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Auditoria de primeira, segunda e terceira parte: o que é isso?

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Quem no mundo da Segurança de Alimentos nunca ouviu falar sobre auditoria de primeira, segunda e terceira parte? Mas você sabe realmente o que é isso?

Na área de alimentos, as auditorias de primeira, segunda e terceira parte são aplicadas de maneira específica para garantir a segurança, qualidade e conformidade dos produtos alimentícios com normas e regulamentações.

1. Auditoria de Primeira Parte (Auditoria Interna):

  1. Quem realiza: Realizada pela própria organização, geralmente pela equipe interna de qualidade.
  2. Propósito: Avaliar a conformidade dos processos e sistemas de gestão de segurança de alimentos da própria organização com normas internas e requisitos regulamentares. Também serve para identificar áreas de melhoria antes de auditorias externas.
  3. Exemplo: Uma empresa de processamento de alimentos realiza auditorias internas periódicas para verificar se seus processos de produção estão em conformidade com os requisitos da norma ISO 22000 (Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos).

2. Auditoria de Segunda Parte (Auditoria de Fornecedor):

  1. Quem realiza: Realizada por uma organização (como um fabricante, consultor ou varejista de alimentos) sobre seus fornecedores ou prestadores de serviços.
  2. Propósito: Avaliar a conformidade dos fornecedores com os requisitos contratuais, regulatórios e normativos estabelecidos pela organização. Pode incluir a verificação das práticas de segurança de alimentos, higiene e qualidade.
  3. Exemplo: Um supermercado realiza uma auditoria em seus fornecedores de produtos frescos para garantir que eles seguem as boas práticas de fabricação e cumprem os requisitos da certificação GLOBALG.A.P. (Good Agricultural Practices).

3. Auditoria de Terceira Parte (Certificação Independente):

  1. Quem realiza: Realizada por organismos de certificação independentes e imparciais, que podem ser acreditados por organismos nacionais ou internacionais.
  2. Propósito: Avaliar a conformidade do sistema de gestão de segurança de alimentos da organização com normas externas (como ISO 22000, BRCGS, FSSC 22000, entre outras) e conceder a certificação oficial.
  3. Exemplo: Uma fábrica de produtos lácteos contrata um organismo de certificação para realizar uma auditoria e obter a certificação FSSC 22000, que demonstra a conformidade com os padrões internacionais de segurança de alimentos referentes a essa norma.

Importância das auditorias na área de alimentos

  • Auditoria de Primeira Parte: Ajuda a identificar e corrigir problemas internos antes que eles se tornem graves, garantindo a conformidade contínua e a melhoria dos processos internos.
  • Auditoria de Segunda Parte: Garante que os fornecedores e parceiros comerciais atendam aos requisitos específicos de segurança e qualidade de alimentos, mitigando riscos na cadeia de suprimentos.
  • Auditoria de Terceira Parte: Fornece uma validação independente da conformidade da organização com normas reconhecidas internacionalmente, aumentando a confiança dos consumidores e clientes na segurança e qualidade dos produtos alimentícios.

Essas auditorias são essenciais para garantir a segurança dos alimentos, proteger a saúde dos consumidores e manter a reputação das empresas no mercado alimentício. E pensando nisto, o Food Safety Brazil em conjunto com a QIMA WQS irá realizar um webinar com o tema “Maximizando a eficácia dos Planos de Ação em auditorias de segunda parte“.

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Auditoria interna, uma aliada do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos

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A auditoria interna é um requisito obrigatório das normas de Segurança de Alimentos reconhecidas pelo GFSI e deve ser vista como uma grande aliada e não como guerra, como já abordado aqui.

Conversando com alguns profissionais da área questionei-os sobre qual sua visão sobre este processo e vejam quantas respostas interessantes:

  • “Processo de autoconhecimento”
  • “Capacidade de encontrar possíveis falhas, antes que consumidores, fiscais ou mesmo um auditor externo o façam”
  • “Importante ferramenta de diagnóstico, onde se pode avaliar a aderência ao sistema, avaliando o que é praticado x esperado”
  • “Se efetuada com seriedade é uma maneira de a empresa estar mais segura e preparada para auditorias externas.”
  • “Fotografia antecipada de um problema ao qual o setor pode não estar dando a devida atenção”
  • “Maior conhecimento dos riscos do negócio”
  • “ O conhecimento dos processos da organização ajuda definir trilhas mais consistentes e detalhadas. Maior flexibilidade para planejamento”
  • “É um dos principais momentos do sistema de gestão, a grande ferramenta para alavancar a melhoria contínua”

Refletindo sobre as respostas fica evidente a importância deste processo, porém na prática nem sempre a auditoria interna é tratada como deveria, consequentemente seu potencial não é aproveitado ao máximo, o que é um desperdício de oportunidades, tempo, mão de obra, etc.

O processo de auditoria interna é um requisito da ISO 22000, conforme item 8.4.1 da norma. A seguir, destaco alguns pontos:

Realizar auditoria em intervalos planejados, ou seja, é necessário estabelecer um cronograma e conforme a própria norma diz, deve-se levar em consideração a importância dos processos e resultados de auditorias anteriores. O “autoconhecimento” citado é extremamente importante na hora de definir os intervalos e tempo de auditoria; processos mais críticos, que não estão bem estruturados, que possuem não conformidades sistêmicas e reincidentes devem ter um maior tempo de avaliação, “trilhas mais consistentes e detalhadas”.

Definir critérios, escopo, frequência e método – isto nada mais é do que definir áreas/processos auditados, como a auditoria será feita, como as NC serão classificadas (ex: crítica, maior, menor), se haverá pesos para requisitos específicos. Cabe a cada organização fazer uma avaliação crítica do processo para obter sua melhoria contínua.

Seleção de auditores. O post “Construindo equipe de auditores internos” ajudará muito para o atendimento deste requisito. Deve-se garantir que a auditoria seja objetiva e imparcial. Os auditores não devem auditar seu próprio trabalho.

– A empresa deve possuir um procedimento documentado, constando as responsabilidades e requisitos para planejar, conduzir auditorias, relatar resultados e manter registros. Neste item, destaco a importância de se relatar bem a NC, de forma clara e objetiva, de modo que o auditado não fique com dúvidas: quanto mais compreensível for a descrição, menos difícil será o processo de investigação da causa raiz.

O responsável da área auditada deve assegurar que as ações sejam executadas, sem demora indevida, para eliminar não conformidades detectadas e suas causas, ou seja, é extremamente importante uma boa avaliação da causa raiz para que a não conformidade seja de fato eliminada. A investigação da causa não é tão simples quanto parece, ou melhor, não é nada simples, às vezes será necessário que a ESA (Equipe de Segurança de Alimentos) se una para investigar. Lembrando que para muitos casos será importante estabelecer correções e ações corretivas. Os posts “Não conformidades: como elaborar seu plano de ação e colocá-lo em prática 1 e 2 podem ajudar muito neste processo.

As atividades de acompanhamento devem incluir a verificação das ações executadas e o relato dos resultados da verificação. O acompanhamento pode ser feito por meio de atualizações periódicas do plano de ação, as áreas podem enviar evidências da conclusão mediante fotos, documentos revisados, entre outros. É importante que na próxima auditoria estas ações sejam avaliadas para verificação da eficácia. Uma sugestão é que no próprio plano de ação tenha um campo para registrar esta avaliação. Uma falha comum é não fazer a avaliação da eficácia das ações e ficar insistindo sempre na mesma ação.

Para refletir: na sua empresa, a auditoria interna é uma aliada ou uma vilã? O processo é de fato efetivo e está ajudando na melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos?

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Auditoria interna é para a melhoria contínua e não é guerra!

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Processos de auditoria interna geralmente deixam traumas nas equipes envolvidas.

Muitas vezes, os auditados sentem-se acuados e injustiçados e os auditores se sentem como se fossem os inquisidores, prontos a fazer justiça a qualquer preço.

Todos sabemos que na verdade a coisa não deveria ser assim.

Geralmente isso acontece em empresas cuja Cultura da Qualidade não está solidificada o suficiente, embora nessa lista existam muitas empresas certificadas.

Por que isso acontece?

Em primeiro lugar, porque ninguém gosta de ter suas falhas apontadas em relatório que chegará até a gerência.

Em segundo lugar, porque para muita gente, preencher registros de não conformidades é atividade secundária e sem importância. Ora, se a pessoa não quer ter que responder RNC, deve manter tudo em ordem e fazer as coisas direito!

Há também a falta de bom senso ou critério por parte de alguns auditores. Considero essa uma situação triste, pois o auditor interno deve ser um agente agregador e motivador para a melhoria contínua.

Em meu primeiro texto para o blog, Cultura de Certificação versus Cultura da Qualidade, tratei de um mal que acomete muitas empresas: o preparar-se apenas para “passar na auditoria”.

Existem algumas frases ditas nos processos de auditoria que muitos de vocês conhecem: “É um grande prazer recebê-lo” (Auditado para Auditor) e “Estou aqui para ajudar” (Auditor para Auditado). Muitos as tratam como grandes mentiras…

Vamos falar da parte oprimida (auditado): Na verdade, muitos não gostam de ser auditados, principalmente por colegas de empresa, sejam de outros setores ou de outras unidades.

Isso é muito ruim, né? Olhar para os colegas dessa maneira significa que não há ambiente propício para o crescimento sustentável do negócio.

Se você faz tudo certo, conhece bem os processos e suas responsabilidades não tem por que ter problemas com processos de auditoria.

Mas…. Se você é daqueles que deixam tudo para a última hora, não lê procedimentos ou transfere responsabilidades o tempo todo, a auditoria tende a ser um tormento.

Sobre a parte opressora (auditor): Ninguém é dono da verdade! A primeira regra que um bom auditor deve seguir é a da imparcialidade e boa educação. Auditoria não é a oportunidade para descontar neuroses ou para demonstrar superioridade sobre colegas de trabalho.

Em resumo, processos de auditoria interna são situações que devem ser encaradas como oportunidades únicas de corrigir falhas e melhorar os processos existentes.

A auditoria interna é uma ferramenta poderosa do PDCA!

Nesse sentido, cabe à Alta Direção apoiar incondicionalmente os processos de auditoria e fomentar recursos para as ações de correção que se façam necessárias. Também à Alta Direção cabe postura imparcial e coerente sem caça às bruxas ou processos de busca de culpados para os desvios, afinal de contas, se existem desvios é porque em algum momento o sistema não funcionou e todos sabemos de quem é a maior responsabilidade por fazer o sistema funcionar.

Tudo isso se resume em uma única palavra: profissionalismo!

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Estudo de caso: aplicação de auditoria interna em uma empresa de sobremesa

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Uma case fictício, porém aplicando ferramentas reais da qualidade.

No anexo será possível conhecer a redação de não-conformidades, a estrutura de um plano de ação, bem como a avaliação de eficácia das ações tomadas.

Clique aqui para baixar.

Trabalho da disciplina de Ferramentas da Qualidade para Gerenciamento dos Processos, FEA 211 do curso de especialização em Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos da Unicamp.

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Como auditar o requisito de auditoria interna na FSSC 22000

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Tira dúvidas: Eficácia de auditoria interna

Segundo o requisito 8.4.1 da norma ISO22000 é necessário que as organizações tenham um eficaz programa de auditorias internas para garantir que o SGSA funciona como pretendido, bem como para identificar potenciais oportunidades de melhoria.

O processo de auditoria interna atua como uma ferramenta de gestão para a avaliação independente de um processo ou uma atividade contribuindo na obtenção de provas objetivas de que os requisitos existentes são cumpridos.

Um programa de auditoria interna bem estruturado é capaz de demonstrar  fragilidades no Sistema de Gestão ou onde não conformidades são susceptíveis de ocorrer. Estes problemas podem ser originários de áreas como fatores humanos, capacidade de processo, sensibilidade de medição, alterações de requisitos legais ou de clientes, mudanças no ambiente de trabalho, etc

A organização deve ser capaz de maximizar o uso dos recursos disponíveis para a implementação de atividades de auditoria interna. Isso pode ser mais fácil através de uma abordagem baseada no risco para o planejamento de auditoria interna.
A organização deve ter um processo para usar os resultados de auditorias anteriores no planejamento de auditoria interna futura. Processos com alto risco de não conformidades devem ter prioridade no programa de auditoria interna.

A organização deve tomar ainda os seguintes cuidados:

– Garantir atendimento aos requisitos de competencia para os auditores internos;
– Garantir o envolvimento da alta direção no processo de auditoria interna;

Como auditar o requisito de auditoria interna:

O auditor deve avaliar a abordagem da organização para identificar as áreas críticas como, por exemplo, processos que são críticos para a segurança do produto, processos complexos ou aqueles que precisam de atenção especial, processos que necessitam de pessoal qualificado, processos que exigem acompanhamento constante dos parâmetros do processo, processos em que houve problemas ou que estão em risco e como essa informação foi utilizada para definir a freqüência dos processos de auditoria.

É conveniente determinar se a organização (através do seu processo de auditoria interna) considerou o uso de uma abordagem baseada no risco para o desenvolvimento do plano de auditoria interna, a fim de garantir o uso eficaz e eficiente dos recursos.

Um auditor deve avaliar a competência dos auditores internos da organização. Deve haver evidências de que a organização identificou requisitos de competência para seus auditores internos; proporcionou formação adequada, e que estabeleceu um processo para monitorar o desempenho de seus auditores internos,

Deve também avaliar se os auditores internos compreendem o risco inerente à confiança que pode ser colocado sobre o resultado do processo de auditoria, se:
deixar de considerar algo que é relevante para o resultado da auditoria, se selecionar uma amostragem inadequada, ou se desconsiderar o plano de auditoria e procedimentos de auditoria interna.

O auditor deve ainda procurar evidências de que a organização implementou um programa de auditoria interna eficaz analisando se o processo de auditoria interna produz melhorias tangíveis no Sistema de Gestão.

 

Fonte: Directrices sobre: “Auditoría de la eficacia de la auditoría interna” publicado pelo Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 em  5 de junho de 2009. Disponível em:  http://www.icontec.org.co/index.php?section=578

 

 

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