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Como não levar um nocaute (KO) nas auditorias de segurança dos alimentos da IFS

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Um nocaute (do inglês knock out, também chamado de KO) é um critério de vitória e encerramento de combate válido em vários esportes de combate de contato, como por exemplo o boxe. É considerado um nocaute completo qualquer golpe ou combinação legal de golpes que torne o oponente incapaz de continuar lutando.

Fora do contexto esportivo e pensando no mundo de alimentos, em analogia com a norma IFS Food, o que seria um KO (nocaute)?

Na norma IFS, há requisitos específicos que são denominados como requisitos KO (Knock Out). Se, durante a auditoria, o auditor estabelece que estes requisitos não são cumpridos pela organização, isso resulta em não certificação. É bem semelhante aos requisitos fundamentais da BRCGS, ver post publicado.

Na IFS Food versão 6.1, os 10 requisitos seguintes são definidos como requisitos KO:

1.2.4 Responsabilidade da direção

2.2.3.8.1 Sistema de monitoramento de cada PCC

3.2.1.2 Higiene Pessoal

4.2.1.2 Especificações de matérias-primas

4.2.2.1 Cumprimento da formulação

4.12.1 Gestão de material estranho

4.18.1 Sistema de rastreabilidade

5.1.1 Auditorias internas

5.9.2 Procedimento de recolhimento e recall

5.11.2 Ações corretivas

Considerando o sistema de pontuação IFS, os requisitos KO devem ser avaliados de acordo com as seguintes regras de pontuação:

Quando um requisito KO for pontuado como “D”, 50% dos pontos totais possíveis serão subtraídos automaticamente, significando que a organização “não está aprovada” para certificação IFS Food.

Um KO não pode ser pontuado como N/A, exceto 2.2.3.8.1 (Sistema de monitoramento de cada PCC) e 4.2.2.1 (Cumprimento da formulação).

Uma pontuação “C” também não é possível para requisitos KO. Nesse contexto, o auditor pode usar somente A, B ou D (= KO). Também não são permitidas Não Conformidades Maiores aos requisitos KO.

Lembrando que, na IFS, há dois (2) tipos de não conformidades, o KO e a Não Conformidade Maior. Ambas conduzirão a uma diminuição de pontos do montante total, porém possuem conceitos distintos. Uma Não Conformidade Maior pode ser atribuída para qualquer requisito que não é definido como requisito KO. Uma Não Conformidade Maior pode ser atribuída quando:

  • Conduzir a um sério perigo à saúde;
  • Uma falha substancial no cumprimento do requisito da norma, que inclui segurança de alimentos e/ou requisitos legais dos países de produção e de destino.

Uma Não Conformidade Maior reduzirá 15% da quantidade total de pontos.

O auditor deve explicar no relatório todas as Não Conformidades (requisitos KO pontuados com um D e Maiores), todos os desvios (B, C, D) e requisitos KO pontuados com um B, e todos os requisitos que são determinados como N/A.

No caso de um ou vários KO serem pontuados com D durante a auditoria, o certificado IFS vigente deve ser suspenso. Nestas situações, uma nova auditoria completa deve ser realizada.

Na tabela a seguir a pontuação e condições para a emissão do relatório de auditoria e emissão do certificado:

 

Conforme exposto na tabela, se uma organização auditada receber KO, mais de uma Não Conformidade Maior ou pontuar menos que 75% não pode ser certificada e deve passar por um processo de re-auditoria, ou seja, uma auditoria completa de certificação deve ser repetida.

Baixe a norma IFS versão 6.1 gratuitamente no site da IFS, clicando aqui.

Confira a nova versão 7 da norma que se tornará obrigatória a partir de 1º de julho de 2021, e saiba um pouco mais sobre as mudanças. Temos post sobre isto!

Quer saber mais sobre a certificação IFS? Temos uma seção exclusiva que traz diversos posts sobre ela, confira.

Agradeço a João Stein, IFS Senior Technical Manager, pela contribuição neste post. Gratidão!

Referência:

  • Norma IFS Food Versão 6.1

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Estratégias para o gerenciamento de problemas na indústria de alimentos

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É comum a ocorrência de problemas nas indústrias de alimentos. Quando uma organização tem uma forte cultura na tratativa de problemas, eles são facilmente gerenciados e resolvidos, internamente. Porém, quando há deficiência no gerenciamento, estes problemas poderão ultrapassar as fronteiras da empresa resultando em reclamações de clientes externos e em alguns casos extremos, um procedimento de recall poderá ser iniciado.

O gerenciamento não deve ser somente para evitar problemas externos, mas para evitar também a ocorrência de problemas em nível interno. Esse gerenciamento é pré-requisito fundamental para a garantia e segurança da qualidade dos produtos.

Segundo Warren Buffet: “Você só precisa fazer algumas poucas coisas certas na vida – desde que não faça muitas erradas”. Então, se você quer causar impacto na organização e gerar resultados, deverá colocar em prática uma maneira eficiente de gerenciar e evitar problemas. Abaixo, alguns passos sugeridos para alcançar bons resultados na sua gestão.

Detalhe os problemas

Descreva claramente todos os detalhes dos problemas surgidos (o produto, cliente, data da reclamação e emissão, a não conformidade, o impacto financeiro estimado, a ação corretiva e outros). Nos relatórios de não conformidade deixe claro quanto à ocorrência do problema: se o produto está bloqueado em estoque, reclamações internas de processo, reincidências, reclamações externas e/ou recalls. Esse nível de detalhamento dará clareza e direcionamento aos esforços para condução e tratativa dos problemas.

Gerenciamento de problemas e acompanhamento

A chave para o bom gerenciamento de problemas é a proatividade e criticidade. Tão logo a organização tome conhecimento de qualquer problema, esse deve ser tratado com prioridade e com abordagem crítica por todo o time. Procrastinação e falta de atenção ao problema surgido poderá ser um grande vilão nesse processo. Antes que você perceba, esse problema poderá ficar fora de controle e consumidores e autoridades perceberão antes de você.

Tudo começa com a notificação imediata da Qualidade sobre qualquer assunto não conforme em questão. Não significa que o gestor da Qualidade será o responsável por gerenciar todos os problemas. Tem-se como boa prática acompanhar todos os relatórios em uma planilha ou um sistema integrado. Para cada problema, nomeie um dono. Esse será o responsável pelo gerenciamento de todas as ações necessárias, e ao final, este reportará à gestão da Qualidade.

Em uma organização muito pequena ou de baixa cultura e maturidade da qualidade, o próprio gestor da Qualidade estará muitas vezes a frente de todo o processo. Acompanhe e atualize (semanalmente) cada ação proposta abordada no relatório geral de gerenciamento de problemas.

Mecanismo de escalonamento

Mesmo que os problemas sejam gerenciados pelos donos de processo, é importante que haja um compartilhamento do status com os seus gestores estratégicos e partes interessadas. O compartilhamento poderá ser semanal ou de acordo com a necessidade encontrada. Em outros casos, faz-se necessário um procedimento de escalonamento do problema. Caso o problema evolua para uma situação crítica, recall ou conflito forte com um cliente externo, as gerências devem ser comunicadas urgentemente. Esse tipo de status emergencial não deverá ser surpresa para a gerência sênior.

Em casos extremos, a organização deve seguir o seu procedimento interno de gerenciamento de crise.

Gerenciamento do Relatório de Não Conformidade 

Definir boas ações e executá-las de acordo com o cronograma acordado é uma parte crucial de toda a abordagem no gerenciamento de problemas para qualquer organização. Como comentado anteriormente, faz-se necessário todo o gerenciamento dos relatórios de não conformidade e ações corretivas das reclamações surgidas. Sugere-se um sistema ou uma planilha mestra compilada para uma melhor visão sistêmica (ações abertas, pendentes e concluídas). É importante julgar cada ação pelo seu impacto potencial (baixo, médio e alto). As ações críticas e de alto impacto que estão em status de aberto/pendente devem permanecer na lista de rastreamento de ações e ser discutidas semanalmente em reuniões da equipe de Operações.

Gerenciar é resolver problemas! Se não existem metas e solução de problemas, não existe gerenciamento. A empresa  poderá estar susceptível e despreparada para enfrentar o cenário econômico atual.

Fonte de pesquisa: https://www.foodsafety-experts.com/management/issue-management/ 

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