Como controlar documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

3 min leitura

De acordo com a ISO 9000, documento é a informação (manual, procedimento, especificação, etc) e o meio (papel, eletrônico, fotos, gráficos) no qual está contida. Os objetivos de termos documentos dentro de um Sistema de Gestão são:

  • Fornecer informações de forma padronizada e concisa;
  • Facilitar o controle das mudanças;
  • Padronizar a informação;
  • Garantir a permanência na execução, mesmo com a mudança de pessoas;
  • Facilitar atividades de monitoramentos e evidências para auditorias.

A ISO 22000, na seção 4, Requisitos de documentação, diz que fazem parte de um Sistema de Gestão e Segurança de Alimentos os seguintes documentos:

  • Política;
  • Procedimentos documentados requeridos pela Norma; e
  • Documentos necessários para assegurar o planejamento, implementação e atualização do sistema.

Acompanhe a seguir, um passo a passo para implementar a gestão de documentos.

1° Passo – Definir quais documentos farão parte do Sistema de Gestão. Exemplos: Manual, Procedimentos, Instrução de trabalho. Fica a critério da empresa definir o nome dos documentos.

2º Passo – Padronizar as siglas para codificação dos documentos e definir a sequência das mesmas.

Tipo de documentos: F – Formulário / M – Manual / IT – Instrução de Trabalho

Setor: PRO – Produção / DCQ – Departamento Controle Qualidade / ALM – Almoxarifado / EXP – Expedição

Assunto: LIMP – Limpeza / CONT – Controle / PROC – Processo

Exemplo:

Tipo de documentos Setor Assunto Sequência numérica
F DCQ CONT 1
IT PRO LIMP 2

3° Passo – Estruturar os documentos. Os tipos de documentos estabelecidos devem seguir um padrão estrutural, de forma a garantir que todos contenham o mínimo de informações básicas. É importante definir o ciclo de aprovação de um documento, ou seja, todo documento emitido deve ter, no mínimo, um elaborador e um aprovador, que não deve ser a mesma pessoa. Caso a empresa ache importante, outras pessoas podem fazer parte deste fluxo. O fluxo de aprovação deverá ser o mesmo para emissão e para revisão.

LOGO TIPO DE DOCUMENTO Codificação
TÍTULO Número de Revisão
ELABORADOR: Data de Aprovação
APROVADOR: Número de Páginas

Estrutura do documento:

Instrução de trabalho:

  1. Objetivo: qual o propósito do documento.
  2. Abrangência: onde será utilizado.
  3. Definições: descrever termos técnicos/siglas.
  4. Responsabilidades: quem são os responsáveis por executar as atividades.
  5. Descrição das atividades: passo a passo de como fazer. Pode ser necessário criar subitens neste capítulo.
  6. Documentos complementares: referenciar outros documentos que estão relacionados a este, como por exemplo, um formulário ou manual.
  7. Referências: normas, legislações.
  8. Histórico de revisões: manter o histórico do que foi alterado. Quanto mais detalhado este histórico, melhor; evite utilizar o termo “revisão geral do documento”.
Revisão Data Histórico de Revisão
00 01/04/2015 Emissão do documento.
01 03/06/2016 Alteração do item 4. Responsabilidades. Inclusão do item 5.3.

4º Passo – Estabelecer cronograma e responsáveis pelo desenvolvimento e disponibilização dos documentos. É importante que os responsáveis sejam pessoas envolvidas com os processos e conheçam bem as atividades.

5º Passo – Disponibilizar o documento na área de uso. Em caso de revisão, recolher a versão anterior, para prevenir o uso não intencional de documentos obsoletos. Outro ponto importante é que o documento disponibilizado seja controlado. Para isso, ele deverá ter um carimbo de cópia controlada ou marca d´água.

Alguns documentos, como especificações técnicas que são enviadas para clientes/fornecedores e os formulários não precisam da identificação de cópia controlada.

6º Passo – Controlar a documentação através de uma lista mestra. Esta deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

Código Documento Revisão Data Local e Quantidade de Cópias

É importante estabelecer uma frequência para revisão dos documentos, de forma a garantir que a informação esteja sempre atualizada.

Interessou-se pelo assunto controle de documentos? Leia também o post Utilizar ou não um software para documentos e registros eis a questão.

 

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