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Como avaliar procedimentos com o Diagrama de Hosotani

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Procedimentos de Qualidade são materiais imprescindíveis na indústria de alimentos, ou seja, fazem parte de nossa rotina diária, mas será que refletem a realidade? Os colaboradores realmente os seguem e os entendem? Pode-se avaliar procedimentos e métodos com o Diagrama de Hosotani.

Katsuya Hosotani

Katsuya Hosotani é um dos respeitáveis nomes da Qualidade e também o responsável pela elaboração da ferramenta-tema deste post, o Diagrama de Hosotani.

Por meio deste diagrama, Hosotani elaborou uma sequência de perguntas a serem realizadas partindo de uma ocorrência ou desvio gerado.

Naturalmente, em investigações e análises de causa-raiz, o tema procedimento ou instrução acaba aparecendo em alguma ação dentro de um plano de ação, como:

  • Elaborar procedimento para descaracterização de rótulos
  • Revisar instrução de monitoramento do detector de metais.

Diante disto, esta sequência de perguntas irá auxiliar o entendimento sobre a complexidade, aceitação e graus de entendimento de seus padrões.

Veja que ele ajuda na percepção da necessidade de se ter um padrão para solucionar um dado problema. Mesmo que já exista um padrão, ele pode ter sido elaborado de forma inapropriada ou não muito clara, faltando informações ou mesmo sem prestar atenção ao público que fará o uso, como, por exemplo, utilizando-se de termos muito complexos ou técnicos demais.

Por fim, se o seu padrão é claro e usa termos simples e objetivos, é importante avaliar então se as condições de trabalhos atuais favorecem o seu cumprimento, se recursos auxiliares podem ser implementados ou adquiridos para favorecer a implantação e se dispositivos à prova de erro podem ser instalados de modo a fortalecer o documento. Ou ainda, pode ser que tudo se resuma a um bom treinamento, reciclagem e conscientização da importância do cumprimento dos procedimentos de sua empresa.

O Diagrama de Hosotani

Abaixo compartilho uma versão simplificada do diagrama de Hosotani.

Veja também:

Plano de Ação 5W2H: como organizar as ideias para produzir mais!

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Há diferença entre Procedimento Operacional Padrão (POP) e Instrução de Trabalho (IT)?

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Os POPs, como são popularmente chamados, são procedimentos de operação padronizados e devem ser realizados sempre da mesma forma para garantir a unificação dos procedimentos de uma unidade processadora de alimentos ou afins. Estes procedimentos aplicam-se a todas as etapas do processo produtivo e seu objetivo primário é fazer com que pessoas que executem a mesma tarefa, o façam de forma uniforme.

É usual conhecer os POPs como instruções de trabalho, porém há pequenas diferenças entre os dois, que veremos a seguir:

  1. Os POPs usam linguagem mais técnica, seguindo orientações da legislação vigente, e estão descritos de maneira mais formal;
  2.  A IT tem linguagem mais simples, deve ser escrita apenas com as informações realmente necessárias para execução da tarefa, serve para atender a demanda dos manipuladores e facilitar a execução das tarefas rotineiras. Podem ser em forma de gráficos ilustrados a fim de facilitar o entendimento dos funcionários. Como exemplo de IT, veja o procedimento de higienização de caixa d´água, ilustrado abaixo:
Fonte: http://www.saaec.com.br/dicas/limpeza-da-caixa-dagua/

Alguns profissionais acreditam que o POP é um conjunto de instruções composto pelas etapas de IT (descrição da operação) + Monitoramento com ações corretivas e preventivas + Verificação, enquanto a IT é composta apenas pela descrição da operação contemplando as etapas: O que fazer? Quando fazer? Como fazer? Quem vai fazer?

Em termos de legislação, porém, não há diferença entre os dois, sendo apenas uma questão de conceito. O mais importante é que o documento apresente as instruções de forma clara e acessível aos manipuladores, de modo que qualquer pessoa que o leia saiba como realizar a tarefa perfeitamente e que atenda aos requisitos de legislação.

Antes da implantação do POP ou da IT, o procedimento deve ser testado para garantir que aquilo que está descrito é realizado de fato na prática e se está sendo efetivo para aquilo a que se propõe.

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Lições Ponto a Ponto na indústria de alimentos

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Sistemas de Gestão de Qualidade e de Segurança de Alimentos geralmente utilizam a estrutura documental padrão que a ISO 9001 consagrou na sua primeira publicação.

A figura acima é bastante conhecida das equipes de Gestão da Qualidade e detalha a hierarquia e as funções de cada tipo de documento em um Sistema de Gestão.

As Instruções de Trabalho, também chamadas de ITs, são os documentos que servem para orientar a realização das atividades diárias através de uma linguagem simples e objetiva.

Escrever documentos não é função de que muitos gostem e as áreas de Gestão da Qualidade precisam ficar atentas para a qualidade do que é escrito, sempre.

O discurso batido (e verdadeiro) que diz que a qualidade é feita por todos, para ser concretizado depende muito das Instruções de Trabalho.

Todos nós, que somos da área, sabemos que esse é um grande dilema e desafio porque a tendência natural aqui no Brasil é optar por “atalhos” e só o colaborador comprometido e bem treinado irá realizar suas atividades da maneira correta, evitando retrabalho e contaminações, mas principalmente trazendo o que todos buscamos que é o atingimento dos requisitos de qualidade e o atendimento às especificações e legislações aplicáveis.

Recentemente, por conta do trabalho de algumas empresas de consultoria, uma opção bastante utilizada na indústria de manufatura e na indústria automobilística passou a ser utilizada pela indústria de alimentos: as Lições Ponto a Ponto, também conhecidas como LPPs.

As LPPs são instruções de trabalho simplificadas que utilizam desenhos ao invés de palavras para detalhar uma atividade.

Mas quais são as vantagens, afinal?

As ITs geralmente ficam em pastas para arquivo tradicionais ou em pastas plásticas A4 (como o Isoflex) em pontos estratégicos para acesso do maior número possível de colaboradores.

As LPPs podem ser afixadas diretamente nos pontos de trabalho onde servirão de referência ou orientação no momento da atividade.

As ITs são documentos descritivos e normalmente são compostas por algumas páginas.

As LPPs, por serem compostas por desenhos, geralmente são feitas em uma única página.

A grande vantagem das LPPs está no fato de poderem ser usadas em áreas onde as empresas contam com colaboradores com menor grau de instrução. Isso faz diferença no momento de alguma dúvida!

Para que as LPPs sejam implementadas é necessário que seu formato e codificação estejam definidos claramente no Procedimento Operacional Padronizado (POP) de Controle da Documentação. Também devem constar nas Listas-Mestras de Controle e de Distribuição, pois devem ter as informações obrigatórias como data de emissão, data de revisão e número da revisão. Aliás, as LPPs também devem ser revisadas de acordo com o prazo estabelecido em procedimento.

Mas as LPPs também podem ser parte das Instruções de Trabalho tradicionais, na forma de anexos. Dessa forma o sistema fica mais completo, pois a atividade nesse caso tem uma versão escrita com responsabilidades definidas e que servirá como base para os treinamentos de atividade diária, e as LPPs, como anexo, ficam apenas nos postos de trabalho como referência visual rápida.

Esse é o meu modelo preferido.

Seja qual for o modelo adotado, como instrução ou como anexo, é muito importante que haja um controle rigoroso com as revisões das versões disponíveis nos postos de trabalho.

Finalmente, é importante que haja um programa de treinamento efetivo para que todos saibam como executar suas funções. Afinal, sem treinamento de nada adianta um sistema de documentação robusto e organizado.

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