De acordo com a ISO 9000, documento é a informação (manual, procedimento, especificação, etc) e o meio (papel, eletrônico, fotos, gráficos) no qual está contida. Os objetivos de termos documentos dentro de um Sistema de Gestão são:
- Fornecer informações de forma padronizada e concisa;
- Facilitar o controle das mudanças;
- Padronizar a informação;
- Garantir a permanência na execução, mesmo com a mudança de pessoas;
- Facilitar atividades de monitoramentos e evidências para auditorias.
A ISO 22000, na seção 4, Requisitos de documentação, diz que fazem parte de um Sistema de Gestão e Segurança de Alimentos os seguintes documentos:
- Política;
- Procedimentos documentados requeridos pela Norma; e
- Documentos necessários para assegurar o planejamento, implementação e atualização do sistema.
Acompanhe a seguir, um passo a passo para implementar a gestão de documentos.
1° Passo – Definir quais documentos farão parte do Sistema de Gestão. Exemplos: Manual, Procedimentos, Instrução de trabalho. Fica a critério da empresa definir o nome dos documentos.
2º Passo – Padronizar as siglas para codificação dos documentos e definir a sequência das mesmas.
Tipo de documentos: F – Formulário / M – Manual / IT – Instrução de Trabalho
Setor: PRO – Produção / DCQ – Departamento Controle Qualidade / ALM – Almoxarifado / EXP – Expedição
Assunto: LIMP – Limpeza / CONT – Controle / PROC – Processo
Exemplo:
| Tipo de documentos | Setor | Assunto | Sequência numérica |
| F | DCQ | CONT | 1 |
| IT | PRO | LIMP | 2 |
3° Passo – Estruturar os documentos. Os tipos de documentos estabelecidos devem seguir um padrão estrutural, de forma a garantir que todos contenham o mínimo de informações básicas. É importante definir o ciclo de aprovação de um documento, ou seja, todo documento emitido deve ter, no mínimo, um elaborador e um aprovador, que não deve ser a mesma pessoa. Caso a empresa ache importante, outras pessoas podem fazer parte deste fluxo. O fluxo de aprovação deverá ser o mesmo para emissão e para revisão.
| LOGO | TIPO DE DOCUMENTO | Codificação |
| TÍTULO | Número de Revisão | |
| ELABORADOR: | Data de Aprovação | |
| APROVADOR: | Número de Páginas |
Estrutura do documento:
Instrução de trabalho:
- Objetivo: qual o propósito do documento.
- Abrangência: onde será utilizado.
- Definições: descrever termos técnicos/siglas.
- Responsabilidades: quem são os responsáveis por executar as atividades.
- Descrição das atividades: passo a passo de como fazer. Pode ser necessário criar subitens neste capítulo.
- Documentos complementares: referenciar outros documentos que estão relacionados a este, como por exemplo, um formulário ou manual.
- Referências: normas, legislações.
- Histórico de revisões: manter o histórico do que foi alterado. Quanto mais detalhado este histórico, melhor; evite utilizar o termo “revisão geral do documento”.
| Revisão | Data | Histórico de Revisão |
| 00 | 01/04/2015 | Emissão do documento. |
| 01 | 03/06/2016 | Alteração do item 4. Responsabilidades. Inclusão do item 5.3. |
4º Passo – Estabelecer cronograma e responsáveis pelo desenvolvimento e disponibilização dos documentos. É importante que os responsáveis sejam pessoas envolvidas com os processos e conheçam bem as atividades.
5º Passo – Disponibilizar o documento na área de uso. Em caso de revisão, recolher a versão anterior, para prevenir o uso não intencional de documentos obsoletos. Outro ponto importante é que o documento disponibilizado seja controlado. Para isso, ele deverá ter um carimbo de cópia controlada ou marca d´água.
Alguns documentos, como especificações técnicas que são enviadas para clientes/fornecedores e os formulários não precisam da identificação de cópia controlada.
6º Passo – Controlar a documentação através de uma lista mestra. Esta deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
| Código | Documento | Revisão | Data | Local e Quantidade de Cópias |
É importante estabelecer uma frequência para revisão dos documentos, de forma a garantir que a informação esteja sempre atualizada.
Interessou-se pelo assunto controle de documentos? Leia também o post Utilizar ou não um software para documentos e registros eis a questão.
3 min leituraDe acordo com a ISO 9000, documento é a informação (manual, procedimento, especificação, etc) e o meio (papel, eletrônico, fotos, gráficos) no qual está contida. Os objetivos de termos documentos […]
