João Paulo Ferreira

Engenheiro de Alimentos especialista em Gestão da Qualidade e Gestão da Produção. Consultor de Estratégia. Executive Coach. Green Belt Lean Six Sigma. Auditor Líder em Sistema Food Safety - FSSC 22000 pela SGS Academy. MBA em Psicologia Positiva e Desenvolvimento do Potencial Humano. Conduz treinamentos nas áreas de Qualidade, Produção, Liderança e Food Safety. Contato: joaopaulof@hotmail.com @joaopaulojpf
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Brainstorming: 9 Dicas Incríveis para uma tempestade de ideias!

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Liberdade, criatividade, engajamento e compartilhamento de ideias na construção coletiva de soluções inteligentes: princípios básicos e fundamentais que norteiam a “tempestade de ideias”, tradução livre de “brainstorming”.

O objetivo da técnica é justamente esse: deixar fluir e liberar tudo o que vem à mente para contribuir e colaborar com soluções inteligentes na resolução de um problema, na busca de melhoria ou desenvolvimento do processo criativo.

Diante das possibilidades levantadas, é possível traçar um plano de ação muito mais assertivo, criativo e potencialmente eficiente para resolver qualquer situação.

Imagine agora um problema em suas mãos que você não saiba como resolvê-lo! O brainstorming, nesse primeiro momento, é a técnica certa que irá ajudar a explorar e expandir as melhores ideias.

A tempestade de ideias é usada para criar e explorar a capacidade criativa do time. A técnica propõe que todos se reúnam e utilizem seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um consenso na solução de problemas, sem julgamentos, deixando fluir os seus pensamentos.

Criada na década de 40 pelo publicitário Alex Osborn, esta técnica pode ser utilizada em qualquer contexto e tem como premissas para seu desenvolvimento: um time engajado com foco na solução de um problema e o pensamento criativo na geração de ideias para uma possível solução. O objetivo é criar maneiras de enxergar problemas, de definir causas e as suas possíveis soluções, além de explorar a criatividade dos participantes para o surgimento de novas ideias.

De acordo com Osborn, o Brainstorming deve ter as seguintes características:

  • Quantidade – quanto mais ideias, melhor;
  • Flexibilidade – busca por novas perspectivas e abordagens para uma solução;
  • Liberdade – todas as ideias e sugestões devem ser bem-vindas, sem que haja críticas, julgamentos;
  • Tangibilidade – as sugestões têm que ser acessíveis para ações práticas;
  • Interatividade – as ideias e sugestões sempre podem ser aperfeiçoadas.

 Regras do Brainstorming

  • Evite as críticas: Essa é a principal regra! Resultados surgirão de pessoas que se sentem livres para falar. Reúna pessoas com perfis diferentes.
  • Abra as portas para a criatividade: Encoraje o grupo a falar tudo aquilo que vier à mente. Uma ideia que a princípio não gera muita consistência, com debates poderá se tornar uma solução. Utilize músicas para estimular a criatividade.
  • A quantidade precisa existir: A quantidade gera qualidade. Dê espaço para todas que surgirem, pois quanto mais ideias, maiores são as chances das soluções aparecerem. Foque em quantidade em vez de qualidade. Saiba responder a ideias ruins.
  • Combinação e aperfeiçoamento: Através do incentivo, deixe que os membros percebam que ideias citadas podem ser discutidas entre todos. A reconstrução de ideias é positiva.

Durante uma reunião de brainstorming você poderá variar a técnica em outras modalidades:

Técnica do BrainWriting

É um método desenvolvido pelo professor alemão Bernd Rohrbach, que tem como objetivo encontrar 108 ideias em apenas meia hora. Para isso, tudo deve ser registrado por escrito. Originalmente, seriam 6 pessoas escrevendo três ideias no papel em cinco minutos. Após seis rodadas de 30 minutos, 108 novas ideias estarão disponíveis. Porém, o número de pessoas pode variar de acordo com a empresa.

Técnica do Post it

Essa técnica permite que a equipe tenha uma visão melhor de como está o processo de brainstorming. Entregue um bloquinho e caneta para cada participante para que escrevam suas ideias. Em seguida, peça que todos colem em um mural compartilhado. Além de garantir melhor visibilidade e agilidade, os membros se inspiram e participam muito mais.

Digital Brainstorming

Você poderá usar facilmente o campo do bate papo para gerar discussões. Oriente o time a digitar no chat todas as ideias e soluções que vierem à mente durante as sessões de reuniões remotas.

O Brainstorming é uma técnica da fase inicial do Planejamento do Ciclo PDCA, focada na análise crítica e no diagnóstico do processo. Assim, é possível determinar as causas que agem sobre o problema e contra-atacar os problemas com a criação de planos de ação.

Agora, basta juntar um time em uma sala (presencial ou remota) e cada um jogar e lançar as suas ideias? Errado! Esse não é o objetivo de um brainstorming! Não adianta juntar muitas pessoas falando ao mesmo tempo sem um passo-a-passo, sem um roteiro. Esse tipo de sessão sem uma estrutura definida só servirá para começar um tumulto generalizado, desorganizado!

As sessões de brainstorming não devem ser realizadas como uma reunião de bate papo, no qual as ideias simplesmente podem “cair do céu”. As reuniões devem ser construídas de forma estruturada para que tenhamos um ambiente propício às contribuições dos participantes com um roteiro definido mediado por um coordenador seguindo as etapas necessárias à execução da técnica. Dessa forma, um brainstorming bem construído agregará conhecimento para o time e auxiliará na gestão de problemas.

Contudo, para aprender a executar um bom brainstorming, é importante antes entender como conduzir uma sessão da tempestade de ideias. Seguem abaixo os 9 passos fundamentais:

1 – Defina um Líder para ser o Moderador   

O Líder deverá ter o objetivo de reunir um time para compartilhar e gerar ideias para que as etapas sejam executadas corretamente de maneira estruturada, evitando assim possíveis conflitos. Provavelmente, nas primeiras etapas, o conflito será prejudicial. Isso promoverá a rejeição de ideias que ainda não foram desenvolvidas. Cabe ao líder moderar, avaliar e comandar cada etapa do brainstorming.

2. Crie uma meta focada no problema/ Explicação da Meta

Primeiramente, para entender como conduzir um brainstorming, tenha em mente o problema a ser resolvido. O moderador deverá explicar ao time qual é a meta ou problema a ser analisado. Todas as informações disponíveis sobre o objeto de estudo deverão ser entregues e compartilhadas com os colaboradores. A preparação para o brainstorming deverá ser feita da forma mais completa e didática possível. Aconselha-se fazer uma reflexão inicial sobre os fatores que influenciam o problema. Pense sobre as diversas perspectivas que possam envolver tanto a causa do problema quanto a sua solução. Clareza no problema e nos pontos relevantes com foco na situação principal para não acontecer o desvio de temas.

3 – Todos devem colaborar com suas ideias!   

Incentive e engaje todos os membros a dar ideias, sem medo! Quanto mais pessoas participarem, mais ideias diferentes surgirão! Provavelmente nem todas as ideias poderão ser utilizadas, porém o exercício estimulará a criatividade das pessoas envolvidas. A técnica valoriza o bom senso, a proatividade, as argumentações e a coragem de trazer ideias de pessoas com pensamentos e de gerações diferentes.

É nesse passo que surge o levantamento das possíveis causas de forma organizada e horizontal com a abertura para todos opinarem. O moderador deve induzir o time a refletir sobre essas possíveis causas, compartilhando informações sobre elas e esclarecendo dúvidas sobre sua importância.

Distribua post-its para todos os participantes e solicite que eles escrevam as possíveis causas que imaginam influenciar o problema. A participação das pessoas se torna mais horizontal e justa, já que os menos interativos e extrovertidos podem se expressar da mesma forma e o receio de julgamentos também poderá ser facilmente diminuído.

4 – Nenhuma ideia pode ser criticada! Aprecie até as ideias mais loucas!

Numa sessão de brainstorming, o importante é disparar ideias, sem critérios! Quanto mais ideias, melhor. O processo de criação necessita de um fluxo contínuo de pensamento. Quando o fluxo se esgotar ou quando houver um número suficiente de ideias, sintetize-as e agrupe-as em categorias.

Coloque todas as ideias na mesa para resolver o desafio. Até as ideias mais loucas e improváveis devem aparecer! Geralmente, um pequeno detalhe modificado pode transformar uma ideia insana ou maluca em uma possibilidade real e interessante. Então, nada deve ser descartado!

Avalie cada ideia com base no objetivo principal estabelecido. O grande segredo e a chave para entender como conduzir um brainstorming é saber que até as ideias incomuns têm seus pontos positivos.

5 – Gerencie um tempo no cronômetro para as anotações   

Cronometre e gerencie o tempo de todas as anotações. Ajude o time a concentrar-se na geração de ideias durante um brainstorming. Não perca o foco! Com o tempo cronometrado, a mente é forçada e desafiada a pensar e produzir ideias criativas.

6 – Todas as ideias devem ser registradas!   

É importante registrar todas as ideias! Nada do que foi falado na reunião de brainstorming poderá ser esquecido. A coleta e registro de todas as informações facilitará a análise. Anote tudo num quadro branco ou em cartolinas. Essa forma trará melhor visibilidade e todos no time poderão ver e ajudar na construção das ideias. Abuse dos post its para registrar as ideias. E ao final, separe-as por categorias, organizando as ideias por semelhança de conteúdo.

7 – Não aponte culpados pelos problemas   

Cuidado! Em uma sessão de brainstorming, o objetivo é buscar soluções dos problemas e não encontrar os culpados! Se o objetivo for culpar alguém ou algo, a técnica perderá um pouco o seu sentido. Caso busque apenas apontar ou caçar culpados, a técnica não solucionará o problema de fato.

8 – Faça uma seleção e explore as melhores ideias e opções

Em time, faça uma análise crítica sobre as ideias sugeridas e selecione as melhores. Observe e analise se as ideias estão voltadas para o foco do problema, e se são “factíveis” e relevantes. Atenção: não adianta construir soluções utópicas ou inviáveis ao seu projeto!

Diante de uma boa opção de alternativas, avalie a viabilidade de cada uma, bem como seus riscos e implicações. Muitas vezes, as decisões envolvem algum grau de risco. Nessa etapa, você pode usar e abusar da análise precisa de riscos para avaliar as ameaças e avaliar a probabilidade de ocorrência de eventos adversos, analisando o que eles poderiam custar para a organização.

Após a leitura das possíveis ideias para o problema, o time deverá determinar a importância das mesmas e refletir sobre elas. A utilização dos post its poderá ser útil nessa etapa. Caso duas ou mais pessoas tiverem escrito a mesma ideia, é importante considerá-la em prioridade. O mediador terá esse papel de ler o que foi escrito e organizar por relevância, assunto, etc. Esse é o momento certo de classificar e hierarquizar as ideias apontadas.

9. Avalie o Plano: condense todas as conclusões

Depois de passar por todas as etapas mencionadas acima, chegou a hora de consolidar e formatar as ideias em algo que se assemelhe a um plano de ação, pensando de forma prática em sua aplicação. Verifique o estudo realizado e todo o esforço investido na avaliação e seleção de alternativas. Não avance ou pule de fase. Antes de criar um plano de ação, o time envolvido no brainstorming deve certificar-se de que as informações sobre as alternativas são confiáveis. O processo de conclusão deve resultar em mais ganhos do que perdas. Discuta as conclusões com o grupo para que possam detectar falhas, fazer recomendações e apoiar as conclusões.

Se você chegou até aqui, você já percebeu que o brainstorming é um método que traz como grande resultado a seleção de boas ideias! Se você gostou do conteúdo, comente e compartilhe com seus amigos! Espero que você use e abuse dessa técnica na sua próxima reunião!

Para encerrar nosso conteúdo sobre como conduzir uma sessão de brainstorming, indico assistir à palestra de Steven Johnson sobre criatividade e boas ideias no TEDx. É uma inspiração e tanto!

https://embed.ted.com/talks/steven_johnson_where_good_ideas_come_from#

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Plano de Ação 5W2H: como organizar as ideias para produzir mais!

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Você sabe COMO criar um Plano de Ação, seguindo o passo-a-passo, organizando as ideias para produzir mais?

O Plano 5W2H é uma das ferramentas mais utilizadas pelas indústrias de alimentos que buscam vantagem competitiva, fortalecimento da cultura, melhoria contínua e tomada de decisão. A ferramenta promove um planejamento assertivo de ações voltadas para o alcance de metas.

O Plano de Ação, também conhecido como Plano de Atividades ou Plano de Trabalho, é considerado uma ferramenta simples no planejamento e acompanhamento de atividades. Basicamente é um documento utilizado para elaborar um planejamento de trabalho necessário para o atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas. Pode ser desenhado no formato de uma planilha eletrônica ou mesmo em papel, contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas.

É no Plano de Trabalho que consolidamos todas as informações sobre o objetivo a ser buscado e detalhamos todas as atividades necessárias para concretizá-lo, verificando os recursos físicos, financeiros e humanos necessários. Muito indicado para alcançar soluções e respostas a curto prazo ou que precisam de investimento em soluções mais complexas a médio ou longo prazo.

O plano possibilita de forma estruturada que sigamos uma sequência de tarefas claras e lógicas previamente delimitadas, o que nos leva à concretização dos objetivos de forma rápida e prática criando estratégias a serem desempenhadas em um tempo determinado.

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação tem um ciclo de vida e deve ser elaborado, desenvolvido, monitorado e encerrado. E alguns questionamentos iniciais deverão ser trazidos à tona para facilitar a construção do plano.

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais, em inglês, e traz sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

A metodologia é construída com base na formação do conjunto das respostas dessas sete perguntas. Com todas as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que norteará e direcionará a uma execução muito mais clara e assertiva do plano.

As 7 perguntas são utilizadas para compreender um problema e as oportunidades de melhorias sob diferentes perspectivas facilitando uma interpretação objetiva e transparente, bem como do ambiente no qual ele está inserido. Compreendendo claramente o problema, podemos atuar sobre ele com foco na resolução e promoção de melhorias.

Agora que você já tem ciência da importância e do impacto que essa ferramenta pode agregar ao seu projeto, veja como utilizá-la respondendo a cada uma das sete perguntas do 5W2H. Confira abaixo o que cada etapa significa:

  • What (O quê?): Neste campo, anote a descrição do problema. Qual o objetivo do projeto? Qual a meta de melhoria que está sendo proposta?
  • Where (Onde?):  Neste espaço, você deverá registrar a informação do local envolvido no problema. Onde ele está inserido? Qual o setor específico? Qual operação ou máquina de produção ele atua?
  • When (Quando?): Nesta etapa, a informação deve ser ligada ao tempo. Desde quando o problema ocorre? Qual o prazo para resolução? Quais as datas de entrega? Aqui deve ser inserido o cronograma para cumprir o objetivo do projeto.
  • Why (Por quê?): Nesta fase, declare o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta será importante. Por que valerá a pena seguir com a resolução deste problema sob os aspectos financeiros e qualitativos? Qual o real motivo de alcançar esta meta?
  • Who (Quem?): Quem é o responsável pela solução deste problema? Ou quem são os responsáveis para a tratativa e as oportunidades de melhoria?  Qual a equipe designada para resolver o problema ou a melhoria trabalhada?
  • How (Como?): Como deve funcionar o processo do qual o problema faz parte. Nesse momento, demonstre como deverá ser realizada tal atividade. A pergunta deverá ser respondida, informando quais as etapas, as atividades e as variáveis pertinentes que afetarão o problema.
  • How much (Quanto?): Neste campo, a informação deverá ser lincada à quantidade e ao custo. Quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida ou para toda a empresa? Quanto é o investimento necessário para resolvê-lo? Qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou?

Plano 5W2H e o Planejamento Estratégico

Além de resolver problemas, a 5W2H é considerada uma excelente ferramenta na criação do Planejamento Estratégico Organizacional. O Plano definirá exatamente o que a indústria deverá fazer para alcançar as metas estipuladas, traçadas.

Não basta saber aonde se deseja chegar, é preciso definir o caminho, o passo-a-passo estruturado que deverá ser seguido para chegar até lá. E é nesse sentido que a ferramenta propiciará a definição dos meios para o alcance dos objetivos. O Plano, com decisões baseadas em fatos e dados, indicará com exatidão e precisão o melhor caminho a ser percorrido. É essencial conhecer muito bem todas as mais diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão.

O Plano 5W2H cumpre bem o seu papel mesmo diante de problemas complexos e difíceis, tornando-se indispensável e essencial na investigação das causas do problema e eliminação deles para que os processos voltem a funcionar da melhor forma possível.

Um Plano de Ação também poderá ser bastante utilizado para o acompanhamento de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, nas quais você precisará concluir uma atividade para dar início a próxima. Para projetos mais complexos, o ideal é que o monitoramento seja feito com uma ferramenta que traga mais robustez e novas possibilidades de monitoramento e gestão dos indicadores do projeto.

O Plano 5W2H, além de permitir criar o planejamento estratégico de muitas indústrias de alimentos, permite desenhar também planos de trabalho e controle das nossas atividades diárias.  Muitas vezes, temos a sensação de estarmos correndo em círculos ou de um lado para outro, feito “barata tonta”, sem saber o que fazer e muito menos o que priorizar em meio a tantas tarefas e atividades.

Que bom que agora você tem em mãos uma ferramenta para organizar as ideias, as atividades e realizar muito mais. Afinal, tudo fica muito mais leve e fácil quando criamos um bom planejamento, seja na vida pessoal ou na carreira profissional.

Como você deve ter percebido, o 5W2H é uma excelente ferramenta para estruturação de ações e identificação de problemas. Porém, poderá ser utilizado, facilmente, em conjunto com outras ferramentas com o objetivo de sempre melhorar os processos. Algumas dessas ferramentas são:

  • Brainstorming: Técnica colaborativa que reúne um time para formar uma “tempestade de ideias” acerca de um assunto a ser trabalhado ou um problema que precisa ser resolvido. Nessa técnica, é interessante considerar diferentes pontos de vista com todos os envolvidos na situação. A sessão de brainstorming surge como uma oportunidade, através das diversas ideias ouvidas e levantadas sobre o que pode estar causando o problema, facilitando assim o entendimento e o processo de solução. Fornece com rapidez um bom número de ideias, estimula a criatividade, promove o engajamento dos participantes e gera entradas para outras ferramentas.
  • Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa): Ferramenta utilizada para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado.  Ferramenta que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo. O diagrama leva em conta todos os aspectos que podem ter levado à ocorrência do problema.
  • 5 Porquês: Um método simples de resolução de problemas, que consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender a causa-raiz. Muito utilizada para problemas mais simples, com causas diretas. Pode ser aplicada a qualquer momento, sem necessidade de análises estatísticas e a própria equipe responsável pelo processo poderá utilizá-la gerando resultados positivos.
  • Pareto 80/20: A regra 80/20 é uma ferramenta de análise que estabelece que 80% dos resultados se originam de apenas 20% das causas. A ferramenta funciona a partir da coleta de dados que identificam as causas dos problemas e suas frequências. Análise extremamente útil para indicar onde uma empresa deve alocar os recursos e os esforços da sua equipe para solucionar os 20% das causas de problemas que estão impactando 80% dos resultados.

Como você já deve ter percebido, o método 5W2H é extremamente útil e flexível. Se você chegou até aqui, acredito que está comprometido em não só resolver problemas, mas ser capaz de organizar suas ideias, gerar mais resultados e ser valorizado por isso!

Se esse post foi importante para você, não esqueça de comentar e compartilhar com os seus amigos. Acompanhe todas as nossas publicações e fique de olho nas novidades da sessão Ferramentas de Gestão.

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20 regras de ouro | O que FAZER e o que NÃO FAZER durante auditorias de segurança de alimentos

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Como vimos no post anterior sobre PROFISSÃO AUDITOR, a norma ISO 19011:2018, além de trazer as diretrizes para um processo de auditoria, também estabelece os requisitos essenciais para a competência e a avaliação de um auditor. Há algumas regras de ouro que devem ser seguidas com muita atenção para que a condução da auditoria e o processo tenha sucesso. Para isso o auditor deve adotar uma postura construtiva, colaborativa e profissional.

Abaixo compartilho as 20 regras de ouro: 10 Regras de Ouro do que FAZER durante auditorias e mais 10 Regras de Ouro do que NÃO FAZER durante as auditorias.

Leia com atenção e perceba como está a sua comunicação durante as suas Trilhas de Auditoria!!!

 10 REGRAS DE OURO: O que FAZER durante as auditorias

     1. PARE DE FALAR!

  • Se você está falando, você não pode ouvir!! Escute, escute, escute!
  1. PONHA O AUDITADO À VONTADE
  • Ajude a pessoa a se sentir livre para falar!
  1. MOSTRE AO AUDITADO QUE VOCÊ QUER OUVIR
  • Olhe e aja com interesse. Ouça e entenda ao invés de se opor.
  1. ELIMINE DISTRAÇÕES
  • Evite rabiscar, ficar batucando ou mexendo em papéis.
  1. CRIE EMPATIA COM O AUDITADO
  • Tente entender o ponto de vista do outro.
  1. SEJA PACIENTE
  • Dê tempo suficiente. Nunca interrompa o auditado, não aja prematuramente.
  1. CONTROLE SEU HUMOR
  • Uma pessoa zangada pode emitir conceitos errados.
  1. SEJA PRUDENTE NAS DISCUSSÕES E CRÍTICAS
  • O contrário põe a pessoa na defensiva ou a deixa zangada.
  1. FAÇA PERGUNTAS
  • Isso encoraja o auditado e mostra que você está ouvindo. Ajude-o a desenvolver outros pontos. Faça perguntas abertas e abrangentes.
  1. PARE DE FALAR
  • Este é o primeiro e último, pois outros guias dependem dele!

Agora que você já conheceu as 10 regrinhas de ouro do que FAZER durante as auditorias, confira as outras 10 regras do que NÃO FAZER durante a condução e execução de uma auditoria.

10 REGRAS DE OURO: O que NÃO FAZER durante as auditorias

  1. JULGAMENTO/ AVALIAÇÃO
  • Não julgue ou avalie antes de entender.
  1. INFERÊNCIAS NÃO CRÍTICAS
  • Não infira pensamentos, fatos ou ideias em adição àqueles afirmados.
  1. INFERÊNCIA PLURAL
  • Não atribua suas próprias ideias ao auditado.
  1. FALTA DE ATENÇÃO
  • Não deixe seus pensamentos se perderem ou sua atenção divagar. Cuidado! Foco no que é importante!
  1. ATITUDE
  • Não feche sua mente para os outros. Suas ideias devem aceitar novas ideias.
  1. AUDIÇÃO DESEJOSA
  • Não permita que os seus sentimentos pessoais regulem sua mente.
  1. SEMÂNTICA
  • Não interprete palavras e frases exceto se elas são interpretadas pelo auditado. Cuidado com os regionalismos. Respeite a cultura de cada organização e da região em que está inserida.
  1. CONVERSA EXCESSIVA
  • Não se torne apaixonado pelo som de sua voz ou tente impressionar as pessoas com discursos. Você está na cadeira de auditor, não na cadeira de professor – auditor.
  1. FALTA DE HUMILDADE
  • Não se considere melhor que os outros. Mente aberta a aprendizados sempre!
  1. MEDO
  • Não tenha medo de melhorar, corrigir ou mudar. O auditor também pode errar, tem suas fragilidades e vulnerabilidades. Seja bravo e corajoso!!!

A auditoria é um processo que verifica e valida se todas as atividades estão sendo bem desenvolvidas de acordo com os critérios estabelecidos. E você, AUDITOR, deve entender que é chave essencial na análise precisa e cuidadosa desse processo.

Essas Regras de Ouro devem ser seguidas para que evitemos problemas durante a condução da auditoria, caso contrário:

  • O auditado poderá não cooperar por qualquer motivo durante a execução do processo!
  • O auditado poderá se sentir injustiçado, declarando que o processo não foi justo, honesto.
  • Poderão surgir situações complicadas ou queixas do auditado referentes ao mau comportamento ou à má condução do auditor.
  • Durante as entrevistas das auditorias, o auditado poderá se sentir intimidado, apreensivo, nervoso, ameaçado e algumas vezes com raiva e se fechar quanto a novas solicitações.

Essas situações embaraçosas poderão deixar o auditor tenso e ele não conseguirá estar plenamente atento, relaxado e focado para assimilar todas as atitudes e informações importantes vindas do auditado durante sua condução.

Cuidado! Faça pausas, questione o “problema”, veja se ele está sendo mal interpretado ou pedante. No final, o auditado deve sentir que o processo foi justo e não se sentir ofendido com quaisquer atitudes do auditor.

Seja gentil, educado, amistoso e capaz de ouvir! A comunicação não deve ser agressiva, deve ser sem violência! Pratique a escuta ativa todo o tempo durante a condução do processo de auditoria. Quaisquer situações indesejadas devem ser controladas sem agressividade. Controle emocional é requisito fundamental nesse processo. Sorria! Tenha uma linguagem e uma conversa simples. O auditor deve ser sensível às necessidades. Empatia deve ser sua trilha de sucesso.

Agora que você conhece as 20 REGRAS de OURO, faça a sua autoavaliação e perceba onde você pode melhorar na próxima atuação como AUDITOR.

Gostou das dicas? Deixe seu comentário e não esqueça de compartilhar este artigo com quem mais possa se beneficiar das informações acima. Abraço e sucesso!

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Normas de certificação
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FSB Talks: Quais os desafios do Guia de Cultura de Segurança de Alimentos

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A Iniciativa Global da Segurança de Alimentos (GFSI, Global Food Safety Initiative) produziu um valioso guia de Cultura de Segurança de Alimentos, com orientações que refletem seu posicionamento sobre o tema e que agora está disponível para sua consulta clicando aqui.

Cheio de novos desafios e muita coisa nova para o universo Food Safety!

E para discutir sobre esse tema convidamos alguns dos nossos colunistas para um bate papo descontraído, onde pudemos ouvir a opinião deles com um olhar apreciativo sobre o futuro das organizações quanto ao lançamento do Guia Food Safety Culture.

Perguntamos:

Em que grau o Guia do GFSI realmente contribuiu para os avanços da Cultura de Segurança de Alimentos até aqui e como ele foi absorvido pela FSSC 22000?

Cintia Malaguti: Como um guia, sem ser requisito, contribui muito por permear todo o esquema de SGSA. As recomendações do GFSI foram mais absorvidas nesta versão, com um certo “delay“, mas incluindo o que é básico para a definição de um planejamento de transformação de cultura.

Virgínia Mendonça: Em um “baixo” grau.  Guia não tem força de requisito e vai depender muito da maturidade e do SGSA das empresas participantes.

Cristian Roque:  Entendo que, desde seu lançamento, o posicionamento do GFSI elevou o interesse das organizações pelos programas de Cultura, tendo sido isto bastante positivo. A FSSC 22000 apresenta agora suas orientações, bem alinhadas com o documento original.

 

Os requisitos parecem muito genéricos. Isso é bom ou ruim?

Cintia Malaguti:  Bem, cada empresa coloca a sua realidade, percepção, sem regras auditáveis, afinal é percepção. A descrição mais genérica pode ser uma abordagem melhor, desde que a empresa já tenha uma certa maturidade no sistema de gestão. Caso contrário, se a empresa está iniciando a implementação do Sistema Integrado de Gestão de Segurança dos Alimentos, requisitos muito abertos podem dificultar, visto que não norteiam o que fazer.

Virgínia Mendonça: Nem bom, nem ruim. A FSSC/ISO 22000 nunca foram normas prescritivas. Creio que as empresas já estão acostumadas a isso.

Cristian Roque: É importante lembrar que as novas orientações da FSSC 22000 ainda não são requisitos formais. Elas são gerais, justamente para abrigar toda a sorte de abordagens à Cultura que podem estar presentes nas organizações. E isto é ótimo!

Marco Túlio: Bom! É o que se espera de um requisito de normativo! O “como fazer” cabe às empresas. Eu não gosto de normas que explicam “como fazer”. Porque aquele “como fazer” pode ter outras formas tão eficazes quanto e que sejam mais adequadas e sob medida para determinados segmentos de empresa. Uma norma que diga como fazer pode tornar-se extremamente restritiva e impedir que as empresas usem soluções que sejam as melhores para cada um dos segmentos.

 

As auditorias de FSSC 22000 serão diferentes a partir de agora?

Cintia Malaguti: Sim, acho que com caráter exploratório, para entender o desenho que a empresa faz para a jornada. Acredito que a partir de agora as auditorias de FSSC 22000 se equiparam às de outros guias que já vêm trazendo incrementos ao compromisso da Alta direção e o tema Cultura de Segurança de Alimentos.

Virgínia Mendonça: Já existe uma tendência para isso em sentidos, mas dependerá muito do auditor, do organismo certificador e da receptividade das empresas (empresas reativas x empresas proativas).

Cristian Roque: Não estou certo de que as organizações certificadas e os organismos certificadores estejam prontos para construir/avaliar algo tão subjetivo. Prevejo muitas dificuldades no início, dado que a Cultura não é um objeto concreto e nem deve ser avaliado como tal!

 

O compromisso da liderança sênior poderá, finalmente, ser mensurado?

Cintia Malaguti: De todos os níveis, mas da alta direção sempre vê “cor de rosa” e a operação vê “cinza”. É difícil encontrar um indicador de Compromisso da Liderança que seja comum e aplicável a qualquer negócio. O compromisso da liderança deve ser demonstrado nos detalhes, e a observação da conformidade desse ponto dependerá muito da visão e experiência do auditor.

Virgínia Mendonça: Ainda acho que estamos um pouco distantes disso.

Cristian Roque: De forma indireta, sim, através dos próprios resultados gerais do avanço da Cultura. Lembro apenas, que não será simples para o organismo certificador conduzir esta avaliação. A Cultura é melhor medida de dentro. Não de fora.

 

Conseguiremos finalmente medir a Cultura de Segurança de Alimentos?

Cintia Malaguti:  Sim, com diagnósticos quali e quantitativos. Assim como para o compromisso da Liderança sênior, a medição da Cultura é muito própria de cada negócio, o que vemos é que quanto mais o tema ganha espaço, maiores são as possibilidades de benchmarking, o que facilita da observação e definição de meios de monitoramento e medição da Cultura.

Virgínia Mendonça:  Na minha opinião, não. Não com o Guia do FSSC 22000. O Guia do FSSC 22000 parece mais uma resposta para quem andava questionando quando Cultura de SA iria aparecer na norma, comparando FSSC 22000 com outras normas GFSI. Na minha opinião parece mais uma resposta/justificativa do FSCC do que qualquer outra coisa.

Cristian Roque: Já é possível! Neste sentido, a publicação nada muda. Acompanho organizações que se prepararam para esta jornada de autoconhecimento com resultados bastante interessantes. Mas, de novo: as melhores medições não virão de uma auditoria de certificação.

 

Outras contribuições adicionais por Cintia Malaguti:

“Como desenvolver percepções pelos colaboradores sobre treinamentos e reconhecimentos que os dois tópicos com menores notas nós diagnósticos?”

“Os atributos a serem “avaliados” sai: objetivo, visão e valores? Engajamento de pessoas? Percepção de riscos? Consistente e adaptabilidade? Por áreas, turnos, funções, por idade?”

“Porque não seguiram neste guia o mesmo do posicionamento de 2018 do GFSI?”

“Quando a quantidade é direcionada e não bate com a qualidade, como comprovar esta não aderência para casos de auditorias C ou NC? Como medir “cultura”, se é o jeito que a gente faz as coisas por aqui, quali e/ou quantitativamente? Devemos cobrar “a jornada” em um tempo com as fases (pulsos)?”

“Como será a experiência de empresas que já “vivem” a cultura AS, seja na BRCGS desde 2018 ou na IFS v.7 que estão se mexendo antes mesmo da FSSC 22000?”

“Acredito que não se pode impor nada à cultura e sim desenvolver conceitos e os presidentes dos sites terem as responsabilidades de adotarem ou não a jornada (decidem se é o momento ou não) como uma ação-chave de qualidade de produtos, das ações, de compliance e excelência operacional, gerando orgulho nas entregas. Tem que existir um programa estruturado para desenvolver a cultura. Não pode ser ao acaso!”

“Uma vez, ouvi de uma especialista: “ler e se inspirar no position paper do GFSI; criar embaixadores empáticos, comunicativos, é preciso medir o progresso sem auditar (quantificar esse momento de celebração) e finalmente, divirtam-se: “o indicador é o tamanho do sorriso!”.”

A Segurança de Alimentos está inserida nos “Corações e Mentes” de todos os colaboradores das empresas e é um modo de vida que permite manter os consumidores seguros, proteger o valor da marca e permitir o crescimento global da empresa, sendo suas responsabilidades desde o início de projetos até a entrega ao consumidor, por isto deve integrar o Comportamento Humano, a Cultura da Organização e o Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Difícil ser C ou NC, como bem disse o Cristian.

Auditores podem compreender como as promoções de Segurança de Alimentos, através das ferramentas de Food Safety, poderão ajudar a acelerar a Mudança de Comportamento na Organização.

É DIFERENTE DE UMA AUDITORIA/INSPEÇÃO! Nem melhor, nem pior – apenas o jeito que as coisas acontecem! Cultura é sobre comportamentos, mas também sobre valores e crenças!

5 min leituraA Iniciativa Global da Segurança de Alimentos (GFSI, Global Food Safety Initiative) produziu um valioso guia de Cultura de Segurança de Alimentos, com orientações que refletem seu posicionamento sobre o […]

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Entrevista,FSSC 22000
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Profissão auditor: competências, atributos e conduta pessoal

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A ISO 19011, além de trazer as diretrizes para um processo de auditoria, também estabelece os requisitos essenciais para a competência e a avaliação de um auditor.

É sempre bom lembrar que uma auditoria em uma organização é o caminho para a transparência, confiança e competitividade no mercado. O Auditor é chave importante e essencial na condução e avaliação da eficácia do sistema de gestão. Não apenas valida o cumprimento das normas e leis vigentes, mas também audita a melhoria da qualidade dos produtos, dos serviços, processos e controles da organização.

Para o sucesso dessa condução é necessário que o auditor adote uma postura construtiva, colaborativa, prática e profissional.

Segundo a ISO 19011, um auditor deve possuir Atributos, Competências e Conduta Pessoal necessárias para realizar uma auditoria. São elas:

  • Ético – valor, moral e verdadeiro;
  • Mindset de crescimento – Uma mente aberta que aceita novas ideias;
  • Diplomático – capaz de lidar com todo tipo de perfis de pessoas;
  • Observador – ver o que ninguém vê ou o que não se deseja que seja visto;
  • Perceptivo – perceber o que está a sua volta. Um olhar apreciativo;
  • Versátil – ser adaptável e flexível às diversas situações ou condições;
  • Tenaz – capaz de focar o objetivo sem desvios;
  • Decisivo – capaz de chegar à conclusão dentro do tempo proposto;
  • Autoconfiante – ser independente de suas ações, seguro;
  • Aberto a melhorias – ser capaz de retirar aprendizados em qualquer situação;
  • Empático a outras culturas – respeitar a cultura do auditado;
  • Colaborativo – realizar suas atividades incluindo e interagindo com os outros.

Convém que a competência seja avaliada periodicamente por meio de um processo que considere o comportamento pessoal e a capacidade quanto à sua competência e conduta. Os auditores devem possuir atributos e habilidades para atender os resultados pretendidos, bem como conhecimento e habilidades genéricos do sistema de gestão e competência em múltiplas disciplinas e alguns setores específicos.

Os critérios podem ser desde qualitativos (como ter demonstrado comportamento, conhecimento ou desempenho desejável das habilidades em treinamento) quanto quantitativos (como os anos de experiência de trabalho, educação e número de auditorias já conduzidas).

Para a avaliação de auditores, devemos seguir um processo de avaliação mista, analisando não somente por um método, e sim pela combinação de métodos que assegurem um resultado objetivo, coerente, justo e confiável.

Podemos listar alguns métodos, objetivos e exemplos de avaliação de auditores. São eles:

Análise Crítica dos Registros: Verificar a formação do profissional do auditor (treinamentos realizados, vivência profissional e experiência em auditar).

Feedbacks: Fornecer informação sobre como o desempenho do auditado é percebido (uso de pesquisas, questionários, referências pessoais, reclamações, avaliação de desempenho e análise crítica de pares).

Entrevistas: Avaliar o comportamento profissional e a habilidade de comunicação desejados para verificar a informação e testar conhecimentos para adquirir informação adicional (entrevista pessoal).

Observação: Avaliar o comportamento profissional desejado e a capacidade para aplicar conhecimento e habilidades (desempenho de funções e desempenho no trabalho).

Teste: Avaliar o comportamento, conhecimento e habilidades desejados e sua aplicação (exames orais, escritos).

Análise Crítica pós Auditoria: Fornecer informações sobre o desempenho do auditor durante as atividades de auditoria, identificar forças e oportunidades para auditoria (análise crítica do relatório de auditoria, entrevistas com o líder e a equipe da auditoria, feedbacks do auditado).

Os auditores devem ter conhecimentos e habilidades necessárias tanto gerais quando específicos:  isso irá contribuir para o seu melhor desempenho e resultado na auditoria.

Conhecimentos gerais e habilidades traçados:

  • Os conhecimentos sobre os princípios de auditoria, procedimentos e métodos vão assegurar que as auditorias sejam realizadas de maneira consistente e sistemática.
  • Os conhecimentos sobre o Sistema de gestão e os documentos de referência irão dar mais confiança na compreensão do escopo da auditoria e aplicação dos critérios de auditorias.
  • Auditores que tem muito claro o entendimento do contexto organizacional da empresa compreendem a estrutura do auditado, bem como suas práticas e gestão do negócio.
  • Os conhecimentos dos requisitos legais, contratuais aplicáveis e outros permitem que aos auditores trabalhem em atendimento aos requisitos legais e contratuais das organizações.

Com os conhecimentos e habilidades específicos, os auditores:

  • Devem ter conhecimento específico no setor que irão auditar.
  • Ter conhecimento específico dos requisitos legais para o setor, possibilitando um conhecimento aprofundado dos deveres do auditado.
  • Ter conhecimentos sobre inovação, melhoria contínua.
  • Conhecimentos sobre o processo produtivo e métodos necessários que permitam ao auditor examinar o sistema de gestão, gerando suas conclusões e constatações.
  • Conhecimento específico sobre a natureza de operações ou local de trabalho que será auditado, permitindo uma avaliação objetiva dos processos, produtos, bens ou serviços que serão auditados.
  • Conhecimento de gestão de riscos, métodos e técnicas para o setor auditado, permitindo avaliar e controlar os riscos associados ao programa de auditoria.

A auditoria é um processo que verifica e valida se todas as atividades estão sendo bem desenvolvidas de acordo com os critérios estabelecidos. E você, AUDITOR, é chave essencial na promoção dessa análise precisa e cuidadosa.

Agora que você já sabe tudo sobre a PROFISSÃO AUDITOR, responda: quais das habilidades, conhecimentos e comportamentos listados e comentados acima você já possui e quais ainda precisa desenvolver?

Deixe seu comentário abaixo e não se esqueça de compartilhar este artigo com quem mais possa se beneficiar das informações acima. Abraço e sucesso!!

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Normas de certificação
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FEFO, FIFO, PEPS, LIFO e FILO: A sopa de siglas em Food Safety!

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Uma SOPA de SIGLAS e letrinhas que deixa qualquer profissional da indústria de alimentos confuso! Não se preocupe!  Antes de mais nada, é fundamental entender que todas essas palavras se referem a estratégias e modelos de gestão de estoque.

Esses modelos permitem organizar todo o fluxo de entrada e saída dos produtos, definindo diretrizes e gerando valor para as organizações. Tenha certeza de que esse conceito aplicado ao seu negócio será de grande ajuda para otimizar a gestão.

Seja na Logística, Produção ou Qualidade, essa sopa de siglas está diretamente ligada aos processos de gestão de consumo e estoque nas indústrias de alimentos e Centros de Distribuição. Quando bem gerenciados e atendidos, os processos envolvidos impactarão positivamente a redução de perdas, controle de custos e garantia da qualidade. Baseia-se principalmente no controle de entrada e saída dos produtos, coordenados por uma metodologia que atenda especificações, características e necessidades diferenciadas de cada material, como os diferentes prazos de validade e demandas de consumo.

Vamos aos detalhes de cada sigla e como elas se aplicam na gestão de estoque:

FEFO: First Expired, First Out ou Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair (PVPS). Nesse modelo os produtos com data de validade mais próxima são despachados primeiro, pouco importando há quanto tempo os itens estão estocados.

O modelo FEFO leva em conta a data de validade do produto para determinar a sequência em que os lotes saem do estoque. Produtos que estejam mais próximos do vencimento devem ser despachados primeiro. Esse modelo é muito recomendado para alimentos, produtos farmacêuticos, químicos entre outros.

Método utilizado para produtos de altíssimo giro, com shelf life (vida útil ou prazo de validade) mais próximo do vencimento, sendo os primeiros a sair do estoque. Utilizado largamente para gerir estoques de produtos perecíveis e alimentos frescos, como carnes, derivados de leite e bebidas e as indústrias química e farmacêutica, bem como o agronegócio.

O transporte de carga perecível é uma etapa crítica e bastante vulnerável da cadeia de suprimentos. No Brasil, esse cenário ainda é potencializado e dificultado pelas péssimas condições da malha viária nacional e por longas distâncias aos portos, obrigando os gestores de Supply Chain a um melhor gerenciamento de carga e um maior controle do embarcador. A aplicação do método FEFO é de extrema importância na garantia da qualidade dos produtos perecíveis para que esta não seja comprometida durante todo o tempo de transporte.

O método FEFO garante o bom funcionamento e fluidez das movimentações dos produtos no tempo certo. Alguns produtos são muito delicados quando se trata da validade, como os alimentos e bebidas. Eles possuem uma vida curta e por isso devem ser adequadamente recebidos, armazenados e expedidos o mais rápido possível e da maneira mais apropriada. O método vem para suprir as necessidades específicas de cada produto, mantendo a organização, validade e o controle do estoque.

Os benefícios do método vão além da garantia do controle da validade dos produtos. Ele é capaz de evitar perdas no estoque por vencimentos e essas perdas são mais graves e caras do que parecem! Um produto que ficou estocado tempo demais e perdeu a validade é, simplesmente, uma perda desnecessária de espaço, de recursos, de tempo e ainda precisará ser descartada.

FIFO: sigla para First In, First Out ou PEPS, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Trata-se de uma estratégia de gestão de estoque na qual os produtos que estão armazenados há mais tempo são despachados primeiro para os consumidores. Isso garante que o custo da mercadoria vendida e o custo do estoque remanescente sejam correspondentes.

Esta estratégia de gestão de armazenagem é geralmente utilizada para produtos com prazos de validade determinados ou que precisam ser encaminhados ao seu destino final em curto prazo por já estarem há um tempo no estoque.

O FIFO é geralmente utilizado em estoques de giro mediano ou de produtos com shelf life longo como produtos congelados, não perecíveis ou até mesmo itens sem vencimento. O método controla a saída, garantindo que a rotatividade seja e esteja acontecendo corretamente.

LIFO: Last In, First Out ou Último a Entrar, Primeiro a Sair, (UEPS). Nessa estratégia, o produto mais recente no estoque (com menor tempo de armazenagem) é despachado primeiro.

Método em que os últimos produtos que entraram no estoque são os primeiros a sair. Geralmente é utilizado para insumos sem prazo de validade e com baixo volume de giro em estoque. Ainda é usado para garantir uma margem de segurança de produtos em estoque para atender períodos de pico de giro.

Esse método também pode ser conhecido e classificado como: FILO – First In Last Out, primeiro que entra é o último que sai.

 

A validade é o que conta para o consumidor final. Ela agrega valor e está ligada à qualidade dos produtos: os “mais frescos”, “mais novos” e “recém-produzidos” são os que o consumidor quer comprar!

O consumo, a estocagem, o transporte e o gerenciamento de produtos exigem cuidados específicos. O grande desafio está na garantia da qualidade dos alimentos e a sua conservação. Para garantir essa qualidade, as empresas traçam estratégias para alcançar a excelência dos serviços, sendo competitivas e diferenciais no mercado.

Há no mercado várias soluções inteligentes, e a partir dessa estratégia as indústrias de alimentos se adaptam perfeitamente a sua demanda.

Entre as soluções mais procuradas, temos o Drive In Dinâmico: um sistema deslizante por gravidade que permite aproveitamento máximo da área de armazenamento e uma maior rapidez nos processos. Esse sistema facilita o controle de validade dos produtos e o giro é movido pelo sistema FIFO, ou seja, o primeiro produto que entra é o primeiro que sai. Paletes são carregados na extremidade superior de pistas inclinadas e deslizam pela ação da gravidade, sendo sua aceleração controlada por reguladores de velocidade.

Temos os Drive Thru, como alternativa ao Drive in, destacando-se pela praticidade na colocação e retirada. Porém, o espaço não é tão bem otimizado, uma vez que exige a existência de corredores entre prateleiras. No sistema Drive Thru a entrada e a saída de cargas ocorrem em extremidades opostas, sendo plenamente possível também trabalhar com o FIFO (First In, First Out): os primeiros itens a serem armazenados serão os primeiros a serem retirados.

As duas soluções poderão ser aplicadas e seguidas no método FEFO – First Experied First Out, garantindo também o bom funcionamento e fluidez das movimentações dos produtos no tempo certo.

Outra solução inteligente está no Push Back: um sistema de acumulação dinâmica muito similar ao Drive In. Esse sistema permite armazenar paletes em profundidade por nível. A estrutura possui pistas de roletes nas quais os produtos são apoiados e empurrados pela empilhadeira. Uma solução que utiliza o princípio LIFO, o último palete a entrar é o primeiro a sair. Também podemos classificá-lo como FILO – First In Last Out, primeiro que entra é o último que sai.

 

Em um primeiro momento pode parecer complicado entender todas as siglas que definem a gestão e o fluxo dos produtos estocados. Mas, ao conhecer os conceitos, a realidade e os pontos críticos em questão, esse controle se torna muito mais fácil.

Defina uma estratégia e observe diversos atributos para o seu produto: perecibilidade, frequência de compra, volume de vendas e pondere todas essas variáveis, avaliando o melhor modelo e verifique qual deles se adequa melhor à lógica do seu negócio.

O método a ser aplicado em sua Logística para movimentação de cargas é determinado pelo tipo de produto a ser controlado e isso impactará na diminuição de possíveis prejuízos causados por perdas de itens, permitindo que produtos novos sejam vendidos antes daqueles que já estão no estoque há muito tempo.

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Boas práticas de fabricação,Ferramentas de gestão
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Gestor da Qualidade ou Liderança da Qualidade?

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Quando falamos em GESTOR e LIDERANÇA parece que estamos falando de duas pessoas diferentes! Há diferenças entre Ser um GESTOR da Qualidade e Ser um LÍDER da Qualidade? SIM! E é simples de perceber!   

“É mais ou menos como andar de bicicleta!”

Gestores lidam com os processos, procedimentos, normas, política.  Eles são precisos e diligentes no monitoramento e na análise cirúrgica dos indicadores e vivem ativamente para alcançar objetivos e metas! Eles se destacam por estar sempre mais atentos ao negócio, à produção e aos ativos do que aos seus colaboradores.

Já os Líderes são focados nas pessoas, na direção e no futuro aspirado. Entendem que o colaborador é mola mestra para a construção e colaboração de algo maior. A liderança foca o propósito, o legado, as mudanças, a inovação, a formação de novos líderes e no cuidado de ser exemplo e autêntico para o seu time. Líderes escutam com o coração, sentem o termômetro do chão de fábrica, dão feedbacks pontuais, celebram conquistas e também os erros! Mentoram, dão coaching, cuidam e desenvolvem pessoas. Pessoas para eles não são funcionários, são colaboradores. Ele entende que no negócio é apenas o fio condutor: são pessoas que colaboram para que o sucesso seja de fato alcançado! Enxergam nas pessoas os potenciais e as oportunidades para que elas usem os seus melhores talentos e as suas competências individuais em benefício do crescimento do time.

OK, entendi! Para fazer uma boa gestão é preciso ser um bom GESTOR e um bom LÍDER! Esses dois papéis devem andar juntos e são necessários para o sucesso das organizações. Os Gestores – Líderes são essas pessoas acima da curva que trazem o sucesso para as organizações produzindo alto resultado e bem-estar no trabalho.

Quando falamos de Liderança não falamos de posição. Falamos de uma escolha! “Que vantagens a minha liderança trará às pessoas? Qual a importância da minha liderança para as organizações? Por que valerá a pena ter minha liderança no time? Como a minha liderança somará a esse novo cenário?”.

Líderes são! Porque desejam ser Líderes! A sua motivação não são os benefícios e o cargo. Sua motivação é a possibilidade de ser influência positiva, poder desenvolver e transformar pessoas alcançando resultados através dos seus conhecimentos, exemplos e vivência genuinamente compartilhada. Líderes lideram com o coração tornando-se únicos e especiais! Conhecem e acreditam no potencial das pessoas. Reconhecem o seu papel no desenvolvimento do time criando um ambiente de aprendizado contínuo e valorização do capital humano.

O líder não busca aumentar os seus conhecimentos, ele visa ampliar a consciência da sua missão e do seu legado, inspirando continuamente o desenvolvimento das pessoas e das organizações, tanto com o foco na razão quanto na emoção.

Estar à frente de um time é sempre uma grande responsabilidade! Temos nesse novo normal a carência de protagonistas: líderes que devam enfrentar batalhas com coragem, bravura, sabedoria, perseverança e energia! O que vemos em algumas organizações são gestores tomados pelos sentimentos de medo, da ameaça, da vulnerabilidade, fragilidades e da instabilidade.

Diante do exposto, do posicionamento e postura de Gestores e Líderes, fica mais claro e visível enxergar algumas diferenças entre Gestão e Liderança.

Líderes inspiram e envolvem as pessoas a transformar uma visão em realidade. Eles as encorajam para fazer parte de algo maior. Acreditam que equipes colaborativas trazem resultados melhores do que pessoas de forma independentes. Gestores concentram-se em definir, medir e atingir metas controlando situações e recursos para alcançar os seus objetivos e realizar a visão.

Líderes buscam a mudança! Há sempre novas oportunidades e novos caminhos. Eles estão sempre girando o PDCA em busca da melhoria contínua com olhos voltados para o horizonte, desenvolvendo novas técnicas e estratégias para a organização. Gestores mantêm as coisas funcionando, melhorando os sistemas, estruturas e os processos continuamente. Gestores evitam grandes mudanças!

Líderes estão dispostos a tentar coisas novas, mesmo que estejam vulneráveis a falhas. Sabem que o fracasso é mais um passo no caminho para o sucesso. E acreditam que ninguém constrói uma carreira de sucesso somente com vitórias. Gestores trabalham arduamente para minimizar os riscos evitando e controlando todos os possíveis problemas.

Líderes definem objetivos de longo prazo, determinam a direção e permanecem motivados até conquistar a visão aspirada. Gestores transformam os objetivos em metas de curto prazo e cuidam para que o seu time alcance o mais breve.

Líderes concentram-se em criar relacionamentos com as pessoas necessárias para realizar a visão através de relações baseadas na lealdade e confiança. Gestores concentram-se nas estruturas necessárias para atingir as metas construindo sistemas e processos analíticos para obter os resultados desejados.

Líderes buscam formas de desenvolver as competências dos seus liderados, mesmo que isso tenha um custo no desempenho de curto prazo. Gestores definem os papeis, responsabilidades e atribuem as tarefas, fornecendo assim orientações claras de como as atividades deverão ser executas.

Líderes não precisam ter uma posição formal de autoridade na organização. Tampouco precisam ocupar uma posição gerencial ou um cargo estratégico. Serão sempre uma influência positiva em diversas situações. Gestores usam o cargo como posição hierárquica para gerar o poder e influência que estará atrelado diretamente ao seu cargo e posição.

Liderança e Gestão devem andar de mãos dadas SIM! As diferenças são claras, porém os dois papéis devem estar conectados! Gestores e Líderes são igualmente importantes e quando você desenvolve as duas qualidades você ganha o nirvana (a felicidade suprema). Qualquer esforço para separar a Gestão da Liderança, ou vice-versa, provavelmente causará mais problemas do que soluções. Gestor e Líder são complementares e se você quer ter sucesso, deve buscar desenvolver as suas competências em ambas.

Definir liderança não é tarefa fácil, porém ela pode ser percebida em atitudes diárias. A boa liderança é capaz de reunir e transmitir forças, motivar, inspirar e encorajar a todos que estão a sua volta. Liderança não se conquista pela posse de um cargo, mas pelo exercício diário de exercer com amor, caráter e integridade a sua missão.

Uma analogia bem simples para entender a importância dos dois perfis é pensar em uma bicicleta: “pode ser óbvio, mas ela funciona melhor com as duas rodas!”

A bicicleta só se movimenta quando há tração na roda traseira. É ela quem determina a velocidade e o esforço que estará sendo despendido. Ela dá força, impulso e movimento! Nessa metáfora, a roda traseira representa a Gestão. Ela faz o negócio girar! Faz o negócio dar mais certo! Dá velocidade! É nela que estabelecemos as metas, os objetivos, a aplicação da política e todos os procedimentos internos. É nela também que acompanhamos o desempenho, o ajuste fino dos processos e a calibração do time para garantir velocidade. 

Já a roda dianteira tem a função de dar a Direção! Ela representa a Liderança que gera a confiança, o equilíbrio e traz o direcionamento e alinhamento estratégico para as organizações. Ela é um guia para conquistar objetivos comuns, aspirar novos caminhos e manter forte e unido o espírito de equipe.

Quanto mais Gestores – Líderes mantiverem o equilíbrio das duas rodas em um mesmo movimento, mais longe eles chegarão!!

Em movimento, a roda dianteira da bicicleta manterá o direcionamento do cenário desejado aonde ela visa chegar. E nesse cenário os Gestores – Líderes tracionam e guiam a bicicleta! Eles unidos gerenciam as organizações, atendem os objetivos estabelecidos, recebem abertamente as responsabilidades e são fortemente comprometidos com os ganhos da direção, deixando seus legados e protagonizando grandes conquistas.

Como vimos, os dois papéis são importantíssimos! Sem GESTÃO não existe negócio, esforço, desafio, crescimento e sem LIDERANÇA não existe visão, direção, propósito, sucesso e inovação!

O equilíbrio é o essencial!  Não é tão complicado assim, né?

“É mais ou menos como andar de bicicleta! Simples assim!”

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Fator RH
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9 Competências essenciais para a liderança na Gestão da Qualidade

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Ser líder na Qualidade é promover uma boa gestão por meio de uma postura ativa, participativa e colaborativa. A liderança deve gerenciar com muita diligência e foco para maximizar a qualidade do produto, dos serviços prestados, da satisfação e do encantamento dos clientes.

A liderança é fio condutor para mover e promover o crescimento da organização. O gestor não deve seguir somente uma cultura de comando e controle. As habilidades necessárias para liderar durante esse novo cenário serão mais humanas do que imaginamos. O líder deve atuar como mola mestra imprescindível no alinhamento estratégico, no engajamento e comprometimento da equipe.

O sucesso de uma organização depende diretamente das competências de liderança dos seus gestores. Aceitar o desafio de liderar significa acima de tudo possuir habilidades essenciais e necessárias de liderança. Algumas competências poderão ser aprendidas, outras poderão já estar presentes nos seus traços de personalidade e serem potencializadas.

Abaixo, compartilho competências, práticas e comportamentos que o gestor deverá possuir para um melhor desempenho da sua liderança dentro das organizações.

  1. Comunicação e Diálogo

A comunicação é a chave essencial para um gestor exercer a sua liderança. A boa comunicação gera: segurança, assertividade, conforto, atenção e performance. Uma liderança é alguém que tem excelente capacidade para se comunicar com os demais e sabe como utilizar dessas estratégias a seu favor. O líder comunicativo sabe como gesticular e modular a própria voz, para que tanto aspectos verbais quanto não verbais estejam em harmonia.

Você lidera por meio da comunicação. Um líder está sempre se comunicando (50% – 80% do seu tempo) e toda a sua comunicação é voltada para resultados.  Por mais difícil e complexa que seja a mensagem, o líder deverá saber como torná-la acessível ao público ao qual se destina. Ele deve ter talento para a simplicidade.

Na maioria dos casos o líder está no seu papel de comunicador. Quando está no papel de ouvinte, ele deve ter competência necessária para sentir o pulso, a temperatura e o clima da organização.

Uma comunicação eficaz é obtida pelo fluxo de informações e ideias entre pessoas. O emissor e o receptor produzem mensagens pela troca do conteúdo. Se sua comunicação não é eficaz e estratégica, seus resultados são seriamente comprometidos. A comunicação estratégica é realizada pela sincronização de ações, imagens e palavras para atingir um objetivo específico. Ela é diretamente ligada à sua performance através do que você quer comunicar: tarefas, procedimentos, normas, visão, valores e política.

A boa comunicação garante os melhores resultados na organização, promove um diálogo justo e estimula reuniões coletivas e saudáveis, colaborando para tomadas de decisões mais conscientes e assertivas.

  1. Escuta Ativa

A escuta ativa é a escuta da conexão. Ela deve ser dedicada, reflexiva, profunda e empática. Durante a escuta, busque eliminar todas as possíveis fontes de distração. Foque o momento que está vivendo: você está ali exclusivamente para o seu liderado. Escute o que ele diz e atente-se a possíveis significados não explícitos que poderão estar por trás do discurso. Controle-se para não fazer julgamentos ou conclusões antes do tempo. Escute somente! Deixe o liderado falar; não antecipe conclusões; antes de interrompê-lo, pense se isso será mesmo benéfico para o diálogo.

Sempre dê retornos mostrando que você está entendendo. Faça contato visual olhando nos olhos atentamente. Pratique expressões faciais sintonizadas com o que ouve. Movimente a cabeça afirmativamente, porém não exagere. Assuma uma postura corporal adequada e receptiva. Mantenha um volume de voz adequado.

Escuta ativa é conexão. Escuta ativa é escutar com o coração.

  1. Feedback

O feedback é o combustível para a melhoria contínua. É uma ferramenta de aprendizados. Muito utilizada para Avaliação de Desempenho como uma excelente ferramenta de autoconhecimento e análise de progressos. O feedback é uma das técnicas mais poderosas após comunicação realizada.

Quando melhoramos nossas habilidades de feedback, estabelecemos um processo de COMPREENSÃO, RESPEITO E CONFIANÇA em qualquer que seja a relação. Negar feedback é castigar a pessoa com indiferença. Feedback é um presente para o crescimento. As vantagens de saber dar um excelente feedback ao time é que você promove melhorias de desempenho, mudanças comportamentais, aprimoramento das habilidades e identificação de pontos fortes e oportunidades de melhorias gerando foco e a maximização de resultados.

Há vários tipos de feedbacks: Feedback Positivo, Projetivo, Negativo, Ofensivo (aquele que realça somente pontos negativos e não propicia mudanças!) e há até feedbacks insignificantes, do tipo: “É isso aí!!”, “Muito Bem!”, “Meus parabéns!!!”.  Cuidado com feedbacks que não agregam no desempenho e crescimento do outro!

Abaixo, um passo a passo simples de como realizar um feedback positivo e corretivo:

Feedback Positivo: É aquele feedback que potencializa resultados. Quando der o seu feedback, descreva o comportamento específico, as consequências do comportamento, como você se sente em relação ao comportamento (seu sentimento), e porque você se sente dessa forma. Seja específico.

Feedback Corretivo: É aquele feedback para correção e alinhamento de expectativas e resultados. Veja: tente dar um feedback positivo antes de qualquer coisa. Faça perguntas cuidadosamente orientadas e diga claramente a mudança necessária.  Aplique a disciplina apropriada e estabeleça um limite para a próxima conversa.

Esse tipo de feedback corretivo tem como objetivo reforçar e encorajar uma maneira mais eficaz na entrega dos seus resultados. Ele redireciona um comportamento ou aponta um caminho mais produtivo da ação estabelecendo padrões adequados quanto ao desempenho individual, ajudando a pessoa que recebe o feedback a alcançar um melhor desempenho.

4.Clareza e Alinhamento Estratégico – Objetivos e Expectativas          

A liderança deve ser clara, transparente e assertiva. Os colaboradores devem conhecer o cenário, o contexto e o monitoramento de resultados da organização. Traduzindo: os colaboradores devem ter consciência e conhecimento das metas, das estratégias, das mudanças que foram realizadas e das mudanças que estão acontecendo, bem como dos resultados positivos e negativos. Dessa forma, ele poderá medir melhor suas ações e auxiliar nos processos da organização, sendo mais eficiente, engajado e comprometido.

Sem conhecimento do que ocorre na organização, o colaborador fica alienado e age apenas por obediência, de maneira mecânica, sem colaboração, sem criatividade ou proatividade.

As lideranças devem alinhar suas expectativas, deixando claro o que é esperado de cada um por meio de metas desafiadoras. Essa é a melhor forma de orientar o time e alinhar para os objetivos estratégicos.

  1. Engajamento e Colaboração

A liderança deve envolver o time em algumas tomadas de decisão e discussões de problemas. Essa é uma ótima forma de promover comprometimento, engajamento e colaboração. É uma excelente oportunidade para ouvir as ideias de uma perspectiva diferenciada. Use e abuse de ferramentas colaborativas: brainstorming, design thinking e outras que geram o poder do compartilhamento, engajamento do time em decisões estratégicas para melhoria dos resultados da organização.

A condução da liderança através de uma tratativa participativa na tomada das decisões mostrará o quanto os liderados são valorizados, além do envolvimento e compartilhamento de responsabilidades. Essa etapa é um ponto positivo para a gestão da qualidade quanto à segurança da conformidade de processos, melhoria contínua e processos de mudanças.

  1. Mentorar e formar novos líderes

Um bom dirigente é capaz de preparar outros membros da organização para a liderança. É muito importante reconhecer na equipe aqueles que têm potencial para serem novos líderes e futuros gestores. Desenvolva-os! Capacite, mentore, apoie e forneça ferramentas necessárias para o crescimento da carreira profissional. O temor de algumas lideranças de perder o lugar é o que sempre atrapalha os negócios e dificulta a escolha de um novo líder. Esse egoísmo da liderança pode atrapalhar e dificultar o seu próprio desenvolvimento e crescimento profissional por não possuir um sucessor para a sua vaga.

É importante fazer investimentos para que novos líderes se desenvolvam e continuem com uma gestão de excelência e qualidade.

  1. Análise e Gestão do Desempenho

Uma boa gestão da qualidade dependerá muito da diligência e da capacidade crítica da liderança para monitorar e avaliar a performance dos resultados da organização. É preciso conhecer o cenário e o mercado do setor, ter ciência da saúde financeira da empresa, dos custos da não qualidade, das relações de satisfação com os clientes e fornecedores, da postura do time e do clima organizacional. A avaliação deve ser integrada e estratégica considerando todos objetivos que a organização desenhou.

Analisar os resultados é o primeiro passo para construir estratégias e projetar melhorias e mudanças para processos que não estão tendo bons resultados.

A gestão da qualidade é um conjunto de ações dentro de uma organização que visa otimizar, atender e exceder a qualidade de produtos e serviços. A liderança é mola mestra fundamental e imprescindível para atingir esses objetivos. Com essa postura o líder obterá maior efetividade resultando em negócios mais eficazes e lucrativos.

  1. Ser exemplo e autêntico

Líderes também funcionam como modelos, uma vez que são observados constantemente, por todos. Lideranças que pedem algo aos seus colaboradores que eles próprios não fazem, rapidamente perdem a sua credibilidade. Falar é fácil. Difícil é dar o exemplo. A cultura do exemplo é a que funciona na prática. Não é o que a liderança fala que irá influenciar o comportamento dos outros, mas sim o que ela faz. Aja de acordo com o seu discurso. Todos os passos do líder serão, de fato, o que irá mostrar aos colaboradores como eles deverão se comportar. Liderar é agir conforme o que se prega tomando atitudes de acordo com o próprio discurso.

Para aprofundar mais esse tema, sugiro o livro Walking the talk – A Cultura através do Exemplo.

  1. Tolere e celebre os erros

Os erros acontecem e ninguém está imune! Mas devemos aprender com eles. Assim, enquanto líderes, devemos mostrar um certo grau de tolerância para com os erros. Em vez de se irritar e criticar, devemos trabalhar em colaboração para analisar esses erros de modo que os mesmos não tenham recorrências. Uma cultura de permissão e abertura a erros deixa claro que eles poderão acontecer, porém que sejam rápidos, logo corrigidos e tornem-se aprendizados.

A liderança deve celebrar e enfrentar os erros. Eles devem enxergar os erros como um meio para alcançar os bons resultados. Fale abertamente sobre o que deu errado e, rapidamente, parta em busca das soluções e compartilhe os aprendizados.

Ninguém gosta de fracassar, nem apresentar suas vulnerabilidades. Para muitos, a falha é sinônimo de derrota. O erro deve ser encarado com combustível para promoção da melhoria contínua. Muitas vezes tem-se como o motor da inovação. A liderança não deve temer um possível passo em falso. Isso demonstra medo e passa uma cultura incongruente com os valores e política da organização.

As competências para cargos de liderança vão além do aprimoramento de uma mentalidade proativa, curiosa e enérgica. A liderança deverá dominar a gestão e possuir a capacidade extraordinária para entender os valores humanos alinhados com os valores e propósitos da organização.

Todas as habilidades essenciais para uma liderança poderão ser desenvolvidas e potencializadas. O importante é o investimento que você fará e dará para sua evolução contínua.

6 min leituraSer líder na Qualidade é promover uma boa gestão por meio de uma postura ativa, participativa e colaborativa. A liderança deve gerenciar com muita diligência e foco para maximizar a qualidade […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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11 Passos importantes para gestão de mudanças nas organizações

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Quando as organizações identificam que há uma necessidade de mudanças no seu Sistema de Gestão, essas mudanças deverão ser realizadas de forma planejada e sistemática analisando o propósito e suas potenciais consequências.

É preciso ter atenção redobrada às mudanças que poderão impactar diretamente no Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos. Na aplicação prática, podemos usar o modelo PDCA: Planejar – Executar – Verificar – Agir:

Planejar

  • Identifique a necessidade de mudança;
  • Identifique o tipo de alteração necessária;
  • Determine a melhor abordagem;
  • Determine as implicações potenciais da mudança;
  • Defina a situação atual e desejada.

Executar

  • Implemente as alterações conforme planejado;
  • Comunique a mudança.

Verificar

  • Monitore a mudança durante o processo;
  • Determine a eficácia geral da mudança;
  • Identifique novos riscos ou oportunidades.

Agir

  • Aborde os resultados da “verificação” acima;
  • Tome uma atitude se as metas não forem atingidas;
  • Padronize;
  • Compartilhe histórias de sucessos.

Cada mudança na organização é única e especial e deve ser tratada com muita atenção e análise. Uma gestão de mudanças deve ser criada para direcionar a forma como os colaboradores devem ser preparados e equipados para adotar os processos de mudanças. A gestão acontece por meio de um planejamento e deve ser bem definida com a aplicação de processos e ferramentas para nortear a equipe durante as alterações.

Esse processo de gestão proporciona transformações mais construtivas e positivas. Se a organização já possui uma gestão de mudanças, os colaboradores e a alta direção conseguirão desenvolver um pensamento mais voltado para a prevenção e antecipar os diferentes problemas e situações.

A mentalidade de caráter preventivo facilitará as alterações nos processos, nas funções de trabalho, nas estruturas organizacionais, no uso de novas tecnologias, bem como permitirá que o time e a liderança alcancem os resultados desejados mais rápido.

“Não é o mais forte que sobreviverá, nem o mais inteligente. Quem sobrevive é o mais disposto à mudança.” Assim como na afirmação do biólogo Charles Darwin, a lei de sobrevivência humana, comparada à mudança nas organizações também é um ponto imprescindível para a sobrevivência.

Caso a organização não tenha desenvolvido um planejamento nem criado uma cultura e mentalidade voltado para mudanças, provavelmente ela não conseguirá evoluir, nem atender os seus clientes, parceiros e sequer acompanhar o mercado com a mesma qualidade e eficiência que seus concorrentes e adversários.

Para que se mantenha competitiva e consiga abraçar as oportunidades, a organização e todo o time precisarão estar abertos e aptos a realizar modificações. Como já mencionado, caso contrário, é só uma questão de tempo para as organizações perderem credibilidade e espaço no mercado.

As mudanças poderão ser estratégicas, táticas ou mesmo operacionais. Poderão vir de normas, requisitos legais, requisitos do cliente, das reuniões de análise crítica, de auditorias diárias, da gestão de riscos, das não conformidades, dos processos de melhoria e inovação e das pesquisas de satisfação.

Independentemente da demanda e origem da mudança, nesses casos o importante é que a cultura esteja de fato implantada no processos internos e vivenciada nos líderes e colaboradores. Quando a organização possui e vivencia uma Cultura de Gestão de Mudanças, esta conseguirá garantir algumas vantagens como:

  • Diminuição dos riscos de mudança
  • Maior alinhamento estratégico
  • Aumento da robustez para absorver novas mudanças
  • Melhora na governança

Alguns obstáculos poderão surgir no caminho de uma gestão de mudanças e, para que ela seja realmente efetiva, é necessário cumprir algumas práticas que viabilizam e potencializam os resultados das alterações que se deseja implementar na estrutura organizacional.

Confira agora 11 passos importantes para construir e solidificar uma gestão de mudança na sua organização. Conheça e pratique cada passo para garantir um bom andamento de todo o processo.

Passo 1:  Definir um projeto específico e expressar claramente a mudança

A gestão de mudanças não pode ser abordada como uma tarefa simples ou como ações isoladas. Trate a gestão de mudanças como um projeto separado e consolide isso colocando em prática todo o sistema de gerenciamento de processos para garantir a eficiência desta iniciativa.

O primeiro passo para ter uma boa gestão está no planejamento. Nesse momento é necessário definir quais serão as mudanças, os objetivos das modificações e que setores e pessoas estarão envolvidas nesse processo.

Passo 2: Identificar e delegar funções às pessoas certas

Nesse passo, é necessário a formação da equipe que será responsável por levar a frente o projeto de gestão de mudanças. Como em qualquer outro projeto, identifique as pessoas certas para cada função e delegue as responsabilidades para cada uma delas. Faça com que todos os envolvidos se comprometam com os resultados e se engajem positivamente no processo. Para esse passo, sugiro utilizar a Matriz RACI, a Matriz de Responsabilidades.

Passo 3: Treinar, qualificar e envolver as equipes

Com os times definidos e as funções designadas e delegadas, é hora de qualificar e preparar todos os envolvidos na condução do projeto. A gestão de mudanças poderá demandar habilidades específicas que precisarão ser desenvolvidas possivelmente nos seus colaboradores. Então, planeje tudo com antecedência, incluindo os treinamentos dentro do projeto de mudanças.

Para garantir o bom andamento do projeto, capacite também seus colaboradores nos princípios da gestão da qualidade.

Toda e qualquer melhoria demandará da organização uma preocupação em treinar seu colaborador para que os processos sejam corretamente realizados. É impossível exigir conhecimento prévio para uma determinada função sem uma adequada capacitação.

Invista em programas de treinamento não apenas quando houver mudanças, mas torne esse passo uma prática constante diante da organização. Lembre-se: quando o colaborador está preparado para a mudança, tudo torna-se mais fácil.

Incentivar o aprimoramento profissional é a melhor forma de capacitar o colaborador e, assim, promover uma melhor aceitação diante de mudanças. Líderes que investem nas habilidades dos seus colaboradores podem direcionar as oportunidades de acordo com o perfil de cada integrante do time, promovendo assim a inclusão deste no exercício de novas funções, possibilitando que o colaborador se sinta valorizado, engajado e comprometido com o crescimento da organização.

Para o sucesso do programa e manutenção dos sistemas de qualidade, é preciso que haja um trabalho participativo e colaborativo de todos os níveis hierárquicos. Não haverá validade se apenas um nível gerencial se comprometer. Para Peter Drucker, “o que pode ser medido, pode ser melhorado” e o que pode ser compartilhado poderá se tornar ainda melhor!

Passo 4: Preservar os valores e a cultura da organização

Mesmo que a organização seja fortemente alterada em suas estruturas, algumas coisas deverão ser mantidas intactas. A mesma não deverá perder sua identidade e o seu diferencial competitivo com os quais se destaca da concorrência.

Guarde os valores e preserve o DNA da cultura organizacional, a não ser que esta cultura seja parte dos problemas que estão levando à necessidade das mudanças.

A ideia desse passo não é criar uma nova organização a partir da estrutura já existente. Não aceite que a organização perca a essência daquilo que seu cliente identifica como positivo. Lembre-se: é importante ressaltar os valores e os princípios que guiam toda a sua operação.

Passo 5: Definir o foco e as metas do processo de mudanças

Para todo projeto é fundamental a definição de metas claras e factíveis que serão atingidas em sua conclusão. Prepare uma abordagem sobre o foco dessas mudanças para garantir que o time compreenda os motivos e junto com você compre a ideia do processo de mudança.

Escolha sempre a simplicidade. Compartilhe e exponha somente o que for necessário para o engajamento do time e demonstre a necessidade dos ajustes que serão imprescindíveis. Seja sincero e transparente. Ganhe a confiança e o compromisso dos colaboradores.

Passo 6: Faça a análise da abrangência

Tão logo definida a mudança, analise quais processos e stakeholders serão e poderão ser impactados com a modificação traçada. Esse passo é importante para identificar as não conformidades nas operações, nos produtos e setores. Seja sistêmico, integral e estratégico.

Passo 7: Analise todos os riscos

Uma forte análise dos riscos faz-se necessária para avaliar a probabilidade de ocorrência de acidentes dentro da organização. Ao fazer isso a liderança conseguirá identificar os potenciais perigos e assim definir um plano de ação para mitigá-los.

Passo 8: Defina um Plano de Ação

Para impedir os potenciais perigos já identificados na análise de riscos, crie um plano de ação consistente.

Após definida a estratégia e traçado o plano de ação, a liderança deverá levar em consideração a comunicação interna, a necessidade de treinamentos e a infraestrutura da organização.

Passo 9: Verifique o sucesso do Plano de Ação

Com a equipe treinada, capacitada e instruída sobre as mudanças e o plano de ação elaborado, é hora de verificar a sua implementação. A liderança deve fazer uma verificação para certificar se o plano realmente está obtendo resultados positivos.

  • A mudança definida ajudou a atingir as metas de negócios?
  • O processo de gerenciamento de mudanças foi bem sucedido?
  • O que poderia ter sido feito de forma diferente?

Essas serão algumas das perguntas que precisaremos responder junto com a liderança.
Ter uma gestão de mudanças não é um procedimento complicado, mas poderá exigir muito trabalho e forte empenho por parte das lideranças e seus colaboradores. É importante realizar o monitoramento, o gerenciamento das resistências e as dependências e riscos para o orçamento. Reveja, revise e constantemente melhore seu processo de mudanças.

Passo 10: Comunicar e alinhar

A comunicação no projeto é o fio condutor que deve correr por todas as práticas da gestão de mudanças. Todo o processo de identificação, planejamento e execução depende totalmente de uma boa comunicação. Devemos dar transparência ao processo e elaborar uma estrutura de comunicação de via dupla que forneça canais para promover rodadas de feedback, celebrar o que está dando certo e, algumas vezes, promover o correto alinhamento para seguir o que foi planejado.

Esse alinhamento garante que o plano de comunicação seja realmente efetivo. Portanto, a transmissão de informação deve ser conduzida de forma clara, sincera e direta. Esses elementos devem ser bem praticados para que haja um estímulo motivacional e nenhum dos envolvidos se sinta confuso. O alinhamento deve ser bem planejado: escolha o melhor veículo de condução, o momento ideal, a linguagem certa bem como métodos que sejam capazes de proporcionar o entendimento da mensagem e o comprometimento de todos para o contínuo sucesso da implementação das mudanças na organização.

A boa comunicação dá visibilidade e destaque às mudanças para que os colaboradores fiquem bem informados sobre o que está acontecendo, sobre o que acontecerá, bem como possam conhecer os impactos positivos ou complicações que elas representarão em seu trabalho.

Passo 11: Celebre o sucesso

Passo essencial do projeto é reconhecer quando uma meta é batida. Quando resultados positivos estão acontecendo, é importante parabenizar, reconhecer e celebrar o sucesso do time e dos colaboradores envolvidos à frente dos resultados de gerenciamento de mudanças. Esse passo ajudará fortemente na adesão e engajamento do time.

A Liderança na Gestão de Mudanças

Mudar significa evoluir, melhorar, se adaptar. Para que este processo de mudança seja bem sucedido é fundamental a presença de um líder como protagonista: orientar, nortear, mediar e guiar todos os envolvidos sob a sua liderança.

Para os líderes, é necessário que haja uma forte relação com as pessoas: motivando, instruindo e qualificando todos os colaboradores, cabendo também vencer a natural resistência das pessoas às mudanças, ponto sensível e incomum à maioria das gestões.

O líder é o responsável por prover os recursos e as condições necessárias à adoção dessas mudanças. É o defensor desse processo demonstrando os benefícios e as melhorias em nome da lucratividade e da eficiência operacional. Ele deverá acompanhar os indicadores que irão diagnosticar o andamento das mudanças e estar sempre atento para que tudo ocorra dentro do objetivo planejado.

O líder deve ter conhecimento necessário para planejar e implementar as mudanças. Mudanças são difíceis e devem ser conduzidas por aqueles que conheçam bem os detalhes da cultura da organização. Além de gerir pessoas, a liderança deve entender o comportamento do mercado, o negócio e o DNA da organização.

Mudar dá trabalho, porém é melhor conduzir uma mudança baseada em uma análise estudada/fundamentada do que mudar sem ter conhecimento prévio de pontos mais importantes e dos futuros impactos para o negócio.

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Ferramenta SIPOC no mapeamento de processos da indústria de alimentos

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A SIPOC é uma ferramenta muito utilizada pelas indústrias de alimentos para análise de processos dentro de um projeto. É considerado um excelente instrumento de trabalho na otimização e entendimento dos processos na organização que está sendo analisada. Ferramenta didática, lúdica, colaborativa, ágil e muito visual. Permite um entendimento fácil e rápido dos envolvidos durante um projeto de melhoria contínua.

Muito utilizada por profissionais da indústria de alimentos, a ferramenta promove uma visão mais ampla do processo e ajuda a identificar pontos de atenção que possam ser melhor avaliados. Nas organizações que implementam projetos de melhoria contínua, a SIPOC é vista como um instrumento fundamental para a coleta dos primeiros dados.

A ferramenta SIPOC surgiu por volta dos anos 80 e continua sendo muito utilizada como ferramenta de auxílio para Gestão por Processos (Business Process Management), Gestão da Qualidade e implementação de Lean Manufacturing.

A ferramenta SIPOC é uma sigla em inglês, dividida em cinco áreas distintas que abordam:

  • S –  Supplier (Fornecedor)
  • I –   Input (Entrada)
  • P – Process (Processo)
  • O – Output (Saída)
  • C – Customer (Cliente)

O SIPOC é uma ferramenta que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e consequentemente apontar oportunidades de melhoria. O diagrama SIPOC auxilia a ter uma visão do processo sem precisar fazer um desenho muito detalhado e demorado. Ferramenta eficaz para identificar rapidamente quais são as interconexões do processo e com quais outros processos este se comunica.

  • Quem fornece as entradas do processo?
  • Quais são essas entradas?
  • Quais são as principais atividades que esse processo executa?
  • O que este processo entrega, produz?
  • Quem recebe estas entregas? Quais são seus clientes?

O diagrama SIPOC é muito indicado quando iniciativas para uma gestão por processos estão sendo iniciadas ou quando torna-se necessário ter uma visão ampla do processo. A ferramenta constitui-se de uma visão estratégica do topo: uma visão que necessariamente não entrará nos detalhes das atividades e tarefas, mas auxiliará no entendimento dos envolvidos antes mesmo de iniciar um mapeamento completo e detalhado.

O objetivo central da ferramenta é identificar, mediante uma visão macro, quais são as entradas, as saídas, os fornecedores e clientes de um determinado processo. Com certeza esta será sua primeira fotografia e visão organizada do processo e seguramente será a base para futuros avanços.

Criamos um diagrama SIPOC para entender o que o processo faz em uma visão mais macro bem como para qual finalidade o processo serve. Diariamente, um número alto de atividades não são percebidas pelo nosso cliente (interno e externo) que atrapalham o bom andamento dos nossos processos.

O diagrama ajudará você a aumentar o seu conhecimento sobre suas necessidades, identificar oportunidades de melhoria e eliminar tarefas desnecessárias. A SIPOC permite que você enxergue onde seus esforços estão localizados. Analisa o processo de maneira ampla. Facilita o mapeamento de processos, identificando fornecedores, entradas, saídas e clientes. Identifica os elementos relevantes. Não há como gerenciar um trabalho, um processo cujas atividades você não conhece.

A SIPOC poderá ser utilizada para descrever estruturas de áreas e operações. A família das normas ISO (9001, 14001, 22000 e outras) requer que você tenha conhecimento sobre a estrutura dos processos, as entradas, as saídas e a sequência dos processos. É comum o uso da ferramenta SIPOC ou do Diagrama de Tartaruga para documentar essas informações. Porém há uma pequena diferença entre o SIPOC e o Diagrama de Tartaruga. O Diagrama de Tartaruga deverá possuir mais informações: indicadores do processo, processos de apoio, procedimentos e métodos, os recursos, etc. Enquanto o SIPOC mostrará apenas fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. Entretanto, no SIPOC você poderá listar as tarefas de forma sequencial; no diagrama de tartaruga essa sequência lógica não é percebida.

Quando devo criar e desenhar um diagrama SIPOC?

  1. Quando desejo melhorar o processo
  2. Ajudar novos colaboradores a entender e compreender o que acontece na prática
  3. Entender de forma macro (sem detalhes) o que o seu processo faz, produz e realiza
  4. Compreender rapidamente o que o processo faz
  5. Analisar o que o processo recebe e o que ele entrega
  6. Analisar quem são os fornecedores do processo
  7. Entender se o que o processo produz está alinhado com a missão/propósito e o escopo que ele se propõe entregar, tem e se destina
  8. Saber o que dá início, o que faz o processo começar
  9. Entender para quem o processo trabalha, serve
  10. Analisar a relação Qualidade das Entradas x Qualidade das Saídas

A ferramenta SIPOC é muito simples! Papel, post its, fitas, canetas e pinceis! Junte o time e comece! Para fazer o diagrama você não precisa de muito. Pegue folhas de flipchat, desenhe 5 colunas nas paredes ou em quadro branco da sua sala de reuniões e insira as 5 letras: S – I – P –  O – C.

Nesse diagrama, os cinco itens devem ser preenchidos de acordo com o processo que deseja analisar. Com o diagrama criado, é possível entender melhor todo o funcionamento de um processo, verificando o que pode ser melhorado para que se torne mais eficiente. A metodologia foi desenhada para que as indústrias possam conduzir uma análise simples e eficaz dos processos (internos ou externos). Cada coluna ou raia se refere a cada parte fundamental de um processo. Veja, a seguir, quais são elas:

S – Supplier (Fornecedores) – Coluna S

Na coluna S (Supplier), liste quais são os seus fornecedores do processo em estudo. Nessa coluna/raia poderão conter tanto fornecedores externos, quanto fornecedores internos. Os fornecedores são aqueles que fornecem os inputs (as entradas). Teoricamente, os fornecedores são todos os agentes do processo que trazem algo necessário para que ele se realize. Fornecedores poderão ser as pessoas ou outras fontes de materiais, informações e outros recursos que são consumidos ou transformados no processo.

I – Inputs (Entradas): Coluna I

Na coluna I (Input) liste o que faz o seu processo iniciar.  Liste as entradas que o seu processo têm. Entradas são materiais, informações e outros recursos que são consumidos ou transformados durante o processo. Nesta etapa são listadas as informações ou ações responsáveis para que o processo inicie. Cada vez que um “input” acontecer, o processo iniciará a sua atividade. As entradas são os insumos necessários para que o processo aconteça. Elas representam tudo o que será utilizado para obter as saídas esperadas.

P – Process (Processo): Coluna P

A coluna P (Process) é um grande passo. Nesta etapa deve-se especificar o que de fato esse processo realiza, o que ele transforma! O que ele produz? Qual o seu principal objetivo? O processo é a etapa que transforma as entradas nas saídas:  O COMO! Nessa etapa, deve seguir uma ordem correta e apresentar os passos a serem seguidos. O processo é o conjunto de ações e atividades que transforma as entradas e as encaminha para as saídas.

O – Outputs (Saídas):  Coluna O

A coluna O (Output) é a saída do seu processo. Realizada a tarefa ou a atividade, o que você irá entregar? Depois que já se sabe o que o processo produz, lista-se quais são as saídas, os resultados, as entregas. As saídas são os resultados obtidos no processo. Elas englobam tanto o que era esperado diante do objetivo proposto, quanto as sobras geradas. Em outras palavras, saídas são os produtos ou serviços que o processo produz e que o cliente consome.

C – Customer (Cliente): Coluna C

E por fim, a coluna C (Customer). C, de Cliente! Ou C de Customer! Para quem você realiza esse processo? Quem é o seu cliente?  Essa coluna é considerada de simples preenchimento. Coloque aqui quem é o cliente daquele processo e para quem você executou tal atividade. Para quem eu faço a entrega? Os clientes são as pessoas ou organizações que recebem os produtos almejados do processo ou então, a próxima etapa de um processo que recebe as saídas.

Atenção!  Comece agora mesmo a fazer o seu diagrama SIPOC!

No papel, preencha as colunas com as informações do seu processo. Você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados, construindo uma base sólida para a melhoria de processos da sua empresa.

  • Quais são as entradas e os fornecedores desse processo?
  • Quais são seus objetivos e produtos finais (saídas e clientes)?

Pegue um pincel marca texto de cor verde e marque as atividades listadas nas colunas que ajudam a entregar resultados satisfatórios e que estejam completamente alinhadas com a missão do processo. Faça a mesma coisa com um pincel marca texto na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão, para as atividades que não ajudam a entregar resultados, para os gargalos, para as etapas que produzem problemas, bem como os pontos críticos do processo.

Ao final, avalie:

Quais das marcações aparecem em maior quantidade?

  • Se surgirem muitas marcações em cor verde, as atividades do seu processo são relevantes e elas estarão alinhadas com o que seu processo se propõe a produzir.
  • Se são as vermelhas, você necessitará analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente. Essas marcações merecem um ponto de atenção e devem ser trabalhadas caso a caso para maior detalhamento dos pontos críticos levantados.

Após análise e verificação, sugere-se criar, a partir desses pontos de atenção, raias para maior detalhamento e estudos de causas e dos gargalos encontrados. Esse é o ponto principal do mapeamento. Explore!

Toda vez que vamos aplicamos uma ferramenta de melhoria, é interessante que possamos preparar um passo a passo. Rápido e Simples.

  1. Dar um nome ao processo: Lembre-se: para definir o nome de um processo use verbo no infinitivo mais complemento (Ex: elaborar um biscoito de morango);
  2. Determinar as saídas do processo: As saídas são os produtos (resultados) que o processo produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, um serviço);
  3. Determinar os clientes do processo: Quem são as pessoas ou outros processos que recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente!
  4. Determinar as entradas do processo: É tudo que é necessário para iniciar o processo (Ex: matéria primas, informações, requisição do cliente);
  5. Determinar os fornecedores do processo:São as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Toda entrada no processo deverá possuir um fornecedor.

A SIPOC é uma excelente ferramenta para ajudar a mapear e estruturar os processos de uma empresa. Para que isso aconteça e tenha melhores resultados, deve haver um grupo bem alinhado e coeso que conseguirá uma melhor visão dos processos e, assim, ter um melhor desempenho e melhor performance.

Para gerar um diagrama SIPOC é necessário uma excelente sessão de brainstorming. Durante a condução da sessão, os membros da equipe devem preencher todas as colunas do SIPOC. A prática inicia começando com a coluna central P: Processo. Liste todas as etapas do P e depois complete o restante. A coluna do Processo deve ser preenchida de forma macro. Ela deve ser listada por volta de não mais que cinco etapas e cada etapa consiste em uma ação e um assunto. Depois que a equipe alinha como o processo é documentado e conduzido, eles passarão a listar a coluna O com os dados de Saídas e Resultados e a coluna C com os Clientes do processo. Em seguida, devem ser trabalhadas as colunas do diagrama I e a coluna S, a fim de identificar a Entrada e os seus Fornecedores.

A SIPOC é uma ferramenta para diagnosticar um processo. Após sua elaboração, os profissionais envolvidos na condução conseguirão enxergar com mais clareza todas as informações que podem impactar cada processo. Isso permite definir os pontos que podem e poderão ser modificados para gerar melhores resultados, seja para torná-lo mais ágil ou para reduzir e eliminar os custos e desperdícios que gera atualmente.

Para auxiliar na priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento, faz-se necessário o uso de outras ferramentas para seleção de processos críticos. Sugiro para essa prática, a ferramenta GUT (Gravidade, Urgência e Tendência). Caso não queira utilizar a Matriz GUT (a matriz de seleção de processos críticos), bons indicativos para melhorar os processos poderão ser os feedbacks de clientes e os seus indicadores de desempenho.

Identifique os processos que serão documentados: Quais são os processos que a organização precisará realizar o mapeamento. Escolha o processo mais crítico para o seu negócio.

Faça um levantamento das informações: Depois de identificar o foco da análise, comece traçando o levantamento das informações. Cada uma das letras (S – I – P – O – C) representará uma coluna e guiará o responsável sobre o que deve ser investigado. Nesse momento, gestores, supervisores e os executores do processo serão suas principais fontes e o seu maior suporte no mapeamento. Esses envolvidos descreverão o funcionamento das etapas, farão a lista da relação de materiais e profissionais envolvidos desde a entrada até a saída do fluxo e dirão de quem e para quem o processo será feito. Diante das respostas levantadas, teremos todos os dados para preenchimento do Diagrama SIPOC.

Registre os dados coletados no diagrama: Depois das entrevistas, observações e de várias reuniões, é hora de colocar todos os dados obtidos em ordem. Anote os dados no diagrama à medida que eles forem levantados.

Analise os resultados e planeje os próximos passos: Com o diagrama devidamente preenchido, é hora de analisar! Tenha um olhar atento e crítico para encontrar os pontos que mereçam a atenção do time e valham a pena uma investigação mais detalhada. Independentemente das conclusões tiradas, esse será apenas o começo da jornada de conhecimento. Escute o time e aproveite o conhecimento tácito da organização. Essa equipe conseguirá identificar os gargalos dos processos e provavelmente indicar as soluções mais assertivas para cada tipo de cenário encontrado.

O SIPOC é apenas mais uma forma para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para ajudar a colocar no papel tudo o que se sabe sobre o processo. E, assim, perceber o que está dando certo e o que está dando errado.

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10 Passos essenciais para o mapeamento de processos na indústria de alimentos

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O mapeamento de processos nas indústrias de alimentos é importante para padronizar, transformar e melhorar processos permitindo o aprofundamento do conhecimento, das mudanças, e identificando as oportunidades de melhorias nos processos da organização. As indústrias que se utilizam desta ferramenta tornam-se mais eficientes e competitivas, sendo em alguns casos um grande desafio devido ao seu tamanho, complexidade e características da estrutura organizacional.

Neste artigo, compartilharei os objetivos que a prática bem executada atingirá, as vantagens e os benefícios de realizar o correto mapeamento de processos em 10 passos para desencadear o mapeamento na sua organização.

Entende-se por Mapeamento de Processos a identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho. A sequência determina a forma em que os insumos recebidos de um fornecedor são tratados e transformados em produtos ou serviços que serão entregues aos clientes, alocando recursos destinados a promover a transformação com efetividade. Alguns autores costumam dizer que processo é o que acontece entre uma entrada (input) e uma saída (output). Sendo assim, temos a transformação do produto.

A organização executa processos para atingir seu objetivo. O mapeamento vem para otimizar as atividades e alcançar mais eficiência.

Para que tenhamos uma boa condução do mapeamento, precisamos na prática:

  • Compreender os processos: entender na realidade como os processos funcionam.
  • Melhorar os processos: realizar reparos incrementais no processo.
  • Documentar os processos: produzir documentação estruturada e coesa sobre o processo. Esse momento é muito utilizado para capacitar e reciclar os colaboradores.
  • Padronizar os processos: garantir que um processo seja executado da melhor maneira possível e estabelecer padrões.
  • Transformar os processos: promover mudanças profundas em processos, remodelando-os.

Durante a condução, algumas perguntas devem ser levantadas:

  • Qual o objetivo do processo?
  • Quais os limites do processo?
  • Quais as entradas (inputs) do processo?
  • Quais as atividades do processo?
  • Quais as saídas (outputs) do processo?
  • Quem é o responsável pelo processo?
  • Quem participa do processo?
  • Quais os outros envolvidos (stakeholders) do processo?
  • Quais os recursos financeiros, humanos e materiais utilizados no processo?
  • Quais os resultados esperados do processo?
  • Quais as principais dificuldades com o processo?
  • Quais os riscos associados ao processo?
  • Quem são os principais clientes desse processo?

Muitas organizações desconhecem o nível de profundidade e o nível de detalhes que devem capturar e mapear em seus processos. Essas respostas dependem dos objetivos reais do mapeamento. Eles podem ser:

  1. Descritivo: buscar somente o alinhamento e o entendimento do processo entre os envolvidos, trazendo uma visão simples do processo.
  2. Analítico: destacar criticamente todos os eventos, passos, etapas e os tratamentos de exceção, fornecendo uma visão mais técnica e específica do processo.
  3. Executável: detalhar todos os serviços que serão trabalhados, implementados ou automatizados, trazendo uma visão mais focada nos dados coletados e mapeados.

Mapear um processo etapa por etapa é realizar uma verdadeira fotografia. Uma fotografia do estado atual e real do processo para que se possa primeiramente entendê-lo por completo e possibilitar a sua compreensão. Esse passo inicial é necessário para se pensar em uma maneira de melhorá-lo, entender como o processo funciona e verificar se ele cumpre os seus objetivos. Não há como mapear processos passo a passo sem seguir uma ordem lógica de etapas.

Hoje os clientes querem qualidade, rapidez e preço baixo para suprir determinada dor ou desejo. Para manter-se competitiva, uma organização deve buscar continuamente esses critérios e não mais escolher apenas um como estratégia de mercado.

Vantagens e benefícios do mapeamento de processos

Com o mapeamento dos processos a empresa irá conhecer, analisar, melhorar e definir a sequência ideal de atividades que devem ser realizadas para que possa manter uma boa produtividade e um forte padrão de qualidade na entrega de seus produtos e serviços.

Além de identificar soluções para eliminar ou mitigar os principais erros e gargalos que acontecem durante a execução de um processo, deve-se avaliar também se determinada atividade agrega ou não valor para o cliente, sendo ele externo ou interno.

O mapeamento de processos deve ser utilizado em diversos casos: alavancar projetos de melhoria e transformação de processos, possibilitar a identificação dos gargalos, delimitar funções e papéis, prever recursos, estimar custos, mensurar o desempenho do processo, reduzir custos e riscos, simplificar as operações, manter processos consistentes, garantir e proteger a marca.

Identificar gargalos – Um gargalo é uma restrição de capacidade que cria uma fila. Refere-se a algum ponto do processo que não está fluindo bem e, consequentemente, atrapalhando o andamento do restante do trabalho, das operações. Com o mapeamento de processos, ocorre a identificação de onde acontecem esses gargalos e, em seguida, é possível remodelar o processo para que ele atinja um nível de alta performance. Esse conceito é conforme o Business Process Management Common Book of Knowledge – BPM CBOK – um guia para gerenciamento de processos de negócio que reúne o conhecimento fundamental dos profissionais que atuam em iniciativas de Gestão por Processos.

Determinar funções e papéis – O mapeamento de processos, além de estruturar as etapas e atividades que precisam ser executadas, também traz e delimita uma relação das pessoas que fazem parte do processo, seja como responsável ou participante. Desse modo, as delimitações de funções e papéis dentro do processo ficarão mais claras, trazendo transparência e consistência ao processo. Essa determinação é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho poderá impactar fortemente no trabalho das demais pessoas.

Prever recursos – Com um melhor detalhamento do processo torna-se mais simples controlar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo consiga cumprir e atingir o seu objetivo. Portanto, é uma forma de garantirmos que não haja a falta insumos dentro da cadeia produtiva do processo. Os recursos poderão ser softwares, equipamentos, técnicos e os profissionais para atuarem nas operações mapeadas.

Estimar custos – Está claro que todo processo gera um custo. O mapeamento de processos traz maior visibilidade para as entradas e saídas do processo. Garante que não haja um desequilíbrio no custo-benefício. Sabe-se que existem processos com custo muito elevado que não compensam ser executados. Fica à organização avaliar e verificar quanto será gasto com a execução do processo estudado e, caso a conta não feche com o equilíbrio necessário, trabalhar em melhorias para otimizá-lo.

Mensurar o desempenho do processo – O mapeamento de processos permite medir como está a padronização do processo e das atividades realizadas. Se tivermos várias execuções diferentes, com cada um executando o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão tamanhas distorções que não refletirão a realidade. Portanto, comparações com meses e períodos anteriores seriam completamente equivocadas.

Padronizar o trabalho – Padronizar é implantar as normas técnicas para maximizar a compatibilidade, reprodutibilidade, a segurança, qualidade, eficiência e excelência das atividades do processo. Um processo atingirá o alto padrão quando todas as pessoas possuírem amplo conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito e, óbvio, colocar todo o aprendizado em prática. Quando não temos processos mapeados e equipe sem treinamento, raramente a empresa conseguirá fazer a padronização do processos sair do papel para se tornar algo concreto. Padronizar é altamente interessante ao negócio. Todos devem seguir um padrão na hora de realizar as tarefas, facilitando a continuidade das atividades e evitando inconsistência em seu resultado.

Garantir maior controle – O mapeamento de processos proporciona visibilidade e padronização e isso reflete no aumento do controle sobre o processo e maior garantia da qualidade nas auditorias realizadas. O melhor controle dessas atividades dará aos gestores uma maior previsibilidade dos resultados, tornando o acompanhamento mais simples, evitado surpresas indesejáveis.

Otimizar processos – Essa é a maior vantagem e benefício que o mapeamento de processos pode proporcionar. A otimização pode ser percebida em diversos pontos: a redução dos custos de produção, a melhora na gestão dos processos, a redução de falhas e inconsistências que prejudicam o desempenho das atividades, dentre outras demais.

Mapeamento de processos em 10 passos na prática

Passo 1:  Definir quais processos serão mapeados

O primeiro passo para mapear processos é definir quais os processos que precisam ser mapeados. Não mapeie todos os processos de uma só vez, essa prática demandará tempo, recursos e energia. Foque os processos que realmente importam e vão trazer resultados mais rapidamente ou processos que já apresentam sinais de urgência! Na hora de escolher entre um processo ou outro vale a pena fazer alguns levantamentos e questionamentos:

  • Por que é preciso mapear esse processo?
  • Qual a criticidade desse processo?
  • Quais os riscos envolvidos nesse processo?
  • Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais?
  • Qual o objetivo do mapeamento desse processo? (documentação, melhoria, padronização, transformação, outros.)
  • Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? (Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento)
  • Qual o objetivo real desse mapeamento? (descritivo, analítico ou executável)

Para essa decisão, também é possível contar com algumas ferramentas que irão auxiliar na priorização de processos, como a Matriz GUT. Essa matriz utiliza os critérios de gravidade, urgência e tendência para classificar os processos por ordem de importância.

Passo 2:  Determinar os responsáveis pelo processo

Determine quem tem o maior efeito sobre a mudança dentro do processo. Quem é o responsável por fazer o processo acontecer. Quem são os stakeholders desse processo. Considere todos os impactos, do cliente interno e externo, o “motor e agitador” do negócio.

Para essa decisão, sugiro utilizar a Matriz RACI, a matriz de responsabilidades. Quem são os responsáveis, quem deve ser a pessoa a autorizar mudanças, quem deve ser comunicado, notificado e quem deve ser informado. Todas essas pessoas-chaves são importantes para a condução do mapeamento do processo definido.

Passo 3:  Identificar os objetivos e os riscos do processo

Estabeleça os objetivos do processo a ser mapeado. Qual é o objetivo principal? Crie uma afirmação clara e detalhada sobre o processo. Deixe o objetivo claro quando o mapeamento do processo começar a ser traçado para comparar ao objetivo a ser alcançado. Em paralelo, determine os riscos que se aplicam ao processo. Um mapeamento dos processos deve identificar os obstáculos que possam impedir que o processo aconteça, assim como a forma de superar erros ou evitá-los durante a prática da condução.

Passo 4 – Entrevistar os envolvidos no mapeamento do processo

Entreviste todos os participantes importantes e envolvidos no processo e obtenha uma compreensão clara do seu papel e responsabilidades no processo analisado.  O mapeamento do processo analisa cirurgicamente todo processo que ocorre dentro de uma organização. Esses participantes são essenciais para explicar como ocorre o processo! Escute, escute! Tome notas cuidadosas e aplique-as ao mapa do processo. Uma vez que ele está sendo desenvolvido, construído, todas as informações coletadas são importantes.

Passo 5: Montar um mapa de processo para o processo definido

Um mapa de processo é a representação gráfica: é o desenho da sequência de atividades que compõe um processo. Ele mostra informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e saída do processo (produtos, serviços e resultados). Os elementos de entrada e saída não precisam ser necessariamente físicos, como matéria-prima ou produtos, por exemplo. Eles poderão ser também informações.

Não esqueça de construir o mapa de processo com o envolvimento das pessoas. A prática deve ser conduzida por construção colaborativa. Lembre-se: quem mais conhece as particularidades de um processo é aquele que vivencia o processo industrial diariamente. O time de operação deve ter lugar reservado e especial durante toda a condução e construção do mapa. É importante que você envolva o máximo de colaboradores possível na construção do mapeamento colaborativo proporcionando a troca de experiência entre as pessoas.

O compartilhamento ajuda a desenvolver um sentimento de pertencimento e de empatia entre os colaboradores, que passarão a compreender melhor o seu papel dentro da organização, além de entender como o desenvolvimento do seu trabalho e suas responsabilidades é importante e impacta as operações e o resultado do processo.  Essa é a melhor maneira de condução e construção do mapa. Se feito dessa forma, o seu mapeamento será mais assertivo e mais próximo da realidade.

Pensar coletivamente sobre os processos possibilitará a identificação de ganhos rápidos (quick-wins). Ações simples, mas que geram ganhos rápidos para a organização fazem toda a diferença no cotidiano dos colaboradores e no desempenho do processo.

Para conseguir fazer essa construção colaborativa, use as práticas de condução do Design Thinking no processo criativo para gerar ideias e encontrar soluções criativas e inovadoras para os problemas.

Existem diversas ferramentas e métodos que podem ser utilizados para mapear e avaliar os processos de uma organização. Entre elas, temos  Fluxograma e  SIPOC.

Fluxograma

O Fluxograma é a representação gráfica de um processo através de símbolos que demonstram a sequência de atividades. Demonstram como elas devem ser realizadas e identificam os atores envolvidos e os recursos necessários para o processo atingir seu objetivo final. O Fluxograma, também conhecido como diagrama de fluxo, é a mostra visual de um passo-a-passo de ações que envolvem um determinado processo. Ou seja, um fluxograma consiste em representar graficamente situações, fatos, movimentos e relações de todo tipo a partir de símbolos.

SIPOC

Muito utilizada em metodologias Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta muito usada para mapear processos. Com ela, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente a execução do trabalho. O SIPOC é uma ferramenta que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e com isso é possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e identificar oportunidades de melhoria. A ferramenta SIPOC consiste numa sigla em inglês de alguns elementos que compõem um processo. São eles: Suppliers (Fornecedores), Inputs (Entradas), Process (Processo), Outputs (Saídas) e Customer (Clientes). De maneira simples e eficiente é possível obter maior conhecimento do fluxo das atividades que acontecem na empresa através de uma visão macro do processo e assim identificar oportunidades de melhorias.

Envolvimento da equipe

O envolvimento dos colaboradores que executam as atividades é o ponto mais importante e influente no resultado de um trabalho de mapeamento e melhoria de processos,  pois além de reproduzir a realidade operacional de cada processo, faz com que os colaboradores se sintam mais participativos e responsáveis pelo projeto de melhoria da organização, tornando-os mais engajados, comprometidos e empoderados nas suas tarefas diárias.

Há várias outras técnicas disponíveis para conduzir um Mapeamento de Processos, entre elas: Entrevistas, Questionários, Reuniões, Oficinas, Workshops, Observação, Análise documental, Coleta de evidências, Diagrama de Tartaruga e Tabela Descritiva.

Passo 6:  Verificar e validar o mapeamento do processo

Finalizada a construção do mapa de processo, não esqueça de verificar se todos os elementos estão corretos e fazem sentido dentro do contexto da organização. Valide o mapeamento com os colaboradores, com o dono do processo e o gestor da área. Validar significa legitimar e autenticar o novo processo. É assegurar que todos os envolvidos genuinamente compreenderam o processo e acreditam nele.

Passo 7:  Modelar o processo

Avalie o funcionamento e a eficácia do processo que existe atualmente. Estude as possíveis melhorias e otimizações que podem ser feitas no processo. Faça questionamentos de como melhorar o processo para que ele faça sentido e atenda às necessidades da organização, gerando valor aos clientes. Nesse momento, devem ser realizadas pesquisas, enquetes e questionários internos para entender a opinião mais abrangente de todos profissionais na organização. Essa ação é considerada positiva visto que são envolvidos os profissionais além dos responsáveis pela participação ativa do mapeamento. Isso normalmente traz insights interessantes para melhorias nos processos.

Depois de modelar o processo será necessário fazer um novo mapa de processo com o fluxo de trabalho remodelado com os pontos de melhorias e os insights levantados. Este deve ser novamente validado com o responsável e as demais pessoas envolvidas no processo.

Passo 8: Identificar as Melhorias que o processo necessita

Identifique o que está funcionando e o que não está funcionando no processo. Inconformidades, atrasos e gargalos, assim como atividades críticas devem ser apontadas e as atividades que agregam mais valor devem ser identificadas. Atenção às atividades e etapas importantes que assegurem a qualidade, produtividade, rendimentos e baixo custo além de garantir ao cliente que ele tenha a melhor experiência possível.

Passo 9: Escolher as melhorias a serem aplicadas ao processo

Ferramentas de melhoria de processos como PDCA, 5W2H, Diagrama de Ishikawa e a Matriz GUT devem ser aplicadas nas soluções encontradas que sejam trabalhadas nas causas dos problemas encontrados. Depois de acertadas quais as melhorias a serem aplicadas, elas devem ser revisadas, verificadas suas prioridades, forças e impactos. E, mais adiante, ao serem aplicadas, faz-se necessário acompanhar sua implementação para se certificar do êxito do trabalho traçado, realizado.

Passo 10:  Monitorar o andamento do processo

O acompanhamento dos resultados pode ser considerado como a última etapa do mapeamento de processos. Mas é apenas o início de todo um trabalho voltado para a eficiência e a produtividade da organização. O monitoramento deve ser cíclico e contínuo. É preciso que você fique atento aos indicadores de performance que mostram como está a saúde do seu processo, independentemente se você apenas mapeou os processos com o objetivo de documentá-los, padronizá-los ou provocar transformações ou melhorias.

Mantenha todos os indicadores sob controle e não deixe de fazer os ajustes que julgar necessário, respeite o tempo de maturação das alterações para sempre tomar decisões baseadas nas amostragens adequadas de dados para cada ocasião. Utilize um sistema de indicadores-chaves de performance (KPIs) indicado para medir os resultados dos processos. Essa é uma boa prática para identificar erros e acertos no processo.

Mapear e documentar processos é algo muito importante. É a oportunidade que temos de repensar como a organização trabalha e iniciar uma série de ações que irão promover excelência na gestão. Somente documentar não basta. É preciso ir adiante e garantir que tudo o que foi planejado seja realmente executado com disciplina e comprometimento por todos. Mantenha-se competitivo e melhore sempre seu desempenho. Não pare de inovar nos processos! Sempre haverá uma maneira melhor e mais eficiente de atingir seus objetivos. Continue acompanhando o nosso site e aprenda sempre com os nossos artigos e boas práticas como obter os melhores resultados para o seu negócio e sua organização.

10 min leituraO mapeamento de processos nas indústrias de alimentos é importante para padronizar, transformar e melhorar processos permitindo o aprofundamento do conhecimento, das mudanças, e identificando as oportunidades de melhorias nos processos da […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Análise SWOT: ferramenta de planejamento estratégico para o contexto da indústria de alimentos

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O direcionamento da definição do planejamento estratégico da indústria de alimentos é tão importante quanto o plano propriamente dito. É um momento de reflexão, compartilhamento de ideias, interação, avaliação interna de forças, análise das oportunidades do mercado, do perfil da concorrência e de elaboração de metas.

Mapeie a direção em busca dos melhores resultados e encontre a melhor estratégia.  Depois de desenvolvê-la, veja como colocar sua estratégia em ação, como priorizar positivamente e como gerenciar fornecedores e parceiros de forma eficaz.

Uma mentalidade positiva é vital para a construção de uma estratégia de negócios. Certamente você já deve conhecer a Análise SWOT, uma ferramenta estratégica que desenha o cenário da organização analisando os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.

A Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta muito utilizada para análise de cenários e ambientes corporativos, sendo comumente utilizada como base para uma boa gestão e construção de um forte planejamento estratégico. Usamos a análise SWOT para avaliar a posição atual da organização antes de decidir sobre qualquer nova estratégia.  As lideranças têm uma grande dificuldade na hora de consolidar um planejamento estratégico e a análise da matriz SWOT traz a validação e definição clara dos pontos mais importantes. Para muitos, essa análise possibilita a construção de caminhos mais assertivos para o desenho do contexto da organização.

A criação desta ferramenta é creditada a Albert Humphrey. Albert liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, nas décadas de 1960 e 1970, usando a ferramenta em grandes corporações internacionais. Naquela época, ele estudou o ranking das maiores empresas americanas do momento, publicado pela revista Fortune 500.

Simples e versátil, a análise SWOT verifica a posição estratégica de negócios dos mais variados tipos e tamanhos. Apesar de sua simplicidade, essa ferramenta é capaz de realizar um diagnóstico completo da organização, mitigando os possíveis riscos no momento de dar um passo ou tomar uma decisão importante na criação de estratégias como a exploração de novos mercados até o lançamento de novos produtos.

Essa análise tem como entrega o desenho real de uma matriz sinalizando todos os fatores a serem trabalhados, as oportunidades e as ameaças externas que demandarão a atenção especial da gestão.

Hoje, tem-se a Análise SWOT aplicada e conduzida dentro das normas como um ponto de inovação na implementação de sistemas de gestão. Seu uso traz às empresas o entendimento que as normas ISO são ferramentas de gestão estratégica e não só um certificado para demonstrar aos clientes. Essa clareza traz força e mostra o grande objetivo atingido e o anseio de vários profissionais de sistema de gestão. Definitivamente, a análise de SWOT nas normas ISO, com o estudo das oportunidades e ameaças, traz a gestão estratégica para o tema central da normativa, ajudando, portanto, as organizações a serem mais fortes e competitivas, construindo assim uma organização mais forte através das certificações.

De acordo com as informações e os levantamentos realizados pela organização, durante a execução da ferramenta, é possível iniciar um Planejamento do Sistema de Gestão, dando mais consistência ao vínculo entre Contexto da Organização e Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Com isso, torna-se mais clara a definição da Política da Qualidade, Missão, Visão e os Objetivos a partir da análise do contexto da organização.

A construção de um Planejamento Estratégico é requisito obrigatório! Na verdade, ele não deve ser encarado ou visto como uma exigência, embora muitas organizações já realizam essa prática de forma direta ou indireta durante o seu planejamento. Lembre-se: o monitoramento e uma análise crítica devem ser feitos visando as questões externas e internas para o melhor controle e atendimento aos requisitos da boa prática de gestão.

Para tal atividade sugiro algumas ferramentas para incluir nesse diagnóstico e construir um planejamento mais robusto. Classifique os riscos, as oportunidades, as ameaças e as fortalezas do seu processo ou negócio vinculando sempre as ações de mitigação ou alavancagem em uma Matriz de Probalidade x Impacto x Força. O resultado destes apontamentos será uma matriz de Probabilidade X Impacto que classificará cada atividade do seu processo, em Probabilidade (Remota, Possível, Provável e Muito Provável); Força e Impacto (Baixo, Médio, Alto e Muito Alto). Classifique também suas atividades de acordo com a sua Gravidade, Urgência e Tendência através da Matriz GUT.

A análise SWOT permite que as lideranças tenham uma visão estratégica dos pontos positivos e negativos nos dois ambientes. A busca pela excelência é como um grande jogo de xadrez. Na verdade, em qualquer jogo, devemos conhecer bem as regras e os recursos disponíveis. Isso é fundamental para que as lideranças decidam quais serão as melhores jogadas e tomadas de decisões, sempre olhando para o objetivo final. Dentro dessa ótica, a ferramenta torna-se um instrumento de vital importância para que a indústria possa fazer um mapeamento completo e iniciar o jogo com uma melhor preparação para busca da vitória e dos melhores resultados.

Descubra o que está funcionando bem e o que não está tão bom na organização. Pergunte a si mesmo para onde deseja ir, como pode chegar lá e o que poderá talvez atrapalhar. Conheça o caminho seguro que a organização deve seguir para atingir seus objetivos.

Segundo Philip Kotler, análise SWOT pode ser traduzida como uma avaliação global das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Um sistema simples que traz a real posição estratégica da organização. Devido à simplicidade da metodologia, pode ser utilizada para fazer qualquer tipo de análise de cenário ou ambiente. SWOT é uma sigla para as palavras em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. É a análise das Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Em terras brasileiras a matriz ganhou outro nome: Matriz FOFA – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

De qualquer forma ou definição, a matriz SWOT ou FOFA é a definição das forças e fraquezas do ambiente interno para que as organizações aproveitem bem as oportunidades e evitem as ameaças do ambiente externo. O ambiente interno é o cenário onde serão identificados os pontos fortes e as fraquezas de uma organização e a análise do ambiente externo, é onde encontraremos as ameaças e as oportunidades. Essa didática deve ser considerada devido aos fatores que influenciam o funcionamento da organização munindo de informações muito úteis o processo de seu planejamento estratégico.

O uso da análise SWOT busca aproveitar e explorar ao máximo o cenário para melhorar e alavancar vantagem competitiva da organização. Reduz as chances de fracassar: entender o que está faltando e eliminar os perigos que o pegariam de surpresa. Comece elaborando uma estratégia que o distinga de seus concorrentes concorrendo assim para o sucesso e o destaque no seu mercado.

Passo-a-passo para promover análise da Matriz SWOT

Hora de colocar a mão na massa e construir a Matriz SWOT já visualizando o planejamento estratégico! Desenhe um quadrado dividido em quatro partes iguais. Em cada quadrante, titule com as palavras: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Posicione aqui todas as possíveis oportunidades e ameaças! Use metodologias lúdicas na construção da matriz. Envolva e engaje todo o time.

Essas etapas iniciais devem estar claras para que seja iniciada a análise da Matriz SWOT.

  • As forças serão capazes de potencializar quais oportunidades?
  • Quais forças serão capazes de combater quais ameaças levantadas?
  • Quais fraquezas poderão acabar prejudicando as oportunidades?
  • Quais fraquezas podem acabar potencializando as ameaças?

Reúna um time de várias funções e níveis em sua organização. Use a técnica de brainstorming para criar uma lista de ideias sobre onde sua organização está atualmente. Examine cada área com mais detalhes e considere quais perguntas você poderia fazer como parte de sua análise. Para compreender como realizar o passo-a-passo da análise da Matriz SWOT aprenda os seus quatro conceitos principais que traduzem essa sigla!

Forças – Strengths

Pontos fortes que sua organização faz bem e que a distingue dos seus concorrentes. Vantagens que sua organização tem sobre outras organizações. O que a indústria faz melhor do que ninguém! Os maiores valores que impulsionam seus negócios. Os recursos únicos e especiais que só sua organização possui e que se destacam.

Fraquezas – Weaknesses

Seja honesto! Use a verdade nua e crua. Seja realista e enfrente as verdades desagradáveis de forma clara. Cuidado com o excesso de otimismo para que não o impeça de refletir sobre as fraquezas da sua organização. Caso tenha dificuldades, liste então as oportunidades de melhoria e não os pontos fracos. O alvo é reconhecer o que a organização precisará melhorar. As organizações sempre buscam a melhoria contínua. Quanto melhor for o conteúdo e a riqueza dessa lista, melhor serão as oportunidades de corrigir falhas e melhorar o desempenho da organização.

Oportunidades – Opportunities

Oportunidades são aberturas para que algo positivo possa ocorrer e acontecer. São situações que surgem para que a organização possa olhar com uma visão mais estratégica e enxergar o que pode acontecer no futuro. Ser capaz de detectar e explorar oportunidades para fazer a diferença na sua organização de maneira a competir e assumir a liderança em seu mercado. Pense em boas oportunidades que você poderá identificar imediatamente. Isso não precisa mudar o jogo: até pequenas vantagens poderão aumentar a competitividade da sua organização. Que tendências interessantes de mercado você conhece que poderão ter um impacto? Observe as mudanças nas políticas do governo relacionadas ao seu campo, mudanças nos padrões sociais, perfis populacionais e estilos de vida que poderão criar oportunidades interessantes.

Ameaças – Threats

É vital antecipar ameaças e agir contra elas antes de se tornar vítima delas e seu crescimento parar. Pense nos obstáculos que você enfrentará para produzir e colocar seu produto no mercado. Perceba que os padrões ou especificações de qualidade de seus produtos poderão mudar e pode ser necessário alterá-los para permanecer na liderança. A evolução da tecnologia é uma ameaça sempre presente, além de uma oportunidade! Sempre considere o que seus concorrentes estão fazendo e se você deve mudar a ênfase da sua organização para enfrentar o desafio. Lembre-se: o que eles estão fazendo agora poderá não ser a coisa mais certa a ser seguida ou realizada. Evite copiá-los sem saber como isso melhorará sua posição no mercado. Certifique-se de explorar se sua organização está especialmente exposta a desafios externos. Veja se sua organização tem dívidas incobráveis ou problemas de fluxo de caixa que poderão torná-lo vulnerável a pequenas mudanças no seu mercado. Esse tipo de ameaça poderá prejudicar seriamente seus negócios, portanto, esteja alerta.

Depois de examinar todos os quatro aspectos do SWOT, você terá uma longa lista de possíveis ações a serem executadas. Aproveite seus pontos fortes, fortaleça-se em suas áreas mais fracas, evite ameaças e explore todas as oportunidades. Antes de entrar em ação, procure possíveis conexões entre os quadrantes de sua matriz.

Análise SWOT cruzada

Cruze as informações dos quatro quadrantes de forma a obter um resultado que permita delinear estratégias importantes para o futuro da empresa. Para o cruzamento da análise SWOT é preciso primeiro que a análise do ambiente tenha sido clara e assertiva, ou seja, devem ser pesquisadas profundamente as forças e fraquezas e identificadas as oportunidades e ameaças. Para cada cruzamento é importante saber criar objetivos e estratégias.

  • Pontos Fortes x Oportunidades = Estratégia ofensiva / desenvolvimento das vantagens competitivas.
  • Pontos Fortes x Ameaças = Estratégia de confronto para modificação do ambiente a favor da empresa.
  • Pontos Fracos x Oportunidades = Estratégia de reforço para poder aproveitar melhor as oportunidades.
  • Pontos Fracos x Ameaças = Estratégia defensiva com possíveis modificações profundas para proteger a empresa.

A análise SWOT é uma estrutura simples e útil que ajudará a desenvolver o que se faz bem, a lidar com o que está faltando, a minimizar riscos e a tirar o máximo proveito possível das chances de sucesso. Use para entender seus concorrentes e para promover informações necessárias para criação de uma posição competitiva coerente e bem-sucedida. Seja realista e rigoroso ao realizar a análise com o uso desta ferramenta.

Dicas para bom uso da Análise SWOT

Evite o excesso de otimismo: empreendedores e gestores são pessoas otimistas. Somente otimistas têm força de vontade para montar seu próprio negócio. É normal que acabem focando apenas os pontos fortes e oportunidades e acabem deixando os pontos fracos e ameaças de lado. O problema é que quando algo não sair como esperado, você poderá se perguntar: “Por que não pensei nisso antes?” É fundamental que liste desde o início os pontos fracos e ameaças para que possa trabalhar para superá-las. Revise todos os pontos levantados com outras pessoas. Muitas vezes temos uma visão viciada do nosso negócio e não conseguimos enxergar pontos que estão bem a nossa frente. Para ter mais êxito, peça suporte às pessoas que tenham expertise com o negócio ou que entendam do ramo em discussão. Encontre todas as oportunidades que ainda não tenha percebido! O quanto antes você descobrir, mais fácil será para corrigir o rumo e a direção da organização.

Preencher a análise SWOT não é considerado o fim do processo! Não basta só preencher os quadrantes. Esse é apenas o começo do desenho do planejamento estratégico com o início de um plano de ação. Um plano de ação contendo o que a organização pode e deve fazer para eliminar os pontos fracos, reduzir os riscos das ameaças e aproveitar os pontos fortes e as oportunidades com responsabilidades e prazos para execução das ações.

A análise SWOT traz  novas oportunidades e possibilidades. A análise valoriza a participação de todas as áreas, traz um olhar externo com a contribuição das discussões e verdadeiramente aporta diversidade e colaboração criando assim, um Plano de Ação Estratégico robusto e visionário.

8 min leituraO direcionamento da definição do planejamento estratégico da indústria de alimentos é tão importante quanto o plano propriamente dito. É um momento de reflexão, compartilhamento de ideias, interação, avaliação interna […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Matriz RACI – Matriz de Responsabilidades para Segurança de Alimentos

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A Matriz RACI tem como principal função mapear todas as tarefas e resultados em relação às funções do seu projeto bem como a tomada de decisão e as responsabilidades que devem ser alocadas a cada função.  A matriz promove melhor alinhamento e comunicação nos projetos dos quais você participa, deixando claro a todos os seus devidos papéis e atribuições. Uma ferramenta que deve ser muito utilizada  no sistema de gestão de segurança dos alimentos. Traz clareza aos envolvidos sobre quando deve-se tomar uma ação e quando se deve apenas ser informado.

A matriz RACI é uma ferramenta que dá suporte e gera consciência a cada colaborador de suas atribuições durante um projeto. Uma matriz de distribuição de responsabilidades. Criada para eliminar conflitos e confusões na hora de definir QUEM DEVE FAZER O QUÊ e para aumentar a força e a eficiência de projetos. Com o uso de um sistema gráfico, é apresentado o objetivo do projeto e a ação específica e necessária de cada participante para que esse objetivo seja no final atingido, de forma assertiva.

É sempre difícil e um desafio dentro dos projetos determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades dos processos. Algumas vezes, durante a construção de um processo, alguns detalhes são perdidos e ao final, acabamos não definindo claramente as responsabilidades. O modelo da Matriz RACI vem para dar suporte e facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades. Trata-se da criação de um mapa de responsabilidades para todas as atividades de um processo.

 

Afinal, o que seria uma matriz RACI?

É uma ferramenta visual de fácil utilização que definirá com clareza as atribuições, os papéis e as responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo. Ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

É a melhor maneira de garantir que os processos irão correr bem e que todas as partes envolvidas serão mapeadas, atribuindo cargos e funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nesse momento, a matriz surge como uma ótima ajuda para o fortalecimento da comunicação, da organização e gerenciamento do projeto e a gestão com as pessoas!

A matriz RACI é formada por um acrônimo que define os papéis e as atribuições dos envolvidos, significando assim:

  • R (Responsible): o Responsável
  • A (Accountable): a Autoridade
  • C (Consulted): o Consultado
  • I (Informed): o Informado

Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente específica para o cargo de executar, desenvolver e concluir a tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas por esse colaborador. Aqui fica definido quem é que põe a mão na massa! É o responsável pela execução. O que completa as tarefas e realiza as entregas do projeto!

Accountable (Aprovador): Aquele quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto! O papel do Accountable é o do aprovador. Aquele de quem será cobrado caso algo se desvie do esperado. É quem tem a autoridade para organizar a tarefa, acompanhar seu desenvolvimento, aceitar ou recusar uma entrega. É o responsável para verificar se a tarefa poderá ser de fato iniciada, se ela foi realizada de forma adequada, se está dentro dos padrões desejados pela organização, entre outras. O aprovador deve acompanhar a realização do processo dando permissão para que seja iniciado e aprovar os resultados e as entregas. Vale ressaltar que uma tarefa deverá ter somente uma autoridade. Mesmo que o aprovador delegue essa responsabilidade da aprovação de um entregável para outra pessoa, ele ainda é responsável pelo aceite dessa entrega.

Consulted (Consultado): Quem é consultado, dentro ou fora da organização para contribuir com a execução das tarefas. Pessoas que agregam valor ou são essenciais para que a ação seja implementada de fato. São aqueles que podem dar dicas, opiniões ou sugestões para a melhoria e o desenvolvimento da atividade bem como o aperfeiçoamento do entregável. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e conhecimento. A comunicação é de duas vias, consulta e resposta.

Informed (Informado): São todas as pessoas, clientes e stakeholders que precisam receber a informação sobre o andamento do projeto referente à conclusão, o início de uma atividade, a sua performance e as entregas que gerarão uma mudança impactante em seu cotidiano. Estas pessoas devem ser notificadas dos resultados ou ações tomadas, porém não é necessário que estejam envolvidas no processo de tomada de decisão. Neste caso, a comunicação ocorre num sentido. Se houver alguma informação ou atividade que gere consequências importantes para algum dos envolvidos, eles devem ser incluídos na lista de informados.

Nem todos os processos contarão apenas com esses 4 tipos já descritos e definidos na metodologia. Além das definições tradicionais, a matriz RACI pode conter algumas variações dos papéis tradicionais e papéis extras envolvidos, como o Manager, o Backup, o Notify e o Originator. Isso acontece porque diferentes projetos têm diferentes necessidades. A matriz de responsabilidades deve ser flexível e comportar bem as adaptações!

  • Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Não tem o poder de decisão para aprovar os resultados.
  • Backup (Reserva): caso o responsável principal pela tarefa não possa cumpri-la, faz-se necessário determinar um 2° time que irá substitui-lo, em casos excepcionais. É necessário prestar bastante atenção na hora de nomear um backup para uma atividade.
  • Notify (Notificados): diferentemente do informado, que precisará receber diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só precisará ser avisado da conclusão de uma atividade. Esse precisará ser notificado pois dará prosseguimento a uma tarefa ou precisará do resultado da atividade para utilizar como insumo em uma outra tarefa.
  • Originator (Originador): é a pessoa que desenhou e criou a atividade do processo. É a pessoa responsável pelo “briefing”, dando uma visão aos envolvidos de como a atividade deve ser executada e qual é o resultado esperado. Ao conhecer quem deu início a essa atividade, ficará mais fácil esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Como vimos a matriz RACI é flexível e pode ser customizada. Porém é preciso atenção e cuidado para não torná-la uma ferramenta complexa que tem como princípios a simplicidade e a transparência.

Crie sua Matriz de responsabilidades – RACI

1. Defina as atividades e tarefas do projeto

Criar e desenhar uma matriz RACI é definir quais atividades o seu projeto precisará para ser executado. Faça uma lista de todas as atividades de um processo. Identifique todas as tarefas envolvidas na entrega do projeto e liste-as no lado esquerdo do gráfico na ordem de conclusão.

2. Mapeie todas as partes interessadas no projeto

Mapeie todas as principais partes interessadas (stakeholders) do projeto: os membros da equipe de trabalho e todos aqueles que serão afetados de alguma forma pelo projeto. Liste os especialistas que assumirão o papel de consultados durante o projeto. Faça uma lista de todos aqueles que estão envolvidos no processo. Identifique todas as partes interessadas no projeto e liste-as na parte superior do gráfico.

3. Monte uma tabela com as informações

Reúna todas essas informações para compor uma tabela. As linhas deverão conter as atividades e as colunas deverão conter os nomes ou os cargos das pessoas que serão responsáveis durante o projeto. Você pode inserir os nomes (deixando mais personalizada sua matriz) ou usar somente o nome dos cargos.

4. Defina as responsabilidades (RACI)

Construída a estrutura da matriz RACI, preencha os espaços com a letra correspondente, relacionando atividades e as pessoas (ou cargos). Vale ressaltar que uma pessoa poderá assumir mais de um papel na matriz RACI. Tudo dependerá do projeto que a organização conduzirá.

Toda demanda levantada deverá ter pelo menos um responsável e apenas um aprovador! Evite processos paralelos ou em duplicidade. Caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida. Reduza conflitos de responsabilidades!  Ah, nem todas as atividades do projeto deverão ter consultados e informados. Caso haja, uma mesma atividade poderá ter várias pessoas consultadas e informadas.

Benefícios da Matriz de Responsabilidades

Divisão clara de tarefas – A ferramenta evita a existência de responsabilidades conflitantes ou a ausência de atribuição de um responsável. Elimina dilemas sobre “de quem é essa responsabilidade?”.

Levantamento de informações – Facilidade de encontrar o dono da tarefa. Temos um forte registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos em uma tabela.

Contato entre membros da equipe – Designar todos os membros da equipe definindo formalmente quem deverá ser informado ou consultado para a tomada de decisões ou a realização de atividades sem sobrecarregar outros, que sabemos não é uma situação tão rara. Portanto, a Matriz RACI bem elaborada e divulgada reduzirá esses tipos de eventos.

Crescimento do senso de responsabilidade – Pela falta de formalização das responsabilidades, algumas atividades ficam esquecidas, prazos são perdidos e tarefas só são retomadas caso alguém intervenha para conclui-las. Com a matriz de demandas e responsáveis, a negligência de tarefas e a procrastinação poderão ser eliminadas.

O uso correto da metodologia RACI nos proporciona outros diversos benefícios, como a facilidade de rastrear responsabilidades, ajudar os demais membros do processo a saber a quem se reportará, pedirá ajuda ou cobrar uma entrega. Evitar que um processo fique parado porque “alguém” deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída. É um controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”. É uma ferramenta fácil de usar, criar. Visual, intuitiva e muito prática para ser consultada rapidamente. Melhora e estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe. Promove uma divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho. Cria um maior senso de responsabilidade e nos mostra que os trabalhos e os resultados dos outros dependem da realização do nosso trabalho. E em casos de saída de um colaborador do time, o backup saberá exatamente o que deve fazer.

Apresente e compartilhe com time! A Matriz RACI deverá estar à vista de todos com as atribuições precisas e bem esclarecidas de cada papel.

Envolva a equipe do projeto na definição das responsabilidades RACI. Um esforço colaborativo ajudará certamente a trazer o alinhamento necessário para a execução das atividades e garantirá que todos compreendam e concordem com seu papel. Com papéis bem distribuídos e definidos, as decisões serão tomadas com muito mais rapidez, a prestação de contas será muito mais transparente e o fluxo de trabalho muito mais organizado.

Fontes:

https://thedigitalprojectmanager.com/raci-chart-made-simple/

https://project-management.com/understanding-responsibility-assignment-matrix-raci-matrix/

https://www.projectsmart.co.uk/how-to-do-raci-charting-and-analysis.php

https://www.cio.com/article/2395825/project-management-how-to-design-a-successful-raci-project-plan.html

6 min leituraA Matriz RACI tem como principal função mapear todas as tarefas e resultados em relação às funções do seu projeto bem como a tomada de decisão e as responsabilidades que […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Ferramentas de gestão
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Modelo GROW: Ferramenta de alta performance para organizações e pessoas

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O Modelo GROW é uma estrutura usada para solução de problemas, estabelecimento de metas e melhoria de desempenho. Este modelo é muito utilizado em reuniões estratégicas e por lideranças para desbloquear potenciais e possibilidades. O GROW foi criado e desenvolvido por John Whitmore e seus contribuidores de negócios, Graham Alexander e Alan Fine, no final dos anos 80. Sua metodologia é seguida por grandes empresas e grandes treinadores. O Modelo GROW foi publicado no seu best seller Coaching Para Performance já publicado em 17 línguas e que ultrapassou a marca de 600.000 livros vendidos.

Uma boa maneira de pensar sobre o modelo GROW é pensar em como você planejaria uma jornada. Primeiro, você decide para onde está indo (o objetivo, a meta) e estabelece onde está atualmente (a realidade, o cenário atual). Em seguida, você explora as várias rotas (as opções) para o seu destino. Na etapa final, você garantirá como fará acontecer e realizar a jornada, se preparando para todos os possíveis obstáculos que poderá encontrar no caminho.

Como o Modelo GROW funciona?

O nome GROW é um acrônimo para as quatro principais etapas. GROW:              G-Oals, R-eality, O-ptions e W-ill. Com o uso de algumas perguntas poderosas e cirúrgicas, um líder poderá rapidamente aumentar a conscientização, a responsabilidade e as ações em cada área.

G: objetivos e aspirações futuras

R: situação atual, cenário atual, obstáculos internos e externos

O: possibilidades, pontos fortes e recursos disponíveis

W: ações e responsabilidades

A chave é definir um objetivo que seja inspirador e desafiador, e não somente um objetivo de acordo com o modelo SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e realizável num prazo realista). Em seguida, passe com flexibilidade pelos outros estágios, incluindo a revisão da meta, se necessário. O elemento final é o barômetro do sucesso. Ele converte o desejo e a intenção inicial em ação bem sucedida. A abordagem GROW promove confiança e automotivação, levando ao aumento da produtividade e satisfação da organização e das pessoas.

Como usar a ferramenta

Para estruturar uma sessão utilizando o Modelo GROW, você deverá executar as 4 etapas a seguir:

G – GOAL | OBJETIVO

Estabeleça o objetivo. Existem diferentes níveis de objetivos, dependendo de quão longe no futuro você está olhando. Identifique a inspiração do objetivo de impulsionar o sucesso e mantenha energia e a motivação alta.

  • Que resultado você espera atingir?
  • Aonde você quer chegar em curto, médio e longo prazo?
  • Onde você quer estar daqui a 1, 5 e 10 anos?
  • O que você está procurando alcançar? (Qual passo / estratégia / solução)?
  • Qual é o seu objetivo relacionado a esse problema?
  • Quando você vai conseguir isso?
  • Quais são os benefícios para você ao atingir esse objetivo?
  • Quem mais se beneficiará e de que maneira?
  • Como será se você atingir seu objetivo?
  • O que você quer ver / ouvir / sentir?
  • O que quer obter? Aonde você quer chegar?
  • Qual é o quadro e o cenário desejado?

R – REALITY  |    REALIDADE

Examine a realidade atual.  Este é um passo importante. Com muita frequência, as pessoas tentam resolver um problema ou alcançar uma meta sem considerar totalmente o ponto de partida, e muitas vezes perdem algumas informações necessárias para atingir seu objetivo com eficiência. À medida que o membro da sua equipe fala sobre sua realidade atual, a solução pode começar a surgir. Discuta a atual situação e que barreiras existem atualmente entre o agora e a realização do objetivo.

  • Qual é a situação atual em relação aonde você quer chegar?
  • Qual o cenário atual?
  • Você está perto ou longe da sua meta? Onde você está nesse momento?
  • O que está acontecendo?
  • Quais qualidades / recursos você tem disponíveis?
  • Quais são os obstáculos internos e externos?
  • Que ação você tomou até agora? Quais os fatos importantes no tempo presente?
  • O que está movendo você em direção ao seu objetivo? O que está atrapalhando?

O – Options   |    OPÇÕES

 Explore as opções. Explore as opções para seguindo em frente. Quanto mais imaginativo e claro você for nos seus questionamentos, maior será a sua assertividade. Após explorar a realidade atual, é hora de determinar todas as opções para alcançar o objetivo desenhado. Analise, discuta a decida sobre as melhores opções.

Ofereça suas próprias sugestões, mas deixe espaço para a equipe oferecer sugestões primeiramente, deixando falar em sua maior parte do tempo. É importante guiá-los na direção certa, sem realmente tomar decisões pelo time.

  • Que tipo de opções temos para atingir o objetivo?
  • O que mais poderemos fazer que ainda não está sendo feita?
  • O que funcionou no passado? O que está funcionando no presente?
  • Quais opções temos hoje que ainda não foram colocadas em prática?
  • O que pode ser feito neste momento para deixar a situação ainda melhor?
  • Quais são as principais vantagens e desvantagens de cada opção? Qual opção escolher?
  • O que precisa parar de fazer para alcançar esse objetivo?
  • Quais são as alternativas para ir em direção à meta?
  • Quais obstáculos estão no caminho?
  • Como lidaria com isso se o tempo não fosse um fator?
  • Que opção mais agrada agora?
  • Existem alguns parceiros que podem ajudar nesse momento?

W – Will   |  PRÓXIMOS PASSOS – VAI

Estabeleça o compromisso.  Tendo examinado a realidade atual e explorado as opções, agora terá grandes ideias de como poderá alcançar o objetivo. O passo final é fazer com que a equipe se comprometa com ações específicas para avançar em direção ao objetivo. Ao fazer isso, ajudará a estabelecer os próximos passos e aumentará a motivação. Acorde as ações específicas, o prazo, prestação de contas e os relatórios. Verifique o nível de compromisso e revisite as etapas anteriores.

  • O que você fará agora? O que fará primeiro?
  • De que diferentes maneiras você abordará a questão?
  • Quais serão os próximos passos? Qual dará o melhor resultado?
  • Quando você fará isso? De que apoio você precisa?
  • Como saberá quando foi bem sucedido? Quando dará certo?
  • Você está comprometido? Escale entre 1 e 10.
  • Se não for um 10, o que tornaria um 10?
  • Quais opções escolherá agir?
  • Quando você iniciará cada ação?
  • O que você se comprometerá a fazer?
  • Quando você precisa revisar o progresso? Por dia, semana ou mês?

Por fim, decida uma data em que revisará o progresso do cenário desejado. Isso fornece responsabilidade e permite que mude sua abordagem se o plano original não estiver funcionando.

Líderes valorizam a simplicidade e a flexibilidade no modelo GROW. As organizações incorporam o GROW em seus processos de gerenciamento e modelos de liderança para envolver e inspirar pessoas e organizações a alcançar um ótimo desempenho e maximizar os seus resultados.  Algumas empresas bem sucedidas no mundo, incluindo o Google, ensinam seus líderes a usar fortemente o modelo GROW para trabalhar seus objetivos e aspirações futuras.

O modelo proposto promove a expansão do potencial e o desempenho de pessoas e organizações, aumentando assim a autoconfiança, motivação, a produtividade e qualidade, a comunicação e os relacionamentos interpessoais.  Fazer perguntas eficazes de uma maneira cuidadosamente estruturada promove uma conscientização mais profunda e uma maior responsabilidade, o que leva as etapas práticas a alcançar objetivos e superar obstáculos.

O modelo GROW é um método simples focado em ações e resultados. Com o modelo proposto, é possível aumentar não apenas o desempenho, mas também o aprendizado e o prazer. Os colaboradores se tornam mais conscientes, mais responsáveis e ganham um poderoso senso de propósito em seu trabalho!!

Referências:

https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_89.htm

https://www.performanceconsultants.com/grow-model

https://www.yourcoach.be/en/coaching-tools/grow-coaching-model.php

https://www.thebalancecareers.com/coaching-questions-for-managers-2275913

https://blog.wps.com/coaching-using-the-grow-model/

Coaching for Performance , 5ª edição,  2017 – John Whitmore

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Fortaleza fortalecendo a produção de sushis e similares: Portaria SMS N°35/2020

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O elevado risco sanitário que envolve os alimentos que são consumidos crus (não sofrem processo de cocção prévia ao consumo) torna imprescindível controles sanitários específicos e rigorosos quanto à aplicação das boas práticas de preparo e comercialização. Devido ao crescente número de estabelecimentos especializados na produção e comercialização de sushis e similares e o elevado consumo dessa culinária, fez-se necessária a elaboração da referida portaria, como também a harmonização das ações de inspeção sanitária nos referidos serviços.

Deste modo, a Célula de Vigilância Sanitária de Fortaleza do estado do Ceará teve o compromisso de avançar nos processos de organização e sistematização das normas técnicas e sanitárias bem como na elaboração de atos normativos em harmonia com o Sistema Nacional de Vigilância Sanitária.

Visando a adequação desses estabelecimentos, a promoção e proteção à saúde da população, a cidade de Fortaleza adotou a Portaria SMS Nº 35/2020 que dispõe sobre os requisitos higiênico-sanitários específicos para o preparo, manipulação, comercialização e distribuição de sushis e similares.

A Portaria SMS Nº 35/2020 decreta que todo estabelecimento do município de Fortaleza que produza, manipule, comercialize e distribua sushi e similares deverá, além de seguir todos os requisitos higiênico-sanitários já constantes nas legislações vigentes, também seguir as determinações específicas desta portaria.

A inobservância ou desobediência ao disposto na presente portaria configura infração de natureza sanitária, na forma da Lei Municipal nº 8222 de 28 de dezembro de 1998, ou qualquer outra que venha alterá-la ou substitui-la. Os estabelecimentos têm o prazo de 120 (cento e vinte) dias a contar da data da publicação (Fortaleza, 29 de novembro de 2019) para se adequarem ao que dispõe esta portaria.

Em 2016, o site Food Safety Brazil também divulgou em primeira mão a Portaria 1109/2016, que aprovava as exigências mínimas para produção, preparo e comercialização de sushis e sashimis em Porto Alegre em vigor desde 23 de agosto de 2016.

E  agora, para ter acesso a Portaria elaborada para o município de Fortaleza, clique aqui e confira o conteúdo na íntegra nas páginas 48 a 51. Lembramos que esta norma é aplicável somente em Fortaleza, mas caso você queira utilizar como referência, fique à vontade!

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João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Legislação
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SWOT ou SOAR? Eis a questão! Qual a melhor ferramenta de estratégia?

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Dois métodos de análise muito utilizados para planejamento estratégico, porém a metodologia de análise SOAR tem o foco na investigação apreciativa adaptada da análise SWOT auxiliando organizações e pessoas a se concentrarem em seus pontos fortes, nas oportunidades, na visão de futuro (aspirações futuras) e nos resultados que trarão do desenvolvimento e dos objetivos estratégicos.  Ferramenta da investigação apreciativa que utiliza-se da análise SOAR para um melhor entendimento por parte dos atores empresariais que já estão acostumados ao modelo SWOT, porém com um viés mais positivo capaz de trazer resultados mais inspiradores para toda a equipe. Muitos defensores da metodologia SOAR falam dela como uma “análise SWOT positivamente reestruturada”.

O modelo de análise SOAR é utilizado para:

  • Explorar novas iniciativas;
  • Desenvolver um plano, revisões e alinhamento anuais da estratégia;
  • Focar e redirecionar esforços e recursos;
  • Desenvolvimento de lideranças;
  • Planejar a carreira ou desenvolver o plano de desempenho de pessoas;
  • E para empresas que buscam avanços em vez de melhorias graduais.

Ao conduzir uma análise SOAR, as perguntas básicas a serem respondidas são:

  1. S: Quais são os nossos maiores pontos fortes?
  2. O: Quais são as nossas melhores oportunidades?
  3. A: Qual é o nosso futuro preferido? Aspirado?
  4. R: Quais são os resultados mensuráveis ? O que nos dirá se alcançamos essa visão do futuro?

Essa abordagem é uma forma de aplicação da investigação apreciativa, iniciada no começo da década de 1980 nos Estados Unidos por David Cooperrider e Diana Withney, direcionada ao planejamento estratégico. O intuito dessa investigação é realizar mudanças – seja para pessoas ou organizações – com base em uma filosofia positiva.

Uma metodologia que engaja todos envolvidos a alcançar as mudanças desejadas pelas organizações ou pessoas em ambientes favoráveis deslocando o foco dos problemas e indo para os recursos positivos. A investigação apreciativa promove mudanças intensas, inspira pessoas e estimula a mudar o modo de pensar. Esse modelo gera uma vital conexão entre pessoas capazes de promover um ambiente de cooperação profunda. É neste ambiente de cooperação que as pessoas conseguem criar um futuro pautado por potenciais positivos e soluções criativas.

“Nós não descrevemos o mundo que vemos, mas sim, vemos o mundo como descrevemos.” David Cooperrider.

Dentro desse cenário, são criadas novas abordagens para promover um clima positivo e influenciar os colaboradores a olhar os problemas e ameaças sob uma nova perspectiva, procurando mais “o que fazemos de melhor e o que nós queremos” em vez de “o que está errado, o que está faltando, o que nós não queremos e o que está não conforme”.

Essa abordagem impacta as empresas em diversas frentes e contexto estratégico, encarando-se uma análise com foco na influência positiva e geração de mais entusiasmo e criatividade para resultados inovadores! A ferramenta envolve representantes dos vários níveis da organização para que compartilhem conversas, participem da estratégia e do planejamento estratégico. A resistência à mudança poderá ser minimizada e é mais provável que os colaboradores comprometam-se com as metas e objetivos que eles mesmo ajudaram a criar. Construir sobre os pontos fortes da organização produz melhores resultados do que gastar tempo e energia tentando corrigir os pontos fracos.

A investigação apreciativa é uma maneira particular de fazer perguntas e de prever o futuro promovendo relacionamentos positivos, aprimorando assim a capacidade de um sistema de colaboração e mudança. Ela utiliza um processo de 4 estágios conhecido como Ciclo 4D. São quatro passos que vão desde a descoberta desse núcleo positivo na organização até a aplicação do método em busca dos resultados. São eles:

  • Discovery – A DESCOBERTA: A identificação de processos organizacionais que funcionam bem. Toda organização tem um núcleo positivo e esse núcleo precisa ser descoberto. Nessa descoberta se investigará exatamente quais são os cases de sucessos organizacionais, quais as conquistas, os seus principais valores e qualidades. Tudo voltado para uma perspectiva de passado, de onde deverá ser extraído o melhor. Nada de derrotas, fracassos e falências. Tudo deverá ser em torno do positivo em função da temática apreciativa.
  • Dream – O SONHO: A previsão de processos que funcionariam bem no futuro. Visualizar o melhor futuro, o futuro ideal, o futuro sonhado. Visualizar um futuro positivo.
  • Design – O PROJETO: Planejando e priorizando processos que funcionariam bem. Depois de identificado o futuro ideal, é hora de planejar como alcançá-lo! Nessa fase da investigação apreciativa, deverão ser pensadas ações de planejamento de mudanças que possibilitem a chegada a esse futuro ideal.
  • Destiny – O DESTINO (ou A ENTREGA): A implementação (execução) do design proposto.  Neste momento, começam a ser colocadas quais serão as primeiras ações para começar a concretizar esse futuro ideal. É hora de colocar a mão na massa e ver a mudança acontecer! Nessa fase da investigação apreciativa você já estará com um pé nesse futuro tão sonhado.

A ideia básica é construir organizações em torno do que funciona, em vez de tentar consertar o que não funciona. É o oposto da resolução de problemas! A investigação apreciativa se concentra em como criar mais do que já está funcionando. Esse método é de natureza mais positiva do que muitos outros, no entanto, é uma estratégia simples, pois supõe que o sucesso gera sucesso. Muitas organizações estão de fato onde estão agora porque, ao priorizar, resolveram problemas, porém não se concentraram apenas no que não funcionava.

Modelo de Análise SOAR

Um modelo de análise SOAR é estruturado como uma simples matriz de 2 x 2, resultando em quatro quadrantes destacando as FORÇAS, as OPORTUNIDADES, as ASPIRAÇÕES, e os RESULTADOS.

FORÇAS

O que a organização faz bem, juntamente com seus principais ativos, recursos e realizações. Uma organização deve se concentrar em sua maior conquista, nos fatores únicos sobre a organização e nos fatores determinantes que garantem o sucesso da empresa. Exemplos de perguntas:

  • Em que nos destacamos?
  • Quais são as nossas maiores realizações?
  • Do que mais nos orgulhamos?
  • Quais são os nossos cases de sucesso?
  • O que nos torna únicos?
  • O que nós fornecemos que é de classe mundial?
  • Quais pontos fortes são mais valiosos em nosso mercado?
  • O que fazemos ou temos que é melhor do que qualquer outra pessoa?

OPORTUNIDADES

Circunstâncias que a sua equipe, o futuro do próprio negócio, a estratégia corporativa poderá aproveitar para obter sucesso, melhorar a lucratividade, a participação de mercados ou aumento da vantagem competitiva. Os desafios devem ser vistos como uma oportunidade perfeita para reformá-los em ganhos. A organização também vê os vários métodos para se diferenciar e se destacar dos concorrentes. Exemplos de perguntas:

  • Que parcerias levariam a um maior sucesso?
  • Que mudanças e tendências no mercado estão alinhadas com nossos pontos fortes?
  • Que ameaças vemos que poderíamos reformular como oportunidades?
  • Quais são as necessidades e desejos que atualmente não estamos atendendo dos nossos stakeholders internos e externos?
  • Existem lacunas no mercado que poderíamos preencher?
  • Há algo que podemos potencializar?

ASPIRAÇÕES

Uma expressão do que você quer ser e alcançar no futuro. Uma visão para desenvolver os pontos fortes atuais, as oportunidades mapeadas, inspirar e desafiar a situação atual. Esta é a ferramenta que mergulha principalmente a empresa no sentido de atingir seus objetivos. Concentrar nas iniciativas e processos voltados para o sucesso. Na maioria das vezes, os pontos fortes e as oportunidades atuam como as aspirações, pois oferecem meditação e momentos reflexivos. Exemplos de perguntas:

  • O que queremos alcançar no futuro?
  • Como devem ser nossos negócios futuros?
  • Como podemos fazer a diferença?
  • Pelo que somos apaixonados?
  • Que estratégias e ações apoiam nosso futuro perfeito?

 RESULTADOS

Resultados tangíveis e medidas que demonstram que você alcançou seus objetivos e aspirações. Este é um pilar vital dessa estratégia, pois se concentra em fornecer sinais indicativos para a organização. Indica se a organização está no caminho certo para a consecução dos objetivos. A empresa também se concentra em como transformar a visão de sucesso em realidade. Quando os objetivos são atingidos, a organização é motivada e a mesma tendência é mantida.  Exemplos de perguntas:

  • Que medidas nos dirão que estamos no caminho para alcançar o sucesso?
  • Como traduzimos nossa visão de sucesso em resultados tangíveis?
  • Como sabemos quando atingimos nossos objetivos?

Como fazer uma Análise SOAR efetivamente

Para obter os melhores resultados possíveis com sua análise SOAR, escolha participantes com uma ampla gama de perspectivas. O grupo deve ser composto por pessoas de diferentes departamentos da sua organização incluindo partes interessadas, como clientes, fornecedores e parceiros. Se for difícil reunir todos os participantes em um só lugar, ao mesmo tempo, deve ser proposto um compartilhamento de tela e/ou videoconferência que permitam que os facilitadores usem as ferramentas tradicionais de brainstorming, como papel para cartazes, quadros brancos e notas adesivas. Contudo, certifique-se que as ideias de todos sejam incorporadas, transcritas, conferidas e incluídas consolidando assim todas as informações relevantes.

Objetivos

Defina um objetivo claro para a análise SOAR. Comece declarando o objetivo do exercício e garanta que todos estejam claros quanto ao escopo. Esclareça em que nível da organização o processo se concentrará (estratégico, tático, projeto, produto/serviço ou nível pessoal) e em que período se destina (no próximo mês, ano ou período de vários anos). Explore a visão atual da organização, apresente dados relevantes e defina o desafio da sessão. Os resultados de análises e planos anteriores podem ser introduzidos neste momento. Você poderá usar como exemplos as Análises SWOT, Matriz BCG, Análise PEST/PESTEL, Partes Interessadas, Business Model Canvas e as 5 Forças de Porter.

Brainstormig – Chuva de ideias

Reúna sugestões e ideias. Certifique-se de que o grupo tenha um entendimento compartilhado do significado dos quatro quadrantes e das perguntas que precisam ser respondidas. Use grupos de observação para abordar cada seção da matriz SOAR. O tamanho dos grupos dependerá do objetivo da sessão, se todos estão no mesmo local, o seu papel ou relacionamento com a organização. Esta etapa é uma excelente oportunidade para envolver várias partes interessadas. Não ignore completamente as ameaças e fraquezas, mesmo que elas não estejam definidas na matriz SOAR. Em vez disso, reformule-os como uma afirmação positiva como força, oportunidade ou aspiração.

Agrupar

Esclareça o conteúdo, agrupe ideias semelhantes e exclua duplicatas. Agora você tem todas as ideias; é hora de organizá-las! Selecione duplicatas, mescle temas semelhantes e descarte qualquer uma que não esteja dentro do escopo. Essa etapa pode consumir bastante tempo, principalmente se a etapa de brainstorming foi realizada individualmente ou em muitos grupos menores.

Priorizar

Após consenso, priorize as questões de acordo com o impacto na organização. Priorize as informações identificadas na análise SOAR pedindo aos participantes que votem nas questões mais importantes de cada quadrante. Esses são os fatores que você deve abordar no seu plano. Atribua a cada pessoa um ou mais votos e solicite que eles distribuam entre os assuntos que considerem mais importantes.

Plano de ação

Crie um plano de ação com o engajamento voluntário para cada problema surgido.  Decida uma ou mais ações para cada prioridade e acorde os prazos para conclusão.

Compartilhar

Compartilhe os resultados, incluindo o plano de ação com as partes interessadas relevantes.

Gere um relatório incorporando as conclusões da análise e o plano de ação para distribuir às partes interessadas relevantes. Este relatório fornecerá de um meio para monitorar o progresso e emitir atualizações regulares. É importante que aqueles que contribuíram com a análise vejam os resultados tangíveis e as melhorias ao longo do tempo e estejam dispostos a participar de processos semelhantes no futuro.

Algumas boas práticas devem ser seguidas para que a investigação apreciativa seja bem conduzida no que se refere a Análise SOAR identificando os pontos fundamentais.

Mude seu foco para o positivo: articule seus objetivos em torno da influência, inovação e do impacto positivo que poderá gerar em seu ambiente. Esse modelo mental abrirá um mundo de possibilidades, trazendo muito mais entusiasmo e criatividade para equipe que discute os rumos do plano estratégico.

Envolva as pessoas que gerarão impacto e que serão impactadas pela estratégia: busque melhores práticas, oportunidades de melhoria e aspirações para o negócio envolvendo parceiros, fornecedores e clientes, além do seu time interno, de forma colaborativa. Isto resultará na criação de estratégias inovadoras e não numa mera perspectiva interna.

Prototipe e capacite: encoraje seu time a testar novas ideias! Permita-se ser vulnerável neste momento. Apenas cenários que admitem riscos encorajam verdadeiramente a inovação! Metodologias ágeis estão aí para suportar estes processos. Foque os resultados que almeja atingir apoiados pela liderança. Ao final, os participantes criarão objetivos atraentes, estarão engajados e mergulharão num ambiente inspirador.

Mantenha uma estratégia ‘viva’ e sustentável: envolva diversas áreas e pontos de vista (internos e externos). Para o plano se tornar sustentável é necessário simplicidade na comunicação dos principais componentes trazendo a abordagem do “menos é mais” deixando assim, um plano mais assertivo para todos.

Na análise SOAR, o foco é totalmente positivo, traz possibilidades, valoriza a participação de todas as áreas, traz um olhar externo para contribuir com as discussões e verdadeiramente aporta diversidade e colaboração com o objetivo de criar um plano de ação visionário. Quanto mais engajado seu time for na elaboração do plano, mais participativo ele será na hora de implementá-lo.

Fontes:

https://rapidbi.com/swot-or-soar-strategy-and-tools-in-business/

http://asqservicequality.org/glossary/strengths-opportunities-aspirations-results-soar-analysis/

https://tugofwarwithtime.com/swot-or-soar-which-is-better/

https://www.groupmap.com/map-templates/soar-analysis/

https://www.davidcooperrider.com/

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Celebre seus problemas: uma forma de conquistar a melhoria contínua!

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É muito comum as pessoas dentro das organizações encontrarem os culpados em situações de grandes problemas em vez de olhar atentamente e buscar a sua causa-raiz. A maioria dessas pessoas não assumem e não reconhecem os seus problemas e quiçá celebram suas falhas em busca de soluções simples e práticas.

Antes de mais nada, não existem culpados. O que existem são as causas. Porém, diante de um problema, sempre parece mais confortável e fácil encontrar um culpado ou inventar uma situação externa sobre a qual não temos o controle. Nesse cenário não se resolve nada! Todos saem confortavelmente aliviados das salas de discussões porque encontram rapidamente uma resposta para o problema e claramente descobrem um culpado ou um sintoma para o mesmo.

O profissional que reconhece, demonstra e realça seus fracassos como sabedoria desenvolvida é muito apreciado nas organizações e demonstra a capacidade de resiliência e aprendizados com os erros vividos. São os profissionais que possuem a cultura de accountability. Nem todos sabem lidar com o fracasso!

Thomas Edison costumava dizer que nunca tinha fracassado na vida: “Eu só encontrei 10 mil alternativas que não funcionaram”.  Edison era muito obcecado em criar, testar, descartar e produzir uma invenção. Muitas vezes ele costumava dormir no laboratório durante suas pesquisas. Com isso, fundou a grande GE (General Eletrics), uma empresa que fatura hoje mais de US$ 150 bilhões e que provocaria um caos mundial se deixasse de existir.

Thomas Edison tinha um amigo que também convivia harmoniosamente com a cultura de fracassos. Sua primeira companhia, a Detroit Automobile Company faliu depois de 3 anos iniciada suas operações. Não satisfeito, pôs seu próprio nome na empresa seguinte: Henry Ford Company. Essa fracassou ainda mais rapidamente! Menos de 2 anos e a companhia tinha falido. Henry Ford seguiu o provérbio japonês: se cair duas vezes, levante três vezes. Nessa lógica, ele fundou uma nova companhia, a Ford Motor Company.  Antes do sucesso do seu famoso Ford Modelo T ele tinha passado por todo o alfabeto de modelos e a cada letra, cada modelo, um nível de fracassos e falhas. Essas falhas foram essenciais para a solidez desse negócio. Segundo Henry Ford, fracasso era somente uma grande oportunidade para começar novamente e melhorar continuamente sempre de forma inteligente e inovadora um novo projeto.

Tempos depois, Edison e Ford já eram considerados e consolidados como grandes cases de sucesso de empreendedores que celebravam o fracasso.

Outro grande exemplo foi Thomas Whatson que consolidou-se como um grande empreendedor de sucesso e que passou também a viver a cultura de fracasso. Ao assumir a IBM ele logo espalhou internamente: “perdoamos fracassos que tragam aprendizados.” Quando questionado sobre os resultados da cultura implantada, ele afirmava: “Você gostaria que eu lhe desse uma fórmula para o sucesso? Isto é muito simples, realmente. Dobre a sua taxa de fracasso, falhas. Você está pensando em fracasso como o inimigo do sucesso, mas isso não é tudo. Você pode ser desencorajado pelas falhas ou você pode aprender com elas. Então vá em frente e cometa erros. Faça tudo o que puder. Porque, lembre-se: é onde você vai encontrar o sucesso. ”

Nas palavras do escritor americano Denis Waitley: “O fracasso deveria ser nosso professor, não nosso coveiro. A falha é um atraso, não uma derrota. É um desvio, não uma rua sem saída. O fracasso é algo que conseguimos evitar apenas se não dissermos nada, se não fizermos nada e se não formos nada.”

Desde então, celebrar o fracasso se tornou um dos fortes pilares de resiliência dos melhores empreendedores, líderes e executivos. Porque é impossível escrever uma trajetória de sucesso apenas com vitórias!

Em 2016, Phil Knight, cofundador da Nike, lança sua autobiografia – A Marca da Vitória: A Autobiografia do Criador da Nike. Nas 386 páginas do exemplar, as 342 primeiras páginas são recheadas, sem rodeios ou maquiagens, sobre suas dificuldades, fracassos e como a Nike estava prestes a quebrar entre os anos de 1962 e 1980. Nesse 18 intensos anos de dificuldades, Knigth manteve sempre seu mindset de corredor representado pela sincera campanha de endomarketing da companhia: “Não há linha de chegada. Vencer a competição é relativamente fácil. Vencer a si mesmo é um compromisso sem fim.”

A cultura de celebrar e enfrentar os seus problemas deve ser muito bem vivida pelas organizações. Uma cultura que deve enxergar os problemas como um meio para alcançar os bons resultados. Em vez de escondê-los, as organizações precisam aprender a celebrá-los. Isso acontece quando as companhias têm a segurança psicológica e nesse cenário, as pessoas costumam falar abertamente sobre o que deu errado e, rapidamente, partem em busca das soluções. É comum todos quererem falar somente sobre o que vai bem. Mas, para buscarmos a melhoria contínua em uma organização, é preciso saber e levantar também o que vai mal.

Numa reunião de diretoria, por exemplo, é bastante comum que os executivos compartilhem somente os bons resultados de sua área. O presidente de uma empresa deve enfrentar seus problemas e fazer diversos questionamentos: “Quais são os problemas de sua área? O que você está precisando melhorar? O que mais o incomoda? Em uma próxima reunião de resultados, você poderia trazer um levantamento dos seus principais problemas e como você está fazendo para resolvê-los? E para finalizar, gostaria também de saber o que Eu (como presidente) e nós (como pares) podemos fazer para ajudá-lo”.

É fundamental que a liderança dê a real importância aos problemas e os discuta sem emoção. É necessário elogiar as lideranças que tornam explícitos os seus problemas e o íntimo desejo de atacá-los, nos diferentes níveis de liderança da organização. O receio e o medo natural que as pessoas têm de fazer essa prática podem ser vencidos à medida que as lideranças (a começar pelo presidente) começarem a agradecer àqueles que apresentam problemas para ser resolvidos e também os ajudar nessa tarefa.

Para isso, toda empresa deve capacitar os colaboradores no método de solução de problemas e desenvolver as habilidades necessárias para atuar na cultura de fracassos com uma maior maturidade. Quando a empresa investe no treinamento do time, as pessoas aprendem a analisar as questões difíceis encontrando suas verdadeiras causas e dando uma solução definitiva sem a transferência de culpa nem a busca de culpados.

Esses tipos de organizações ganham vantagem, crescem e tornam-se competitivas a cada dia. Seus colaboradores precisam aprender, reconhecer os gaps estabelecidos e definir metas para o seu atendimento. A equipe precisa entender o que é um problema, saber convocar um time de melhoria e montar um plano de ação robusto. É necessário criar a prática da execução. Controlar a execução, padronizar e verificar o cumprimento de padrões, conduzir reuniões de follow up para as metas e a solução de problemas. Não basta somente ter o conhecimento teórico, é preciso por a mão na massa e praticar (hands on learning).

Ninguém gosta de fracassar. Para muitos a falha é sinônimo de derrota. O fracasso dá experiência para aqueles que tentam e sabedoria para aqueles que vão tentar na próxima. O fracasso é o combustível propulsor para algo melhor. É o combustível para promoção da melhoria contínua. É o motor da inovação. Não morra de medo de dar um passo em falso e colocar tudo a perder. Respire, tenha calma e celebre o fracasso. Ele é importante para o crescimento e solidez da cultura do Ciclo PDCA e Ciclo de Melhoria Contínua.

Está na hora de aprendermos a aproveitar as nossas falhas e aproveitar ao máximo o erro já existente. Falhe, falhe rápido e busque corrigir o erro para o sucesso das organizações.

Celebre o Sucesso. Falhe com persistência. Não pare. Faça diferente. Veja e aprenda. Descubra novas habilidades. Descubra quem são os seus pares de verdade. Não seja arrogante ou orgulhoso. Encontre seus pontos cegos. Peça ajuda, planeje. Pratique o seu jogo. Fechar os olhos durante um erro é um desperdício de experiência. Examine o seu fracasso. Faça um estudo de caso sobre o que precisa mudar. Propósito e paixão, unida à sabedoria tornam-se as pedras fundamentais em que legados são construídos. A falha cega é o que acontece quando nós tropeçamos sem nenhuma paixão ou propósito pelo que fazemos.

Em algumas organizações, se um colaborador comete um grande erro, você pensa imediatamente em demitir por justa causa e acha que tudo será resolvido. OK? Errado!! Se você tem esse tipo de colaborador na sua equipe e ele toma uma decisão errada, ao demiti-lo, você acabou de investir muito dinheiro na formação de um colaborador que poderá ir trabalhar diretamente para o seu concorrente.

Pratique a cultura de falhas. A repetição é uma ferramenta poderosa. A prática leva à perfeição. E é justamente ela que vai ajudar você a superar as pequenas falhas. Torne a prática digna de seu jogo. Atletas treinam por anos para competir com os melhores do mundo no que fazem. Sua prática remodela sua mente, corpo e reflexos. Fazer pequenos ajustes lhes permitem superar as deficiências e reforçam os hábitos que tornam sua vontade de ser melhor. Não é fácil. É um hábito praticado. Porque é impossível escrever uma trajetória de sucesso apenas com vitórias!

Fontes:

https://leadchangegroup.com/epic-fail-5-ways-to-build-a-culture-of-failure/

https://pme.estadao.com.br/blogs/blog-do-empreendedor/celebre-seus-fracassos-e-a-melhor-forma-de-vencer-a-si-mesmo/

https://www.ge.com/br/nossa-empresa/historia/1946_1956

https://www.viajarcorrendo.com.br/2018/10/a-marca-da-vitoria-nike.html

https://www.oficinadanet.com.br/post/16128-historia-ibm

6 min leituraÉ muito comum as pessoas dentro das organizações encontrarem os culpados em situações de grandes problemas em vez de olhar atentamente e buscar a sua causa-raiz. A maioria dessas pessoas […]

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Cultura de Protagonismo (Accountability) na Indústria de Alimentos

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A disciplina é um fator crítico e decisivo para o sucesso do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Usada da maneira certa, a disciplina estabelece o compromisso de uma organização na aplicação das regras e nos procedimentos para manter a consistência, transparência e qualidade, incentivando e engajando os colaboradores a estarem sempre atentos em relação às normas e aos procedimentos de segurança, especialmente quando se envolvem em tarefas de alto risco.

Já a disciplina punitiva, aplicada de maneira errada ou na hora errada, pode prejudicar a segurança e a cultura de alimentos. É o que chamamos de “dilema da disciplina”, e se torna mais aparente quando se concentra no fracasso, em vez de se promover o sucesso.

Quando se trata de promover fortes resultados, o foco deve estar em assegurar que as pessoas tenham as competências e as ferramentas necessárias para trabalhar na garantia da segurança dos alimentos. Isso significa que a disciplina deve ser usada para gerar responsabilidade sobre o desempenho e elevar a performance em Food Safety.

Em organizações que se destacam, todos são responsáveis pela qualidade e a segurança de alimentos!!

Os líderes podem basear-se em três princípios para promover a responsabilidade em sua organização: contexto, direção e rastreamento.

Contexto: ajudar as pessoas a entender o seu papel estratégico dentro da cadeia de segurança na organização. O papel da liderança é modelar os comportamentos desejados e criar um ambiente e uma cultura nos quais os colaboradores possam trabalhar para promover a segurança de alimentos. Em tal cultura, os colaboradores comprometidos, além das regras estabelecidas, compartilham, discutem problemas e colaboram com ideias juntamente com os parceiros de trabalho sobre questões estratégicas de Food Safety. O papel desses líderes é promover boas práticas, fornecer feedback, apoiar e reconhecer os colaboradores que possuem e propagam a disciplina. O contexto também cria responsabilidade ajudando as pessoas a entender como o alto desempenho dos processos as beneficia.

Direção: trata-se de ajudar as pessoas a desenvolver e atingir objetivos claros que se vinculem às metas de Food Safety na organização. Toda a liderança precisa ter objetivos de Food Safety claros e específicos. Espera-se que os colaboradores da linha de frente sigam as regras e os procedimentos e participem ativamente dos programas de qualidade e segurança de alimentos estabelecidos.

Rastreamento: medir o desempenho em relação aos objetivos por meio de processos de monitoramento e sistemas de suporte bem projetados, simples e eficazes. O rastreamento exige que os líderes garantam a eficácia dos processos e sistemas e usem os dados coletados para fornecer feedback de sucesso e orientação. É importante concentrar o rastreamento nas informações, e não na opinião. As métricas geralmente desempenham um papel nisso, mas as informações sobre os comportamentos observados ou relatados também são importantes.

Os três princípios estabelecidos e associados promovem aos líderes uma base sólida quanto à responsabilidade pela cultura de segurança de alimentos, vinculada à disciplina e à transparência.

A indústria 4.0 traz um novo cenário onde devemos nos reinventar e nos modelar para atender a uma onda altamente tecnológica e conectada. Isso impacta diretamente o perfil das lideranças nas organizações. Gestores são fortemente desafiados para inovar, motivar e gerir de forma assertiva, focando o desenvolvimento dos seus colaboradores e lidando com as responsabilidades e as circunstâncias das novas mudanças. As lideranças precisam mudar o velho pensamento cartesiano para uma mentalidade exponencial caso elas queiram sobreviver em um mercado complexo e em transformação.

Ascensão da alta tecnologia, surgimento de novas gerações e a instabilidade econômica permitiram e exigiram a criação de modelos de negócios mais inovadores com atuação mais ágil. Nesse cenário um conceito começou a ganhar força ocupando espaços na cultura das organizações pelo mundo todo, a cultura de accountability, fundamental para o sucesso das organizações, o fio condutor dos negócios.

Sem ainda uma tradução fiel para o português, o accountability fala de uma cultura de responsabilidade, protagonismo, autonomia e coragem. Responsabilização pelos seus comportamentos e atitudes, responsável pelo seu desenvolvimento e compreensão da sua atuação diante das vitórias e derrotas tomando como pontos vitais de crescimento, reconhecendo e assumindo todos os sucessos e insucessos a frente de suas atividades.

Segundo o autor de Accountability: The Key to Driving a High-Performance Culture, Greg Bustin: “Quando bem vivida a cultura de accountability nas organizações, a confiança, o engajamento, o senso de pertencimento é facilmente percebido e o crescimento da receita e do lucro é consistente.”

Segundo ele, cria-se um DNA de propósito, responsabilidade e realização. O líder tem um importante papel para auxiliar e dar suporte na transição do velho modelo mental de comando e controle para o de construtivismo, que apoia a evolução da carreira de todo o time. Empatia, capacidade de saber ouvir, dar feedbacks e colaboração são competências mais apreciadas para desenvolver o que chamamos de um líder accountable. Esse profissional deve acompanhar o progresso dos liderados, analisando o seu desempenho, o engajamento e protagonismos, impulsionando-os para o seu desenvolvimento, colaboração e conexão, trabalhados diretamente alinhados à missão e visão da organização.

Proatividade, engajamento, resiliência e visão estratégica são apenas alguns exemplos de atribuições buscadas pelas organizações e é nesse quesito que entra a palavra accountability.

Pessoas accountable possuem um enorme valor para as organizações, pois são profissionais que cumprem a palavra, entregam o que prometem e assumem a responsabilidade voluntariamente. Estamos falando da responsabilidade como um comportamento intrínseco.

E quais as dicas para se tornar um profissional accountable?

Primeiramente é necessário mudar o modelo mental, sair do vitimismo e entrar no protagonismo. Demonstrar um profundo engajamento, ter senso de pertencimento, ser uma liderança inspiradora, trabalhar com objetivos e metas claras, rever as práticas existentes e correlacionar com a congruência. Realizar menos julgamentos e utilizar mais encorajamentos, desenvolver uma postura de líder coach e líder mentor com o uso de ferramentas para ajudar nos negócios. Ser o fio condutor da excelência e possuir uma forte clareza da estratégia e consciência dos resultados sabendo que tipo de conduta é esperado deles.

A cultura de accountability permeia forte atitude ágil de resolução de problemas e implementação de estratégias com rapidez e a abertura quanto aos fracassos cometidos e responsabilidade assumida bem como a capacidade de aprendizado com os erros vividos.

Cada empresa tem suas práticas de gestão de pessoas para promover o accountability, mas uma coisa é certa: quanto mais engajado o colaborador estiver com a missão e a estratégia, mais este vai contribuir com inovações para manter e elevar os resultados e a sustentabilidade de negócio. Entre outras palavras, accountability significa não esperar as ordens virem de seus superiores, mas sim tomar as atitudes necessárias para resolver os problemas, assumir suas responsabilidades. É fundamental ter em mente que, para obter os resultados desejados, é preciso ir além do que é esperado.

Em oposto ao comportamento de protagonistas, temos os profissionais que não assumem as próprias ações: os vitimistas ou em novos termos, o próprio desculpability. Colaboradores que agem com modelo mental de dar desculpas e culpar os outros, transferindo também responsabilidades, o que torna-se parte permanente da personalidade da pessoa. Quem age assim reclama de tudo, não colabora em nada, tem que ser empurrado, entrega resultados parciais e, diante de cenários difíceis, não consegue ver luz no fim do túnel. Por outro lado, quem convive com pessoas assim, em casa ou no trabalho, sofre muito e trabalha mais do que deveria porque, além de fazer a sua parte, também tem que fazer a do outro. O desculpability existente pode ser neutralizado com o modelo mental da cultura de accountability, a virtude moral que nos faz pensar e agir como dono e entregar resultados excepcionais.

Inspirar-se, reunir energias e assumir o próprio papel na empresa são comportamentos que ajudam a encontrar melhores resultados e superar qualquer desafio que possa aparecer.

Fontes:

https://foodsafetytech.com/news_article/the-accountability-factor-in-food-safety-culture/

https://ise.org.br/blog/voce-anda-cultivando-sua-accountability/

https://www1.folha.uol.com.br/empreendedorsocial/colunas/2015/09/1685881-desculpability-uma-barreira-para-a-alta-performance-de-gestores.shtml

 

 

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Auditoria Estratégica | MBWA – Management By Walking Around

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Mais um excelente método de gestão nos desafia a criar novas estratégias para alinhar e alavancar os resultados do Sistema de Segurança de Alimentos, exigindo de todos uma maior integração e envolvimento.

Alguns minutos de planejamento, algumas conversas e um negócio transformado!

O termo MBWA vem de Management By Walking Around, que pode ser traduzido como “gerenciamento andando por aí”. Uma ferramenta estratégica para ser utilizada no chão de fábrica, onde as coisas realmente acontecem. Ferramenta de gestão muito parecida com o método japonês utilizado na Toyota, a Auditoria Gemba Walk, já compartilhada aqui por mim em outro post.

O MBWA é uma ferramenta de liderança estratégica que coloca você em foco e conexão com os seus colaboradores envolvendo a sua força de trabalho no negócio, na visão e nos objetivos da organização. O MBWA é mais do que um simples passeio e bate-papo dos líderes pelo chão de fábrica: é uma interação planejada e organizada que fornece a você vários insights sobre a cadeia de processos dos alimentos, política, cultura, comportamentos e atitudes dos colaboradores. O modelo de Auditoria MBWA tem o poder de solidificar a cultura, fortalecer bons hábitos, comportamentos e solucionar problemas minimizando custos com reclamação e redução de acidentes.

Se você quer saber o que está acontecendo em sua organização, precisa se conectar com seus processos e as pessoas que produzem os resultados! O conceito de gerenciar em pé entre os colaboradores e conversar com eles cara a cara tem sido usado por vários líderes e organizações por décadas. O termo ” Gestão por Andar a Pé ” foi popularizado na década de 1980.

Em 1982, os consultores de gestão Tom Peters e Robert H. Waterman propuseram o conceito em seu livro In Search of Excellence: Lessons from America’s Best Run Companies. No livro, Peters e Waterman examinaram as empresas de sucesso, percebendo um denominador comum entre as mais bem-sucedidas. Segundo eles, as empresas de sucesso tinham CEOs e líderes que passavam grande parte do tempo no campo, em vez de ficarem confinados em seus escritórios. Peters e Waterman notaram que esses líderes estavam mais conscientes das operações e, em geral, tinham melhor capacidade de resolver problemas. Peters escreveu um livro, A Paixão pela Excelência, em que continuava a afirmar o estilo como o elemento central da excelente liderança.

A ideia ganhou mais atenção quando William Hewlett e David Packard, os fundadores da Hewlett Packard (marca registrada do crescimento da HP), mencionaram a teoria como parte do ” HP Way “. As lições aprendidas com a empresa de tecnologia foram, de fato, examinadas e apresentadas por Peters e Waterman.

O estilo de gerenciamento de perto e pessoal tornou-se uma opção popular para organizações e outras grandes empresas logo seguiram os ensinamentos de Peter e Waterman. A Disney implementou a gestão Walking By Around, fazendo com que seus líderes trabalhassem juntos com os seus colaboradores. Steve Jobs, da Apple, era outro grande defensor do estilo, colocando-se em situações em que precisava lidar diretamente com os clientes.

Apesar do conceito ter sido desenvolvido pelo pessoal da HP, outros grandes empreendedores desenvolveram práticas semelhantes. Sam Walton (Walmart), Walt Disney (Disney World) e Luiza Trajano (Magazine Luiza) são exemplos bem-sucedidos de praticantes do MBWA. Sam Walton, além de andar muito pelas lojas e pelos centros de distribuição, adorava tomar café com os motoristas de caminhão. Aprendia muito com as dicas dos caminhoneiros. Chieko Aoki, empreendedora da rede de hotéis Blue Tree Hotels, diz que sempre aprende muito com as camareiras da empresa, mesmo aquelas que executam as atividades mais simples na empresa.

Confira o vídeo no Youtube de Tom Peters retornando ao seu tema favorito de Em Busca da Excelência, MBWA: Gerenciando por Walking Around, exemplificando Howard Schultz quando CEO da Starbucks.

Você deve sair do seu espaço e ir aonde as pessoas estão fazendo seus trabalhos. A principal finalidade do MBWA é descobrir os pensamentos e as opiniões das pessoas. Disseminar o conhecimento na organização, incentivar compreensão das melhores práticas e compartilhá-las com os colaboradores requer uma gestão transparente e participativa.

Abaixo, algumas dicas para uma excelente auditoria no estilo MBWA:

  1. Torne o MBWA parte de sua rotina. Inclua o MBWA em sua agenda! Quanto mais vezes você faz isso, melhores resultados você terá.
  2. Não traga uma comitiva! O MBWA funciona melhor como um fluxo de conversas com colaboradores individuais. Trazer assistentes ou outros líderes com você provavelmente inibirá a discussão.
  3. Visite todos. Esteja disponível e acessível a qualquer colaborador. O intuito é que entre em contato diretamente com a situação real vivida pela empresa, ao mesmo tempo que ensine novos métodos e faça aconselhamentos para a resolução de problemas. É uma oportunidade excelente para passarem os valores da empresa pessoalmente, inclusive dando/sendo o exemplo.
  4. Peça sugestões e reconheça boas ideias. Pergunte a cada funcionário sobre suas ideias sobre como melhorar produtos, processos, vendas ou serviços. Então, se a ideia de alguém levar a um resultado positivo, divulgue a sugestão de quem foi e mostre que você está pronto para dar crédito a quem merecer.
  5. Acompanhe as respostas. Se você não puder responder à pergunta de um colaborador no momento, não se esqueça de voltar a ele com uma resposta mais tarde. Além de ser cortesia comum, gera confiança. Crie um ambiente de confiança e compreensão mútua, no qual as pessoas se sintam livres para expressar suas ideias e opiniões, problemas e preocupações.
  6. Não critique! Lembre-se: você está em uma missão com o objetivo de construir um relacionamento. Evite minar esses objetivos. Se você achar que um colaborador não está executando seu trabalho corretamente, não tente mudar o comportamento no local. Em vez disso, anote-o e resolva o problema em outro momento e em outro cenário.
  7. Saiba ouvir! Seja humilde! Liderar é, antes de tudo, servir. O MBWA oferece a oportunidade de o gestor ser um líder servidor, mas ser humilde também implica saber ouvir e buscar a sabedoria de todas as pessoas, inclusive daquelas que executam as atividades. É fundamental saber ouvir e praticar a escuta ativa.
  8. Enxergue os pontos fortes e fracos. O gestor atende aos colaboradores na situação real do ambiente de trabalho e, portanto, obtém uma experiência em primeira mão do que está acontecendo. Isso permite que ele tenha uma noção melhor das coisas que estão acontecendo ao seu redor e isso resultará em uma melhor compreensão dos pontos fortes e fracos da organização.
  9. Cultura de feedback. O MBWA fortalece um ambiente de feedback, no qual todos podem fornecer aos gestores ideias, dicas e sugestões para agir. É fundamental que os colaboradores percebam que há um esforço genuíno para uma comunicação mais eficaz entre as partes.
  10. Traz transparência. A “bolha gerencial” é removida e os gestores não veem apenas o que querem ver ou o que os colaboradores querem apresentar a eles, mas têm uma ideia realista do que está acontecendo.

Os pontos acima podem levar ao aumento da eficiência operacional. O ambiente de trabalho positivo aumenta a motivação do trabalhador e os gestores têm uma melhor compreensão das decisões corretas de operações que devem ser tomadas.

A liderança poderá resolver os problemas mais rapidamente encontrando as pessoas certas cara a cara, em vez de confiar em elaborar uma série de e-mails. Em vez de esperar por uma resposta, um gestor pode simplesmente perguntar sobre a situação.

Isso também significa que o feedback sobre problemas e ideias é instantâneo, resultando em ações mais rápidas. O colaborador e o gestor não precisam esperar pelo momento “certo”, mas podem fazer ajustes imediatamente quando as coisas surgem e são resolvidas. Se o esclarecimento for necessário, pode ser tratado no local.

Presidentes e diretores de grandes empresas no Brasil e no mundo passaram a adotar o MBWA para ter outra perspectiva da empresa e mais contato com o que realmente ocorre no negócio. De cima, tudo parece fácil e óbvio, mas quando esses executivos interagem com seus colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, voltam estarrecidos sobre como estavam equivocados.

Fontes:

http://fortune.com/2012/08/23/management-by-walking-around-6-tips-to-make-it-work/

http://www.whatmakesagoodleader.com/management-by-walking-around.html

https://www.cleverism.com/management-by-walking-around-mbwa/

https://www.youtube.com/watch?v=wU9ccV6Af14  

https://www.youtube.com/watch?v=hr1wtejENPg

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Fadiga humana: perigo oculto para a segurança de alimentos

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A fadiga humana pode apresentar-se como um perigo oculto na indústria de alimentos e pode ser entendida como o estado fisiológico de redução da capacidade de desempenho mental ou físico resultante da falta de sono, insônia e vigília estendida que isolados ou associados podem prejudicar o estado de alerta e a habilidade de operar e desempenhar com segurança as tarefas relativas à segurança de alimentos.

Por esse motivo, o risco de fadiga nas operações de alimentos é um tema que vem sendo discutido fortemente, buscando formas de gerenciamento desse fator humano em prol da segurança operacional.

A fadiga no trabalho é causada por um conjunto de fatores fisiológicos, psicológicos, ambientais e sociais. Em contexto de trabalho, a fadiga é um estado de esgotamento mental e/ou físico que reduz a capacidade do indivíduo realizar a sua atividade de forma segura.

Um estudo da fadiga humana verificou que a fadiga predispõe o trabalhador para: diminuição da produtividade e qualidade do trabalho; perda de tempo; aumento da rotatividade de pessoal; doenças e acidentes de trabalho e diminuição da capacidade de esforço. Em suma, a fadiga é um redutor da eficiência.

A fadiga humana é uma condição generalizada e mais preocupante do que a maioria imagina. Em 2017, foi realizado um estudo pelo Conselho Nacional de Segurança (NSC) com 2.010 adultos referente à fadiga humana no local de trabalho em diferentes indústrias de alimentos. O estudo relatou algumas descobertas e conclusões sobre fadiga expressas na lista abaixo:

•        97%  têm um visível decréscimo da performance

•        76%  chegam já cansados ao trabalho

•        53%  sentem-se menos produtivos

•        39%  têm dificuldades em lembrar

•        44%  têm problemas de foco

•        27%  têm dificuldades em tomar decisões

Esses resultados fornecem uma visão das várias maneiras pelas quais a fadiga humana pode nos afetar tanto dentro quanto fora do trabalho.

A segurança dos alimentos desempenha um papel de guardião na proteção da saúde pública para surtos de doenças alimentares. Para manter o público seguro de contaminação por alimentos, a segurança é regulamentada por muitas agências nacionais e multinacionais que impõem processos baseados em normas rígidas aplicadas em diferentes estágios ao longo da cadeia de alimentos. Estas incluem inspeções, auditorias, testes, validações e qualificações em toda a cadeia de processos, da entrada de matéria prima, processos, embalagem, armazenamento e distribuição. Qualquer brecha no Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos pode ter resultados indesejados ou desastrosos.

A maioria das agências reguladoras de segurança dos EUA não reconhecem a fadiga humana como contribuinte para erros humanos, lesões ou acidentes no local de trabalho. Isso ocorre porque não há nenhuma codificação federal, requisitos regulatórios ou diretrizes aplicáveis que identifiquem a fadiga humana como um risco de segurança que exija mitigação. No entanto, existe uma extensa pesquisa que investigou o impacto negativo da fadiga humana sobre o desempenho humano e a segurança no local de trabalho em diferentes ambientes industriais, incluindo os Centers for Disease Control and Prevention – Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) e o National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH) – Instituto Nacional de Segurança e Saúde Ocupacional. Lamentavelmente, a pesquisa sobre a fadiga humana e seus malefícios permanece em grande parte bloqueada na comunidade acadêmica.

Enquanto isso, ainda resta uma necessidade importante de informar os trabalhadores sobre os riscos que a fadiga humana representa. Por quê? No estudo NSC 2017 sobre fadiga no local de trabalho, citado anteriormente, foi relatado que 80% (1.608) dos 2.010 pesquisados não entendiam o que era a fadiga e os seus fatores de risco associados ao local de trabalho e aos riscos à segurança dos alimentos.

A segurança dos alimentos deve ser entendida com tamanha relevância quando comparada a outros setores, como construção e saúde. Devido à falta de alinhamento quanto a essa criticidade, há poucas pesquisas como parte crítica do contexto sobre a fadiga humana na segurança dos alimentos. Além disso, como não há exigência regulatória, não há dados históricos de segurança ocupacional para avaliar o papel da fadiga humana em erros, lesões ou acidentes humanos. Apesar dessas desvantagens, isso não impede o uso de pesquisas sobre fadiga humana encontradas em outras áreas de trabalho e sua comparação com a segurança de alimentos.

Fadiga Humana

A fadiga humana não é uma condição que acontece imediatamente. Começa com uma perda consistente de sono ao longo do tempo. Um sono de má qualidade pode causar cansaço, esgotamento, dores no corpo, além de prejudicar a atenção e a memória. A perda de sono é uma incapacidade de receber regularmente uma quantidade adequada de sono com qualidade. Existem muitas fontes que contribuem para a perda do sono. Elas incluem estresse mental ou emocional, uso de medicamentos, fatores induzidos pelo trabalho e escolhas de estilo de vida. Estes podem existir isoladamente ou potencializar em combinação com outros.

A National Sleep Foundation recomenda que adultos de 18 a 64 anos recebam pelo menos 7 a 9 horas de sono por dia para ficar fisicamente descansados e mentalmente alertas. Geralmente recebemos menos do que a quantidade recomendada.

Em um estudo realizado pelo CDC, cerca de 180.000 trabalhadores foram entrevistados durante um período de dois anos representando diferentes indústrias. Os resultados mostram que aproximadamente 38% dos trabalhadores, com idades entre 18 e 54 anos, recebem menos de 7 horas de sono por dia. Nesse mesmo estudo, foi relatado que 40% dos trabalhadores que exercem atividades em segurança de alimentos, receberam menos de 7 horas de sono por dia.

O sono é uma necessidade biológica. Você pode ficar sem água ou comida por dias, mas não pode ficar sem dormir por dias. O sono é um tempo reservado para o corpo realizar uma série de funções vitais de manutenção física e mental. Após a conclusão do sono, o corpo produz uma pessoa fisicamente completa, descansada e mentalmente alerta.

 Quando essa quantidade adequada ou a qualidade do sono não é obtida, o corpo responde enviando diferentes sinais de alerta para nos informar que mais sono é preciso. Essas advertências produzem aumentos e diminuições notáveis nas capacidades físicas e mentais, bem como mudanças comportamentais. Alguns sinais de alerta são percebidos:

•        Baixa criticidade na tomada de decisão e gestão de riscos

•        Aumento potencial da sonolência

•        Aumento da irritabilidade

•        Baixa concentração

•        Falta de atenção

•        Baixo poder de julgamento

•        Baixa motivação interna

•        Falhas de comunicação

•        Baixo tempo de resposta

Infelizmente, mesmo quando esses sinais de alerta estão presentes, não damos a mesma importância ao sono do que nosso corpo. O pensamento de compensar o sono perdido ou estabelecer um horário regular de sono não é uma prioridade. Essa visão imprecisa do sono resulta em um padrão de sono aleatório e uma aceitação do cansaço como sendo uma condição normal.

Risco de segurança?

Raramente pensamos em perda de sono como um risco à segurança dos alimentos ou um contribuinte para o erro humano. Em vez disso, geralmente entendemos a segurança como um conjunto de processos, regras ou práticas de fazer e não fazer. Portanto, a perda do sono não se qualifica ou se encaixa no que sabemos sobre segurança. No entanto, quando um trabalhador chega ao trabalho cansado, a perda de sono se torna um risco de segurança legítimo.

Considere isto: Quantas vezes você se sentiu totalmente descansado e mentalmente alerta depois de ter dormido menos? Pensando que tudo esteja bem, você inicia o seu turno e apenas começa a perceber o quão cansado você realmente está somente mais tarde. Você se vê esquecido, andando devagar e com a concentração prejudicada. É só então que você percebe que deveria ter dormido um pouco mais!!

Este exemplo mostra o quão inadequados somos ao avaliar nosso próprio nível, cansaço ou gravidade. Mesmo quando percebemos nosso cansaço, tendemos a ignorá-lo. É nossa aceitação de cansaço e uma relutância para prevenir ou remediar esta situação que faz com que essa perda de sono seja um alto risco de segurança (perigo oculto, perigo escondido).

Para entender quanto sono você está perdendo, você pode fazer essa simples autoverificação registrando as suas horas de sono e o padrão ideal para um bom sono.

Monitorar a qualidade do sono é vital para melhorar o desempenho dos colaboradores!!

Registre o número de horas de sono que você deve receber versus as horas que você realmente recebe por dia. A diferença nessas horas é a sua dívida de sono. Você também pode registrar o quanto está cansado ou revigorado depois de cada dia. Conforme você acompanha, preste especial atenção ao número de horas de dívidas que você acumula durante um determinado período. Se a sua dívida de sono parece estar se acumulando regularmente, é provável que você esteja mais cansado do que pensa e um risco potencial de segurança pode emergir.

Para recuperar-se da perda de sono, é muito importante pagar as horas de sono que foram perdidas. A maneira pela qual você paga as horas da dívida do sono varia amplamente de pessoa para pessoa. Faça o que funciona melhor para você: seja qual for a melhor maneira ou escolha, o sono extra que você decide receber deverá ter a quantidade e qualidade adequadas.

O que você fará?

Portanto, a fadiga humana é um risco de segurança pessoal e oculto que está à espera de acontecer. Não importa se você é um colaborador de chão de fábrica, supervisor ou gerente de indústria. A causa raiz estará em decidir o quanto ou quão pouco você conseguirá dormir e como está descansado  e consistente. Devemos nos lembrar constantemente que somos responsáveis pela nossa segurança pessoal e pela segurança do público a quem servimos.

 

Fontes:

https://www.foodsafetymagazine.com/enewsletter/human-fatigue-a-hidden-food-safety-hazard/

https://www.nsc.org/work-safety/safety-topics/fatigue/survey-report

6 min leituraA fadiga humana pode apresentar-se como um perigo oculto na indústria de alimentos e pode ser entendida como o estado fisiológico de redução da capacidade de desempenho mental ou físico […]

João Paulo Ferreira<span class="bp-verified-badge"></span> João Paulo Ferreira
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Fator RH
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