As operações Carne Fraca e Leite Compensado apresentaram muitas falhas no requisito de gestão de rastreabilidade. Elaborar, implantar e manter um bom programa de rastreabilidade ainda é um enigma para muitas empresas, sendo que a dificuldade de implantar e manter o sistema ainda é uma resistência.
Nas duas operações constatou-se que muitas empresas falharam na comprovação do sistema de rastreabilidade. Um exemplo é a condenação de vários lotes de queijo produzidos com leite (matéria prima) fora do padrão de identidade e qualidade do leite (RTQI). O leite proveniente de vários caminhões é misturado nos silos, as amostras são retiradas nos caminhões tanques, e nem sempre as análises internas utilizadas na liberação da matéria prima condizem com os resultados oficiais. A maioria das empresas não realizava as análises dos silos, então neste ponto a rastreabilidade já era perdida. O objetivo da rastreabilidade é detectar em qual etapa do processo ocorreu o problema, se uma etapa não foi avaliada e não possui controles, então não existe rastreabilidade.
A Operação Carne Fraca também demonstrou sistemas falhos de rastreabilidade e falta de controles e monitoramentos dos processos e na distribuição, impossibilitando o procedimento de recall.
Neste post compartilho os primeiros itens para começar a desenvolver um programa de rastreabilidade. Uma ferramenta bem utilizada globalmente é GFSI – GLOBAL TRACEABILITY CHECK LIST, ela define os pontos de controle e critérios de conformidade da rastreabilidade. Os sistemas de rastreabilidade devem ser apoiados pelas melhores práticas, com base na evolução das necessidades da indústria, regulamentos internacionais e padrões globais.
No próximo texto, Rastreabilidade II, apresentarei um check list para guiá-lo a desenvolver e implantar um bom programa de rastreabilidade.
Na tabela abaixo descrevo os itens iniciais para o desenvolvimento e cumprimento de um programa de rastreabilidade.
| ITENS | DESCRIÇÃO | CRITÉRIOS DE CUMPRIMENTO |
| Objetivos | Conhecimento dos requisitos do sistema de rastreabilidade local, comercial e internacional | A gestão é responsável pela atualização dos regulamentos de rastreabilidade , normas e ou orientações aos quais seus produtos são entregues , despachados , exportados e ou vendidos. |
| Definição produto | Atribuição de itens comerciais em sistemas de Dados mestre para todos os itens comerciais recebidos, produzidos e / ou enviados | Todos os itens comerciais recebidos pela organização identificação exclusivo e descritos em um registro de dados mestre para cada etapa do processo do produto que precisa ser rastreado? |
| Procedimentos estabelecidos
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Procedimentos devem ser definidos para todos os produtos recebidos, processados e distribuídos com a definição de lote, números de série, procedimentos ou ferramentas definidas para permitir a coleta, gravação, compartilhamento e comunicação de informações de rastreabilidade internamente e entre partes interessadas principais | A empresa deverá um procedimento documentado que descreve detalhadamente cada item de compra que é inserido na empresa até a comercialização do produto final. O lote final pode ser definido
O documento deve incluir: • Número do documento para procedimentos / código de procedimento ou ID • Nome do Produto • Composição • Quantidade • Embalagem • Método (s) de distribuição |
| Fluxo de materiais | Identificação física e simbologia (placas , etiquetas) rastreáveis dos produtos recebidos, produzidos e / ou enviados.
Código de lote / lote de produção. Número de série exclusivo (apenas nível de logística por pallet) . Número de identificação de embarque exclusivo. Fluxo de processo para processos de transformação / fabricação (de matérias-primas / embalagens para produtos acabados) e resposta de solicitação de rastreamento entre parceiros comerciais |
A empresa deverá ter completo acompanhamento do fluxo de materiais e seu direcionamento. Parceiros comerciais também devem garantir o completo fluxo de materiais. |
| Requisitos de informação
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Informações mínimas de rastreabilidade relacionadas para todos itens rastreáveis que são produzidos, recebidos e / ou enviados, cadeia de recebimento , etapas do processo e expedição.
Exemplos : atribuir um número de identificação da expedição. Atribuir um número de unidade logística. |
A empresa poderá realizar o gerenciamento interno vinculado as informações de rastreabilidade (eletrônico ou papel) entre entradas e saídas de (todas as etapas de processos rastreáveis). |
| Documentos necessários
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Documentação de funções, responsabilidades, estrutura organizacional e processos de gravação associados à rastreabilidade para suportar todas as atividades relacionadas à rastreabilidade | Manter a documentação de rastreabilidade e os registros de rastreabilidade até no mínimo a data de validade do produto. Recomendo guardar documentos de rastreabilidade por até 05 anos, para comprovação em caso de processos judiciais. |
| Estrutura e responsabilidades
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A empresa deve definir uma equipe de rastreabilidade com conhecimento adequado dos procedimentos de rastreabilidade
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Esta equipe deverá ser multidisciplinar e deverá ser capacitada a realizar a rastreabilidade caso necessário. Simulações descritas e realizadas periodicamente é uma forma de identificar a funcionalidade do processo. |
| Gerenciamento de distribuição | Capacidade de obter informações de rastreabilidade da rede de distribuição incluindo os seguintes itens:
-Número do item do produto comercializado -Quantidades comercializadas – Lote / número de lote expedido -Data da expedição -Transportador – Nome do transportador |
Colocar os dados dos distribuidores no sistema operacional da empresa, assim como ele deverá fornecer a rota de todos os produtos distribuídos. |
| Treinamento | A empresa deve estabelecer um programa de treinamentos e registros para os responsáveis por atividades de rastreabilidade. | Membros da equipe deverão ser treinados , assim como novos membros ou membros substituídos. |
| Monitoramento
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A empresa deve ter um plano de monitoramento e controle para avaliar a eficácia dos procedimentos de rastreabilidade. | O plano de monitoramento poderá ser realizado no próprio sistema ou em planilhas. |
| Auditorias internas e externas | A empresa deverá ter as especificações dos produtos recebidos definidas e as ações corretivas definidas em caso de não conformidades.
A equipe de auditoria interna deverá ser capacitada. Auditorias externas podem ser realizadas por empresas ou profissionais capacitados. |
As auditorias internas e externas deverão ser realizadas para verificação de todo sistema de rastreabilidade. Auditorias são excelentes para comprovação de conformidade do programa. |
