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Participe do 15º Food Safety Brazil Meeting: “Digitalização da Gestão da Qualidade na Indústria de Alimentos”

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Nas visitas às indústrias e em conversas com profissionais da área de qualidade, um tema recorrente é a dificuldade com o controle de dados na era da digitalização.

Seja no monitoramento dos parâmetros de qualidade do alimento ou no acesso aos registros de qualidade, o desafio sempre é grande, mas pode ser facilitado.

Há muitas dúvidas no mercado sobre como fazer o processo de digitalização.

Se você é uma das pessoas com esta preocupação, participe do 15º Meeting online do Food Safety Brazil, que será no próximo dia 03/07, às 14 h. A inscrição pode ser feita aqui.

Nesse meeting você poderá ouvir os especialistas no tema: Marco Túlio Bertolino, consultor e colunista do FSB, e Vanessa Almeida, Community Manager da Docnix, que tem paixão pela Qualidade e acredita que cada problema é uma oportunidade de inovação e transformação.

Eles irão trazer várias respostas. Seguem abaixo alguns exemplos de dúvidas:

  • A adoção da digitalização de documentos traz benefícios para o setor de alimentos?
  • Quais são as ferramentas disponíveis e suas diferenças?
  • Os documentos digitalizados têm efeito legal?
  • Como armazenar esses documentos e qual é a segurança?
  • Quais são os exemplos práticos?
  • Qual é o impacto da digitalização no APPCC ou sistema de qualidade e segurança de alimentos?

Se você quer saber as respostas ou tem outras dúvidas, inscreva-se já.

Esperamos você no 15º Meeting online. Lembre-se de que ele não será gravado, assim sua presença online é imprescindível.

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Ferramenta da qualidade 8S na indústria de alimentos

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Com o passar dos anos, o mundo vem se tornando cada vez mais globalizado, requerendo das empresas uma concorrência mais acirrada, com filosofias de metas mais produtivas aliadas à diminuição de custos empregados em processos.

Fornecer produtos de qualidade no âmbito das indústrias de alimentos gera uma vantagem importante em relação à competitividade e a permanência no mercado, pois um produto fora dos padrões pode acarretar sérios problemas à marca, entre outros aspectos.

Uma das características das ferramentas da qualidade é harmonizar os processos de forma a atender as normas exigentes de uma determinada organização e de seus consumidores por meio de soluções viáveis, estudos e parâmetros analíticos.

A busca pela melhoria e padronização dos processos levou ao surgimento da ferramenta de qualidade 8S, que abrange, além do 5S, aspectos como a redução dos desperdícios, a capacitação dos funcionários e o aperfeiçoamento dos processos produtivos.

Cultura de Segurança de Alimentos

Segundo a Norma ISO 22000:2018, o termo segurança de alimentos é definido por: “A garantia de que o alimento não causará efeitos adversos à saúde do consumidor quando for preparado e/ou consumido de acordo com o uso pretendido”.

A segurança de alimentos caracteriza-se pela atuação desde o início do ciclo produtivo até o transporte, estocagem e chegada do alimento ao consumidor final, elucidando assim a expressão “alimento seguro” como a garantia de que o alimento chegará ao consumidor mantendo atributos correlacionados à saúde e a segurança, fazendo referência ao termo em inglês food safety.

A expressão “alimento seguro” está associada ao conceito de saúde pública, que converge para o controle de perigos, pela implementação das Boas Práticas de Fabricação (BPF) e da Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC), sistema amplamente difundido que se tornou presente em legislações de vários países.

Quando se fala em qualidade na indústria alimentícia, é evidente que ela se torna uma vantagem frente ao mercado competitivo na elaboração de produtos, pois quando um determinado produto não atende aos padrões de qualidade exigido, é fato que a imagem da marca pode ficar comprometida, podendo até levar ao fracasso definitivo.

A gestão da qualidade tem como foco principal a satisfação dos consumidores em relação ao produto consumido, ou seja, a eficiência na gestão esbarra em custo e lucratividade dentro das empresas.

 O 8S na indústria de alimentos

Originalmente, o programa 5S foi desenvolvido por Karou Ishikawa, na década de 1950, e seu principal objetivo envolve a obtenção de melhorias na cadeia produtiva das indústrias mediante a transformação do ambiente de trabalho em um espaço mais produtivo.

As palavras Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu e Shitsuke, que são de origem japonesa, fazem a composição do programa 5S e indicam: limpeza, utilização, organização, higiene e autodisciplina.

Apesar de ser ainda pouco conhecido, o programa 8S teve seu início a partir da dissertação de mestrado do professor José de Abrantes, em 1997. Ele propôs a inclusão de mais 3 sensos com foco em renovação de hábitos e conduta por meio de capacitação, instrução e práticas que levem ao crescimento produtivo no ambiente de trabalho e que perdurem dentro da organização.

Quando se pensa em investimentos, o programa 8S leva vantagem por não carecer da utilização de máquinas ou equipamentos, mas pela gestão de pessoas e recursos humanos competentes, capacidade da equipe em crescer durante os treinamentos, e o uso da criatividade com foco em performar diariamente.

  • Seiri – Senso de utilização
  • Seiton – Senso de organização
  • Seison – Senso de limpeza
  • Seiketsu – Senso de higiene, bem-estar e segurança
  • Shitsuke – Senso de autodisciplina

ShikariYaro – Senso de determinação e união

De acordo com Abrantes, este senso busca desenvolver entre os funcionários da organização, da alta liderança até o “chão de fábrica”, a parceria e união de setores. Independentemente de em qual setor cada funcionário está alocado, deve-se promover a união e determinação em prol da qualidade e do processo eficaz e, com isso, são necessários dois pontos que são a chave para o sucesso deste senso: liderança e comunicação assertiva entre gestores e parte operacional.

Shido – Senso de capacitação e treinamento

Este senso faz menção à disseminação de informações dentro do ambiente de trabalho, que são necessárias para a execução dos requisitos da qualidade e dos processos de segurança. Tendo em vista que no Brasil existem inúmeros casos de acidente de trabalho por falta de conhecimento de processos, demonstra-se a necessidade da implementação deste senso, de baixo custo atrelado. A necessidade de realizar treinamentos e processos educativos proporciona ganhos de motivação, aumento de produtividade e confiabilidade na execução dos processos implantados pela empresa

Setsuyaku – Senso de economia e combate ao desperdício

O oitavo senso é compreendido como o ponto máximo da implementação do programa, pois a medida que os sete sensos anteriores vão sendo incorporados aos costumes dos colaboradores, os mesmos tendem a estar mais motivados para interagir e apontar melhorias, que em grande parte são de baixo custo e auxiliam no enfrentamento ao desperdício, mitigando os gastos e aumentando a produtividade dentro da organização.

Conclusão

O programa 8S surge para complementar o já existente 5S, sendo uma importante ferramenta da qualidade, pois tem foco no ambiente de trabalho, bem-estar e capacitação de funcionários, além da busca pela produção de qualidade sem desperdícios, o que leva à economia e baixo custo durante os processos. A segurança dos alimentos ganha pontos positivos com a implementação do programa 8S, pois higienização e limpeza, tanto dos funcionários como das instalações, são abordados. Porém, ainda é necessário divulgar mais estudos que complementem as afirmativas sobre a implementação do programa 8S em indústrias de alimentos. Difundir amplamente as informações sobre esta ferramenta, que já tem mais de 20 anos de criação, pode tornar seu uso mais significativo.

Referências

ABRANTES, J. Como o Programa dos Oito Sensos (8S) pode ajudar na educação e qualificação profissional, reduzindo custos, aumentando a produtividade e combatendo o desemprego. ENEGEP. [s.l.], v. 1, n. 10. p. 34, 1998.

ABRANTES, J.; Programa 8S: da alta administração à linha de produção: o que fazer para aumentar o lucro? O combate aos desperdícios nas empresas, protegendo o meio ambiente e facilitando o desenvolvimento sustentável. Rio de Janeiro, RJ. Interciência, 2ª ed. v.1, p 15. Sem. 2007

CUNHA, I. Percepção e análise do Programa 8S em uma empresa do ramo alimentício. Revista Eletrônica Nova Roma. Escola de Ciência, Tecnologia e Engenharia. v. 2, n. 1, p. 12-21, mar/ago. 2018.

PEREIRA, M. Os benefícios da implantação do programa 8S para uma empresa: um estudo de caso da FRAS-LE S/A. [s.l.], ENEGEP 2012.

Por Maicon Costa

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Poka-yoke para prevenção de erros na produção de alimentos

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Não importa quão bem treinado um trabalhador seja, ou quão bem conservado um equipamento esteja, falhas ocorrem. As pessoas cometem erros, tarefas são esquecidas, equipamentos deterioram e quebram.

O termo japonês “poka-yoke” significa à prova de erros. Trata-se de um método usado para minimizar ou eliminar erros, ou para tornar esses erros imediatamente óbvios, o que é muito valoroso para garantir que um produto não conforme nunca seja criado, ou pelo menos que nunca saia dos limites da organização e alcance os clientes, o que é inestimável na indústria alimentícia.

Poka-yoke é um conceito que faz parte do Sistema Toyota de Produção (STP) e foi desenvolvido primeiramente por Shigeo Shingo, a partir do princípio do “não-custo”.

A premissa central é evitar erros ou tornar os erros flagrantemente claros para que os produtos não sejam impactados e os clientes não recebam produtos inseguros devido a falhas ou contaminações.

Muitas vezes, as soluções não exigem investimento e podem ser de baixo custo e igualmente eficazes, requerendo atenção aos processos e criatividade nas soluções. Outras vezes exigem investimentos, porém, eles sempre se pagam justamente por prevenir erros que podem significar muitas vezes altas perdas por custos de não qualidade.

A prevenção contra erros é sempre importante, especialmente quando:   

  1. Uma etapa do processo de fabricação depende especialmente da atenção, habilidade ou experiência do trabalhador;
  2. A rotatividade (turnover) de trabalhadores é frequente;
  3. Um produto ou processo é transferido de um trabalhador para outro e pode impactar a velocidade ou a produção;
  4. Um pequeno erro pode se transformar em um grande no decorrer do processo;
  5. As consequências de um erro potencialmente podem causar graves danos à saúde dos consumidores ou econômicos.

É claro que o HACCP (Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle) é uma ferramenta que atua justamente na prevenção de contaminantes químicos, físicos e microbiológicos, ajudando, portanto, na prevenção de erros. No entanto, ações de poka-yoke podem ser uma ajuda adicional, complementar e agir como medida de controle para muitos perigos potenciais ao longo da cadeia produtiva.

A manutenção preventiva também é essencial, evitando quebra ou falha de equipamentos e potencial geração de contaminação ou produtos não conformes. Neste caso, o poka-yoke também pode ser de grande valia, ajudando alertar sobre falhas, quebras e desgastes.

Para cada erro potencial, pense nas ações, instrumentação, automação e práticas que poderiam ser colocadas em prática para eliminá-lo.

Considere três categorias diferentes de soluções: 

1° Eliminação 2° Substituição 3° Facilitação
Elimine a etapa ou prática que proporciona ocorrência do erro. Substitua a forma de trabalho por uma à prova de erros. Modifique o processo para que a ação correta seja mais fácil ou exija menos esforço do que o erro.

No entanto, se você não pode tornar o erro impossível, torne-o mais fácil de detectar, reduzindo suas repercussões e que se perpetue.

Em tarefas críticas, uma segunda verificação (double check) pode ser uma saída para evitar que erros sigam adiante. Por exemplo: recorrendo à assinatura de um líder sobre os registros de atividades operacionais. No entanto, obviamente, é importante que as pessoas não assinem por assinar, sem primeiro analisar criticamente o produto ou processo.

A automação e demais ferramentas que fazem parte do pacote da indústria 4.0, como internet das coisas, também podem ajudar muito. Um exemplo é o uso de dispositivos e sensores com sistemas de visão e câmeras de detecção automática de falhas, de nível, de pH, de cor, de peso, com uso de checkweighers etc.

Sistemas que facilitam a visualização rápida podem ser muito úteis, como:

  1. Uso de luvas azuis e curativos com fitas metálicas para que possam ser facilmente vistos ou detectados se caírem no produto;
  2. Em um Programa de Controle de Alergênicos (PCAL), as ferramentas e os ingredientes com alérgenos podem ser rotulados e codificados por cores marcantes para alerta;
  3. Uso de utensílios como vassouras, MOPs e escovas com cores diferentes para limpeza e higienização de parques fabris, contato com equipamentos, áreas externas e banheiros, a fim de prevenir contaminação cruzada;
  4. Os painéis de sombra visual mostram onde tudo deve ser armazenado, então uma rápida olhada revela que uma ferramenta está faltando e pode ter ido parar num produto, portanto, precisa ser encontrada.

Soluções de alerta a problemas podem contribuir muito, como sistemas que sinalizam quando um erro ocorreu fazendo uso de campainhas ou luzes que avisam no momento em que uma etapa do processo não foi concluída corretamente. Um exemplo é um equipamento com células de carga que dispara um sinal quando o peso não atinge o previsto, indicando que algum ingrediente não foi devidamente adicionado. Outro exemplo: quando um detector de metais detecta um metal, ele deve parar, acionar luzes, campainhas etc., notificando claramente que uma ação precisa ser tomada. Fora que o sistema pode possuir desvios automáticos para o produto potencialmente contaminado.

O exemplo clássico trata de junções elétricas, de tubulações ou outros utensílios de conexão cujos designs específicos permitem apenas o encaixe no local apropriado, impedindo que haja uma conexão errada.

Outra forma, mais simples, é quando, após adicionar um ingrediente, o trabalhador deve confirmar a adição do ingrediente na interface homem-máquina para indicar que a próxima etapa do processo pode começar.

São bem-vindas as rotinas de verificação após cada etapa crítica, desde que sejam eficazes e rápidas, não impactando a produtividade.

A construção inteligente e robusta de equipamentos também pode ser muito útil, por exemplo, a construção de sistemas de encaixe de peneiras que inviabilizem colocá-las de forma inapropriada que criem caminhos preferenciais ao produto sem passar pela tela ou malha da peneira, assim como sistemas que impedem o acionamento dos equipamentos quando tais peneiras são esquecidas ou estão mal colocadas.

As tecnologias emergentes provenientes da indústria 4.0 também podem ajudar muito em ações de prevenção de erros ao estilo poka-yoke. Um exemplo são os sistemas de rastreabilidade com uso de QR Code, quando um produto está não conforme ou potencialmente não conforme por desvios em PCCs ou PPROs e automaticamente pode ser bloqueado, impedindo seu faturamento. Com isso, não pode ser carregado e escapar dos limites da empresa.

Claro, quem “não tem cão caça como gato”. Onde a tecnologia ainda não chegou, o uso de áreas segregadas ostensivamente identificadas, uso de paletes de cor específica, etiquetas ostensivas também podem ajudar a prevenir erros e a liberação de produtos impróprios.

A equipe de segurança dos alimentos é essencial neste processo, devendo incluir em suas atividades rotineiras a criação de ações para prevenção de erros, e para isso, o uso dos conceitos do poka-yoke podem ser muito úteis.

Após determinar o método mais apropriado para remover o erro ou tornar o erro mais fácil de detectar, coloque a medida em prática e meça o sucesso ou o fracasso.

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Priorização Inteligente: como a matriz GUT otimiza planos de ação na indústria alimentícia

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No mundo da qualidade e segurança dos alimentos, a eficiência na gestão de pendências é crucial. A matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) destaca-se como uma ferramenta eficaz para priorizar ações em planos de ação, especialmente quando existem altos volumes de tarefas decorrentes de checklists internos, normas de certificação, auditorias e regulamentações.

Mas o que é exatamente a matriz GUT e como ela pode ser uma aliada estratégica na indústria de alimentos?

A matriz GUT é um método simples e eficiente de classificação que ajuda a identificar quais problemas devem ser abordados primeiro, baseando-se em três critérios principais: Gravidade, Urgência e Tendência. Neste artigo, exploraremos como essa ferramenta pode ser implementada para melhorar a qualidade e a segurança dos alimentos, otimizando processos e garantindo que as pendências mais críticas sejam resolvidas de maneira rápida e eficaz.

A matriz GUT funciona atribuindo uma pontuação para cada pendência ou problema baseado nos três critérios mencionados:

  • Gravidade (G): Refere-se ao impacto potencial do problema na qualidade ou segurança dos alimentos. Um problema com alta gravidade pode comprometer diretamente a saúde dos consumidores ou causar grandes prejuízos financeiros.
  • Urgência (U): Indica o tempo disponível para resolver o problema antes que ele cause danos. Pendências com alta urgência exigem ações imediatas para evitar consequências negativas.
  • Tendência (T): Reflete a probabilidade de o problema piorar com o tempo. Se uma pendência tem uma tendência crescente, significa que, se não for resolvida rapidamente, pode se agravar, tornando-se mais difícil de controlar.

Cada um desses critérios recebe uma nota de 1 a 5, sendo que 1 significa um impacto mínimo e 5 um impacto máximo. A pontuação final de cada pendência é calculada multiplicando os valores atribuídos a Gravidade, Urgência e Tendência (G x U x T). As pendências com as pontuações mais altas são aquelas que devem ser priorizadas nos planos de ação.

Pendência Gravidade (G) Urgência (U) Tendência (T) Pontuação GUT

(G x U x T)

Pendência A: Falta de controle de temperatura em uma câmara de armazenamento 4 5 3 60
Pendência B: Ausência de treinamento para novos colaboradores em procedimentos de higiene 3 3 4 36
Pendência C: Falta de manutenção preventiva de máquinas 2 2 2 8

No exemplo acima, a pendência A tem a maior pontuação e deve ser tratada com a maior prioridade. Isso mostra como a matriz GUT pode facilitar a decisão sobre onde concentrar os recursos e esforços para garantir a segurança e qualidade dos alimentos.

Aqui no blog, apresentamos um artigo com um estudo de caso que utiliza a matriz GUT para priorizar não conformidades em uma indústria de linguiças. Essa ferramenta complementa de forma eficaz o método 5W2H.

A matriz GUT não é apenas uma ferramenta de priorização, mas também um meio de assegurar que as ações corretivas na indústria alimentícia sejam conduzidas de forma organizada e eficiente. Ao usá-la, as empresas podem focar a resolução dos problemas mais críticos, garantindo que recursos limitados sejam usados onde são mais necessários, minimizando riscos e garantindo a conformidade com normas e regulamentos.

A implementação desta matriz nos planos de ação permite uma gestão mais eficaz das pendências, resultando em uma melhoria contínua dos processos, aumento da confiança do consumidor e, acima de tudo, na entrega de alimentos seguros e de qualidade.

Imagem: Fauxels

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Modelo GROW: Ferramenta de alta performance para organizações e pessoas

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O Modelo GROW é uma estrutura usada para solução de problemas, estabelecimento de metas e melhoria de desempenho. Este modelo é muito utilizado em reuniões estratégicas e por lideranças para desbloquear potenciais e possibilidades. O GROW foi criado e desenvolvido por John Whitmore e seus contribuidores de negócios, Graham Alexander e Alan Fine, no final dos anos 80. Sua metodologia é seguida por grandes empresas e grandes treinadores. O Modelo GROW foi publicado no seu best seller Coaching Para Performance já publicado em 17 línguas e que ultrapassou a marca de 600.000 livros vendidos.

Uma boa maneira de pensar sobre o modelo GROW é pensar em como você planejaria uma jornada. Primeiro, você decide para onde está indo (o objetivo, a meta) e estabelece onde está atualmente (a realidade, o cenário atual). Em seguida, você explora as várias rotas (as opções) para o seu destino. Na etapa final, você garantirá como fará acontecer e realizar a jornada, se preparando para todos os possíveis obstáculos que poderá encontrar no caminho.

Como o Modelo GROW funciona?

O nome GROW é um acrônimo para as quatro principais etapas. GROW:              G-OalsR-ealityO-ptions e W-ill. Com o uso de algumas perguntas poderosas e cirúrgicas, um líder poderá rapidamente aumentar a conscientização, a responsabilidade e as ações em cada área.

G: objetivos e aspirações futuras

R: situação atual, cenário atual, obstáculos internos e externos

O: possibilidades, pontos fortes e recursos disponíveis

W: ações e responsabilidades

A chave é definir um objetivo que seja inspirador e desafiador, e não somente um objetivo de acordo com o modelo SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e realizável num prazo realista). Em seguida, passe com flexibilidade pelos outros estágios, incluindo a revisão da meta, se necessário. O elemento final é o barômetro do sucesso. Ele converte o desejo e a intenção inicial em ação bem sucedida. A abordagem GROW promove confiança e automotivação, levando ao aumento da produtividade e satisfação da organização e das pessoas.

Como usar a ferramenta

Para estruturar uma sessão utilizando o Modelo GROW, você deverá executar as 4 etapas a seguir:

G – GOAL | OBJETIVO

Estabeleça o objetivo. Existem diferentes níveis de objetivos, dependendo de quão longe no futuro você está olhando. Identifique a inspiração do objetivo de impulsionar o sucesso e mantenha energia e a motivação alta.

  • Que resultado você espera atingir?
  • Aonde você quer chegar em curto, médio e longo prazo?
  • Onde você quer estar daqui a 1, 5 e 10 anos?
  • O que você está procurando alcançar? (Qual passo / estratégia / solução)?
  • Qual é o seu objetivo relacionado a esse problema?
  • Quando você vai conseguir isso?
  • Quais são os benefícios para você ao atingir esse objetivo?
  • Quem mais se beneficiará e de que maneira?
  • Como será se você atingir seu objetivo?
  • O que você quer ver / ouvir / sentir?
  • O que quer obter? Aonde você quer chegar?
  • Qual é o quadro e o cenário desejado?

R – REALITY  |    REALIDADE

Examine a realidade atual.  Este é um passo importante. Com muita frequência, as pessoas tentam resolver um problema ou alcançar uma meta sem considerar totalmente o ponto de partida, e muitas vezes perdem algumas informações necessárias para atingir seu objetivo com eficiência. À medida que o membro da sua equipe fala sobre sua realidade atual, a solução pode começar a surgir. Discuta a atual situação e que barreiras existem atualmente entre o agora e a realização do objetivo.

  • Qual é a situação atual em relação aonde você quer chegar?
  • Qual o cenário atual?
  • Você está perto ou longe da sua meta? Onde você está nesse momento?
  • O que está acontecendo?
  • Quais qualidades / recursos você tem disponíveis?
  • Quais são os obstáculos internos e externos?
  • Que ação você tomou até agora? Quais os fatos importantes no tempo presente?
  • O que está movendo você em direção ao seu objetivo? O que está atrapalhando?

O – Options   |    OPÇÕES

 Explore as opções. Explore as opções para seguindo em frente. Quanto mais imaginativo e claro você for nos seus questionamentos, maior será a sua assertividade. Após explorar a realidade atual, é hora de determinar todas as opções para alcançar o objetivo desenhado. Analise, discuta a decida sobre as melhores opções.

Ofereça suas próprias sugestões, mas deixe espaço para a equipe oferecer sugestões primeiramente, deixando falar em sua maior parte do tempo. É importante guiá-los na direção certa, sem realmente tomar decisões pelo time.

  • Que tipo de opções temos para atingir o objetivo?
  • O que mais poderemos fazer que ainda não está sendo feita?
  • O que funcionou no passado? O que está funcionando no presente?
  • Quais opções temos hoje que ainda não foram colocadas em prática?
  • O que pode ser feito neste momento para deixar a situação ainda melhor?
  • Quais são as principais vantagens e desvantagens de cada opção? Qual opção escolher?
  • O que precisa parar de fazer para alcançar esse objetivo?
  • Quais são as alternativas para ir em direção à meta?
  • Quais obstáculos estão no caminho?
  • Como lidaria com isso se o tempo não fosse um fator?
  • Que opção mais agrada agora?
  • Existem alguns parceiros que podem ajudar nesse momento?

W – Will   |  PRÓXIMOS PASSOS – VAI

Estabeleça o compromisso.  Tendo examinado a realidade atual e explorado as opções, agora terá grandes ideias de como poderá alcançar o objetivo. O passo final é fazer com que a equipe se comprometa com ações específicas para avançar em direção ao objetivo. Ao fazer isso, ajudará a estabelecer os próximos passos e aumentará a motivação. Acorde as ações específicas, o prazo, prestação de contas e os relatórios. Verifique o nível de compromisso e revisite as etapas anteriores.

  • O que você fará agora? O que fará primeiro?
  • De que diferentes maneiras você abordará a questão?
  • Quais serão os próximos passos? Qual dará o melhor resultado?
  • Quando você fará isso? De que apoio você precisa?
  • Como saberá quando foi bem sucedido? Quando dará certo?
  • Você está comprometido? Escale entre 1 e 10.
  • Se não for um 10, o que tornaria um 10?
  • Quais opções escolherá agir?
  • Quando você iniciará cada ação?
  • O que você se comprometerá a fazer?
  • Quando você precisa revisar o progresso? Por dia, semana ou mês?

Por fim, decida uma data em que revisará o progresso do cenário desejado. Isso fornece responsabilidade e permite que mude sua abordagem se o plano original não estiver funcionando.

Líderes valorizam a simplicidade e a flexibilidade no modelo GROW. As organizações incorporam o GROW em seus processos de gerenciamento e modelos de liderança para envolver e inspirar pessoas e organizações a alcançar um ótimo desempenho e maximizar os seus resultados.  Algumas empresas bem sucedidas no mundo, incluindo o Google, ensinam seus líderes a usar fortemente o modelo GROW para trabalhar seus objetivos e aspirações futuras.

O modelo proposto promove a expansão do potencial e o desempenho de pessoas e organizações, aumentando assim a autoconfiança, motivação, a produtividade e qualidade, a comunicação e os relacionamentos interpessoais.  Fazer perguntas eficazes de uma maneira cuidadosamente estruturada promove uma conscientização mais profunda e uma maior responsabilidade, o que leva as etapas práticas a alcançar objetivos e superar obstáculos.

O modelo GROW é um método simples focado em ações e resultados. Com o modelo proposto, é possível aumentar não apenas o desempenho, mas também o aprendizado e o prazer. Os colaboradores se tornam mais conscientes, mais responsáveis e ganham um poderoso senso de propósito em seu trabalho!!

Referências:

https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_89.htm

https://www.performanceconsultants.com/grow-model

https://www.yourcoach.be/en/coaching-tools/grow-coaching-model.php

https://www.thebalancecareers.com/coaching-questions-for-managers-2275913

https://blog.wps.com/coaching-using-the-grow-model/

Coaching for Performance , 5ª edição,  2017 – John Whitmore

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Relatório de auditoria | Dicas práticas para construir o SEU relatório!

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O relatório de auditoria é um documento que formaliza todos os eventos e ocorrências surgidas durante uma auditoria. É através dele que o auditor apresenta o que foi examinado e auditado, destacando os pontos positivos, pontos negativos e as suas conclusões, tornando claro para a organização o que está indo bem e o que precisa ser melhorado.

O relatório deve ser elaborado com muita atenção e clareza. Alguns auditores falham nessa formatação e acabam criando ruídos e problemas logo após a auditoria realizada. O relatório precisa ter clareza, objetividade e imparcialidade. Ele direcionará a organização para que tome as ações assertivas para a melhoria do sistema de gestão e segurança dos alimentos.

O relatório de auditoria representa a conclusão do que foi verdadeiramente vivenciado e evidenciado na auditoria. É a fotografia revelada da auditoria.

A finalidade do relatório de auditoria é retratar o cenário atual e provocar uma mudança positiva nos processos não atribuindo culpa a ninguém. Um relatório bem elaborado precisa relatar o resumo das não conformidades apuradas e todas as observações e considerações tomadas quanto à eficiência do Sistema de Gestão e Segurança de Alimentos, as recomendações para melhoria, e as informações como: escopo, exclusões e objetivos, identificação dos membros da equipe de auditoria, data, local auditado, plano de auditoria e alguns documentos avaliados na condução e quem foram as pessoas entrevistadas. O relatório de auditoria é de propriedade do cliente e deve ser tratado com confidencialidade e protegido pelos membros da equipe e pelos colaboradores designados a recebê-lo.

Alguns passos simples são extremamente importantes para auxiliá-lo na correta elaboração do relatório. Além de tornar o texto mais objetivo, ele será visto com maior interesse e credibilidade pelo auditado, isso facilitará o entendimento e a tomada de decisão dos gestores.

Cuidados devem ser tomados durante toda a elaboração do relatório. Destaque os benefícios da auditoria identificando sempre as oportunidades de melhoria e a robustez do sistema de gestão. Concentre energia positiva e evite buscar culpados ou dizer que determinada pessoa ou setor falhou. Encare os problemas de forma universal e não produza um relatório evasivo, que escape do objetivo principal. Evite aplicar termos técnicos desnecessários e por fim não é nada interessante exaltar o trabalho realizado pelo auditor. O relatório deve ter uma linguagem de fácil entendimento.

Tem-se um relatório de auditoria como um falso documento confidencial. É uma falsa sensação de segurança. Provavelmente tais relatórios podem não permanecer internamente e atravessar as barreiras físicas e virtuais da empresa. Cuidado com o que você escreve e com as informações que você registra.

Leia bem os seus relatórios com os olhos do público. Eles entenderão o seu texto? Você descreveu os fatos claramente? Qual ação é exigida deles? Eles entenderão a mensagem?

Use frases curtas. Evite repetir informações. Escreva claramente cada parágrafo. Revise seu relatório quantas vezes achar que é necessário. Evite poluir com muitas siglas sem tornar claros  seus significados.

Relatórios de auditoria devem promover uma clareza dos fatos. Escreva detalhadamente a constatação, a evidência e qual o requisito que não foi atendido.

  • CONSTATAÇÃO: diga realmente o que não funcionou ou não foi eficaz! É a visão geral da constatação.
  • EVIDÊNCIA: diga o que não foi “bem feito”. A deficiência deve ser sustentada pela evidência objetiva.
  • REQUISITO: diga o que precisa ser de fato cumprido. Resumo do requisito não atendido!

Para o melhor gerenciamento das atividades de acompanhamento, considere o uso do Relatório original como um processo de acompanhamento. Insira colunas em branco à direita, para preencher com o responsável o status da ação. Elabore um relatório que seja formatado para ação e gerenciamento.

O acompanhamento efetivo do relatório é fundamental para a ação corretiva. Determine prioridades, identifique responsabilidades, atribuições e prazos. Se o relatório for escrito com boa estrutura, pode-se utilizar o próprio relatório como uma ferramenta de gerenciamento para atividades de acompanhamento.

O auditor deve concluir o relatório com uma seção de sugestões de melhoria para organização. Seja positivo e concentre-se no que está acontecendo no momento e em como os pontos fortes da empresa podem ser aplicados nas áreas ou nos processos que foram detectados como ineficazes.

Seja específico e muito claro sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, e quais ações devem ser implementadas para assegurar a conformidade.

Seja preciso e breve nas recomendações. Inclua apenas as informações e os detalhes realmente necessários.

Lembre-se que esses relatórios serão lidos por grandes executivos e alguns deles não têm muito tempo para extensas e complexas leituras. Os auditores devem apresentar os resultados de forma clara e objetiva, para que a liderança possa compreender a situação e atuar de forma assertiva em prol da melhoria contínua.

Escrever um excelente relatório não é uma tarefa fácil. Relatórios eficazes são precisos, factuais e bem estruturados. Verifique com os leitores/auditados se os seus relatórios são concisos, factuais e bem estruturados. Quando os relatórios ficam mais curtos, alguma coisa está funcionando corretamente. Boa escrita é uma habilidade natural para alguns e aprendida por outros; mas uma vez aprendida ficará sempre com você!

Um relatório mal elaborado e apresentado poderá permitir a contestação do auditado ou possibilitará à direção da empresa fazer uma má avaliação de todo um trabalho realizado, traduzindo como desrespeito e desconfiança do valor da auditoria e causando a desmoralização do próprio auditor.

Fuja dos problemas na elaboração de um relatório e aprenda, de fato, a redigir um relatório de sucesso!

Fonte: https://www.qualityassurancemag.com/article/qa0615-effective-inspection-reports/

3 min leituraO relatório de auditoria é um documento que formaliza todos os eventos e ocorrências surgidas durante uma auditoria. É através dele que o auditor apresenta o que foi examinado e […]

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Tratativa de Não Conformidades | 5 passos para o Foco e Melhoria!

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Muitas vezes encontramos gestores inundados de relatórios de não conformidades que não conseguem tratar no tempo certo, resolver na sua totalidade, nem envolver as pessoas da organização. Abaixo, você encontrará cinco passos importantes que deverá seguir para obter uma excelente gestão na tratativa das não conformidades.

 

Pare de fazer tudo

Muitos gestores da Qualidade são mestres em criar relatórios de não conformidade para tudo, e isso certamente resultará em uma sobrecarga para eles É importante concentrar-se naqueles que proporcionarão maior valor agregado à organização e, claro, os que são obrigatórios como parte do esquema de certificação da empresa. Se o seu programa de Tratativas de Não conformidades está com uma grande quantidade de relatórios, realize uma avaliação precisa e criteriosa dos relatórios existentes separando-os dos relatórios mais simples. Aos simples, sugiro executá-los dando apenas um fechamento para ações de melhoria (ver e agir). Para esse passo indico o uso da ferramenta Diagrama de Esforço e Impacto.

 

Priorize o seu Relatório de Não Conformidade

Priorizar é sempre muito importante para quem busca um melhor gerenciamento. Para a priorização dos relatórios é necessário avaliá-los sob dois aspectos:

  1. O Cumprimento – Em relação às auditorias externas, os que geralmente precisam ser realizados dentro de um determinado período de tempo, a fim de não comprometer a continuação da certificação.
  2. O Risco – Em relação às questões de segurança de alimentos, reclamações de clientes ou outro valor que represente um risco maior para a empresa.

Há também um conceito importante a ser discutido: a execução das ações. Se você definir a tratativa em duas partes, você terá: a análise de causa raiz e a execução das ações corretivas/preventivas. Temos na análise de causa raiz a parte mais crítica da tratativa da não conformidade. Algumas vezes, o esquema de certificação e os clientes permitirão um tempo que você precisa para que aborde de forma realista as ações de melhoria que você deve tomar em relação a um relatório de não conformidade, mas a análise da causa raiz, incluindo a definição e comunicação das ações de melhoria devem ser feitas dentro de um prazo acordado. Para cada causa raiz encontrada faz-se necessária a classificação em alta, média e baixa para que execute através de um gerenciamento de prioridades, as ações de correção e melhorias encontradas.

 

Defina um ou dois grandes ganhos

Mesmo definindo as prioridades conforme descrito na seção anterior, ainda faz-se necessário priorizar uma ou duas (não mais!). Você deve focar 2 grandes ganhos em um determinado período (ano). Esses ganhos devem ser vinculados a uma área que está lhe gerando grandes problemas no momento e esse será um ótimo passo para começar a trabalhar as não conformidades aplicando-se a Ferramenta de Análise de Pareto. Uma excelente técnica na tomada de decisão que permite a empresa selecionar prioridades. Priorize a ação que trará o melhor e maior resultado. Através desta ferramenta é possível identificar os problemas que são críticos e que causam grandes perdas. Para esse passo a Regra dos 80/20 deve ser bastante empregada. Significa que 80% dos problemas são ocasionados por 20% das causas, ou seja, são poucas causas que originam a maioria dos problemas. Em paralelo, você terá como desafio obter a atenção da alta administração para investir tempo, dinheiro e outros recursos para abordar um ou dois grandes problemas dentro da organização. Isso não quer dizer que os outros problemas não são importantes, mas sim que alguns precisam ser solucionados com maior urgência. Essa etapa deixa claro como devemos priorizar a tratativa das não conformidades, identificação dos pontos de melhoria e definição dos planos de ação.

 

Envolva as pessoas certas

Muitas vezes, o gestor da Qualidade e sua equipe são vistos como aqueles que são responsáveis por entregar todas as ações de melhoria em relação à qualidade e segurança dos alimentos na organização. Claro que esta não é uma boa situação, pois a maioria dos departamentos, como Produção, Compras, Manutenção e Operações, precisam ser envolvidas para abordar com sucesso os problemas em questão. Este cenário é perceptível quando as ações traçadas são somente para fins de certificação. Ao criar uma abordagem mais focada para ações de melhoria e definição de um ou dois grandes ganhos, você criará as bases para o sucesso junto à organização. Envolva as pessoas certas em cada uma das atividades de melhoria. O Departamento de Qualidade não é o proprietário dos processos das áreas como Produção, Compras e Operações, portanto, as pessoas certas desses departamentos precisam estar envolvidas nas atividades de melhoria. Em alguns casos, eles podem até ser obrigados a assumir a liderança nessas atividades e tornar-se donos do processo. É importante transmitir a mensagem a todos que a melhoria focada, a lucratividade e a competitividade da organização é de responsabilidade de todos e que esta pode ser trabalhada através do engajamento e comprometimento do controle da não qualidade.

 

Seja adaptável, flexível 

Como em qualquer aspecto na vida e nos negócios, uma coisa você pode ter certeza: mesmo que você desenhe seus planos, as coisas poderão mudar e problemas mais urgentes poderão surgir durante o ano. Você pode se adaptar ao novo cenário e alterar as prioridades para as ações de melhoria, conforme ditadas pelas necessidades do negócio. Porém, cuidado: não altere os dois grandes ganhos de melhoria definidos em que você está trabalhando – estes ainda são grandes contribuintes para os problemas presentes na empresa e devem ser abordados de forma planejada e focada. As ações críticas devem ser executadas no menor prazo possível! Você poderá ser flexível com as ações de melhoria de média e baixa prioridade. Caso seja necessário, junte o time e reavalie o nível de classificação das prioridades definidas deixando claro com a organização o porquê da mudança e flexibilização realizada.

Estabeleça o foco na tratativa de não conformidade, aplique os 5 passos e abuse das ferramentas da qualidade sugeridas, focando a tomada de ações em diferentes frentes e trabalhe a melhoria contínua para alcançar resultados cada vez melhores em seu sistema de gestão.

 

Fonte: Food Safety Experts  

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Reclamações de clientes: como lidar com elas?

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Quando se fala em reclamações de clientes, tem-se logo uma impressão negativa, visto que para que elas ocorram, deve haver a insatisfação ou não atendimento do consumidor com relação ao produto adquirido. No entanto, primeiramente, devemos entender que o consumidor atual mudou, está mais exigente, conhecendo e entendendo seus direitos e as vantagens de exercê-los, tudo isso devido à própria evolução que a área alimentícia tem passado nos últimos anos, com novas legislações em rotulagens, alergênicos, recolhimento, etc.

Outro ponto importante é que, em contrapartida do pressuposto negativo da reclamação, as empresas devem enxergar que elas trazem melhorias ao processo produtivo, considerando que o consumidor é sim extensão do controle da qualidade, e essa proximidade torna-se uma ferramenta fundamental para a fidelização desse cliente. Claro que isto só ocorre se a reclamação for tratada de forma séria. Por isso, abaixo mencionamos alguns pontos que podem ajudar na condução das reclamações:

Ter empatia: busque entender o problema sob o ponto-de-vista do consumidor, colocando-se de fato no lugar dele, pois ele não conhece e nem tem a obrigação de conhecer seu processo e suas garantias para a qualidade;

Não minimizar o problema do reclamante: Não tente diminuir ou convencer o cliente de que o problema não é tão ruim, pois pode parecer que você não está dando a devida importância para o ocorrido, fazendo com que o consumidor fique ainda mais descontente. Independentemente da reclamação, o importante é você abraçar a causa e buscar a solução, pois é justamente essa posição que vai fidelizar este cliente, que até então, se encontrava insatisfeito;

Agir rápida e eficazmente: Sabemos que o brasileiro adora deixar as coisas para última hora. Isto torna os processos demorados, muitas vezes abusando da paciência do consumidor. São tratados de forma ágil apenas os casos públicos, ou seja, quando viralizam em redes sociais, onde a visibilidade é maior e há testemunhos do retorno da empresa quanto à reclamação. No entanto, essa rapidez deve ser generalizada, justamente para que o consumidor, que já não está acostumado com esse tratamento, seja surpreendido positivamente. Ele entenderá que problemas, sim, existem; no entanto, a capacidade de solucioná-los (substituição, substituição e brinde ou reembolso) e a atenção recebida podem fazer com que o ele não se arrependa de ter adquirido o referido produto, passando, inclusive a admirar a empresa.

Ter sistemática simples para a reclamação: Solicite apenas informações fundamentais para realizar a rastreabilidade e conseguir retornar ao consumidor (data de fabricação, lote, nome do consumidor, telefone de contato, etc), evitando fazer com que o cliente relate o que já foi dito, ou preencha formulários com informações que já foram relatadas;

– Fazer pós-atendimento: Faça uma gentileza ao seu cliente após o atendimento. Telefone, faça uma cortesia, mande um cartão, para que ele tenha a melhor impressão e lembrança da sua empresa, pois é a imagem dela que está em risco.

O convite é para que as empresas façam do atendimento ao cliente (reclamação) uma oportunidade de crescimento, de aprendizado verdadeiro, aproveitando para levantamento de dados e realização de análises, estatísticas, uso de Diagrama de Pareto 80/20, Ishikawa, entre outras ferramentas da qualidade, justamente para que se chegue à causa raiz e não se tenha mais esses problemas.

Cabe ressaltar a importância de se ter conhecimento das legislações cabíveis e do Código de Defesa do Consumidor. O atendente, para cada reclamação que houver, deve perguntar a si mesmo: Como eu gostaria de ser atendido? E agir da mesma forma.

Jhonatas Faustino de Moraes é Químico Industrial, especializado em Gestão da Segurança de Alimentos e Estratégia de Negócios, Auditor Interno das Normas ISO 9001:15, FSSC 22000 e BRC. Atua há 7 anos na área alimentícia entre Pesquisa e Desenvolvimento e Qualidade e Segurança dos Alimentos. Atualmente é Gestor da Qualidade e Segurança dos Alimentos em indústria de massas alimentícias.

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