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Princípio 7 – Estabelecer documentação considerando todos os procedimentos e registros apropriados aos princípios do Sistema HACCP e suas aplicações.

O que diz o princípio:

Eficiência e exatidão na guarda de registros é essencial para a aplicação do sistema APPCC. Os procedimentos de APPCC devem ser documentados. A documentação e registros mantidos devem ser apropriados a natureza e extensão da operação e suficiente para verificar que os controles do APPCC estão sendo mantidos. O APPCC especialmente desenvolvido por manuais (exemplo guia específico APPCC do setor) podem ser utilizados como parte da documentação, contanto que estes materiais reflitam operações específicas do negócio.

Exemplos de documentação são:

– análises de APPCC;

– determinação de PPC;

– determinação de limite crítico.

Exemplos de registros são:

– atividades de monitoramento do PCC;

– desvios e ações corretivas associadas;

– desempenho de procedimentos de verificação;

– modificações para o sistema APPCC.

Um sistema simples de guarda de registros pode ser eficaz e facilmente comunicado aos funcionários. Este sistema pode ser integrado às operações existentes e pode utilizar os modelos existentes, como faturas de entrega e checklists para registro, por exemplo, temperaturas de produto.

O que fazer na prática:

Estabelecer um sistema documentado que garanta a continuidade e perpetuação do sistema. A manutenção dos documentos e registros é um elemento fundamental do APPCC. Isto garante que a informação gerada durante o processo esteja disponível e de fácil acesso a qualquer pessoa envolvida no processo.

Quando a Organização possui um Sistema de Gestão implementado, o procedimento de controle de documentos e registros deve incorporar a documentação do Sistema HACCP.

A quantidade e complexidade da documentação do sistema HACCP irá depender o tamanho da Organização, tipo de produto e processo, requisitos legais e de clientes.

De forma a ter uma documentação completa e atender aos mais exigentes requisitos de documentação, a Organização deve manter além dos documentos e registros citados acima, outros como, por exemplo: os documentos relacionados com as justificativas para a determinação dos níveis aceitáveis de perigos; a metodologia usada na analise de perigos e registros do resultado de cada perigo avaliado; as descrições de matérias primas e produtos acabados; laudos ou certificados dos materiais recebidos de acordo com seu critério de aceitação; os fluxogramas e registros das suas verificações in loco; documentos associados e registros que comprovem que as medidas de controle estão validadas, registros de reclamações de clientes; procedimentos de monitoramento das medidas de controle; documentos que demonstrem a razão para a escolha dos limites críticos; atas de reuniões da equipe HACCP; evidências de qualificação dos membros da equipe HACCP; etc.

Os documentos do sistema HACCP devem ser mantidos atualizados e os registros devem retratar fielmente a realidade da operação. Convém que os registros não sejam rasurados, pois pode colocar em duvida sua autenticidade. Os registros dos resultados de monitoramento das medidas de controle devem fazer parte do sistema de rastreabilidade e por isso devem ser prontamente recuperáveis. Nunca descartar um registro de monitoramento de PCC antes do término do prazo de validade do produto.

É importante manter um histórico das alterações efetuadas nos documentos do Sistema HACCP. Com relação aos registros é importante estabelecer uma forma adequada de proteção dos dados contidos nos registros para evitar alteração indesejável/ indevida.

Os documentos e registros do sistema HACCP podem estar em meio físico (papel) ou eletrônico (mídia eletrônica).

Quais as vantagens da Mídia Eletrônica: Pessoal apropriado tem acesso à mesma informação atualizada, a qualquer momento; O acesso às mudanças são facilmente efetuados e controlados; A distribuição é imediata e facilmente controlada com a opção de se imprimirem cópias (controladas ou não); Possibilita acesso a documentos em localidades remotas; A remoção de documentos obsoletos é simples e efetiva.

Não importa a forma que a Organização irá estabelecer sua documentação, o importante é que esta documentação seja controlada através de uma sistemática eficaz que defina seu controle, manutenção e atualização e que esta sistemática seja conhecida e aplicada por todos os envolvidos na fabricação de um alimento seguro. 

Luciana Regina Heredia é Engenheira de Alimentos e pós-graduação em Gestão e Engenharia de Produtos pela Universidade de São Paulo- Escola Politécnica. Atuou na Perdigão e na rede de varejo Cia Brasileira de Distribuição, na área de Garantia da Qualidade. Foi gerente na divisão Bens de Consumo da SGS do Brasil. Auditora líder em ISO 9001, BRC Food, ISO 22000 e Global GAP. Membro da CEET da ABNT, participando da tradução oficial das normas da família ISO 22000. Docente do curso de Formação de Especialistas em Segurança de Alimentos, da SGS.