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Como passar em uma auditoria de certificação?

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Como já comentei aqui no blog, vejo auditorias como horas de vôo…. quanto mais experiência temos com esta situação, de certa forma mais confortáveis ficamos com os acontecimentos e imprevistos que podem ocorrer no período que antecede e durante a própria auditoria.

Pra começar, creio que precisamos substituir o termo “sofrer auditoria” por “receber auditoria”. Claro que sempre buscamos um resultado positivo, mas com certeza os desvios identificados, sejam eles de qualquer grandeza, podem nos trazer conhecimento ou no mínimo nos fazer exercitar soluções para as mais diversas situações do dia a dia.

Já vi pessoas forjando documentos, correndo atrás de animais/pragas dentro do processo produtivo, escolhendo a equipe que vai trabalhar durante o horário comercial na semana da auditoria…. e por aí vai.

O que posso dizer…. há uma fórmula mágica pra passar em auditoria?

formula_magica

Sinto informar: não há!

Acho que pra começar, temos que ter o pé no chão e saber que muitas vezes a solução não está em grandes investimentos. Em determinadas situações, não conseguimos fugir de investir em adequações de infraestrutura, algumas soluções tecnológicas e assim por diante… mas também temos casos onde o que precisamos é de criatividade, disciplina e comprometimento para poder solucionar os percalços e encontrar uma saída para um problema do SGSA.

Menos é mais….. cuidado ao escrever os procedimentos / documentos da organização. O ideal é encontrar o ponto exato em que se atende ao requisito e se é possível aplicar na prática o controle, a execução da atividade ou o que quer que seja. Não adianta de nada escrever que a inspeção ou controle será feito a todo segundo se é impossível de fazê-lo. Sejamos realistas e conscientes!

Só assim o sistema conseguirá se manter sólido o suficiente para ser durável.

Estabelecer procedimentos e instruções mirabolantes muitas vezes não resolve a situação que precisa ser gerenciada. É muito provável que existam formas simples e complexas de se solucionar uma situação adversa. Em algumas a situação complexa pode ser a mais bonita…. mas…. me arrisco a dizer que nem sempre esta é a mais eficaz. Não porque não esteja bem descrita ou desenhada… e sim porque a complexidade da execução deve estar alinha com maturidade da equipe em executar as tarefas.

Este cenário de práticas complexas é o que em geral, apresenta uma grande probabilidade de falhas e pode acarretar um desvio ou não conformidade durante um processo de verificação / auditoria / avaliação.

E aí surgem as situações que citei anteriormente…. para cobrir (ou encobrir) uma falha, vem uma solução “mágica” de providenciar uma evidência de execução de uma atividade não realizada.

Ano passado vi uma situação onde foram forjados registros de treinamento. Esta situação foi detectada pelo auditor e qual foi o resultado? Uma auditoria interrompida, a alta administração internacional envolvida… uma demissão…. e uma mancha na percepção da equipe auditora e do restante do time que estava comprometido com a auditoria, uma reauditoria de urgência e um resultado péssimo.

Sem contar que forjar documentos é um desvio ético e também é crime!!

Acho que podemos comparar esta situação como aquela pessoa que faz dieta o ano inteiro… só come alface quando está na presença dos amigos e familiares…. e no final do dia assalta a geladeira.

gordura_em_publico

Se me perguntassem hoje: Como passar em uma auditoria?

Minha resposta seria:

  • Entenda os critérios que serão auditados, ninguém melhor de que quem executa a atividade para saber como ela é realmente feita e agrega valor para a operação;
  • Estabeleça regras e procedimentos realistas;
  • Registre as falhas e faça a gestão destes acontecimentos (qual o risco envolvido? Como podemos minimizar os impactos?);
  • Seja transparente antes, durante e depois da auditoria. Não com o intuito de delatar os desvios e não conformidades, mas com o objetivo de procurar soluções para as situações do dia a dia.

 

Afinal de contas…. se a gordura aparece em público… pra que se enganar?

 

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Fernanda Spinassi<span class="bp-verified-badge"></span> Fernanda Spinassi
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Normas reconhecidas pelo GFSI: qual escolher?

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Um requisito bastante comum observado em processos de homologação de fornecedores da cadeia produtiva de alimentos tem sido a certificação acreditada em alguma norma reconhecida pelo GFSI.

GFSI (Global Food Safety Initiative), conforme já apresentado aqui no blog, é uma entidade sem fins lucrativos criada para promover a segurança dos alimentos globalmente. Uma das principais ações desta fundação é o reconhecimento de normas de certificação aceitas por grandes empresas da área de alimentos e varejo após um comparativo realizado com um guia de referência (GFSI Guidance Document Sixth Edition Issue 2 disponível em www.globalfoodsafetyinitiative.com).

Realizada de forma independente e imparcial, a comparação dos requisitos de sistema de gestão, BPF, controles de produto, controle de processo, análise de riscos, dentre outros, garante que todas as normas reconhecidas, mesmo não sendo iguais tenham seus fundamentos equivalentes.

Os esquemas atualmente reconhecidos são apresentados no site da entidade (http://www.mygfsi.com/about-gfsi/gfsi-recognised-schemes.html). São diversas as opções, então logo surge a dúvida: Qual esquema escolher, visto que todos atendem a necessidade do meu cliente?

O grande ponto é que agora esta decisão deixa de ser definida pelo cliente. A organização passa a poder considerar qual esquema melhor atende as suas próprias necessidades. Trata-se sem dúvida de uma decisão estratégica.

Em comum, todos os esquemas recomendados pelo GFSI abordam os seguintes tópicos:

  • Política de Segurança de Alimentos
  • Manual de Segurança de Alimentos
  • Sistema de Gestão
  • Comprometimento da Alta Direção
  • Análise Crítica do Sistema (incluindo APPCC)
  • Requisitos Gerais de Documentação
  • Especificações
  • Procedimentos
  • Auditorias Internas
  • Ações Corretivas
  • Controle de Não Conformidades
  • Liberação de Produto
  • Aquisição
  • Avaliação de Fornecedores
  • Tratamento de Reclamação de Clientes
  • Rastreabilidade e Recall
  • Medidas de Controle e Monitoramento
  • Análise de Produto

Apesar dos esquemas apresentarem fundamentos similares, há algumas diferenças significativas que devem ser consideradas no momento da escolha. Diante disso, fizemos um breve comparativo entre os três esquemas mais utilizados aqui no Brasil. Veja:

BRC:

  • Norma revisada em 2015. Atualmente está na transição entre 6 e 7ª edição.
  • Atua em três pilares: qualidade, legalidade e segurança de alimentos.
  • Apresenta requisitos para implementação do Sistema de Gestão, de modo pormenorizado, apresentando claramente como proceder para que os objetivos propostos sejam atingidos.
  • Norma apresentada em 7 seções (Comprometimento da Alta direção; Plano de Segurança de Alimentos; Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de alimentos; Padrões de instalação; Controle de produto; Requisitos de pessoal).
  • Auditoria ocorre em 1 única fase.

IFS:

  • Norma revisada em 2014. Atualmente está na 6ª edição.
  • Atua nos pilares: qualidade em produtos e processos e segurança de alimentos.
  • Apresenta requisitos para implementação do Sistema de Gestão, de modo pormenorizado, apresentando claramente como proceder para que os objetivos propostos sejam atingidos.
  • Norma apresentada em 6 seções (Responsabilidade da Direção; Gestão da Qualidade e Segurança dos Alimentos; Gestão de recursos; Planejamento e Processo de Produção; Medições, Análises e Melhorias e Food Defense e Inspeções Externas).
  • Auditoria ocorre em 1 única fase.

FSSC 22000:

  • Esquema revisado em 2013. Atualmente está na 3ª edição.
  • Os requisitos auditáveis são distribuídos em 3 documentos: norma ISO22000, uma especificação técnica de Programa de pré-requisitos e documento da FSSC (Foundation for Food Safety Certification) contendo requisitos adicionais.
  • Atua em um único pilar: segurança de alimentos.
  • Apresenta requisitos para implementação do Sistema de Gestão, de modo mais genérico, sem detalhar o como proceder para que os objetivos propostos sejam atingidos. A especificação ISOTS22002 apresenta requisitos um pouco mais detalhados (específicos sobre programa de pré requisitos).
  • Esquema composto pela norma ISO22000 – 8 seções (Objetivo; Referência normativa; Termos e Definição; SGSA; Responsabilidade da direção; Gestão de recursos; Planejamento e produção de produtos seguros e Validação, verificação e melhoria do SGSA); por uma especificação técnica contendo 18 ou 19 itens sendo: Construção e leiaute de edifícios e utilidades associadas; Leiaute das instalações; Suprimento de ar, água, energia e outras utilidades; Serviços de suporte, incluindo descarte de resíduos e efluentes; Adequação de equipamentos e sua acessibilidade; Gestão de materiais; Medidas de prevenção da contaminação cruzada; Limpeza e sanitização; Controle de pragas; Higiene pessoal; Disposição dos resíduos; Adequação, limpeza e manutenção dos equipamentos; Higiene Pessoal e instalações dos funcionários; Retrabalho; Processo de recolhimento dos produtos; Armazenamento; Informações do produto/ conscientização do cliente; Food defense, biovigilância e bioterrorismo e Projeto e desenvolvimento de embalagens (aplicável para indústria de embalagens) e pro 6 requisitos adicionais.
  • Auditoria ocorre em 2 fases.

É bastante importante que antes da definição pelo esquema a ser adotado, a empresa estude o conteúdo dos requisitos estabelecidos em cada caso para que a decisão tomada seja assertiva e aderente ao contexto e as necessidades de cada organização. Conversar com colegas que já vivenciam a realidade de sistemas de gestão é sempre válido, mas devemos sempre nos lembrarmos que cada empresa é única. O que é bom / inadequado para uma, não necessariamente será para a outra.

Sua empresa já escolheu um esquema reconhecido pelo GFSI para implementar? Conte- nos aqui qual foi!

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Ana Claudia Frota Ana Claudia Frota
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ISO/IEC 17025:2005 no Laboratório da Indústria de alimentos

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No Workshop realizado pela 3M e com o apoio do Blog Food Safety Brazil  tivemos uma ótima palestra ministrada pelo Sr. Audecir Giombelli, representante da JBS, que abordou o tema: Qualidade Laboratório e Implementação da ISO/IEC 17025:2005 no Laboratório da Indústria.

Inicialmente o Sr. Audecir apresentou a estrutura dos laboratórios da JBS, sendo 17 laboratórios em funcionamento, 4 laboratórios de saúde animal e 7 laboratórios em construção.  Todos os laboratórios são coordenados pelo laboratório corporativo que tem como responsabilidade:

– realizar coordenação técnica

– planejar e define políticas

-prover capacitação técnica

-realizar auditoria

-comparar resultados

– agir para melhorar

Em seguida o Sr. Audecir destacou a importância dos laboratórios para a empresa, sendo eles responsáveis por atender requisitos de clientes da JBS, realizar testes e validações, estudos de shelf life e de desenvolvimento de produtos e principalmente realizar análises para atendimento aos requisitos legais.

Após a introdução sobre a estrutura dos laboratórios da JBS, o sr. Audecir apresentou os motivos que levaram a JBS a buscar a acreditação no Cqcre.

O MAPA com a publicação da IN nº34/11 passou a exigir de laboratórios credenciados (que inclui os antigos laboratórios reconhecidos) a implementação da ISO17025. Acredita-se que em breve a acreditação será uma exigência para o credenciamento do laboratório no MAPA. O fato das análises serem realizadas internamente diminui consideravelmente os custos de estocagem de produtos devido a maior agilidade do processo.

Além disso, a acreditação dos laboratórios hoje representa um aprimoramento da cultura da qualidade e leva a melhora da imagem da empresa. O símbolo de acreditação pode ser divulgado no relatório de análise.

No momento, a JBS possui 10 laboratórios acreditados e 7 possuem o prazo de até 3 anos para buscarem o reconhecimento. O escopo de todos os laboratórios acreditados atende no mínimo aos programas de autocontrole. O laboratório corporativo atualmente possui 16 ensaios acreditados e em breve este escopo será ampliado para mais de 90 ensaios.

Detalhamento da ISO17025:

Esta norma possui duas grandes seções: 1- Requisitos da direção (com 15 requisitos baseados na ISO9001 e ISO9002) e 2- Requisitos técnicos (com 10 requisitos baseados na ISO GUIA 25/93 e EM 4500).

O Sr. Audecir confidenciou que houve uma resistência inicial durante a implementação, pois haviam o entendimento de que por ser um laboratório de indústria os requisitos poderiam ser atenuados. No entanto, após o início dos trabalhos, se percebe que os requisitos são interligados e que ajudam para uma gestão eficaz do laboratório.

Por onde começar a implementação da ISO17025?

A  implementação da ISO17025 nos laboratórios da JBS seguiu os seguintes passos:

  • Curso de interpretação da norma
  • Troca de informações com outros laboratórios
  • Consultoria
  • Elaboração do manual da qualidade, incluindo as políticas. No caso optou-se pela elaboração de um único manual para todos os laboratórios da empresa. Foi definido uma lista de procedimentos livres para cada unidade e os códigos destes documentos são citados no manual da qualidade.
  • Definição de responsabilidades. Foi definido que cada laboratório tem o seu sistema de gestão e é responsável pela sua manutenção.

Dica importante: Segundo o Sr. Audecir, existem diferentes interpretações para um mesmo requisito e ninguém conhece melhor o laboratório do que as próprias pessoas que trabalham ali. Então, é preciso seguir seus instintos e tomar decisão com base no próprio conhecimento.

Principais requisitos da norma ISO17025:

O Sr. Audecir selecionou alguns requisitos da norma para realizar alguns comentários aos participantes do workshop, veja:

4.3 Controle de documentos

Visão geral: controle de documentos disponíveis, evitar uso de documentos obsoletos e remoção de documentos obsoletos ou inválidos.

Dificuldades: revisão da documentação quando necessário e em tempo hábil, disponibilização de documentos para todos, treinamento de todos os laboratórios.

Como foi feito: Uso de sistema de controle de documentos (GED JBS Foods) para gerenciamento de documentos internos e externos; acesso restrito por setor conforme a necessidade; manutenção de histórico de versões anteriores; uso de workflow de aprovação; uso de filtros de pesquisa por laboratório; uso de sistema de alerta relacionado a confidencialidade dos documentos; disparo automático de consensos e back up diário.

4.4 Análise de pedidos, propostas e contratos

Dificuldades: Não tem pedidos formais ou contratos.

Como foi feito: Área que solicita ou requer análise. A definição do método é definida pelo laboratório, exceção para solicitação especifica de cliente internacional.

4.5 Aquisição de serviços e suprimentos

Dificuldades:  o maior desafio não é com a qualidade dos insumos adquiridos e sim com a prestação de serviço (quantidade e prazo).

Como foi feito: Uso de compras corporativas para se ter vantagem. Antes, era realizado uma análise do insumo em cada recebimento em cada unidade. Agora, é realizado uma análise a cada recebimento do lote do insumo e em breve será realizada uma análise no primeiro recebimento do lote na empresa, não importando o laboratório que recebeu o material. Sempre que um desvio é encontrado, um fluxo de comunicação interna é iniciado.

4.7Atendimento ao cliente

Visão geral: Manutenção de realimentação

Dificuldades: Manter registros de cooperações entre cliente e laboratórios e conscientização entre os prazos de análises.

5.2 Pessoal

Dificuldades: Manter treinamentos constantes, manter cultura para a qualidade, manutenção do sistema, prover a melhoria e realizar as reciclagens.

5.4 Métodos de ensaio e validação de métodos

Dificuldades: necessário acreditação de vários métodos para atender aos requisitos; avaliação de desempenho / validação de métodos bastante trabalhosa; falta de clareza de alguns métodos de referência.

5.6 Rastreabilidade de medição

Dificuldade: alto custo da aquisição da CEPA (Material de referência certificado – MRC). Cerca de R$5000,00 / semestre por 23 CEPAS.

Como foi feito: A aquisição dos MRC é feita corporativamente. Somente são adquiridos CEPAS na 1ª OU 2ª geração. Os laboratórios recebem os materiais na 2ª ou 3ª geração e usam este material por 30 dias. Somente são utilizadas CEPAS que estão no máximo na 5ª geração,

5.9 Garantia da qualidade de resultados de ensaios

Como foi feito: realiza comparação Inter laboratorial com frequência mensal com análises de rotina e anualmente realiza ensaios de proficiência disponíveis no mercado. Observação: a norma pede a realização de ensaios de proficiência a cada 4 anos.

5.10 Gestão / apresentação de resultados

Como foi feito: uso de um sistema que gera relatórios após o cadastro de amostras.  Esse histórico de dados permite uma visualização do perfil de cada planta. Esta informação é disponibilizada para todos os envolvidos automaticamente, reduzindo as falhas de comunicação interna.

Por fim, o Sr. Audecir apresentou suas considerações finais. Para ele, a acreditação de ensaios de laboratório é uma necessidade, os resultados positivos podem ser vistos e o sucesso deste projeto depende de como a norma é interpretada e aplicada.

Vocês possuem laboratório de análises na empresa em que trabalha? Se animou em buscar uma acreditação do seu laboratório? Deixe o seu comentário!

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Ana Claudia Frota Ana Claudia Frota
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Zoneamento: por onde começar?

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É quase certo que a maioria dos nossos leitores já se deparou com requisitos normativos (por exemplo, da ISO/TS 22002-1 – programa de pré-requisitos da FSSC 22000 para a indústria alimentícia) ou com requisitos legais e de clientes, para implementar procedimentos para minimizar a contaminação cruzada microbiológica.

Um termo comum associado às medidas de prevenção da contaminação cruzada é o zoneamento. De acordo com a ISO/TS 22002-1, o conceito de zoneamento é “demarcação de uma área, dentro de um estabelecimento, onde operações específicas, higiene ou outras práticas podem ser aplicadas para minimizar o potencial de contaminação microbiológica cruzada”. Isto significa estabelecer, por exemplo, uma classificação das diferentes áreas ou salas da fábrica em níveis de higiene aplicados com maior ou menor rigor, fluxos específicos, entre outras medidas, de acordo com o risco de contaminação.

A determinação do risco está associada com uma análise dos possíveis perigos biológicos, incluindo a severidade destes perigos, probabilidade da ocorrência, fontes da contaminação e suscetibilidade do produto. É bastante importante o envolvimento de toda a equipe de segurança de alimentos / APPCC. Vá até as áreas fabris e de produção, busque o máximo de dados possível, observe as operações acontecendo. Considere e estude: características dos materiais e do produto, incluindo requisitos de atendimento a padrões microbiológicos e sua sensibilidade à contaminação; uso pretendido, público-alvo e consumidores sensíveis do produto fabricado (o que pode requerer maior cuidado, por exemplo, se for um produto fresco pronto para consumo, ou se for destinado a bebês); área/etapa do processo onde o produto se encontra, incluindo seu status (cru, termicamente tratado, exposto, diretamente manipulado, totalmente lacrado, etc.) e as medidas de controle para perigos biológicos existentes em etapas posteriores (ex. pasteurização); fluxograma de processo, descrição das etapas de processo e o fluxo de pessoal, materiais, ar ambiente, utilidades (água, movimentação de resíduos, captação de esgoto / localização de ralos) e utensílios (para isso, uma planta baixa da fábrica pode ser bastante útil para identificar os pontos de maior vulnerabilidade à contaminação e desenhar o fluxo mais adequado); layout, condição das instalações e medidas/barreiras existentes (ex. equipamentos enclausurados, pressão positiva do ar na sala, salas fisicamente separadas por paredes, barreiras sanitárias, resultados de monitoramento microbiológico ambiental – ar, superfícies, mãos – e dos produtos, etc.); resultados de análise microbiológica dos materiais e produtos, monitoramento microbiológico ambiental e outras informações referentes à reclamações ou ocorrências de contaminação microbiológica. Durante esta avaliação, podem ser identificadas necessidades de medidas adicionais ou mais rigorosas.

As áreas consideradas mais suscetíveis à contaminação cruzada microbiológica devem ter submetidas a medidas de controle específicas, incluindo controle de acesso. Classifique as áreas da fábrica por diferentes níveis de higiene (zonas), partindo-se da premissa de que deve haver medidas nos pontos de transição para acesso entre uma área de menor para maior risco (ou seja, onde requisitos de higiene mais rigorosos são necessários para acessar a área mais sensível).

Não há uma regra específica de quais medidas de controle devem ser implementadas, tudo depende do risco, da suscetibilidade do produto e dos requisitos estabelecidos pela própria empresa para a proteção do produto e principalmente, do consumidor. Como exemplo, pode-se descrever a classificação dos níveis de higiene x locais x medidas de controle em forma de tabela:
zoneamento

Estabeleça procedimentos descrevendo o racional da avaliação do risco e a implementação do zoneamento e medidas de controle associadas. Não se esqueça que o pessoal deve ser treinado nestes procedimentos. Reavalie periodicamente a eficácia das medidas de controle, e os resultados das análises microbiológicas e monitoramento ambiental. Em caso de desvios ou situações não satisfatórias, implemente as melhorias necessárias. Bom trabalho!

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Camila Miret Camila Miret
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Controle de Pragas x Demais programas de Pré Requisitos

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As exigências para o controle de pragas já foram abordadas em outro post  aqui no Blog. A questão agora é: como os demais programas de pré-requisitos podem influenciar no Manejo Integrado de Pragas? Você já parou para pensar como o não atendimento aos outros programas podem prejudicar o controle e favorecer o surgimento de pragas?

Para alguns casos a relação entre os pré requisitos é óbvia, mas para outros só olhamos mais atentamente, quando na hora da crise temos que identificar a causa raiz do problema.

Uma dica importante é avaliar de que forma aquele pré-requisito pode favorecer o surgimento dos 4 A´s ( Abrigo, Acesso, Água, Alimento).

Veja na tabela alguns exemplos.

Relação do Controle de Pragas com os demais programas de Pré Requisitos 

Programa de Pré requisito Como pode influenciar no Controle de Pragas
Manutenção

Requisito importante na diminuição dos acessos. Ex: colocação de telas em janelas e ralos, fechamento de buracos, instalação de proteções em equipamentos, cortinas de ar etc. No programa de manutenção preventiva levar em consideração os equipamentos que estão relacionados ao controle de pragas, como substituição das lâmpadas das armadilhas luminosas conforme validade indicada pelo fabricante.
Desenho sanitário

Se o projeto não for sanitário favorecerá o acesso e dará abrigo as pragas, além de dificultar os procedimentos de limpeza, acumulando água e resto de alimentos.
Limpeza

Falhas na execução dos procedimentos de limpeza resultam no acumulo água e de resto alimentos atraindo as pragas.
Manejos de resíduos

Área de resíduos deve ser mantida o mais limpa possível, o lixo deve ficar em local fechado e a retirada deve ser frequente para que não ocorra o acumulo. Esta é uma área crítica por ter grande disponibilidade de alimento e também pode servir como abrigo.
Controle de químicos

Deve-se respeitar a concentrações e orientações indicadas pelo fabricante. Utilizar somente produtos permitidos pela legislação.
Gestão de Fornecedores

Exigir que os fornecedores atendam aos requisitos de controle de pragas para garantir que os materiais cheguem sem pragas e infestações.
Recebimento de materiais

A falta de um plano de inspeção na recepção dos materiais pode trazer as pragas para dentro do armazém, causando uma infestação no estoque.
Práticas de Armazenamentos

Não respeitar o FIFO pode favorecer o cumprimento do ciclo de vida da praga e gerar uma infestação.
Saúde, higiene e práticas pessoais

A conscientização e cumprimento de hábitos adequados como comer somente em locais permitidos, ou não guardar alimentos dentro de armários, gavetas, vestiários impede que restos de alimentos atraiam as pragas.
Tratamento de Produto Não Conforme

Produtos não conforme que estão aguardando definição para destinação devem ficar em área exclusiva, limpa e serem mantidos bem fechados para não atrair pragas. Além claro de devidamente identificados.
Reclamações de clientes

É uma importante fonte de informação, que deve ser avaliada para detecção de problemas de pragas, as causas devem ser avaliadas com criticidade para tomada de ações adequadas para eliminação do foco.
Auditoria interna

Verificação se todos os programas de pré requisitos estão sendo cumpridos. Exemplos de itens que devem ser avaliados: Armadilhas: se estão limpas, integras, fixadas, fechadas. Verificar a data da última inspeção e confrontar com o relatório de serviço. Nas áreas internas verificar se janelas e portas são mantidas fechadas, se cortinas de ar estão funcionando, se os resíduos estão sendo retirados na frequência adequada. Nas áreas externas verificar se não há materiais e/ou equipamentos em desuso que favorecem o abrigo das pragas. Locais com restos de alimentos ou água parada. Se ralos e bueiros estão com telas. Documentação: avaliar os relatórios das visitas datas, produtos e concentrações utilizadas. Avaliar os relatórios de incidência e verificar se ações estão sendo tomadas para eliminar a causa raiz.

 

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Juliana Levorato Juliana Levorato
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Utilizar ou não um software para gestão de documentos e registros…. eis a questão….

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Com o passar dos anos a avaliação do atendimento ao requisito de gestão de documentos e registros das normas evoluiu. Em geral, os auditores não dedicam tempo excessivo para auditar este elemento, mas isso não significa de forma alguma que este requisito seja menos importante.

 É ele que garante que a informação/orientação atualizada, adequada, analisada e aprovada esteja disponível para todos os níveis da organização.

 Costumo falar de forma grosseira, que na avaliação destes requisitos em uma auditoria, ou ele não aparece como desvio ou pode ganhar uma proporção de não conformidade maior num piscar de olhos. Claro que salvo as devidas proporções aplicáveis aqui…..

 Existem diversas formas de se realizar a gestão de documentos e registros. A mais comum é a manual, com uma sistemática de controle de distribuição de cópias para garantir que a informação atualizada seja adequadamente distribuída para a operação e que as cópias obsoletas sejam removidas e descartadas. Este critério se aplica tanto a procedimentos (manuais, normas, procedimentos operacionais ou instruções de trabalho, especificações, etc) quanto a registros ou formulários padrão.

 Mas quais são os benefícios de utilizar um software de gestão de documentos e registros? Quais são as melhores opções do mercado? É realmente vantajoso? Qual o custo benefício?

 Muitas são as dúvidas sobre esta decisão então vamos por partes:

 1 – Quais os principais benefícios de softwares de gestão de documentos e registros?

 Na minha opinião, são sem dúvida:

  • utilizar o workflow de elaboração (ou revisão) / consenso / aprovação;
  • garantir a manutenção do histórico de revisões;
  • ter a possibilidade de disponibilizar a informação (procedimentos, instruções de trabalho, etc) em todas as estações de trabalho informatizadas da organização;
  • controlar os níveis de permissão de acesso de usuários, procedimentos, restringir acesso a informações confidenciais, etc.

 2 – Como escolher um software adequado para a organização?

 Atualmente temos no mercado várias opções de software (Ex.: SE-Suite, Loyal ISO, TeamDoc), desde os mais simples até os mais sofisticados. Eu creio sempre que menos é mais…. então parto do princípio que o mais importante para a escolha do software é atender aos requisitos básicos das normas. Mas, uma função que agrega valor é a disponibilidade de um módulo de BI (Business Inteligence) ou de exportar as pendências para uma planilha. Isso facilita a gestão de pendências, atrasos, etc.

 Nestes anos de SGI já tive experiência com 3 sistemáticas diferentes de gestão de documentos e registros (além da manual). Aqui citei uma lista de prós e contras de alguns pontos que acredito ser muito relevantes na hora da escolha.

 2.1 – Pontos Positivos:

  • Muitos softwares permitem que o workflow seja definido por unidade de negócio, por categoria (grupo) de documentos, e até mesmo individualmente por documento. Claro que este último é o que acaba sendo mais trabalhoso, mas não deixa de ser possível;
  • Algumas ferramentas permitem replicar os documentos para outras unidades de negócio (para sistemas multisite por exemplo);
  • A maioria dos softwares armazena todo o histórico de revisões ou a organização pode definir o número máximo para arquivo.

 2.2 – Pontos de atenção:

  • Cuidado com a grande quantidade de telas a ser preenchida no momento da elaboração e/ou revisão de um documento. Muitas vezes não é obrigatório que todas elas sejam efetivamente completadas para que o sistema permita dar andamento sem que seja prejudicado o resultado final. Esta etapa pode ser otimizada durante a parametrização ou uma orientação direcionada aos usuários pode ajudar;
  • Durante a configuração e parametrização do sistema procure que o software tenha a maior absorção das regras da organização;
  • Se atente a contratação de horas de treinamento para a operação. Muitas vezes não é tão simples demonstrar o funcionamento, utilização, facilidades e pode demandar mais tempo de treinamento. Por mais que alguém da equipe participe ativamente do projeto, é recomendável que o treinamento seja feito pelo fornecedor do serviço.

 Além dos softwares patenteados, também há a possibilidade de fazer a melhoria através de Sharepoint / Intranet.

 Esta sistemática pode ter duas versões. Uma onde a aprovação é feita fisicamente (coletando assinatura do elaborador e aprovador, arquivo físico, etc) e disponibilizada na intranet / sharepoint. Podemos considerar que esta é a evolução mais simples do sistema manual.

 E outra opção mais avançada deste cenário é quando é possível realizar um workflow (fluxo de aprovação) dentro da própria intranet. Neste caso, pode ser feito pela equipe de TI da organização se houver alguém com habilidade e conhecimento para isso. Isso reduz significativamente o investimento necessário.

 3 – É realmente vantajoso?

 Considerando que é muito (muito mesmo) comum que nas organizações de pequeno, médio e porque não dizer de grande porte as funções se acumulam acredito que seja muito vantajoso. Creio que em quase todos os CNPJs o SGI é absorvido por um colaborador que desenvolve também outras atividades e possui a responsabilidade adquirida para realizar a gestão de documentos e registros e outras relativas do sistema de gestão.

 Certamente que há um investimento financeiro, de tempo e energia para a implantação, mas sem dúvida este investimento é compensado nos primeiros meses de utilização do software.

 4 – Qual o custo benefício?

 O investimento para este tipo de software costuma ser dimensionado em 4 momentos:

 4.1 – Adequação de infraestrutura

 Aqui devemos considerar um diagnóstico da infraestrutura da organização: cabos de rede, versão dos equipamentos (PCs e Laptops) utilizados, velocidade de tráfego de dados, etc.

Não sou especialista em TI mas é imprescindível a participação de alguém que tenha conhecimento específico destes temas e da real situação destes itens da organização durante a concepção do projeto.

 Este cenário pode viabilizar ou inviabilizar o projeto.

 Tipo de investimento: CAPEX (montante de investimento financeiro despendido na aquisição ou introdução de melhorias de bens de capital).

 4.2 – Aquisição de licenças de uso do software

 Em geral os softwares possuem licença de uso. Estas licenças podem ser divididas em full e search.

  • Full: licenças para quem utiliza o software para administrar o sistema, elaborar, revisar, consensar e aprovar documentos;
  • Search: licenças para pesquisa e consulta de documentos (somente visualização).

 Tipo de investimento: CAPEX.

 4.3 – Implantação da ferramenta

 A etapa de implantação contempla a parametrização do sistema para a realidade da organização. Esta otimização deve atender, antes de mais nada, os parâmetros de gestão de documentos estabelecidos pela empresa (sistemática de codificação, formatação, e critérios de elaboração de documentos já existente).

 Aqui, vale considerar que o software deve se adequar ao máximo as necessidades de gestão de documentos já existentes no SGI ou SGSA da empresa.

 Pode ser que o software tenha algumas limitações e a organização necessite fazer um ajuste ou outro na sua sistemática atual de gestão de documentos e registros. Mas quanto menor o número de mudanças, menor será o impacto da implantação do projeto e a resistência da operação durante a migração.

 Nesta etapa também são inclusas as horas de treinamento para a operação.

 Tipo de investimento: Budget (orçamento periódico, normalmente anual, feito por uma empresa onde são inseridas variáveis de custos, receitas e despesas, definindo um plano de contas).

 4.4 – Manutenção do software

 É comum que os prestadores de serviço estabeleçam um custo mensal (ou bimestral, trimestral, dependendo da complexidade da organização) de manutenção do software. Este custo se refere a manutenção do banco de dados, back up, e em alguns casos, manutenção do servidor que armazena os dados inseridos no sistema.

 Algumas organizações decidem adquirir e manter servidores próprios para isso, dependendo dos critérios de segurança da informação que a empresa adota. Neste caso, este valor provavelmente será incluso na etapa de adequação da infraestrutura (item 4.1).

 Tipo de investimento: Budget

 Então… para finalizar… a utilização de software para gestão de documentos e registros é um bom investimento para o SGI, vale a pena considerar este investimento no planejamento da melhoria contínua do sistema. Mas não se esqueçam de que podemos estar falando de investimentos significativos comparados com o faturamento da empresa então: planejem-se! Discutam este investimento com a alta direção, se possível solicitem ao fornecedor um teste tipo módulo demonstrativo. Isso pode ajudar muito na decisão de qual e quando investir.

 Os requisitos mais comuns utilizados como referência para este assunto são:

 Qualidade – ISO 9001:2008

4.2 – Requisitos de Documentação

4.2.3 – Controle de Documentos

4.2.4 – Controle de Registros

 Segurança de Alimentos – ISO 22000:2005

4.2 – Requisitos de Documentação

4.2.2 – Controle de Documentos

4.2.3 – Controle de Registros

5 min leituraCom o passar dos anos a avaliação do atendimento ao requisito de gestão de documentos e registros das normas evoluiu. Em geral, os auditores não dedicam tempo excessivo para auditar […]

Fernanda Spinassi<span class="bp-verified-badge"></span> Fernanda Spinassi
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Pode existir ligação entre terrorismo e crime organizado e a indústria de alimentos?

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Garantir a segurança dos gêneros alimentícios é uma das principais preocupações (senão a principal) da indústria alimentícia. Por isso, ao longo dos anos, a indústria e os reguladores têm desenvolvido sistemas de gestão da segurança dos alimentos, de forma a que os surtos de intoxicação alimentar sejam cada vez menos comuns. Esses sistemas geralmente usam os princípios do HACCP, que são aceitos a nível global, tendo-se demonstrado que são eficazes contra a contaminação acidental.

O HACCP, no entanto, não tem sido usado para detectar ou mitigar os ataques deliberados contra um sistema ou processo. Esses ataques podem incluir a contaminação deliberada ou a fraude. Atos deliberados podem ter implicações para a segurança de alimentos, mas podem igualmente prejudicar as organizações de outras maneiras, como por exemplo causar danos na reputação de um negócio ou para extorquir dinheiro. No entanto, a motivação pode ser também de índole econômica. Neste caso, a motivação da adulteração é financeira, e tem como objectivo o aumento do lucro associado à venda e um produto alimentar, enganando clientes e consumidores.

A adulteração economicamente motivada pode resultar de diferentes situações:

(1)   Indicação no rótulo de um ingrediente que não figura na composição do género alimentício: Em 2013, uma fábrica de alimentos na Ásia foi notificada por alegar no rótulo que o óleo utilizado para cozinhar continha óleo de amendoim e azeite quando este não continha nenhum destes óleos;

(2)   Utilização de um ingrediente menos dispendioso para substituir um de valor mais elevado: Um relatório de 2013 sugeriu que um terço do peixe na venda a retalho nos EUA foi mal etiquetado. Por exemplo, verificou-se que no rótulo estava indicado “linguado” mas que o peixe vendido não correspondia ao indicado, sendo de menor qualidade. Em 2010 alguns produtores de queijo mozzarella de búfala em Itália foram acusados de adulteração de seu produto com leite de vaca.

(3)   Evitar a perda económica também pode ser um incentivo para a adulteração. A oferta limitada de um material chave pode incentivar o produtor a improvisar para completar um pedido. Por exemplo, um produtor de carne na União Europeia, de uma propriedade atingida pela febre aftosa, equivocadamente e erroneamente, achou que a aplicação de desinfectante na carne seria suficiente para poder comercializar o produto.

(4)   Venda de géneros alimentícios com rótulos de marcas estabelecidas e respeitáveis, mas cujo conteúdo é de qualidade inferior, sendo falsificado. Em 2011, 340 garrafas de uma famosa marca australiana de vinho foram apreendidos, na sequência de reclamações, tendo-se verificado que o vinho comercializado não correspondia ao indicado no rótulo. O crime organizado, por exemplo, pode usar tecnologias de impressão sofisticadas para produzir rótulos de produtos que são indistinguíveis dos genuínos, ou pode roubar embalagens originais enchendo os recipientes com produto falsificado para revenda.

A intenção da adulteração economicamente motivada não é a de causar doença ou morte, mas pode resultar em tal. Este foi o caso em 2008, quando a melamina foi utilizada como fonte de azoto de forma fraudulenta de forma a aumentar o teor de proteína medida no leite, resultando em mais de 50 000 bebés hospitalizados e seis mortes depois de terem consumido a fórmula infantil contaminada.

A adulteração de produtos alimentares, que tem como objectivo o ganho financeiro de forma fraudulenta, pode estar relacionada com o crime organizado ou com o terrorismo. Deste modo, o combate à fraude e a falsificação de produtos alimentares pode também contribuir para o combate ao terrorismo e crime organizado, pois limita e reduz uma das fontes de financiamento.

Há portanto um interesse emergente na avaliação da adulteração economicamente motivada e de que modo a mesma pode ser prevenida e controlada. Os mecanismos de acção baseiam-se na informação colectada em auditorias, por exemplo:

• compras que são inexplicáveis tendo em conta as fichas de produto e fluxogramas, tais como corantes Sudão, que não têm lugar na fabricação de especiarias; ou

• onde há diferenças entre as quantidades vendidas e quantidades adquiridas, tais como carne picada vendida e carne bovina comprada, em que a diferença pode ser devida à junção de  carne de cavalo.

Obviamente, na avaliação da adulteração economicamente motivada, é necessário uma equipe que consiga simultaneamente perceber o que é inconsistente do ponto de vista da tecnologia alimentar, e do ponto de vista econômico e financeiro.

Mais informações em : http://www.palgrave-journals.com/sj/journal/vaop/ncurrent/abs/sj201446a.html

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Ana Luisa Fernando Ana Luisa Fernando
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Fraudes em alimentos: punições e desfechos

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Cada vez mais as normas de certificação, assim como os programas de qualidade mais modernos, estabelecem requisitos que garantam a autenticidade e a integridade dos produtos, evitando qualquer possibilidade de fraude ou contaminação em toda a cadeia de suprimentos. Todo esse cuidado é advindo de casos recentes (e outros nem tão recentes assim) de contaminações intencionais que ganharam notoriedade mundial por atingir um número significativo de vítimas (onde óbitos foram registrados, inclusive).

Do ponto de vista criminal, qual foi o preço pago pelos culpados? Quanto custou a cada um deles não ter honrado o compromisso de garantir a integridade e segurança dos produtos que comercializavam?

Vejamos um breve resumo de alguns escândalos famosos (clique para ampliar):

fraudes_condenacoes

Mundialmente, a lista de escândalos é vasta e grande parte dos casos tem conotação econômica, sem causar risco direto à saúde dos consumidores, mas ferindo a autenticidade dos produtos. A interferência nos acordos envolvendo importação/ exportação é muito significativa e, por isso, vários países tem modernizado as leis que envolvem as penalidades cabíveis a esses crimes. Infelizmente, no Brasil ainda a morosidade da Justiça predomina e, mesmo nos casos mais graves e conhecidos (como a Operação Ouro Branco, por exemplo), as notícias acerca dos julgamentos são antigas e não há facilidade na busca de informações da condição atual dos investigados/ culpados. É bem possível que vários deles, senão todos, estejam livres, conforme notamos em algumas pesquisas em mídias sociais.

De todo modo, vale ressaltar que os julgados/ punidos nos casos acima são desde aqueles que forjaram documentos simples (ainda que sob ordem hierárquica) até os diretores-presidentes que coordenavam os esquemas.

Ficam as perguntas: será que leis internacionais mais severas coibirão os crimes envolvendo fraudes em alimentos? Será que as leis brasileiras estão adequadas para punir crimes envolvendo fraudes em alimentos? Só o tempo dirá! A lição do dia é: ainda que você não participe da fraude, mas saiba que ela existe na sua empresa, cuidado; a conivência ao crime também pode e deve ser punida.

Resumo das principais fraudes citadas:

  • Operação Poseidon em SC, 2014: Sete empresas foram investigadas e tiveram as atividades financeiras bloqueadas por suspeita de fraudes no processamento de pescados, onde peixes de baixo valor comercial eram vendidos como sendo de outra qualidade, com valor comercial mais alto. Além disso, também havia suspeita de industrialização de espécies em extinção, capturadas ilegalmente.
  • Leite Compensado no RS, 2014: Fraude econômica onde, através da adição de água e sal, aumentava-se o ponto de congelamento do leite mascarando a adulteração.
  • Carne de cavalo em hambúrgueres no Reino Unido, 2013: Tudo começou quando a FSA (Food Standard Agency) da Irlanda detectou DNA de cavalos em hambúrgueres bovinos congelados. Na investigação, descobriu-se que um dos fornecedores da empresa Tesco – a Silvercrest – foi responsável pelo uso de carne de cavalo. O escândalo ganhou grandes proporções e teve impacto pesado na venda de refeições prontas. As autoridades fizeram questão de ressaltar que os consumidores não haviam sido submetidos a qualquer risco e que o caso se tratava de uma fraude unicamente, não tendo interferido na segurança do alimento.

Leite e fórmulas infantis adulterados com melamina na China, 2007: Um dos casos com maior amplitude mundial, já que ocasionou a morte de seis bebês chineses por danos nos rins e outras 300.000 vítimas. A adulteração visava aumentar o conteúdo protéico das fórmulas infantis e, na época, pelo menos onze países paralisaram as compras da China.

  • Operação Ouro Branco, 2007: Esquema de fraude no leite praticado por duas cooperativas mineiras, a Cooperativa dos Produtores de Leite do Vale do Rio Grande (Copervale), com sede em Uberaba, e a Cooperativa Agropecuária do Sudoeste Mineiro (Casmil), sediada em Passos. O esquema funcionava da seguinte maneira: o leite era recebido dos produtores rurais e, por ocasião do beneficiamento, a solução química – composta por soda cáustica, ácido cítrico, citrato de sódio, sal, açúcar e água – era adicionada ao produto para aumentar seu volume e o prazo de validade e, com isso, aumentar a lucratividade.

Referências:

http://osoldiario.clicrbs.com.br/sc/seguranca/noticia/2014/04/operacao-poseidon-da-pf-prende-quatro-pessoas-em-flagrante-no-litoral-norte-4472009.html

http://www.foodmanufacture.co.uk/Food-Safety/First-horsemeat-conviction/?utm_source=newsletter_daily&utm_medium=email&utm_campaign=30-Jan-2015&c=Xu4GrUyj%2Fd6PJIFP0H1Zs6rCs%2BuA2%2Fnf

http://www.telegraph.co.uk/news/worldnews/asia/china/4315627/Two-sentenced-to-death-over-China-melamine-milk-scandal.html

http://g1.globo.com/rs/rio-grande-do-sul/campo-e-lavoura/noticia/2014/12/mp-apresenta-denuncias-da-setima-fase-da-leite-compensado-no-rs.html

http://www.correiodopovo.com.br/Noticias/547802/Justica-nega-soltura-de-envolvidos-na-Leite-Compensado

http://pr-mg.jusbrasil.com.br/noticias/3016321/operacao-ouro-branco-diretor-presidente-da-copervale-e-condenado-a-sete-anos-de-prisao-sentenca-foi-proferida-na-acao-penal-em-que-o-mpf-acusou-18-pessoas-de-crime-contra-a-saude-publica-po

 

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Graziela Junqueira Graziela Junqueira
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Dicas para elaborar um procedimento de Food Defense – uma ameaça real…

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Em post anterior vimos que a certificação IFS por reforçou algo que já deveria ser conhecido pelos gestores de empresas de alimentos: falhas de food defense! Assim, com o intuito de auxiliá-los, caros leitores, seguem dicas:

 Podem separar o procedimento de proteção dos alimentos (food defense) em um POP único, do de Incidentes e Crises, onde destaquem as adulterações intencionais, realizando uma análise de vulnerabilidade como sabotagem e vandalismo com as situações em que poderiam ocorrer e quais medidas preventivas, descrevendo as ações que devem ser tomadas em casos de alimentos sabotados.

 Pensem em descrever situações de ameaças como:

– CAPACIDADE: Habilidade destes potenciais agressores de colocar em prática uma ameaça.

– INTENÇÃO: Planejamento para afetar pessoas, produtos ou a marca.

– ATIVIDADE: Atividades terroristas ou de sabotagem demonstradas ao longo do tempo.

– DIRECIONAMENTO: Grupos com objetivos específicos a serem alcançados.

– AMBIENTE: Considerações locais, políticas e o próprio ambiente de segurança da empresa.

– EXISTÊNCIA: Presença de algum potencial grupo agressor.

 Tipos de agressores:

– TERRORISTAS: Grupos bem organizados e com planejamento sofisticados, motivados por uma crença ou causa maior.

– CRIMINOSOS: Qualificados ou não; geralmente interesses financeiros.

– PROTESTANTES: Chamar a atenção para uma causa específica. Ex. questões ambientais.

– EMPREGADOS OU TERCEIROS INSATISFEITOS: Pessoas de dentro da organização, incluindo-se aqueles com algum tipo de distúrbio.

– SABOTADORES: Algum interesse particular ou econômico, incluindo-se aqui roubo de informações.

 Na equipe/comitê de Food Defense coloque as seguintes responsabilidades:

– Assegurar que um plano eficaz de Food Defense está desenvolvido e implementado

– Determinar o nível de segurança física a ser adotado com base nas avaliações de ameaças e vulnerabilidades

– Assegurar que todos os procedimentos relacionados estão sendo seguidos

– Avaliar o desempenho do sistema de Food Defense (inspeções e auditorias)

– Experts externos podem ser necessários para auxiliar a equipe em aspectos específicos de segurança.

 

ESTABELECIMENTO DE PROGRAMA DE FOOD DEFENSE considerar:

– Edificação e instalações: Cercas e portões  – localização, altura, tipo e instalação. Estacionamento de empregados e visitantes. Iluminação externa e interna. Circuito Fechado de Televisão (CFTV) – tipos de câmera, sistemas de registro e considerações quanto à localização. Sistemas de detecção de intrusos. Serviços de guarda. Sistema de abastecimento de água. Acesso a telhados. Portas externas.

– Controle de Acesso: Regras para visitantes. Sinalizações de acesso restrito. Acesso por chaves (controles: inventário, regras para guarde de chaves, proibição de duplicação). Cartões de acesso. Códigos de acesso.

Cartões de aproximação. Leitores biométricos (retina, iris, digitais, etc.).

– Segurança para Armazenamento e Transporte: Motoristas (controle de acesso, regras e locais específicos). Materiais recebidos (lacres, identificação e quantidades de acordo com documentação, sinais de adulteração de embalagens, desvios de temperatura – intencionais ou não). Estocagem de Produtos (quantidades, adulterações de embalagens, temperaturas, presença de pessoas ou materiais estranhos). Estoques granel. Sistemas de amônia (sinais de vandalismo). Alguns aspectos importantes a serem considerados: produtos químicos (controle do acesso e uso, inventários, eliminação de produtos químicos desnecessários). Condições de veículos (condições, materiais estranhos, odores, lacres).

– Segurança de Pessoal e Recursos Humanos:  Seleção de novos empregados (históricos, antecedentes). Avaliação de comportamentos agressivos no trabalho. Controles de acessos. Políticas para armários e vestiários

(incluindo inspeção periódica). Treinamento e conscientização básicos em Food Defense: compreensão do porque dos programas e estimulo a colaborar. Ex. notificação de pessoas estranhas nas áreas.  Avaliação de clima

organizacional: indicador.

– Relação com Fornecedores: Comunicação ao fornecedores sobre os requisitos relacionados a Food Defense como parte dos requisitos de fornecimento; Postura positiva e cooperativa junto ao fornecedor com relação ao tema;

 

Auditorias: não impor regras muito específicas para as instalações do fornecedor. Estimular a implementação da avaliação de ameaças e vulnerabilidades e de medidas de controle de acordo com o princípio de

proporcionalidade; Requerimentos específicos podem ser adotados em alguns temas. Ex. transporte, lacração, identificação, rastreabilidade e outros pertinentes; Terceiros que operam dentro da organização: controles de

acesso, identificação e orientações gerais.

– Segurança da Informação: Procedimentos e regras documentados para segurança de Tecnologia de Informação; Acesso a informação também pode por em risco o produto. Ex. formulações, controles de processo, aumento do domínio e do conhecimento sobre o processo produtivo aumentando o potencial de sabotagens; Áreas com acesso a computadores ou servidores devem ser consideradas críticas (controle de acesso). A responsabilidade é de todos.

Considerar a inclusão de pessoal de TI na Equipe de Food Defense.

– Rastreabilidade e Recall: Procedimento de rastreabilidade implementado e correlacionado com o programa de Food Defense, onde aplicável. Exemplos: No caso de sabotagens em processo é possível rastrear os  operadores relacionados às diferentes etapas? Rastreabilidade de matérias-primas suspeitas (ascendente e descendente). Horários de processo X registros de acesso de pessoal.  Lotes de produtos finais afetados para facilitar os processos de recolhimento e recall. Procedimento de recolhimento e recall documentado e implementado incluindo:

       – Responsabilidades

       – Notificação de partes relevantes interessadas (incluindo agências regulatórias)

       – Manuseio de produtos recolhidos bem como lotes afetados dos produtos ainda em estoque

       – A sequência de ações a serem tomadas

A causa, extensão e resultado de um recolhimento devem ser registrados e relatados à Alta Direção como entrada da análise crítica pela direção. Deve verificar e registrar a eficácia do programa de recolhimento através do uso de técnicas apropriadas (ex. mock recall).

 

– Gestão de Crises e Resposta a Emergências: No caso de uma notificação de ameaça ou ataque:

– Como a organização gerencia a situação?

– Que ações imediatas são tomadas?

–  Quem é notificado? Organismos regulamentares são envolvidos?

Sempre considerar os seguintes aspectos em um procedimento de gestão de crises:

– Coordenação

– Controle

– Comunicação

No caso de situações emergenciais, avaliar também os impactos relacionados a Food Defense:

No caso de uma evacuação por qualquer motivo, os procedimentos de resposta a emergências incluem medidas de proteção aos produtos? Ex. armazéns, áreas de

produção com produto em processo, acesso a áreas evacuadas, etc. No caso de acidentes, há investigação posterior sobre possíveis causas propositais?

Ex. vazamentos de amônia.

 

Nas INSPEÇÕES DE SEGURANÇA (auditorias internas) devem incluir esses aspectos:

As auto-inspeções de Food Defense podem ter um caráter mais focado e pontual que as auditorias, com foco em assuntos mais específicos.

Tendência a serem realizadas de maneira mais frequente, com alguns tipos de verificações podendo ser até diárias.

O uso de listas de verificação detalhadas com pontos de checagem específicos é fortemente recomendado.

O foco maior está na adequação das estruturas físicas e nas rotinas de segurança.

Correções devem ser tomadas no caso desvios e Ações corretivas devem ser consideradas.

 

Pontos específicos a serem cobertos pelas auto-inspeções:

       ÁREAS EXTERNAS

       Cercas e portões

       Redondezas

       Prédios externos

       Abastecimento de água

       Acesso a telhados

       Estacionamento de empregados

       Iluminação

       Portas de acesso

 

As auditorias internas do Programa de Food Defense têm um caráter mais geral e amostral, cobrindo aspectos diversos do programa.

  Tendência a serem realizadas com uma frequência mais espaçada como por exemplo anual e semestral.

  Recomenda-se o uso de listas de verificação.

  Recomenda-se a geração de um relatório de auditoria para avaliação pela equipe de Food Defense

  Ações corretivas devem ser tomadas para o caso de não conformidades.

 

Seguindo esses passos, as falhas de food defense mais comuns deixam de levá-los à não conformidades maiores e portanto “balançar” a obtenção de uma certificação de segurança de alimentos, como a IFS.”

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Cíntia Malagutti<span class="bp-verified-badge"></span> Cíntia Malagutti
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Nova norma de gestão de segurança de alimentos é baseada em comportamento

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A norma Behavior-Based Food Safety Management System (BBfsms) foi criada em 2014 para atender uma necessidade global de uma nova era de Segurança de Alimentos, onde há uma combinação de valiosos conceitos novos e reavaliados que são capazes de apoiar efetivamente a redução de surtos de Doenças Transmitidas por Alimentos e consequentemente, melhorar o desempenho de segurança dos alimentos em todo o mundo.

 

A BBfsms  é um esquema global de segunda parte para fabricantes de alimentos, que foi desenvolvido baseado no livro Food Safety Culture, escrito pelo Sr. Frank Yiannas. Preocupadas com a segurança de alimentos mundial e comprometidas com as diretrizes propostas pelo Sr. Yiannas para chegar a uma redução significativa nas taxas de doenças transmitidas por alimentos, Ana Cicolin, Karine Mafra e Nádia Azevedo escreveram um esquema auditável que seria capaz de representar uma nova era de segurança de alimentos baseada na integração do Comportamento Humano, Cultura da Organização e Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos repensada.

O projeto foi idealizado pela Ana Cicolin onde planejou o desenvolvimento do esquema BBfsms cobrindo as questões levantadas e amplamente explicadas no livro de Yiannas sobre sistema de gestão da segurança de alimentos baseada em comportamento

 

A BBfsms pode ser adotada por varejistas, fabricantes e organizações de serviços de alimentação em todo o mundo. O principal objetivo do Sistema de Certificação da BBfsms é promover a criação de uma cultura de segurança de alimentos, através de uma integração dos elementos reavaliados de Comportamento Humano, Cultura da Organização e Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos como uma ferramenta para permitir que fabricantes de alimentos façam significativos avanços em Segurança  de Alimentos.

 

A BBfsms exige uma forte cultura de segurança de alimentos corporativa sustentada ao longo de toda a organização todo o tempo. No âmbito do esquema BBfsms, a Segurança de Alimentos não é tratada como uma prioridade porque as prioridades podem mudar, e sim é tratada como valores e crenças que não sofrem alterações.

 

A missão de segurança de alimentos, os valores e crenças da visão, políticas, objetivos e sistema de medição são requeridos como elementos importantes para a cultura de segurança de alimentos corporativa. A fim de influenciar sobre como cada funcionário contribui para o alcance de metas, o sistema de certificação requer conscientizá-los sobre as consequências de segurança de alimentos como uma forma de aumentar a responsabilidade dos trabalhadores. O uso de indicadores baseados em resultados (lagging indicators) para observar as tendências de segurança de alimentos e estabelecer prioridades e o uso de indicadores baseados em comportamentos (leading indicators) para implementar um processo de comportamento e gestão da segurança de alimentos eficaz são requeridos.

 

Os requisitos básicos para segurança de alimentos (basic requirements – BR) trazem um novo ponto de vista sobre a análise ambiental sob uma abordagem baseada no risco totalmente integrado com o sistema de gestão da segurança de alimentos baseada em comportamento como um todo.
O planejamento estratégico para a segurança dos alimentos promove a integração da sistemática para evitar a adulteração não intencional e intencional, incluindo a segurança de alimentos/ food safety (HACCP), a fraude de alimentos/ food fraud (VACCP) e a defesa de alimentos/ food defence (TACCP).
Conceitos de HACCP fazem parte do sistema de certificação com foco em reduzir o risco de segurança de alimentos muito no início da cadeia alimentar através de pontos estratégicos de controle/ strategic control points (SCP) e também fazendo ênfase na intervenção humana no CCP e CP. Uma terceira variável relacionada ao impacto humano no aumento da probabilidade de ocorrência de perigo foi adicionada, assim como requisitos de Análise de Riscos e Gestão de Riscos dentro da análise de perigos.

 

A BBfsms requer que a organização opere sob o conceito de que PPR, HACCP, VACCP e TACCP são programas conectados. O sistema de certificação requer uma interdependência sólida entre esses programas que devem ser totalmente incorporados na cultura corporativa da segurança de alimentos com uma abordagem preventiva.
O Programa de Conscientização vem como uma forte ferramenta para influenciar o comportamento positivo em relação à segurança de alimentos. Ao lado de requisitos de competência, é realizada uma avaliação do perfil como uma forma de garantir que as competências foram avaliadas. Educação e Programa de Treinamento são exigidos pelo sistema de certificação sob uma perspectiva de avaliação de risco.
Observação comportamental e prática de feedback é muito valorizada no sistema de certificação pois através deles é possível aproximar o monitoramento em relação ao comportamento sobre segurança de alimentos e procurar por melhorias.

 

O esquema BBfsms traz a combinação de conceitos relacionados à liderança e gestão que podem contribuir para estratégias mais eficazes de redução de riscos, modelos e processos. É necessário que os líderes de segurança de alimentos influenciem os demais a terem atitudes corretas, não porque eles estão sendo responsabilizados, mas porque são capazes de influenciar os funcionários a querer fazer. Líderes devem ajudar os demais a se tornarem responsáveis pela segurança de alimentos.
A Comunicação também carrega a sua importância dentro do esquema BBfsms. O uso eficaz de Mídia Social entra no âmbito da certificação como uma ferramenta para melhorar a comunicação interna e externa, através do estabelecimento de um diálogo interativo entre as organizações, comunidades e indivíduos em questões relacionadas com a proteção da saúde pública durante uma crise; prevenção da saúde pública antes de uma crise e engajamento da saúde pública.
Também é promovida a melhoria contínua através do estabelecimento de expectativas, o uso da educação e treinamento, comunicação, sistema de medição e reforço. O uso do PDCA dentro de cada processo e entre as suas interações é promovido dentro do sistema como um todo.

A ação preventiva é requerida pelo sistema como uma maneira de sempre buscar a melhoria contínua a partir de resultados de potenciais acidentes identificados relacionados ao comportamento humano, processo, ambiente e/ou equipamentos, estatísticas de doenças transmitidas por alimentos, verificação da segurança de alimentos e a análise crítica da direção.
Atualmente, a indústria de alimentos está em uma corrida entre a detecção e prevenção. Para ganhar, a prevenção deve ser mais rápida que a detecção. Não podemos permitir que as estatísticas em relação às doenças transmitidas por alimentos aumentem: 2 bilhões de doenças e 1,8 milhões de pessoas morrem.

E o que podemos fazer para proteger cada dia mais o cliente?
O esquema BBfsms é a resposta. Nossa missão é criar uma cultura global de segurança de alimentos.

 

“Tem-se dito, o que sabemos e o que acreditamos é de pouca importância. O que nós fazemos que é importante. Quando se trata de segurança de alimentos, este ponto é certamente verdade. ”
“Segurança de Alimentos = Comportamento” (por Frank Yiannas)

Para saber mais sobre o esquema BBfsms visite o nosso site www.bbfsms.com e se junte a nós no LinkedIn ou escreva e-mail para contato@bbfsms.com

 Autoras: Karine Mafra, Ana Cicolin, Nadia Azevedo

4 min leituraA norma Behavior-Based Food Safety Management System (BBfsms) foi criada em 2014 para atender uma necessidade global de uma nova era de Segurança de Alimentos, onde há uma combinação de […]

Juliane Dias<span class="bp-verified-badge"></span> Juliane Dias
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O não alcance de metas de SGSA X ações corretivas e preventivas

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“Obstáculos são aquelas coisas assustadoras que vemos quando afastamos os olhos do alvo.”

Hanah More

 No post anterior falamos sobre a sistemática de definição dos objetivos e indicadores relacionados ao sistema de gestão de segurança de alimentos, validação de metas e divulgação para a organização até os níveis pertinentes.

E depois…. basta atualizar o resultado? Nãoooooo!!

O mais importante de tudo é a análise crítica dos dados e a tomada de ações derivada deste acompanhamento. O sistema de gestão deve considerar estas atividades. Elas que vão garantir o aprendizado derivado dos indicadores de desempenho.

Periodicamente deve ser realizada uma reunião de análise dos resultados destes indicadores. Esta reunião pode ser mensal, bimestral, trimestral, dependendo da rotina de atividades e reuniões da organização. Mas é relevante ressaltar que independente da periodicidade da reunião, os resultados de indicadores devem ser avaliados o mais breve possível (fortemente recomendado que seja mensalmente), para que as ações de correção sejam tomadas o quanto antes e assim poder conter e reverter situações de desvio.

Fica muito complicado realizar a análise dos desvios e tomar ações de correção ou corretivas quando se passa muito tempo do resultado. O resgate de informações às vezes se perde e com ele a oportunidade de registrar a melhoria contínua.

Acredito que existe uma regra e dois momentos de tomada de ação quando falamos de indicadores de desempenho.

A regra / critério: é necessário estar claramente definido quais são as situações e qual a abrangência de atuação quando ocorrem desvios em indicadores de desempenho. Ou seja, aqui passamos a considerar os desvios pontuais e sistêmicos.

Momento 1: se o indicador não atingiu a meta do mês, no mínimo devem ser tomadas as ações de contenção/correção para que o indicador possa retomar o resultado esperado.

Momento 2: o indicador não vem atingindo em meses consecutivos (ou alternados) e vai comprometer o resultado do ano. Devem ser tomadas ações de contenção e adicionalmente pode existir a necessidade de aplicação de ações corretivas.

Exemplo de critério para ações corretivas:

  • Identificação de resultados de indicadores que não atingem a meta por 3 meses ou mais;
  • Identificação no decorrer do ano que o indicador não atingirá a meta no período estabelecido.

 Ponto de atenção: em algumas situações, um único resultado fora da meta pode comprometer o resultado do período (do ano, por exemplo), nestas situações aplica-se o critério de ação corretiva obrigatória.

Este processo pode (e no meu ponto de vista deve) estar relacionado com o processo/procedimento de ações corretivas da organização. Isso permite que o sistema de gestão seja cada vez mais funcional e enxuto.

Baixe aqui um exemplo de formulário para gestão de indicadores e um formulário para registro, investigação de causa e definição do plano de ação corretiva.

Anexos

A sistemática de identificação de causas do exemplo do formulário pode ser substituída pela que a organização definir (5 Por quês, Ishikawa, Pareto, etc.), ou que melhor se aplicar ao caso. Algumas vezes pode ser uma análise utilizando mais de uma ferramenta. Isso também funciona!!

E para finalizar com “chave de ouro” este processo, devem estar analisados e registrados os resultados dos indicadores de SGSA (e outros sistemas de gestão que a organização possua) na reunião de análise crítica da direção. Se aplicável, também devemos considerar quais são as necessidades de ação para cada um deles, investimento, priorização das ações, etc.

Agora já podemos deixar de ficar assustados e olhar de frente a gestão de objetivos e metas do SGSA.

Figura 01

Referências:

ISO 22.000:2005 Requisitos:

7.10.1   Correções

7.10.2   Ações Corretivas

8.5.1      Melhoria Contínua

 

ISO 9001:2008

8.5.1      Melhoria Contínua

8.5.2      Ação Corretiva

8.5.3      Ação Preventiva

3 min leitura“Obstáculos são aquelas coisas assustadoras que vemos quando afastamos os olhos do alvo.” Hanah More  No post anterior falamos sobre a sistemática de definição dos objetivos e indicadores relacionados ao […]

Fernanda Spinassi<span class="bp-verified-badge"></span> Fernanda Spinassi
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Quais são os fatores críticos para um Sistema de Gestão de Segurança dos Alimentos ser de fato eficaz?

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Quem nunca se fez esta pergunta? Atualmente, muitas empresas do segmento de alimentos têm um sistema HACCP, mas este não funciona com total potencial e em muitos casos, somente existe na teoria. Avaliar profundamente as causas desta má implementação é sem dúvida benéfico para auxiliar as organizações a tomarem medidas corretivas e preventivas, a fim de tornar a gestão do HACCP de fato eficaz.

Um artigo publicado pela revista International Journal Of Quality & Reliability Management, trata deste assunto e através de um tratamento estatístico (análise fatorial) dos dados levantados, em quase 200 indústrias de alimentos certificadas, o autor concluiu quais são os fatores que devem ser geridos de forma eficaz, a fim de garantir uma implementação bem sucedida do sistema e, consequentemente, a segurança dos alimentos, e os chamou de “fatores críticos de um sistema HACCP eficaz”.

Através de uma revisão literária de artigos e trabalhos publicados sobre o tema, o autor apresentou, inúmeros fatores críticos que têm sido identificados como sendo crucial para o sucesso da implementação de HACCP. Seguem os principais, por ele analisado:

  • Falta de experiência;
  • Falta de requisitos legais;
  • Falta de tempo, treinamento, motivação e empenho dos funcionários;
  • A capacidade de ter acesso a conhecimentos adequados;
  • Inadequada aceitação e gestão de programas de pré-requisitos pelos funcionários;
  • Programas de pré-requisitos ineficaz;
  • Grande quantidade de documentação exigida;
  • A falta de recursos financeiros;
  • Falta de pessoal;
  • As limitações de recursos humanos (habilidades ou qualificações insuficientes);
  • Restrições de tempo
  • Resistência à mudança tanto por executivos de alto nível, quanto pelos trabalhadores.

Foi também citado, o governo como um fator que influencia a efetiva gestão de segurança de alimentos, e também, falhas nas instruções dadas pelas consultorias contratadas.

A pesquisa foi realizada na Grécia e como metodologia, o autor elaborou um questionário com base nos fatores críticos da efetiva implementação do HACCP, definidos na literatura. O questionário constou de três partes. A primeira parte continha cinco perguntas a respeito do perfil das empresas. A segunda parte continha 17 declarações relativas à importância dos fatores críticos. Os entrevistados foram solicitados a indicar o grau de concordância ou discordância com estas declarações, usando uma escala de sete pontos, onde 1 representa “discordo totalmente” e 7 “concordo totalmente”. A terceira parte continha três perguntas em relação aos objetivos do sistema HACCP e mais especificamente a identificação, avaliação e controle de perigos de segurança de alimentos e uma pergunta em relação a toda a eficácia do sistema de HACCP. As respostas seriam dadas em uma escala de sete pontos, em que 1 representa “fortemente ineficaz” e 7 “fortemente eficaz”. Foram selecionadas 190 empresas de alimentos certificadas (ISO22000:2005 ou ELOT – certificação grega para sistemas de HACCP) que receberam o questionário. A maioria das empresas que responderam eram de pequeno a médio porte e de diversos segmentos (panificação, laticínios, processadoras de frutas e vegetais, e indústrias de óleo e azeitonas) e têm o sistema implementado e certificado há pelo menos três anos.

Após recebido os questionários respondidos, o autor utilizou um tratamento estatístico de Análise Fatorial, a fim de avaliar a confiabilidade e validade dos dados analisados. Seu impacto sobre a eficácia do sistema de HACCP foi examinada através de análise de regressão linear múltipla. Os pacotes estatísticos SPSS 15 e AMOS 6 foram utilizados para o processamento de dados.

Os resultados apontaram os fatores que determinam a implementação eficaz do HACCP X seu grau de importância, e foram:

  • Fatores de grande importância: gestão (programas de pré-requisitos, documentação, procedimentos de verificação e validação), funcionários (comprometimento, conhecimento e treinamento) e a disponibilidade de recursos humanos.
  • Fatores importantes: a participação de mercado e apoio de consultores técnicos.
  • Fatores menos importantes: documentação requerida, a rotatividade de pessoal e trabalhadores a tempo parcial, a resistência à mudança, o custo e o tempo de implementação, e os requisitos legais.

Em relação ao impacto destes fatores para a eficácia do HACCP, os resultados estatísticos apontaram os atributos de gestão (programas de pré-requisitos, equipamentos e procedimentos de verificação) e de recursos humanos (disponibilidade de empregados, comprometimento, treinamento).

Concluiu afirmando que mesmo havendo muitos fatores críticos importantes na implementação de um sistema de gestão de segurança dos alimentos, a otimização do sistema de gestão e de recursos humanos, leva a eficácia na implementação de um sistema de qualidade.

 

Referência do artigo: FOTOLUPOS, Christos V.; KAFETZOPOULOS, Dimitrios P.; PSOMAS, Evangelos L. Assessing the critical factors and their impact on the effective implementation of a food safety management system. International Journal Of Quality & Reliability Management, Grecia, v. 26, n. 9, p.894-911, jun. 2009.

 

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Vanessa Amaral<span class="bp-verified-badge"></span> Vanessa Amaral
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Como selecionar indicadores e metas para segurança de alimentos?

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Há um antigo ditado popular que diz: “Se o objetivo da vida não for o aprender, a vida torna-se sem objetivo…”.

Então… mãos a obra e vamos falar sobre definição de objetivos em um sistema de segurança de alimentos!!

Vamos começar avaliando os conceitos e requisitos das normas de sistemas de gestão (aqui vou restringir as normas ISO 9001:2008 e ISO 22000:2005): a alta administração deve definir, documentar e comunicar os objetivos e metas do sistema de gestão, incluindo o atendimento aos requisitos do produto e garantir que eles sejam estabelecidos até os níveis pertinentes da organização. Eles devem ser mensuráveis e consistentes para apoiar a política do SGQ ou SQGSA.

Sendo assim, uma sistemática de definição de objetivos e metas deve identificar e definir estratégias para responder antecipadamente às demandas dos clientes, consumidores, colaboradores e demais partes interessadas, definindo e validando os objetivos e metas da organização e criando planos de ação visando o atendimento das metas estabelecidas.

Traduzindo: o processo de objetivos e metas deve ser composto por algumas etapas:

 

1 – Definição dos objetivos, metas e indicadores.

O que considerar nesta etapa do processo?

O ideal seria levar em conta o plano de negócios (bussines plan), quais são os objetivos da alta administração / diretoria (onde a organização quer chegar este ano?), missão, visão, valores e expectativas dos clientes.

Não há uma periodicidade padrão para esta definição, podemos considerar inclusive periodicidades diferentes para cada objetivo. Mas uma prática comum são objetivos anuais.

 

2 – Definição dos indicadores.

Periodicamente devem ser definidos indicadores que irão medir os objetivos da organização. Esta definição deve considerar itens como:

•             Tendências tecnológicas;

•             Cultura Organizacional (se definida);

•             Processos atuais (leiaute, capacidades de processos e estocagem, equipamentos e edifícios);

•             Pessoas (atuais e projetadas);

•             Legislações vigentes (incluindo necessidades de adequação);

•             Demandas de partes interessadas;

•             Utilização de recursos naturais;

•             Necessidades de investimentos.

 

Bom… a esta altura já podemos garantir que a definição dos objetivos e indicadores deve ser alinhada com a etapa de planejamento estratégico da organização, que em geral ocorre juntamente com a elaboração / definição dos recursos financeiros que serão disponibilizados para o período seguinte.

 

É importante se atentar a este timing, caso contrário pode ser que não seja possível revisar o orçamento e incluir grandes investimentos. Então, para alguns itens é necessário pensar em planejamento a curto, médio ou longo prazo.

E agora?? Quais são indicadores que podem ser considerados no sistema de gestão de segurança de alimentos?

 

Como mencionei anteriormente, os objetivos e metas devem ser mensuráveis e consistentes para apoiar a política do SGQ ou SQGSA. OU seja, não há um padrão ou uma regra fixa, mas há um norte.

Uma sugestão de indicador de SGSA é o “Índice de Cumprimento dos PPRs”. Desta forma, fica bem abrangente e pode ser aplicável a qualquer organização.

Para este indicador, liste os PPRs que foram definidos pela equipe de segurança de alimentos, e acompanhe mensalmente o andamento de cada uma destas práticas. Ele pode ser medido de forma binária (conforme e não conforme) ou de forma quantitativa (% de atendimento ou conformidade de cada uma das práticas). Particularmente eu tenho mais afeição pelo quantitativo. Creio que ele se aproxima mais de um número real.

 

Abaixo estão alguns exemplos de PPRs que podem ser considerados para a composição deste indicador:

  • Limpeza e Conservação
  • Limpeza e Higienização das Áreas (pode ser extratificado por área)
  • Potabilidade de Água
  • Recebimento de Insumos
  • Controle de Pragas
  • Recebimento de Produtos Químicos
  • Controle de Produtos Químicos
  • Cumprimento do Plano de Calibração
  • Controle de Produtos Potencialmente Inseguros ou Não Conformes
  • Simulado de Rastreabilidade / Recolhimento
  • Higiene Pessoal
  • Conformidade dos ASO’s
  • Inventário de Vidros e Similares
  • Controle de Acessos
  • PPR de Vidros
  • Auditorias Internas
  • Reclamação de Clientes
  • Novas Legislações
  • Comunicação Específica
  • Atualização do Plano APPCC

 

Atenção: é importante que os objetivos / indicadores não sejam somente reativos (como o índice de reclamações de clientes e consumidores, por exemplo). Isso não significa que não devemos monitorá-los, somente que não podemos dedicar todos os objetivos de SGSA a este tipo de indicador.

Indicadores como o de reclamações, podem e devem ser medidos não somente para ver a evolução e o reflexo das ações internas na percepção do consumidor como também porque ele pode ser um farol para uma situação de risco de crise. O indicador de reclamações também pode ser um item da composição do índice de PPRs.

 

3 – Validação das metas.

O que é combinado não sai caro!

As metas devem ser validadas após o fechamento oficial dos resultados do ano/período, com aprovação da alta administração, podendo ser revistas a qualquer momento do ano caso existam justificativas para tal. Neste caso, é necessária nova aprovação do mesmo responsável ou grupo de responsáveis iniciais.

 

4 – Desdobramento e divulgação.

Agora já estamos na etapa final do processo de definição de objetivos.

Os indicadores e as respectivas metas devem ser desdobrados por área e setor, quando aplicável, e comunicados aos colaboradores. A abrangência do desdobramento e a forma de comunicação podem ser feitas de várias formas (comunicado formal, reunião de objetivos, etc.).

O mais importante aqui é que todos tenham conhecimento do quanto as suas atividades contribuem par ao atendimento das metas do SGSA.

No próximo post irei abordar a relação entre as análises de indicadores e o processo de ações corretivas e preventivas, qual a sua importância, formas de abordagem e “algunas cositas más”.

Referências:

ISO 22.000:2005 Requisitos:

5.2         Política de Segurança de Alimentos

5.3         Planejamento do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos

5.8         Análise Crítica pela Direção

 

 

ISO 9001:2008

5.4.1      Objetivos da Qualidade

5.4.2      Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade

5.6         Análise Crítica pela Direção

 

 

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Fernanda Spinassi<span class="bp-verified-badge"></span> Fernanda Spinassi
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Cultura de Certificação versus Cultura da Qualidade

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Neste meu primeiro texto, quero falar sobre um assunto que gera muitos conflitos dentro de várias organizações no nosso país.

Embora todas as normas de certificação tenham em seu escopo o “Comprometimento da Alta Direção” como uma cláusula importantíssima e fundamental, muitas são as empresas que trabalham e mantêm sistemas de gestão voltados apenas para a manutenção de alguma certificação obtida, seja por imposição de clientes, do mercado ou apenas por questões de marketing.

Nesses muitos anos de carreira, vi e conheci vários sistemas montados apenas para “passar nas auditorias”.

Mas será que essa tática vale a pena?

Uma das grandes vantagens das salas de aula é a oportunidade de ouvir dos alunos como funcionam os sistemas da Qualidade das empresas onde trabalham. E sabem o que mais ouço? “Poxa, lá na empresa as coisas são feitas apenas na época da auditoria!”.

Para quem vive a Qualidade no seu dia a dia, ouvir esse tipo de frase causa um misto de decepção e de motivação.

Decepção por constatar que, apesar dos muitos anos desde a primeira certificação no Brasil, muita gente ainda vê a Área da Qualidade apenas como um setor pra controle de documentos e atendimento a clientes.

Motivação por que há muito que fazer, começando pela formação de novas gerações de profissionais que visem não apenas o certificado na parede, como um troféu, mas que façam a mudança de uma cultura que traga benefícios para todos, desde os fornecedores das matérias primas até os consumidores finais que, no final das contas, somos nós!

Entendo que nenhum sistema funciona bem sem o comprometimento das pessoas responsáveis pelas atividades de uma empresa, desde as mais simples até as mais compexas e estratégicas.

Então, nesse sentido, todos os gestores têm a obrigação de compartilhar e multiplicar conhecimento e por fazer destas atividades ferramentas de motivação e enriquecimento humano e profissional dos seus comandados. O esforço deve ser direcionado para que o conhecimento não seja represado e retido por uns poucos.

Voltarei a esse tema outras vezes, com foco especial em Segurança de Alimentos, mesmo por que, cerca de dois milhões de pessoas sofrem, anualmente, com algum tipo de contaminação de alimentos mundo afora.

Um grande abraço, com a expectativa e o desejo de que 2015 será um ano de muitas realizações para todos nós!

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Jose Luiz Bariani<span class="bp-verified-badge"></span> Jose Luiz Bariani
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Publicação do PAS 96:2014

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Foi publicada recentemente a nova versão de um importante documento de referência para sistemas de defesa dos alimentos. Trata-se do PAS 96:2014 – Guide to protecting and defending food and drink from deliberate attack.

O documento, publicado pelo BSI (British Standards Institution), não é uma norma certificável, mas traz orientações para as organizações na cadeia produtiva de alimentos incluindo abordagens e procedimentos a serem adotados de maneira a mitigar os riscos de fraude ou outras formas de ataque intencional.

Nesta versão é aprofundado o conceito de TACCP (Threat Assessment Critical Control Points) que na versão anterior, de 2010, havia sido somente introduzido, sem uma conceituação maior. São fornecidos também novos conceitos sobre tipos de ameaça, agentes e critérios para avaliação de risco.

O documento pode ser obtido gratuitamente através do seguinte link:

http://www.food.gov.uk/sites/default/files/pas96-2014-food-drink-protection-guide.pdf

 

 

 

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Fernando Ubarana Fernando Ubarana
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Gestão de documentos e registros, uma solução ou um fardo?

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Muitas organizações iniciaram a implementação de seus respectivos sistemas de gestão com a ISO 9001, e grande parte delas com a primeira das versões lá em 1994…. uns 20 anos atrás.

O que será que mudou nos requisitos de gestão de documentos e registros nestas duas décadas de sistema de gestão? Como este tema é atualmente avaliado durante um processo de auditoria? Como esta ferramenta do sistema pode ajudar ou ser um obstáculo no sistema de gestão da qualidade e, por que não afirmar, também no sistema de gestão de segurança de alimentos?

Um dos grandes pilares de qualquer sistema de gestão é a melhoria contínua. Utilizando este pilar como sustentação, podemos entender que o SGI, qualquer que seja a sua abrangência, deve acompanhar a evolução ao longo dos anos.

Já vivenciei algumas experiências de organizações que tinham o seu sistema de gestão encharcado de procedimentos, mil…. dois mil…. e já vi mais de três mil documentos em uma única organização. Como pode um sistema deste porte ser funcional e operacional?

Primeiramente, é muito provável que um sistema de gestão com este montante de documentos possua uma boa parcela deles desatualizado ou, na melhor das hipóteses, documentos que já não são utilizados pelos colaboradores e que já não possuem mais utilidade para o SGI, ou SGSA. Neste cenário administrar uma mudança sem correr riscos de ruptura na gestão ou mesmo na operação do sistema e das atividades rotineiras da organização é um desafio.

Uma premissa para esta avaliação é considerar que abrangência da documentação do sistema pode diferir de uma organização para outra devido ao porte, tipo de atividades, complexidade dos processos e competência do seu pessoal. Mesmo com este princípio, podemos entender que mil documentos é um número alto de procedimentos. De forma alguma podemos concluir que o sistema está engessado somente por esta informação, certamente é necessário uma avalição mais profunda da operação para ter este tipo de diagnóstico.

Um bom início para esta mudança, ou até posso arriscar em dizer esta revolução, é um levantamento de documentos e registros por área. Este levantamento será a base para uma boa relação “de / para”. É imprescindível que não ocorra a perda de rastreabilidade da documentação. Seja ela controlada por um software sofisticado ou por uma simples planilha em Excel.

Nesta lista deve conter a correlação entre o documento anterior (código, título, número da revisão e data) e o novo documento. Caso o documento seja descontinuado ou absorvido por outro (unificação de dois procedimentos em um, por exemplo), esta informação também deve constar na lista.

Uma boa prática também é incluir no subitem “Referências” o documento anterior, mas neste caso é importante deixar claro que o documento anterior tornou-se obsoleto.

Também acredito ser muito importante fazer com que esta migração seja apoiada pelos gestores das áreas fim, para que eles compreendam, valorizem e entendam que o trabalho de tornar o SGSA mais funcional vai fazer com que ele crie raízes na organização.

Outro ponto relevante para este tema é a distribuição de cópias físicas. Atualmente a evolução das tecnologias é mais rápida que a velocidade da luz. Esta muito mais acessível para as organizações disponibilizar um software ou sharepoint que realiza a tarefa de controle de documentos. Mas não podemos esquecer que todas estas ferramentas são muito úteis, desde que o executor das atividades tenha acesso a elas. Caso contrário, é válido considerar a necessidade de disponibilizar uma cópia física para a operação. E se esta for a solução, inevitavelmente devemos definir uma sistemática de controle de distribuição de cópias para garantir que a informação atualizada seja adequadamente distribuída para a operação e que as cópias obsoletas sejam removidas e descartadas. Este critério se aplica tanto a procedimentos (manuais, normas, procedimentos operacionais ou instruções de trabalho, especificações, etc) quanto a registros ou formulários padrão.

Bem…. após todas estas colocações, podemos dizer que para que uma reforma no sistema de gestão de documentos e registros de um SGSA ou SGI, o passo mais importante é o planejamento. Sendo assim, não pensem em sair deletando os documentos como início da atividade. Manter o histórico também é importante!!

Vamos começar com o levantamento dos documentos existentes, planejar como será a nova distribuição de documentos, definir um cronograma para que os documentos sejam revisados (por grupo de documentos, por área ou como melhor se adaptar a realidade da organização). E só depois podemos colocar a mão na massa e iniciar as revisões, aprovações e distribuições do novo sistema de gestão de documentos e registros. Esta revolução dá trabalho, mas é possível de ser feita com o menor risco assumido de ruptura do SGI ou SGSA. Basta ter coragem e mãos a obra!!!

Ótima sorte para os audaciosos!!!

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Homologação de fornecedores: existe fórmula?

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Um dos grandes desafios de um Sistema de Gestão de Segurança do Alimento é coordenar a homologação de fornecedores de forma eficaz, racional e com custo razoável, atendendo aos requisitos das normas mais renomadas e garantindo confiança na aquisição de matérias-primas e ingredientes seguros.

Quando o fornecedor já possui certificação em alguma norma de segurança do alimento, como FSSC 22000 ou BRC, o envio do certificado vigente é suficiente para considera-lo apto ao fornecimento, desde que o escopo contemple o produto em aquisição. Porém, quando o fornecedor não possui certificação, outras formas de pontuação podem ser empregadas, em conjunto ou separadamente, como por exemplo:

i)        Auditorias de segunda ou terceira parte;

ii)      Preenchimento de questionários e/ou declarações e/ou laudos de análise atestando conformidades aos requisitos do cliente;

iii)     Acompanhamentos criteriosos dos primeiros lotes de recebimento, gerando histórico favorável para a homologação.

O grande desafio das empresas é compreender que nem todas as matérias-primas e ingredientes possuem o mesmo peso dentro de uma avaliação de perigos e que, embora o mundo perfeito pudesse ser a realização de auditorias de segunda ou terceira parte em todos os fornecedores, tal prática não traduz a realidade das empresas em relação aos orçamentos apertados. Sendo assim, é necessário e perfeitamente possível encontrar um equilíbrio para essa equação.

Uma solução que considero bastante interessante é criar uma “Matriz de Avaliação de Riscos para Matérias-Primas e Ingredientes”, onde o foco seja o raciocínio técnico para o insumo propriamente dito e o conhecimento científico acerca deste, independentemente dos fornecedores, conforme exemplo abaixo:

Os critérios para definição de Baixo, Médio e Alto são particulares de cada empresa e devem ser mantidos documentados e utilizados de forma consistente para a avaliação na Matriz. A tabela abaixo exemplifica alguns modelos.

A combinação de respostas na Matriz gera uma classificação para cada ingrediente, onde o critério mandatório, neste modelo, é o “Nível de Significância no Produto”:

A partir da classificação em grupos, a empresa pode escolher a melhor sistemática para homologação de cada categoria, de acordo com seus recursos e diretrizes, como exemplo:

  • Categoria A: homologação dependente de auditoria de segunda ou terceira parte.
  • Categoria B: homologação por preenchimento de questionários e acompanhamento intensivo dos três primeiros lotes.
  • Categoria C: homologação apenas por preenchimento de questionários.

Por ser um tema complexo e polêmico não existem soluções prontas para gestão de fornecedores. O importante é compreender a melhor sistemática para a sua empresa, que traga confiabilidade e mantenha o canal de comunicação ativo com sua cadeia de fornecimento, integrando-a aos seus processos, retroalimentando sua avaliação de perigos e minimizando os impactos na segurança do seu produto acabado.

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Graziela Junqueira Graziela Junqueira
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Não-conformidades: como elaborar seu plano de ação e colocá-lo em prática – parte 2

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No post anterior, iniciamos o processo de avaliação de uma não-conformidade com a investigação se suas causas. Neste material, abordaremos as ações corretivas e demais etapas dentro do processo que irá auxiliá-lo no desenvolvimento de seu plano de ação.

Vimos que a identificação da não-conformidade é uma atividade de grande importância, pois seu tratamento resulta em melhorias que são inseridas no Sistema de Gestão da organização. Tendo sido identificadas as causas das não-conformidades, deve-se estabelecer quais ações corretivas devem ser implementadas para sua eliminação.

Para que a melhoria seja alcançada, todos os setores precisam estar envolvidos e comprometidos, uma eventual não-conformidade encontrada não deve ser tratada isoladamente através da sua eliminação pelo setor que a encontrou. A melhoria será alcançada através do adequado tratamento, que tem início com o seu registro formal em documento especificado pelo sistema de gestão.

Um processo de ações corretivas, implementado ou administrado de forma deficiente, pode contribuir negativamente para o Sistema de Gestão da Qualidade e para a Empresa. Alguns exemplos podem ser:

  • Gastos desnecessários tomando várias ações que não eliminam a não-conformidade,
  • Desperdício de recursos materiais, humanos e financeiros,
  • Insatisfação dos Clientes
  • Perda de credibilidade do Sistema de Gestão.

 

A experiência nos mostra que alguns pontos, dentro do processo de ações corretivas, são mais frágeis e precisam ser tratados e monitorados com mais cuidado, entre eles vale a pena citar:

  • Descrição da não-conformidade,
  • Investigação de suas causas e monitoramento da implantação
  • Verificação da sua eficácia.

    •  

    A organização deve ter um procedimento para definir as responsabilidades pela adoção das ações corretivas, a maneira como estas ações devem ser executadas e a verificação da eficácia das mesmas. Da mesma forma, é útil estabelecer um prazo para a implementação da ação corretiva como forma de gerenciamento do processo.

    Os prazos estabelecidos tanto para a implementação quanto para verificação da eficácia devem ser compatíveis com a importância do desvio, a frequência de sua ocorrência, seu impacto no produto final etc.

    Eventualmente se verificará que, apesar de toda a criteriosa análise para identificação da causa de uma não-conformidade e da correspondente ação corretiva, esta nem sempre é a mais adequada e  sua implementação se  demonstrará ineficaz. O processo deve então ser restabelecido e nova ação corretiva determinada.

    Desta forma, o trabalho não acaba na implementação da ação corretiva. Para alcançar os objetivos traçados e obter um plano de ações corretivas eficiente, deve-se estabelecer uma sistemática para a verificação da eficácia das ações tomadas. Para melhores resultados, recomenda-se que o responsável por esta verificação não seja a mesma pessoa que implementou a ação corretiva, porém esse responsável deve possuir conhecimento suficiente do processo ou etapa envolvida.

    Após a realização da verificação da eficácia, é importante que a equipe envolvida se reúna e realize uma análise crítica de todas as atividades realizadas e resultados atingidos. Essa informação poderá contribuir ainda para melhorar o conhecimento da equipe e reforçar a importância de um bom sistema de gestão da qualidade ou segurança dos alimentos.
    Toda oportunidade de aprendizado deve ser aproveitada, portanto envolva-se!

    Para maiores informações sobre treinamentos, auditorias e certificações, entre em contato com o Lloyd´s Register: erica.vianna@lr.org / (11) 3523-3948

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    Esclareça suas dúvidas sobre não-conformidades Maiores e Menores em segurança de alimentos

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    Neste post iremos considerar como referência a norma FSSC 22000, que aborda os requisitos para um sistema de gestão da segurança de alimentos (SGSA). A referência é do próprio esquema certificador, que pode ser conferido aqui.

    Vamos a alguns esclarecimentos:

    Não-Conformidade Menor:

    Falha em um requisito do Sistema de Gestão que não gera impacto na capacidade de atingir os resultados esperados.

    Prazo: Se uma NC Menor é identificada, um plano de ações corretivas é necessário em até 03 meses da auditoria. As ações corretivas devem ser concluídas em até 12 meses após a auditoria. A implementação do plano deve ser revisada, no máximo, até a próxima auditoria de campo.

    Não-Conformidade Maior:

    Falha no atendimento de um ou mais requisitos do Sistema de Gestão, que gera dúvidas sobre a capacidade do sistema de gestão em atingir os resultados esperados acerca da segurança dos alimentos na cadeia de alimentos ou em controlar de forma eficaz o processo para o qual foi destinado.

    Importante: no contexto do SGSA, o resultado esperado é tipicamente um produto seguro; o número de não-conformidades menores associados com o mesmo requisito ou assunto pode demonstrar uma falha sistemática e, assim, constituir um não-conformidade maior.

    Prazo: a organização deve fornecer a evidencia objetiva da análise de causa raiz e plano de ação proposto acordado com o Organismo Certificador em até 14 dias após a auditoria e a NC Maior deve ser fechada nos próximos 14 dias.

    Achados de auditoria que levam a uma NC Maior

    1. Falha ao documentar e implementar o SGSA de forma efetiva.

    2. Falha no SGSA com impacto direto na segurança do alimento.

    3. Múltiplas falhas menoresque acumuladas indicam que a capacidade do SGSA em atingir os resultados esperados é duvidosa.

    4. Falha em solucionar qualquer questão relevante a segurança do alimento de forma oportuna.

    5. NC menores não resolvidas dentro do prazo estipulado.

    6. Evidência de situação que gera dúvidas quanto à segurança dos alimentos e/ou produto inseguro sem qualquer medida tomada para controlar produtos potencialmente inseguros.

     Você deve considerar ainda que a implementação de ações corretivas pode levar mais tempo dependendo da severidade potencial da NC. Nesses casos, o plano de ação corretiva deve incluir qualquer medida ou controle temporário para mitigar o risco até que a implementação das ações corretivas permanentes.

     Atenção: uma NC Maior é automaticamente apontada (em responsabilidade da direção e alocação de recursos) se o plano de ação aprovado não é executado. Se a segurança do alimento está em risco, uma organização já certificada pode ter seu certificado retirado dentro de 05 dias.

     Condições para a certificação: a certificação FSSC 22000 somente é concedida se:

    • Todo plano de ação relacionado a não-conformidades foi aceito
    • Todas as não-conformidades Maiores foram finalizadas

     Uma nova auditoria é necessário nos casos onde as não-conformidades não são resolvidas e o certificado não é emitido em um prazo de 03 meses da data original da auditoria.

     

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    Não-conformidades: como elaborar seu plano de ação e colocá-lo em prática

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    Este texto tem como finalidade apresentar uma estrutura prática e sugerir algumas ferramentas básicas para auxiliar o seu dia-a-dia. Acompanhe a série de posts que virão para avançarmos juntos neste assunto e veja nossas sugestões de ferramentas de suporte. Tal sistemática deve ser aplicada não apenas por quem possui alguma certificação, como a FSSC 22000 ou ISO 9001, mas também para melhorar a gestão de seu sistema da qualidade e segurança de alimentos.

    Muitas empresas encontram alguns desafios para estabelecer e implantar um plano de ação para não-conformidades apontadas.  Esses desafios vão desde como realizar a investigação da causa raiz até mesmo como estabelecer um método de verificação da eficácia das ações corretivas.

    Qual processo seguir? Procure estabelecer um fluxo lógico, como o exemplo simplificado demonstrado na figura abaixo:

    1 –      Identifique a não-conformidade: compreenda qual o desvio em relação ao que era esperado
    2 –      Registre sua ocorrência: documente toda a informação disponível sobre o ocorrido, bem como evidências observadas
    3 –      Investigue suas causas: aplique métodos conhecidos de identificação e solução de problemas (veja a seguir)
    4 –      Estabeleça a(s) ação(ões) corretiva(s): ações que atuem na causa raiz e evitem que a não-conformidade ocorra novamente.
    5 –      Verifique a eficácia da(s) ação(ões) corretiva(s) adotada(s): verificar se os resultados planejados foram alcançados
    6 –      Análise crítica pela alta direção

    Mas antes de tudo, é necessário compreender a não-conformidade. Para identificar a causa raiz, você precisará entender o desvio que foi identificado e quais os fatores associados. Se necessário, questione até que a questão esteja clara para você. Não questione apenas o que foi observado (evidência), mas procure saber também exatamente o que era esperado naquele assunto. Não se trata de questionar como determinado ponto deveria ser atendido, mas sim o que (qual requisito) não foi atendido.  E não se esqueça, registre todo o desdobramento, pois isso o auxiliará nas etapas seguintes do plano de ação.

    O objetivo principal da ação corretiva é evitar a recorrência dos desvios encontrados. Existem diversas técnicas para investigar as causas de uma não-conformidades, entre elas temos: “brainstorm”, “espinha de peixe” e “5 Porquês”. Iremos explorá-las mais detalhadamente a seguir:

    Independente da técnica aplicada, o importante é obter com razoável grau de certeza as causas mencionadas e, para tal, estabelecer as responsabilidades para esta atividade de forma a garantir que todos aqueles que podem contribuir para a solução desejada estejam efetivamente envolvidos.

     Diversos são os tipos de causas que devem ser consideradas e podem eventualmente incluir:

    *  Procedimentos inadequados ou inexistentes;

    * Falhas, mau funcionamento ou não-conformidades de materiais recebidos, processos, ferramentas, equipamentos ou instalações nas quais os produtos são processados, armazenados ou manuseados;

    *  Não cumprimento de procedimentos;

    *  Controle inadequado dos processos;

    *  Planejamento deficiente;

    *  Falta de treinamento;

    *  Condições inadequadas de trabalho; e,

    *  Recursos inadequados (humanos ou materiais).

    Você também pode aplicar a ferramenta PDCA (Plan – Do – Check – Act) para auxílio na solução do problema, desde o planejamento e implantação das ações corretivas, incluindo também a verificação de sua eficácia. Saiba mais sobre este assunto na continuação desde tema, no post a seguir.

     

    3 min leituraEste texto tem como finalidade apresentar uma estrutura prática e sugerir algumas ferramentas básicas para auxiliar o seu dia-a-dia. Acompanhe a série de posts que virão para avançarmos juntos neste […]

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