junho 2017

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Estabelecer um bom programa de gerenciamento de crises é como ter um bom seguro de automóvel. Precisamos planejar o melhor, mesmo que seja para não usar. Aliás, a ideia é exatamente esta: ter um ótimo plano de gerenciamento de crises que não precise ser usado!

Mas como estabelecer um bom plano de gerenciamento de crises? Como conectar este plano à rapidez com que a comunicação atua nas mídias sociais?

É importante ter em mente que estabelecer um plano de gerenciamento de crises tem um passo-a-passo que pode minimizar a probabilidade de falhas.

Atualmente a necessidade de “urgência” em compartilhar informações é tão grande que nada pode esperar 10 minutos para estar no Facebook. Se demorar muito, vira notícia velha.

Pensando nisso, uma das premissas para o desenvolvimento do plano de gerenciamento de crises é que ele deve ser preventivo. É necessário haver o monitoramento do que está acontecendo na mídia a respeito do seu produto para que a empresa não seja pega de surpresa com uma notícia na primeira página de um noticiário. Para isso, pense no plano como “gerenciar bem um incidente pode evitar uma crise”.

Vamos, então, separar em etapas:

1. Equipe de gerenciamento de incidentes e resolução de crises

Estabeleça uma equipe multidisciplinar que possa estar preparada para atuar em situações de crise. Aqui não estou falando de uma equipe de atuação em emergências e sim uma equipe que possa avaliar o cenário de forma a tomar decisões estratégicas e conduzir as ações para reduzir o impacto na imagem do produto, da marca e da empresa.

A equipe de atuação em emergências é um pequeno pedaço do todo.

Uma sugestão para a composição da equipe é incluir os representantes das seguintes áreas:

– Recursos Humanos

– Finanças

– Técnico / Qualidade / Segurança de Alimentos

– Atendimento ao Consumidor

– Jurídico

– Assuntos Externos (Comunicações)

– Segurança Patrimonial

– Tecnologia da Informação

– Meio Ambiente

Esta equipe precisa conhecer os riscos da organização e participar dos simulados de gerenciamento de crises. Sim… isso mesmo. É importante simular.

Uma oportunidade de otimização de recursos é utilizar a mesma equipe que está prevista para atender às necessidades da RDC 24, publicada no D.O.U em 09 de junho de 2015.

2. Levantamento dos Eventos de Risco

Realize um levantamento dos possíveis riscos que fazem parte da operação e que podem causar um incidente ou uma crise. Este levantamento pode considerar riscos relacionados a:

– Pessoas (disponibilidade / comprometimento / direitos no local de trabalho / etc.);

– Produto (interesses do consumidor e tendências / processos de fabricação / alterações do ambiente regulatório / fornecedores / comercialização / marketing e novos produtos / etc.);

– Infraestrutura (desastres naturais / acidentes / roubo de carga / sequestro / etc.);

– Informação (roubo de informações confidenciais / uso inadequado da informação / atividade de hackers / etc.);

– Finanças (alterações no cenário econômico / crimes financeiros / etc.).

Este é o momento em que os cenários de segurança de alimentos podem ser avaliados com a perspectiva de potencial risco à imagem. Aqui o intuito não é replicar a análise de perigos, e sim avaliar se na ocorrência de um caso real (PCC fora de controle por exemplo) qual o risco ao consumidor, à imagem do produto, ao abastecimento, etc.

3. Determinação do Risco (Probabilidade X Impacto)

Muitas vezes uma pessoa é mais sensível à percepção de um determinado risco do que outras. Para eliminar a subjetividade, é comum utilizar uma matriz simples de probabilidade X impacto.

Abaixo segue um exemplo simples de matriz de risco:

MATRIZ DE RISCO

PROBABILIDADE	IMPACTO
	Muito Baixo	Baixo	Médio	Alto	Crítico
Muito Alta	Muito Baixo	Baixo	Médio	Alto	Crítico
Alta	Muito Baixo	Baixo	Médio	Alto	Crítico
Média	Muito Baixo	Baixo	Médio	Alto	Alto
Baixa	Muito Baixo	Muito Baixo	Baixo	Médio	Médio
Muito Baixa	Muito Baixo	Muito Baixo	Baixo	Baixo	Médio

4. Determinação das Medidas de Mitigação Atuais

É prudente pensar proativamente e estabelecer um plano de ação para os riscos altos ou críticos. Desta forma, a organização pode se antecipar elaborando de forma planejada uma lista de ações que possa minimizar os riscos iniciais. Neste ponto, quando falamos em ações, elas devem estar diretamente relacionadas à redução da probabilidade de ocorrência do risco ou mitigação do impacto gerado caso o risco se torne uma realidade.

Tenham sempre em mente que este monitoramento deve ser o mais preventivo possível. Isso não significa que devemos deixar de lado ou não levar em consideração os indicadores reativos (exemplo: índice de reclamações do SAC para desvios críticos à segurança de alimentos). Muito pelo contrário, eles são muito válidos e devem sim ser monitorados pois podem demonstrar a significância da situação do incidente e dar indícios de quando este incidente pode se tornar uma crise.

Aqui é onde entra com muita importância o monitoramento das mídias sociais. Com o dinamismo atual destas ferramentas, é necessário acompanhar qual a percepção do público a respeito do seu produto.

Já falamos aqui sobre a relevância de se ter cuidado para não espalhar o terror indevidamente quando replicamos informações sem checar a veracidade do conteúdo. E neste aspecto, seguem alguns exemplos de como podemos interagir:

• Acompanhar: é importante acompanhar o que o público está divulgando a respeito do incidente ou da crise. Principalmente porque as “más notícias” correm rápido, todo mundo compartilha muitas vezes sem avaliar o conteúdo ou analisar se faz sentido. Mas “boas notícias” não chamam tanto a atenção;
• Interação proativa: este é um dos pontos mais positivos no gerenciamento de crises. Avaliem a possibilidade de abordar o consumidor proativamente ao se deparar com uma crise. Esclareça qualquer “mal-entendido”, se houver;
• Interação reativa: pode ser uma decisão estratégica da organização não tomar a iniciativa de fazer declarações sobre o andamento do incidente ou da crise. Isso pode fazer com que o público utilize as informações recebidas das mídias, sendo elas corretas ou incorretas.

6. Cenários de Emergências / Preparação e Atendimento à Emergência

Aqui é o ponto de atuação da brigada de emergência e da ESA. E daí você pode se perguntar: brigada de emergência? O que a brigada de emergência tem a ver com segurança de alimentos? Tudo.

Muitas vezes um incidente que envolve incêndio (por exemplo) pode tornar o produto potencialmente inseguro ou deixá-lo fora dos parâmetros de qualidade para o consumo, ou ainda um acidente com produto químico próximo ao armazenamento de produto acabado.

Na maioria das vezes, todos os cenários que envolvem algum acidente devem ser avaliados para os múltiplos impactos, considerando a qualidade do produto, segurança de alimentos, meio ambiente e também a saúde e segurança ocupacional dos colaboradores da organização.

7. Simulados de Emergência

No início mencionei que o plano de gerenciamento de incidentes e resolução de crises é uma sistemática desenhada com o intuito de não haver a necessidade de utilização. Contudo, nenhuma emergência avisa que está chegando. E podemos ser pegos desprevenidos.

Para minimizar este risco, é importantíssimo simularmos o plano de gerenciamento de crises. Os simulados podem ocorrer de forma isolada (para atender exclusivamente à RDC 24, publicada no D.O.U em 09 de junho de 2015) ou de forma conjugada considerando mais de um risco no mesmo simulado (ex: vazamento de produto químico com vítima e contaminação do estoque de produto acabado).

8. Resolução de Crises

Não há uma fórmula mágica que possa conduzir uma crise de forma a que ela tenha um final feliz. Na realidade, uma crise sempre gera consequências para a organização. Contudo, um bom gerenciamento é o que vai fazer com que a retomada da operação seja mais rápida e que os impactos para o consumidor, para o abastecimento e para a imagem da companhia sejam os menores possíveis.

Prevenir é o melhor remédio.