O uso dos serviços de uma consultoria na implantação de um sistema de gestão em segurança dos alimentos pode catalisar o processo dando-lhe velocidade, justamente porque consultores devem ter a experiência de já terem implantando outros sistemas de gestão. Assim, eles já aprenderam com acertos e erros o que dá certo e o que dá errado, e espera-se que saibam como evitar redundâncias, saibam como economizar tempo, e como tal, uma boa consultoria tende a dar retorno sobre o investimento (ROI).
Mas como escolher características de uma boa consultoria?
Primeiramente, uma boa consultoria em Food Safety não trará “pacotes prontos”, uma vez que cada empresa tem seu próprio contexto. Podemos fazer uma analogia:
“Uma boa consultoria é como um bom alfaiate, toma suas medidas, entende suas necessidades e costura a roupa que lhe ficará mais confortável, esteticamente adequada, enfim, sob medida.
Já o mau alfaiate é aquele que faz para você uma roupa baseada no molde padrão que usou nos últimos clientes, e que no final, não o vestirá bem, gerará incômodo e deselegância, ou sobrará pano, ou ficará apertada.”
Algumas consultorias podem trazer soluções que só agreguem burocracia e não valor ou segurança dos processos. Estas trabalham com “pacotes prontos” ao estilo “control C control V” adaptando empresas a seus procedimentos, e não ajustando procedimentos para serem os mais adequados para as empresas em termos de gerarem o mínimo de burocracia com o máximo de resultados. No final, existe um grande risco de ter-se construído elefantes brancos, com procedimentos pouco práticos, que exigem rotinas inadequadas ou que deixam de considerar aquelas que são relevantes a um determinado negócio.
Um sistema de gestão em segurança dos alimentos não é um amontoado de documentos, de papéis, mas uma forma de a empresa trabalhar seus processos em prol de obter alimentos seguros, e isso envolve um aculturamento que vai do chão de fábrica até as cadeiras mais altas que tomam as últimas decisões.
Por tudo isso, um bom mapeamento de processos é fundamental para uma personalização, na qual cada empresa é única, portanto, requererá um sistema de gestão adequado à sua medida, pois cada uma tem seus próprios riscos que devem ser controlados, assim como sua própria forma metodológica e técnica de controlar tais perigos ou mantê-los em níveis aceitáveis, o que variará de acordo com as tecnologias adotadas, os processos existentes, os fornecedores que utiliza, o grau de instrução e competência dos times internos, a concepção da planta industrial, etc.
Mesmo empresas de um mesmo segmento, que produzem itens semelhantes, são diferentes, uma vez que possuem diferentes culturas organizacionais e formas de trabalho. A identidade corporativa é única em cada empresa, e tudo isto implicará na forma como um sistema de gestão em segurança dos alimentos deverá ser desenhado e construído.
Outro erro comum que pode ocorrer é as consultorias venderem pacotes “all incluse”, levando além dos procedimentos semi-prontos, consultores juniores para fazerem “toda documentação do sistema de gestão” sem usar uma equipe interna multidisciplinar da própria empresa.
Isso é fatal e normalmente se obtém como resultado sistemas frágeis, ou com pouco engajamento das equipes da própria empresa, ou a empresa no pós-auditoria não terá a menor ideia de como conduzir o que foi montado, pois não adquiriu o know how necessário que só se obtém participando efetivamente da construção do sistema de gestão em food safety. Cuidado também com consultorias que focam muito mais a documentação que a construção de rotinas de processos seguros.
O melhor legado que uma boa consultoria pode deixar para uma empresa é a formação e qualificação de uma equipe multidisciplinar competente, capaz de tratar temas como GMP, MIP e HACCP, além de gestão de crises, e claro, o mapeamento, controle e validação de processos pela perspectiva da produção de alimentos efetivamente seguros.
Já ouvi de colegas que “implantar sistemas de gestão em segurança de alimentos é fácil, o difícil é mantê-los”, e afirmo, isso é uma bobagem.
Esta fala só existe em empresas que nunca implantaram de verdade seus sistemas de gestão em segurança dos alimentos, uma vez que parte da implantação é justamente capacitar pessoas para sua condução. Portanto, isso só ocorre se a empresa “comprou um pacotão pronto”, frágil, e que tende a durar pouco, e a empresa invariavelmente voltará a operar sua rotina como as pessoas faziam antes, ou seja, sem uso do potencial do sistema de gestão e com falhas que podem permitir a presença de contaminantes nos produtos que processa. Mas se a empresa passou por uma efetiva transformação preparando seus processos e times internos, a manutenção do sistema de gestão tende a ser muito suave, pois os processos estarão bem sedimentados e as rotinas que o sustentam já farão parte do trabalho diário.
Uma boa consultoria, então, além de montar um sistema de gestão sob medida, faz isso com apoio das equipes internas, num trabalho de auxiliar a condução, dar velocidade, pela experiência acumulada em direcionar ações evitando redundâncias e procedimentos que testadamente tendem ao fracasso (atalhos). Isto é feito de forma suave, para que com o fim da consultoria o sistema de gestão implementado continue rodando dentro da organização como um acontecimento natural, pois a rotina das pessoas foi ajustada e adaptada ao sistema de gestão sem traumas. Mais que isto: as pessoas perceberam ganhos em suas tarefas e rotinas com a nova forma de trabalho, assim, aceitam, gostam e querem trabalhar dentro do escopo do sistema de gestão.
Acima de tudo, um bom sistema de gestão em food safety implantado reduzirá custos de não qualidade, de produtos rejeitados, de reclamações de clientes, os riscos de processo judiciais de consumidores que encontram contaminantes, e a exposição negativa da marca em redes sociais.
O objeto do trabalho de uma consultoria focada em food safety não é uma certificação, mas garantir que uma empresa seja efetivamente capaz de produzir alimentos seguros, portanto, livres da presença de potenciais contaminantes com a minimização dos riscos químicos, físicos ou biológicos.
A certificação não deve ser um objetivo, mas uma consequência natural de um sistema de gestão, e quando bem implementado com uma base sólida e eficaz de rotinas de GMP, MIP e planos de HACCP, ficará fácil se adaptar a qualquer norma, seja FSSC 22000, BRC, IFS ou outra qualquer.
Consultorias não devem ser escolhidas pela perspectiva do preço, mas do custo x benefício. Comece pelo currículo dos auditores, avalie não só formação acadêmica, mas principalmente onde já atuou, que sistemas já implantou, pois um consultor precisa, acima de tudo, ter know how. Cuidado com armadilhas, consultorias que mostram o currículo de um consultor sênior na hora de vender o serviço, mas depois enviam juniores, alguns inclusive que vão aprender em sua empresa e não ensinar.
O grande legado de uma boa consultoria, mais que a montagem e ajuda na certificação de um sistema de gestão, é deixar equipes bem preparadas para mantê-lo, tocá-lo adiante, pois sistemas de gestão são orgânicos e mutáveis de acordo com circunstâncias como novos riscos que surgem ou novas tecnologias que possam ser usadas. Estes sistemas precisam ser adaptáveis às mudanças internas e externas, e as equipes devem estar preparadas para identificar estes momentos de necessidade de adaptação e ter conhecimento para realizá-los.
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