Muitas empresas ainda se confundem com o que deve ser realizado quando falamos de uma atividade de rastreabilidade e uma simulação de recall. A maioria dos testes simulados de recalls são, na verdade (e infelizmente), exercícios de rastreabilidade “disfarçados”.
Em primeiro lugar, é importante entender qual é a diferença entre as duas atividades. No contexto da certificação de alimentos, um simulado de recall envolve o teste de TODOS os procedimentos relacionados ao recall de seu produto no mercado. Isso inclui testar todos os componentes do seu plano de recall: reunir a equipe de recall, tomar a decisão de recall, notificar as autoridades e partes interessadas relevantes, redigir comunicações por escrito, informar clientes, recuperar o produto afetado e realizar a rastreabilidade do produto acabado e da matéria-prima.
Já uma atividade de rastreabilidade consiste em testar se o seu produto pode ser rastreado até o cliente e, também, rastrear as matérias-primas até o fornecedor. Se você fosse realizar um recall de produto na vida real, você precisaria ser capaz de rastrear seu produto. Portanto, ao dizer isso, a atividade de rastreabilidade é um componente vital do processo de recall, mas não é a única. O principal objetivo do recall de produto é identificar e remover o produto afetado do mercado o mais rápido possível. A rastreabilidade permitirá que você determine quais tipos, lotes e produtos foram afetados.
Conduzindo a simulação de recall
O primeiro passo é escolher o produto. A escolha deve ser feita em função do risco. É importante ser realista e escolher os cenários mais prováveis de acontecer. Normalmente o que se vê na prática é a empresa escolhendo o cenário “mais fácil”, ou seja, a escolha é feita em função do produto e a partir daí cria-se uma estória de contaminação: é escolhido o produto que foi fabricado para um cliente específico ou foi entregue em apenas um local/centro de distribuição ou que tem um baixo volume de produção – isso não é uma boa prática, pois num evento real, dificilmente teremos uma situação tão fácil assim.
Uma vez que o produto foi selecionado, a equipe de recall deve decidir quando conduzir o simulado. É uma boa prática tornar esta data uma surpresa para que “a simulação seja da forma mais próxima possível a de um recall real” – restrinja as informações sobre a data e a hora em que a simulação deve ser realizada a um pequeno número de funcionários selecionados. A equipe e a gerência devem estar comprometidas com o exercício de recall pois isso é fundamental para o sucesso. Lembre-se ainda de que muitos incidentes ocorrem fora do horário comercial normal e é quando sua empresa estará particularmente vulnerável.
É importante que todas as etapas seguidas durante uma simulação de recall sejam documentadas. Isso inclui testar os canais de comunicação, documentar os desvios do plano de recall, os problemas encontrados e qualquer outro detalhe relevante. Ou seja, não basta apenas documentar o produto escolhido e data do simulado – um relatório pormenorizado é importante e muito útil.
Em um recall real você deve medir a eficácia do sistema, ou seja, quanto do produto contaminado foi recuperado em um determinado período de tempo. Desta forma, você também deve, sempre, determinar a eficácia de qualquer simulado de recall realizado. A recomendação é que se você obtiver menos de 100% de eficácia, você deve considerar a repetição do simulado.
Importante ressaltar que a eficácia só poderá ser medida entrando em contato com os clientes. Nesse aspecto é muito comum ver as empresas finalizando o simulado de recall antes do término – por não querer preocupar o cliente, por não saber como comunicar que se trata de um simulado, por não possuir parcerias reais estabelecidas em que clientes possam participar ativamente do simulado, etc. Além da avaliação de eficácia, vale lembrar que uma vez identificado onde o produto afetado está, a recuperação deste produto deve entrar em ação (como aconteceria, os meios, responsáveis, locais de armazenamento do produto afetado, destino, quantidades, etc).
O blog Food Safety Brazil já publicou uma matéria com os 7 aspectos essenciais para a condução de um simulado. Veja aqui.
Com que frequência devo realizar os simulados?
Tudo vai depender das necessidades da sua empresa. A regra é realizar simulações de recalls suficientes para aperfeiçoar seu plano de recall. Depois que um plano testado estiver em vigor, você pode se contentar com uma frequência que funcione para você (a não ser que a norma de certificação de segurança de alimentos que você escolheu estabeleça uma frequência obrigatória, como é o caso da norma BRC). Como um guia aproximado, a Food Standard Agency do Reino Unido estabelece como boa prática simulados anuais.
Existe um tempo máximo de duração do simulado de recall?
Não, não há tempo definido para um simulado de recall. Tanto o USDA, o FDA quanto a ANVISA não estabelecem limite de tempo para um recall. O que eles especificam é um limite de tempo para alertar as autoridades apropriadas assim que uma violação de segurança tenha sido confirmada (24 ou 48 horas dependendo da agência). Algumas empresas e algumas normas de certificação colocam um limite de 2 a 4 horas no exercício de rastreabilidade para um produto afetado, mas o tempo para recuperação do produto é geralmente mais flexível.
Os simulados de recalls têm o objetivo de deixar a empresa mais confiante em relação aos seus procedimentos e preparada para uma situação de crise. Essa preparação pode fazer toda a diferença. Incorporar os simulados de recall na rotina da empresa é a chave para evitar uma enorme dor de cabeça.
Referências:
https://extension.uga.edu/publications/detail.html?number=B1509
https://www.refrigeratedfrozenfood.com/articles/87761-how-to-conduct-a-mock-recall
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