3 min leituraNo cenário da produção de alimentos, a rastreabilidade e a conformidade regulatória são mais do que boas práticas, são essenciais para a sobrevivência e o sucesso de qualquer negócio. Com […]
Ferramentas de gestão
Na busca constante por eficiência operacional e competitividade, a indústria alimentícia vem adotando com vigor os princípios do Lean Manufacturing. Entre suas ferramentas mais poderosas está o conceito dos 7 desperdícios (ou “mudas”), originalmente descritos por Taiichi Ohno no Sistema Toyota de Produção. Quando identificados e eliminados, esses desperdícios representam oportunidades concretas de redução de custos, melhoria da qualidade e aumento da produtividade — fatores essenciais em um setor tão sensível quanto o de alimentos.
Complementando essa visão, é importante destacar que os desperdícios na indústria alimentícia não apenas impactam a eficiência operacional, mas também comprometem diretamente a segurança dos alimentos, a sustentabilidade e a reputação da marca. Por lidarem com produtos altamente perecíveis, suscetíveis a contaminações e regulados por normas rigorosas, as empresas do setor precisam enxergar o Lean como uma ferramenta estratégica para garantir controle rigoroso de processos, padronização de práticas e rastreabilidade eficiente. Eliminar desperdícios, portanto, vai além de cortar custos: é uma forma de assegurar qualidade sanitária, minimizar riscos ao consumidor e construir uma cultura de excelência operacional.
A seguir, exploro cada um dos 7 desperdícios com exemplos práticos e específicos do universo da indústria alimentícia:
1 – Superprodução (Overproduction)
Produzir além do necessário ou antes da hora é um dos maiores vilões da indústria alimentícia, pois gera acúmulo de estoque com produtos perecíveis, aumentando o risco de perdas por validade, alterações sensoriais ou contaminações. Quando falamos, por exemplo, do modelo puxado de programação da produção, onde a produção conduz mais do que a demanda do mercado, acontece a produção de lotes acima da demanda real sem previsão de venda.
2 – Espera (Waiting)
Nesse desperdício, o ditado popular “tempo é dinheiro” nos ajuda a entender que tempos ociosos de equipamentos ou pessoas geram atrasos no fluxo e custo oculto. A espera pode comprometer também a qualidade do alimento, sobretudo em processos térmicos.
3 – Transporte (Transportation)
Movimentação desnecessária de materiais ou produtos não agrega valor e aumenta o risco de quebras, contaminações e erros de rastreabilidade. Conseguimos detectar esse desperdício facilmente quando utilizamos a ferramenta “Diagrama de Espaguete” que mapeia a movimentação de uma pessoa ou um processo para avaliar a disposição do leiaute.
4 – Excesso de processamento (Overprocessing)
São atividades que excedem o necessário para atender às especificações do cliente, aumentando custos e tempo de produção. Por exemplo, testes laboratoriais redundantes por falta de confiança nos dados ou por não entender o que o cliente realmente precisa.
5 – Estoques (Inventory)
Estoque além do necessário esconde problemas de fluxo, consome espaço, capital e pode gerar perdas por validade, infestação ou obsolescência. Geralmente é o resultado da falta de planejamento estratégico.
6 – Movimentação (Motion)
Operadores deslocando-se constantemente para buscar utensílios ou ingredientes é um ótimo exemplo para retratar esse desperdício. Refere-se ao esforço físico desnecessário de operadores ou uso inadequado de ferramentas, gerando fadiga e riscos ergonômicos.
7 – Defeitos (Defects)
Na indústria de alimentos, defeitos são críticos: geram desperdício direto de produto, retrabalho, risco à saúde pública e danos à marca. Além disso, quase sempre podem se tornar a causa raiz para que todos os outros desperdícios apareçam. Daí vem a justificativa para garantir um bom plano mestre de manutenção programada, economizando mão de obra e evitando o excesso de manutenções corretivas.
Por Leonardo Alves da Silva
Imagem: Pavel Danilyuk
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Tenho observado um crescente número de perfis em redes sociais anunciando a venda de packs de documentos prontos para sistemas de gestão da qualidade, gestão de segurança de alimentos e gestão ambiental, o que me leva a perguntar: é melhor comprar ou fazer meu sistema de documentação?
Não quero aqui colocar em discussão a qualidade do material oferecido e sim provocar uma reflexão a respeito do tema.
Vivemos em um mundo onde a pressa para oferecer soluções é cada vez maior, e os profissionais, especialmente os mais novos, veem nesse modelo uma oportunidade para mostrar serviço e assim conseguir visibilidade nas empresas onde atuam.
Em tempos de inteligência artificial pra cá, inteligência artificial pra lá, aquela coisa de fazer, de construir algo, parece estar se perdendo.
Parece que os profissionais resolveram entregar os pontos para as máquinas porque, afinal, vencê-las é impossível ou missão para heróis de filmes de ficção.
Recentemente, vivenciei uma situação envolvendo determinado produto vegetal que está enfrentando dificuldades para atendimento ao mercado europeu e que precisa, por exigência do MAPA, apresentar Planos HACCP consistentes e robustos para o controle do principal perigo, que é a presença de Salmonela nos lotes.
Pois bem, várias empresas contrataram serviços profissionais para a elaboração dos seus planos acreditando que isso seria suficiente para conseguirem a homologação para a exportação.
Infelizmente para elas, o MAPA rejeitou os planos por inconsistência e porque todos eles eram um “copia e cola” generalizado.
Como profissional da área há mais de 40 anos, me senti muito incomodado porque as empresas, com esse tipo de atitude, desprezaram a importância de uma ferramenta extremamente útil que pode lhes ajudar a eliminar o perigo usando uma avaliação rigorosa das etapas dos seus processos.
Também as áreas da Qualidade foram tratadas como meras gestoras de papéis e condutoras de processos de auditoria, uma tristeza!
Não cabe a mim julgar quem fez a documentação, mas fica a reflexão sobre o papel dos influenciadores digitais que anunciam produtos em redes sociais.
E ficam também duas dicas para quem quer adquirir esse tipo de serviço ou produto:
A primeira – Quando falamos em Qualidade só existem dois jeitos de se fazer as coisas: um é o jeito rápido… o outro é o jeito certo!
A segunda – Cuidado!!! Como cada organização é única e cada uma tem sua particularidade, adquirir material pronto que “serve pra todo mundo” me faz lembrar aquela famosa frase de mãe: “Você não é todo mundo!”
Imagem: Amirr Zolfaghari
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Em um cenário de crescente digitalização, auditorias mais exigentes e consumidores mais atentos, a integridade de dados é um tema cada vez mais frequente na indústria alimentícia. Garantir que os dados sejam completos, consistentes, precisos e acessíveis ao longo de todo o ciclo de vida de um alimento é fundamental não apenas para garantir a segurança, mas também para manter a conformidade legal e a confiança do consumidor.
O que é integridade de dados?
Integridade de dados refere-se à confiabilidade, consistência e exatidão das informações geradas, registradas, processadas, armazenadas ou transmitidas, seja em meio físico ou digital. Na prática, isso significa que um dado de temperatura, um resultado de análise microbiológica ou um registro de rastreabilidade deve ser:
- Attributable (Atribuível)
- Legible (Legível)
- Contemporaneous (Contemporâneo, ou seja, quando ocorreu)
- Original (Registro original ou cópia verificada)
- Accurate (Exato)
Esse conjunto de princípios é conhecido como ALCOA, base da integridade de dados em setores regulados — incluindo alimentos.
Por que isso é relevante na indústria de alimentos?
Em termos de validação e controle eletrônico, as exigências estão aumentando com a introdução de padrões como FSSC 22000, BRCGS e IFS, que abordam diretamente a segurança e autenticidade das informações.
Exemplos de riscos reais associados à perda de integridade de dados:
- Fraudes em rotulagem e rastreabilidade (origem de ingredientes ou data de validade)
- Resultados de laboratório manipulados ou alterados
- Registros retroativos inseridos manualmente em planilhas Excel sem controle de versão
- Falsos registros de temperatura de armazenamento ou de pasteurização
Além disso, auditorias externas e inspeções da autoridade sanitária estão mais atentas a esse tema, especialmente diante de recalls e surtos alimentares.
Onde a integridade de dados é crítica no setor de alimentos?
- Laboratórios internos e externos;
- Ensaios físico-químicos e microbiológicos devem ter dados rastreáveis e sem edições não controladas;
- Sistemas de rastreabilidade;
- Do campo à mesa, dados como lote, fornecedor, data de processamento e distribuição precisam ser íntegros;
- Monitoramentos ambientais e de PCCs (Pontos Críticos de Controle);
- Registros manuais de temperatura, pH, atividades de sanitização e verificação;
- Sistemas ERP e SCADA.
- Integração entre produção, qualidade, manutenção e cadeia de suprimentos: sem integridade, há risco de decisões baseadas em dados falsos ou incompletos.
Boas práticas para garantir integridade de dados
- Treinamento de equipe
- Promover cultura de responsabilidade sobre registros e dados
- Controle de acesso
- Uso de senhas individuais e registro de login para evitar acessos indevidos
- Assinaturas eletrônicas e trilha de auditoria (audit trail)
- Sistemas que mostram quem alterou, o quê, quando e por quê
- Validação de sistemas informatizados
- Garantir que softwares como LIMS, ERP, SCADA e BIs estejam validados e com versões controladas
- Política clara de registros e documentação
- Regras para preenchimento, correções, backups, armazenamento e descarte.
- Auditorias internas de integridade de dados
- Verificações regulares com foco específico em confiabilidade de informações e cruzamento de registros.
Na era da digitalização e da rastreabilidade em tempo real, a integridade de dados é cada vez mais um diferencial competitivo e um requisito básico de conformidade na indústria alimentícia. Negligenciá-la pode gerar não apenas prejuízos financeiros e desperdícios, mas crises de confiança e riscos à saúde pública.
Implementar um sistema robusto de gestão da integridade de dados é um investimento que protege a reputação da empresa, fortalece os sistemas de qualidade e garante que as decisões sejam sempre baseadas em fatos, e não em suposições.
Por Leonardo Alves da Silva
Imagens geradas por IA
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O Ministério da Agricultura e Pecuária lançou uma plataforma para consulta de Limites Máximos de Resíduos (LMR) com o objetivo de ajudar as empresas, especialmente as áreas que cuidam da qualidade, a identificar os limites de pesticidas por países e ou blocos econômicos.
A disponibilização de informações na plataforma é feita pela publicação de dados originais dos órgãos oficiais de cada país, de acordo com os requisitos estabelecidos pelos países importadores, a partir de compilação de informações de bases de dados oficiais ou bases de referência fornecidas pelos Adidos Agrícolas.
O projeto teve origem por conta do tema de um mestrado profissional em Ciência e Tecnologia de Alimentos na Universidade Federal de Pelotas (UFPEL), cujo título é “Identificação e disponibilização dos Limites Máximos de Resíduos (LMR) de agrotóxicos em grãos e derivados estabelecidos pelos principais parceiros comerciais brasileiros do agronegócio”. A dissertação foi desenvolvida pela Coordenadora Geral da Qualidade Vegetal do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Vegetal (DIPOV), Helena Pan Rugeri, que contou com a orientação do Dr. Maurício de Oliveira.
Essa plataforma chega em boa hora porque há muito tempo existe a necessidade de elaboração de um sistema de consulta de LMR para exportação, devido aos seguintes cenários:
A- Falta de aceitação dos LMR do Codex Alimentarius pelos países membros;
B- Estabelecimento de LMR distintos pelas autoridades de cada país;
C- Potenciais prejuízos econômicos ao exportador brasileiro devido às não conformidades nos LMR;
D- Dificuldade de acesso à regulamentação atualizada sobre os LMR de determinados países.
Um outro motivo importante é o crescente número de notificações internacionais recebidas pelo Brasil por conta de contaminantes químicos associados a resíduos de pesticidas.
A criação da plataforma foi uma parceria entre a Secretaria de Desenvolvimento Agropecuário (SDA/MAPA) e o Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) através do programa “Fortalecimento e Modernização da Defesa Agropecuária (ProDefesa)” e teve financiamento do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), que tem como objetivo contribuir para o aumento da produtividade agropecuária e para o acesso a mercados nacionais e internacionais por meio do fortalecimento dos Serviços de Defesa Agropecuária do Brasil.
Os Adidos Agrícolas forneceram as fontes das legislações internacionais quanto às exigências sanitárias e de qualidade para produtos de origem vegetal nos países pesquisados.
O acesso à plataforma é feito pelo seguinte endereço:
https://mapa-indicadores.agricultura.gov.br/publico/extensions/DSN_DIPOV_LMR3/DSN_DIPOV_LMR3.html
A ferramenta é de fácil compreensão e aplicação! Nela é possível fazer pesquisas através de filtros conforme o exemplo nas imagens abaixo:
Pela plataforma também é possível fazer comparações de limites aceitos entre os países e blocos que estão mapeados.
Além de tudo isso, pode-se efetuar consultas sobre outras legislações usando a opção “Fontes de Referência” que traz links com informações importantes sobre legislação sanitária em diversos países nos cinco continentes.
O DIPOV espera que as pessoas e empresas contribuam com o enriquecimento de informações de dados para que ela se torne referência em conteúdo e aplicabilidade.
Mais do que saber usar, é preciso contribuir para fazer com que as informações se multipliquem e ajudem a fazer do Brasil uma fonte de produção de alimentos saudáveis, seguros e confiáveis!
Imagem: Tom Fisk
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Na rotina de uma indústria de alimentos é comum nos depararmos com desvios durante a cadeia de processamento. Podem ser os mais diversos possíveis, como um registro mal preenchido, um documento obsoleto sendo utilizado, um desvio de PCC ou até um produto que foi liberado fora da especificação. O primeiro questionamento é: por que esse desvio aconteceu?
Usualmente, quando surge o questionamento, a metodologia “queridinha” é a dos 5 porquês. Embora seja uma ferramenta intuitiva e simples de ser utilizada, pode apresentar algumas limitações quando se trata de um problema mais complexo e que necessite de uma investigação mais aprofundada. Neste artigo, vamos desbravar algumas possibilidades de ferramentas combinadas aos 5 porquês e algumas dicas, que podem elevar o nível de investigação das ocorrências e, consequentemente, identificar com maior robustez a(s) causa(s) raiz(es) das não conformidades e trilhar planos de ação mais eficazes, para evitar recorrência do desvio.
Quando a ferramenta “5 Porquês” não é suficiente?
A trilha dos 5 porquês consiste basicamente em analisar a problemática por meio de perguntas (por quê?) repetidamente até que se encontre a causa raiz de um problema. É uma ferramenta linear e com foco limitado, já que em grande parte das vezes é uma única linha de raciocínio e chega a uma única causa. É fato que, quando se fala em segurança de alimentos, grande parte das não conformidades costumam ser multifatoriais, com falhas combinadas em processos, pessoas, ambiente e materiais.
E quais ferramentas posso utilizar combinadas com os 5 porquês?
A primeira ferramenta é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como 6 M ou espinha de peixe. Caracteriza-se pela inserção do problema num diagrama de peixe, sendo que a “cabeça” é a situação e as “espinhas” são as categorias com as possíveis causas do problema. Basicamente, os 6 M são: Máquina, Material, Mão de Obra, Meio Ambiente, Método e Medida. Essa configuração permite que a investigação tome rumos multidisciplinares e todas as possíveis causas sejam exploradas de forma sistêmica.
A grande vantagem do Ishikawa é que, em conjunto com a equipe, ele pode ser alimentado por meio de um brainstorming, onde todas as possíveis causas podem ser levantadas e a partir deste ponto, categorizadas e distribuídas. Posteriormente podem ser levadas aos 5 porquês e avaliadas isoladamente, para que se chegue à causa raiz de cada uma.
Outra ferramenta clássica é o Diagrama de Pareto, que consiste em um gráfico de barras que classifica as causas (ou tipos de falhas) da mais frequente para a menos frequente, com uma linha acumulativa mostrando o percentual total. Seu maior objetivo é identificar quais problemas ou causas contribuem mais frequentemente para a ocorrência das falhas, desvios ou incidentes. Após a identificação utilizando Pareto, as causas já setorizadas podem ser classificadas e também avaliadas nas ferramentas 5 porquês e Ishikawa, permitindo uma identificação de causa raiz mais precisa.
Também temos a ferramenta Barrier Analysis (Análise de Barreiras). É uma abordagem utilizada para examinar as defesas existentes em um sistema e entender quais falharam ou estavam ausentes no momento em que ocorreu um incidente. Ela é muito utilizada para investigar causas de desvios que podem advir de PCCs. Essa análise baseia-se no modelo do queijo suíço, desenvolvido por James Reason, onde cada fatia de queijo representa uma barreira de proteção, como treinamentos, equipamentos, validações ou controles operacionais disponíveis, e cada buraco na fatia simboliza uma falha ou fragilidade nessa barreira. Quando essas falhas se alinham ao longo das diferentes camadas, o perigo consegue atravessar todas as defesas, resultando em uma falha ou incidente indesejado.
E as ferramentas, quando usadas em conjunto, já são suficientes para realizar uma investigação robusta? A resposta é: NÃO.
Aqui vão algumas dicas que podem ser aplicadas ao utilizar as ferramentas e ter uma análise de causa bem sucedida:
- Reúna uma equipe multidisciplinar. É imprescindível que os setores participem de uma investigação, afinal, cada setor tem seu know-how sobre o assunto.
- Faça um brainstorm. A ideia é levantar todas as possíveis causas para posteriormente categorizar e definir uma causa raiz condizente.
- Não busque “donos” dos desvios. Na grande maioria das vezes, as investigações tendem a tomar o rumo do “erro humano”. Questione-se, veja além dos horizontes e se pergunte o que no sistema colaborou para esse erro.
- Fuja do clichê: não conformidades não devem ser tratadas somente com “treinamentos”.
- Não se prenda a causa imediatas. Vá além, busque a causa primária, secundária e sistêmica.
Investigar a fundo as não conformidades na indústria de alimentos exige mais do que aplicar uma ferramenta de forma isolada ou conjunta. Embora o método dos 5 Porquês seja útil e amplamente conhecido, sua simplicidade pode limitar a análise quando o problema envolve falhas sistêmicas, múltiplas causas ou desvios críticos, como os relacionados a PCCs. A integração de ferramentas como o Diagrama de Ishikawa, o Gráfico de Pareto e a Análise de Barreiras amplia o olhar investigativo, permite maior profundidade nas análises e favorece a identificação da causa verdadeiramente raiz, em vez de soluções superficiais ou paliativas, permitindo traçar planos de ação robustos e que trabalhem de fato a causa, para evitar a recorrência.
Mais importante do que a ferramenta utilizada é a postura investigativa: sistêmica, colaborativa e livre da busca por culpados. A robustez da análise de causa raiz está diretamente relacionada à qualidade das perguntas feitas, à pluralidade dos olhares envolvidos e à maturidade do sistema de gestão da segurança de alimentos.
Afinal, prevenir recorrências e fortalecer a cultura de segurança depende da nossa capacidade de aprender com os desvios e não somente reagir a eles.
4 min leituraNa rotina de uma indústria de alimentos é comum nos depararmos com desvios durante a cadeia de processamento. Podem ser os mais diversos possíveis, como um registro mal preenchido, um […]
- Tempo extra de produção
- Perda de matéria-prima
- Ocupação de equipe
- Atraso de entrega
- Se 8% da produção apresenta falhas e cada uma custa R$ 4,20 em retrabalho. Mensalmente, isso pode gerar R$ 25 mil em perdas.
- Se a melhoria no processo aumentou o FTR de 92% para 95%, você economizou X mil reais/mês. Esse número é seu novo argumento de influência.
- Indústria de alimentos: Após treinar a equipe para identificar e registrar não conformidades com impacto financeiro, um frigorífico reduziu perdas em R$ 300 mil/ano e teve verba liberada para um novo sistema de rastreabilidade.
- Bebidas: Uma planta que apresentava alto índice de reprocessamento implementou FTR financeiro como KPI. Em seis meses, o investimento em sensores de controle se pagou com a redução de falhas.
- Tem mais voz nas reuniões de planejamento.
- Ganha prioridade em investimentos.
- Conquista aliados nas áreas de produção, manutenção e comercial.
A lógica é simples: quem mostra resultado mensurável, ganha espaço.
Precificar os FTRs é mais do que uma tendência: é uma necessidade para a qualidade sobreviver como protagonista na era dos dados e das decisões rápidas.
3 min leituraDurante anos, a área de Qualidade foi respeitada por sua competência técnica. Era o setor que dizia “sim” ou “não” com base em critérios, normas e rigor. Só que o […]
Comecei minha carreira numa era quase jurássica da tecnologia, na qual os computadores ainda eram novidade, verdadeiras estrelas de escritório, e as máquinas de escrever batiam ponto firme ao lado das pilhas de papel. Os arquivos? Ah, esses eram físicos, claro! Documentos seguiam em caixas de plástico coloridas para o famoso “arquivo morto”, um lugar que de morto não tinha nada, porque dava trabalho pra caramba!
Imagine prateleiras e mais prateleiras abarrotadas de papéis, onde um simples erro na ordem alfabética podia transformar sua tarde numa caça ao tesouro (só que sem mapa e com muita rinite!).
Era preciso preparo: coragem para enfrentar o pó, paciência de monge e espírito de festa para comemorar cada documento encontrado.
Ah, e não era só poeira que morava por lá, roedores também gostavam do ambiente, afinal havia abrigo e papel para produção de ninhos aconchegantes. Por isso, o local precisava estar dentro do anel sanitário. Também era preciso controle de acesso para proteger informações sensíveis, e claro, contar com plano contra incêndios, afinal, um episódio desses poderia apagar não só papéis, mas a rastreabilidade inteira da empresa.
Mas olhe só como o mundo gira. Hoje, apenas cerca de 3 décadas depois, vivemos uma nova realidade, com a mágica da digitalização, documentos na nuvem, busca em segundos e zero espirros! É quase como trocar uma escavação arqueológica por um clique.
A digitalização de documentos é uma prática cada vez mais adotada por empresas de diversos setores, incluindo o de alimentos, visando principalmente otimizar processos, reduzir custos e garantir maior segurança na gestão documental.
No entanto, é fundamental compreender as regulamentações específicas que envolvem a digitalização, especialmente aquelas estabelecidas por órgãos como a ANVISA.
O que é a digitalização de documentos?
Digitalizar documentos consiste em converter arquivos físicos em formatos digitais, permitindo seu armazenamento e acesso por meios eletrônicos.
A adoção da digitalização de documentos traz diversos benefícios para o setor de alimentos:
-
Redução de espaço físico: Elimina a necessidade de armazenamento volumoso de documentos em papel, liberando áreas para outras finalidades operacionais;
-
Agilidade na recuperação da informação: A indexação e os mecanismos de busca eletrônica permitem acesso imediato aos registros, otimizando auditorias e consultas internas;
-
Segurança e integridade dos dados: A digitalização, aliada ao uso de criptografia, controle de acesso e políticas de backup, assegura proteção contra perda, extravio e acesso não autorizado;
-
Conformidade com requisitos regulatórios: Facilita a rastreabilidade e a manutenção de registros exigidos por órgãos como ANVISA e MAPA, com maior eficiência e organização;
-
Sustentabilidade e redução de custos operacionais: Diminui o consumo de papel, impressão e logística de arquivamento, contribuindo para políticas ambientais e redução de despesas.
Para empresas que buscam agilidade na digitalização, existem diversas ferramentas e aplicativos que permitem escanear documentos, como demonstra a tabela a seguir:
DESCRIÇÃO | INDICAÇÃO | VANTAGENS | DESVANTAGENS | |
Scanner de Mesa (Flatbed) | Escaneia com tampa articulada, documento sobre vidro. | Fotos, livros, documentos frágeis. | Alta qualidade de imagem. | Lento, não ideal para grande volume. |
Scanner com Alimentador Automático (ADF) | Possui alimentador de folhas e escaneia frente e verso. | Escritórios com grande volume. | Rápido, escaneamento duplex automático. | Mais caro, sensível a papéis danificados. |
Scanner Portátil | Pequeno e leve, ideal para mobilidade. | Profissionais em campo. | Portátil, alimentado por USB ou bateria. | Qualidade inferior, limitado a documentos simples. |
Aplicativo de Celular | Apps (*) que usam a câmera do celular para escanear. | Uso casual, digitalização rápida. | Gratuito, OCR, correção automática. | Depende da câmera e da iluminação. |
Multifuncional (All-in-One) | Impressora com função de escaneamento integrada. | Escritórios pequenos, uso doméstico. | Bom custo/benefício, integração com rede ou nuvem. | Velocidade e qualidade variáveis. |
Serviço Profissional de Digitalização | Empresas especializadas fazem digitalização em escala. | Grandes volumes, documentos históricos. | Confiabilidade, certificação legal, alta qualidade. | Custo elevado, logística de transporte. |
(*) Aplicativos como Adobe Scan, CamScanner e Microsoft Office Lens oferecem recursos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), facilitando a conversão de documentos físicos em arquivos digitais editáveis.
No entanto, para que esses documentos digitalizados tenham validade jurídica, é necessário seguir padrões técnicos e legais específicos, definidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta os procedimentos e requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, conferindo aos documentos digitalizados os mesmos efeitos legais dos originais físicos, desde que atendam às exigências estabelecidas.
Para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do original, o decreto estabelece os seguintes requisitos:
- Assinatura digital: Utilização de assinatura eletrônica qualificada, baseada em certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
- Padrões técnicos de digitalização: Conformidade com os padrões mínimos de qualidade de imagem, resolução e formato de arquivo, conforme especificado no Anexo I do decreto, que exige resolução mínima de 300 dpi, armazenados em formatos como PDF/A para textos e PNG para imagens;
- Metadados: Inclusão de metadados que descrevam o documento digitalizado e o processo de digitalização, conforme detalhado no Anexo II do referido decreto;
- Preservação e descarte: Após a digitalização, os documentos físicos poderão ser descartados, exceto aqueles que, por determinação legal, devam ser preservados em sua forma original.
Evidentemente, nem todo documento exige a preservação de valor legal com assinatura eletrônica e outros requisitos formais, já que muitos servem apenas para fins de rastreabilidade. No entanto, adotar padrões mínimos de resolução e qualidade é uma prática recomendável em qualquer situação.
Além disso, com o advento da Internet das Coisas (IoT), muitos registros passaram a ser gerados exclusivamente de forma eletrônica, sem qualquer equivalente em papel. Sensores, dispositivos inteligentes e sistemas automatizados produzem dados continuamente, exigindo que sua guarda e gestão também ocorram em meio digital.
No setor de alimentos, a digitalização de documentos pode ser aplicada a registros de garantia e controle de qualidade, diversos registros com informações de processo, laudos de matérias-primas, insumos e embalagens, laudos analíticos de liberação de produtos, laudos de calibração de instrumentos de medição e ensaio, relatórios de auditorias, registros de treinamento, certificados sanitários, licenças e outros documentos exigidos por órgãos reguladores como a ANVISA e o MAPA.
A digitalização facilita, acima de tudo, a rastreabilidade na cadeia produtiva do setor de alimentos ao permitir o registro preciso, organizado e acessível em tempo real de cada etapa do processo, desde a matéria-prima até o produto final. Isso garante maior controle, transparência e rapidez na identificação de falhas, atendendo às exigências regulatórias e promovendo a segurança do alimento.
É importante, no entanto, verificar se há documentos específicos que, por exigência legal, como contratos, de valor histórico ou com assinaturas autenticadas, requeiram ser mantidos em formato físico para garantir sua validade jurídica.
Armazenamento de documentos digitalizados
Após a digitalização, é essencial que os documentos sejam armazenados em ambientes digitalmente seguros, organizados e compatíveis com os requisitos regulatórios aplicáveis. As principais opções de armazenamento incluem:
-
Serviços de armazenamento em nuvem: Plataformas como Google Drive, Dropbox Business e Microsoft OneDrive for Business oferecem soluções escaláveis com protocolos avançados de segurança, como autenticação multifator, criptografia de dados em trânsito e em repouso, além de redundância geográfica. São recomendadas para empresas que demandam acesso remoto e colaboração entre unidades;
-
Servidores locais (On-Premises): Indicados para organizações que optam por manter os dados sob controle interno. Devem ser configurados com sistemas de backup automatizado, proteção contra falhas físicas (RAID), firewall corporativo e segmentação de rede. A gestão deve incluir manutenção periódica e protocolos de recuperação de desastres.
A perda de documentos eletrônicos pode comprometer a rastreabilidade de processos produtivos, impactar a conformidade com normas da ANVISA e do MAPA, e resultar em sanções legais e prejuízos operacionais. Por isso, a adoção de boas práticas de armazenamento digital, com ênfase em políticas robustas de backup, é fundamental para garantir a integridade, disponibilidade e segurança da informação, especialmente em setores regulados como o de alimentos.
Manter cópias de segurança atualizadas, distribuídas em locais distintos e protegidas por criptografia, assegura a continuidade do negócio em situações de falhas técnicas, ataques cibernéticos ou desastres físicos. Além disso, práticas como verificação periódica da recuperação dos backups e controle de acesso aos repositórios fortalecem a governança da informação e aumentam a resiliência digital da organização.
As ações de boas práticas de de armazenamento digital devem incluir:
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Backups periódicos: Implementar rotinas de backup diárias e semanais, preferencialmente utilizando o conceito de backup 3-2-1: três cópias de segurança, em dois tipos de mídia diferentes, sendo uma armazenada fora do local físico da empresa;
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Criptografia de dados: Utilizar algoritmos robustos como Advanced Encryption Standard com chave de 256 bits (AES-256) para proteger documentos sensíveis, especialmente durante o armazenamento e a transmissão via rede;
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Gestão de acesso baseada em perfis: Estabelecer políticas de controle de acesso com base em níveis hierárquicos e funções, garantindo o princípio do menor privilégio, concedendo a cada usuário apenas as permissões estritamente necessárias para executar suas tarefas. A autenticação multifator deve ser habilitada sempre que possível;
-
Monitoramento e auditoria: Utilizar logs de acesso e ferramentas de monitoramento para rastrear alterações, acessos indevidos e garantir a conformidade com políticas internas e normas regulatórias.
Regulamentação da ANVISA
A ANVISA, por meio da RDC Nº 947, de 12 de dezembro de 2024, estabeleceu que, a partir de 13 de março de 2025, todos os documentos devem ser protocolados de forma eletrônica, não sendo mais aceitos em papel. Essa medida visa agilizar processos e reduzir custos com armazenamento físico.
O Decreto nº 10.278/2020 e a RDC nº 947/2024 da ANVISA convergem ao estabelecer diretrizes que asseguram a validade jurídica e a confiabilidade dos documentos digitalizados no Brasil.
O decreto federal define os requisitos técnicos e legais para que documentos digitalizados tenham o mesmo valor probatório dos originais físicos, incluindo critérios como assinatura digital qualificada, padrões mínimos de resolução, formatos de arquivo e metadados, enquanto a RDC 947/2024, ao tornar obrigatória a tramitação eletrônica de documentos junto à ANVISA, apoia-se implicitamente nessas diretrizes, uma vez que exige que os documentos enviados por meio eletrônico tenham validade jurídica, integridade e autenticidade comprovadas.
Assim, o decreto oferece a base legal e técnica necessária para que a digitalização atenda às exigências regulatórias do setor de alimentos, garantindo segurança documental, rastreabilidade e eficiência nos processos regulatórios eletrônicos.
A digitalização de documentos e registros representa uma evolução significativa na gestão documental, oferecendo benefícios como agilidade, segurança e sustentabilidade.
Leia também:
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Nas visitas às indústrias e em conversas com profissionais da área de qualidade, um tema recorrente é a dificuldade com o controle de dados na era da digitalização.
Seja no monitoramento dos parâmetros de qualidade do alimento ou no acesso aos registros de qualidade, o desafio sempre é grande, mas pode ser facilitado.
Há muitas dúvidas no mercado sobre como fazer o processo de digitalização.
Se você é uma das pessoas com esta preocupação, participe do 15º Meeting online do Food Safety Brazil, que será no próximo dia 03/07, às 14 h. A inscrição pode ser feita aqui.
Nesse meeting você poderá ouvir os especialistas no tema: Marco Túlio Bertolino, consultor e colunista do FSB, e Vanessa Almeida, Community Manager da Docnix, que tem paixão pela Qualidade e acredita que cada problema é uma oportunidade de inovação e transformação.
Eles irão trazer várias respostas. Seguem abaixo alguns exemplos de dúvidas:
- A adoção da digitalização de documentos traz benefícios para o setor de alimentos?
- Quais são as ferramentas disponíveis e suas diferenças?
- Os documentos digitalizados têm efeito legal?
- Como armazenar esses documentos e qual é a segurança?
- Quais são os exemplos práticos?
- Qual é o impacto da digitalização no APPCC ou sistema de qualidade e segurança de alimentos?
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No post de hoje vamos abordar o segundo passo do pilar de Manutenção da Qualidade, para entender melhor o que estamos falando. O Pilar de Qualidade é um dos pilares da metodologia TPM. Para saber sobre o primeiro passo, leia o artigo: Passo 1 da Manutenção da Qualidade: TPM e Segurança dos Alimentos.
Hoje temos o Step 2: Survey processes which generate defects.
Etapa 2 – Investigue onde os defeitos ocorrem
O conhecimento sobre os processos e equipamentos será um forte aliado na gestão e eliminação de não conformidades.
No passo 1 focamos o entendimento e determinação da situação atual. Como o próprio nome já diz, foram levantados dados a respeito de históricos de não conformidades e etapas do processo envolvidas nessas não conformidades, assim como os equipamentos se comportam e influenciam a qualidade dos produtos, que características e defeitos podem ocorrer. Esses dados serão fonte de entrada fundamentais para a elaboração da Matriz QA.
A Matriz QA será um grande norteador para priorização de programas e melhorias da qualidade.
No passo 2, a Matriz QA serve para analisar a relação entre os processos e os modos de falha analisados na Etapa 1. Também são realizados levantamentos e análises nesta etapa para determinar quais processos geram defeitos que comprometem a qualidade e quais subprocessos geram defeitos caso haja falhas nas condições de equipamentos ou métodos. Ao mesmo tempo, são analisados os registros passados de modos de falha e sua importância.
Portanto, a Matriz QA relaciona as etapas do processo e as características indesejáveis no produto final, sendo possível identificar os pontos críticos do processo que podem afetar a qualidade do produto.
Como o nome indica, aqui construímos uma matriz de relações e uma matriz de criticidade. Com isto podemos pontuar o grau de relação de cada componente com a geração de cada Modo de Defeito. Essa matriz deve ser construída a várias mãos envolvendo especialistas nos equipamentos, processos e qualidade. Quando me refiro a especialistas, não considero apenas engenheiros e técnicos de processo, mas incluo os operadores e times de campo que possuem conhecimento sobre seus equipamentos. Também devem ser considerados meticulosamente os históricos e dados levantados, ou seja, isso exigirá umas boas voltas às áreas operacionais, de modo que o controle fique robusto e confiável.
Veja que esta coleta tem forte relação com o progresso do passo 2, portanto não se pode subestimar ou pular etapas sem uma devida coleta de dados.
De um lado da matriz, temos os equipamentos e seus subequipamentos, do outro lados temos as não conformidades e os defeitos latentes divididos por categorias. Com isso, um cruzamento de dados e informações é realizado.
Na indústria de alimentos, investigar onde os defeitos ocorrem vai além da busca por eficiência. É uma etapa essencial para garantir a segurança do consumidor. A Matriz QA, ao identificar processos críticos e modos de falha, contribui diretamente para a prevenção de riscos. Quando se compreende a origem dos defeitos, é possível agir de forma mais assertiva, evitando contaminações cruzadas, falhas de limpeza ou desvios de qualidade. Assim, qualidade e segurança caminham juntas, assegurando alimentos confiáveis e alinhados com os padrões exigidos.
A Matriz QA será um grande norteador para priorização de programas e melhorias da qualidade, permitindo que se escolha o defeito a ser trabalhado e verificando, a partir dos dados da matriz, qual defeito tem mais efeito sobre a fábrica e o produto final. Essa matriz poder ser atualizada e retroalimentada regularmente à medida que cenários e históricos de problemas diminuem e outros assumem as primeiras posições.
No próximo post sobre TPM e Segurança de Alimentos, abordaremos o passo 3, de investigação e análise das condições por meio dos 4M.
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