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Auditoria ou Preenchimento de Questionário In Loco?

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Por Ellen Lopes, Ph.D.

 

Antes de entrar no tema, sou obrigada a recuperar um pouco da história da evolução da qualidade e da segurança de alimentos aqui no Brasil.

Na década de 80 ainda havia muita limitação de bons fornecedores quanto à segurança de alimentos. Vale observar que nesta época não se fazia “auditoria”, e sim “visita técnica”. O relatório demorava cerca de duas semanas para ficar pronto – era datilografado pelas secretárias… Além de avaliar o que deveria ser corrigido (na época não se usava termo “não conformidade” nem o termo “ação corretiva”), os profissionais de grandes empresas de alimentos designados para este trabalho tinham de apontar soluções, e por vezes trabalhar junto com os fornecedores até conseguirem a qualidade e nível de segurança de alimentos exigidos por sua empresa. Na terminologia atual,  faziam verdadeiras “consultorias” grátis (para o fornecedor, mas claro às custas da empresa interessada, já cliente ou não).

De 1992 a 1993, trabalhando no Inmetro, tomei contato com as normas ISO 9000, durante o auge do  PBQP – Programa Brasileiro de Produtividade Qualidade, que havia sido lançado em 1990 pelo Ministério da Economia, Fazenda e Planejamento.

Enquanto muitos profissionais da área ainda não acreditavam que as normas da série ISO 9000 eram aplicáveis a alimentos, eu, fundamentada no aprendizado adquirido no Inmetro, o Organismo de Acreditação por excelência do Brasil, tinha não só a convicção como a certeza disso, e entendia que eu tinha a missão de ajudar a divulgar esta ideia. Comecei a procurar interlocutores, como foi o caso do então Diretor Técnico da ABIA, que ainda então descrente, me convidou para um Seminário onde o tema foi discutido.

Como parte desta missão me credenciei como auditor líder de ISO 9000 com a QMI – Quality Management International, da Inglaterra, em parceria com a Fundação Vanzolini. Fui a primeira auditora líder a trabalhar na Vanzolini com auditorias no segmento alimentos, e lá sempre exigíamos que a ISO 9000 fosse integrada com a segurança de alimentos, filosofia que nem sempre era seguida por várias outras certificadoras…

Já na Food Design, em 1999 fomos aprovados pela Nestlé para realizar auditorias do seu sistema de Certificação de Fornecedores, tendo trabalhado com praticamente toda a gama de matérias primas e co-manufacturings da empresa. Tempo média das auditorias: 2 a 3 dias in loco, mais média de 2 dias para relatório.

Em 2005 fui aos Estados Unidos para conquistar a certificação de auditor líder do sistema FPA/ SAFE, (mais trade chamado de GMA SAFE) o sistema de auditoria de alimentos mais profundo, melhor formatado para gestão da qualidade e segurança de alimentos que conheci.

Com meus mestres aprendi que auditoria exige a realização de muitos “checks”, challenges e avaliações críticas. No sistema GMA-SAFE estes “checks”, challenges e avaliações críticas não podiam ser “bypassados” pelo auditor, porque havia um rigoroso sistema de revisão e de pontuação do auditor, vinculado inclusive a sua remuneração. E apenas como referência, o padrão de tempo de auditoria era de no mínimo de 4 dias para a auditoria considerada padrão.

Depois vieram as normas IFS, BRC e FSSC 22000. E veio o GFSI – Global Food Safety Initiative.

Todo este cenário e evolução teve certamente um lado benéfico, induzindo muitas empresas a aprofundarem o nível de exigência em segurança de alimentos, para sua própria produção e ou para seus fornecedores.

Mas, paralelamente a tudo isso, assiste-se ao surgimento de um lado maléfico: há uma verdadeira “guerra” de preços, de um lado imposta pelos clientes,  e por outro lado, pela concorrência cada vez mais acirrada entre as empresas, certificadoras ou não.

Há uma diminuição da senioridade das equipes de auditores e dos gestores de muitas empresas.

Consequência ou não, percebe-se aumento do número de auditorias para qualificação de fornecedores com tempo e ou qualidade insuficiente para uma “real” auditoria.

Posso afirmar, com base em troca de experiência com outros consultores e ou através dos olhos e relatos de nossos clientes, que há um aumento de não conformidades descabidas, com interpretações “ao pé da letra”, que por vezes não têm fundamentação nem em normas nem em legislação, que não resultam em agregação de valor quanto à segurança de alimentos.

E  pior, estas  não conformidades descabidas podem levar a uma desagregação de valor, já que muitas vezes não são questionadas e muito tempo e dinheiro pode ser perdido em fazer/ refazer árvores decisórias, classificar/ reclassificar PCCs e PPROs etc etc etc.

 Finalizando este artigo,   gostaria de  alertar os profissionais que hoje coordenam sistemas de gestão da segurança de alimentos para que reflitam que estas más práticas de auditoria podem colocar em risco,  não só o bem maior que é a saúde dos consumidores, como o nome de sua empresa, seu próprio nome e sua credibilidade como profissional . Isso sem falar do risco de processo crime como co-responsável em caso de real agressão à saúde do consumidor.

Para o bem maior da segurança de alimentos, proponho como há empresas no mercado para as quais este tipo de trabalho vem sendo considerado útil, que mudemos o nome de “auditoria” para algum outro nome mais representativo do que de fato é oferecido, tipo “Preenchimento de questionário in loco”, para que não se venda e não se compre gato por lebre.

 

 

 

Fonte da imagem IMG Residency

3 min leituraPor Ellen Lopes, Ph.D.   Antes de entrar no tema, sou obrigada a recuperar um pouco da história da evolução da qualidade e da segurança de alimentos aqui no Brasil. […]

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Como passar em uma auditoria? – Parte II

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Recentemente publiquei uma matéria sobre como passar em uma auditoria de certificação. Como já sabemos, não há uma fórmula mágica, mas quais seriam as decisões práticas que precisamos tomar / articular para poder ter uma auditoria o mais tranquila possível?

 1 – Prazos

 Vamos começar pensando em prazo de auditoria de certificação. A organização já definiu o prazo limite? Muitas vezes este prazo está atrelado a algum objetivo da organização (como realizar naquele ano calendário ou ano fiscal…. ou num determinado semestre daquele ano, por exemplo).

 Se este for o caso, em primeiro lugar certifique-se de que o organismo certificador tem disponibilidade de agenda para cumprir este prazo. É comum que o último trimestre do ano seja bem disputado. Muitas empresas definem as metas anuais já considerando a certificação, o que deixa as agendas dos organismos certificadores e dos auditores bem disputada.

 

A partir daí, pense em fazer uma contagem regressiva. Se a data já está definida (ou a semana), considere realizar a auditoria interna com no mínimo 3 a 4 meses de antecedência desta data. Assim a equipe terá tempo hábil para tratar os possíveis desvios identificados na auditoria interna antes da auditoria de certificação.

 

Aqui cabem uns parênteses para as ações que necessitam de investimentos. Estas precisam ser mapeadas com muito mais antecedência, pois precisam ser planejadas. Algumas vezes pequenos investimentos são possíveis de realizar em pouco tempo, mas conte com imprevistos. Eles podem acontecer (e em geral acontecem e podem comprometer o prazo inicialmente planejado).

 2 – Auditoria Interna

 Uma boa auditoria interna serve tanto para identificar as oportunidades do SGSA quanto para fazer um simulado com a equipe que será auditada durante o processo de certificação.

 Esta é a etapa de sermos muito verdadeiros. Qualquer oportunidade que vier a ser identificada nesta fase pode ser tratada sem que tenham surpresas desagradáveis envolvidas. Isto não significa que eliminamos o risco de uma não conformidade. Mas há grandes chances de que as falhas significativas (potenciais não conformidades maiores) sejam vistas nesta etapa.

 A auditoria interna pode ser realizada pela equipe interna ou por uma consultoria especializada. Pontos importantes na seleção da opção:

 Equipe interna: garanta que a equipe consiga avaliar os requisitos na profundidade adequada para verificar a conformidade das exigências em cada item da norma. Tanto na parte documental quanto na parte estrutural e registros. É comum que auditores internos sem experiência naveguem de forma superficial nos requisitos e não consigam avaliar adequadamente o atendimento ou em algumas situações não perceber que há uma falha sistêmica no assunto avaliado;

  • Consultoria especializada: a consultoria deve ser especializada em sistema de gestão de segurança de alimentos. Apesar de as normas acreditadas terem muitos assuntos “comuns”, é fundamental que a auditoria seja realizada por especialistas para avaliar adequadamente o levantamento de perigos, as medidas de controle, os pré-requisitos, etc.. Então peça referências, se for o caso converse com outros clientes da consultoria, avalie o curriculum do auditor que será designado para o trabalho.

 3 – Pós Auditoria Interna

 Bom….. depois da auditoria interna vem a etapa de “mão na massa”…. claro que as equipes já estavam trabalhando para a implementação do SGSA, e principalmente a equipe de segurança de alimentos (ESA), mas agora é aquele “gás final”…. kkkk.

 Elaborar planos de ação consistentes nesta fase é imprescindível para que os GAPs sejam eliminados e que a auditoria externa seja mais tranquila. Caprichem nas investigações de causa, na elaboração dos planos de ação e seja consciente com os prazos para execução das ações. As ações devem ser executadas antes da auditoria externa (ou a maioria delas).

 4 – Pré Auditoria Externa

 É comum que os auditados fiquem nervosos durante a auditoria externa. Então vale a pena pensar em fazer um exercício adicional à auditoria interna. Esta não é uma etapa obrigatória, aqui o intuito é fazer com que os auditados sintam-se um pouco mais confiantes para a auditoria externa. Isso pode se aplicar à ESA, ao pessoal diretamente envolvido nas principais operações do processo produtivo, às pessoas responsáveis pelo controle de PCCs, terceiros e prestadores de serviço chave da organização (equipe de limpeza, por exemplo), entre outros.

 Também é viável criar uma lista de verificação dos pontos críticos que estão em andamento para um acompanhamento periódico (semanal, e perto da auditoria pode-se pensar em fazê-lo a cada dois dias). Nesta lista considerem as ações de tarefas que estavam em andamento durante a implementação do SGSA, acompanhamento final das obras de infraestrutura que ainda estiverem em andamento, ações derivadas dos planos de ações corretivas da auditoria interna.

 5 – Auditoria Externa

 Como falamos lá no começo é importante garantir a agenda da auditoria externa com certa antecedência.  

 A auditoria de certificação é composta de duas fases. Na primeira é basicamente uma avaliação da documentação da organização, uma avaliação prévia das instalações, mas pouco se deve exercitar os controles operacionais ou entrevistas com a operação como um todo. O objetivo aqui é avaliar o requisito 7 da ISO22000:2006 basicamente. Outros pontos podem ser verificados, mas de forma um pouco mais superficial.

 Se for o caso, na fase I pode-se recomendar postergar a auditoria fase II. Dependendo das oportunidades e complexidades encontradas neste momento.

 Na fase II será acompanhado o desdobramento dos planos de ação identificados na fase I e uma avaliação mais profunda de todos os requisitos da norma, entrevistas com colaboradores, visitas às áreas, avaliação da documentação, etc.

 Auditorias de recertificação contemplam somente a fase II, pois se entende que a avaliação da documentação ocorreu na certificação e ao longo das auditorias de manutenção do ciclo de 3 anos.

  6 – O resultado e o pós-auditoria externa

 O resultado da auditoria externa é mensurado em “recomendado” ou “não recomendado”. A recomendação não depende do número de não conformidades identificadas, e sim da complexidade destas não conformidades (observações, não conformidades menores ou não conformidades maiores).

 Na fase final da auditoria externa, os planos de ação das não conformidades já devem estar estabelecidos, com suas devidas análises de causa feitas.

 Bem…. não é uma fórmula mágica, mas é quase uma receitinha de bolo…. Então agora é só por pra assar…..

 

 

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Auditoria? Ai que medo….

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Durante os últimos anos tive diversas oportunidades de acompanhar auditorias. Certamente as primeiras me marcaram muito, mas também consigo perceber que com o passar do tempo receber uma auditoria (interna ou externa) deixou de ser um sofrimento e passou a ser um aprendizado.

Costumo dizer que auditoria se mede em horas, assim como os pilotos de avião tem em seu curriculum as horas de vôo, quem trabalha no sistema de gestão de uma organização também tem em seu histórico “X” horas de auditoria.

Nas primeiras auditorias que tive a experiência de conduzir como representante da organização, consigo me lembrar do coração acelerado, das mãos suadas, e em algumas situações o sistema operante mandava a seguinte mensagem “not responding”…. Claro que esta é uma sensação muito particular, e que cada um reage de forma diferente. Algumas pessoas nunca vão deixar de ter medo de voar, já outras, até irão se aventurar em visitar a cabine do piloto.

Não há uma regra ou uma receita mágica para sentir-se mais tranquilo durante uma auditoria, mas o que funcionou pra mim foi: conhecer bem os requisitos da(s) norma(s) acreditada(s) em questão, ter a mente aberta para a aplicação destas exigências, dominar os procedimentos internos da organização e acima de tudo, ser transparente com os auditores. Isso com certeza trará mais confiança para os momentos de argumentação e para exercitar verificações de conformidade (ou não conformidade) durante o processo de auditoria.

Por favor, não me entendam mal, não quero dizer para MOSTRAR todas as falhas da organização para o auditor. Identificar as conformidades e eventuais falhas é o trabalho dele. Mas se durante uma trilha de auditoria ele concluir que há uma não conformidade, esta é a hora de manter a calma e buscar evidências / soluções para a correção e ação corretiva. Imaginem se em uma situação onde acende o botão de emergência do painel de comando do avião o piloto entrar em pânico? Todos podem ser prejudicados.

Utilizar as horas de auditoria a nosso favor é um aprendizado constante. Afinal de contas, a melhoria contínua deve acontecer para o sistema de gestão da organização e também para o nosso conhecimento e experiência.

Ótimas horas de vôo pra vocês!!

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GFSI lança guia sobre competências de auditores de segurança de alimentos

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O que é preciso para se tornar um auditor de segurança de alimentos? Ouço esta pergunta com frequência das partes interessadas. Essa questão é atemporal, porém a cada dia se tem questionado mais a credibilidade de formação destes profissionais e do processo de auditoria, como foi comentado de forma direta em Produtores de melão processam o auditor que os aprovou com nota “superior” e de forma mais indireta em Qualificar fornecedor que tem falhas no HACCP é como tomar remédio falso.

Para responder a este anseio, o Global Food Safety Initiative (GFSI) traz as respostas através de um guia publicado esta semana, que pode ser baixado aqui.

Traduzimos o índice para você:
1 . Habilidades de auditoria e Conhecimento
1.1 Planejar e organizar o trabalho de forma eficaz
1.2 Realizar a auditoria dentro dos prazos estabelecidos
1.3 Comunicação com o pessoal da entidade auditada em todos os níveis
1.4 Coletar evidências através de entrevistas
1.5 Coletar evidências pela observação e investigação
1.6 Coletar evidências pela análise da documentação e registros
1.7 Analisar , verificar e consolidar a evidência de auditoria e gerar resultados
1.8 Elaborar relatórios de auditoria por escrito e acompanhamento e constatações
2 . Habilidades técnicas e conhecimentos
2.1 Gestão de Segurança Alimentar ( FSM) Requisitos para a Indústria Scopes Al , All, Bl, C , D, El , Ell , elll , VFV , e L 11
2.2 Boa Agrícola / Aquicultura Prática ( GAP ) Requisitos para a Indústria Scopes Al , All, Bl, e Bll20
2.3 Boas Práticas de Fabricação (BPF) Requisitos para a Indústria Scopes D , El , Ell , elll , VFV , e L ….. 1
2.4 HACCP Requisitos para todos os Setores 3. Comportamento e Pensamento Sistêmico
3.1 Conduta e Comportamento
3.2 Pensamento Sistêmico
3.3 Comportamento Organizacional 

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Véspera da auditoria x dia da auditoria

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Um dia antes da auditoria x Dia da Auditoria

Alguém já arrumou a casa para uma visita ilustre?

 

Nosso agradecimentos à leitora Nathália Gouveia que enviou tão expressivas imagens.

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Causos de auditor – reunião de fechamento

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Essa eu ouvi por aí. Reunião de encerramento de auditoria de segunda parte em uma usina de açúcar, em tempos já idos, muito antes de se falar em ISO 22000. Sala cheia. O chefão entra imponente, senta e declara, solene: “Antes de começar a reunião, eu quero apresentar o meu 38”, sacando o revólver e colocando o mesmo com estardalhaço em cima da mesa. O auditor olha para a arma, olha para a cara do indivíduo, pensa um pouco e se sai com essa: “Pois antes de começar a reunião, quero apresentar o meu 42”, tirando o sapato e colocando lado a lado com o 38, com mais barulho ainda. Não conheço detalhes sobre o desfecho, mas parece que o auditor não só sobreviveu para contar a história, como a reunião transcorreu às mil maravilhas…

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Política de Vidros ao Vivo

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Estava eu auditando uma fábrica de sucos pasteurizados, envasados em garrafas de vidro.

Não poderia, claro, deixar de perguntar se a empresa tinha algum procedimento específico em caso de quebra ou explosão de garrafas. A resposta foi “sim, por precaução temos e os funcionários estão treinados, mas é algo que não vejo acontecer há meses, talvez mais de ano”. Pensei com meus botões “OK, mas mesmo assim, vou entrar na sala e bater um papo com os operadores para conferir se eles vão mesmo saber o que fazer”. Me paramentei conforme o manual de BPF para entrar na sala, e eis que cumprimento o pessoal e logo vem aquele estrondo “BRUUUUUM” e cacos para todos os lados.

Toda a comitiva (pessoal de gestão que acompanha a auditoria) e mais os operadores nos primeiros segundos não paravam de olhar para mim! Diante daquelas estátuas, só disse: “Bom pessoal, fiquem à vontade para colocar em prática”. E lá foram parar a linha, limpar e segregar devidamente as garrafas. Apesar das mãos trêmulas e vozes embargadas, todos se saíram muito bem.

Mas eu juro que fui para o hotel pensando…. “Eu heim… BRUXINHA”….

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Como manter um sistema de gestão saudável

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A implementação e certificação de uma empresa costumam ser momentos de grande dedicação e motivação para as empresas. No entanto, passada esta fase, é preciso estar preparado para manter o sistema implementável e melhorá-lo continuamente.

Clique aqui e veja as dicas de como superar as não-conformidades mais comuns em sistemas de segurança de alimentos já operantes.

Jaime Lasta é Gerente Regional de Auditorias da Silliker e palestrou no Congresso Brasileiro de Ciência e Tecnologia de Alimentos, em maio de 2012, em Campinas.

 

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Um pombo muito esperto

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Uma vez, eu estava numa auditoria de fornecedor, avaliando as boas práticas de fabricação. Logo após o almoço, fui com o guia até o armazém de produtos acabados, conversar com o pessoal da logística. Demos a clássica volta pelo armazém, conferimos a limpeza, a organização, a condição das instalações, o controle de pragas, a identificação de produtos, etc. Estava tudo certo, tudo tranquilo. Saímos então para a plataforma, para acompanhar o carregamento de um caminhão. De repente, um pombinho pousa bem na beira da plataforma. O supervisor da qualidade (o guia) tratou logo de espantar o bicho. Continuamos a nossa auditoria, estávamos todos atentos às informações que o líder da logística (o auditado) estava passando, os checklists e demais registros que ele estava mostrando… E nisso, o tal pombinho voltou, e pousou bem próximo da porta, que possuía cortinas plásticas com tiras grossas, bem ajustadas. Notei a presença do pombo, e só olhei de rabo de olho. O guia também viu o pombo, mas disfarçou, não quis interromper o raciocínio do auditado. Percebi a preocupação, o desconforto do guia. O movimento de empilhadeiras era bastante grande. Como quem não quer nada, o pombinho ficou observando por alguns segundos aquela movimentação das empilhadeiras, como se estivesse maquinando alguma idéia. Quando uma das empilhadeiras retornou, assim que passou pela porta, levantando a cortina plástica, o pombo deu um rasante e foi no “vácuo” da empilhadeira, aproveitando a deixa para entrar no armazém. O guia ficou branco e gritou: “Nããããããooo!” e entrou correndo no armazém. É claro que o pombo voou e pousou no alto da estrutura. O líder disse que iria imediatamente ligar para a empresa do controle de pragas. Naquela mesma tarde, em pouco tempo, a empresa do controle de pragas chegou, e conseguiu retirar o pombo do armazém. O pessoal registrou o fato, inspecionou o armazém para ter a certeza que nenhum produto tinha sido afetado por algum “presentinho” deixado pelo pombo. A empresa tomou as ações necessárias rapidamente. E na reunião de fechamento, depois que tudo passou e os ânimos esfriaram, rimos todos juntos, impressionados com a esperteza do pombinho!

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DEDO PODRE X AJUDA DIVINA

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Todos já ouviram – ou disseram – a famosa frase: “Os auditores têm dedo podre!”. Ou então sua variável quando constatamos uma não conformidade em uma auditoria: “Foi seu dedo pobre”.

Se formos analisar toda a situação, sendo auditores de sistemas de gestão focados na saúde e segurança dos consumidores finais, o cenário ideal seria que conseguíssemos avaliar completamente um sistema, sem depender do processo de amostragem, pois só assim ao recomendar uma empresa a uma certificação teríamos a segurança da maturidade do sistema.

Diante desta impossibilidade, acredito que todos os auditores preferiram assumir que recebem uma “ajudinha divina” ou vocês acham que também não nos surpreendemos com nossas “descobertas inusitadas”?

Um exemplo para ilustrar o contexto: Durante a auditoria de um sistema de gestão de alimentos em uma empresa que apresentava uma maturidade excepcional do sistema, eu jamais imaginaria o que me aguardaria nas áreas externas, tão bonitas e com um projeto de paisagismo tão bem executado. O que vem a cabeça quando você pensa em um parque ou jardim amplo e bem cuidado? Se você possui algum animal de estimação, deve ter pensado em passeio ao ar livre. Foi exatamente isso que passou pela cabeça – e foi executado – por um colaborador que estava de folga. Levou seus dois cãezinhos para “passear” na área da empresa no dia da auditoria. Na verdade, ele queria falar com o pessoal do administrativo e enquanto fez isso deixou seus amiguinhos soltos na área externa da empresa. Mas ele provavelmente nunca mais levará seus dois cãezinhos para passear, pois a esta altura a cachorrinha já deve ter dado à luz dos seus filhotes – sim, ela estava grávida no dia do passeio! – e agora eles devem estar passeando em uma matilha de 4 ou 5!

Com relação aos auditados, estou pensando em fazer aula de primeiros socorros, pois eles ficaram tão brancos e parados que achei que sofreriam  uma parada cardíaca!

Moral da história: As auditorias têm o objetivo de auxiliar as empresas na avaliação da maturidade de seus sistemas e, através delas, é possível identificar claramente a que as normas se referem quando citam a melhoria contínua. Não há status que não possa ser melhorado.  Cabe a auditores e auditados, identificarem os pontos frágeis que muitas vezes passam despercebidos durante as atividades regulares das empresas.

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