Nas organizações em geral, quando se realizam processos ou se executam tarefas, é essencial haver clareza sobre o papel de cada um, suas responsabilidades e autoridades. Caso contrário, a probabilidade de uma falha por erro ou omissão são ampliadas.
Na indústria de alimentos e bebidas isso pode significar riscos à segurança dos alimentos, uma vez que ações essenciais para evitar, reduzir ou eliminar perigos que garantam a inocuidade dos alimentos podem não acontecer, sendo esquecidas ou negligenciadas.
Uma ferramenta simples, porém, incrível para ajudar nisto chama-se matriz RACI, cujas letras são um anagrama com as iniciais das seguintes palavras:
Responsável:
- É a pessoa efetivamente designada para executar a tarefa num processo, portanto, efetivamente é quem põe a mão na massa, de quem se deve cobrar os resultados operacionais.
Autoridade:
- É aquele que tem o papel decisório, assim como o de avaliar como uma tarefa foi realizada. Por isso, acompanha a realização do processo, sendo também responsável pela palavra final na tomada de decisões. Normalmente é “o dono do processo”.
Consultado:
- Trata-se de pessoa que pode contribuir para a realização do processo com informações importantes, capazes de agregar valor, ajudando a dar direcionamentos assertivos para que o processo se realize da melhor forma, apoiando a tomada de decisões com sua experiência e conhecimento, podendo estar dentro ou fora da organização.
Informado:
- Conforme o processo está em andamento, algumas pessoas, setores e áreas precisam ser informadas de sua performance e de suas entregas, assim como de mudanças decorrentes que possam impactar outros processos e atividades.
O passo-a-passo para no uso da matriz RACI é muito simples e consiste em:
- Faça uma lista de todas as atividades de um processo;
- Faça outra lista, desta vez de todos aqueles que estão envolvidos no processo;
- Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do processo;
- Nessa mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um dos envolvidos no processo;
- Analise cada atividade e marque com cuidado com uma das letras: R, A, C ou I.
Esta matriz evita ocorrerem ambiguidades e elimina as dúvidas sobre quem faz o que num processo, dando clareza nas rotinas de trabalho. No entanto, para se obter o melhor desta ferramenta, existem 6 regras fundamentais no uso matriz RACI:
- Sempre deve haver ao menos um responsável para cada atividade ou processo;
- Da mesma forma, sempre deve existir ao menos uma autoridade para cada tarefa ou processo;
- Por outro lado, não pode haver mais de uma autoridade para uma mesma atividade ou processo;
- O responsável por uma determinada atividade ou processo poderá ter também autoridade para o mesmo;
- Em uma mesma atividade ou processo pode haver várias pessoas consultadas e informadas;
- O ideal é haver apenas um responsável para cada atividade ou processo, pois com isso, evitam-se ambiguidades, trabalhos em paralelo ou em duplicidade. Mas caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de trabalhos de cada um deverá ser clara e muito bem definida.
A implementação de um modelo RACI permite envolver diversas pessoas em um time multidisciplinar e eficiente, o que é extremamente necessário, por exemplo, em equipes que atuam na elaboração de Planos de HACCP, controles de Pontos Críticos de Controle (PCCs) e rotinas associadas com Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) etc.
Garantir que nenhuma tarefa seja negligenciada quando as responsabilidades e autoridades são alocadas, é fundamental. Caso contrário, oportunidades se abrem para que riscos potenciais deixem de ser identificados ou controlados.
Como exemplo, segue a aplicação da matriz RACI no controle de uma atividade de pasteurização de leite:
| AUXILIAR DE PRODUÇÃO | OPERADOR DA MÁQUINA | SUPERVISOR DO SETOR | SUPERVISOR DE MANUTENÇÃO | GERENTE DA FÁBRICA | |
| Controlar tempo x temperatura no pasteurizador. | I | R | A | ||
| Segregar e identificar o produto não conforme em caso de desvio no LC. | R | C | I/A | ||
| Chamar a manutenção para ajustes no trocador de calor quando temperatura não atingir a temperatura mínima. | R | C/A | I | ||
| Realizar a manutenção e ajustes no pasteurizador. | I | C | C/A | R | |
| Informar o gerente da fábrica que haverá atraso na produção. | I | I | R | C | I/A |
| Remanejar a produção para absorver o reprocesso e atender a demanda do PCP. | I | I | R | C/A |
O RACI também impede a alocação excessiva de recursos/ pessoas para um projeto, processo ou tarefa, assim como também ajuda a evitar sublocação.
Definir claramente as funções para todas as pessoas, deixando claras a autoridade e responsabilidade, assim como o entendimento das expectativas, portanto, do que se espera de cada um, é a chave para manutenção de um processo tranquilo, reduzindo a necessidade de resolução de conflitos posteriormente.
O RACI também fornece uma maneira rápida e eficiente de realocar recursos quando houver a saída de um membro da equipe, uma vez que permite que novas pessoas identifiquem rapidamente seus papéis e os papéis daqueles com quem devem interagir, sendo portanto, muito útil na gestão de mudanças no contexto estratégico da segurança dos alimentos.
Por fim, a matriz RACI incentiva a comunicação entre as funções e a comunicação é a chave para evitar problemas e minimizar riscos.
