Os auditores sempre fazem questão de deixar muito claro que a auditoria é um processo amostral. Sim, é impossível, em algumas horas, uma pessoa externa ao processo conseguir fazer um diagnóstico completo a respeito daquela unidade.
A verdade é que dia de auditoria geralmente é um dia (ou dias) em que o trabalho é um pouco tenso, tanto para o auditado quanto para o auditor.
Seguem algumas dicas para melhorar a experiência delicada que é receber uma auditoria.
Direitos do auditado
1.Ser informado do escopo da auditoria. Importante saber quais produtos estão no escopo, para guiar o auditor em relação a quais linhas e áreas devem ser verificadas.
2.Ser informado sobre o protocolo que será utilizado. Além disso, o auditado deve receber esse protocolo para que o seu conteúdo seja conhecido por ele, antes da auditoria.
3.Saber o horário de duração da auditoria. É claro que é preciso ser um pouco flexível, pois não acredito que seja possível determinar com exatidão de segundos o momento final da auditoria, porém é interessante que a auditoria não ultrapasse muito o horário previamente combinado.
4.Ser informado de uma agenda prévia para a auditoria, inclusive para poder gerenciar internamente o melhor horário de visita a planta, horário de almoço, etc.
5.Obviamente ser tratado com cordialidade e respeito.
Deveres do auditado ou dicas para o auditado
Em tempos de tantos mal entendidos e “haters na internet” , gostaria apenas de reforçar que os pontos citados aqui não são deveres no sentido de obrigação, mas dicas para melhorar a cordialidade e a empatia nessa relação de trabalho.
Pré-auditoria
1.Perguntar o tamanho do uniforme, bota de segurança, ou outro EPI que seja necessário utilizar para entrar na área produtiva. Importante deixar tudo separado antes da auditoria.
2.Preocupar-se em relação a refeição. Será realizada no refeitório da unidade? É necessário sair para almoçar fora da empresa? Além disso é interessante também questionar se o auditor possui alguma restrição alimentar. Existem muitas pessoas alérgicas, vegetarianas, veganas, ou com outro tipo de restrição e que talvez tenham dificuldade em se alimentar com a opção disponível.
Ainda em relação a refeição, caso a empresa não possua refeitório próprio, não é necessário escolher o melhor restaurante da cidade. Geralmente esses locais demoram a servir o almoço e ao invés de uma experiencia positiva, o almoço pode se tornar um ponto negativo, visto que a agenda da auditoria geralmente é muito apertada.
3.Facilitar a logística do auditor. Vivemos em um país gigantesco, com muitas diferenças regionais. Muitas vezes encontrar voos, transporte e hotel é um trabalho cansativo e até perigoso para quem não conhece a região. Já passei muito medo dirigindo em estradas péssimas durante a madrugada depois de voos noturnos, pegando caminhos sugeridos por aplicativos e que não eram os melhores. Então se puder sugerir o melhor aeroporto, a melhor estrada e o melhor hotel (não precisa ser luxuoso), tenho certeza de que o auditor se sentirá muito bem recebido.
4.Caso sua empresa ofereça transporte terrestre ao auditor, é importante cumprir o horário (pontualidade) e se certificar de que o motorista é qualificado e prudente. Novamente, já tive experiências bem negativas, com motoristas imprudentes que ultrapassavam em local proibido e não respeitavam a velocidade máxima. Não é agradável chegar para trabalhar sentindo que sua vida estava em perigo e, o pior, se preocupando com o trajeto da volta!
Durante a auditoria
1.Evitar deixar o auditor esperando na portaria. Essa infelizmente é uma prática bem comum. Óbvio que existem plantas muito grandes e o próprio deslocamento interno é demorado, mas é interessante cumprir o horário de início combinado. Caso a espera seja muito longa, o auditor pode inclusive abortar a auditoria.
2.Em relação aos documentos:
2.1.Providenciar a documentação com antecedência.
É difícil ter em mãos todos os documentos solicitados, mas sabemos que alguns documentos dificilmente não serão verificados, como é o caso dos programas de BPF, APPCC, Plano de Alergênicos, Controle de Pragas, Plano de Higienização, etc.
2.2.Além disso, para o bom andamento da auditoria é aconselhável escolher como sala-base a própria sala onde trabalham os funcionários da Qualidade, ou algum local próximo. Deixar o auditor no administrativo e ir a planta solicitar os documentos dificulta o cumprimento da agenda e pode indicar falta de transparência.
2.3. Usa arquivos digitais? O acesso a esses arquivos deve ocorrer de forma rápida. Caso a internet ou o sistema esteja indisponível, a auditoria pode ser prejudicada.
3.Discordar sobre uma não conformidade (NC). É aceitável o auditado não concordar com uma NC, para isso pode-se argumentar. Porém deve-se evitar qualquer discussão persistente em relação ao tema. Caso o auditado se sinta injustiçado ele pode procurar a certificadora ou o cliente que contratou o auditor, para colocar seu ponto de vista. Muitas certificadoras enviam uma Avaliação do Auditor, pode-se utilizar esse formulário para endereçar sua reclamação.
4.Não ocultar fatos ou faltar com a verdade. Reclamamos tanto da corrupção em nosso país, mas mesmo nas menores coisas encontramos pessoas dispostas a enganar e omitir informações. Compreendo que muitas empresas trabalham com sistema de metas, e que muitas vezes a remuneração está atrelada ao cumprimento das mesmas, mas forjar um documento em prol de qualquer justificativa não é algo legal e o impacto por trás disso pode ser muito maior. Inclusive temos exemplos recentes na Operação Carne Fraca, com a investigação de laudos microbiológicos que foram alterados.
5.Não oferecer brindes ao auditor. É um ato muito gentil, mas não é adequado oferecer nenhum tipo de brinde ao auditor.
Conclusão
Os pontos citados acima não garantem que não haverá NCs na auditoria, pois isso está condicionado ao nível de maturidade e comprometimento da planta toda com a Segurança de Alimentos, mas com certeza o dia de trabalho será muito mais leve e organizado com essas medidas.
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4 min leituraOs auditores sempre fazem questão de deixar muito claro que a auditoria é um processo amostral. Sim, é impossível, em algumas horas, uma pessoa externa ao processo conseguir fazer um […]
