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Podemos consumir café nas salas anexas à produção de alimentos?

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Um tema que ainda suscita muitas dúvidas nas indústrias de alimentos e bebidas diz respeito ao consumo de café nas salas anexas ao setor de produção dos alimentos.

É realidade de muitas indústrias a criação de salas anexas dentro do setor fabril para facilitar o acompanhamento diário dos setores. São as salas de Supervisão, Garantia da qualidade, PCP, salas de reunião, manutenção, entre outras.

Esta prática do consumo do café não é recomendada devido aos riscos de contaminação cruzada pelo acúmulo de lixos ou sujidades e atração de pragas, cuja presença constitui sempre um risco à segurança dos alimentos. Entre os princípios gerais higiênico-sanitários para a produção de alimentos, a Portaria SVS/MS n° 326/1997 cita no item 4.2 que deve haver um controle e prevenção de contaminação por lixo ou sujidades.

Todo e qualquer consumo de alimentos deve acontecer em locais definidos para esta finalidade, como refeitórios por exemplo. Conforme citado no item 5.3.9 da norma já referida, estes locais devem estar completamente separados dos locais de manipulação de alimentos e não devem ter acesso direto, tampouco comunicação.

A SVS/MS n° 326/1997 define que manipulação de alimentos são as operações efetuadas sobre a matéria-prima até a obtenção de um alimento acabado, em qualquer etapa de seu processamento, armazenamento e transporte. Produção de Alimentos é o conjunto de todas as operações e processos efetuados para obtenção de um alimento acabado.

Portanto, mesmo o consumo de um singelo cafezinho nas salas anexas não é adequado e não está em perfeita conformidade com as Boas Práticas de Fabricação.

Qualquer prática de conduta pessoal que possa originar uma contaminação de alimentos nas áreas de manipulação e produção deve ser evitada. As empresas podem sim disponibilizar café, desde que seja em local apropriado para a finalidade e em intervalos definidos.

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Você está estrategicamente preparando sua empresa para o futuro? A Nova Era de um Food Safety mais Inteligente!

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Uma parte da responsabilidade do líder de Food Safety de uma empresa é garantir a conexão de planos de segurança de alimentos ao Plano Estratégico da Empresa.

Ou seja, é responsabilidade da liderança não somente olhar para os temas do agora (HACCP, simulados, treinamentos) mas também planejar os próximos passos da organização acompanhando as “Best Practices” do mercado.

Para isso é sempre importante ficar de olho em movimentos de outras regiões para compreender as tendências, de maneira a antecipar mudanças de processos e sistemas.

A FDA está adotando uma nova abordagem para a segurança de alimentos, aproveitando a tecnologia e outras ferramentas para criar um sistema mais seguro, digital e rastreável. O objetivo final é reduzir a curva de doenças transmitidas por alimentos no país.

O plano chama-se “New Era of Smarter Food Safety”, anunciado há 2 anos (mas mantido on hold por um período devido à pandemia de covid-19). Ele é o próximo passo após o FSMA (Food Safety Modernization Act), sobre o qual você pode ler aqui. O plano descreve metas para:

  • melhorar a rastreabilidade,
  • melhorar a análise preditiva,
  • responder mais rapidamente a surtos,
  • abordar novos modelos de negócios,
  • reduzir a contaminação de alimentos
  • e promover o desenvolvimento de culturas de segurança de alimentos mais fortes.

O FDA está trabalhando com parceiros nos setores público e privado e continua promovendo metas em cada uma das quatro áreas prioritárias,.

Conheça os Elementos Centrais

  1. Rastreabilidade habilitada para tecnologia
  2. Ferramentas e abordagens mais inteligentes para prevenção e resposta a surtos
  3. Novos Modelos de Negócios e Modernização do Varejo
  4. Cultura de Segurança de Alimentos

Esses são os pilares fundamentais da “New Era of Smarter Food Safety”, abrangendo a gama de tecnologias, análises, modelos de negócios, modernização e valores que são seus blocos de construção.

Esses elementos, trabalhando juntos, ajudarão a criar um sistema mais seguro, digital e rastreável.

Recomendamos que você assista a este vídeo  para entender um pouco mais do programa e encontrar mais informações.

Ainda assim, como acreditamos que a conexão entre estratégia de negócios da empresa deve sempre considerar os pontos relevantes de Segurança de Alimentos, vamos fazer uma série de mais 4 artigos, cada um detalhando um pouco mais dos 4 elementos.

Referências:

https://www.fda.gov/food/new-era-smarter-food-safety

https://www.fda.gov/food/new-era-smarter-food-safety/new-era-smarter-food-safety-blueprint

https://www.fda.gov/media/139868/download

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O que realmente mudou na FSSC V5.1 – Uma nova abordagem

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Em novembro de 2020, o FSSC publicou a nova versão 5.1 (FSSC V5.1), para se atualizar com relação às últimas novidades do processo de benchmarking do GFSI – 2020.1. Essas mudanças estão vigentes para todas as auditorias realizadas a partir de 01/04/2021.

O objetivo desse texto é descomplicar as mudanças e trazer de forma pontuada as alterações e possíveis impactos para as empresas certificadas no FSSC.

É altamente recomendável realizar um estudo das alterações e como elas podem impactar seu sistema, garantindo assim que sua auditoria de transição ocorra sem grandes sustos.

Outro ponto muito importante é rodar um ciclo de auditorias internas considerando a nova versão e determinar as ações necessárias para que o sistema esteja alinhado às alterações.

Mas afinal, o que realmente mudou e o que impacta o sistema de gestão de Segurança de Alimentos?

Primeiro ponto – O Esquema de certificação FSSC V5.1 passa a ter 9 anexos. Além dos 7 já existentes na versão 5, agora e até pelas demandas da pandemia de Covid-19, foram criados os anexos:

8 – Requisitos para treinamentos virtuais (e-learning) para organismos de treinamento

9 – Requisitos para uso de tecnologia em informação e comunicação (ICT) para organismos de certificação – para auditorias remotas. Isso impacta a maneira como serão entregues os treinamentos e auditorias usando essas novas tecnologias, mas não tem impacto direto para as organizações certificadas.

2º ponto e considerações: Mudanças no estatuto dos fundadores.

3º Fica claro que inglês é o idioma oficial desse esquema de certificação, por essa razão os clientes se deparam com relatórios/ certificados em inglês ou bilíngues quando necessário.

4º Alguns ajustes menores foram feitos apenas para efeito de maior clareza no texto do esquema, sem maiores impactos, aqui vamos nos ater ao que realmente é novo!

5º Com relação às categorias – ficou claro onde produtos congelados com base em água (gelo) se enquadram – dentro da categoria CII.

6º Para Categoria G Transporte e Distribuição algumas mudanças importantes: para se certificarem não tem mais a necessidade de serem os donos dos produtos estocados, ou seja, fornecedores de serviço de armazenagem de alimentos podem ser certificados. Produtores que tenham seus armazéns serão certificados dentro da categoria ligada ao seu processo principal.

7º Embalagens – fica mais claro que os produtos tais como palitos e colheres apenas são elegíveis à certificação se vendidos em conjunto com alimentos prontos para o consumo, dentro da embalagem ou como parte do produto alimentício.

Antes de detalhar as mudanças que mais impactam o Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos de sua organização, as mudanças nos requisitos adicionais do FSSC, vamos recordar quais são as categorias da cadeia de alimentos e o que significam, para facilitar a identificação de onde se aplicam as mudanças nos requisitos adicionais do FSSC:

Categoria A – Fazendas – criação de animais para carne, produção de leite, mel, ovos pescados e frutos do mar.

Categoria C– Processamento de produtos de origem animal perecíveis (CI), Processamento de produtos de origem Vegetal perecíveis (CII), Processamento de produtos mistos de origem animal e vegetal perecíveis (CIII), Processamento de Produtos estáveis em temperatura ambiente (CIV), D – Produção de rações para animais de criação para carne/ para animais de estimação E – Restaurantes/ preparo de refeições (catering) F – Varejistas e Atacadistas G – Armazenamento e Transporte I – Embalagens K – Produtos químicos e bioquímicos (ingredientes e usados em processo para a indústria de alimentos/ rações). Os detalhes de cada categoria estão em detalhes do esquema de certificação FSSC 5.1 (https://www.fssc22000.com/wp-content/uploads/2021/02/FSSC-22000-Scheme-Version-5.1_pdf.pdf)

Revisemos agora as mudanças mais importantes para as empresas certificadas e com possível impacto em seu Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos.

Aqui identificamos onde as empresas já certificadas devem ter atenção e revisar os detalhes avaliando sua situação atual e determinando as adequações necessárias para que todos os requisitos sejam implementados de maneira apropriada aos seus processos e sistema de gestão:

2.5.1 – Gestão de Serviços e Produtos adquiridos:

Atenção às empresas certificadas das categorias C,D,I,G e K: Existem requisitos adicionais ao 7.1.6 da ISO22000:2018 e 9.2 da ISO/TS 22002-1 de 2009 para serem considerados.

2.5.2 – Rotulagem de Produtos:

Importante alinhamento às legislações vigentes (alergênicos e requisitos específicos de clientes – abrangem religiosos – kosher, halal, tipos de consumo como vegetarianos, veganos). Ponto em destaque para produtos não rotulados: as informações de uso devem estar disponíveis ao consumidor para o uso seguro desses produtos.

2.5.10 Transporte e Armazenamento para todas as categorias:

Implementação de procedimentos de FEFO (First to expire first out – primeiro a vencer, primeiro a sair) em conjunto com FIFO (Primeiro a entrar, primeiro a sair). Além disso, em complemento à clausula 16.2 da ISO/TS 22002-1 2009 para pós-abate controles e parâmetros definidos de tempo e temperatura para produtos congelados e refrigerados

2.5.11 Pessoal de embalagens (categoria I ) e C – abatedouros – atenção aos requisitos adicionais nesse item.

2.5.12 Verificação de PRP (programa de pré-requisitos) para a maior parte das categorias (C,D, G, I e K) adição à cláusula 8.8.1 da ISO22000:2018 sobre rotina e frequência de verificações e inspeções de PRPs / PPRs.

2.5.13 para categorias C, D, E, F, I e K – Requisitos detalhados para Projeto e Desenvolvimento de produtos, muita atenção para as organizações certificadas que realizam essa atividade.

2.5.14 Para categoria D – Feed – atenção aos requisitos de exames admissionais e periódicos dos funcionários relacionados à produção.

2.5.15 (2.5.15 1 e 2.5.15.2) Mudanças nos requisitos para categorias onde a certificação Multisite é permitida (categorias: A, E, FI &G) Maior clareza com relação às atividades do escritório central (existência de recursos apropriados e qualificados e com responsabilidades claramente definidas para as atividades de gestão, auditorias internas, pessoal revisando auditorias internas e quaisquer outros envolvidos no Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Além de todo um detalhamento sobre Auditorias Internas – atenção aos detalhes de qualificação de auditores internos e auditor líder interno, planejamento e revisão geral das auditorias pela função central, requisitos de calibração de auditores.

O restante das mudanças ocorreu nos processos de certificação (impacto nas auditorias externas) e nos processos internos dos organismos de certificação, além de ajuste em definições.

Novamente, recomendo fortemente que para uma melhor adequação e preparação, seja lido o documento disponível no site fssc22000.com com as alterações destacadas. Uma análise crítica e auditoria interna devem ser  realizadas para que as organizações definam e implementem planos de ação para ajustes com relação às mudanças.

Lembre-se de que em sua próxima auditoria a transição já deve ser realizada, caso ainda não tenha sido. Durante o processo, o auditor pode levantar não conformidades e as organizações terão seu prazo para fechá-las dependendo do grau e de acordo com os requisitos de certificação do FSSC.

Para empresas que buscam sua nova certificação, considerem essa nova versão como padrão atual e implementem os requisitos. O FSSC é um esquema de certificação composto da ISO22000:2018, ISO/TS /Norma de PRP de acordo com sua categoria de processo/produto e requisitos adicionais que são os alterados na FSSC V5.1.

Sabemos que para o futuro próximo a FSSC deve incorporar requisitos voltados à Cultura em Segurança de Alimentos. Já existe um Documento Guia para esse tema, importante a todas as empresas certificadas conhecerem e avaliarem esse tema pois ele está ligado diretamente ao grau de conformidade e maturidade do Sistema de Gestão em Segurança de Alimentos, independentemente da existência de requisito ou não.

Desejamos a todos uma excelente transição.

Por Rubiana Enz – BSI Brasil

Saiba mais sobre os serviços em treinamento e certificação FSSC através do link e baixe nosso material informativo sobre a certificação: https://page.bsigroup.com/l/73472/2021-06-10/zyyws8

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5S na indústria de alimentos: dicas para implementação

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O Japão é considerado o país de origem desta filosofia, devido a sua grande frequência e prática neste país. Mas é possível encontrar diversas sociedades, tribos, famílias ou pessoas praticando a essência dos 5S, evitando os pequenos desperdícios, respeitando o meio ambiente e o próximo, valorizando o bem-estar e a vida saudável. Ao conhecermos mais sobre seu significado, descobrimos sempre um novo entendimento, um novo alcance, um novo aspecto. Esta técnica leva-nos a limites cada vez mais distantes, permitindo-nos a descoberta de novos valores. Até que ponto chegaremos não é possível dizer antecipadamente, mas é uma busca constante de novas realizações e de novas satisfações.

O 5S demonstrou ser um modelo eficaz para aumentar a eficiência operacional, além de melhorar a segurança e a qualidade dos alimentos nas plantas de processamento de alimentos. O principal objetivo do 5S é ajudar as empresas a criar locais de trabalho seguros, arrumados, limpos e estruturados com menos desperdício. Como grande parte dos problemas de segurança de alimentos em um local é geralmente causada por falhas nas Boas Práticas de Fabricação (GMPs), em vez de deficiências no plano de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle, o 5S ganhou destaque em todo o setor como uma maneira de cumprir as metas de Modernização da Segurança dos Alimentos com ações regulatórias baseadas na prevenção.

Princípios do 5S

Principais benefícios do 5S para um processador de alimentos

  • Oferece suporte à integração dos processos de trabalho em toda a empresa através da participação de todos os funcionários;
  • Cria uma base estável para a implementação sistemática de práticas de manufatura enxuta necessárias para reduzir desperdícios e inconsistências e, portanto, promove o trabalho de valor agregado;
  • Aumenta o moral e a motivação dos funcionários por meio da participação prática;
  • Simplifica processos e reduz custos operacionais;
  • Engaja os funcionários ajudando a criar um local de trabalho mais seguro e sustentável.

Como implementar o 5S na indústria de alimentos

Conhecer o conceito é mais fácil, principalmente as áreas gerenciais e administrativas têm conhecimento básico sobre a ferramenta, mas a implementação requer uma colaboração mais estreita com os trabalhadores que pode ser conseguida com bastante treinamento e persistência. Lembre-se de que a implantação das Boas Práticas também é um trabalho de formiguinha e que requer persistência, mas os resultados compensam.

Defina o escopo

Como o 5S pode ser aplicado a qualquer setor organizacional, mix de bens ou serviços, a diferentes áreas, equipamentos, itens, pessoas, etc., é importante definir o escopo do projeto para sua introdução. Depois de abordar questões de segurança e qualidade de alimentos em uma planta, o 5S pode ser usado para se concentrar especificamente na redução de custos operacionais ou impactos ambientais. A maneira mais prática de concentrar os esforços do 5S em uma instalação de alimentos é alinhar suas principais expectativas de conformidade com as BPF e práticas de segurança e saneamento de alimentos.

Comprometimento da gerência e motivação dos funcionários

O método 5S aplica-se aos processos de trabalho, dos quais os funcionários da linha de frente são responsáveis. Portanto, o 5S pertence a eles e eles precisam ser educados, treinados, atualizados e motivados. Isso não será possível se a gerência não estiver comprometida em fornecer liderança, recursos e suporte ao empreendimento.

Educar e treinar funcionários

Para que o 5S seja eficaz, aloque cada funcionário responsável em uma zona de trabalho. Eduque, treine e atualize-os regularmente (ou conforme necessário) nas tarefas de sua área. O 5S é um método visual, portanto permita que os funcionários explorem quais métodos eles acham que funcionarão melhor, pois suas ideias provavelmente serão as mais bem-sucedidas. Quando os funcionários entendem bem o sistema de trabalho e o motivo de cada tarefa, eles se tornam mais comprometidos com a execução correta.

Revisar melhorias

Para sustentar as melhorias no 5S, crie um sistema de revisão no qual os funcionários sejam treinados para auditar outros departamentos. Eles não precisam de uma lista de verificação longa; em vez disso, basta dividir o trabalho de revisão em partes e alocar para diferentes grupos em uma base rotacional. Permita que os funcionários se reúnam com frequência por 10 a 15 minutos para discutir e sugerir soluções para questões de segurança e qualidade dos alimentos.
O 5S pode promover melhorias nos padrões de saneamento, higiene e manuseio de materiais em uma instalação de alimentos. É possível obter melhores resultados usando ferramentas e equipamentos de alta qualidade, com código de cores e design higiênico, que possuem um critério padronizado de seleção, armazenamento, cuidados e requisitos de manutenção. Isso eventualmente ajuda a manter as condições sanitárias dentro de um local, o que é necessário para garantir a conformidade com os regulamentos de segurança e saneamento de alimentos, os padrões da indústria e as expectativas dos clientes. Assim, o método 5S, quando praticado de forma consistente, pode fazer uma grande diferença na prevenção ou redução de violações de segurança dos alimentos, recalls de alimentos e doenças transmitidas por alimentos.

Fontes:

https://www.foodsafetymagazine.com/enewsletter/5s-in-the-food-industry-examples-and-tips-for-implementation/

https://certificacaoiso.com.br/programa-5s-vantagens-e-desvantagens/

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Matriz RACI – Matriz de Responsabilidades para Segurança de Alimentos

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A Matriz RACI tem como principal função mapear todas as tarefas e resultados em relação às funções do seu projeto bem como a tomada de decisão e as responsabilidades que devem ser alocadas a cada função.  A matriz promove melhor alinhamento e comunicação nos projetos dos quais você participa, deixando claro a todos os seus devidos papéis e atribuições. Uma ferramenta que deve ser muito utilizada  no sistema de gestão de segurança dos alimentos. Traz clareza aos envolvidos sobre quando deve-se tomar uma ação e quando se deve apenas ser informado.

A matriz RACI é uma ferramenta que dá suporte e gera consciência a cada colaborador de suas atribuições durante um projeto. Uma matriz de distribuição de responsabilidades. Criada para eliminar conflitos e confusões na hora de definir QUEM DEVE FAZER O QUÊ e para aumentar a força e a eficiência de projetos. Com o uso de um sistema gráfico, é apresentado o objetivo do projeto e a ação específica e necessária de cada participante para que esse objetivo seja no final atingido, de forma assertiva.

É sempre difícil e um desafio dentro dos projetos determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades dos processos. Algumas vezes, durante a construção de um processo, alguns detalhes são perdidos e ao final, acabamos não definindo claramente as responsabilidades. O modelo da Matriz RACI vem para dar suporte e facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades. Trata-se da criação de um mapa de responsabilidades para todas as atividades de um processo.

 

Afinal, o que seria uma matriz RACI?

É uma ferramenta visual de fácil utilização que definirá com clareza as atribuições, os papéis e as responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo. Ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

É a melhor maneira de garantir que os processos irão correr bem e que todas as partes envolvidas serão mapeadas, atribuindo cargos e funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nesse momento, a matriz surge como uma ótima ajuda para o fortalecimento da comunicação, da organização e gerenciamento do projeto e a gestão com as pessoas!

A matriz RACI é formada por um acrônimo que define os papéis e as atribuições dos envolvidos, significando assim:

  • R (Responsible): o Responsável
  • A (Accountable): a Autoridade
  • C (Consulted): o Consultado
  • I (Informed): o Informado

Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente específica para o cargo de executar, desenvolver e concluir a tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas por esse colaborador. Aqui fica definido quem é que põe a mão na massa! É o responsável pela execução. O que completa as tarefas e realiza as entregas do projeto!

Accountable (Aprovador): Aquele quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto! O papel do Accountable é o do aprovador. Aquele de quem será cobrado caso algo se desvie do esperado. É quem tem a autoridade para organizar a tarefa, acompanhar seu desenvolvimento, aceitar ou recusar uma entrega. É o responsável para verificar se a tarefa poderá ser de fato iniciada, se ela foi realizada de forma adequada, se está dentro dos padrões desejados pela organização, entre outras. O aprovador deve acompanhar a realização do processo dando permissão para que seja iniciado e aprovar os resultados e as entregas. Vale ressaltar que uma tarefa deverá ter somente uma autoridade. Mesmo que o aprovador delegue essa responsabilidade da aprovação de um entregável para outra pessoa, ele ainda é responsável pelo aceite dessa entrega.

Consulted (Consultado): Quem é consultado, dentro ou fora da organização para contribuir com a execução das tarefas. Pessoas que agregam valor ou são essenciais para que a ação seja implementada de fato. São aqueles que podem dar dicas, opiniões ou sugestões para a melhoria e o desenvolvimento da atividade bem como o aperfeiçoamento do entregável. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e conhecimento. A comunicação é de duas vias, consulta e resposta.

Informed (Informado): São todas as pessoas, clientes e stakeholders que precisam receber a informação sobre o andamento do projeto referente à conclusão, o início de uma atividade, a sua performance e as entregas que gerarão uma mudança impactante em seu cotidiano. Estas pessoas devem ser notificadas dos resultados ou ações tomadas, porém não é necessário que estejam envolvidas no processo de tomada de decisão. Neste caso, a comunicação ocorre num sentido. Se houver alguma informação ou atividade que gere consequências importantes para algum dos envolvidos, eles devem ser incluídos na lista de informados.

Nem todos os processos contarão apenas com esses 4 tipos já descritos e definidos na metodologia. Além das definições tradicionais, a matriz RACI pode conter algumas variações dos papéis tradicionais e papéis extras envolvidos, como o Manager, o Backup, o Notify e o Originator. Isso acontece porque diferentes projetos têm diferentes necessidades. A matriz de responsabilidades deve ser flexível e comportar bem as adaptações!

  • Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Não tem o poder de decisão para aprovar os resultados.
  • Backup (Reserva): caso o responsável principal pela tarefa não possa cumpri-la, faz-se necessário determinar um 2° time que irá substitui-lo, em casos excepcionais. É necessário prestar bastante atenção na hora de nomear um backup para uma atividade.
  • Notify (Notificados): diferentemente do informado, que precisará receber diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só precisará ser avisado da conclusão de uma atividade. Esse precisará ser notificado pois dará prosseguimento a uma tarefa ou precisará do resultado da atividade para utilizar como insumo em uma outra tarefa.
  • Originator (Originador): é a pessoa que desenhou e criou a atividade do processo. É a pessoa responsável pelo “briefing”, dando uma visão aos envolvidos de como a atividade deve ser executada e qual é o resultado esperado. Ao conhecer quem deu início a essa atividade, ficará mais fácil esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Como vimos a matriz RACI é flexível e pode ser customizada. Porém é preciso atenção e cuidado para não torná-la uma ferramenta complexa que tem como princípios a simplicidade e a transparência.

Crie sua Matriz de responsabilidades – RACI

1. Defina as atividades e tarefas do projeto

Criar e desenhar uma matriz RACI é definir quais atividades o seu projeto precisará para ser executado. Faça uma lista de todas as atividades de um processo. Identifique todas as tarefas envolvidas na entrega do projeto e liste-as no lado esquerdo do gráfico na ordem de conclusão.

2. Mapeie todas as partes interessadas no projeto

Mapeie todas as principais partes interessadas (stakeholders) do projeto: os membros da equipe de trabalho e todos aqueles que serão afetados de alguma forma pelo projeto. Liste os especialistas que assumirão o papel de consultados durante o projeto. Faça uma lista de todos aqueles que estão envolvidos no processo. Identifique todas as partes interessadas no projeto e liste-as na parte superior do gráfico.

3. Monte uma tabela com as informações

Reúna todas essas informações para compor uma tabela. As linhas deverão conter as atividades e as colunas deverão conter os nomes ou os cargos das pessoas que serão responsáveis durante o projeto. Você pode inserir os nomes (deixando mais personalizada sua matriz) ou usar somente o nome dos cargos.

4. Defina as responsabilidades (RACI)

Construída a estrutura da matriz RACI, preencha os espaços com a letra correspondente, relacionando atividades e as pessoas (ou cargos). Vale ressaltar que uma pessoa poderá assumir mais de um papel na matriz RACI. Tudo dependerá do projeto que a organização conduzirá.

Toda demanda levantada deverá ter pelo menos um responsável e apenas um aprovador! Evite processos paralelos ou em duplicidade. Caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida. Reduza conflitos de responsabilidades!  Ah, nem todas as atividades do projeto deverão ter consultados e informados. Caso haja, uma mesma atividade poderá ter várias pessoas consultadas e informadas.

Benefícios da Matriz de Responsabilidades

Divisão clara de tarefas – A ferramenta evita a existência de responsabilidades conflitantes ou a ausência de atribuição de um responsável. Elimina dilemas sobre “de quem é essa responsabilidade?”.

Levantamento de informações – Facilidade de encontrar o dono da tarefa. Temos um forte registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos em uma tabela.

Contato entre membros da equipe – Designar todos os membros da equipe definindo formalmente quem deverá ser informado ou consultado para a tomada de decisões ou a realização de atividades sem sobrecarregar outros, que sabemos não é uma situação tão rara. Portanto, a Matriz RACI bem elaborada e divulgada reduzirá esses tipos de eventos.

Crescimento do senso de responsabilidade – Pela falta de formalização das responsabilidades, algumas atividades ficam esquecidas, prazos são perdidos e tarefas só são retomadas caso alguém intervenha para conclui-las. Com a matriz de demandas e responsáveis, a negligência de tarefas e a procrastinação poderão ser eliminadas.

O uso correto da metodologia RACI nos proporciona outros diversos benefícios, como a facilidade de rastrear responsabilidades, ajudar os demais membros do processo a saber a quem se reportará, pedirá ajuda ou cobrar uma entrega. Evitar que um processo fique parado porque “alguém” deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída. É um controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”. É uma ferramenta fácil de usar, criar. Visual, intuitiva e muito prática para ser consultada rapidamente. Melhora e estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe. Promove uma divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho. Cria um maior senso de responsabilidade e nos mostra que os trabalhos e os resultados dos outros dependem da realização do nosso trabalho. E em casos de saída de um colaborador do time, o backup saberá exatamente o que deve fazer.

Apresente e compartilhe com time! A Matriz RACI deverá estar à vista de todos com as atribuições precisas e bem esclarecidas de cada papel.

Envolva a equipe do projeto na definição das responsabilidades RACI. Um esforço colaborativo ajudará certamente a trazer o alinhamento necessário para a execução das atividades e garantirá que todos compreendam e concordem com seu papel. Com papéis bem distribuídos e definidos, as decisões serão tomadas com muito mais rapidez, a prestação de contas será muito mais transparente e o fluxo de trabalho muito mais organizado.

Fontes:

https://thedigitalprojectmanager.com/raci-chart-made-simple/

https://project-management.com/understanding-responsibility-assignment-matrix-raci-matrix/

https://www.projectsmart.co.uk/how-to-do-raci-charting-and-analysis.php

https://www.cio.com/article/2395825/project-management-how-to-design-a-successful-raci-project-plan.html

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Pseudomonas aeruginosa: um perigo na água mineral

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Água mineral natural é amplamente consumida pela população brasileira. Trata-se de um produto com o processo produtivo relativamente simples, mas que requer grande controle em todas as etapas para que a qualidade e segurança sejam asseguradas.

A água mineral natural é obtida por extração de águas subterrâneas ou diretamente de fontes naturais. Considerando as flutuações naturais, este produto é caracterizado pelo conteúdo constante e definido de oligoelementos, determinados sais minerais e outros constituintes. (BRASIL, 2005)

Segundo dados da ABIR (Associação Brasileira das Indústrias de Refrigerantes e Bebidas Não Alcoólicas), o volume de produção do mercado de águas minerais quase dobrou no período de 2010 a 2016. Estes valores também são acompanhados pelo volume de consumo per capita do brasileiro, que aumentou de 34,3 L/ano por habitante em 2010 para 61,54 L/ano por habitante em 2016. Em 2017 foi observada uma queda de aproximadamente 11% no consumo. (ABIR, 2019)

Tendo em vista o consumo de água mineral natural amplamente difundido na população brasileira, ações de monitoramento devem ser tomadas a fim de garantir um produto seguro ao consumidor.

Alguns microrganismos são amplamente utilizados como indicadores das condições higiênico-sanitárias dos processos de produção de alimentos a fim de que se tenha uma avaliação do produto final e das suas condições de produção. (PONTARA et al., 2011)

A regulamentação dos padrões de identidade e qualidade da água mineral, dada pela Resolução RDC nº 275 de 22 de setembro de 2005 da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), aponta como microrganismos indicadores de contaminação em águas minerais os coliformes fecais e/ou Escherichia coli, coliformes totais, enterococos, clostrídios sulfitos redutores e Pseudomonas aeruginosa. (BRASIL, 2015)

De acordo com a Portaria nº 374, de 1º de outubro de 2009 do Departamento Nacional de Minas e Energia, as empresas concessionárias são proibidas, ao utilizarem a água mineral como ingrediente no preparo de bebidas em geral, de efetuar a desmineralização da água por filtração, precipitação ou qualquer processo que descaracterize o produto mineral, bem como tratamentos como cloração, diluição ou adição química que venha caracterizar interferência com alteração das características químicas, físico-químicas e microbiológicas, que se configure como tratamento prévio. (BRASIL, 2009)

No estudo feito por Gomes et al., um plano APPCC foi proposto para o processo de industrialização de águas minerais. O que se observa nesta proposta é que, na análise de perigos biológicos de diferentes pontos do processo (captação, reservatório e envase), acontece reincidência do mesmo microrganismo: Pseudomonas aeruginosa. Isso pode ser explicado pela capacidade de proliferação desse microrganismo em locais com pouca disponibilidade nutricional; por ser um patógeno oportunista, estando presente em diferentes locais e em condições climáticas distintas; e por apresentarem facilidade de aderir a superfícies, formando biofilmes. (GOMES et al., 2011; WINGENDER et al., 2011; WHITEHEAD et al., 2015)

Os biofilmes constituem uma barreira física que protege as bactérias dos detergentes e sanitizantes utilizados nos processos de higienização industrial. Por este motivo e pela Portaria 374 de 2009 do DNPM, é importante que sejam tomadas medidas preventivas de higiene e sanitização de tubulações, tanques e utensílios na industrialização de água mineral natural utilizando combinações de detergentes e sanitizantes a fim de que a remoção de possíveis biofilmes seja efetiva. (BASIL, 2009; WHITEHEAD et al., 2015; CASTRO et al., 2017).

Compreender o processo de formação de biofilmes microbianos, bem como sua estrutura e composição é de extrema importância para que sejam desenvolvidas estratégias de controle efetivas e para o entendimento dos danos que estes biofilmes podem causar na indústria. O desenvolvimento de processos de higienização que abranjam corretamente as etapas de higiene e sanitização é fundamental para a garantia da qualidade dos produtos fabricados. (OLIVEIRA et al., 2010)

A dificuldade de garantir a qualidade microbiológica da água mineral natural envasada é influenciada, em grande parte, pela impossibilidade legal de que sejam feitos tratamentos no produto a fim de reduzir e/ou eliminar sua carga microbiana.

Portanto, as medidas de higiene em todas as etapas do processo precisam ser efetivas para que se tenha a garantia da inocuidade em todos os pontos em que o produto tem contato direto. Além disso, é necessário que tais medidas sejam eficazes para o tratamento de contaminações por Pseudomonas aeruginosa – microrganismo que pode ser encontrado em todas as etapas críticas de processamento – a fim de que não ocorra a formação de biofilmes provenientes deste microrganismo.

A obtenção de formas economicamente viáveis para a eliminação de biofilmes em plantas de envase de água mineral natural é imprescindível para que a inocuidade do produto seja garantida desde a captação da água mineral natural até o consumidor final.

Autores:

Janaína dos Santos Nascimento, bióloga, Doutora em Microbiologia, atua nos temas de segurança microbiológica de alimentos e pesquisa de substâncias antimicrobianas.

Rogério Caldeira Rodrigues Malta, engenheiro de alimentos, mestrando em Ciência e Tecnologia de Alimentos,  atua nas áreas de segurança dos alimentos e garantia da qualidade.

Referências

Associação Brasileira de Refrigerantes e Bebidas Não-Alcoólicas (ABIR). Águas Minerais. Acesso em 09/02/2019. Disponível em: https://abir.org.br/o-setor/dados/aguas-minerais/

BRASIL. Ministério de Minas e Energia. Portaria 374, de 1 de outubro de 2009 DOU de 07 de setembro de 2009, que aprova a Norma Técnica que dispõe sobre as Especificações Técnicas para o Aproveitamento de água mineral, termal, gasosa, potável de mesa.

BRASIL. Ministério da Saúde. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Resolução da Diretoria Colegiada – RDC nº 275, de 22 de setembro de 2005. Regulamento técnico de características microbiológicas para água mineral natural e água natural. Diário Oficial da União, Brasília, 23 set. 2005. Seção 1, p. 377.

Gomes TDV, Silva MR, Conceição C, Azeredo DRP. Proposta de plano para Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC) para o processo de industrialização da água mineral. Segurança Alimentar e Nutricional, Campinas, 18(1): 31-42, 2011

Oliveira MMM; Brugnetra DF; Piccoli, RH. Biofilmes microbianos na indústria de alimentos: uma revisão. Rev. Inst. Adolfo Lutz (Impr.), São Paulo,  v. 69,  n. 3,   2010.

Pontara, A. V., Oliveira, C. D. D. de, Barbosa, A. H., Santos, R. A. dos, Pires, R. H., & Martins, C. H. G. (2011). Microbiological monitoring mf mineral water commercialized in Brazil. Brazilian Journal of Microbiology, 42(2), 554–559.doi:10.1590/s1517-83822011000200020

Rosado de Castro, M., da Silva Fernandes, M., Kabuki, D. Y., & Kuaye, A. Y. (2017). Biofilm formation on stainless steel as a function of time and temperature and control through sanitizers. International Dairy Journal, 68, 9–16. doi:10.1016/j.idairyj.2016.12.005

Whitehead, K. A., & Verran, J. (2015). Formation, architecture and functionality of microbial biofilms in the food industry. Current Opinion in Food Science, 2, 84–91.doi:10.1016/j.cofs.2015.02.003

Wingender J, Flemming HC. Biofilms in drinking water and their role as reservatoir for pathogens. International Journal of Hygiene and environmental Health, Alemanha, v. 214, n. 6, p. 417-423, Nov. 2011 http://dx.doi.org/10.1016/j.ijheh.2011.05.009

4 min leituraÁgua mineral natural é amplamente consumida pela população brasileira. Trata-se de um produto com o processo produtivo relativamente simples, mas que requer grande controle em todas as etapas para que […]

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Controle de pragas e vetores em empresas de alimentos: como estabelecer medidas preventivas corretamente

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Controle de pragas e vetores é um tema por vezes polêmico, mas é inevitável na carreira dos profissionais de serviços de alimentação ou que estejam envolvidos na cadeia de produção de alimentos.

Não é difícil cair no senso comum e estabelecer um plano de controle genérico e que, por vezes, acaba sendo ineficaz contra algum tipo específico de animal. Uma boa ferramenta para deixar mais eficientes os programas  já implantados ou para iniciar um projeto nesse sentido é utilizar a Portaria nº 09 de 16 de novembro de 2000, da Diretoria do Centro de Vigilância Sanitária (órgão que coordena o Sistema Estadual de Vigilância Sanitária do Estado de São Paulo) que estabelece a norma técnica para empresas prestadoras de serviço em controle de vetores e pragas urbanas.

É importante que se tenha em mente que a portaria citada se refere ao estado de São Paulo. Se você é um profissional que atua em municípios que não fazem parte deste estado, use-a com sabedoria e como uma porta de entrada para as legislações desse tipo. Esta portaria é muito informativa e direta e, se você é um profissional atuante no estado de São Paulo, pode usá-la também para guiar a seleção da empresa especializada em controle de pragas, como veremos mais adiante no texto.

Na CVS 9 temos algumas disposições essenciais para esclarecer alguns conceitos, como a própria definição de pragas e vetores:

“3.2 Pragas Urbanas – animais que infestam ambientes urbanos podendo causar agravos à saúde e/ou prejuízos econômicos.

3.3 Vetores – artrópodes ou outros invertebrados que transmitem infecções, através do carreamento externo (transmissão passiva ou mecânica) ou interno (transmissão biológica) de microrganismos.”

Dominar tais definições é importante para que se tenha propriedade ao tratar desse assunto e para ter noção do ser vivo que se quer evitar. É nesse ponto que a norma se torna uma peça chave. Entre seus anexos, ela traz medidas preventivas específicas para controle de diversas pragas como baratas de esgoto (Periplaneta americana) e francesinha (Blattella germanica), moscas (Musca domestica), formigas domésticas (Iridomyrmex sp), ratazanas (Rattus norvegicus), camundongos (Mus musculus), ratos de telhado (Rattus rattus), entre tantas outras pragas. As medidas preventivas de controle estão em forma de check-list e facilmente podem ser condensadas de acordo com a necessidade, não só do estabelecimento como um todo, mas também de cada setor, como medidas adicionais a serem implementadas.

Esta norma também apresenta documentos complementares para consulta, algumas legislações federais correlatas referentes aos trabalhadores desse tipo de atividade e diferentes regulamentações dos produtos utilizados, a Lei de Crimes Ambientais e RDCs do Ministério da Saúde. Nunca é demais o alerta: atenção ao seu estado de atuação.

Já se o seu município de atuação estiver no Estado de São Paulo, a portaria pode ser usada para selecionar a empresa que atuará de forma corretiva no controle de pragas, mesmo assim, com o aviso, atenção à legislação municipal. A CVS 9 dispõe sobre as condições de funcionamento de tais empresas e apresenta disposições gerais sobre licenças aplicáveis e áreas de atuação.

“A prestação de serviço em outro município implica em que a empresa esteja capacitada tecnicamente a atender as exigências legais para o transporte de desinfestante domissanitário, segurança do trabalhador e proteção do meio ambiente, particularmente quanto ao descarte de embalagens”.

Portaria Nº 09 de 16/11/2000

Outras disposições dadas podem se tornar itens auditáveis tais como a localização da empresa, especificações das instalações, condições das áreas internas e de locais de armazenamento e estoque dos produtos. Em relação ao pessoal, a portaria dá as diretrizes para o Responsável Técnico, aplicadores e até para o motorista que deve ser capacitado. Tais diretrizes podem ser comprovadas mediante documentos, como certificados de treinamentos. Outras disposições importantes são quanto aos produtos desinfestantes domissanitários e condições de operacionalização. Um dos itens mais interessantes do ponto de vista do gestor  da Segurança dos Alimentos é o item “Quanto ao Registro dos Serviços Executados” que é a comprovação em si do serviço e é o documento que será validado (ou não) pela autoridade sanitária na inspeção.

Antes do início da operação da empresa, é exigida uma avaliação prévia de cada imóvel a ser tratado (considerando os casos em que o mesmo cliente contrate o serviço para mais de um imóvel) formalizada através de um documento chamado “Proposta de Serviço” ou “Proposta Técnica”, que deve seguir um modelo determinado e a partir daí demanda o “Certificado ou Comprovante de Execução do Serviço” bem como o registro de reclamações de clientes (com as providências tomadas) e as revisões de serviço.

Embora as ações preventivas e corretivas possam parecer trabalhosas e até confusas, se associadas elas se complementam de forma simbiótica e atingem maior eficácia. Assim, a prevenção da entrada e manutenção de pragas na empresa deve ser associada com a seleção de uma empresa que aplique as medidas corretivas adequadas, eficientes e legais.

Victor Pasquale é médico veterinário pela Universidade Estadual de Londrina e atua como assessor em serviços de alimentação, como fábricas, arenas multiuso e eventos de grande porte na cidade de São Paulo. Cursa pós-graduação em Sistemas de Gestão Integrados no SENAC.

Este texto foi produzido para o IV Concurso Cultural do Workshop Food Safety Brazil.

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A cadeia de ajuda como técnica para resolução de problemas na indústria de alimentos

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Atualmente muitos fatores vêm estimulando as indústrias alimentícias a produzirem alimentos mais seguros e de elevada qualidade.  A rápida evolução das tecnologias e a competitividade crescente num mundo cada vez mais globalizado fazem com que estas busquem alternativas para a redução dos riscos, além da melhoria da qualidade de seus produtos e processos. Dentro dos sistemas de produção de alimentos existem diversos problemas que dificultam fortemente o andamento de produção e a inocuidade do produto, fazendo com que as empresas procurem alternativas que venham suprir a capacidade diária de produção e controlar os riscos (THOMPSON, WOLF e SPEAR, 2003).

Problemas técnicos e operacionais ocorrem a todo o momento nas empresas produtoras de alimentos. Na ocorrência de problemas nas linhas de produção as principais questões envolvendo a tomada de decisão são: “O que fazer quando eles ocorrem? Qual o comportamento das pessoas diante da adversidade? Qual o plano de ação?” Para auxiliar a responder a estas perguntas, a empresa pode implementar um sistema padronizado para sinalizar o problema e este sinal servirá para iniciar a cadeia de ajuda (SILVA, FURUKAWA e PALADINI, 2015).

Segundo Flinchbaugh (2007), a cadeia de ajuda é uma maneira padronizada para as pessoas com problemas pedirem ajuda e para as pessoas adequadas responderem a eles. Kamada (2008) ainda complementa que a cadeia de ajuda consiste em uma rotina interativa que envolve todas as pessoas ligadas ao processo e as leva a resolverem um problema quando ele surge, objetivando eliminar as instabilidades do processo.

A rotina estabelecida com o auxílio da cadeia de ajuda é responsável pela identificação de perdas quando incorporada ao Gerenciamento da Rotina e é fundamental no processo de estabilização do fluxo produtivo. A cadeia de ajuda consiste em um sistema de reação rápida (Quick Reaction System – QRS) integrado na estrutura organizacional, visando manter e recuperar o fluxo produtivo, eliminar o desperdício de tempo e de recurso, estruturar na rotina da empresa a identificação, registro e solução dos problemas numa maior velocidade e inserir no cotidiano o senso de urgência e disciplina (PACHECO et. al, 2010).

A implementação da cadeia de ajuda pode ser facilmente adaptada à indústria de alimentos seguindo os passos descritos por Kamada (2008):

  • Detecção dos problemas na sua fonte. Esta intervenção é feita inicialmente pelo operador mais próximo ao problema;
  • Sinalização do problema. O sinal é dado antes que haja parada do processo e nesse intervalo o operador irá contatar o seu apoio e estes agem sobre o problema.
  • Ao persistir o problema, o líder imediato é acionado e juntamente com o operador irão utilizar métodos bem definidos como os 5 por quês ou o gráfico de Ishikawa.
  • Registro do problema em um quadro de acompanhamento da produção, tomando a atitude de já ter uma ação preventiva caso o problema torne a se repetir.
  • O quinto e último passo se dará a partir da intervenção de um grupo multidisciplinar que irá definir o tratamento mais adequado utilizando os métodos científicos existentes.

Para que a cadeia de ajuda funcione de forma mais coerente e coesa possível, para diminuir as instabilidades do processo é preciso que haja o comprometimento de toda a equipe e que se torne um hábito. Deve haver clara definição de responsabilidades para que a corrente seja forte, sem duplicidade de ações, gerando atitudes padronizadas e organizadas para que de maneira otimizada os colaboradores se envolvam, seguindo a sequência que vai do operador ao gestor.

João Pedro Ferreira é mestrando no programa de pós-graduação em engenharia de alimentos da UFSC, especialista em Gestão da Qualidade – FAVELI, engenheiro de alimentos pela UFRPE e técnico em agroindústria pela IFPE. Trabalhou em multinacional produtora de lácteos como apoio de produção e atualmente é pesquisador em desenvolvimento de produtos e processos na indústria da alimentos.

Este texto foi produzido para o IV Concurso Cultural do Workshop Food Safety Brazil.

Referências:

FLINCHBAUGH, J. Leading Lean: Forging Your Help Chain. Publicado em: 2007. Disponível em: http://www.assemblymag.com, Acesso em 19 de Set. 2016.

KAMADA, S. A Cadeia de Ajuda para Manter a Estabilidade Produtiva. Publicado: 29/07/2008. Disponível em: http://www.lean.org.br/. Acesso em 19 de Set. 2016.

PACHECO, A. R.; MAGANHOTO, S. L.; CAMPOS, T. B.; FORCELLINI, F. A. Utilização da Cadeia de Ajuda no PDP. In: XXX Encontro Nacional De Engenharia de Producao, XXX ENEGEP,2010.

THOMPSON D.N., WOLF G.A., SPEAR S.J. “Driving Improvement in Patient Care: Lessons from Toyota.” Journal of Nursing Administration. 2003.

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Cuidado para não transformar seu sistema de gestão num cartório!

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A documentação de um Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos (SGSA) é evidentemente importante, ela consolida e padroniza a forma e a técnica para se realizar tarefas, operações industriais, e assim efetivamente, fazer com que os processos ocorram seguindo métodos adequados para a produção de alimentos seguros.

Assim, sistemas de gestão sólidos devem ser baseados em procedimentos documentados, o que é importante para a realização de qualquer tarefa e processo que envolva comunicação, permitindo que o conhecimento existente seja mantido, seguido, e se necessário, aprimorado.

Porém cuidado, um antigo chavão dos consultores em qualidade no passado ditava que para se ter um sistema de gestão devia-se “escrever tudo o que se faz e depois fazer tudo o que se escreveu”, mas isto não passa de uma heresia para sistemas eficazes. Primeiro porque engessa o sistema de gestão, segundo porque nem todas as atividades precisam ser documentadas, mas somente aquelas nas quais a falta de um procedimento documentado possa levar a erros que ocasionem falhas de qualidade ou contaminação dos produtos, e por fim, porque um eficaz SGSA deve ter o mínimo de burocracia que permita o máximo de resultados.

Não vou colocar a culpa só nos chavões de antigos consultores, tenho também visto profissionais da área de gestão que são obcecados por criar documentos sem muitos critérios. Calma! Uma empresa deve ser enxuta em documentos, portanto, documentar o que for imprescindível, e isto envolve 4 possibilidades básicas:

  1. Atividades que se não estiverem devidamente descritas têm grande probabilidade de serem realizadas incorretamente ou não seguirem uma rotina apropriada;
  2. Documentos exigidos por critérios legais, sejam da ANVISA ou do MAPA;
  3. Documentos exigidos obrigatoriamente por uma norma de referência utilizada para a implantação do SGSA, como a FSSC 22000 ou a BRC, na qual se busca uma certificação;
  4. Documentos exigidos pelos clientes em relações comerciais business to business – com estes não se discute.

Uma analogia para dar bom senso na elaboração de documentos é imaginar que o suporte construído em termos de procedimentos documentados deve ser como uma mochila de um alpinista, se for de menos o alpinista não chegará ao topo por falta de “equipamentos”, mas se for demais, o alpinista fica pesado e também não chegará, pois ficará se arrastando em meio ao excesso de materiais.

O sistema de gestão deve existir para garantir a qualidade e inocuidade dos alimentos e não para ser um cartório de documentos.

Assim, deve-se destacar que o objetivo da documentação é dar apoio ao sistema de gestão e não dirigi-lo, sendo que tal documentação deve ser o suporte mínimo necessário para a operacionalização, manutenção e melhoria do sistema sem torná-lo lento e burocratizado.

Para isso, algumas dicas são importantes:

Primeiramente, documentos devem estar disponíveis e serem adequados ao uso, onde e quando for necessário. Parece óbvio isto, mas já vi documentos em gavetas trancadas de supervisores de linha, onde operadores não tinham o devido acesso quando precisassem; ou informatizado e os usuários não tinham a senha, somente o líder; ou simplesmente ficavam guardados na “sala da qualidade” e ninguém os usava porque era muito fora de mão buscar para consultá-los.

Documentos não são para ter um papel, mas para serem efetivamente uma fonte de consulta.

Documentos têm que ser legíveis – isso é muito mais do que ter uma letra legível – e não devem estar rasurados. Documentos devem estar em linguagem apropriada ao público que fará seu uso, e em se tratando de mão de obra com baixa qualificação, que infelizmente encontramos muitas vezes no chão de fábrica de nosso país, é importante recorrer a fluxogramas, desenhos, símbolos e imagens, de forma que os usuários sejam capazes de “sozinhos” entenderem o que o documento se propõe a explicar.

Ainda quanto à linguagem, uma sugestão é que os documentos sejam descritos com a participação dos usuários, usando palavras e termos que eles usam no dia-a-dia, letras grandes, sem termos técnicos muito difíceis, a fim de que a descrição seja feita de forma a permitir uma compreensão o mais facilitada possível.

Não é a sofisticação que conta, menos ainda termos rebuscados, mesmo que sejam academicamente precisos; o que se quer é uma efetiva comunicação e compreensão pelos usuários, a fim de que realizem suas tarefas apropriadamente. 

Já a aprovação deve ser feita por alguém com competência apropriada, a fim de garantir que um documento elaborado é tecnicamente avaliado antes de sua liberação para uso, seguindo métodos e técnicas que garantam uma execução de tarefas e atividades em consonância com a produção de alimentos inócuos à saúde dos consumidores, evitando contaminantes químicos, físicos e biológicos.

Documentos devem ser mantidos devidamente protegidos, e em algumas organizações tenho visto algumas ideias interessantes. Em locais onde há umidade ou limpezas úmidas características de alguns processamentos, os documentos foram impressos em placas de PVC, uma vez que com este material não existe o risco de a umidade danificá-lo ou mesmo permitir acúmulo de sujeira ou até a presença de fungos como poderia ocorrer com impressão em papel, além de que o PVC é lavável. Também nestes casos, há a facilidade de poderem ser afixados nas linhas de produção justamente em locais onde haja fácil acesso aos olhos dos usuários, de forma que se torne impossível dizer que não conhecia o procedimento ou a rotina a ser seguida.

Documentos não são para mostrar aos auditores, mas para serem usados a fim de garantir a operação dos processos dentro dos padrões definidos.

A figura 1, a seguir, mostra um passo-a-passo básico para a elaboração de documentos:

Em minha vivência profissional por empresas, um erro crasso que vi são os cometidos por ditos profissionais, que por amadorismo, fazem verdadeiros “control C control V” de documentos de uma organização para outra, dir-se-ia que apenas substituindo os nomes das empresas e logotipos, e isso em elaboração de documentos que efetivamente deveriam dar suporte ao um SGSA é um “pecado venial”, porque cria rotinas desalinhadas, inapropriadas, em desconexão com a realidade da organização, portanto, documentos que só servem de enfeite.

Documentos devem que ser elaborados segundo as especificidades de cada organização, considerando todos os elementos associados ao contexto interno e externo que os envolve, conforme exemplifica a figura 2:

Entende-se no contexto do SGSA que as operações mais importantes são aquelas envolvidas com a qualidade e a segurança dos produtos, além da própria gestão destes sistemas.  A estrutura da documentação de um SGSA, portanto, pode ser apresentada de forma hierarquizada em três níveis:

  1. Estratégico – definem os anseios da organização, descrevem macro propósitos do SGSA, como por exemplo, Política, Visão e Missão, e tem abrangência corporativa, podendo ser usados interna e externamente e são aprovados exclusivamente pela Alta Direção;
  2. Tático – estabelecem os meios que devem ser utilizados para realização dos processos, determinam diretrizes da organização em nível gerencial interdepartamental, como por exemplo, procedimentos gerais, normas internas que devem ser atendidas por várias áreas e manuais, e têm abrangência também corporativa, sendo normalmente aprovados por cargos de gerência ou direção.
  3. Operacional – estabelecem as rotinas da organização, como por exemplo, descrevem metodologias e sistemáticas para realização de atividades específicas, como são o caso de Procedimento Operacional Padronizado (POPs), Métodos Analíticos, Especificação de Processo/ Produto, Fichas Técnicas Produto, Especificação de Matéria-Prima, Formulação de Produto, Planos de HACCP. Por serem específicos de áreas descrevendo suas atividades e rotinas, normalmente são aprovados por médias gerências, gestores e/ ou supervisores ou especialistas das áreas em questão, conforme o caso.

Durante a implementação do SGSA, as organizações acumulam uma série de documentos e pode ocorrer, às vezes por falta de organização, que as informações não estejam disponíveis para as pessoas que delas precisam em um determinado momento, ocasionando sérios problemas operacionais ou administrativos, e o pior, permitindo então a produção de produtos não conformes ou com risco de eventuais contaminações.

Assim, cada organização deve estabelecer a sua sistemática para o controle de documentos que seja conveniente com o porte, cultura existente, competências das pessoas, números de processos, números de SKUs, complexidade das atividades e recursos disponíveis. Para isso, é aconselhável que seja definido:

  1. Forma de codificação dos documentos que garanta controle das versões em uso;
  2. Descrição formal dos responsáveis pela análise e aprovação de cada documento;
  3. Controle de distribuição, por exemplo, com listas mestras, indicação de controle de cópias e com protocolos de entrega/ treinamento aos usuários;
  4. Definição formal do local de guarda das cópias em uso que estão distribuídas, incluindo não só cópias físicas como virtuais.

Os documentos elaborados também não devem ser considerados imutáveis, pelo contrário, devem possuir um caráter dinâmico que possibilite a incorporação de novos conhecimentos de forma contínua.

Portanto, documentos sempre devem ser revisados quando ocorrer a detecção de possibilidades de melhorar rotinas de trabalho tornando-as mais eficazes e adequadas à produção de produtos seguros ao consumidor, e se isso não ocorrer, ainda sim periodicamente devem ser revisados para ver se ainda há aderência às práticas que estão sendo utilizadas no dia-a-dia pela operação.

Aqui cabe novamente o bom senso, se um documento é revisado demais, pode significar que foi mal redigido, sem considerar todos os elementos que envolvem seu cumprimento; inversamente, se nunca é modificado, talvez esteja sendo pouco utilizado, talvez até seja desnecessário.

Uma vez que um documento for revisado, a cópia anterior deve ser recolhida, a nova disponibilizada e os usuários alertados/ treinados e orientados sobre o que foi modificado, a fim de se atentarem para seguir as novas rotinas descritas.

Um cuidado especial deve ser tomado com as cópias obsoletas, para que não continuem circulando e fazendo com  que usuários sigam processos que foram alterados, lembrando sempre dos cuidados com cópias “piratas” que circulam de forma inadvertida, como tabelas xerocadas ou coisas similares.

Na prática, o mais importante para atender um requisito de controle de documentos é garantir que quando ocorrerem revisões, a distribuição do novo documento e o recolhimento do obsoleto sejam eficazes, assim como os usuários alertados e treinados.

Por fim, documentos são um importante elemento para eficácia de um SGSA, mas há de se cuidar com o vício de se confundir o próprio SGSA com os documentos que o compõem. 

Quem quiser se aprofundar um pouco mais neste tema, aqui no blog já tivemos outros artigos muito interessantes que complementam esta abordagem:

Como controlar documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

Documentos de origem externa: como gerenciar?

Utilizar ou não um software para gestão de documentos e registros…. eis a questão….

Gestão de documentos e registros, uma solução ou um fardo?

 Existe diferença entre documentos e registros dentro da ISO 22000?

7 min leituraA documentação de um Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos (SGSA) é evidentemente importante, ela consolida e padroniza a forma e a técnica para se realizar tarefas, operações industriais, […]

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Perigos físicos ainda são contaminantes com riscos significativos em alimentos?

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A resposta é SIM! Perigos físicos são significativos para os alimentos. Em 2018 houve um recorde para recalls de alimentos relacionados a objetos estranhos. Aconteceu um caso por semana, em média, de acordo com dados mundiais da Horizonscan. Em números absolutos, esses tipos de casos de contaminação de alimentos são menos frequentes do que Salmonella ou E.coli, mas o impacto negativo para empresas de alimentos, para a marca, pode ser igualmente alto. Em 2018, a descoberta de um pedaço de metal em frango pronto levou a Wayne Farms a recolher cerca de 20 toneladas de produto. Em 2016, a Mars recolheu produtos de chocolate em 55 países (a maioria deles na Europa), depois que um consumidor encontrou um pedaço de plástico vermelho em uma barra de chocolate.

Dependendo do tipo de material, um objeto estranho pode ser intrínseco ao alimento, como caroços e talos ou extrínseco, como vidro, metal, madeira ou insetos. Como qualquer contaminação, os objetos estranhos podem entrar em contato com alimentos em qualquer etapa da cadeia de suprimentos, vindo de fornecedores (montante) ou de varejistas, processadores de alimentos ou até mesmo na casa dos consumidores (jusante). Lembrando que podem ser contaminações de objetos estranhos também por sabotagens intencionais, vide os casos em 2018 envolvendo agulhas encontradas em morangos na Austrália.

Apesar dessas diferenças, todas as contaminações de origem física têm duas características básicas em comum:

1 – O objeto não devia estar lá;

2 – As expectativas neste caso são determinadas pelo conhecimento geral dos consumidores e a descrição no rótulo, pois são contaminantes tangíveis e visíveis.

Para o FDA, a CPG Sec. 555.425 determina níveis aceitáveis como um objeto duro ou pontiagudo entre 7 mm e 25 mm de comprimento em alimentos prontos para consumo, sempre que o produto necessite de preparação mínima ou processamento adicional, o que não eliminaria (ou não) o objeto estranho. No Brasil, a RDC 14 determina 2 mm ou 7 mm, dependendo das características do corpo estranho. Assim, no estudo HACCP, as empresas necessitam considerar essa natureza de contaminante, devido às ocorrências citadas, sempre combinando diversas medidas de controles em “sinergia”, nos pontos certos da linha de processamento. Não se pode esquecer que o último método de prevenção e detecção é o olho humano, assim, a conscientização do pessoal sobre a importância dos procedimentos de prevenção e sua adesão a eles tornará qualquer combinação de métodos de detecção muito mais eficaz e evitará recalls potencialmente custosos.

Fonte (texto e imagem):

https://www.foodsafety-experts.com/food-safety/fo-prevention/

 

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