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Auditoria interna, uma aliada do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos

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A auditoria interna é um requisito obrigatório das normas de Segurança de Alimentos reconhecidas pelo GFSI e deve ser vista como uma grande aliada e não como guerra, como já abordado aqui.

Conversando com alguns profissionais da área questionei-os sobre qual sua visão sobre este processo e vejam quantas respostas interessantes:

  • “Processo de autoconhecimento”
  • “Capacidade de encontrar possíveis falhas, antes que consumidores, fiscais ou mesmo um auditor externo o façam”
  • “Importante ferramenta de diagnóstico, onde se pode avaliar a aderência ao sistema, avaliando o que é praticado x esperado”
  • “Se efetuada com seriedade é uma maneira de a empresa estar mais segura e preparada para auditorias externas.”
  • “Fotografia antecipada de um problema ao qual o setor pode não estar dando a devida atenção”
  • “Maior conhecimento dos riscos do negócio”
  • “ O conhecimento dos processos da organização ajuda definir trilhas mais consistentes e detalhadas. Maior flexibilidade para planejamento”
  • “É um dos principais momentos do sistema de gestão, a grande ferramenta para alavancar a melhoria contínua”

Refletindo sobre as respostas fica evidente a importância deste processo, porém na prática nem sempre a auditoria interna é tratada como deveria, consequentemente seu potencial não é aproveitado ao máximo, o que é um desperdício de oportunidades, tempo, mão de obra, etc.

O processo de auditoria interna é um requisito da ISO 22000, conforme item 8.4.1 da norma. A seguir, destaco alguns pontos:

Realizar auditoria em intervalos planejados, ou seja, é necessário estabelecer um cronograma e conforme a própria norma diz, deve-se levar em consideração a importância dos processos e resultados de auditorias anteriores. O “autoconhecimento” citado é extremamente importante na hora de definir os intervalos e tempo de auditoria; processos mais críticos, que não estão bem estruturados, que possuem não conformidades sistêmicas e reincidentes devem ter um maior tempo de avaliação, “trilhas mais consistentes e detalhadas”.

Definir critérios, escopo, frequência e método – isto nada mais é do que definir áreas/processos auditados, como a auditoria será feita, como as NC serão classificadas (ex: crítica, maior, menor), se haverá pesos para requisitos específicos. Cabe a cada organização fazer uma avaliação crítica do processo para obter sua melhoria contínua.

Seleção de auditores. O post “Construindo equipe de auditores internos” ajudará muito para o atendimento deste requisito. Deve-se garantir que a auditoria seja objetiva e imparcial. Os auditores não devem auditar seu próprio trabalho.

– A empresa deve possuir um procedimento documentado, constando as responsabilidades e requisitos para planejar, conduzir auditorias, relatar resultados e manter registros. Neste item, destaco a importância de se relatar bem a NC, de forma clara e objetiva, de modo que o auditado não fique com dúvidas: quanto mais compreensível for a descrição, menos difícil será o processo de investigação da causa raiz.

O responsável da área auditada deve assegurar que as ações sejam executadas, sem demora indevida, para eliminar não conformidades detectadas e suas causas, ou seja, é extremamente importante uma boa avaliação da causa raiz para que a não conformidade seja de fato eliminada. A investigação da causa não é tão simples quanto parece, ou melhor, não é nada simples, às vezes será necessário que a ESA (Equipe de Segurança de Alimentos) se una para investigar. Lembrando que para muitos casos será importante estabelecer correções e ações corretivas. Os posts “Não conformidades: como elaborar seu plano de ação e colocá-lo em prática 1 e 2 podem ajudar muito neste processo.

As atividades de acompanhamento devem incluir a verificação das ações executadas e o relato dos resultados da verificação. O acompanhamento pode ser feito por meio de atualizações periódicas do plano de ação, as áreas podem enviar evidências da conclusão mediante fotos, documentos revisados, entre outros. É importante que na próxima auditoria estas ações sejam avaliadas para verificação da eficácia. Uma sugestão é que no próprio plano de ação tenha um campo para registrar esta avaliação. Uma falha comum é não fazer a avaliação da eficácia das ações e ficar insistindo sempre na mesma ação.

Para refletir: na sua empresa, a auditoria interna é uma aliada ou uma vilã? O processo é de fato efetivo e está ajudando na melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos?

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Construindo uma equipe de auditores internos em segurança de alimentos

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Tão importante quanto construir um programa que funcione é construir uma sólida equipe de auditores internos qualificados que sejam capazes de garantir que os seus programas sejam avaliados minuciosamente atendendo às expectativas necessárias antes mesmo da chegada de um auditor de segunda ou terceira parte.

Defina a equipe de profissionais qualificados e multidisciplinar para participar do elenco da auditoria interna. Deverá ser definido quais os requisitos específicos para a composição da equipe, evidenciados e qualificados por treinamentos documentados.

Se você espera que um auditor analise um Plano HACCP, essa pessoa deverá possuir habilidades necessárias para atender a esse requisito.  Se for uma auditoria em laboratórios, essa pessoa deverá ter uma experiência, vivência profissional ou ter conhecimentos das Boas Práticas de Laboratórios (BPL) ou de um programa similar.

Por isso, a importância da criação de um time multidisciplinar!

O ideal é que todos os auditores internos recebam treinamentos sobre HACCP, programas de pré-requisitos e o esquema específico da indústria em que sua instalação está certificada ou deseja se certificar.

Seus auditores devem ter conhecimento suficiente na atividade em que estão sendo auditados. Se eles não tiverem conhecimento adequado do processo, um líder da equipe deverá ajudá-lo ou dar o correto suporte na auditoria até que eles tenham desenvolvido todas as habilidades para auditar de forma ética e profissional.

Muitas vezes é necessário um bom tempo e vivência prática para desenvolver e qualificar um auditor e torná-lo apto para auditorias.

À medida que os auditores ganham robustez e confiança em suas habilidades, eles aprendem o que precisam de fato para avaliar uma atividade para implementação efetiva.

Existirão conformidades e não conformidades, mas é importante manter o seu time informado quando questões importantes são observadas. Esteja preparado para observar as deficiências significativas.

Caso algum requisito crítico seja evidenciado em desacordo com a segurança dos alimentos,  este deve ser comunicado imediatamente à alta direção. Auditorias internas podem descobrir contaminações como infestação, alérgenos não declarados e condições insalubres. Todos os problemas importantes devem ser corrigidos imediatamente e prontamente comunicados à alta direção.

Existem várias técnicas que devem ser usadas durante uma auditoria interna na busca da conformidade.

Uma excelente técnica que os auditores usam para descobrir diversos problemas na atividade que está sendo revisada é a Trilha de Auditoria. Esta técnica é semelhante à investigação de causa raiz em que você continua perguntando por que algo ocorreu até chegar ao final da linha, da trilha. Em muitos casos, as questões observadas ao fazer as trilhas de auditoria poderão eventualmente ser atribuídas a treinamento ineficaz do pessoal da empresa.

Faça boas perguntas que exijam uma boa explicação. Essa técnica ajuda a avaliar se o pessoal entende a importância do correto procedimento e se o mesmo está de acordo com o que foi estabelecido. As perguntas devem ser bem formuladas para que os auditados exponham uma boa linha de explicação e contribuam com informações necessárias ao processo de auditoria.

Devem ser evitadas perguntas fechadas que aceitem como respostas somente o “Sim” e/ou o “Não”.

Uma outra boa técnica é completar a auditoria com um Diagrama de Fluxo onde teremos uma excelente abordagem do processo. Às vezes é referido como uma auditoria em linha reta e é útil no sentido de que você não vai perder nenhuma parte da operação. Descrever, analisar processos, ver procedimentos documentados, ver o fluxo de trabalho e operações.

O diagrama de fluxo mostrará um conjunto de processos de entradas e saídas, evidenciando todos os possíveis eventos onde poderá ou não conduizir a uma falha bem como destacar pontos de melhoria contínua no processo estudado, analisado, auditado.

Alguns auditores usam questionamentos sistemáticos para manter o controle e se concentrar na atividade que está sendo auditada.

Peça ao auditado para explicar a atividade que ele realiza. Solicite também que ele execute a atividade e reveja os registros que devem ser preenchidos. Pode soar simplista, mas é importante manter o foco na atividade que está sendo auditada.

As entrevistas são uma excelente maneira de avaliar se o pessoal realmente entende as atividades que estão realizando. Pedir para explicar verbalmente o que ele está fazendo permite que você perceba a organização à medida em que ele compreende a importância do seu trabalho e como ele o realiza.

As observações são necessárias para confirmar que as atividades estão sendo realizadas como planejadas e que as boas práticas em vigor estão sendo aplicadas de fato na sua totalidade.

As habilidades de observação dos auditores internos melhorarão a cada auditoria conduzida, concluída, permitindo que as deficiências encontradas no processo de auditoria tornem-se combustível para excelentes lições e aprendizados do time.

Fonte:

http://foodfirst.aibonline.org/foodfirst/2017/10/16/tip-of-the-week-building-training-a-qualified-internal-audit-team 

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Auditoria interna é para a melhoria contínua e não é guerra!

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Processos de auditoria interna geralmente deixam traumas nas equipes envolvidas.

Muitas vezes, os auditados sentem-se acuados e injustiçados e os auditores se sentem como se fossem os inquisidores, prontos a fazer justiça a qualquer preço.

Todos sabemos que na verdade a coisa não deveria ser assim.

Geralmente isso acontece em empresas cuja Cultura da Qualidade não está solidificada o suficiente, embora nessa lista existam muitas empresas certificadas.

Por que isso acontece?

Em primeiro lugar, porque ninguém gosta de ter suas falhas apontadas em relatório que chegará até a gerência.

Em segundo lugar, porque para muita gente, preencher registros de não conformidades é atividade secundária e sem importância. Ora, se a pessoa não quer ter que responder RNC, deve manter tudo em ordem e fazer as coisas direito!

Há também a falta de bom senso ou critério por parte de alguns auditores. Considero essa uma situação triste, pois o auditor interno deve ser um agente agregador e motivador para a melhoria contínua.

Em meu primeiro texto para o blog, Cultura de Certificação versus Cultura da Qualidade, tratei de um mal que acomete muitas empresas: o preparar-se apenas para “passar na auditoria”.

Existem algumas frases ditas nos processos de auditoria que muitos de vocês conhecem: “É um grande prazer recebê-lo” (Auditado para Auditor) e “Estou aqui para ajudar” (Auditor para Auditado). Muitos as tratam como grandes mentiras…

Vamos falar da parte oprimida (auditado): Na verdade, muitos não gostam de ser auditados, principalmente por colegas de empresa, sejam de outros setores ou de outras unidades.

Isso é muito ruim, né? Olhar para os colegas dessa maneira significa que não há ambiente propício para o crescimento sustentável do negócio.

Se você faz tudo certo, conhece bem os processos e suas responsabilidades não tem por que ter problemas com processos de auditoria.

Mas…. Se você é daqueles que deixam tudo para a última hora, não lê procedimentos ou transfere responsabilidades o tempo todo, a auditoria tende a ser um tormento.

Sobre a parte opressora (auditor): Ninguém é dono da verdade! A primeira regra que um bom auditor deve seguir é a da imparcialidade e boa educação. Auditoria não é a oportunidade para descontar neuroses ou para demonstrar superioridade sobre colegas de trabalho.

Em resumo, processos de auditoria interna são situações que devem ser encaradas como oportunidades únicas de corrigir falhas e melhorar os processos existentes.

A auditoria interna é uma ferramenta poderosa do PDCA!

Nesse sentido, cabe à Alta Direção apoiar incondicionalmente os processos de auditoria e fomentar recursos para as ações de correção que se façam necessárias. Também à Alta Direção cabe postura imparcial e coerente sem caça às bruxas ou processos de busca de culpados para os desvios, afinal de contas, se existem desvios é porque em algum momento o sistema não funcionou e todos sabemos de quem é a maior responsabilidade por fazer o sistema funcionar.

Tudo isso se resume em uma única palavra: profissionalismo!

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