Contextualizando e atualizando o post anterior (aqui), o momento (baseado nos elementos de hoje) é de aprendizagem em relação à pandemia de Covid-19. Por exemplo: não haverá mais auditoria remota. Anteriormente, o que se previa era que parte da auditoria periódica ou recertificação seria substituída pela auditoria remota. Aqui temos a intenção de trazer calma para as pessoas afetadas (dúvidas e receios das partes interessadas) – reagendamentos, auditorias virtuais, auditorias documentais – quais são possíveis?
Entre os principais pontos, estão os impactos econômicos, com as tendências das indústrias alimentícias, com ou sem lockdown (horizontal ou vertical), não tendo crescimento na economia mundial. As restrições de viagens (segurança de colaboradores das empresas e dos auditores também) e diminuição das importações de matérias-primas, e o Brasil é um dos maiores fornecedores delas, parando a produção de insumos (15 a 45 dias previstos sem produções, no melhor dos casos) e muitas desinformações (fake news), mesmo sabendo que não se transmite o vírus por alimentos e embalagens; gerando compras por pânico e encerramentos de indústrias básicas, além das blindagens de fronteiras para não introduzir o Covid-19, através de ações governamentais.
Nesse contexto, a pandemia atual está afetando a capacidade dos organismos certificadores concluírem as auditorias programadas (nesta data, para a norma IFS, por volta de 600 auditorias foram adiadas no mundo), o que pode afetar o status de certificações; assim, foram publicados, em 13 /03/20 e 30/03/20 (atualizações, no mínimo, mensais são previstas), documentos de posicionamento sobre o coronavírus pela Iniciativa Global de Segurança de Alimentos (GFSI) abordando:
– siga o IAF ID3: 2011 gerenciando eventos ou circunstâncias extraordinárias que afetam organizações, acreditadores e certificadores (disponível em www.iaf.nu). A avaliação de risco incluirá, pelo menos, os critérios listados na seção 3 desse documento e o resultado pode levar à suspensão do certificado e, se for o caso, o Portal/Diretório dos donos dos protocolos reconhecidos pelo GFSI, será atualizado em conformidade.
Para a avaliação de riscos, com duração, mínima de 2 horas (aplicável quando houver poucas mudanças na empresa e que não será descontada do tempo da auditoria, mas será uma atividade adicional), deve cobrir os seguintes pontos:
– principais mudanças desde a última auditoria, por exemplo, planos de HACCP, recalls de produtos e níveis significativos de reclamações;
– histórico da maturidade do sistema de gestão da certificação de 3ª parte;
– status em relação aos principais objetivos do processo e desempenho, revisão gerencial e auditorias internas. As organizações certificadas são obrigadas a aumentar a frequência de auditorias internas em apoio à SGSA e garantir a segurança de alimentos;
– atividades pendentes de conformidade legal;
– se a organização opera no escopo da certificação, sem extensão no momento;
– quaisquer alterações nos processos ou serviços terceirizados após a epidemia de COVID-19;
– preparação e resposta de emergência, incluindo o impacto do COVID-19 na cadeia de suprimentos da organização e o potencial impacto sobre os recursos e a segurança de alimentos.
Nessa discussão com a empresa certificada o objetivo maior é avaliar as ações do local em resposta à COVID-19 para garantir que tenha desenvolvido e ajustado seus procedimentos e operações garantindo o cumprimento contínuo da certificação e do fornecimento do alimento seguro, em condições extraordinárias de operações, tais como: um bom plano de contingência/plano de respostas à emergências para funções essenciais (operação), reduzir a transmissão entre funcionários, gerenciar as operações, reduzir a equipe nos turnos (inclusive nas refeições coletivas), políticas de distanciamento social, manter o ambiente de trabalho saudável (na empresa e nos lares dos colaboradores), limpeza do ambiente de trabalho, viagens a trabalho restritas e, quando necessárias, com 14 dias, no mínimo, de quarentena; reuniões virtuais, interação com funcionários e clientes à distância/remotas e lideranças transmitindo tranquilidade à equipe produtora de alimentos.
Documentos relevantes e processos de entrevistas serão avaliados na abordagem de riscos feitas pelas certificadoras e se levantadas dúvidas sobre a continuidade da certificação (mesmo ranking quando há classificação por grau e sem alterar a data de aniversário do certificado), deve-se cobrar plano de ações corretivas eficazes. No caso da norma BRCGS, por exemplo, as classificações com os graus “C” e “D” são consideradas de “alto risco” e os certificados não podem ser estendidos os prazos das auditorias.
Quanto às certificadoras, concordarão com os momentos apropriados com a empresa para concluir a revisão dos detalhes da avaliação de risco (“auditoria especial”, ou seja, atividade especial durante a pandemia) para confirmar que é apropriado manter, estender a certificação ou adiar a auditoria periódica por, no máximo, 6 meses; assim, quando o site se tornar acessível, a auditoria completa no local ocorrerá normalmente, com reemissão do certificado por mais um ciclo. Outra recomendação é de que se estender o certificado, não podem as empresas mudarem de organismos certificadores, nesse momento. Já para a novas auditorias não é o momento, pois precisam de auditorias físicas no local. Para o esquema FSSC 22.000, por exemplo, fases 1 e 2 da certificações não podem ser remotas/virtuais.
Exceção, a norma IFS optou por não prorrogar em até 6 meses as auditorias e tampouco serem remotas, com base na ISO 17065 com auditor no local sendo obrigatório, pois acreditam que o certificado vencido não significa que não estão mais com a gestão implementada nas empresas. Foram mais rigorosos, os certificados vencerão, mas há medidas de comunicação entre empresas certificadas e clientes via o Portal (soluções na base de dados), havendo um check de auditoria remota (voluntário e em 8h) para verificar o desempenho da empresa, incluindo um plano de ação corretiva e após a crise um check de BPF (voluntário de 8h) no site e depois, voltando para as auditorias convencionais.
Empresas certificadas só saberão se terão a validade do certificado estendida ou não perto da data da auditoria. Idem para os trabalhos de migrações de versões de normas/esquema. A avaliação de risco deverá ser feita em data próxima à data de auditoria, porque o cenário pode mudar.
Acessar para maiores informações:
https://www.fssc22000.com/news/position-in-relation-to-novel-coronavirus-covid-19-pandemic/
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