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Guia de Auditoria sobre questões de mudanças climáticas, conforme a ISO

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O Auditing Practices Group (APG) elaborou um guia denominado “Auditando questões de mudanças climáticas na ISO 9001”  (“Auditing Practices Group Guidance on: Auditing Climate Change issues in ISO 9001” ) para orientar os auditores  de 1ª, 2ª e 3ª parte na avaliação de questões climáticas dentro dos sistemas de gestão.

Em alinhamento com as Diretrizes ISO 19011:2018, o guia enfatiza a necessidade de manter objetividade e neutralidade ao auditar a relevância das mudanças climáticas para a organização. O papel do auditor é avaliar se a organização determinou se as mudanças climáticas são relevantes ou não em relação ao seu sistema de gestão e seus resultados pretendidos e, em caso afirmativo, como elas são abordadas no sistema de gestão de forma eficaz.

Conforme destaca Richard Green, fundador e proprietário da Kingsford Consultancy Services, em artigo publicado pelo CQI e IRCA, este guia é uma ferramenta essencial não apenas para empresas certificadas na ISO 9001, mas também para aquelas com outras certificações ISO. Assim, sua metodologia abrange, por exemplo, as normas ISO 22000 e FSSC22000v.6 (#5 do BoS). Além disso, o guia fornece orientações práticas que auxiliam tanto auditores quanto empresas auditadas a assegurar a conformidade e a excelência na gestão, abordando as mudanças climáticas de forma estruturada e baseada em evidências.

A JTCG (Joint Technical Coordination Group) esclarece que essas alterações não obrigam a organização a adotar iniciativas climáticas, como por exemplo a redução da pegada de carbono ou emissões de gases de efeito estufa (GEE), a menos que sejam consideradas relevantes e definidas como metas pela própria organização.  O foco principal da auditoria deve ser evidenciar se a organização considerou a mudança climática como um potencial problema (impactando diretamente ou sendo impactado pela mudança climática) influenciando sua capacidade de atingir os resultados pretendidos no seu sistema de gestão. Em sistemas de gestão integrados, a questão climática deve ser abordada sob diferentes perspectivas, considerando seus efeitos em áreas como meio ambiente, saúde ocupacional e finanças e é provável que uma mesma questão seja analisada sob diferentes perspectivas de forma holística, com possíveis sobreposições, como por exemplo design de produto considerando aspectos ambientais.

Os responsáveis pelos programas de auditoria devem ajustar a equipe para incluir conhecimentos sobre as novas iniciativas climáticas da organização (caso a organização identificar a mudança climática como uma questão relevante), sem exigir que os auditores sejam especialistas. Eles devem ser capazes de avaliar como as mudanças climáticas impactam o sistema de gestão e foram integradas nos processos relevantes.

A conformidade pode ser comprovada através de entrevistas e registros, como análise de risco, auditoria interna e revisão de gestão. Embora a falta de consideração clara possa resultar em uma não conformidade menor em relação às seções 4.1 ou 4.2 dos padrões de gestão, no início da implementação, isso provavelmente será identificado como uma Oportunidade de Melhoria (OFI). Se a organização determinar que as mudanças climáticas são irrelevantes para seu sistema de gestão, os Órgãos de Certificação avaliarão a eficácia dessa decisão.

Processo de Auditoria

Do ponto de vista de um auditor, é crucial integrar as mudanças climáticas ao processo de auditoria, analisando como elas interagem com todas as cláusulas pertinentes. Embora a abordagem de auditoria para a ISO permaneça inalterada, novas perguntas foram introduzidas para compreender como essas mudanças impactarão e orientarão o sistema de gestão de uma organização. O auditor deve estar atento a como essas mudanças influenciarão todo o sistema de gestão da organização, considerando os seguintes aspectos:

  1. A organização identificou se as mudanças climáticas são uma questão relevante?
  2. A determinação da organização está em conformidade com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis aos seus produtos e serviços?
  3. A avaliação da organização está alinhada com seus requisitos contratuais?

Segundo os exemplos fornecidos pelo guia Auditing Climate Change Issues in ISO 9001, as organizações podem adaptar suas práticas de auditoria para atender às exigências específicas das normas ISO 22000 e FSSC22000v.6. Esses exemplos ilustram como a consideração das mudanças climáticas pode ser integrada em sistemas de gestão mais amplos, fortalecendo a resiliência organizacional:

4.1: Novo requisito: A organização deve determinar se a mudança climática é uma questão relevante.

As considerações de auditoria para os impactos das mudanças climáticas decorrentes de questões externas e internas podem incluir:

a)       Alterações em requisitos estatutários ou regulamentares, tais como restrição ao uso de determinados materiais, circularidade do produto, ciclo de vida do produto, origem do produto, declarações ambientais.

b)      Uso de materiais renováveis de base biológica.

c)       Impactos potenciais nos produtos e serviços ou nos processos de sistema de gestão da qualidade (e segurança de alimentos), por mudanças determinadas em outras disciplinas do sistema de gestão, por exemplo, necessidade de reduzir o consumo de energia, reduzir o desperdício, reutilizar ou reciclar materiais.

d)      Vida útil prolongada de produtos, serviços pós-entrega e assistência

e)       Requisitos para migrar para produtos e serviços neutros em carbono.

f)       Problemas que impactam os processos e a infraestrutura, devido à energia e outras considerações.

g)      Vulnerabilidade da organização para entregar seus produtos e serviços devido à maior frequência de tempestades, incêndios, secas, que podem implicar em desabastecimento ou dificuldades na distribuição. (Nota da colunista: avaliar se sua empresa já possui o Sistema de Gestão de Continuidade de Negócio a partir dos planos de Contingência que faz parte da Gestão de Risco. Boas referências são a PAS 200, ISSO 22301 e isso 31000).

h)      Preocupações relacionadas ao conhecimento global e controle da cadeia de suprimentos em questões relacionadas às mudanças climáticas.

i)        Tendências de mercado em sustentabilidade de produtos e serviços e informações e sinistros relacionados.

j)        Produtos e serviços concorrentes com potencial melhor desempenho em questões relacionadas às mudanças climáticas.

4.2: NOTA: As partes interessadas relevantes podem ter requisitos relacionados com as mudanças climáticas

A organização determinou a existência de requisitos aplicáveis relacionados às mudanças climáticas de partes interessadas relevantes?

Partes interessadas, como clientes, consumidores e autoridades regulatórias, podem ter expectativas específicas sobre mudanças climáticas. É fundamental alinhar as estratégias da organização com essas expectativas e cumprir as exigências legais. O auditor deve avaliar como essas questões são integradas no sistema de gestão da qualidade (e segurança de alimentos).

Exemplos:

  1. Requisitos estatutários e regulatórios, ambientais ou de mudanças climáticas para o produto ou serviço prestado e aqueles que afetam a capacidade da organização de fornecer esse produto ou serviço.
  2.  Requisitos do cliente em relação a mudanças climáticas, sistemas de descarga zero de efluentes ou requisitos de carbono neutro dos produtos. (Nota da colunista: é muito provável que durante a auditoria perguntem se há algum requisito do cliente relacionado às mudanças climáticas com o qual você concordou em seus contratos)
  3. Políticas e estratégias corporativas.
  4.  Requisitos relacionados à informação do produto sobre aspectos relacionados à mudança climática (sustentabilidade da origem, reutilização, reciclabilidade, fim de vida, carbono incorporado, rotulagem “greenwashing”), incluindo declarações sobre o produto e os requisitos legais, estatutários e outros existentes associados.
  5. Mudanças nos códigos e normas da indústria relacionados às mudanças climáticas.
  6. Acordos ambientais com grupos comunitários ou organizações não governamentais.
  7. Licenças, alvarás ou outras formas de autorização ambiental.
  8. Requisitos relacionados às mudanças climáticas em processos como embalagem, fabricação, manutenção, logística, entre outros.

Abordagem das questões determinadas como relevantes pela organização

Se a organização determinou que existem questões relevantes ou requisitos de clientes e outras partes interessadas relacionados às mudanças climáticas, o próximo passo para o auditor é avaliar como essas questões são abordadas no Sistema de Gestão da Qualidade (e segurança de alimentos) seguindo os mesmos caminhos de quaisquer outras questões. A seguir, são apresentados alguns exemplos não exaustivos de perguntas e aspectos relacionados para que o auditor avalie como a organização está lidando com essas questões.

4.3 Determinando o escopo do SGQ

Essas questões relevantes de mudanças climáticas impactam o escopo ou alteram a aplicabilidade de certos requisitos ou e quaisquer mudanças em produtos e serviços?  Há necessidade de alterar o escopo do SGQ?

Quando as normas mencionam “escopo”, observe que não estamos nos referindo ao escopo que está no seu certificado de registro do organismo certificador. O que você precisa ter é um escopo documentado para o seu site que aborde como o seu sistema de gestão específico trata questões como:

  1. as questões externas e internas referidas em 4.1;
  2. os requisitos das partes interessadas relevantes referidos em 4.2;
  3. os produtos e serviços da organização.

Exemplos:

  1. A organização considerou mudar de local devido ao maior risco de alagamentos em sua localização atual.
  2. A organização recebe diferentes produtos e serviços.
  3. A organização não aplicou desenvolvimento de produto, mas mudanças em matérias-primas ou processos determinaram a necessidade de sua aplicabilidade.

6.1   Ações para abordar riscos e oportunidades

A organização considerou essas questões para determinar riscos e oportunidades?

As questões de mudança climática impactam em algum ponto do fluxo de valor de uma organização (dos requisitos do cliente à satisfação do cliente)?

Nota da colunista: Aproveite a matriz de risco que sua empresa já utiliza e inclua uma coluna de oportunidade para abordar quaisquer questões relacionadas às considerações sobre mudanças climáticas.

Exemplos:

  1. Essas questões levam a mudanças no suporte, como infraestrutura, equipamentos de monitoramento e medição, conhecimento, comunicação ou outros?
  2. Há mudanças pertinentes nos processos operacionais?
  3.  Mudanças no que precisa ser monitorado e medido?
  4. Quais são os riscos que precisam ser abordados?
  5. A organização identificou novas oportunidades?

–     Novos produtos e serviços ou mudanças nas ofertas existentes:

o    Oportunidades de financiamento para mudanças em sua infraestrutura e processos

o    Comunicação relacionada a produtos e serviços que abordam questões relacionadas às mudanças climáticas.

o    Novos mercados para seus produtos e serviços

–   A organização determinou como os riscos e oportunidades identificadas impactam os resultados pretendidos do SGQ (e segurança de alimentos)?

–      Quais são as ações planejadas para esses riscos e oportunidades?

 6.3 Gestão de mudanças

Potenciais riscos e oportunidades determinados ou mudanças de escopo implicam mudanças no sistema de gestão e seus processos? As ações planejadas consideraram todos os itens referidos em 6.3 a) a d).?

Ao atualizar documentação ou processos, é importante implementar uma Gestão de Mudanças (MOC) formal para garantir que as novas atividades atinjam os resultados esperados e tomar ações corretivas se necessário. Embora não seja obrigatório documentar, organizações que mantêm algum tipo de registros de MOC podem considerar incluir referências às mudanças climáticas.

7.1 Recursos

Se as questões de mudanças climáticas foram consideradas relevantes, como isso afeta os recursos para alcançar a conformidade e fornecimento de produtos e serviços?

Espera-se que a liderança avalie se recursos adicionais serão necessários para abordar as mudanças climáticas, como treinamento adicional, consultores externos ou novos equipamentos. É essencial considerar todos os aspectos e impactos relevantes durante o planejamento. Também é importante demonstrar como a organização está se preparando para o futuro, incluindo possíveis solicitações de melhorias de capital para atender a essas necessidades de recursos.

Exemplos:

  1.  Como as considerações sobre as mudanças climáticas impactam o ambiente para a operação dos processos (7.1.4)?
  2.  Como a organização determina uma fonte de conhecimento apropriada para basear suas decisões (7.1.6)?

 8.  Operações

Se as questões relativas às alterações climáticas foram determinadas como pertinentes e não implicam alterações no SGQ, nem no seu âmbito de SGQ, já são tratadas dentro das disposições do SGQ atual?

Muitas empresas possuem programas de reciclagem ou reutilização, o que é um bom ponto de partida para revisar suas operações diárias, implementar em mais áreas pode aumentar a eficiência. Métodos como Six Sigma ou Lean que buscam tornar a operação mais eficaz, na maioria dos casos ajudam a otimizar operações, economizando tempo e custos de energia, demonstrando um impacto positivo nas mudanças climáticas. Auditorias internas também são úteis para envolver a equipe na busca por maneiras de melhorar processos, contribuindo para novas ideias e soluções na cláusula 6.1.

Exemplos:

  1.  Identificação e rastreabilidade únicos dos produtos a fontes sustentáveis de matérias-primas,
  2. Nomeação de pessoas competentes, incluindo as qualificações exigidas,
  3. Atividades pós-entrega, como reciclagem e disposição final,
  4. Evidência de conformidade com os critérios de aceitação,
  5. Controle das saídas não conformes

9.  Avaliação de Desempenho

Caso questões relevantes relacionadas às mudanças climáticas tenham sido determinadas pela organização, estas podem ter necessidades específicas de monitoramento e medição, eventuais implicações no monitoramento e mensuração da satisfação dos clientes ou mudanças no programa de auditoria.

A maioria das organizações já monitora suas operações diárias, semanais e mensais por meio de Scorecards ou KPIs.  Provavelmente, você já tem métricas relacionadas a diferentes usos de serviços públicos que agora também podem ser usadas para abordar as mudanças climáticas. Os esquemas da 14001 e 50001 podem servir de referência para benchmarking de método. Além disso, a ISO desenvolveu padrões e documentos de orientação que podem apoiar a melhoria contínua relacionada às mudanças climáticas. Em resumo, essa nova ênfase na mudança climática pode ser vista como uma extensão dos esforços contínuos de sua organização para aprimorar suas operações.

Exemplos:

  1. Fontes confiáveis de informações e dados, externos ou internos
  2. Monitoramento e mensuração do impacto organizacional, resultados das mudanças introduzidas

Espera-se também que os inputs da análise crítica pela direção considerem quaisquer mudanças relacionadas a esta questão de contexto, e os resultados análise crítica pela direção possam incluir decisões relacionadas, incluindo oportunidades de melhoria.

Preocupações específicas

Cabe à organização determinar se e como as questões de mudanças climáticas impactam o SGQ e seus resultados pretendidos.

Para os auditores, é necessária atenção especial para reclamações de produtos e serviços relacionadas a questões de mudanças climáticas, como acontece com outras declarações feitas pela empresa sobre seus produtos, pois a organização deve demonstrar que garante que pode atender às demandas pertinentes dos clientes (8.2.1 b).

Muitas dessas declarações podem implicar metodologias específicas para monitoramento e medição, podem exigir verificação adicional de terceiros ou estar sujeitas a requisitos estatutários e regulamentares. Auditar os métodos usados para determinar essas declarações pode estar fora dos objetivos de uma auditoria ISO 9001. No entanto, os auditores devem estar cientes dos requisitos relacionados a essas declarações para que possam avaliar se a organização pode demonstrar que as declarações podem ser cumpridas ou se há risco para a integridade do sistema de gestão da qualidade (e segurança de alimentos), especialmente em auditorias de certificação por terceiros.

Leia também:

1.       Mudanças Climáticas e as normas de SG [link]

2.       Agora Mudanças Climáticas virou tema no FSSC 22000. O que eu faço? [link]

3.       As mudanças climáticas e os impactos na segurança de alimentos [link]

4.       Mudanças climáticas e o futuro da segurança dos alimentos- perspectiva da FAO [link]

Referências

·         Auditing Climate Change (CQI/IRCA) [link]

  •    Auditing Practices Group Guidance on: Auditing Climate Change issues in ISO 9001 (Edition 1– Mar/2024) [link]

·         Managing Changing Climate (CQI/IRCA) [link]  

·         Taking Action Climate Change (CQI/IRCA) [link]

·         ISO Climate Change: The Ongoing Story [link]

·         Deciphering the latest changes to the Harmonized Structure [link]

9 min leituraO Auditing Practices Group (APG) elaborou um guia denominado “Auditando questões de mudanças climáticas na ISO 9001”  (“Auditing Practices Group Guidance on: Auditing Climate Change issues in ISO 9001” ) […]

Juliana Lanza<span class="bp-verified-badge"></span> Juliana Lanza
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Normas de certificação
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A FSSC 22000 exige curso de auditor líder para auditores internos?

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A FSSC 22000 exige curso de auditor líder para auditores internos? A resposta para esta pergunta é sim, porém nem sempre.

A FSSC exige que auditores internos sejam aprovados em um Curso de Auditor Líder com carga horária mínima de 40 horas em consonância com exigências GFSI, ou seja, quando uma organização possui certificação em escopo multisite e justamente por isso, esta exigência se aplica exclusivamente para as categorias nas quais é possível uma certificação multisite dentro do FSSC.

Portanto, esta exigência se aplica quando:

1) O certificado é multisite: o escopo da certificação engloba mais de uma unidade;

2) A empresa pertence a uma das seguintes categorias:

A – Criação de animais;

E – Refeições coletivas;

FI – Varejo e atacado; e

G – Transporte e armazenamento.

A principal razão para ter este requisito para certificação multisite e não para certificação de site individual é porque neste caso a organização é responsável pelas auditorias internas e nível de desempenho dos diferentes sites. A amostragem é permitida dentro do Esquema e isso torna-se uma função muito importante, pois nem todos os locais são auditados todos os anos, o que significa que as auditorias internas do grupo estarão sendo utilizadas para garantir a implementação adequada do SGSA nos diferentes locais.

A FSSC chegou a discutir com seu Comitê Consultivo e Conselho de Partes Interessadas se deveria estender a exigência a todos os auditores internos e também para certificação de um único local, mas foi considerado muito oneroso e prescritivo, portanto, ao menos por enquanto ainda não.

Esta exigência encontra-se no requisito 2.5.15 do Esquema FSSC 22000 V 5.1 que diz que a gestão da matriz deve garantir recursos suficientes para a auditoria interna, incluindo pessoas competentes com responsabilidades claramente definidas, os auditores internos, pessoal técnico que analisa as auditorias internas e outras pessoas-chaves envolvidas no SGSA. Para tanto, deve haver um procedimento e programa de auditoria interna estabelecidos pela matriz cobrindo o SGSA tanto na matriz quanto em todos os sites cobertos pelo escopo.

Como em qualquer auditoria, os auditores internos devem ser independentes das áreas que auditam, sendo designados pela matriz para garantir esta imparcialidade.

O SGSA na matriz e em todos os sites devem ser auditados pelo menos anualmente ou, se necessário, mais frequentemente com base numa avaliação de riscos.

Neste caso, os auditores internos devem atender pelo menos os seguintes requisitos:

Experiência profissional: 2 anos de experiência em tempo integral na indústria de alimentos, incluindo pelo menos 1 ano na organização.
Educação: Conclusão de curso superior ou na ausência de curso formal, ter pelo menos 5 anos de experiência profissional na área de produção ou manufatura de alimentos, transporte e armazenamento, fiscalização de varejo ou fiscalização.
Treinamento:

 

 O auditor líder deve ter concluído com sucesso um Curso de Auditor Líder FSMS, QMS ou FSSC 22000 de 40 horas;

Outros auditores da equipe de auditoria interna devem ter concluído com êxito um curso de auditoria interna de 16 horas cobrindo os princípios, práticas e técnicas de auditoria. O treinamento pode ser fornecido pelo Auditor Líder interno qualificado ou por um provedor de treinamento externo;

O treinamento do esquema FSSC deve cobrir a ISO 22000, os programas de pré-requisitos relevantes com base na especificação técnica para o setor e os requisitos adicionais da FSSC – mínimo 8 horas.

Ainda como exigência do Esquema FSSC 22000, os relatórios de auditoria interna devem ser submetidos a uma revisão técnica pela matriz, incluindo o tratamento das não conformidades resultantes. Obviamente, os revisores técnicos devem ser imparciais, ter a capacidade de interpretar e aplicar os documentos normativos da FSSC, além de ter conhecimento dos processos e sistemas da organização.

Por fim, os auditores internos e revisores técnicos devem ser submetidos a monitoramento de desempenho e calibração anual, considerando que quaisquer ações de acompanhamento identificadas devem ser devidamente executadas de maneira oportuna e apropriada pela Matriz.

Contudo, nada impede que uma organização vá além das exigências da FSSC 22000 e tenha na equipe interna profissionais com formação de auditor líder. Isto é sempre muito bem-vindo, independentemente se é multisite ou não, assim como da categoria da empresa.

Outra dica interessante é nas auditorias internas trazer um especialista externo para participar, pois uma visão de fora pode acrescentar muito na evolução do SGSA.

Leia também:

  1. Como auditar o requisito de auditoria interna na FSSC 22000
  2. Tradução sobre auditorias remotas e a FSSC 22000: Adendo
  3. Tradução sobre auditorias remotas e a FSSC 22000: Anexo 9
  4. Construindo uma equipe de auditores internos em segurança de alimentos
  5. Profissão auditor: competências, atributos e conduta pessoal

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Marco Túlio Bertolino<span class="bp-verified-badge"></span> Marco Túlio Bertolino
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FSSC 22000
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Zero NC: uma história bem (mal) contada

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Curupira, mula sem cabeça, saci pererê e Zero NC. É tudo folclore, gente. Não existe. Isso não significa que nossas crianças e nós, adultos, não tenhamos boas histórias para contar. Pelo contrário! Nosso folclore é riquíssimo… mas nossas lendas urbanas da Segurança de Alimentos também são. Para escrever este artigo, consultei a vasta obra de Câmara Cascudo, um dos maiores pesquisadores de nosso folclore, e conversei com muitos colegas consultores e auditores.

O que são empresas “padrão zero NC”?

Reza a lenda que há várias empresas “padrão zero NC”, com objetivo declarado em documentos da gestão e lideranças de topo que cobram este tipo de resultado (e aqui não vamos nem discutir se estas lideranças oferecem ou não as condições mínimas necessárias para a empresa “rodar” bem). O contraditório é que empresas “padrão zero NC” de verdade sabem que nunca serão. E nem querem! Empresas “padrão zero NC” fazem das não conformidades oportunidades de melhoria. Não se frustram e não contestam: agradecem e trabalham. Sabem que olhares criteriosos sempre trarão boas novidades e oxigenação para o sistema. E isto é ótimo!

Vivi o suficiente para confirmar esta lenda. Já vi Alta Direção que manda representante (e não participa) no dia da Análise Crítica com o objetivo de trazer uma única informação de volta: “quantas NC tomamos?”. Também já vi gestores do SGI ou da Segurança de Alimentos que discursam bem, contratam uma consultoria para “melhorar nossa Cultura e ajudar a gente com a Alta Direção”, mas fazem cocô nas calças quando pensam que podem levar uma (uma!) não conformidade na auditoria. Na verdade, temem por seus empregos, aceitam as regras do jogo e não sustentam o discurso. No meio do trabalho, faltando algumas semanas para a auditoria, não querem mais uma “Cultura”: querem pronto. Perdem a chance de aprender, de fazer e se apropriar, e exigem “um modelinho que você já usa”. Já vi consultorias baratinhas aceitarem e já vi coordenadores de ESA se submeterem. Ambos podem ser “demitidos”. Mas não fica só por aí: a lista de “demitidos” pode incluir o organismo certificador. Afinal, ninguém quer auditor chato.  A gente gosta mesmo de auditor bonzinho. Ultimamente, auditores “chatos” também vêm sendo “demitidos” ou vêm desistindo voluntariamente deste esquema. Admiro profundamente meus colegas que resistem com firmeza de propósito mas, neste ritmo, chegaremos ao dia em que um contrato será a fachada de um aluguel de carimbo e uma nova leva de “carimbadores de certificado” estará à solta, aposentando definitivamente os cheios de propósito.

Você Decide

Por fim, esta lenda acaba com dois finais nos quais Você Decide. Nenhum dos dois é fácil, mas seguramente apenas um deles nos traz paz.

O final 1 é o mais comum: você comemora a certificação por 11 meses. Faz propaganda, conta para todo mundo. Só não põe o logo na embalagem porque não pode. Um mês antes da manutenção você mobiliza todo mundo para “fazer os reparos no Sistema”. É neste momento que a gente pinta as paredes, regula as torneiras automáticas que deixaram de funcionar há seis meses, troca as lixeiras cujos pedais estavam quebrados e refaz a junção do forro nos pontos onde há vão. A gente também pede para “a empresa do controle de pragas” checar se está tudo bem, reforça os procedimentos com o porteiro (precisa pedir RG do visitante) e, para os mais ousados, vale aquela assinatura retroativa no treinamento da ESA. Nada inédito, já vimos tudo isso. No dia da auditoria, fogos espantam pombos enquanto o auditor não saiu do hotel e montamos um grupo do whatsapp para nos mantermos atualizados sobre os reparos de urgência: secar um piso molhado em uma área seca; sumir com um palete úmido e mofado que está em uso no almoxarifado; e até abotoar a camisa de motorista de caminhão com peito de Tony Ramos à mostra. Sim, amigos, já vimos de tudo. Dá muita emoção, mas já compartilhamos doses elevadas de Rivotril na véspera e já misturamos café com energético para preencher tratamentos de NC durante a madrugada “para ver se o auditor tira a NC”. Ao final, nos reenergizamos para mais um ciclo. Abraçamo-nos e soltamos balões (ou bexigas). Nunca vi, mas já soube até de banda de música logo após a recomendação (integrantes vestidos de soldadinhos de fanfarra esperavam atrás do palco do auditório com um trombone, dois pratos e uma espécie de corneta). Funciona bem. Trabalhamos um mês só e garantimos 12 meses de certificado. O auditor foi “gente boa”, conseguimos esconder muitas falhas e passamos com zero NC. Excelente padrão.

O final 2 é mais raro: a gente comemora discretamente porque sabe que nosso esforço foi premiado, mas não acaba ali. Sentimo-nos orgulhosos, mas não necessariamente eufóricos. Nem cogitamos colocar o logo na embalagem, mas fazemos uma carta bem escrita a nossos fornecedores e clientes. Passamos o ano inteeeeeeeiro fazendo melhorias. Cansa, mas já fica tudo “meio pronto” para quando o auditor chegar. Dá um friozinho na barriga, mas ok. Afinal, quem nunca? Diante de uma eventual não conformidade, arriscamos até pedir uma opinião ao auditor e mostramos evidências complementares: o importante é aprender. No final, meia dúzia de não conformidades. Às vezes, dez, com uma maior. Paciência. O ritmo de trabalho é constante e não pode parar. Precisamos entregar produtos seguros todos os dias.

Agora, caros leitores, é com vocês. Vocês podem usar os comentários para decidir o final da história que vocês protagonizam. Escreva “1” para final 1, e “2” para final 2.

***

De quebra também preparei um Guia Rápido do Folclore Brasileiro Aplicado ao Setor de Alimentos. Escolha sua empresa-personagem e divirta-se!

Empresa-Saci Pererê: É manca. Anda sempre dando saltos, mas vira e mexe, tropeça. É desastrada. Fica submissa ao auditor quando ele rouba sua carapuça, porque não consegue discutir nada tecnicamente com profundidade. É natural ter medo. “Pede fogo” aos consultores para acender seu cachimbo, porque não consegue fazer nada sozinha. Sua garrafa de cachaça é o certificado: basta mostrar um para ela, que ela vem correndo atrás.

Empresa-Mula Sem Cabeça: A tocha no lugar da cabeça representa os ânimos sempre exaltados nas vésperas da auditoria. As ferraduras de ouro e prata representam as “patadas” distribuídas aos montes pelas lideranças, que querem ver tudo pronto, sem fazer por onde. Esta empresa relincha muito alto quando consegue um certificado, mas imita o gemido humano, fingindo ser uma empresa “legal de se trabalhar”. Só aparece altas horas da madrugada, quando o auditor já está batendo à porta. Prefere as noites de quinta ou sexta-feira, quando tem lua cheia, porque à noite fica mais agradável para levar o auditor para jantar.

Empresa-Curupira: Tem os pés virados para trás e, sendo assim, mesmo quando avança, fica tudo torto e acaba confundindo os invasores: é muito difícil dar consultoria e auditar ali. É capaz de ressuscitar os animais: quando a gente menos espera, um diretor sumido aparece para pedir foco na auditoria. Vive na parte mais densa da floresta e suas documentações, incluindo os registros, são caóticas: não conseguimos encontrar nenhuma informação facilmente.

Empresa-Cuca: Vigia colaboradores que não cumprem ordens para praticar maldades com eles. Assim, todos ficam amedrontados e obedientes. Sua Cultura invade a mente das pessoas e passa a controlá-las. Uma empresa-Cuca pode ser tão ruim que só surge uma a cada mil anos. Ela cria receitas poderosas para passar na certificação e que podem enganar mesmo auditores mais experientes.

Empresa-Boitatá: Come os olhos dos auditores para que não vejam nada. Deixa um rastro de fogo que queima as evidências de não conformidades. Se um consultor tentar fazer um bom trabalho lá, ou fica cego ou fica louco.  Para se livrar de uma empresa-Boitatá, você tem que se fingir de morto.

Empresa-Boto Cor de Rosa: É muito sedutora. Promete condições de trabalho e carta branca, de forma que você se apaixona enlouquecidamente. Muitas delas aparecem sempre nos seus processos seletivos. Cuidado! A tendência é que o abandonem depois da contratação, sozinha (ou sozinho), para cuidar do SGSA, que é o fruto desta união. A empresa-Boto Cor de Rosa também seduz auditores, com o único objetivo de conseguir um certificado. Depois disso, podem abandonar o organismo certificador e trocar por outro “melhor” no próximo ciclo.

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Cristian Roque<span class="bp-verified-badge"></span> Cristian Roque
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Meu olhar,Normas de certificação
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Zero não conformidades ou olhos fechados? Eis a questão!

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Tenho recebido questionamentos constantes, por parte de gestores sérios de algumas empresas – que entendem o que é não conformidade e que ela leva a melhorias dos processos –  sobre o que acho da onda de postagens no LinkedIn de zero não conformidades (NC) em auditorias e resultados AA+ ou AA para uma das normas reconhecidas pela GFSI.  Esta reflexão me faz pensar se é possível fazer um trabalho de qualidade, avaliando bem todos os critérios da auditoria, fazendo um bom plano amostral, com sequência lógica em tão curto período de tempo do evento. Não é apenas “para inglês ver” ou um preenchimento de checklist/relatório?

Lembro de uma bela frase adaptada de Paul Gerard Hawken: “A boa auditoria é a arte de tornar as não conformidades tão interessantes que todos queiram ser parte das ações corretivas”. Como isso ficaria nestes casos?

Será a pressão gerada no sistema, para o auditor e para a equipe, a razão da condução para as comemorações que vemos explodir nas mídias sociais? É como não ser possível errar ou receber críticas, ter a obrigação pela perfeição. E aí se começa a negociação para NC virar oportunidade de melhoria (OM) ou uma NC Maior virar uma NC Menor. Sou bem crítica a Zero Não Conformidades! Acho bobagem uma empresa querer pautar seu sucesso pelo número de NC que recebe. Perdem a chance de melhorar de verdade, porque o que fazem pode ser esconder suas falhas conhecidas do auditor. Ainda mais que o processo é amostral… podem ter passado em algumas auditorias com determinado enfoque e depois vem algum outro olhar e aí a casa cai.

Por outro lado, tem-se escutado cada vez mais que a culpa é do auditor. Será que não estão existindo muitas falhas? Muitas “querências”, muita superficialidade e muito “ar condicionado”? Estariam entrando em um ciclo perigoso já visto: “Me engana que eu gosto”? Profissionais, reflitam!

A alta direção das empresas sempre se vangloria de passar nas auditorias com tanta tranquilidade, mesmo porque dedica-se pouco tempo para avaliar processos das áreas administrativas e todas as recomendações feitas pelas consultorias caem por terra.

O organismo certificador (OC), como parte interessada no Sistema de Gestão das empresas, também deve ser questionado, pois se o próprio OC define regras e tem várias necessidades, além do “negócio”, prazo de intervalo de auditoria interna e análise crítica, uso da logomarca, prazo para tratamento das NC e o uso de canais de apelação.

E quando alguém precisa do AA para ser promovido? Será que a cultura de segurança de alimentos tem esperança, mesmo neste ambiente de cultura nula? Claro que sim! E acredito que estamos sempre formando uma massa crítica que pode reagir a tudo isso, fazendo sentido, sendo bons pelo propósito.

Sugiro que a gente aprenda a lidar com todas estas variantes. Eu tenho encontrado muita gente que não quer mudar. E o “sistema” colabora com isso. Nosso desempenho pode melhorar muito. Anos fazendo só cumprimentos de requisitos e ensinando a passar na auditoria. Digo nós, como um todo, há algumas décadas. Importante reconhecer que erramos e aprender a forma certa. Até hoje há quem considere as certificações como um comércio de “selos”. É “fazer para parecer ser bom”. Já incentivamos, muitas vezes no passado e no presente, aos clientes selecionarem fornecedores com certificações como ISO 9001, ISO 22000, normas reconhecidas pela GFSI, etc. Isso fez com que a corrida pelo “selo” aumentasse e a certificação se tornasse um “diferencial”. Era mais fácil pedir que o OC cobrasse pelos processos do fornecedor durante a certificação do que as exigir que as empresas fizessem um trabalho mais aprofundado de seleção, com auditorias documentais e/ou em campo em seus fornecedores. E isso fomentou a ideia da certificação. E tenham certeza que as empresas certificadas, mesmo com estes questionamentos, são muito melhores do que a esmagadora maioria.

É bem triste isso. Vejo vários amigos que trabalham em indústria correndo semanas antes da auditoria ou de véspera “para colocar tudo em ordem” e ainda tiram sarro de mim, falando “você sabe como é, né? vocês são sempre bem enganados”. Na verdade, se enganam… e enganam a todos nós, os consumidores. Mas sabemos que existem “n” fatores atrelados ao desespero e práticas questionáveis durante este processo, porém devemos seguir firmes no nosso propósito e sempre seguir propondo soluções melhores do que as existentes hoje; que sejam viáveis de serem implementadas e que mitiguem os riscos, incluindo os de saúde pública, não apenas os do negócio (indústria de alimentos ou os elos da cadeia alimentar).

Temos um papel privilegiado como agente da mudança. Vamos ser influenciadores. Questionar certificadoras, os colegas auditores e os clientes. E porque não os recusar? Vejo muitas empresas “não querendo comprar briga” em caso de NC sem fundamento. Me lembra o caso do teste de gravidez para homens… acabam fazendo para não se aborrecer… Questionar não é para polemizar e sim para gerar reflexão.

E aí, caro leitor, você acha que a mentalidade de quem expõe “a felicidade e o sucesso” nas mídias sociais, usando as celebrações, os balões e os rojões, por passarem na auditoria com zero NC, mudou após este post?

3 min leituraTenho recebido questionamentos constantes, por parte de gestores sérios de algumas empresas – que entendem o que é não conformidade e que ela leva a melhorias dos processos –  sobre […]

Cíntia Malagutti<span class="bp-verified-badge"></span> Cíntia Malagutti
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Lançado no Brasil o Global Trusted Auditors, para valorizar e auxiliar o desenvolvimento da profissão de auditor

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A experiência dos profissionais do GTA – Global Trusted Auditors – mostra que nem sempre “querer é poder”, pois para se tornar um bom auditor não basta somente ter anos de experiência de trabalho na indústria de alimentos em áreas relacionadas à gestão, garantia ou controle da qualidade. Existe também a necessidade de capacitações complementares e, principalmente, o desenvolvimento de habilidades comportamentais para se dar bem nessa linda profissão.

As competências técnicas são facilmente quantificáveis e estão relacionadas com a formação acadêmica e ou técnica, experiência profissional, qualificação para se comunicar em outro idioma, conhecimento de ferramentas da qualidade, legislações ou a utilização de sistemas informatizados.

De difícil quantificação, as habilidades comportamentais, também conhecidas como ‘soft skills’, são aquelas que não colocamos em nossos currículos, são as aptidões mentais, emocionais e sociais que envolvem entre outras, a inteligência emocional.

Existem diversas ‘soft skills’, porém algumas extremamente relevantes em um processo de auditoria, como a ética, a capacidade de resolução de problemas, a colaboração, a comunicação eficaz, a capacidade de concentração, a capacidade de organização, a flexibilidade, a adaptabilidade, o pensamento crítico e a sociabilidade.

Adicionalmente, quando o auditor está liderando outros auditores, precisa de habilidades para trabalhar em equipe, como iniciativa, produtividade e liderança.

Existem até normas ISO que descrevem, entre outros temas, as regras requeridas de competência técnica e comportamental para auditores, como a ISO/TS 19011 e a 22003.

Nos últimos anos, os proprietários das normas ou ‘Scheme Owners’ (Ex: FSSC, BRCGS, IFS, SQFI, GlobalG.A.P, etc.) e mais recentemente a Iniciativa Global de Segurança de Alimentos (‘Global Food Safety Initiative’ – GFSI) vêm criando e implementando cada vez mais critérios relacionados com as competências mínimas para os auditores e regras para a manutenção das suas qualificações.

O aumento desses critérios para comprovar a formação acadêmica, treinamentos, exames em outros idiomas, quantidade de auditorias, sendo monitorados por outros profissionais capacitados é facilmente perceptível por quem é da área.

Não possuímos dados estatísticos, mas a experiência me permite dizer que mais da metade dos problemas de reclamações por parte dos auditados está relacionada a más condutas e comportamentos inadequados dos profissionais de auditoria durante o processo de execução das suas atividades.

O “aumento dessa régua” de exigências é de extrema importância para termos auditorias cada vez mais eficientes e agregar valor aos clientes, e com isso evitar essas insatisfações dos auditados.

Sabendo que as nossas responsabilidades como profissionais atuantes no setor da cadeia produtiva de alimentos são imensas, seja como auditor, instrutores de treinamento, professores ou consultores, já que precisamos assegurar a implementação ou a avaliação adequada de um sistema de gestão da qualidade e segurança de alimentos, o GTA – Global Trusted Auditors – tem como Missão:

– Valorizar a profissão de auditor pela experiência e pela qualidade do trabalho entregue para as partes interessadas;

– Ajudar no desenvolvimento da profissão;

– Contribuir de forma efetiva, sustentável e honesta para a saúde humana.

Além de ajudar os auditores a desenvolverem seu lado técnico e comportamental, o GTA (Global Trusted Auditors) também considera ser de extrema importância, a valorização financeira da profissão de auditor pelas partes interessadas que os contratam como prestadores de serviço.

Afinal, é possível contar nos dedos de uma mão os profissionais que dedicam 100% do seu tempo às auditorias e que não atuam em consultorias próprias ou de terceiros. Isso ocorre também devido à falta de uma compensação financeira justa versus o ritmo frenético desgastante dos deslocamentos até as empresas e o pouco tempo para dedicar-se às atividades pessoais e sociais.

Precisamos equilibrar melhor essa equação: a vida profissional, pessoal e financeira.

Existem diversos estudantes recém-formados, profissionais empreendedores da indústria ou consultores que desejam se tornar auditores líderes qualificados em alguma norma reconhecida pelo GFSI, mas que não sabem por onde começar.

É necessário ter uma preparação adequada desses novos potenciais auditores para que atendam todos os requisitos técnicos e comportamentais e sejam excelentes profissionais capazes de entregar auditorias mais eficientes, que agreguem valor aos clientes, com base na busca de evidências objetivas, focando o que realmente é mais importante e os perigos relevantes ao setor da cadeia produtiva auditado, considerando os riscos dos processos e os fundamentos científicos.

Caso você seja um auditor experiente ou em início de carreira ou profissional que ainda não é auditor, mas deseja investir nessa carreira, o GTA – Global Trusted Auditors – surge como uma nova opção para você se desenvolver e se manter atualizado através de treinamentos e troca de experiências. Venha nos conhecer!

 

Maurício Kamei

Presidente do GTA

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20 regras de ouro | O que FAZER e o que NÃO FAZER durante auditorias de segurança de alimentos

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Como vimos no post anterior sobre PROFISSÃO AUDITOR, a norma ISO 19011:2018, além de trazer as diretrizes para um processo de auditoria, também estabelece os requisitos essenciais para a competência e a avaliação de um auditor. Há algumas regras de ouro que devem ser seguidas com muita atenção para que a condução da auditoria e o processo tenha sucesso. Para isso o auditor deve adotar uma postura construtiva, colaborativa e profissional.

Abaixo compartilho as 20 regras de ouro: 10 Regras de Ouro do que FAZER durante auditorias e mais 10 Regras de Ouro do que NÃO FAZER durante as auditorias.

Leia com atenção e perceba como está a sua comunicação durante as suas Trilhas de Auditoria!!!

 10 REGRAS DE OURO: O que FAZER durante as auditorias

     1. PARE DE FALAR!

  • Se você está falando, você não pode ouvir!! Escute, escute, escute!
  1. PONHA O AUDITADO À VONTADE
  • Ajude a pessoa a se sentir livre para falar!
  1. MOSTRE AO AUDITADO QUE VOCÊ QUER OUVIR
  • Olhe e aja com interesse. Ouça e entenda ao invés de se opor.
  1. ELIMINE DISTRAÇÕES
  • Evite rabiscar, ficar batucando ou mexendo em papéis.
  1. CRIE EMPATIA COM O AUDITADO
  • Tente entender o ponto de vista do outro.
  1. SEJA PACIENTE
  • Dê tempo suficiente. Nunca interrompa o auditado, não aja prematuramente.
  1. CONTROLE SEU HUMOR
  • Uma pessoa zangada pode emitir conceitos errados.
  1. SEJA PRUDENTE NAS DISCUSSÕES E CRÍTICAS
  • O contrário põe a pessoa na defensiva ou a deixa zangada.
  1. FAÇA PERGUNTAS
  • Isso encoraja o auditado e mostra que você está ouvindo. Ajude-o a desenvolver outros pontos. Faça perguntas abertas e abrangentes.
  1. PARE DE FALAR
  • Este é o primeiro e último, pois outros guias dependem dele!

Agora que você já conheceu as 10 regrinhas de ouro do que FAZER durante as auditorias, confira as outras 10 regras do que NÃO FAZER durante a condução e execução de uma auditoria.

10 REGRAS DE OURO: O que NÃO FAZER durante as auditorias

  1. JULGAMENTO/ AVALIAÇÃO
  • Não julgue ou avalie antes de entender.
  1. INFERÊNCIAS NÃO CRÍTICAS
  • Não infira pensamentos, fatos ou ideias em adição àqueles afirmados.
  1. INFERÊNCIA PLURAL
  • Não atribua suas próprias ideias ao auditado.
  1. FALTA DE ATENÇÃO
  • Não deixe seus pensamentos se perderem ou sua atenção divagar. Cuidado! Foco no que é importante!
  1. ATITUDE
  • Não feche sua mente para os outros. Suas ideias devem aceitar novas ideias.
  1. AUDIÇÃO DESEJOSA
  • Não permita que os seus sentimentos pessoais regulem sua mente.
  1. SEMÂNTICA
  • Não interprete palavras e frases exceto se elas são interpretadas pelo auditado. Cuidado com os regionalismos. Respeite a cultura de cada organização e da região em que está inserida.
  1. CONVERSA EXCESSIVA
  • Não se torne apaixonado pelo som de sua voz ou tente impressionar as pessoas com discursos. Você está na cadeira de auditor, não na cadeira de professor – auditor.
  1. FALTA DE HUMILDADE
  • Não se considere melhor que os outros. Mente aberta a aprendizados sempre!
  1. MEDO
  • Não tenha medo de melhorar, corrigir ou mudar. O auditor também pode errar, tem suas fragilidades e vulnerabilidades. Seja bravo e corajoso!!!

A auditoria é um processo que verifica e valida se todas as atividades estão sendo bem desenvolvidas de acordo com os critérios estabelecidos. E você, AUDITOR, deve entender que é chave essencial na análise precisa e cuidadosa desse processo.

Essas Regras de Ouro devem ser seguidas para que evitemos problemas durante a condução da auditoria, caso contrário:

  • O auditado poderá não cooperar por qualquer motivo durante a execução do processo!
  • O auditado poderá se sentir injustiçado, declarando que o processo não foi justo, honesto.
  • Poderão surgir situações complicadas ou queixas do auditado referentes ao mau comportamento ou à má condução do auditor.
  • Durante as entrevistas das auditorias, o auditado poderá se sentir intimidado, apreensivo, nervoso, ameaçado e algumas vezes com raiva e se fechar quanto a novas solicitações.

Essas situações embaraçosas poderão deixar o auditor tenso e ele não conseguirá estar plenamente atento, relaxado e focado para assimilar todas as atitudes e informações importantes vindas do auditado durante sua condução.

Cuidado! Faça pausas, questione o “problema”, veja se ele está sendo mal interpretado ou pedante. No final, o auditado deve sentir que o processo foi justo e não se sentir ofendido com quaisquer atitudes do auditor.

Seja gentil, educado, amistoso e capaz de ouvir! A comunicação não deve ser agressiva, deve ser sem violência! Pratique a escuta ativa todo o tempo durante a condução do processo de auditoria. Quaisquer situações indesejadas devem ser controladas sem agressividade. Controle emocional é requisito fundamental nesse processo. Sorria! Tenha uma linguagem e uma conversa simples. O auditor deve ser sensível às necessidades. Empatia deve ser sua trilha de sucesso.

Agora que você conhece as 20 REGRAS de OURO, faça a sua autoavaliação e perceba onde você pode melhorar na próxima atuação como AUDITOR.

Gostou das dicas? Deixe seu comentário e não esqueça de compartilhar este artigo com quem mais possa se beneficiar das informações acima. Abraço e sucesso!

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Profissão auditor: competências, atributos e conduta pessoal

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A ISO 19011, além de trazer as diretrizes para um processo de auditoria, também estabelece os requisitos essenciais para a competência e a avaliação de um auditor.

É sempre bom lembrar que uma auditoria em uma organização é o caminho para a transparência, confiança e competitividade no mercado. O Auditor é chave importante e essencial na condução e avaliação da eficácia do sistema de gestão. Não apenas valida o cumprimento das normas e leis vigentes, mas também audita a melhoria da qualidade dos produtos, dos serviços, processos e controles da organização.

Para o sucesso dessa condução é necessário que o auditor adote uma postura construtiva, colaborativa, prática e profissional.

Segundo a ISO 19011, um auditor deve possuir Atributos, Competências e Conduta Pessoal necessárias para realizar uma auditoria. São elas:

  • Ético – valor, moral e verdadeiro;
  • Mindset de crescimento – Uma mente aberta que aceita novas ideias;
  • Diplomático – capaz de lidar com todo tipo de perfis de pessoas;
  • Observador – ver o que ninguém vê ou o que não se deseja que seja visto;
  • Perceptivo – perceber o que está a sua volta. Um olhar apreciativo;
  • Versátil – ser adaptável e flexível às diversas situações ou condições;
  • Tenaz – capaz de focar o objetivo sem desvios;
  • Decisivo – capaz de chegar à conclusão dentro do tempo proposto;
  • Autoconfiante – ser independente de suas ações, seguro;
  • Aberto a melhorias – ser capaz de retirar aprendizados em qualquer situação;
  • Empático a outras culturas – respeitar a cultura do auditado;
  • Colaborativo – realizar suas atividades incluindo e interagindo com os outros.

Convém que a competência seja avaliada periodicamente por meio de um processo que considere o comportamento pessoal e a capacidade quanto à sua competência e conduta. Os auditores devem possuir atributos e habilidades para atender os resultados pretendidos, bem como conhecimento e habilidades genéricos do sistema de gestão e competência em múltiplas disciplinas e alguns setores específicos.

Os critérios podem ser desde qualitativos (como ter demonstrado comportamento, conhecimento ou desempenho desejável das habilidades em treinamento) quanto quantitativos (como os anos de experiência de trabalho, educação e número de auditorias já conduzidas).

Para a avaliação de auditores, devemos seguir um processo de avaliação mista, analisando não somente por um método, e sim pela combinação de métodos que assegurem um resultado objetivo, coerente, justo e confiável.

Podemos listar alguns métodos, objetivos e exemplos de avaliação de auditores. São eles:

Análise Crítica dos Registros: Verificar a formação do profissional do auditor (treinamentos realizados, vivência profissional e experiência em auditar).

Feedbacks: Fornecer informação sobre como o desempenho do auditado é percebido (uso de pesquisas, questionários, referências pessoais, reclamações, avaliação de desempenho e análise crítica de pares).

Entrevistas: Avaliar o comportamento profissional e a habilidade de comunicação desejados para verificar a informação e testar conhecimentos para adquirir informação adicional (entrevista pessoal).

Observação: Avaliar o comportamento profissional desejado e a capacidade para aplicar conhecimento e habilidades (desempenho de funções e desempenho no trabalho).

Teste: Avaliar o comportamento, conhecimento e habilidades desejados e sua aplicação (exames orais, escritos).

Análise Crítica pós Auditoria: Fornecer informações sobre o desempenho do auditor durante as atividades de auditoria, identificar forças e oportunidades para auditoria (análise crítica do relatório de auditoria, entrevistas com o líder e a equipe da auditoria, feedbacks do auditado).

Os auditores devem ter conhecimentos e habilidades necessárias tanto gerais quando específicos:  isso irá contribuir para o seu melhor desempenho e resultado na auditoria.

Conhecimentos gerais e habilidades traçados:

  • Os conhecimentos sobre os princípios de auditoria, procedimentos e métodos vão assegurar que as auditorias sejam realizadas de maneira consistente e sistemática.
  • Os conhecimentos sobre o Sistema de gestão e os documentos de referência irão dar mais confiança na compreensão do escopo da auditoria e aplicação dos critérios de auditorias.
  • Auditores que tem muito claro o entendimento do contexto organizacional da empresa compreendem a estrutura do auditado, bem como suas práticas e gestão do negócio.
  • Os conhecimentos dos requisitos legais, contratuais aplicáveis e outros permitem que aos auditores trabalhem em atendimento aos requisitos legais e contratuais das organizações.

Com os conhecimentos e habilidades específicos, os auditores:

  • Devem ter conhecimento específico no setor que irão auditar.
  • Ter conhecimento específico dos requisitos legais para o setor, possibilitando um conhecimento aprofundado dos deveres do auditado.
  • Ter conhecimentos sobre inovação, melhoria contínua.
  • Conhecimentos sobre o processo produtivo e métodos necessários que permitam ao auditor examinar o sistema de gestão, gerando suas conclusões e constatações.
  • Conhecimento específico sobre a natureza de operações ou local de trabalho que será auditado, permitindo uma avaliação objetiva dos processos, produtos, bens ou serviços que serão auditados.
  • Conhecimento de gestão de riscos, métodos e técnicas para o setor auditado, permitindo avaliar e controlar os riscos associados ao programa de auditoria.

A auditoria é um processo que verifica e valida se todas as atividades estão sendo bem desenvolvidas de acordo com os critérios estabelecidos. E você, AUDITOR, é chave essencial na promoção dessa análise precisa e cuidadosa.

Agora que você já sabe tudo sobre a PROFISSÃO AUDITOR, responda: quais das habilidades, conhecimentos e comportamentos listados e comentados acima você já possui e quais ainda precisa desenvolver?

Deixe seu comentário abaixo e não se esqueça de compartilhar este artigo com quem mais possa se beneficiar das informações acima. Abraço e sucesso!!

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Auditorias de Segurança de Alimentos e a Cultura do Desafio – Parte 2

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Lembram que há algum tempo eu trouxe o tema de “cultura de desafio” aqui no blog? Se você não viu, leia aqui.

Esse é um assunto relativamente novo, mas de extrema importância – os tempos estão mudando e as auditorias e certificações não podem continuar sendo, essencialmente, uma “sequência linear”, “cara-crachá”. Além de ser essencial resgatar o propósito principal de uma auditoria/certificação, temos também que evoluir e mudar a nossa mentalidade quanto ao assunto.

Você pode achar que o tema é enfadonho e se aplica apenas ao organismo certificador, certo? ERRADO! Releia o primeiro post desta série – vale para todo mundo: auditores internos, externos e futuros auditores!

Dando continuidade, então, vamos falar sobre o que é necessário para construir uma cultura de desafio nas empresas: 

– Pessoas (auditores internos externos) com julgamento técnico para oferecer desafios significativos;

– Crenças compartilhadas de que a organização apoiará seu pessoal (auditores internos) ou certificadoras (auditores externos) no exercício desse desafio;

– Uma estrutura de alinhamento que reconhece e recompensa os funcionários que desafiam (internamente);

– Processos que normalizam a prática, até então desconfortável, de desafio.

Estes elementos não são alternativas entre si; em vez disso, eles constroem e reforçam uns aos outros. Sem todos os quatro, é improvável que uma empresa seja capaz de sustentar uma cultura próspera de desafios. Por exemplo: é inútil atrair e orientar pessoas com “habilidade técnica para desafiar”, sem criar um ambiente que forneça “cobertura” para tal desafio; e é fútil esperar que os auditores desafiem a gestão se o gerente da planta não encoraja e valoriza tal desafio.

Uma cultura de desafio não é algo que a liderança da empresa pode simplesmente impor por meio de slogans vigorosos em quadros de gestão ou manuais. Pessoas em todos os níveis da organização devem vivenciar isso todos os dias para que seja real. Organizações altamente eficazes são aquelas que criam um espaço seguro para questionar, sem permitir que o “seguro” se transforme em “aconchegante” ou o questionamento se transforme em conflito.

Sim, porque a principal preocupação é que uma cultura de desafio se transforme em uma cultura de conflito. O objetivo, então, para qualquer organização que desenvolva crenças compartilhadas em torno de uma cultura de desafio, é caminhar na linha entre encorajar altos padrões de avaliação e semear uma empatia profunda – ou seja: enquanto a auditoria externa e/ou interna for somente para cumprir requisito ou exigência de cliente e o real valor desse processo não for percebido, dificilmente teremos os padrões altos e robustos de avaliação.

E, por fim: implementar e incentivar uma cultura de desafio não exime a empresa de cumprir os requisitos da norma de certificação, por mais básicos que eles sejam. Muitas empresas, com a aparente cultura de desafio, não aceitam não conformidades menores, pois “elas não agregam ao sistema de gestão da empresa”.

Fazer o básico é tão desafiante quanto fazer o melhor!

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Auditorias de Segurança de Alimentos e a Cultura do Desafio – Parte 1

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Qual o papel do auditor e das normas de certificação de segurança de alimentos para a sua empresa?

Essa é uma pergunta que vira e mexe vem à tona e o que me motivou a escrever este artigo foi o fato de no último mês receber dois questionamentos complementares a respeito disso.

Na primeira oportunidade, fui questionada sobre a responsabilidade do auditor perante às auditorias de segurança de alimentos: deve o auditor apenas “checar” as evidências ou deve o auditor “desafiar” a empresa no que diz respeito à segurança de alimentos?

Na segunda oportunidade, a empresa me relatou ter passado por uma auditoria de sistema de gestão da qualidade na qual o auditor, ao término do processo, mandou o formulário de não conformidades já com as ações corretivas estabelecidas. Ou seja, o próprio auditor determinou o que a empresa deveria fazer!

É importante partir do início: existe uma norma ISO que fornece orientações para a realização de auditorias dos sistemas de gestão – a ISO 19011:2018 (Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão). Essa norma está estruturada da seguinte forma:

– Escopo;

– Referências Normativas;

– Termos e Definições;

– Princípios de Auditoria;

– Gerenciando um Programa de Auditoria;

– Executando uma Auditoria;

– Competência e Avaliação de Auditores.

Se olharmos apenas para o capítulo 4, Princípios de Auditoria, já teremos as respostas para os dois questionamentos iniciais. São 7 princípios fundamentais e destaco aqui 2 princípios que devemos avaliar:

  • Independência: “A base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões da auditoria: os auditores devem ser independentes da atividade sendo auditada, sempre que praticável, e devem em todos os casos atuar de uma forma livre de preconceitos e conflito de interesses”. Como um auditor que estabelece as ações corretivas no lugar do cliente pode afirmar cumprir com o princípio de independência? Afinal, ele é o auditor ou um consultor da empresa?
  • Abordagem baseada em risco: “Uma abordagem de auditoria que considera riscos e oportunidades: a abordagem baseada em risco deve influenciar substancialmente o planejar, conduzir e relatar as auditorias, a fim de garantir que as auditorias sejam focadas em questões que são significativas para o cliente de auditoria e para alcançar os objetivos do programa de auditoria”.

É fato que houve uma grande mudança nos últimos anos – a própria ISO mudou sua abordagem trazendo o conceito de mentalidade de risco e foi justamente por isso que a abordagem baseada em risco também foi introduzida na ISO 19011 como um princípio de auditoria. Ou seja, no processo de auditoria, o papel do auditor deixa de ser um mero verificador e passa a ter um sentido mais amplo, de contribuir ativamente com o sistema de gestão da empresa e aspectos de melhoria contínua.

Infelizmente, auditores ainda são tímidos em desafiar as empresas de maneira adequada e lutam para “desafiar suficientemente a gestão”. Isso porque as empresas tendem a se incomodar bastante quando os auditores desafiam seus processos e sistemas e resumem isso como inferência do auditor.

Tenho que dizer que inferência é algo completamente diferente de desafio – aceitem o fato de que chegar a uma conclusão de auditoria é um exercício de inferência que envolve julgamento considerável. Por isso, é muito importante que todos os aspectos da conclusão sejam sustentados por achados baseados em evidências objetivas relacionadas aos critérios de auditoria. Dito isso, “boas” empresas respeitarão um auditor que desafia, porque elas veem o valor de longo prazo de tal desafio. Mas a auditoria não é apenas para “boas” empresas; a dura realidade é que existem mais empresas “ruins” do que todos nós gostaríamos de acreditar. Na verdade, se houvesse mais “boas” empresas, os organismos certificadores já teriam uma cultura próspera de desafio, porque esse seria o equilíbrio do mercado.

É fundamental que os organismos de certificação incentivem e permitam que seus profissionais de auditoria exerçam essa mentalidade questionadora. Cultivar tal ambiente – uma “cultura de desafio” – é uma das principais responsabilidades dos organismos de certificação – e não apenas dos organismos de certificação: pense nesse assunto sob a ótica da equipe dos auditores internos da sua empresa. Por sua vez, é de suma importância que as empresas reflitam se as auditorias externas (e até mesmo as internas) fazem algum sentido para elas ou é apenas uma rotina chata a ser cumprida. Empresas que apenas cumprem agenda dificilmente aceitarão a cultura de desafio pois isso as forçaria a saírem de suas zonas de conforto.

Em um próximo post falaremos mais sobre a “cultura de desafio” e os princípios que a norteiam, combinado?

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Tradução sobre auditorias remotas e a FSSC 22000: Adendo

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A última semana foi movimentada no site da FSSC 22000, no que se refere à publicação de documentos sobre nova modalidade de auditorias remotas. Com isso, os voluntários do Blog Food Safety Brazil agilizaram seus trabalhos para trazer mais uma vez em primeira mão a tradução deste material de extrema importância nos novos tempos das organizações certificadas.

No post anterior, trouxemos o Anexo 9 do Esquema, o qual dita as regras para o uso de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC ou ICT) nas auditorias com abordagem combinada remota e in loco, reconhecidas pelo GFSI.

Hoje compartilhamos com vocês a tradução do recém-publicado Adendo sobre auditorias 100% remotas, uma nova opção voluntária de modalidade de auditoria da FSSC 22000, que pode ser realizada quando o acesso às instalações da organização não é possível devido a um evento sério, a qual deve ser baseada em uma análise de risco e com acordo mútuo entre a organização e o organismo de certificação.

Vale ressaltar, conforme já comentamos aqui e aqui, que esta opção é acreditada, porém não é reconhecida pelo GFSI, podendo ser interessante diante de um evento de crise com impossibilidade de acesso de auditores à organização, caso não haja uma exigência interna ou de clientes por este reconhecimento.

O documento traz requisitos sobre a condução das auditorias 100% remotas, incluindo informações sobre a análise preliminar de risco e um detalhamento completo de como deve ser elaborado e conduzido o plano de auditoria. Também traz regras para a gestão de não conformidades, bem como a execução do relatório e decisão da certificação nesta nova modalidade. Atenção também deve ser dada à aplicabilidade deste método de auditoria, uma vez que este não pode ser executado em todas as fases da certificação.

Sendo esta uma nova opção lançada pela FSSC 22000 para suprir as necessidades geradas pela crise sanitária global que estamos passando e possíveis eventos futuros, sugerimos fortemente a leitura deste documento!

Acesse o documento  aqui. 

Giulianna San Giacomo Simões, engenheira de alimentos, consultora em segurança dos alimentos

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Tradução sobre auditorias remotas e a FSSC 22000: Anexo 9

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Na última semana, o Esquema de Certificação FSSC 22000 publicou seu 9º Anexo, desta vez formalizando e trazendo requisitos para o uso de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC, ou a sigla em inglês ICT) nos processos de auditorias por parte dos Organismos de Certificação. O Blog Food Safety Brazil traz a vocês a tradução deste documento e sugere fortemente a leitura, já que agora estão ditadas as regras para as auditorias da “nova era”!

Já apresentamos aqui algumas informações que devemos ter em mente ao definir a modalidade de auditoria a ser adotada diante de um evento grave, que no contexto atual, é a pandemia, sendo que muitas fábricas vetaram o recebimento de pessoas externas por medidas de segurança.

Vale reforçar que a modalidade de auditoria 100% remota não é reconhecida pelo GFSI. Já a combinação de auditorias remota e in loco, cujas regras são estabelecidas por este Anexo, é totalmente permitida e reconhecida pelo GFSI, contanto que se cumpram os requisitos.

O documento contém informações importantes referentes à aplicabilidade deste tipo de auditoria, ou seja, quais estágios da certificação podem ser auditados por esta modalidade e quais partes do esquema e componentes da Norma podem ser verificados remotamente ou in loco. Além disso, estão agora especificados os tempos mínimos necessários e as condições para a divisão do tempo de auditoria entre as partes remota e in loco.

O Anexo 9 também descreve as regras referentes à gestão de não conformidades da auditoria, elaboração do relatório e também os requisitos para a equipe de auditores, incluindo testemunhas e especialistas.

É importante ressaltar que além dos requisitos trazidos por este Anexo, ainda é citada a necessidade de cumprimento do documento IAF MD4:2018, que define as regras que os organismos de certificação e seus auditores devem seguir para garantir que as TIC sejam utilizadas para otimizar a eficiência e a eficácia da auditoria/avaliação, ao mesmo tempo que apoiam e mantêm a integridade do processo de auditoria.

Boa leitura e não se esqueçam de deixar seus comentários!

Para acessar o documento, clique aqui.

Giulianna San Giacomo Simões, engenheira de alimentos, consultora em segurança dos alimentos

2 min leituraNa última semana, o Esquema de Certificação FSSC 22000 publicou seu 9º Anexo, desta vez formalizando e trazendo requisitos para o uso de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC, ou […]

Convidados<span class="bp-verified-badge"></span> Convidados
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FSSC 22000
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Auditorias 100% remotas – TUDO o que você precisa saber!

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O FSSC publicou hoje em seu site a opção de auditorias 100% remotas. Falamos disso na semana passada e, se você não viu, clique aqui.

BRC e FSSC se alinharam e passaram a aceitar as auditorias 100% remotas, com o uso de Tecnologia da Informação e Comunicação (ITC) adequada, quando as instalações da organização certificada não puderem ser acessadas como resultado de um evento grave.

O que você precisa saber:

  • As auditorias 100% remotas não são reconhecidas pelo GFSI (ao passo que as auditorias parcialmente remotas são) – esse é um aspecto muito importante porque normalmente as empresas querem um processo de auditoria/certificação reconhecido pelo GFSI ou, muitas vezes, essa exigência é estabelecida por um cliente;
  • As auditorias 100% remotas são aplicáveis apenas às empresas já certificadas, ou seja, auditorias de manutenção ou recertificação;
  • Uma avaliação de risco deve ser conduzida pelo organismo certificador para determinar o impacto do evento grave no status de certificação atual da organização certificada. A opção de auditoria remota completa só pode ser utilizada quando o risco de manutenção da certificação é determinado como baixo, baseado na maturidade e histórico do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos;
  • Para que a empresa possa receber um processo 100% remoto ela deve ter os meios de comunicação adequados – isso significa possuir uma conexão de internet boa e estável; ter pessoas disponíveis para responder ao processo, ter arquivos eletrônicos, permitir o acesso do auditor a todas as instalações fabris através de vídeos em tempo real, entre outros aspectos – ou seja, o organismo certificador deve realizar uma avaliação de viabilidade para determinar, em conjunto com a organização certificada, se uma auditoria remota completa é uma opção viável e se os objetivos completos da auditoria poderão ser alcançados. Veja os requisitos de ITC aqui.

Importante também mencionar que a Norma aconselha os organismos certificadores a obter informações de apoio da organização certificada antes da auditoria para auxiliar no processo de planejamento da auditoria. Exemplos de tais informações podem incluir: um mapa do site, diagramas de fluxo, visão geral de PPROs / CCPs, quaisquer padrões de mudança específicos, bem como qualquer processo, produção ou mudanças significativas ocasionadas como resultado do evento sério. Esse é um aspecto importante porque durante a pandemia, com as auditorias parcialmente remotas, foi observado que algumas empresas ficaram receosas de mandar informações com antecedência supondo que assim o processo de auditoria “começaria antes do previsto” ou “o auditor teria mais tempo para avaliar os documentos”. Observem que isso não é uma decisão unicamente do organismo certificador.

E, por fim, a dúvida mais comum, cuja resposta é esperada por todos e ficou pendente no post da semana passada: como saber se a certificação de uma determinada empresa é reconhecida ou não pelo GFSI? O certificado fará referência à “Auditoria Remota Completa” – com isso ficará fácil identificar, baseado nas regras. Para ler a publicação completa, acesse o documento do FSSC aqui. 

2 min leituraO FSSC publicou hoje em seu site a opção de auditorias 100% remotas. Falamos disso na semana passada e, se você não viu, clique aqui. BRC e FSSC se alinharam […]

Virgínia Mendonça<span class="bp-verified-badge"></span> Virgínia Mendonça
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Normas de certificação
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Classificação de Não Conformidades em auditorias pela norma BRCGS

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Em uma reunião de abertura de auditoria de certificação, sempre escutamos o auditor nos explicando como será conduzida a auditoria, e uma das pautas da reunião são as temidas não conformidades. Neste momento ficamos todos atentos para não perder uma palavra que será dita, afinal de contas trabalhamos duro para o tão chegado dia. Quem é certificado pela norma BRCGS pode ficar tranquilo, nós vamos facilitar a vida de vocês com este post.

Na norma BRCGS existem três níveis para classificar as não conformidades:

Crítica: Onde há uma falha “crítica” no cumprimento de uma questão de segurança de alimentos ou legal.

Maior: Quando houver uma falha “substancial” em atender aos requisitos de ‘declaração de intenções’ ou qualquer cláusula da norma, ou se for identificada uma situação que levantaria, com base nas evidências objetivas disponíveis, dúvidas significativas quanto à conformidade do produto a ser fornecido.

Menor: Quando uma cláusula não foi totalmente atendida, mas com base em evidências objetivas, a conformidade do produto não é duvidosa.

O objetivo da auditoria é fornecer uma reflexão verdadeira do padrão da operação e do nível de conformidade em relação à norma Global de Segurança de Alimentos. Deve-se, portanto, considerar a possibilidade de conceder uma única não conformidade maior quando forem levantadas repetidas não conformidades menores contra uma cláusula específica da norma.

O agrupamento de um número significativo de não conformidades menores contra uma cláusula e o registro como uma não conformidade menor única não é permitido. O organismo de certificação deve justificar um número alto (mais de 20) de não conformidades menores, onde não mais do que uma não conformidade maior é dada. Isto deve ser detalhado no relatório de auditoria.

Muito importante saber que não conformidades críticas ou uma combinação de não conformidades pode resultar em uma não certificação!

Em algumas circunstâncias, o número ou gravidade das não conformidades encontradas na auditoria impede que a organização seja certificada após a realização de uma auditoria. Este será o caso nas seguintes circunstâncias:

  • Se uma não conformidade crítica for detectada e/ou;
  • Se for detectada uma não conformidade maior em relação à declaração de intenção de uma cláusula fundamental (requisito fundamental);
  • Se a quantidade ou tipo de não conformidades ultrapassar o limite para certificação, conforme tabela a seguir.

RESUMO DOS CRITÉRIOS DE GRADUAÇÃO, AÇÃO NECESSÁRIA E FREQUÊNCIA DE AUDITORIA

Conforme exposto na tabela, se uma organização auditada receber uma ou mais não conformidades críticas não pode ser certificada e deve passar por um processo de re-auditoria, ou seja, uma auditoria completa de certificação deve ser repetida.

Quer saber mais sobre a certificação BRCGS? Temos uma seção exclusiva que traz diversos posts sobre ela. Confira!

Referência:

  • Norma BRCGS Food Versão 8

2 min leituraEm uma reunião de abertura de auditoria de certificação, sempre escutamos o auditor nos explicando como será conduzida a auditoria, e uma das pautas da reunião são as temidas não […]

Nealina Vieitez<span class="bp-verified-badge"></span> Nealina Vieitez
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Normas de certificação
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Inteligência emocional em auditorias de Segurança de Alimentos

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Auditorias não deveriam ser um processo tenso para os envolvidos. Porém, por mais que se tente evitar, isto pode ocorrer, entre outros motivos, porque o auditado, por mais que se diga o contrário, sente-se avaliado, e da mesma forma, o auditor sente-se pressionado.

As equipes multidisciplinares que desenvolveram e implementaram um SGSA (Sistema de Gestão em Segurança dos Alimentos), com todo esforço requerido para implantar BPF, para dar credibilidade técnica aos planos de HACCP, fazer validações de PCCs e PPROs, para criar uma cultura voltada à Segurança dos Alimentos, têm na auditoria um momento clímax de avaliação de seus trabalhos. Muito por isso, o apontamento de fragilidades ou de não conformidades gera frustrações, e aí confunde-se um resultado de caráter profissional com sentimentos pessoais.

E claro, por outro lado, os que não estão familiarizados em auditar talvez não imaginem, mas o auditor também sente-se sob pressão, uma vez que está fora da sua zona de conforto, numa empresa onde ele não conhece todos os “atores” envolvidos, não domina plenamente todos os processos e depende da cooperação de um grupo que pode não ser o mais simpático, atencioso e aberto. Além disso, ele tem muito pouco tempo para avaliar muita informação e sem a chance de errar, sabendo que tem que emitir um parecer conclusivo ao final da auditoria, e por isso, sabe que cada passo que dará estará sendo avaliado e cada frase que emitir estará sendo julgada.

Por isso, auditor e auditado estão num cenário que naturalmente pode ser um gerador de stress emocional, e sabemos que o ser humano exposto a tal situação fica no mínimo desconfortável, ou digamos, “à flor da pele”, e isso é capaz de alterar as emoções e de gerar reações que não seriam observadas numa situação cotidiana nas CNTP.

Somado a isto, tem-se o temperamento natural de cada um, e aqui podem então ser adicionadas as armadilhas e até mesmo as autossabotagens, o que cada um responde, a forma como responde, os gestos faciais, a entonação da voz, a simpatia e a antipatia entre os envolvidos, tudo são elementos que podem desencadear situações conflitantes.

Excesso de orgulho ou prepotência de ambos os lados podem ser fatais, por isso ambos devem acordar previamente a condução da auditoria em sua abertura, quando se expõem todas as regras que serão utilizadas na auditoria, incluindo escopo, critérios de definição de não conformidades, como será a condução, o que se pretende observar, o que se espera dos auditados, e sempre com tom de cordialidade profissional.

Comece bem o “relacionamento” neste momento

A regra geral, ou ideal, é que se evitem ao máximo emoções durante uma auditoria, emoções de qualquer tipo, o que é fácil falar, e, claro, difícil de pôr em prática, pois somos seres humanos e não um robô ou o senhor Spock, um alienígena Vulcano do seriado Star Trek, totalmente provido de lógica e com controle absoluto sobre suas emoções.

É evidente que sempre haverá algum fator emocional, mas temos que nos esforçar para seu controle e contenção, e até mesmo na linguagem oral e escrita devemos evitar emoções e o uso de adjetivos ou adjuntos adverbiais de intensidade ou palavras e expressões que denotem juízo de valor ou julgamento pessoal.

Qualquer informação a mais, especialmente acompanhada de exclamações ou com uso de hipérboles pode gerar muita confusão e contestação, pois não é incomum nas práticas de auditoria situações que configurem verdadeiros embates porque o auditor resolveu adjetivar constatações.

Lembre-se de que a linguagem do auditor é técnica e simples, do tipo “conforme” ou “não conforme”: a prática apresentada atende o requisito” ou “a prática apresentada não atende o requisito”.

Cuidado com excesso de expressões ou uma figuração muito teatral que possa ser mal interpretada, pois muitos dos problemas em auditorias são gerados não pelo que se fala, mas pela forma com que se fala.

Entre demonstrações de boas e más emoções, opte por emoção nenhuma. Mas o pior da emoção na auditoria é quando o auditor se deixa envolver com as constatações, faz caras e bocas, ficando irritado quando o auditado não sabe responder satisfatoriamente, quando a evidência demora para aparecer, ou quando a não conformidade é constatada.

Evite, portanto, palavras que gerem debates infrutíferos de juízo de valor ou emoção durante a auditoria

Por vezes, o auditor até não fica irritado, mas demonstra tristeza ou angústia, ou, ao contrário, deixa transparecer aquele sorriso de canto de boca de satisfação ao detectar uma não conformidade, o que é péssimo para todo o processo de auditoria, pois ele passa a transparecer como um “inimigo” que busca apontar problemas, e não um agregador que buscar avaliar um sistema de gestão.

Todas estas reações estão erradas ou na hora errada, afinal, o auditor não deve se envolver emocionalmente e muito menos deixar transparecer tais emoções. Um auditor profissional sabe que a emoção não faz parte da auditoria e que a conformidade e a não conformidade fazem parte da atividade rotineira, do processo natural de se auditar organizações.

Há inclusive casos piores que podem ser relatados como postura inadequada do auditor, brincadeiras fora de hora, piadinhas feitas com as próprias evidências ou com não conformidades, ironia com o auditado ou mesmo entonações que tem um viés de querer humilhar o auditado, menosprezar ou denegrir a organização auditada.

Concluindo, procure concentrar-se ao máximo, evite distrações, foque a parte técnica da auditoria: BPF, CIP, HACCP, Políticas de Vidros e Plásticos Rígidos, de alergênicos, calibrações, competências e treinamentos, elementos de gestão da norma que estiver sendo referenciada, etc.

Contudo, mesmo que o auditor tenha tomado todo o cuidado durante a fase de preparação para a auditoria, mesmo que se apresente de forma amistosa na reunião de abertura e adote uma postura colaborativa, por vezes, torna-se inevitável a situação de conflito durante uma auditoria.

O conflito pode ocorrer por diferentes motivos, desde questões de divergências simplesmente técnicas, até mesmo por questões do que chamamos de contra-auditoria, que é quando o auditado, por algum motivo, adota ações para atrasar, atrapalhar ou até mesmo impedir o bom andamento da auditoria.

Mesmo que declaradamente o auditado esteja praticando uma contra-auditoria, o auditor deve manter a postura profissional e o controle emocional e não reagir.

Nunca se esqueça de que você, como auditor, é um profissional desempenhando o seu trabalho e a outra pessoa sendo auditada também é. Portanto, não é uma questão de cunho pessoal, não encare desta forma, e como já dito anteriormente, e nunca é demais repetir, não se permita dominar pelas emoções.

A regra geral que você como auditor deve ter em mente é que nunca se deve reagir a uma provocação, ironia, contestação ou ataque de qualquer natureza

Em embates mais ferrenhos, uma saída diplomática caso ocorram situações em que a entrevista ou busca de evidência se tornar insustentável com uma pessoa sendo auditada, é o auditor optar por parar a entrevista e buscar o representante da empresa e/ou o auditor líder (se não for você) e comunicar sem emoção e de forma técnica o ocorrido. Nestes casos, muitas vezes, deve-se substituir o entrevistado/auditado por outro mais “colaborativo”. Mas há relatos em que os ânimos afloraram a ponto de uma auditoria precisar ser interrompida.

Jamais como auditor entre numa discussão, bata boca ou altere o tom de voz com o auditado.

Muito menos, fale algo que possa parecer de alguma forma um tom de ameaça quanto ao resultado da auditoria!

Lembre que auditorias devem se basear nos requisitos da norma auditada (FSSC 22000, BRC, IFS Food, SQF, etc), nas ações concretas efetuadas pelas empresas, nos planejamentos e medidas de controle elaborados e nas legislações sobre segurança de alimentos aplicáveis, mas nunca naquilo que o auditor “acha”, pois não cabem opiniões pessoais ou mesmo provenientes de experiências profissionais, cabe apenas a análise e julgamento se algo está conforme ou não conforme com os critérios adotados pela organização, escopo e referenciais normativos estabelecidos. Ter isso claro e sempre em mente evita uma série de problemas.

Se surgir alguma emoção, o que é natural, pois você não é o Spock, não se desespere, controle-se e sob nenhuma hipótese deixe transparecer ou permita que a mesma afete sua capacidade de julgamento, e baseado em fatos e dados, demonstre ao auditado as evidências que possui ou a lógica de suas constatações, sempre em tom calmo, tranquilo e explicativo.

Um bom auditor, ao adquirir competências para execução de suas atividades, não se prepara apenas tecnicamente, mas também emocionalmente. Ele desenvolve, portanto, a chamada inteligência emocional, para que assim possa ser assertivo e justo, fazendo auditorias completas, pertinentes e eficazes.

Se desejar ler um pouco mais sobre este tema, sugiro o artigo Dicas para que auditado e auditor se comportem como damas ou cavalheiros .

 

Referências:

  • BERTOLINO, M. T. & COUTO, Marcello. Sistemas de Gestão Integrados: ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001, com foco em resultados, Ed. Qualitymark, 2018;
  • BERTOLINO, M. T. Gerenciamento da Qualidade na Indústria Alimentícia: Ênfase em Segurança dos Alimentos, Ed. ARTMED, 2010.

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Marco Túlio Bertolino<span class="bp-verified-badge"></span> Marco Túlio Bertolino
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A importância da competência do auditor na condução da segurança de alimentos

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No IV Workshop Food Safety Brazil na Prática, no dia 19/09/19, a palestrante Rubiana Enz iniciou contextualizando que nos últimos 10 anos, foram dados passos inovadores que revolucionaram a forma como a certificação de terceira parte é realizada – não apenas por parte dos próprios organismos de certificação, mas de vários grupos de interesse em todo o setor de alimentos, incluindo fabricantes, varejistas, governos locais e a Organização Internacional para Normalização (ISO) e organismos como a Global Food Safety Initiative (GFSI), que, juntamente com a ISO, conciliaram o número de normas e esquemas disponíveis – uma iniciativa que promoveu uma série de eficiências relativas à auditoria, benchmarking e custos. A versão 7.2 GFSI melhora a competência dos auditores de programas de certificação reconhecidos pelo GFSI com exame com requisitos de análises comparativas com habilidades técnicas do setor (BPF, APPCC, trilhas, amostragens e coletas de evidências) com gestão para calibrar os auditores e em 3 anos para avaliar os auditores que adotem padrão consistente (Proprietários do Programa de Certificação (Certification Program Owners – CPOs). Afirmou que: “A auditoria é tão boa quanto o auditor que a realiza!” (experiência, forma de condução, com comunicações, conhecimentos, insights e informações), ou seja, a atitude certa e o conjunto de habilidades! Uma revolução na maneira como os auditores são recrutados está em andamento, log de auditorias remotamente, por exemplo. As auditorias determinam eficácia, conformidade, oportunidade de melhoria rodando o PDCA e com competência na condução com gestão de tempo, amostragem, observação, avaliação de evidências, anotações e sondagens, assim, chega-se à conformidade ou identificam-se riscos!

No encontro do GFSI em Tóquio em 2018 o tema surgiu com a prerrogativa de “pensar fora da caixa” ao “pensamento analítico” com resposta de quase 75% do público presente que afirmou que as competências do auditor eram fundamentais para promover a segurança dos alimentos de forma global, uma verdadeira validação da importância dessa área.

Há regulamentações de competências de auditores na ISO19011:2018, na ISO22003 (para food safety) e no scheme owner (dono do esquema) para BRCGS, IFS, SQF com regras próprias.

Tecnologia e inovação na revolução da indústria 4.0 e como serão as auditorias na era dos sistemas cyber-físicos; “internet das coisas”; automação dos softwares; “Big data” para realizar benchmarking, buscar padrões, prever incidentes, agir preventivamente (até com treinamentos usando a falha como forma de aprendizagem através de VR); block chain (já é a tecnologia por trás de sistemas confiáveis de cadeias de fornecedores – sustentáveis, seguras, éticas) com monitoramento ao longo do processo (cadeia de frio, por ex.), óculos de realidade virtual (Virtual Reality), câmeras 360º, drones para inspeções para locais confinados? Como serão as auditorias remotas com uso de Virtual Reality, como ficará a vida com tanta tecnologia? Experiência e capacidade de análise, priorização e identificação de riscos para trabalhar de maneira colaborativa. Revolução 4.0 prevista até 2050, com grande ganho de escala. Essa será a verdadeira revolução 4.0 das auditorias como conhecemos!

Encerrou lembrando que a competência dos auditores x novas tecnologias será sua experiência e capacidade de análise, priorização e identificação de riscos que será fundamental para trabalhar em colaboração com a nova tecnologia. As empresas precisarão entender o que é relevante para elas, o auditor por trás da tecnologia atuará como especialista técnico refinando dados, realizando a interpretação e identificando riscos, oportunidades de melhorias frente às melhores práticas de mercado.

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Cíntia Malagutti<span class="bp-verified-badge"></span> Cíntia Malagutti
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Normas de certificação
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Vantagens e desvantagens do time de auditores internos e consultorias

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O processo de auditoria interna é requisito obrigatório para qualquer norma certificável. Com isso, quais as vantagens e desvantagens do time de auditores internos e consultorias?

Muitas empresas não dão muito valor para o processo de auditorias internas. Particularmente, eu acredito que este processo seja riquíssimo!

Este é o momento de testarmos se nossos procedimentos, controles, treinamentos estão adequados para que as pessoas da nossa organização possam atuar de forma preventiva, que possam executar suas atividades com segurança, e se alguma coisa sair fora do planejado, que as ações para corrigir sejam aplicadas garantindo que tenhamos o menor risco possível.

A auditoria interna pode ser realizada de três formas. Vou abordar os principais pontos positivos e negativos de cada uma:

Modelo de Auditoria Interna Pontos Positivos Pontos Negativos
Auditores Internos – Alto nível de conhecimento da organização;

– Agrega melhoria contínua;

– Desenvolve atividade multifuncional

 – Falta de disponibilidade dos colaboradores (tempo de treinamento + auditoria);

– Pouco conhecimento das normas;

– Atraso na entrega de relatórios de auditoria;

– Baixa qualidade no conteúdo dos relatórios.
Consultoria – Alto conhecimento das normas;

– Benchmarking de melhores práticas;

– Agilidade na entrega dos relatórios.

 – Baixo conhecimento dos processos;

– Custo da auditoria (tempo de auditoria e logística do auditor).
Híbrido (Auditores Internos + Consultoria) – Equalização do conhecimento da organização;

– Conhecimento das normas ponderado entre o auditor / consultor + auditores internos;

– Benchmarking de melhores práticas.

 – Custo da auditoria (tempo de auditoria e logística do auditor);

– Falta de disponibilidade dos colaboradores;

– Maior complexidade para definição da agenda compartilhada.

O modelo híbrido não é muito utilizado pelas empresas, mas é uma boa saída para o impasse disponibilidade de recurso X necessidade dos processos.

Lembro que o time de auditores internos precisa ter clara definição das competências para qualificação. Na maioria avassaladora das situações, ser auditor interno não é uma função específica do colaborador. Ou seja, o colaborador desempenha outras atividades primárias na organização e tem a função atribuída (responsabilidade secundária) de ser auditor interno.

E como qualificar o time de auditores internos ou como escolher uma consultoria para realização da auditoria?

É de extrema relevância que os critérios de qualificação estejam claros para qualquer das situações.

Abaixo alguns exemplos de critérios para qualificação:

Modelo de Auditoria Interna Critérios de Qualificação
Auditores Internos – Satisfazer os requisitos de escolaridade, treinamento e avaliação prática

-Formação escolar mínima: ensino médio

-Treinamentos obrigatórios para formação de auditores:

– Curso de Formação de Auditores Internos e Técnicas de Auditoria para as normas aplicáveis;

– Manual dos Sistemas de Gestão aplicáveis;

– Procedimento de Auditorias Internas;

– Procedimento de Ação Corretiva e Preventiva.
Consultoria – Recomendável ser auditor líder na(s) norma(s) em que estará realizando a auditoria.

E vocês? Como preferem a realização das auditorias internas?

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Fernanda Spinassi<span class="bp-verified-badge"></span> Fernanda Spinassi
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