Para muitas indústrias de alimentos, obter uma clara visão na organização do custo da não qualidade é uma tarefa muito difícil. Provavelmente você já foi questionado e se sentiu desconfortável porque não sabia do custo da qualidade na sua empresa. Sempre desejou mostrar os benefícios reais da garantia de qualidade e segurança de alimentos para a sua alta administração e não soube como demonstrar esses números.

Este é o cenário de muitos Gerentes da Qualidade e uma das principais razões é que eles não são capazes (ainda) de tornar visíveis os custos associados à não qualidade na organização. A linguagem universal da Alta Administração é única e singular. Eles tomam decisões baseadas em dados e gráficos. Um gerente estratégico precisa ser capaz de traduzir tudo o que acontece no domínio da qualidade em dinheiro.

Muitas empresas estão fazendo isso com um alto nível de criticidade e detalhe: extremamente necessário para obter uma boa visão do negócio. Na maioria das vezes, falar somente com o Gerente de Finanças não traz a solução final nem a visão real do custo. Para que se obtenha uma boa visão do custo é necessário seguir algumas etapas para criar, definir, configurar e monitorar o custo da não qualidade em sua organização.

Passo 1:  Envolva-se com as Pessoas Certas!

Na maioria das vezes os Gerentes de Qualidade querem resolver todos os seus problemas no esplêndido isolamento. Alguns não sabem por onde começar. Algumas vezes pedem auxílio e suporte ao Gerente de Finanças ou alguém do Departamento de Finanças, o que muitas vezes não resulta em uma abordagem muito sólida e assertiva.

Há outras pessoas que são chaves e importantes na organização que devem estar envolvidas na criação para o melhor monitoramento do custo da não-qualidade: Gerente Financeiro, Gerente de Produção e o Gerente de Operações e Cadeia de Suprimentos. O real motivo para envolver o Gerente de Produção, Operações e Cadeia de Suprimentos são que esses departamentos estão envolvidos diretamente na maioria dos fatores contribuintes para o custo da não-qualidade. Esta deve ser determinada e calculada da maneira correta. Por isso, é importante o envolvimento e comprometimento destes gestores no custo da abordagem da não-qualidade. Conheça-os e explique a sua intenção e importância de criar uma abordagem estruturada para obter informações sobre o custo da não qualidade. Durante as reuniões iniciais, você já pode começar a definir os primeiros blocos de construção.

Passo 2:  Crie uma Estrutura

Uma vez que você tenha a adesão do Gerente de Finanças, Produção, Operações  e Cadeia de Suprimentos, você já pode começar a definir a estrutura para medir o custo da não qualidade. Conforme mencionado anteriormente, a maioria das empresas não tem uma estrutura de custos com base na atividade para um nível de detalhe da visão da não qualidade. Por isso, você deve projetar uma boa estrutura.

A melhor maneira de iniciar é organizar uma sessão de discussão entre os gerentes  e parceiros envolvidos. O time não deve exceder 8 pessoas.  Durante a sessão de brainstorming, você deve listar todos os pontos relevantes que se enquadram no custo da não qualidade. Todos devem contribuir. Um boa maneira é escrever individualmente em post-it. A partir daí teremos criado blocos de construção. Uma vez feito, coloque os post-it’s em um flipchart, um por um. Os post-it similares devem ser colocados em blocos. Desta forma, você assegura que todos os blocos foram discutidos e todos possuirão um resultado. Permita também que as pessoas escrevam blocos de construção adicionais no pós-evento durante o processo. Isso trará robustez na aplicação da sua ferramenta. Uma vez definido, os blocos poderão ser discutidos por departamentos onde os custos são causados ou pelo nível de gravidade (reclamações externas, recalls, falhas, erros de produção e etc.).

Passo 3: Calcule os Custos Típicos

A informação (secreta e privada) oculta o conhecimento e os dados internos (pessoais ou empresariais) nas organizações como um conceito de um iceberg parcialmente imerso na forma de um símbolo de ponto de interrogação.

Definidos os blocos de construção do custo da não qualidade, você deve estabelecer exatamente como esses custos podem ser calculados. Se você não traz algum senso comum à mesa, neste momento, você logo se encontrará em uma situação difícil criando modelos de custeio muito elaborados para cada um dos blocos. Isso o levará a uma situação de custo total. O melhor caminho a seguir é definir o custo “padrão” associado a cada um dos seus blocos de construção. A maneira de chegar a um custo padrão é olhar para o último ano e fazer uma estimativa tão boa quanto possível sobre todos os custos envolvidos. Estes podem ser: custos de envio de devolução, custos de reembolso de clientes, custos de investigação, custos de viagem feitos em relação à queixa, custos de retrabalho, baixa classificação ou demolição do produto devolvido.  Depois de criada uma visão geral dos custos do ano passado para cada um dos blocos de construção, você poderá calcular um custo padrão por ocorrência.

Passo 4:  Monitoramento

O passo final é definir a estrutura clara de monitoração para cada um dos blocos de construção. Defina quem é responsável por fornecer as informações sobre o número de ocorrências para cada um dos blocos. Muitas vezes, não será o Gerente da Qualidade, mas os colaboradores dos departamentos de Produção, Operações ou Cadeia de Suprimentos que tenham o acesso direto a informação. Portanto, deixe claro que essas pessoas serão responsáveis por todo o regular reporte. Torne gerentes e parceiros os responsáveis por fomentar as informações e por receber as informações corretas a tempo. Envolvidos desde o início, este passo não será difícil de ser alcançado. Defina uma estrutura de relatório fácil de ser usada onde as pessoas só precisarão preencher o número de ocorrências e todos os cálculos necessários serão realizados automaticamente. Desta forma, você criará um sistema que não será simples de usar, mas também terá menos erros. Alguns cálculos executados para obter os custos exatos poderão ser complexos. Então, uma sugestão sábia a ser realizada é automatizar esses cálculos em uma planilha segura do Excel.

O controle e monitoramento do custo da não qualidade deve ser utilizado cada vez mais nas indústrias de alimentos. A implantação inicial deverá seguir uma sistemática cuidadosa, respeitando-se a necessidade de discutir todos os itens de custos, de estruturar um procedimento de coleta e avaliação consistente e rigoroso, de treinar todas as pessoas envolvidas e de avaliar os resultados de forma transparente. Sugere-se iniciar a implantação em projeto piloto de grande interesse para a empresa, que possibilite redução de custo significativa.

Asseguro que estes resultados não virão a curto prazo; como a maioria dos procedimentos da qualidade, eles demandarão um tempo de maturação significativamente maior que o tempo de ciclo das operações da empresa para que os resultados possam ser analisados de forma consistente. Em compensação, a médio prazo se revelará como uma fonte segura de dados para a tomada de decisão gerencial.

Fonte: Food Safety Experts