos de recall e recolhimento (veja aqui e aqui) e perdas financeiras por impossibilidade de venda por falta de embalagem, descarte de embalagens antigas, ou com alterações seriadas de artes e custos com clichê.

O exemplo acima foi utilizando a norma de alergênicos, mas podemos considerar também para outras alterações como informações nutricionais, ingredientes, em que a alteração pode ser necessária em um item, uma linha de produtos e que também são impactantes e necessários quando pensamos em segurança de alimentos e informações claras e corretas aos consumidores.

Assim, estabelecer o objetivo, cronograma, desenhar o projeto prevendo todas as etapas e alinhar qual atividade será executada com toda a equipe envolvida evita riscos e desperdícios.

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Aline Rezende Rodrigues

25 de junho de 202120 de agosto de 2021

Ferramentas de gestão

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IQF – Índice de Qualificação de fornecedores para empresas de alimentos

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Você já ouviu falar de IQF – Índice de Qualificação de Fornecedores?

Os fornecedores são um grande elo na corrente que envolve segurança e qualidade de nossos alimentos, portanto a parceria entre empresa e fornecedores deve estar devidamente alinhada e os valores e requisitos devem ser compartilhados.

Entre as inúmeras etapas deste processo de alinhamento, homologação e gestão, no post de hoje dedico uma pequena parte para falarmos sobre uma das maneiras de tangibilizar esse compromisso em números. Esta não é a única maneira, outras podem ser adotadas.

Por que as avaliações são importantes? Destaco abaixo trechos das normas mais conhecidas sobre isso:

ISO 9001:2015

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”

ISO 22000:2018

“A Organização deve determinar e aplicar critérios para avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de fornecedores externos de processos, produtos e/ou serviços;”

Sobre o IQF

O IQF (Índice de Qualificação de Fornecedor) é um cálculo que pode ser composto por algumas frentes, dentre as quais podem ser citados os índices de atendimento do contrato, índice de não conformidades, satisfação de clientes, pontualidade, existência de certificação, atendimento a requisitos internos estabelecidos pela própria empresa.

A proposta é determinar quais variáveis devem ser consideradas e atribuir “pesos”.

Exemplo prático de IQF para fornecedores

IQF = {[ (INC x 0,6) + (IEC x 0,2) + (IP x 0,2) ] – 1} x 100

INC: Índice de não conformidade
IE: Índice de entregas
IP: Índice de pontualidade

INC: Índice de não conformidade

Corresponde a quantidade de não conformidades do material encontradas durante o processo de utilização comparado a quantidade de entregas deste material por determinado fornecedor

INC = Quantidade de materiais com não conformidade/ Total de Entrega

IEC: Índice de entregas não conformes

Corresponde a quantidade de não conformidades do material verificadas no ato da entrega ( produtos avariados, trocados, com pragas…etc ) comparado a quantidade de entregas deste material por determinado fornecedor

IEC = Quantidade de materiais com não conformidade na entrega/ Total de Entrega

Índice de Pontualidade (IP)

Corresponde à comparação da data de compra com a data de entrada da Nota Fiscal do produto na Portaria, a diferença quando positiva

IP = Quantidade de entregas em atraso/ Total de entregas deste fornecedor no mês

A fórmula

IQF = {[ (INC x 0,6) + (IEC x 0,2) + (IP x 0,2) ] – 1} x 100

Note que cada uma das variáveis representadas pelas siglas INC, IEC e IP são multiplicadas por um “peso”. O INC neste exemplo é multiplicado pelo peso 0,6, ou seja, o índice de não conformidades (IQF) deste fornecedor representa 60% da nota final, já o IEC tem peso 0,2, o que representa 20% da nota final.

Você pode inserir quantas variáveis achar importante, mas lembrando que a somatória de peso de cada uma delas não deve ultrapassar o valor de 1. Vejamos em nosso exemplo: 0,6 + 0,2 + 0,2 = 1. Os pesos podem ser atribuídos e definidos pela própria empresa do modo que achar mais estratégico.

Por fim, documente este racional de avaliação para que seja compartilhado e entendido por seus fornecedores.

Exemplo de cálculo:

INC = Quantidade de materiais com não conformidade/ Total de Entrega
INC =30 entradas não conformes / 150 entregas
30/150 = 0,2 INC

IEC = Quantidade de materiais com não conformidade na entrega/ Total de Entrega
IEC = 12 entregas com não conformidade / 150 entregas
12/150 = 0,08 IEC

IP = Quantidade de entregas em atraso/ Total de entregas deste fornecedor no mês
IP = 6 entregas atrasadas / 150 entregas
6/150 = 0,04 IP

IQF = {1 – [ (INC x 0,6) + (IEC x 0,2) + (IP x 0,2) ]} x 100
IQF = {1 – [ (0,2 x 0,6) + (0,08 x 0,2) + (0,04 x 0,2) ]} x 100
IQF = {1 – [ (0,12) + (0,016) + (0,008) ]} x 100
IQF = {1 – [0,144]} x 100
IQF = {1 – [0,144]} x 100
IQF = {0,856} x 100
IQF = 85,6%

Determinado o valor final, é importante que seja desenvolvida uma tabela de direcionamento (decisão), que ajudará a determinar o nível do seu fornecedor e por quais caminhos seguir.

Veja um exemplo:

Em nosso exemplo, nosso fornecedor atingiu um IQF de 85,6%, portanto está com nível aprovado e considerado em bom desempenho.

Veja outro post sobre este assunto: Como elaborar procedimento para gestão de fornecedores

Gostaria de mais posts sobre gestão de fornecedores? Deixe nos comentários.

3 min leituraVocê já ouviu falar de IQF – Índice de Qualificação de Fornecedores? Os fornecedores são um grande elo na corrente que envolve segurança e qualidade de nossos alimentos, portanto a […]

André Pontes

27 de maio de 202127 de maio de 2021

Ferramentas de gestão

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Compliance como base sustentatória à segurança dos alimentos

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A integridade empresarial é um elemento essencial para as organizações que desejam ter uma boa imagem e estar alinhadas às expectativas do mercado e da sociedade.

Assim, torna-se necessário, na construção de uma imagem positiva para as organizações, que elas sejam vistas como cumpridoras de requisitos regulatórios e estatutários vigentes, como tratado no artigo “Requisitos regulamentares e estatutários“, além das demais regras formais ou intrínsecas do contexto empresarial e social em que uma organização atua.

A integridade empresarial envolve a ética, tema visto no artigo “A ética nas atividades de food safety“, o que reflete no modo como uma organização se comporta e é vista pelos stakeholders, o que requer transparência e relações de confiança.

Um dos instrumentos necessários para a implementação efetiva da integridade empresarial é um programa de compliance.

Poder afirmar que uma organização está em compliance, resumidamente, significa que existe transparência e um elevado grau de maturidade de gestão, cujas diretrizes envolvem:

Transparência dos atos da alta administração;
Segurança da informação;
Incentivos e medidas disciplinares a atos não éticos;
Análise periódica de riscos;
Registros claros que permitem eficaz rastreabilidade dos processos;
Canais de denúncia formais que permitam sigilo;
Confidencialidade de informações estratégicas;
Diligência na contratação de terceiros;
Treinamento e comunicação sobre ética;
Diligência em processos de fusões e aquisições;
Investigações internas sobre atos impróprios;
Conformidade com a legislação.

Estar em compliance demostra que a alta direção e toda equipe de gestão e operacional dominam os processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.

Por outro lado, não estar em compliance estar correndo grandes riscos, que podem levar a perdas financeiras, patrimoniais, de mercado e, principalmente, de imagem de marca.

É preciso refletir e mudar a gestão, ajustar a forma como as informações da empresa são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia, visando alcançar nível de excelência em compliance, o que evidentemente no segmento de alimentos e bebidas significa ser verdadeiro com os consumidores, ter informações claras e sem ambiguidade na rotulagem, evidentemente andar longe de Food Fraud e garantir alimentos seguros.

Um programa de compliance deve ser elaborado por uma equipe na organização que se torne responsável por desenvolver, coordenar e monitorar suas atividades, que devem partir de um código de conduta ética pré-existente.

Este códigos de ética deve ser disseminado pela empresa por estratégias de comunicação eficazes e deve ser estimulada a prática de denúncias diante de má conduta por quem não cumpre as regras determinadas no código, por meio de um canal interno seguro e sigiloso.

A falta de compliance, como a participação em negociações obscuras, a maquiagem de produtos com propósito de baratear custos enganando consumidores, a participação fraudulenta em negociações com empresas públicas ou privadas, tirar vantagem de pessoas ou situações, a participação em atos imorais ou ilegais, ou até mesmo fazer “vista grossa” ao ver algo de errado podem marcar profundamente a imagem de uma organização, trazendo perda de valor de mercado e de imagem de marcas. Além disso, pode impedir a negociação com empresas que valorizam justamente o compliance.

Um ato isolado ou um grande esquema podem acabar com a reputação e sucesso de uma organização da mesma maneira!

Este tema ganhou tanta relevância que já tem dispositivo legal abordando o assunto compliance, conforme dispõe a Lei 14.133/21 (Artigo 25, § 4º): Em contratos de obras e serviços de grande vulto com o setor público, a vencedora da licitação deve obrigatoriamente implementar um programa de integridade (compliance), cujo objetivo é a criação de um mecanismo anticorrupção, fraudes e de proteção à boa utilização dos recursos públicos.

Algumas dicas para ajudar num programa de compliance:

Use sistemas de informação rastreáveis e seguros que suportem monitoramentos das atividades da empresa e que se adequem aos processos de compliance;
Tenha uma gestão de contratos de serviços e materiais que se alinhe aos níveis de compliance estabelecidos pela empresa;
Fortaleça rotinas de auditoria interna de atividades, incluindo as que não costumam ter certificações;
Possua um sistema de normatização e padronização da empresa ou negócio sempre ativo e atualizado;
Tenha sistemas de controle com graus de profundidade adequados;
Tenha uma comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos, diretrizes e regras da organização;
Valorize quem atua eticamente e corrija quem não atua.

A necessidade de se aplicar um programa de compliance tem sido amplamente difundida com o passar dos últimos anos e se aprofunda em uma discussão complexa e extremamente atual. Há uma repulsa social cada vez mais ampla e intensa contra atos desonestos e de corrução.

Por isso, investir em programas de compliance é fundamental para manter a empresa livre de comportamentos que a sociedade não aceita mais.

3 min leituraA integridade empresarial é um elemento essencial para as organizações que desejam ter uma boa imagem e estar alinhadas às expectativas do mercado e da sociedade. Assim, torna-se necessário, na […]

Marco Túlio Bertolino

21 de maio de 202121 de maio de 2021

Ferramentas de gestão

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Estratégias chuveiro e bidê para implantar SGSA

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As estratégias para implantação de um sistema de gestão em segurança dos alimentos (SGSA) precisam ser desenvolvidas de forma a contemplar todas as particularidades do contexto interno e externo de cada organização, assim como atender anseios e expectativas dos stakeholders envolvidos, das quais a mais importante é, logicamente, garantir que o fornecimento de alimentos e bebidas por parte da organização seja seguro.

Empresas diferentes possuem riscos associados diferentes, assim como produtos, linhas industriais, tecnologias, fornecedores, cadeias de abastecimento e logística diferentes. Além disso, também é diferente o grau de maturidade para o atendimento dos processos e rotinas voltadas para a segurança dos alimentos e a cultura neste tema que permeia a forma de agir de todas as pessoas em uma organização.

Então é óbvio, as estratégias aplicadas na implantação do SGSA devem ser determinadas caso a caso, sendo que a tentativa de uso de modelo standard já implantado numa empresa ao estilo “control c control v” em outra, muito provavelmente, resultará em fracasso ou num sistema esquizofrênico, com processos dissonantes da real necessidade da organização.

Um SGSA deve ser construído analogamente ao que faz um bom alfaiate ao desenvolver um terno para seu cliente, tirando medidas precisas e obtendo um produto final bem ajsutado e com bom caimento, sem ficar apertado e sem sobras de tecido. Da mesma forma, um SGSA ao ser aplicado deve ser “confortável” para a organização.

Reconhecer estas diferenças, entendê-las, e com isso, construir estratégias aderentes ao contexto de cada organização é fundamental para evitar redundâncias e otimizar a implantação do SGSA, estratégia esta que pode ser de cima para baixo feito um chuveiro ou de baixo para cima, feito um bidê.

Estratégia chuveiro – de cima para baixo

A implantação de um SGSA de cima para baixo, ao estilo chuveiro, pode ser indicada quando a organização precisa de grandes mudanças em sua estrutura de gestão e de processos.
Ao melhor estilo top down, a alta direção direciona o caminho, o que acontece através da determinação de metas e diretrizes que vão orientar os novos rumos da empresa, especialmente políticas e diretrizes que vão conduzir toda a estrutura.

Estratégia bidê – de baixo para cima

Aplica-se especialmente a empresas que já possuem políticas e diretrizes sólidas, já alinhadas com os processos da organização, então a abordagem é bottom up, ou seja, fazendo-se ajustes nos padrões executados na base da operação.
Assim, os processos vão sendo ajustados e adaptados, percorrendo o caminho inverso até a alta direção, que começa a considerá-los a partir de uma abordagem estratégica nas tomadas de decisão de alto escalão.

Em ambos os casos, toda a organização será envolvida no processo de implantação, assim como a alta direção tratará o tema de forma estratégica dando rumos, analisando criticamente e fomentando recursos. A diferença fundamental, no entanto, diz respeito a quando as mudanças ocorrerão em cada nível da organização, de cima para baixo ou de baixo para cima.

Quando uma organização já possui rotinas operacionais bem definidas, porém isso não está formalizado, opta-se pela estratégia bidê, subindo a estrutura realizando os ajustes necessários nos padrões já executados.

Por outro lado, quando uma empresa busca implementar sistemas de gestão em segurança dos alimentos justamente por não se sentir “organizada” o bastantes, a ideia da estratégia chuveiro pode ser bem vida, uma vez que antes de seguir com a padronização, tornar-se-á necessário tomar decisões sobre os rumos que se adequam à visão da alta direção.

Ambas as estratégias são úteis sob o ponto de vista gerencial, e claro, ao se “debulhar” o contexto e diagnosticar o atual nível de maturidade de uma organização no tema segurança dos alimentos, surgirão naturalmente as respostas que ajudarão a decifrar qual abordagem será a mais apropriada, assertiva e útil, suavizando a implantação do SGSA: bidê ou chuveiro.

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Marco Túlio Bertolino

30 de abril de 202129 de abril de 2021

Ferramentas de gestão

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O papel essencial da comunicação para a segurança dos alimentos

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A comunicação é um processo que envolve a troca de informações entre dois ou mais interlocutores por meio de signos e regras semióticas mutuamente entendíveis.

Nestes termos parece confuso, não é? Então esta é a primeira lição, uma boa comunicação requer o bom entendimento por parte de quem recebe uma mensagem, seja falada ou escrita.

Que tal agora?

A comunicação é um processo que envolve a troca de informações entre duas ou mais pessoas por meio de simbologias e regras verbais ou não verbais que sejam acordadas por convenções para entendimento mútuo.

Nas empresas, temos a comunicação organizacional, cuja eficácia está associada a conhecer os grupos de interesse (ver artigo Stakeholders do segmento de alimentos e suas expectativas) para os quais devemos escolher e determinar qual é a melhor forma de acesso, linguagem, mídia e canal de comunicação.

Existem grupos de interesse internos e externos. Entre os internos temos os empregados, as lideranças, a alta direção e os acionistas, e entre os externos, temos consumidores, clientes business to business, atacadistas, varejistas, grupos de interesse mercadológicos, governo, bancos, agências reguladoras, ONGs etc.

Por isso, a comunicação constitui, obviamente, um fator de extrema importância para que possamos transmitir informações, fatos, dados, orientações, alertas, ideias etc., tornando-se evidente que quem não se comunica de maneira eficaz, acaba por perder eficácia, e claro, fica mais exposto a riscos.

O tema, justamente pela sua importância, encontra espaço em diversas normas de gestão. Focando especificamente qualidade, por exemplo, temos requisitos associados tanto na ISO 9001 quanto na ISO 22000, como seguem:

ISO 9001 – SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE

Requisito 7.4 – Trata do planejamento da comunicação interna e externa entre as partes interessadas, incluindo a definição do que comunicar, quando, com quem, como e quem deve realizar a comunicação;
Requisito 8.2.1 – Trata, especificamente, da comunicação com o cliente quando da definição dos requisitos de produtos e serviços, portanto, sobre o que está sendo comercializado ou contratado, incluindo consultas, pedidos, mudanças, retroalimentações, reclamações, ações de contingência etc.;
Requisito 8.5.3 – Trata, entre outras coisas, da comunicação com clientes ou fornecedores sobre a propriedade de terceiros que está sob responsabilidade da organização;
Requisito 8.7.1.e – Trata da comunicação sobre não conformidades com clientes, em especial, quando uma especificação acordada não é atendida ou é violada.

ISO 22000 – SISTEMAS DE GESTÃO DA SEGURANÇA DOS ALIMENTOS

Requisito 7.4 – Trata do planejamento da comunicação interna e externa entre as partes interessadas naquilo que diz respeito à segurança dos alimentos, incluindo a definição do que comunicar, quando, com quem, como e quem deve realizar a comunicação;
Requisito 8.9.5 – Trata de recolhimento/ recall, portanto, pressupõe uma sistemática de comunicação com os elos da cadeia de distribuição a fim de localizar e recolher produtos potencialmente inseguros já introduzidos no mercado.

Dessa forma, possuir sistemáticas planejadas de comunicação interna e externa que sejam capazes de prover uma comunicação clara, consistente, objetiva e completa até mesmo entre as cotidianas, é um fator preponderantemente necessário para o sucesso de uma organização.

Não tratarei neste artigo dos avanços nos sistemas de comunicação, especialmente porque eles saltam aos olhos, são óbvios, especialmente depois da virada do milênio, considerando que atualmente mais que 75% da população mundial já possui um smart fone com o qual fala, manda mensagens escritas ou de voz, fotos e vídeos, faz até videoconferências, e isso tudo nos permite comunicação em tempo real.

Somando-se a isso, é indiscutível o vantajoso incremento ao fluxo comunicação via o avanço das tecnologias associadas com a internet das coisas, big data, uso da inteligência artificial etc., como tratado no artigo O potencial da Indústria 4.0 favorecendo a segurança dos alimentos.

Então, os problemas atuais de comunicação, frente à enorme propagação tecnológica contemporânea, não estão necessariamente associados com os meios, mas sim com a forma que pode não ser a mais aderente para um determinado público-alvo em questão ou ao conteúdo desta comunicação.

A construção de uma comunicação eficaz, portanto, não pode ser reduzida à mera transmissão de mensagens, ela requer a criação de um ambiente que permite a interação e integração entre os dois lados que participam, fornecendo e adquirindo informações.

Já uma comunicação mal feita pode atrapalhar o processo de propagação da comunicação corporativa, permitir a geração de produtos não conformes ou inseguros, e pior, que estes fujam do controle da organização e acabem no mercado consumidor.

Diante disso, um planejamento de comunicação bem estruturado, com objetivos previamente estabelecidos, facilita as ações de comunicação, devendo ser desenhado de acordo com o público-alvo receptor.

Ao criar este planejamento de comunicação, existem três perguntas simples que são muito importantes:

1 – O quê comunicar?

2 – A quem comunicar?

3 – Como comunicar?

O que a empresa quer exatamente comunicar?

Essa pergunta serve para definir os grupos e categorias de informações que deverão ser estrategicamente trabalhadas para cada tipo de público;

Quem será o público-alvo atingido por determinadas categorias de informações de forma específica, sem que os demais sejam acionados?

Como as informações serão comunicadas, por qual o canal de comunicação, usando qual metodologia, em que periodicidade, ou seja, por quais meios e formas.

A forma com que uma organização se comunica está diretamente ligada à maneira com que ela e sua alta direção trabalham sua cultura organizacional e de food safety, tema para o qual sugiro o artigo Desafios brasileiros para implantação da cultura Food Safety.

Comunicação interna

Uma comunicação interna constante e verdadeira com os empregados é fundamental para que eles se sintam importantes e reconhecidos, assim saberão claramente o que se espera deles e estarão mais dispostos para realizar suas atividades, sendo mais assertivos e gerando melhores resultados, seja no que se refere ao aumento de produtividade, qualidade ou à segurança dos alimentos.

A comunicação interna também é essencial para eficácia dos processos e a produção adequada de produtos devidamente dentro de suas especificações. Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, deixando claras as especificações de matérias-primas, insumos, aditivos, coadjuvantes e embalagens para compradores, fornecendo especificações de produtos ao longo dos processos e finalizados para áreas de controle de qualidade, parâmetros de controle de variáveis operacionais para áreas industriais etc.

Em segurança de alimentos, o tema é também essencial, deixando claros aos envolvidos num processo de produção de alimentos e bebidas quais são os pontos críticos de controle, os limites críticos, ações em casos de desvio, formas de segregar produtos potencialmente inseguros para evitar que sigam para o mercado, assim como a responsabilidade e autoridade, como visto no artigo Matriz RACI aplicada na segurança dos alimentos.

Uma comunicação bem planejada e eficaz torna melhor o clima organizacional, fazendo com que os profissionais se sintam mais valorizados em seu trabalho e satisfeitos com a organização.

Para realizar a comunicação interna, uma organização poderá fazer uso de uma ou mais ferramentas como:

e-mail corporativo;
newsletter;
murais;
intranet;
aplicativos;
palestras internas;
workshops;
cursos de capacitação profissional;
entre outras ferramentas.

Comunicação externa

A comunicação externa atende a diversas demandas, por exemplo, clientes que querem informações ou fazer reclamações, distribuidores sobre formas de armazenamento e transporte, órgãos fiscalizadores sobre produtos, riscos, registros e formas de produção, grupos de consumidores e mercadológicos sobre propriedades nutricionais, restrição a ingredientes específicos, etc.

Um canal de comunicação direta facilita muito esta tarefa, como visto no artigo O papel estratégico do SAC para a qualidade e a segurança dos alimentos.

Para realizar a comunicação externa, uma organização poderá fazer uso de uma ou mais ferramentas como:

e-mail corporativo;
newsletter;
jornais e/ou revistas – impressos e/ou on-line;
blogs;
internet;
rede social;
aplicativos;
palestras externas;
workshops;
uso de assessoria de imprensa;
entre outras ferramentas.

Empresas presentes no mundo on-line, conectadas e engajadas, tendem a possuir um relacionamento de melhor solidez com fornecedores e, principalmente, com clientes, além de transmitirem melhor sua imagem e demonstrarem preocupação com a opinião de seu público-alvo, e claro, com a segurança dos alimentos.

Em casos da necessidade de uma comunicação mais contundentes, seja por motivos positivos como a divulgação de um novo produto, ou por motivos problemáticos como num caso de gestão de crises (ver artigo Emergências, gestão de crises e recall), uma organização pode recorrer a uma assessoria de imprensa.

A assessoria de imprensa é o elo entre a empresa e os veículos de comunicação como TV, rádio, jornais, blogs especializados, revistas etc., buscando uma comunicação eficaz, justamente por dominar a forma e os meios.

Esses veículos de comunicação possibilitam conquistar visibilidade positiva e confiabilidade junto aos consumidores, fortalecendo e estabelecendo a imagem da empresa, tornando-a referência no mercado, mas também, agir rápido e com foco em casos de gestão de crises.

Fica evidente que a comunicação nas organizações é um fator extremamente determinante para o seu sucesso ou fracasso.

Sem uma comunicação corporativa de qualidade, as empresas estão sujeitas a uma série de prejuízos, tanto de ordem financeira quanto de imagem e reputação, e justamente por isso, é fundamental encarar a comunicação como uma ferramenta estratégica.

Quer se aprofundar neste tema? Segue a dica de DOIS livros que foram as referências bibliográficas utilizadas:

BERTOLINO, M. T. e COUTO, M. Sistemas de Gestão Integrados: ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001, com foco em
BERTOLINO, M. T. Gerenciamento da Qualidade na Indústria Alimentícia: Ênfase em Segurança dos Alimentos. Porto Alegre, Ed. ARTMED, 2010.

6 min leituraA comunicação é um processo que envolve a troca de informações entre dois ou mais interlocutores por meio de signos e regras semióticas mutuamente entendíveis. Nestes termos parece confuso, não […]

Marco Túlio Bertolino

15 de abril de 202120 de abril de 2021

Ferramentas de gestão

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Matriz RACI aplicada na segurança dos alimentos

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Nas organizações em geral, quando se realizam processos ou se executam tarefas, é essencial haver clareza sobre o papel de cada um, suas responsabilidades e autoridades. Caso contrário, a probabilidade de uma falha por erro ou omissão são ampliadas.

Na indústria de alimentos e bebidas isso pode significar riscos à segurança dos alimentos, uma vez que ações essenciais para evitar, reduzir ou eliminar perigos que garantam a inocuidade dos alimentos podem não acontecer, sendo esquecidas ou negligenciadas.

Uma ferramenta simples, porém, incrível para ajudar nisto chama-se matriz RACI, cujas letras são um anagrama com as iniciais das seguintes palavras:

Responsável:

É a pessoa efetivamente designada para executar a tarefa num processo, portanto, efetivamente é quem põe a mão na massa, de quem se deve cobrar os resultados operacionais.

Autoridade:

É aquele que tem o papel decisório, assim como o de avaliar como uma tarefa foi realizada. Por isso, acompanha a realização do processo, sendo também responsável pela palavra final na tomada de decisões. Normalmente é “o dono do processo”.

Consultado:

Trata-se de pessoa que pode contribuir para a realização do processo com informações importantes, capazes de agregar valor, ajudando a dar direcionamentos assertivos para que o processo se realize da melhor forma, apoiando a tomada de decisões com sua experiência e conhecimento, podendo estar dentro ou fora da organização.

Informado:

Conforme o processo está em andamento, algumas pessoas, setores e áreas precisam ser informadas de sua performance e de suas entregas, assim como de mudanças decorrentes que possam impactar outros processos e atividades.

O passo-a-passo para no uso da matriz RACI é muito simples e consiste em:

Faça uma lista de todas as atividades de um processo;
Faça outra lista, desta vez de todos aqueles que estão envolvidos no processo;
Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do processo;
Nessa mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um dos envolvidos no processo;
Analise cada atividade e marque com cuidado com uma das letras: R, A, C ou I.

Esta matriz evita ocorrerem ambiguidades e elimina as dúvidas sobre quem faz o que num processo, dando clareza nas rotinas de trabalho. No entanto, para se obter o melhor desta ferramenta, existem 6 regras fundamentais no uso matriz RACI:

Sempre deve haver ao menos um responsável para cada atividade ou processo;
Da mesma forma, sempre deve existir ao menos uma autoridade para cada tarefa ou processo;
Por outro lado, não pode haver mais de uma autoridade para uma mesma atividade ou processo;
O responsável por uma determinada atividade ou processo poderá ter também autoridade para o mesmo;
Em uma mesma atividade ou processo pode haver várias pessoas consultadas e informadas;
O ideal é haver apenas um responsável para cada atividade ou processo, pois com isso, evitam-se ambiguidades, trabalhos em paralelo ou em duplicidade. Mas caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de trabalhos de cada um deverá ser clara e muito bem definida.

A implementação de um modelo RACI permite envolver diversas pessoas em um time multidisciplinar e eficiente, o que é extremamente necessário, por exemplo, em equipes que atuam na elaboração de Planos de HACCP, controles de Pontos Críticos de Controle (PCCs) e rotinas associadas com Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) etc.

Garantir que nenhuma tarefa seja negligenciada quando as responsabilidades e autoridades são alocadas, é fundamental. Caso contrário, oportunidades se abrem para que riscos potenciais deixem de ser identificados ou controlados.

Como exemplo, segue a aplicação da matriz RACI no controle de uma atividade de pasteurização de leite:

	AUXILIAR DE PRODUÇÃO	OPERADOR DA MÁQUINA	SUPERVISOR DO SETOR	SUPERVISOR DE MANUTENÇÃO	GERENTE DA FÁBRICA
Controlar tempo x temperatura no pasteurizador.	I	R	A
Segregar e identificar o produto não conforme em caso de desvio no LC.	R	C	I/A
Chamar a manutenção para ajustes no trocador de calor quando temperatura não atingir a temperatura mínima.		R	C/A	I
Realizar a manutenção e ajustes no pasteurizador.	I	C	C/A	R
Informar o gerente da fábrica que haverá atraso na produção.	I	I	R	C	I/A
Remanejar a produção para absorver o reprocesso e atender a demanda do PCP.	I	I	R		C/A

O RACI também impede a alocação excessiva de recursos/ pessoas para um projeto, processo ou tarefa, assim como também ajuda a evitar sublocação.

Definir claramente as funções para todas as pessoas, deixando claras a autoridade e responsabilidade, assim como o entendimento das expectativas, portanto, do que se espera de cada um, é a chave para manutenção de um processo tranquilo, reduzindo a necessidade de resolução de conflitos posteriormente.

O RACI também fornece uma maneira rápida e eficiente de realocar recursos quando houver a saída de um membro da equipe, uma vez que permite que novas pessoas identifiquem rapidamente seus papéis e os papéis daqueles com quem devem interagir, sendo portanto, muito útil na gestão de mudanças no contexto estratégico da segurança dos alimentos.

Por fim, a matriz RACI incentiva a comunicação entre as funções e a comunicação é a chave para evitar problemas e minimizar riscos.

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Marco Túlio Bertolino

29 de março de 202126 de março de 2021

Ferramentas de gestão

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Utilizando o Scrum Task Board na indústria de alimentos

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O tema de hoje é o Scrum Task Board na indústria de alimentos.

E se minha não conformidade pudesse caminhar mais rápido para a solução? Se os projetos de infraestrutura, atendimento de requisitos, melhorias em programas de BPF tivessem maior velocidade? Os ganhos seriam outros com certeza. Como tornar essa velocidade mais visual?

Hoje quero compartilhar uma ferramenta muito interessante que faz parte do framework SCRUM.

O Scrum é um dos métodos ágeis assim como o Design Thinking. O termo scrum vem de uma formação específica do rugby, momento de reinício após uma determinada falta no jogo. Está associado a rápidas mudanças e readaptações que não seriam permitidas em um processo tradicional de planejamento.

O Scrum se baseia em ciclos curtos de entrega de atividades, ou seja, em vez de um planejamento longo no qual o resultado e a entrega se darão apenas no “final”, o Scrum trabalha em entregas parciais que atendam necessidades satisfatoriamente em ciclos ou períodos menores. As entregas parciais e em pleno funcionamento permitem agilidade no dia-a-dia.

Dentro do framework Scrum, existe o Scrum task board, uma forma de organizar a gestão de suas atividades, projetos, planos de ações dentro da metodologia Scrum. Ele pode ser materializado na forma de um quadro fixado na parede ou através de softwares que são facilmente encontrados na internet.

Aqui citarei o exemplo tradicional do quadro físico.

A execução é realizada por uma equipe de colaboradores tratando um determinado tema. A equipe lista no campo histórias todas as necessidades de forma “macro”. A listagem pode ser feita através de adesivos termocolantes no quadro. Dessas necessidades, a equipe estratifica em ações menores no campo To DO também na forma de adesivos. Determinadas as ações menores, os próprios membros da equipe se dividem e assumem as ações que podem executar.

Quando iniciada uma das ações o colaborador remove o adesivo da coluna To Do e o posiciona na coluna Doing, ou seja, a cada interação, o adesivo é transferido, desta forma é possível ver onde as ações estão paradas, quantas são, quem está precisando de ajuda e quem assumiu muitas ações ou não as assumiu.

Perceba que a exposição permite uma maior cooperação no andamento do tema e também ajuda a desenvolver questões como iniciativa e pro-atividade de cada colaborador, sendo que em métodos tradicionais, as informações acabariam salvas em planilhas pouco abertas na rede.

O Scrum task board

Não há uma obrigatoriedade no formato dos dizeres e construção do Scrum task board, mas cito aqui as informações mais relevantes e funcionais.

Story: Aqui são citadas as necessidades “macro”
To Do: Aqui são estratificadas as necessidades “macro” em ações, que devem ser mais específicas.
Doing: Aqui são posicionadas as ações que começaram a ser executadas. Repare que se existirem muitas ações posicionadas nesta coluna, deve-se atentar para o acúmulo de tarefas, sobrecarga e possíveis atrasos acontecendo; desta forma o time envolvido deve observar e ajudar um ao outro.
To Verify ou Test: Esta coluna representa validações e testes antes de determinada ação que estava em andamento ser oficialmente considerada concluída.
Done: Todas as ações estratificadas que foram oficialmente finalizadas.
Impediments: Estes são os impedimentos. Se durante o trabalho, surgirem situações que interfiram no andamento, aqui eles são citados e apontados no quadro. O grupo em conjunto deve estar atento a eles e saber como evitar, reduzir ou eliminar seus respectivos impactos.
Unplanned items: Estes são os pontos não planejados. Se durante o trabalho, surgirem pontos e ações não planejadas, aqui eles são citados e apontados no quadro e o grupo em conjunto deve programá-los e incluí-los nas ações, histórias.

Veja que você pode aplicar este conceito para não conformidades, andamento de projetos de melhorias, programas de treinamento para os colaboradores, gestão de mudanças.

Imagine aquele seu projeto de mudança na barreira sanitária ganhando maior velocidade, os colaboradores mais envolvidos e participando intensamente, a operação atuando de forma autônoma no andamento de soluções na linha, redução de contaminantes, reclamações.

Para conhecer mais sobre Design Thinking na Indústria e Segurança de Alimentos, clique aqui

Gostou desse conteúdo? Deixe seus comentários, caso tenha interesse ou precise de mais informações.

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André Pontes

25 de março de 202124 de março de 2021

Ferramentas de gestão

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Brainstorming: 9 Dicas Incríveis para uma tempestade de ideias!

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Liberdade, criatividade, engajamento e compartilhamento de ideias na construção coletiva de soluções inteligentes: princípios básicos e fundamentais que norteiam a “tempestade de ideias”, tradução livre de “brainstorming”.

O objetivo da técnica é justamente esse: deixar fluir e liberar tudo o que vem à mente para contribuir e colaborar com soluções inteligentes na resolução de um problema, na busca de melhoria ou desenvolvimento do processo criativo.

Diante das possibilidades levantadas, é possível traçar um plano de ação muito mais assertivo, criativo e potencialmente eficiente para resolver qualquer situação.

Imagine agora um problema em suas mãos que você não saiba como resolvê-lo! O brainstorming, nesse primeiro momento, é a técnica certa que irá ajudar a explorar e expandir as melhores ideias.

A tempestade de ideias é usada para criar e explorar a capacidade criativa do time. A técnica propõe que todos se reúnam e utilizem seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um consenso na solução de problemas, sem julgamentos, deixando fluir os seus pensamentos.

Criada na década de 40 pelo publicitário Alex Osborn, esta técnica pode ser utilizada em qualquer contexto e tem como premissas para seu desenvolvimento: um time engajado com foco na solução de um problema e o pensamento criativo na geração de ideias para uma possível solução. O objetivo é criar maneiras de enxergar problemas, de definir causas e as suas possíveis soluções, além de explorar a criatividade dos participantes para o surgimento de novas ideias.

De acordo com Osborn, o Brainstorming deve ter as seguintes características:

Quantidade – quanto mais ideias, melhor;
Flexibilidade – busca por novas perspectivas e abordagens para uma solução;
Liberdade – todas as ideias e sugestões devem ser bem-vindas, sem que haja críticas, julgamentos;
Tangibilidade – as sugestões têm que ser acessíveis para ações práticas;
Interatividade – as ideias e sugestões sempre podem ser aperfeiçoadas.

Regras do Brainstorming

Evite as críticas: Essa é a principal regra! Resultados surgirão de pessoas que se sentem livres para falar. Reúna pessoas com perfis diferentes.
Abra as portas para a criatividade: Encoraje o grupo a falar tudo aquilo que vier à mente. Uma ideia que a princípio não gera muita consistência, com debates poderá se tornar uma solução. Utilize músicas para estimular a criatividade.
A quantidade precisa existir: A quantidade gera qualidade. Dê espaço para todas que surgirem, pois quanto mais ideias, maiores são as chances das soluções aparecerem. Foque em quantidade em vez de qualidade. Saiba responder a ideias ruins.
Combinação e aperfeiçoamento: Através do incentivo, deixe que os membros percebam que ideias citadas podem ser discutidas entre todos. A reconstrução de ideias é positiva.

Durante uma reunião de brainstorming você poderá variar a técnica em outras modalidades:

Técnica do BrainWriting

É um método desenvolvido pelo professor alemão Bernd Rohrbach, que tem como objetivo encontrar 108 ideias em apenas meia hora. Para isso, tudo deve ser registrado por escrito. Originalmente, seriam 6 pessoas escrevendo três ideias no papel em cinco minutos. Após seis rodadas de 30 minutos, 108 novas ideias estarão disponíveis. Porém, o número de pessoas pode variar de acordo com a empresa.

Técnica do Post it

Essa técnica permite que a equipe tenha uma visão melhor de como está o processo de brainstorming. Entregue um bloquinho e caneta para cada participante para que escrevam suas ideias. Em seguida, peça que todos colem em um mural compartilhado. Além de garantir melhor visibilidade e agilidade, os membros se inspiram e participam muito mais.

Digital Brainstorming

Você poderá usar facilmente o campo do bate papo para gerar discussões. Oriente o time a digitar no chat todas as ideias e soluções que vierem à mente durante as sessões de reuniões remotas.

O Brainstorming é uma técnica da fase inicial do Planejamento do Ciclo PDCA, focada na análise crítica e no diagnóstico do processo. Assim, é possível determinar as causas que agem sobre o problema e contra-atacar os problemas com a criação de planos de ação.

Agora, basta juntar um time em uma sala (presencial ou remota) e cada um jogar e lançar as suas ideias? Errado! Esse não é o objetivo de um brainstorming! Não adianta juntar muitas pessoas falando ao mesmo tempo sem um passo-a-passo, sem um roteiro. Esse tipo de sessão sem uma estrutura definida só servirá para começar um tumulto generalizado, desorganizado!

As sessões de brainstorming não devem ser realizadas como uma reunião de bate papo, no qual as ideias simplesmente podem “cair do céu”. As reuniões devem ser construídas de forma estruturada para que tenhamos um ambiente propício às contribuições dos participantes com um roteiro definido mediado por um coordenador seguindo as etapas necessárias à execução da técnica. Dessa forma, um brainstorming bem construído agregará conhecimento para o time e auxiliará na gestão de problemas.

Contudo, para aprender a executar um bom brainstorming, é importante antes entender como conduzir uma sessão da tempestade de ideias. Seguem abaixo os 9 passos fundamentais:

1 – Defina um Líder para ser o Moderador

O Líder deverá ter o objetivo de reunir um time para compartilhar e gerar ideias para que as etapas sejam executadas corretamente de maneira estruturada, evitando assim possíveis conflitos. Provavelmente, nas primeiras etapas, o conflito será prejudicial. Isso promoverá a rejeição de ideias que ainda não foram desenvolvidas. Cabe ao líder moderar, avaliar e comandar cada etapa do brainstorming.

2. Crie uma meta focada no problema/ Explicação da Meta

Primeiramente, para entender como conduzir um brainstorming, tenha em mente o problema a ser resolvido. O moderador deverá explicar ao time qual é a meta ou problema a ser analisado. Todas as informações disponíveis sobre o objeto de estudo deverão ser entregues e compartilhadas com os colaboradores. A preparação para o brainstorming deverá ser feita da forma mais completa e didática possível. Aconselha-se fazer uma reflexão inicial sobre os fatores que influenciam o problema. Pense sobre as diversas perspectivas que possam envolver tanto a causa do problema quanto a sua solução. Clareza no problema e nos pontos relevantes com foco na situação principal para não acontecer o desvio de temas.

3 – Todos devem colaborar com suas ideias!

Incentive e engaje todos os membros a dar ideias, sem medo! Quanto mais pessoas participarem, mais ideias diferentes surgirão! Provavelmente nem todas as ideias poderão ser utilizadas, porém o exercício estimulará a criatividade das pessoas envolvidas. A técnica valoriza o bom senso, a proatividade, as argumentações e a coragem de trazer ideias de pessoas com pensamentos e de gerações diferentes.

É nesse passo que surge o levantamento das possíveis causas de forma organizada e horizontal com a abertura para todos opinarem. O moderador deve induzir o time a refletir sobre essas possíveis causas, compartilhando informações sobre elas e esclarecendo dúvidas sobre sua importância.

Distribua post-its para todos os participantes e solicite que eles escrevam as possíveis causas que imaginam influenciar o problema. A participação das pessoas se torna mais horizontal e justa, já que os menos interativos e extrovertidos podem se expressar da mesma forma e o receio de julgamentos também poderá ser facilmente diminuído.

4 – Nenhuma ideia pode ser criticada! Aprecie até as ideias mais loucas!

Numa sessão de brainstorming, o importante é disparar ideias, sem critérios! Quanto mais ideias, melhor. O processo de criação necessita de um fluxo contínuo de pensamento. Quando o fluxo se esgotar ou quando houver um número suficiente de ideias, sintetize-as e agrupe-as em categorias.

Coloque todas as ideias na mesa para resolver o desafio. Até as ideias mais loucas e improváveis devem aparecer! Geralmente, um pequeno detalhe modificado pode transformar uma ideia insana ou maluca em uma possibilidade real e interessante. Então, nada deve ser descartado!

Avalie cada ideia com base no objetivo principal estabelecido. O grande segredo e a chave para entender como conduzir um brainstorming é saber que até as ideias incomuns têm seus pontos positivos.

5 – Gerencie um tempo no cronômetro para as anotações

Cronometre e gerencie o tempo de todas as anotações. Ajude o time a concentrar-se na geração de ideias durante um brainstorming. Não perca o foco! Com o tempo cronometrado, a mente é forçada e desafiada a pensar e produzir ideias criativas.

6 – Todas as ideias devem ser registradas!

É importante registrar todas as ideias! Nada do que foi falado na reunião de brainstorming poderá ser esquecido. A coleta e registro de todas as informações facilitará a análise. Anote tudo num quadro branco ou em cartolinas. Essa forma trará melhor visibilidade e todos no time poderão ver e ajudar na construção das ideias. Abuse dos post its para registrar as ideias. E ao final, separe-as por categorias, organizando as ideias por semelhança de conteúdo.

7 – Não aponte culpados pelos problemas

Cuidado! Em uma sessão de brainstorming, o objetivo é buscar soluções dos problemas e não encontrar os culpados! Se o objetivo for culpar alguém ou algo, a técnica perderá um pouco o seu sentido. Caso busque apenas apontar ou caçar culpados, a técnica não solucionará o problema de fato.

8 – Faça uma seleção e explore as melhores ideias e opções

Em time, faça uma análise crítica sobre as ideias sugeridas e selecione as melhores. Observe e analise se as ideias estão voltadas para o foco do problema, e se são “factíveis” e relevantes. Atenção: não adianta construir soluções utópicas ou inviáveis ao seu projeto!

Diante de uma boa opção de alternativas, avalie a viabilidade de cada uma, bem como seus riscos e implicações. Muitas vezes, as decisões envolvem algum grau de risco. Nessa etapa, você pode usar e abusar da análise precisa de riscos para avaliar as ameaças e avaliar a probabilidade de ocorrência de eventos adversos, analisando o que eles poderiam custar para a organização.

Após a leitura das possíveis ideias para o problema, o time deverá determinar a importância das mesmas e refletir sobre elas. A utilização dos post its poderá ser útil nessa etapa. Caso duas ou mais pessoas tiverem escrito a mesma ideia, é importante considerá-la em prioridade. O mediador terá esse papel de ler o que foi escrito e organizar por relevância, assunto, etc. Esse é o momento certo de classificar e hierarquizar as ideias apontadas.

9. Avalie o Plano: condense todas as conclusões

Depois de passar por todas as etapas mencionadas acima, chegou a hora de consolidar e formatar as ideias em algo que se assemelhe a um plano de ação, pensando de forma prática em sua aplicação. Verifique o estudo realizado e todo o esforço investido na avaliação e seleção de alternativas. Não avance ou pule de fase. Antes de criar um plano de ação, o time envolvido no brainstorming deve certificar-se de que as informações sobre as alternativas são confiáveis. O processo de conclusão deve resultar em mais ganhos do que perdas. Discuta as conclusões com o grupo para que possam detectar falhas, fazer recomendações e apoiar as conclusões.

Se você chegou até aqui, você já percebeu que o brainstorming é um método que traz como grande resultado a seleção de boas ideias! Se você gostou do conteúdo, comente e compartilhe com seus amigos! Espero que você use e abuse dessa técnica na sua próxima reunião!

Para encerrar nosso conteúdo sobre como conduzir uma sessão de brainstorming, indico assistir à palestra de Steven Johnson sobre criatividade e boas ideias no TEDx. É uma inspiração e tanto!

https://embed.ted.com/talks/steven_johnson_where_good_ideas_come_from#

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João Paulo Ferreira

16 de março de 202119 de março de 2021

Ferramentas de gestão

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Plano de Ação 5W2H: como organizar as ideias para produzir mais!

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Você sabe COMO criar um Plano de Ação, seguindo o passo-a-passo, organizando as ideias para produzir mais?

O Plano 5W2H é uma das ferramentas mais utilizadas pelas indústrias de alimentos que buscam vantagem competitiva, fortalecimento da cultura, melhoria contínua e tomada de decisão. A ferramenta promove um planejamento assertivo de ações voltadas para o alcance de metas.

O Plano de Ação, também conhecido como Plano de Atividades ou Plano de Trabalho, é considerado uma ferramenta simples no planejamento e acompanhamento de atividades. Basicamente é um documento utilizado para elaborar um planejamento de trabalho necessário para o atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas. Pode ser desenhado no formato de uma planilha eletrônica ou mesmo em papel, contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas.

É no Plano de Trabalho que consolidamos todas as informações sobre o objetivo a ser buscado e detalhamos todas as atividades necessárias para concretizá-lo, verificando os recursos físicos, financeiros e humanos necessários. Muito indicado para alcançar soluções e respostas a curto prazo ou que precisam de investimento em soluções mais complexas a médio ou longo prazo.

O plano possibilita de forma estruturada que sigamos uma sequência de tarefas claras e lógicas previamente delimitadas, o que nos leva à concretização dos objetivos de forma rápida e prática criando estratégias a serem desempenhadas em um tempo determinado.

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação tem um ciclo de vida e deve ser elaborado, desenvolvido, monitorado e encerrado. E alguns questionamentos iniciais deverão ser trazidos à tona para facilitar a construção do plano.

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais, em inglês, e traz sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

Os 5W:

What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?)

Os 2H:

How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)

A metodologia é construída com base na formação do conjunto das respostas dessas sete perguntas. Com todas as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que norteará e direcionará a uma execução muito mais clara e assertiva do plano.

As 7 perguntas são utilizadas para compreender um problema e as oportunidades de melhorias sob diferentes perspectivas facilitando uma interpretação objetiva e transparente, bem como do ambiente no qual ele está inserido. Compreendendo claramente o problema, podemos atuar sobre ele com foco na resolução e promoção de melhorias.

Agora que você já tem ciência da importância e do impacto que essa ferramenta pode agregar ao seu projeto, veja como utilizá-la respondendo a cada uma das sete perguntas do 5W2H. Confira abaixo o que cada etapa significa:

What (O quê?): Neste campo, anote a descrição do problema. Qual o objetivo do projeto? Qual a meta de melhoria que está sendo proposta?
Where (Onde?): Neste espaço, você deverá registrar a informação do local envolvido no problema. Onde ele está inserido? Qual o setor específico? Qual operação ou máquina de produção ele atua?
When (Quando?): Nesta etapa, a informação deve ser ligada ao tempo. Desde quando o problema ocorre? Qual o prazo para resolução? Quais as datas de entrega? Aqui deve ser inserido o cronograma para cumprir o objetivo do projeto.
Why (Por quê?): Nesta fase, declare o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta será importante. Por que valerá a pena seguir com a resolução deste problema sob os aspectos financeiros e qualitativos? Qual o real motivo de alcançar esta meta?
Who (Quem?): Quem é o responsável pela solução deste problema? Ou quem são os responsáveis para a tratativa e as oportunidades de melhoria? Qual a equipe designada para resolver o problema ou a melhoria trabalhada?
How (Como?): Como deve funcionar o processo do qual o problema faz parte. Nesse momento, demonstre como deverá ser realizada tal atividade. A pergunta deverá ser respondida, informando quais as etapas, as atividades e as variáveis pertinentes que afetarão o problema.
How much (Quanto?): Neste campo, a informação deverá ser lincada à quantidade e ao custo. Quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida ou para toda a empresa? Quanto é o investimento necessário para resolvê-lo? Qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou?

Plano 5W2H e o Planejamento Estratégico

Além de resolver problemas, a 5W2H é considerada uma excelente ferramenta na criação do Planejamento Estratégico Organizacional. O Plano definirá exatamente o que a indústria deverá fazer para alcançar as metas estipuladas, traçadas.

Não basta saber aonde se deseja chegar, é preciso definir o caminho, o passo-a-passo estruturado que deverá ser seguido para chegar até lá. E é nesse sentido que a ferramenta propiciará a definição dos meios para o alcance dos objetivos. O Plano, com decisões baseadas em fatos e dados, indicará com exatidão e precisão o melhor caminho a ser percorrido. É essencial conhecer muito bem todas as mais diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão.

O Plano 5W2H cumpre bem o seu papel mesmo diante de problemas complexos e difíceis, tornando-se indispensável e essencial na investigação das causas do problema e eliminação deles para que os processos voltem a funcionar da melhor forma possível.

Um Plano de Ação também poderá ser bastante utilizado para o acompanhamento de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, nas quais você precisará concluir uma atividade para dar início a próxima. Para projetos mais complexos, o ideal é que o monitoramento seja feito com uma ferramenta que traga mais robustez e novas possibilidades de monitoramento e gestão dos indicadores do projeto.

O Plano 5W2H, além de permitir criar o planejamento estratégico de muitas indústrias de alimentos, permite desenhar também planos de trabalho e controle das nossas atividades diárias. Muitas vezes, temos a sensação de estarmos correndo em círculos ou de um lado para outro, feito “barata tonta”, sem saber o que fazer e muito menos o que priorizar em meio a tantas tarefas e atividades.

Que bom que agora você tem em mãos uma ferramenta para organizar as ideias, as atividades e realizar muito mais. Afinal, tudo fica muito mais leve e fácil quando criamos um bom planejamento, seja na vida pessoal ou na carreira profissional.

Como você deve ter percebido, o 5W2H é uma excelente ferramenta para estruturação de ações e identificação de problemas. Porém, poderá ser utilizado, facilmente, em conjunto com outras ferramentas com o objetivo de sempre melhorar os processos. Algumas dessas ferramentas são:

Brainstorming: Técnica colaborativa que reúne um time para formar uma “tempestade de ideias” acerca de um assunto a ser trabalhado ou um problema que precisa ser resolvido. Nessa técnica, é interessante considerar diferentes pontos de vista com todos os envolvidos na situação. A sessão de brainstorming surge como uma oportunidade, através das diversas ideias ouvidas e levantadas sobre o que pode estar causando o problema, facilitando assim o entendimento e o processo de solução. Fornece com rapidez um bom número de ideias, estimula a criatividade, promove o engajamento dos participantes e gera entradas para outras ferramentas.
Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa): Ferramenta utilizada para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado. Ferramenta que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo. O diagrama leva em conta todos os aspectos que podem ter levado à ocorrência do problema.

5 Porquês: Um método simples de resolução de problemas, que consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender a causa-raiz. Muito utilizada para problemas mais simples, com causas diretas. Pode ser aplicada a qualquer momento, sem necessidade de análises estatísticas e a própria equipe responsável pelo processo poderá utilizá-la gerando resultados positivos.
Pareto 80/20: A regra 80/20 é uma ferramenta de análise que estabelece que 80% dos resultados se originam de apenas 20% das causas. A ferramenta funciona a partir da coleta de dados que identificam as causas dos problemas e suas frequências. Análise extremamente útil para indicar onde uma empresa deve alocar os recursos e os esforços da sua equipe para solucionar os 20% das causas de problemas que estão impactando 80% dos resultados.

Como você já deve ter percebido, o método 5W2H é extremamente útil e flexível. Se você chegou até aqui, acredito que está comprometido em não só resolver problemas, mas ser capaz de organizar suas ideias, gerar mais resultados e ser valorizado por isso!

Se esse post foi importante para você, não esqueça de comentar e compartilhar com os seus amigos. Acompanhe todas as nossas publicações e fique de olho nas novidades da sessão Ferramentas de Gestão.

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João Paulo Ferreira

11 de março de 202119 de março de 2021

Ferramentas de gestão

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Ferramentas de gestão

Passo 7 de MA na indústria de alimentos – Gestão autônoma

Passo 7 de MA – Gestão Autônoma

Segurança dos Alimentos

Gestão do estoque de embalagens: ferramenta para diminuir riscos à Segurança de Alimentos

IQF – Índice de Qualificação de fornecedores para empresas de alimentos

Sobre o IQF

Exemplo prático de IQF para fornecedores

A fórmula

Compliance como base sustentatória à segurança dos alimentos

Estratégias chuveiro e bidê para implantar SGSA

O papel essencial da comunicação para a segurança dos alimentos

Matriz RACI aplicada na segurança dos alimentos

Utilizando o Scrum Task Board na indústria de alimentos

O Scrum task board

Brainstorming: 9 Dicas Incríveis para uma tempestade de ideias!

Regras do Brainstorming

2. Crie uma meta focada no problema/ Explicação da Meta

Plano de Ação 5W2H: como organizar as ideias para produzir mais!

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