Normas de certificação

Cada vez mais empresas têm se deparado com esse dilema… Seja em atendimento requisito da ISO 22000 e da FSSC 22000 “Prontidão e respostas a emergências” no qual o gerenciamento da crise é um dos pilares ou para atendimento à requisitos de clientes (cada vez mais comuns!!)…

Por onde começar?

Pensando na realidade da sua empresa!

Quais são as crises que podem fazer sua empresa parar?

Uma vez conheci uma empresa que estava localizada próxima ao aeroporto da cidade. A crise “queda de aeronave” fazia parte do Plano de Gerenciamento de Crises deles. Achei o máximo! Eles tinham inclusive feito o simulado de crises daquele ano com a queda de uma pequena aeronave dentro da empresa.

Abaixo listo algums exemplos de crises que são muito pertinentes e algumas que costumamos ver em Planos de Gerenciamento de Crises:

• Falta de água;
• Falta de energia elétrica;
• Incêndio;
• Greves (greve de funcionários e greves em geral, como de transportes, por exemplo);
• Enchente e outros desastres naturais;
• Problemas com o abastecimento de matérias-primas;
• Recolhimento e Recall;
• Sabotagem;
• Fraude e adulteração;
• Intoxicações e surtos alimentares (inclusive intoxicações dentro da empresa, já pensou em um surto alimentar que envolva a maioria dos funcionários?);
• Brigas e motins (brigas entre os funcionários da produção podem ocorrer! Há casos de empresas onde até assassinatos ocorreram dentro das produções!);
• Terrorismo (sim, parece bem distante da nossa realidade não? Mas lembre-se que para empresas multinacionais é um assunto que faz parte do cotidiano);
• Espionagem;
• Crimes cibernéticos.
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A ideia do plano de gerenciamento de crises é justamente ter um “passo a passo” a ser executado pelos funcionários da empresa ao invés do pânico ser instalado e nenhuma providencia ser tomada a tempo. Porém, esse “passo a passo” tem que estar muito claro, definido e principalmente: treinado – na prática! Por isso a importância dos simulados frequentes em gerenciamento de crises.

Mas quando falamos em simulados devemos pensar em fazer simulados distintos, pois muito vejo durante as auditorias que faço, empresas que todos os anos somente fazem simulados de incêndios. Sim, o simulado de incêndio é obrigatório em algumas empresas anualmente, porém, para o atendimento do Plano de Gerenciamento de Crises não vale fazer só o simulado de incêndios, os outros tipos de crises também precisam ser testados e treinados! E lembre-se, registros devem ser gerados do simulado realizado.

Também vejo muitas falhas em relação à lista de contatos de emergência, estando a lista somente disponível no procedimento documentado que fica impresso na empresa ou disponível na rede de computadores da empresa. Mas e se a empresa pegou fogo ou está inacessível por qualquer outro motivo? E se o sistema está fora do ar? Como acessar a lista? Por isso particularmente gosto muito da ideia de cada funcionário ter a lista dos contatos de emergência fornecida pela empresa para colocar na carteira, no crachá, na geladeira, enfim onde o funcionário quiser desde que fique sempre acessível.

As definições abaixo também são de extrema importância para que o Plano consiga ser executado fora do papel:

Definição do líder que irá comandar as etapas do gerenciamento durante a crise;

• Definição do substituto do líder;
• Definição do porta-voz (essa pessoa será a que irá falar em nome da empresa e se comunicar com a imprensa);
• Definição de um local apropriado e fixo para as reuniões, principalmente durante a crise (e se a empresa estiver inacessível?);
• Definição da equipe de Gerenciamento de Crises, incluindo os substitutos de cada posição chave (lembre-se, a equipe deve ser multidisciplinar);
• Definição dos papéis de cada membro da equipe;
• Definição das funções de cada membro da equipe;
• Definição dos tipos de severidade de incidentes e prioridades das ações;
• Definição do check list de atividades;
• Definição da frequência de reuniões.

Parece cruel, até mesmo desumano, mas o foco do Plano de Gerenciamento de Crises é a segurança do produto. Sim, a segurança das pessoas deve ser contemplada e merece muita atenção no momento da crise, mas o Plano de Gerenciamento de Crises deve contemplar as ações de disposição dos produtos afetados ou metodologias que levem a equipe a decidir sobre a disposição dos produtos.

Façam o Plano de Gerenciamento de Crises de modo que ele possa e deva ser executado na prática, pois em um momento de crise os ânimos ficam à flor da pele e o raciocínio perturbado, sendo muito mais fácil e menos traumático do que quando já sabemos o que fazer ou quais passos devemos seguir.

Para auxiliá-lo na elaboração do seu plano recomendamos a leitura do Guia de Proteção e Defesa de Alimentos e Bebidas Contra Ataques Deliberados – PAS 96:2014, cujo link está disponível aqui.

Leia também o post da entrevista concedida pelo Engenheiro João Souza sobre Gerenciamento de Crises publicado em 2012 no Blog Food Safety Brazil.

Dia 23/09/2015 foi oficialmente publicada a nova versão da ISO 9001:2015 no site da ISO. Embora em nosso blog o grande foco é a segurança dos alimentos, resolvi escrever algo sobre esta novidade, por vários motivos:

• Gratidão a todos os profissionais que contribuíram na minha caminhada em sistemas de gestão, iniciado com implantação e certificação da ISO 9001:94 (com inclusão de BPF e HACCP no extinto 4.9 Controle de processo),
• Compartilhar alguns pensamentos,
• Promover a troca de ideias sobre um tema polêmico: Onde começa e termina segurança de alimentos no contexto da ISO 9001?

Então vamos ao tema polêmico: Onde começa e termina segurança de alimentos no contexto da ISO 9001? Na minha visão a resposta é o clássico “depende”! Sem ficar em cima do muro, mas compartilhando com vocês meus pensamentos para discutirmos sobre o assunto. Confesso que para mim todas as normas começam e terminam promovendo o crescimento das pessoas. Mas vamos a um fato.

Ela pode começar, quando um cliente passa a exigir que a organização tenha um sistema de gestão de segurança de alimentos e a organização ainda não tem maturidade e recursos para atender 100% dos requisitos de segurança de alimentos. Esta organização pode, por exemplo, começar como comecei no passado: incluindo questões básicas e primordiais no seu sistema de gestão da Qualidade e iniciar engatinhando em segurança de alimentos com o 5S integrado ao BPF, estudo HACCP, procedimento para identificar requisitos legais aplicáveis e muita consultoria.

Penso que é melhor um início na caminhada do que ficar estagnado aguardando ter a condição ideal de infraestrutura para atender todos os programas de pré-requisitos, pois o aprendizado é grande dando um passo por vez, e isso posso dar depoimentos e mais depoimentos.

No meu primeiro desafio para implementar segurança de alimentos não existia norma de referência reconhecida na área, mas a missão nos foi designada. Mesmo com muitas dificuldades, principalmente conhecimento e nível de escolaridade baixo da equipe, encaramos de frente o desafio e iniciamos a caminhada acreditando que conseguiríamos deixar nossos clientes felizes e conseguimos com muito, muito esforço da equipe da empresa. Sou eternamente grata a quem vivenciou comigo esta história, pois muitos passaram a frequentar escola, coisa que há muito tempo não faziam, para concluir seu primeiro ou segundo grau, requisitos mínimos de escolaridade definido na nossa primeira descrição de cargo.

Desde o mais simples funcionário até o Presidente, que muito me ajudou com o grande dilema das organizações: ações corretivas. Assim que eu emitia o relatório com as “benditas” carinhas com status Feliz e Triste das ações corretivas e respectivos responsáveis, ele pessoalmente ligava para a pessoa para ter um papo que funcionava, pois no mês seguinte o status mudava.

Não me esqueço de uma auditoria de um cliente Top Ten (10 maiores clientes no mundo), que muito contribuiu para nosso aprendizado e crescimento em BPF e HACCP, onde levamos as inesquecíveis 63 não conformidades. Até hoje sinto frio na barriga ao lembrar… Mas valeu! E muito! Graças ao rigor das duas auditoras e das consultorias que nos ajudou na ocasião, chegamos na nossa primeira certificação de ISO 9001:1994 incluindo requisitos da tal Segurança de Alimentos.

É com base nesta vivência, que venho discursando para vocês sobre a cultura de segurança de alimentos, lembrando da importância da gestão pelo exemplo, do respeito pelo ser humano e no investimento e atitude que é cuidar de gente! Foi cuidando de gente, respeitando, ensinando, fazendo e aprendendo juntos, tendo o maior apoio que tive na carreira por parte da alta direção que digo: Seja bem vinda ISO 9001:2015! Foi graças à sua versão 1994 que hoje estou aqui dando este meu depoimento de vida, atuando bravamente em Segurança de Alimentos com um universo ampliado de conhecimentos das diferentes normas e agradecendo com a alma e o coração, cada operador, cada encarregado, cada engenheiro de alimentos, cada gerente, cada diretor e o grande presidente que tive oportunidade de conviver para ver, sentir e poder afirmar: SEM APOIO DA ALTA DIREÇÃO, seja ISO 9001, FSSC 22000, IFS, BRC e qualquer outra norma, nossa vida fica sendo dar murros em ponta de faca sem atingir o resultado esperado de cada norma que se tenha colocado como objetivo implantar e certificar. Sem atingir resultado para o crescimento de quem faz um sistema de gestão acontecer: Pessoas e suas ATITUDES!

E você, o que pensa sobre isso?

Recebemos ou não de braços abertos a ISO 9001:2015? Onde começa e termina segurança de alimentos no contexto da ISO 9001?

Fonte da Imagem: HGB