Rastreabilidade: sua empresa atende aos requisitos?

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As operações Carne Fraca e Leite Compensado apresentaram muitas falhas no requisito de gestão de rastreabilidade. Elaborar, implantar e manter um bom programa de rastreabilidade ainda é um enigma para muitas empresas, sendo que a dificuldade de implantar e manter o sistema ainda é uma resistência.

Nas duas operações constatou-se que muitas empresas falharam na comprovação do sistema de rastreabilidade. Um exemplo é a condenação de vários lotes de queijo produzidos com leite (matéria prima) fora do padrão de identidade e qualidade do leite (RTQI). O leite proveniente de vários caminhões é misturado nos silos, as amostras são retiradas nos caminhões tanques, e nem sempre as análises internas utilizadas na liberação da matéria prima condizem com os resultados oficiais. A maioria das empresas não realizava as análises dos silos, então neste ponto a rastreabilidade já era perdida. O objetivo da rastreabilidade é detectar em qual etapa do processo ocorreu o problema, se uma etapa não foi avaliada e não possui controles, então não existe rastreabilidade.  

A Operação Carne Fraca também demonstrou sistemas falhos de rastreabilidade e falta de controles e monitoramentos dos processos e na distribuição, impossibilitando o procedimento de  recall.

Neste post compartilho os primeiros itens para começar a desenvolver um programa de rastreabilidade. Uma ferramenta bem utilizada globalmente é GFSI – GLOBAL TRACEABILITY CHECK LIST, ela define os pontos de controle e critérios de conformidade da rastreabilidade. Os sistemas de rastreabilidade devem ser apoiados pelas melhores práticas, com base na evolução das necessidades da indústria, regulamentos internacionais e padrões globais.

No próximo texto, Rastreabilidade II, apresentarei um check list para guiá-lo a desenvolver e implantar um bom programa de rastreabilidade.

Na tabela abaixo descrevo os itens iniciais para  o desenvolvimento e cumprimento de um programa de rastreabilidade. 

ITENS DESCRIÇÃO CRITÉRIOS DE CUMPRIMENTO
Objetivos Conhecimento dos requisitos do sistema de rastreabilidade local, comercial e internacional A gestão é responsável pela atualização dos regulamentos de rastreabilidade , normas e ou orientações  aos quais  seus  produtos são entregues , despachados , exportados e ou vendidos.
Definição produto Atribuição de itens comerciais em sistemas de Dados mestre para todos os itens comerciais recebidos, produzidos e / ou enviados Todos os itens comerciais recebidos pela organização identificação exclusivo e descritos em um registro de dados mestre para cada etapa do processo do produto que precisa ser rastreado?
Procedimentos estabelecidos

 

Procedimentos devem ser  definidos para todos os produtos recebidos, processados e distribuídos com a definição de lote, números de série, procedimentos ou ferramentas definidas para permitir a coleta, gravação, compartilhamento e comunicação de informações de rastreabilidade internamente e entre partes interessadas principais A empresa deverá  um procedimento documentado que descreve detalhadamente cada item de compra que é inserido na empresa até a comercialização do produto final. O lote final pode ser definido

O documento deve incluir: • Número do documento para procedimentos / código de procedimento ou ID • Nome do Produto • Composição • Quantidade • Embalagem • Método (s) de distribuição

Fluxo de materiais Identificação física e simbologia (placas , etiquetas) rastreáveis dos produtos recebidos, produzidos e / ou enviados.

Código de lote / lote de produção.  Número de série exclusivo (apenas nível de logística por pallet) . Número de identificação de embarque exclusivo.

Fluxo de processo para processos de transformação / fabricação (de matérias-primas / embalagens para produtos acabados) e resposta de solicitação de rastreamento entre parceiros comerciais

A empresa deverá ter completo acompanhamento do fluxo de materiais e seu direcionamento. Parceiros comerciais também devem garantir  o completo fluxo de materiais.
Requisitos de informação

 

Informações mínimas de rastreabilidade relacionadas para todos itens rastreáveis que são produzidos, recebidos e / ou enviados, cadeia de recebimento ,  etapas do processo e expedição.

Exemplos :  atribuir um número de identificação da expedição.

Atribuir um número de unidade logística.

A empresa poderá realizar o gerenciamento interno  vinculado as informações de rastreabilidade (eletrônico ou papel) entre entradas e saídas de (todas as etapas de processos rastreáveis).
Documentos necessários

 

Documentação de funções, responsabilidades, estrutura organizacional e processos de gravação associados à rastreabilidade para suportar todas as atividades relacionadas à rastreabilidade Manter a  documentação de rastreabilidade e os registros de rastreabilidade até no mínimo a data de validade do produto. Recomendo guardar documentos de rastreabilidade por até 05 anos, para comprovação em caso de processos judiciais.
Estrutura e responsabilidades

 

A empresa deve definir uma equipe de rastreabilidade com conhecimento adequado dos procedimentos de rastreabilidade

 

Esta equipe deverá ser multidisciplinar e deverá ser capacitada a realizar a rastreabilidade caso necessário. Simulações descritas e realizadas periodicamente é uma forma de identificar a funcionalidade do processo.
Gerenciamento de distribuição Capacidade de obter informações de rastreabilidade da rede de distribuição incluindo os seguintes itens:

-Número do item do produto comercializado

-Quantidades comercializadas

– Lote / número de lote  expedido

-Data da expedição

-Transportador

– Nome do transportador

Colocar os dados dos distribuidores no sistema operacional da empresa, assim como ele deverá fornecer a rota de todos os produtos distribuídos.
Treinamento A empresa deve estabelecer um programa de  treinamentos  e registros para os responsáveis por atividades de rastreabilidade. Membros da equipe deverão ser treinados , assim como novos  membros ou membros substituídos.
Monitoramento

 

A empresa deve ter um plano de monitoramento e controle para avaliar a eficácia dos procedimentos de rastreabilidade. O plano de monitoramento poderá ser realizado no próprio sistema ou em planilhas.
Auditorias internas e externas A empresa deverá ter as especificações dos produtos recebidos definidas e as ações corretivas definidas em caso de não conformidades.

A equipe de auditoria interna deverá ser capacitada. Auditorias externas podem ser realizadas por empresas ou profissionais capacitados.

As auditorias internas e externas deverão ser realizadas  para verificação de todo sistema de rastreabilidade. Auditorias são excelentes para comprovação de conformidade do programa.

 

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