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Matriz RACI – Matriz de Responsabilidades para Segurança de Alimentos

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A Matriz RACI tem como principal função mapear todas as tarefas e resultados em relação às funções do seu projeto bem como a tomada de decisão e as responsabilidades que devem ser alocadas a cada função. A matriz promove melhor alinhamento e comunicação nos projetos dos quais você participa, deixando claro a todos os seus devidos papéis e atribuições. Uma ferramenta que deve ser muito utilizada no sistema de gestão de segurança dos alimentos. Traz clareza aos envolvidos sobre quando deve-se tomar uma ação e quando se deve apenas ser informado.

A matriz RACI é uma ferramenta que dá suporte e gera consciência a cada colaborador de suas atribuições durante um projeto. Uma matriz de distribuição de responsabilidades. Criada para eliminar conflitos e confusões na hora de definir QUEM DEVE FAZER O QUÊ e para aumentar a força e a eficiência de projetos. Com o uso de um sistema gráfico, é apresentado o objetivo do projeto e a ação específica e necessária de cada participante para que esse objetivo seja no final atingido, de forma assertiva.

É sempre difícil e um desafio dentro dos projetos determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades dos processos. Algumas vezes, durante a construção de um processo, alguns detalhes são perdidos e ao final, acabamos não definindo claramente as responsabilidades. O modelo da Matriz RACI vem para dar suporte e facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades. Trata-se da criação de um mapa de responsabilidades para todas as atividades de um processo.

Afinal, o que seria uma matriz RACI?

É uma ferramenta visual de fácil utilização que definirá com clareza as atribuições, os papéis e as responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo. Ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

É a melhor maneira de garantir que os processos irão correr bem e que todas as partes envolvidas serão mapeadas, atribuindo cargos e funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nesse momento, a matriz surge como uma ótima ajuda para o fortalecimento da comunicação, da organização e gerenciamento do projeto e a gestão com as pessoas!

A matriz RACI é formada por um acrônimo que define os papéis e as atribuições dos envolvidos, significando assim:

R (Responsible): o Responsável
A (Accountable): a Autoridade
C (Consulted): o Consultado
I (Informed): o Informado

Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente específica para o cargo de executar, desenvolver e concluir a tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas por esse colaborador. Aqui fica definido quem é que põe a mão na massa! É o responsável pela execução. O que completa as tarefas e realiza as entregas do projeto!

Accountable (Aprovador): Aquele quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto! O papel do Accountable é o do aprovador. Aquele de quem será cobrado caso algo se desvie do esperado. É quem tem a autoridade para organizar a tarefa, acompanhar seu desenvolvimento, aceitar ou recusar uma entrega. É o responsável para verificar se a tarefa poderá ser de fato iniciada, se ela foi realizada de forma adequada, se está dentro dos padrões desejados pela organização, entre outras. O aprovador deve acompanhar a realização do processo dando permissão para que seja iniciado e aprovar os resultados e as entregas. Vale ressaltar que uma tarefa deverá ter somente uma autoridade. Mesmo que o aprovador delegue essa responsabilidade da aprovação de um entregável para outra pessoa, ele ainda é responsável pelo aceite dessa entrega.

Consulted (Consultado): Quem é consultado, dentro ou fora da organização para contribuir com a execução das tarefas. Pessoas que agregam valor ou são essenciais para que a ação seja implementada de fato. São aqueles que podem dar dicas, opiniões ou sugestões para a melhoria e o desenvolvimento da atividade bem como o aperfeiçoamento do entregável. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e conhecimento. A comunicação é de duas vias, consulta e resposta.

Informed (Informado): São todas as pessoas, clientes e stakeholders que precisam receber a informação sobre o andamento do projeto referente à conclusão, o início de uma atividade, a sua performance e as entregas que gerarão uma mudança impactante em seu cotidiano. Estas pessoas devem ser notificadas dos resultados ou ações tomadas, porém não é necessário que estejam envolvidas no processo de tomada de decisão. Neste caso, a comunicação ocorre num sentido. Se houver alguma informação ou atividade que gere consequências importantes para algum dos envolvidos, eles devem ser incluídos na lista de informados.

Nem todos os processos contarão apenas com esses 4 tipos já descritos e definidos na metodologia. Além das definições tradicionais, a matriz RACI pode conter algumas variações dos papéis tradicionais e papéis extras envolvidos, como o Manager, o Backup, o Notify e o Originator. Isso acontece porque diferentes projetos têm diferentes necessidades. A matriz de responsabilidades deve ser flexível e comportar bem as adaptações!

Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Não tem o poder de decisão para aprovar os resultados.
Backup (Reserva): caso o responsável principal pela tarefa não possa cumpri-la, faz-se necessário determinar um 2° time que irá substitui-lo, em casos excepcionais. É necessário prestar bastante atenção na hora de nomear um backup para uma atividade.
Notify (Notificados): diferentemente do informado, que precisará receber diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só precisará ser avisado da conclusão de uma atividade. Esse precisará ser notificado pois dará prosseguimento a uma tarefa ou precisará do resultado da atividade para utilizar como insumo em uma outra tarefa.
Originator (Originador): é a pessoa que desenhou e criou a atividade do processo. É a pessoa responsável pelo “briefing”, dando uma visão aos envolvidos de como a atividade deve ser executada e qual é o resultado esperado. Ao conhecer quem deu início a essa atividade, ficará mais fácil esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Como vimos a matriz RACI é flexível e pode ser customizada. Porém é preciso atenção e cuidado para não torná-la uma ferramenta complexa que tem como princípios a simplicidade e a transparência.

Crie sua Matriz de responsabilidades – RACI

1. Defina as atividades e tarefas do projeto

Criar e desenhar uma matriz RACI é definir quais atividades o seu projeto precisará para ser executado. Faça uma lista de todas as atividades de um processo. Identifique todas as tarefas envolvidas na entrega do projeto e liste-as no lado esquerdo do gráfico na ordem de conclusão.

2. Mapeie todas as partes interessadas no projeto

Mapeie todas as principais partes interessadas (stakeholders) do projeto: os membros da equipe de trabalho e todos aqueles que serão afetados de alguma forma pelo projeto. Liste os especialistas que assumirão o papel de consultados durante o projeto. Faça uma lista de todos aqueles que estão envolvidos no processo. Identifique todas as partes interessadas no projeto e liste-as na parte superior do gráfico.

3. Monte uma tabela com as informações

Reúna todas essas informações para compor uma tabela. As linhas deverão conter as atividades e as colunas deverão conter os nomes ou os cargos das pessoas que serão responsáveis durante o projeto. Você pode inserir os nomes (deixando mais personalizada sua matriz) ou usar somente o nome dos cargos.

4. Defina as responsabilidades (RACI)

Construída a estrutura da matriz RACI, preencha os espaços com a letra correspondente, relacionando atividades e as pessoas (ou cargos). Vale ressaltar que uma pessoa poderá assumir mais de um papel na matriz RACI. Tudo dependerá do projeto que a organização conduzirá.

Toda demanda levantada deverá ter pelo menos um responsável e apenas um aprovador! Evite processos paralelos ou em duplicidade. Caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida. Reduza conflitos de responsabilidades! Ah, nem todas as atividades do projeto deverão ter consultados e informados. Caso haja, uma mesma atividade poderá ter várias pessoas consultadas e informadas.

Benefícios da Matriz de Responsabilidades

Divisão clara de tarefas – A ferramenta evita a existência de responsabilidades conflitantes ou a ausência de atribuição de um responsável. Elimina dilemas sobre “de quem é essa responsabilidade?”.

Levantamento de informações – Facilidade de encontrar o dono da tarefa. Temos um forte registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos em uma tabela.

Contato entre membros da equipe – Designar todos os membros da equipe definindo formalmente quem deverá ser informado ou consultado para a tomada de decisões ou a realização de atividades sem sobrecarregar outros, que sabemos não é uma situação tão rara. Portanto, a Matriz RACI bem elaborada e divulgada reduzirá esses tipos de eventos.

Crescimento do senso de responsabilidade – Pela falta de formalização das responsabilidades, algumas atividades ficam esquecidas, prazos são perdidos e tarefas só são retomadas caso alguém intervenha para conclui-las. Com a matriz de demandas e responsáveis, a negligência de tarefas e a procrastinação poderão ser eliminadas.

O uso correto da metodologia RACI nos proporciona outros diversos benefícios, como a facilidade de rastrear responsabilidades, ajudar os demais membros do processo a saber a quem se reportará, pedirá ajuda ou cobrar uma entrega. Evitar que um processo fique parado porque “alguém” deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída. É um controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”. É uma ferramenta fácil de usar, criar. Visual, intuitiva e muito prática para ser consultada rapidamente. Melhora e estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe. Promove uma divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho. Cria um maior senso de responsabilidade e nos mostra que os trabalhos e os resultados dos outros dependem da realização do nosso trabalho. E em casos de saída de um colaborador do time, o backup saberá exatamente o que deve fazer.

Apresente e compartilhe com time! A Matriz RACI deverá estar à vista de todos com as atribuições precisas e bem esclarecidas de cada papel.

Envolva a equipe do projeto na definição das responsabilidades RACI. Um esforço colaborativo ajudará certamente a trazer o alinhamento necessário para a execução das atividades e garantirá que todos compreendam e concordem com seu papel. Com papéis bem distribuídos e definidos, as decisões serão tomadas com muito mais rapidez, a prestação de contas será muito mais transparente e o fluxo de trabalho muito mais organizado.

Fontes:

https://thedigitalprojectmanager.com/raci-chart-made-simple/

https://project-management.com/understanding-responsibility-assignment-matrix-raci-matrix/

https://www.projectsmart.co.uk/how-to-do-raci-charting-and-analysis.php

https://www.cio.com/article/2395825/project-management-how-to-design-a-successful-raci-project-plan.html

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João Paulo Ferreira

27 de janeiro de 202013 de janeiro de 2021

Ferramentas de gestão

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SWOT ou SOAR? Eis a questão! Qual a melhor ferramenta de estratégia?

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Dois métodos de análise muito utilizados para planejamento estratégico, porém a metodologia de análise SOAR tem o foco na investigação apreciativa adaptada da análise SWOT auxiliando organizações e pessoas a se concentrarem em seus pontos fortes, nas oportunidades, na visão de futuro (aspirações futuras) e nos resultados que trarão do desenvolvimento e dos objetivos estratégicos. Ferramenta da investigação apreciativa que utiliza-se da análise SOAR para um melhor entendimento por parte dos atores empresariais que já estão acostumados ao modelo SWOT, porém com um viés mais positivo capaz de trazer resultados mais inspiradores para toda a equipe. Muitos defensores da metodologia SOAR falam dela como uma “análise SWOT positivamente reestruturada”.

O modelo de análise SOAR é utilizado para:

Explorar novas iniciativas;
Desenvolver um plano, revisões e alinhamento anuais da estratégia;
Focar e redirecionar esforços e recursos;
Desenvolvimento de lideranças;
Planejar a carreira ou desenvolver o plano de desempenho de pessoas;
E para empresas que buscam avanços em vez de melhorias graduais.

Ao conduzir uma análise SOAR, as perguntas básicas a serem respondidas são:

S: Quais são os nossos maiores pontos fortes?
O: Quais são as nossas melhores oportunidades?
A: Qual é o nosso futuro preferido? Aspirado?
R: Quais são os resultados mensuráveis ? O que nos dirá se alcançamos essa visão do futuro?

Essa abordagem é uma forma de aplicação da investigação apreciativa, iniciada no começo da década de 1980 nos Estados Unidos por David Cooperrider e Diana Withney, direcionada ao planejamento estratégico. O intuito dessa investigação é realizar mudanças – seja para pessoas ou organizações – com base em uma filosofia positiva.

Uma metodologia que engaja todos envolvidos a alcançar as mudanças desejadas pelas organizações ou pessoas em ambientes favoráveis deslocando o foco dos problemas e indo para os recursos positivos. A investigação apreciativa promove mudanças intensas, inspira pessoas e estimula a mudar o modo de pensar. Esse modelo gera uma vital conexão entre pessoas capazes de promover um ambiente de cooperação profunda. É neste ambiente de cooperação que as pessoas conseguem criar um futuro pautado por potenciais positivos e soluções criativas.

“Nós não descrevemos o mundo que vemos, mas sim, vemos o mundo como descrevemos.” David Cooperrider.

Dentro desse cenário, são criadas novas abordagens para promover um clima positivo e influenciar os colaboradores a olhar os problemas e ameaças sob uma nova perspectiva, procurando mais “o que fazemos de melhor e o que nós queremos” em vez de “o que está errado, o que está faltando, o que nós não queremos e o que está não conforme”.

Essa abordagem impacta as empresas em diversas frentes e contexto estratégico, encarando-se uma análise com foco na influência positiva e geração de mais entusiasmo e criatividade para resultados inovadores! A ferramenta envolve representantes dos vários níveis da organização para que compartilhem conversas, participem da estratégia e do planejamento estratégico. A resistência à mudança poderá ser minimizada e é mais provável que os colaboradores comprometam-se com as metas e objetivos que eles mesmo ajudaram a criar. Construir sobre os pontos fortes da organização produz melhores resultados do que gastar tempo e energia tentando corrigir os pontos fracos.

A investigação apreciativa é uma maneira particular de fazer perguntas e de prever o futuro promovendo relacionamentos positivos, aprimorando assim a capacidade de um sistema de colaboração e mudança. Ela utiliza um processo de 4 estágios conhecido como Ciclo 4D. São quatro passos que vão desde a descoberta desse núcleo positivo na organização até a aplicação do método em busca dos resultados. São eles:

Discovery – A DESCOBERTA: A identificação de processos organizacionais que funcionam bem. Toda organização tem um núcleo positivo e esse núcleo precisa ser descoberto. Nessa descoberta se investigará exatamente quais são os cases de sucessos organizacionais, quais as conquistas, os seus principais valores e qualidades. Tudo voltado para uma perspectiva de passado, de onde deverá ser extraído o melhor. Nada de derrotas, fracassos e falências. Tudo deverá ser em torno do positivo em função da temática apreciativa.
Dream – O SONHO: A previsão de processos que funcionariam bem no futuro. Visualizar o melhor futuro, o futuro ideal, o futuro sonhado. Visualizar um futuro positivo.
Design – O PROJETO: Planejando e priorizando processos que funcionariam bem. Depois de identificado o futuro ideal, é hora de planejar como alcançá-lo! Nessa fase da investigação apreciativa, deverão ser pensadas ações de planejamento de mudanças que possibilitem a chegada a esse futuro ideal.
Destiny – O DESTINO (ou A ENTREGA): A implementação (execução) do design proposto. Neste momento, começam a ser colocadas quais serão as primeiras ações para começar a concretizar esse futuro ideal. É hora de colocar a mão na massa e ver a mudança acontecer! Nessa fase da investigação apreciativa você já estará com um pé nesse futuro tão sonhado.

A ideia básica é construir organizações em torno do que funciona, em vez de tentar consertar o que não funciona. É o oposto da resolução de problemas! A investigação apreciativa se concentra em como criar mais do que já está funcionando. Esse método é de natureza mais positiva do que muitos outros, no entanto, é uma estratégia simples, pois supõe que o sucesso gera sucesso. Muitas organizações estão de fato onde estão agora porque, ao priorizar, resolveram problemas, porém não se concentraram apenas no que não funcionava.

Modelo de Análise SOAR

Um modelo de análise SOAR é estruturado como uma simples matriz de 2 x 2, resultando em quatro quadrantes destacando as FORÇAS, as OPORTUNIDADES, as ASPIRAÇÕES, e os RESULTADOS.

FORÇAS

O que a organização faz bem, juntamente com seus principais ativos, recursos e realizações. Uma organização deve se concentrar em sua maior conquista, nos fatores únicos sobre a organização e nos fatores determinantes que garantem o sucesso da empresa. Exemplos de perguntas:

Em que nos destacamos?
Quais são as nossas maiores realizações?
Do que mais nos orgulhamos?
Quais são os nossos cases de sucesso?
O que nos torna únicos?
O que nós fornecemos que é de classe mundial?
Quais pontos fortes são mais valiosos em nosso mercado?
O que fazemos ou temos que é melhor do que qualquer outra pessoa?

OPORTUNIDADES

Circunstâncias que a sua equipe, o futuro do próprio negócio, a estratégia corporativa poderá aproveitar para obter sucesso, melhorar a lucratividade, a participação de mercados ou aumento da vantagem competitiva. Os desafios devem ser vistos como uma oportunidade perfeita para reformá-los em ganhos. A organização também vê os vários métodos para se diferenciar e se destacar dos concorrentes. Exemplos de perguntas:

Que parcerias levariam a um maior sucesso?
Que mudanças e tendências no mercado estão alinhadas com nossos pontos fortes?
Que ameaças vemos que poderíamos reformular como oportunidades?
Quais são as necessidades e desejos que atualmente não estamos atendendo dos nossos stakeholders internos e externos?
Existem lacunas no mercado que poderíamos preencher?
Há algo que podemos potencializar?

ASPIRAÇÕES

Uma expressão do que você quer ser e alcançar no futuro. Uma visão para desenvolver os pontos fortes atuais, as oportunidades mapeadas, inspirar e desafiar a situação atual. Esta é a ferramenta que mergulha principalmente a empresa no sentido de atingir seus objetivos. Concentrar nas iniciativas e processos voltados para o sucesso. Na maioria das vezes, os pontos fortes e as oportunidades atuam como as aspirações, pois oferecem meditação e momentos reflexivos. Exemplos de perguntas:

O que queremos alcançar no futuro?
Como devem ser nossos negócios futuros?
Como podemos fazer a diferença?
Pelo que somos apaixonados?
Que estratégias e ações apoiam nosso futuro perfeito?

RESULTADOS

Resultados tangíveis e medidas que demonstram que você alcançou seus objetivos e aspirações. Este é um pilar vital dessa estratégia, pois se concentra em fornecer sinais indicativos para a organização. Indica se a organização está no caminho certo para a consecução dos objetivos. A empresa também se concentra em como transformar a visão de sucesso em realidade. Quando os objetivos são atingidos, a organização é motivada e a mesma tendência é mantida. Exemplos de perguntas:

Que medidas nos dirão que estamos no caminho para alcançar o sucesso?
Como traduzimos nossa visão de sucesso em resultados tangíveis?
Como sabemos quando atingimos nossos objetivos?

Como fazer uma Análise SOAR efetivamente

Para obter os melhores resultados possíveis com sua análise SOAR, escolha participantes com uma ampla gama de perspectivas. O grupo deve ser composto por pessoas de diferentes departamentos da sua organização incluindo partes interessadas, como clientes, fornecedores e parceiros. Se for difícil reunir todos os participantes em um só lugar, ao mesmo tempo, deve ser proposto um compartilhamento de tela e/ou videoconferência que permitam que os facilitadores usem as ferramentas tradicionais de brainstorming, como papel para cartazes, quadros brancos e notas adesivas. Contudo, certifique-se que as ideias de todos sejam incorporadas, transcritas, conferidas e incluídas consolidando assim todas as informações relevantes.

Objetivos

Defina um objetivo claro para a análise SOAR. Comece declarando o objetivo do exercício e garanta que todos estejam claros quanto ao escopo. Esclareça em que nível da organização o processo se concentrará (estratégico, tático, projeto, produto/serviço ou nível pessoal) e em que período se destina (no próximo mês, ano ou período de vários anos). Explore a visão atual da organização, apresente dados relevantes e defina o desafio da sessão. Os resultados de análises e planos anteriores podem ser introduzidos neste momento. Você poderá usar como exemplos as Análises SWOT, Matriz BCG, Análise PEST/PESTEL, Partes Interessadas, Business Model Canvas e as 5 Forças de Porter.

Brainstormig – Chuva de ideias

Reúna sugestões e ideias. Certifique-se de que o grupo tenha um entendimento compartilhado do significado dos quatro quadrantes e das perguntas que precisam ser respondidas. Use grupos de observação para abordar cada seção da matriz SOAR. O tamanho dos grupos dependerá do objetivo da sessão, se todos estão no mesmo local, o seu papel ou relacionamento com a organização. Esta etapa é uma excelente oportunidade para envolver várias partes interessadas. Não ignore completamente as ameaças e fraquezas, mesmo que elas não estejam definidas na matriz SOAR. Em vez disso, reformule-os como uma afirmação positiva como força, oportunidade ou aspiração.

Agrupar

Esclareça o conteúdo, agrupe ideias semelhantes e exclua duplicatas. Agora você tem todas as ideias; é hora de organizá-las! Selecione duplicatas, mescle temas semelhantes e descarte qualquer uma que não esteja dentro do escopo. Essa etapa pode consumir bastante tempo, principalmente se a etapa de brainstorming foi realizada individualmente ou em muitos grupos menores.

Priorizar

Após consenso, priorize as questões de acordo com o impacto na organização. Priorize as informações identificadas na análise SOAR pedindo aos participantes que votem nas questões mais importantes de cada quadrante. Esses são os fatores que você deve abordar no seu plano. Atribua a cada pessoa um ou mais votos e solicite que eles distribuam entre os assuntos que considerem mais importantes.

Plano de ação

Crie um plano de ação com o engajamento voluntário para cada problema surgido. Decida uma ou mais ações para cada prioridade e acorde os prazos para conclusão.

Compartilhar

Compartilhe os resultados, incluindo o plano de ação com as partes interessadas relevantes.

Gere um relatório incorporando as conclusões da análise e o plano de ação para distribuir às partes interessadas relevantes. Este relatório fornecerá de um meio para monitorar o progresso e emitir atualizações regulares. É importante que aqueles que contribuíram com a análise vejam os resultados tangíveis e as melhorias ao longo do tempo e estejam dispostos a participar de processos semelhantes no futuro.

Algumas boas práticas devem ser seguidas para que a investigação apreciativa seja bem conduzida no que se refere a Análise SOAR identificando os pontos fundamentais.

Mude seu foco para o positivo: articule seus objetivos em torno da influência, inovação e do impacto positivo que poderá gerar em seu ambiente. Esse modelo mental abrirá um mundo de possibilidades, trazendo muito mais entusiasmo e criatividade para equipe que discute os rumos do plano estratégico.

Envolva as pessoas que gerarão impacto e que serão impactadas pela estratégia: busque melhores práticas, oportunidades de melhoria e aspirações para o negócio envolvendo parceiros, fornecedores e clientes, além do seu time interno, de forma colaborativa. Isto resultará na criação de estratégias inovadoras e não numa mera perspectiva interna.

Prototipe e capacite: encoraje seu time a testar novas ideias! Permita-se ser vulnerável neste momento. Apenas cenários que admitem riscos encorajam verdadeiramente a inovação! Metodologias ágeis estão aí para suportar estes processos. Foque os resultados que almeja atingir apoiados pela liderança. Ao final, os participantes criarão objetivos atraentes, estarão engajados e mergulharão num ambiente inspirador.

Mantenha uma estratégia ‘viva’ e sustentável: envolva diversas áreas e pontos de vista (internos e externos). Para o plano se tornar sustentável é necessário simplicidade na comunicação dos principais componentes trazendo a abordagem do “menos é mais” deixando assim, um plano mais assertivo para todos.

Na análise SOAR, o foco é totalmente positivo, traz possibilidades, valoriza a participação de todas as áreas, traz um olhar externo para contribuir com as discussões e verdadeiramente aporta diversidade e colaboração com o objetivo de criar um plano de ação visionário. Quanto mais engajado seu time for na elaboração do plano, mais participativo ele será na hora de implementá-lo.

Fontes:

https://rapidbi.com/swot-or-soar-strategy-and-tools-in-business/

http://asqservicequality.org/glossary/strengths-opportunities-aspirations-results-soar-analysis/

https://tugofwarwithtime.com/swot-or-soar-which-is-better/

https://www.groupmap.com/map-templates/soar-analysis/

https://www.davidcooperrider.com/

8 min leituraDois métodos de análise muito utilizados para planejamento estratégico, porém a metodologia de análise SOAR tem o foco na investigação apreciativa adaptada da análise SWOT auxiliando organizações e pessoas a […]

João Paulo Ferreira

26 de novembro de 201913 de janeiro de 2021

Fator RH,Ferramentas de gestão

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Relatório de auditoria | Dicas práticas para construir o SEU relatório!

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O relatório de auditoria é um documento que formaliza todos os eventos e ocorrências surgidas durante uma auditoria. É através dele que o auditor apresenta o que foi examinado e auditado, destacando os pontos positivos, pontos negativos e as suas conclusões, tornando claro para a organização o que está indo bem e o que precisa ser melhorado.

O relatório deve ser elaborado com muita atenção e clareza. Alguns auditores falham nessa formatação e acabam criando ruídos e problemas logo após a auditoria realizada. O relatório precisa ter clareza, objetividade e imparcialidade. Ele direcionará a organização para que tome as ações assertivas para a melhoria do sistema de gestão e segurança dos alimentos.

O relatório de auditoria representa a conclusão do que foi verdadeiramente vivenciado e evidenciado na auditoria. É a fotografia revelada da auditoria.

A finalidade do relatório de auditoria é retratar o cenário atual e provocar uma mudança positiva nos processos não atribuindo culpa a ninguém. Um relatório bem elaborado precisa relatar o resumo das não conformidades apuradas e todas as observações e considerações tomadas quanto à eficiência do Sistema de Gestão e Segurança de Alimentos, as recomendações para melhoria, e as informações como: escopo, exclusões e objetivos, identificação dos membros da equipe de auditoria, data, local auditado, plano de auditoria e alguns documentos avaliados na condução e quem foram as pessoas entrevistadas. O relatório de auditoria é de propriedade do cliente e deve ser tratado com confidencialidade e protegido pelos membros da equipe e pelos colaboradores designados a recebê-lo.

Alguns passos simples são extremamente importantes para auxiliá-lo na correta elaboração do relatório. Além de tornar o texto mais objetivo, ele será visto com maior interesse e credibilidade pelo auditado, isso facilitará o entendimento e a tomada de decisão dos gestores.

Cuidados devem ser tomados durante toda a elaboração do relatório. Destaque os benefícios da auditoria identificando sempre as oportunidades de melhoria e a robustez do sistema de gestão. Concentre energia positiva e evite buscar culpados ou dizer que determinada pessoa ou setor falhou. Encare os problemas de forma universal e não produza um relatório evasivo, que escape do objetivo principal. Evite aplicar termos técnicos desnecessários e por fim não é nada interessante exaltar o trabalho realizado pelo auditor. O relatório deve ter uma linguagem de fácil entendimento.

Tem-se um relatório de auditoria como um falso documento confidencial. É uma falsa sensação de segurança. Provavelmente tais relatórios podem não permanecer internamente e atravessar as barreiras físicas e virtuais da empresa. Cuidado com o que você escreve e com as informações que você registra.

Leia bem os seus relatórios com os olhos do público. Eles entenderão o seu texto? Você descreveu os fatos claramente? Qual ação é exigida deles? Eles entenderão a mensagem?

Use frases curtas. Evite repetir informações. Escreva claramente cada parágrafo. Revise seu relatório quantas vezes achar que é necessário. Evite poluir com muitas siglas sem tornar claros seus significados.

Relatórios de auditoria devem promover uma clareza dos fatos. Escreva detalhadamente a constatação, a evidência e qual o requisito que não foi atendido.

CONSTATAÇÃO: diga realmente o que não funcionou ou não foi eficaz! É a visão geral da constatação.
EVIDÊNCIA: diga o que não foi “bem feito”. A deficiência deve ser sustentada pela evidência objetiva.
REQUISITO: diga o que precisa ser de fato cumprido. Resumo do requisito não atendido!

Para o melhor gerenciamento das atividades de acompanhamento, considere o uso do Relatório original como um processo de acompanhamento. Insira colunas em branco à direita, para preencher com o responsável o status da ação. Elabore um relatório que seja formatado para ação e gerenciamento.

O acompanhamento efetivo do relatório é fundamental para a ação corretiva. Determine prioridades, identifique responsabilidades, atribuições e prazos. Se o relatório for escrito com boa estrutura, pode-se utilizar o próprio relatório como uma ferramenta de gerenciamento para atividades de acompanhamento.

O auditor deve concluir o relatório com uma seção de sugestões de melhoria para organização. Seja positivo e concentre-se no que está acontecendo no momento e em como os pontos fortes da empresa podem ser aplicados nas áreas ou nos processos que foram detectados como ineficazes.

Seja específico e muito claro sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, e quais ações devem ser implementadas para assegurar a conformidade.

Seja preciso e breve nas recomendações. Inclua apenas as informações e os detalhes realmente necessários.

Lembre-se que esses relatórios serão lidos por grandes executivos e alguns deles não têm muito tempo para extensas e complexas leituras. Os auditores devem apresentar os resultados de forma clara e objetiva, para que a liderança possa compreender a situação e atuar de forma assertiva em prol da melhoria contínua.

Escrever um excelente relatório não é uma tarefa fácil. Relatórios eficazes são precisos, factuais e bem estruturados. Verifique com os leitores/auditados se os seus relatórios são concisos, factuais e bem estruturados. Quando os relatórios ficam mais curtos, alguma coisa está funcionando corretamente. Boa escrita é uma habilidade natural para alguns e aprendida por outros; mas uma vez aprendida ficará sempre com você!

Um relatório mal elaborado e apresentado poderá permitir a contestação do auditado ou possibilitará à direção da empresa fazer uma má avaliação de todo um trabalho realizado, traduzindo como desrespeito e desconfiança do valor da auditoria e causando a desmoralização do próprio auditor.

Fuja dos problemas na elaboração de um relatório e aprenda, de fato, a redigir um relatório de sucesso!

Fonte: https://www.qualityassurancemag.com/article/qa0615-effective-inspection-reports/

3 min leituraO relatório de auditoria é um documento que formaliza todos os eventos e ocorrências surgidas durante uma auditoria. É através dele que o auditor apresenta o que foi examinado e […]

João Paulo Ferreira

20 de março de 201913 de janeiro de 2021

Fator RH

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5 passos para uma gestão da qualidade eficaz

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A gestão da qualidade é de extrema importância para a indústria e comércio do setor de alimentos e bebidas. Através do controle e monitoramento sistemático garante-se a segurança dos alimentos e como consequência evitam-se gastos extras não só de desperdício de alimentos, como também devido a multas por não estar de acordo com as normas.

Alguns passos são essenciais para que o processo seja eficiente e eficaz:

1 – Planeje o seu processo de produção de acordo com a legislação vigente. Faça a ficha técnica dos produtos e estude o fluxo de processos: como os equipamentos estão dispostos, tempo de preparo, quantidade de colaboradores, logística de entrada e saída de matérias-primas e produtos, entre outros.

2- Padronize. Os processos devem ser padronizados para que sejam executados de forma única, tendo em vista que independentemente das pessoas que estejam na produção, elas consigam realizar a tarefa de forma efetiva. Não se esqueça de deixar não só o fluxo de produção, mas também o POP – Procedimentos Operacionais Padronizados – por perto para caso haja qualquer dúvida.

3- Organize e treine a sua equipe para que não haja acumulação de funções e elabore estratégias para que se atue de forma preventiva. Desenvolva pré-requisitos para que, em caso de algum imprevisto, o lote ou prato não seja enviado para o cliente, garantindo a segurança do consumidores.

4- Monitore os processos, mantendo os bancos de dados de informações atualizados, desde os ligados diretamente à produção, como temperatura, umidade, tempo de preparo, quantidade de matérias-primas utilizadas, e também os dados financeiros que irão dizer muito sobre os processos.

5- Verifique constantemente os dados de monitoramento e elabore uma lista de verificação para revisar se o processo está de acordo com as normas. Faça o gerenciamento dos problemas através de ações corretivas ou revisão do sistema de produção, assim será possível realizar ajustes e evitar surtos alimentares e gastos desnecessários.

Ao desenvolver estes itens, seu negócio, além de seguro, se tornará mais ágil, eficiente e apto a atender seus clientes do jeito que eles merecem!

Referência bibliográfica

Gestão da qualidade: o que não pode ser negligenciado?

Autora convidada: Vanessa Cardozo de Avelar

2 min leituraA gestão da qualidade é de extrema importância para a indústria e comércio do setor de alimentos e bebidas. Através do controle e monitoramento sistemático garante-se a segurança dos alimentos […]

Convidados

14 de março de 201913 de janeiro de 2021

Dicas Vencedoras

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A importância da gestão da qualidade para a segurança dos alimentos

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O acesso à informação é enorme por conta das tecnologias atuais e como consequência o consumidor está mais exigente, procurando empresas que entregam não só o produto proposto, mas também algo a mais, que o surpreenda! E isto se reflete nos negócios e indústrias de alimentos e bebidas, principalmente nos conhecimentos relacionado à segurança dos alimentos.

Os índices de DTAs (Doenças Transmitidas por Alimentos) no Brasil continuam elevados e a população está mais consciente dos perigos que pode ter ao consumir um alimento contaminado. O post “Surtos alimentares no Brasil – Dados atualizados em junho de 2018” mostra que ocorreu um aumento no último ano nos surtos alimentares aqui no país.

Devido à facilidade de acesso a notícias como esta, os consumidores estão mais conscientes e por isso têm se preocupado com os alimentos que estão ingerindo, e isso reflete em questões voltadas principalmente à segurança dos alimentos. Estão buscando saber como funciona o sistema de fabricação, desde a produção da matéria-prima no campo até chegar à mesa do consumidor.

Por isso é necessário que a empresa inove! A inovação não é criar algo novo, é fazer algo que não foi feito antes. Não necessariamente está ligado a tecnologias. Aplicar pequenas mudanças que irão colaborar para melhorar o desempenho da sua empresa é uma forma de renovação.

Uma das formas de trazer a inovação para a sua empresa é fazendo uma boa gestão da qualidade. Ao padronizar e controlar os processos, os clientes percebem de diversas formas o impacto dessas atitudes. O produto chega mais rápido até ele, com o mesmo formato e quantidade, com embalagens apropriadas e atendimento correto.

Com uma gestão bem desenvolvida diminuem-se os desperdícios de matérias-primas e produtos, otimiza-se o tempo de produção, fidelizando o cliente, aumentando a lucratividade e garantindo a segurança dos alimentos, como já abordado aqui no blog.

Por isso, a gestão da qualidade é importantíssima, pois permite entregar um produto livre de contaminante, ajudando na redução de surtos alimentares, oferecendo ao cliente um produto com alto valor agregado, trazendo assim, benefícios tanto para a empresa que a aplica quanto para os que consomem o alimento.

Autora convidada: Vanessa Cardozo de Avelar

2 min leituraO acesso à informação é enorme por conta das tecnologias atuais e como consequência o consumidor está mais exigente, procurando empresas que entregam não só o produto proposto, mas também […]

Convidados

12 de março de 201913 de janeiro de 2021

Aprendi Hoje

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Comunicação eficaz sobre qualidade e segurança de alimentos para o consumidor

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As indústrias de alimentos devem possuir um bom programa de qualidade e higiene dos alimentos, para que não exista qualquer contaminação e se garanta a segurança dos alimentos. Para isso, devem contemplar no mínimo as Boas Práticas de Fabricação (BPF) e alguns planos mais específicos de controle, como por exemplo o APPCC (Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle) e para aquelas mais exigentes, a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos e até mesmo a certificação em uma norma de qualidade.

Muitas empresas desejam comunicar o consumidor final sobre todos esses processos e procedimentos seguidos pelas suas plantas industriais, pois atualmente a segurança dos alimentos e a confiança que o cliente tem na marca do produto a ser adquirido passa a ser um dos pontos principais que levam ou não à aquisição daquele alimento.

Para informar os seus clientes e consumidores sobre os procedimentos e trabalhos realizados em qualidade e segurança dos alimentos, muitas empresas colocam em suas embalagens informações como selos de qualidade e logos das certificações que a empresa possui em sua planta industrial, avisos de que a empresa possui implantado o plano APPCC, descritivos dizendo que a empresa possui BPF e sistemas de qualidade e higiene, entre outros.

Tudo isso parece válido para as indústrias de alimentos, mas será que todos os clientes e consumidores entendem essas siglas, símbolos e palavras destinadas a especialista no assunto na área de alimentos?

Não. A maioria dos consumidores fazem a leitura dos rótulos dos alimentos, mas grande parte deles não consegue interpretar corretamente o significado das palavras e números descritos, quanto mais informações técnicas sobre qualidade e segurança do alimento.

Mas informar é preciso, pois muitas vezes fazemos grandiosos trabalhos na área da qualidade e isso fica restrito à empresa, sem que os consumidores finais, os maiores interessados pelos produtos, saibam da existência de tudo isso e o quanto esse trabalho impacta na hora de consumir um alimento seguro.

Sendo assim, como informar tudo isso aos consumidores e clientes, de forma clara e precisa? Seguem alguns exemplos que podem ser seguidos:

Logos e marcas de certificados de qualidade: Em alguns casos é permitido o uso do logo da norma em que a empresa possui a certificação de qualidade, então é válido fazer o uso dessa imagem, porém é preciso esclarecer o que isso significa, com palavras menos técnicas, como por exemplo “A empresa XXX possui um rigoroso sistema de qualidade e higiene para levar a você e sua família um alimento saudável e sem nenhuma contaminação”
QR Code: Está cada vez mais comum nas embalagens dos produtos o uso do QR Code, onde o consumidor pode ter um rápido acesso pelo aplicativo do seu smartphone a informações relevantes e até a vídeos sobre a empresa. Sendo assim é possível colocar nessa ferramenta o que é realizado na área da segurança dos alimentos, a fim de informar o consumidor com maior clareza.
Imagens: As imagens também são uma forma de comunicação eficaz, principalmente com crianças e consumidores que possuem dificuldade de leitura. Assim, usar imagens que remetem à qualidade e higiene faz com que o consumidor entenda os nossos processos e a garantia do alimento seguro.

Essas são algumas das diversas possibilidades de informação para uso nas embalagens dos produtos, mas não devemos esquecer do crescimento ao acesso às redes e mídias sociais, onde é possível postar mensagens e até vídeos, com um alto número de acesso por usuários que estão sempre conectados.

Podemos afirmar que toda a forma de comunicação junto aos consumidores, cada vez mais exigentes, será essencial para o crescimento da marca e da empresa. Além disso, um trabalho tão grandioso não pode ser deixado nos “bastidores” sem que seus clientes saibam de sua existência!

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Maria Juliana Franceschini

7 de dezembro de 201813 de janeiro de 2021

Dicas Vencedoras

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BIG DATA: a tecnologia da informação transformando o sistema de alimentos

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Um dos temas atuais abordados, pelo menos, nos dois últimos encontros do GFSI, foi o Big Data que é a análise e a interpretação de grandes volumes de dados de grande variedade. Para isso, são necessárias soluções específicas que permitam a profissionais de TI trabalhar com informações não-estruturadas a uma grande velocidade. Isso significa que eles não têm relação entre si e nem uma estrutura definida. São, por exemplo, posts no Facebook, vídeos, fotos, tweets, geolocalização, comportamentos. Teoricamente, os dados não-estruturados só poderiam ser analisados por humanos. Por outro lado, os dados estruturados podem facilmente ser colocados em uma tabela do Excel, por exemplo. Eles possuem regularidade entre si.

Ferramentas “comuns”, feitas para analisar dados estruturados, como os preços dos supermercados de uma região, não são capazes de analisar dados não-estruturados. As ferramentas de Big Data não devem só dar conta da grande quantidade de dados variáveis, mas devem fazer isso a uma grande velocidade e são ferramentas diferentes das usadas para armazenar dados comuns. Ao contrário dos bancos de dados comuns, os bancos usados no Big Data devem ter elasticidade, pois precisam suportar não só grandes volumes, mas grandes volumes que crescem muito em pouco tempo. Eles também precisam ser flexíveis para aceitar vários tipos de mídias.

Os principais aspectos do Big Data podem ser definidos por 5 “V”: Volume, Variedade, Velocidade, Veracidade e Valor. Os aspectos de Volume, Variedade e Velocidade dizem respeito à grande quantidade de dados não-estruturados que devem ser analisados pelas soluções de Big Data a uma grande velocidade, conforme mencionado anteriormente. O “V” de Veracidade é sobre as fontes e a qualidade dos dados, pois eles devem ser confiáveis. Já o “V” de Valor é relacionado aos benefícios que as soluções de Big Data vão trazer para uma empresa. Cada instituição precisa checar se os benefícios trazidos pela análise de Big Data compensam o alto investimento nas soluções específicas para isso.

Vejam nos links abaixo exemplos diversos das aplicações do Big Data:

http://brandchannel.com/2013/02/27/how-big-data-helps-the-cheesecake-factory-create-happier-customers/

https://www-03.ibm.com/press/us/en/pressrelease/40436.wss?utm_source=twitterfeed&utm_medium=twitter

Fonte da imagem: Marketing por dados

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Cíntia Malagutti

1 de outubro de 201813 de janeiro de 2021

Inovações e novidades

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Time de Segurança de Alimentos

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Um dos grandes desafios para a liderança do Sistema de Gestão da Qualidade e de Segurança de Alimentos é formar um time (ou equipe como muitos adotam) comprometido com os programas implementados e com os princípios da segurança de alimentos.

Gosto do termo TIME pois, como em qualquer esporte, as funções são pré-definidas e é preciso identificar habilidades específicas para a execução das muitas tarefas que são necessárias no dia-a-dia de uma empresa.

Como tem perfil multidisciplinar, o time deve ser composto por colaboradores de diferentes áreas, mas muitas empresas caem na armadilha de nomear lideranças dessas áreas para participar e isso é um grande erro.

Em tempos de Copa do Mundo, todos nós somos tentados a opinar sobre quais jogadores devem ser selecionados e nos sentimos no direito de criticar escolhas que não consideramos corretas.

Ora, se somos bons para opinar e criticar, por que muitas vezes cometemos equívocos nas nossas “convocações”?

O Líder deve ter a prerrogativa e o discernimento para a identificação dos verdadeiros talentos entre todos os colaboradores e isso muitas vezes é bem difícil porque existe uma certa pressão para indicar coordenadores, supervisores ou líderes dos setores, talvez para dar maior visibilidade ou importância ao trabalho.

No entanto, o cargo jamais deve ser colocado como fator de indicação. É preciso identificar e selecionar os verdadeiros talentos.

Mas não se enganem! Só talento e força de vontade não são suficientes para bons resultados.

É preciso que haja formação consistente e continuada. Treinamentos de reciclagem são bons, mas é preciso que haja outras formas de capacitação, que incluam participação em eventos externos como cursos de especialização, workshops, troca de vivência com clientes, fornecedores e até com empresas do mesmo segmento.

Sei que esse último é bem difícil de acontecer porque não há ainda no Brasil uma visão de crescimento estratégico de segmento, mas empresas no exterior recebem visitas com muito boa vontade e seus fornecedores podem ajudar muito nessa aproximação.

No campo da prática, no dia-a-dia, o Time deve ter atividades estabelecidas que irão fomentar as reuniões periódicas que devem ocorrer obrigatoriamente e isso inclui visão estratégica do que ocorre na empresa, pois muitas vezes projetos são estabelecidos e o Time de Segurança de Alimentos só é chamado depois de iniciado, geralmente porque alguém se lembra dos requisitos legais…

Segurança de Alimentos é um dos pilares estratégicos dentro de uma empresa.

Dessa forma, um bom esquema tático aliado a um ótimo material/capital humano, com ótima capacitação é capaz de proporcionar resultados extraordinários que valorizarão todos os seus membros.

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Jose Luiz Bariani

18 de julho de 201815 de julho de 2018

Meu olhar

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Fomos certificados! Estamos livres dos questionários de autoavaliação?

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Com a vasta oferta de produtos e de fornecedores em um mercado globalizado e em constante crescimento, foi-se o tempo em que preços atrativos eram o suficiente. Hoje as empresas buscam a qualidade e a segurança dos alimentos como forma de diferenciação. Empresas certificadas vão além do básico, demonstrando interesse em crescer com responsabilidade e melhoria contínua, tanto dos produtos como dos processos, e acabam se tornando a preferência do cliente.

Uma das estratégias para estabelecer vantagens competitivas são as certificações, vistas como um diferencial de grande importância no mercado de alimentos, tanto nacional como internacional. Quando uma empresa opta por uma certificação reconhecida pelo GFSI, surgem o medo e as dores de cabeça em razão das mudanças documentais que causam longas discussões entre os setores e das mudanças estruturais, nas quais entra a questão financeira, afinal o mercado nem sempre se encontra favorável. Talvez uma das tarefas mais difíceis seja mudar hábitos dos colaboradores que estavam acostumados a fazer determinada tarefa há anos do mesmo jeito e, pior, a pessoa que sugere a mudança é mais jovem, às vezes do sexo oposto e nunca exerceu essa tarefa como ele. O preconceito também acontece em meio às mudanças, mas aos poucos tudo vai ficando conforme.

Finalmente concordamos estar prontos para a auditoria. Chega o grande dia, equipe preparada, tudo verificado mais de uma vez, nervos à flor da pele, será que vamos conseguir? Será que todo o esforço vai valer a pena? Afinal de contas, muito tempo e dinheiro foram investidos nisso, a expectativa da empresa como um todo e muitas vezes dos clientes é grande. Passam-se os dias de auditoria, tudo corre bem, umas observações aqui, outras ali, mas com resultado final positivo, fomos certificados!

E agora, o trabalho vai diminuir? O trabalho nunca diminui, ouso dizer que aumenta, torna-se cada vez mais difícil manter o mesmo padrão no decorrer dos anos. Além das inúmeras vantagens que uma certificação de segurança de alimentos pode trazer a uma indústria, uma das que eu tanto esperava – pois trabalho no setor da qualidade e estou em contato direto com os clientes – era diminuir a quantidade de questionários de autoavaliação de fornecedores, porém observei que poucos deles (contáveis nos dedos) ficaram satisfeitos apenas com o certificado de uma norma reconhecida pelo GFSI. Os questionários continuam chegando… Quando pergunto se existe a necessidade de respondê-los sendo que a unidade é certificada, muitos respondem que o certificado não é suficiente.

Aí me pergunto, qual o sentido? As questões, em sua maioria, já fazem parte dos requisitos da norma, ou seja, já foram verificadas pelo auditor e estão conformes. Trata-se de desconfiança do organismo certificador, comodismo ou apenas uma exigência desnecessária do cliente? Em minhas funções anteriores, aprendi que o cliente vem em primeiro lugar, mas confesso que fico frustrada e considero um retrabalho a necessidade de preencher tantos e tantos questionários com as mesmas perguntas básicas como “A empresa possui uma política da qualidade documentada?” É claro que sim! Entendo e concordo que a avaliação de fornecedores é extremamente importante, mas acredito que o certificado seja o suficiente. A relação cliente-fornecedor deve se basear em méritos, mas também em confiança, pois ambos são parceiros de negócios, se um não fizer bem o seu trabalho, consequentemente o outro também não vai bem. Um fornecedor certificado já possui sua qualidade assegurada por uma fonte confiável.
É cada vez mais difícil encontrar tempo e dispender horas, talvez dias – quando toda a informação solicitada não está centralizada em apenas uma pessoa – para responder a um questionário com perguntas que você já respondeu e provou a um organismo certificador que seus processos e documentos estão conformes.

Penso que o certificado deva substituir a necessidade de responder a questionários de autoavaliação, pois passar por todo esse longo processo de certificação e ainda não ser considerado suficiente, acaba sendo decepcionante. Esse tempo poderia ser utilizado para a melhoria contínua. Afinal de contas “tempo é dinheiro”, famosa frase de Benjamin Franklin, e ninguém quer desperdiçar dinheiro.

Bruna Scalcon tem 24 anos, é formada em Administração e trabalha há 2 anos como Analista de Qualidade em uma empresa de alimentos.

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Convidados

11 de julho de 20188 de julho de 2018

Meu olhar

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Como implementar e manter um Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos

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A palestra de Fernando Ubarana, que é HACCP Expert Zone AMS – Nestlé, no VII Encontro dos Profissionais da Garantia da Qualidade sbCTA no dia 29/05/18 nos deu a “receita de bolo” (alusão à foto) de como implementar e manter um SGSA, de modo claro, objetivo, assertivo e tantos outros elogios da platéia presente e presenteada com essa delícia!

Apesar de mencionar que dificilmente conseguimos estabelecer uma fórmula ou “receita” para implementação de um SGSA, certamente há alguns “ingredientes” ou aspectos essenciais que devemos considerar, sendo que a melhor abordagem para a implementação de um Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos irá depender essencialmente de fatores internos e externos da organização, como o nível de competência atual em segurança de alimentos, da complexidade regulatória local, das exigências das diferentes partes interessadas com o SGSA e da cultura da qualidade e segurança de alimentos presente. Em função disso, é difícil estabelecer uma metodologia única ou receita para a implementação. Em sua apresentação, ele explorou alguns aspectos que, por experiência, se mostram essenciais para o sucesso na implementação de um SGSA seja qual for o cenário ou contexto em que a empresa estiver inserida.

A abordagem brilhantemente foi:

– Escolher o referencial normativo “correto”, ou seja, várias normas podem ser usadas como base para a estruturação de um SGSA. Todas as normas aprovadas pela GFSI apresentam em sua estrutura básica o estabelecimento, implementação dos PPRs, aplicação dos princípios do HACCP e incorporação de princípios de gestão da qualidade. Não há uma norma que podemos chamar de maneira absoluta de “correta”. Cabe à organização escolher aquela que melhor se encaixe em sua realidade interna e externa. A determinação cuidadosa de um referencial normativo que seja adequado à realidade da organização irá prover a base para o sucesso na implementação do SGSA;

– Estruturar o SGSA com base na melhoria contínua, ou seja, com base na aplicação de princípios de gestão, como a abordagem de processos e a melhoria contínua. A nova estrutura de normas ISO, incluindo a nova versão da ISO 22000:2018, que será publicada este ano utilizam uma estrutura fortemente baseada no ciclo PDCA. Aplicar esta abordagem de maneira viva e ativa é essencial para o sistema de gestão. Além da aplicação dos princípios de gestão da qualidade, é necessária a consistência técnica na operação, através da aplicação consistente e embasada dos programas de pré-requisitos e dos princípios do HACCP. Isso envolve também a aplicação da abordagem PDCA com um viés mais técnico para promover a atualização e fortalecimento continuo desta consistência técnica na gestão dos perigos à segurança de alimentos;

– Estabelecer Política e Objetivos, devendo-se questionar qual é o papel da organização na cadeia produtiva de alimentos e em que a política contribui de forma efetiva com o seu aprimoramento. Neste sentido, a avaliação contexto interno e externo no qual a organização se encontra inserida é fundamental. Ao invés de simplesmente atribuir uma política porque a “norma manda”, deve-se realmente enxergar as questões de segurança de alimentos e o posicionamento da organização como algo vital para a organização. Isso pode auxiliar a definir uma política (e objetivos associados) mais alinhada aos objetivos de negócio da organização. Os objetivos que sustentam a política, pensados estrategicamente, devem ser cascateados nos diferentes processos, estabelecendo objetivos de meio que podem estar relacionados desde à gestão direta dos perigos através do HACCP como aspectos comportamentais e estruturais ligados aos PPRs;

– Prover e Gerenciar Recursos. A questão da provisão e gerenciamento de recursos é central para a implementação efetiva de um SGSA. Os PPRs são a base e boa parte dos problemas relacionados à contaminação de produtos têm como base alguma falha ou limitação relacionadas à infraestrutura ou ambiente de trabalho. Isso pode envolver diferentes aspectos como edificações, equipamentos (incluindo equipamentos de medição e controle), manutenção, limpeza, zoning, controle de pragas, monitoramento ambiental, estruturas de segurança pensando em defesa de alimentos e outros aspectos não necessariamente relacionados a PPR como tecnologia de informação e automação. Um bom mapeamento da situação de adequação atual com relação aos PPRs, a normas mínimas ou às melhores práticas permitirá a adequada alocação de recursos para adequação, pois podemos encontrar realidades muito diferentes de adequação dos PPRs de fábrica para fábrica;

– Manter o Conhecimento Organizacional em Segurança de Alimentos, pois se avaliarmos a fundo boa parte dos issues de segurança de alimentos, certamente iremos encontrar, com uma análise um pouco mais elaborada, causas relacionadas a lacunas de competência relacionadas a fatores que podem afetar a segurança de alimentos, em diversos níveis. Quem higieniza o equipamento está adequadamente treinado para a realização correta desta tarefa? Quem realiza o monitoramento microbiológico de linhas e produtos tem a competência necessária para realizar as amostragens e análises e interpretar os resultados? Mas, principalmente, quem projetou o equipamento citado anteriormente tinha conhecimento dos requisitos de projeto sanitário associados a esse processo? As pessoas são, portanto, o recurso mais crítico e valioso para a produção de alimentos seguros. Então, todo o pessoal que afeta a segurança de alimentos deve ser competente. Mas mais do que as pessoas, a organização deve ser competente em segurança de alimentos e manter, desenvolver e atualizar este conhecimento ao longo do tempo.

A manutenção da competência das funções, que juntas forma a competência da organização é fundamental. Isso pode ser dar através da documentação adequada de requisitos, estudos HACCP detalhados, procedimentos e estabelecendo matrizes de competência detalhadas para todas as funções envolvidas. Programas de treinamento bem estruturados incluindo objetivos de aprendizagem, público-alvo, técnicas de aprendizagem e métodos de avaliação de eficácia são também de grande ajuda.

– Envolver todos os aspectos da operação, sendo que é importante pensar em operação não só como produção, que certamente está no centro da produção de alimentos seguros, mas qualquer outro processo que pode afetar a segurança de alimentos. Isto pode incluir manutenção, qualidade, controle de fornecedores, compras, engenharia e até a área comercial, além é claro da Alta Direção.

– Verificar efetivamente o SGSA é fundamental. Esta atividade deve ser planejada e constar nos programas de pré-requisitos (PPR) e HACCP. Portanto, é de se esperar que o foco inicial da verificação esteja na operação, nos controles básicos do dia-a-dia, desde avaliação de comportamentos e infraestrutura até os controles de processo, como PCCs e PPROs. Diferentes níveis de verificação podem ser estabelecidos para os PPRs, desde verificações rotineiras de turno que podem ser conduzidas pela própria operação, quanto verificações que podem ter frequências variáveis de acordo com o tipo de PPR.

Uma verificação mais geral cobrindo todos os elementos-chave do sistema de gestão (PPR, Principios do HACCP, Comunicação Interativa e Gestão) é a auditoria interna. Esta definição de auditoria que vai além da tradicional “levantar evidências de que critérios estabelecidos são atendidos” é interessante por mostrar como uma auditoria pode realmente contribuir para a melhoria do sistema de gestão da segurança de alimentos;

– Gerenciar mudanças, atualizar e melhorar, pois todos os diferentes níveis de verificação vistos devem assegurar ações que efetivamente promovam a melhoria. De acordo com o nível de verificação, ações mais simples do tipo “ver e agir” são necessárias. No entanto, nestes casos deve-se fazer uma clara avaliação de tendências para se identificar as necessidades de ações corretivas nas causas. Além disso, se um problema não pode ser resolvido em um nível é necessário escaloná-lo até que se chegue ao nível adequado que tenha autoridade e poder de decisão para resolvê-lo. Em alguns casos, projetos mais complexos podem ser necessários. O ciclo de melhoria deve ser alimentado pelas necessidades de mudanças (que devem ser gerenciadas) e aprendizados decorrentes de não conformidades (ações corretivas).

Fernando finalizou com uma citação memorável: “Costuma-se dizer que em um estudo aprofundado de causas há uma grande oportunidade de encontrar uma mudança como parte da causa-raiz”. A gestão de mudanças deve avaliar detalhadamente os impactos nos diferentes aspectos do Sistema de Gestão Integrado, incluindo a segurança de alimentos, avaliar seus impactos e as ações necessárias para mitigá-los.

Nossos sinceros agradecimentos ao palestrante Fernando, do público presente e dos leitores desse blog que podem saborear “fatias do bolo”!

Imagem: Dicas na internet

5 min leituraA palestra de Fernando Ubarana, que é HACCP Expert Zone AMS – Nestlé, no VII Encontro dos Profissionais da Garantia da Qualidade sbCTA no dia 29/05/18 nos deu a “receita […]

Cíntia Malagutti

11 de junho de 201813 de junho de 2018

Normas de certificação

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Livro: Gerenciamento da Qualidade na Indústria de Alimentos

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O livro “Gerenciamento da Qualidade na Indústria Alimentícia: Ênfase em Segurança dos Alimentos” de Marco Túlio Bertolino, correlaciona os requisitos das normas ISO 9001 e ISO 22000 com o ciclo PDCA de forma muito aplicada, com exemplos reais para quem quer implementar, melhorar e gerenciar um sistema de gestão.

Assim, no capítulo “Planejamento do SGQ + SA” é possível enxergar onde se encaixam, por exemplo, Comprometimento da Direção (missão, visão e política do SGQ + SA), objetivos e metas, requisitos legais, documentação e controle de documentos, aquisição, pesquisa e desenvolvimento.

O “Do” fica por conta das BPF, Controle de instrumentos de medição e ensaio, Controle de produto não conforme, Preservação do produto, Rastreabilidade, Emergências e recall, dentre outros.

O “Check” trata das auditorias internas e o “Act” ensina como fazer Análise de dados, Ações corretivas e preventivas, Solução de problemas , Melhoria contínua, Análise crítica por parte da administração.

Resumo

Hoje, qualidade não é mais um diferencial competitivo, mas condição fundamental para se manter no mercado. Este livro aborda o tema qualidade com foco na indústria alimentícia, criando uma sinergia entre os conceitos de gerenciamento de qualidade total (TQM) e análise de perigos e pontos críticos de controle (APPCC).

Sumário

Capítulo 1. Gerenciamento da qualidade total

Capítulo 2. Planejamento (P – plan)

Capítulo 3. Execução (D – do)

Capítulo 4. Verificação (C – check)

Capítulo 5. Ação (A – act)

Para maiores informações, clique aqui.

< 1 min leituraO livro “Gerenciamento da Qualidade na Indústria Alimentícia: Ênfase em Segurança dos Alimentos” de Marco Túlio Bertolino, correlaciona os requisitos das normas ISO 9001 e ISO 22000 com o ciclo PDCA de forma muito aplicada, […]

Juliane Dias

4 de maio de 201828 de abril de 2018

Dicas Vencedoras

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gestão da qualidade de alimentos

Matriz RACI – Matriz de Responsabilidades para Segurança de Alimentos

SWOT ou SOAR? Eis a questão! Qual a melhor ferramenta de estratégia?

OPORTUNIDADES

ASPIRAÇÕES

Relatório de auditoria | Dicas práticas para construir o SEU relatório!

5 passos para uma gestão da qualidade eficaz

A importância da gestão da qualidade para a segurança dos alimentos

Comunicação eficaz sobre qualidade e segurança de alimentos para o consumidor

Imagens: As imagens também são uma forma de comunicação eficaz, principalmente com crianças e consumidores que possuem dificuldade de leitura. Assim, usar imagens que remetem à qualidade e higiene faz com que o consumidor entenda os nossos processos e a garantia do alimento seguro.

BIG DATA: a tecnologia da informação transformando o sistema de alimentos

Time de Segurança de Alimentos

Fomos certificados! Estamos livres dos questionários de autoavaliação?

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Livro: Gerenciamento da Qualidade na Indústria de Alimentos

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