digitalização de documentos

Comecei minha carreira numa era quase jurássica da tecnologia, na qual os computadores ainda eram novidade, verdadeiras estrelas de escritório, e as máquinas de escrever batiam ponto firme ao lado das pilhas de papel. Os arquivos? Ah, esses eram físicos, claro! Documentos seguiam em caixas de plástico coloridas para o famoso “arquivo morto”, um lugar que de morto não tinha nada, porque dava trabalho pra caramba!

Imagine prateleiras e mais prateleiras abarrotadas de papéis, onde um simples erro na ordem alfabética podia transformar sua tarde numa caça ao tesouro (só que sem mapa e com muita rinite!).

Era preciso preparo: coragem para enfrentar o pó, paciência de monge e espírito de festa para comemorar cada documento encontrado.

Ah, e não era só poeira que morava por lá, roedores também gostavam do ambiente, afinal havia abrigo e papel para produção de ninhos aconchegantes. Por isso, o local precisava estar dentro do anel sanitário. Também era preciso controle de acesso para proteger informações sensíveis, e claro, contar com plano contra incêndios, afinal, um episódio desses poderia apagar não só papéis, mas a rastreabilidade inteira da empresa.

Mas olhe só como o mundo gira. Hoje, apenas cerca de 3 décadas depois, vivemos uma nova realidade, com a mágica da digitalização, documentos na nuvem, busca em segundos e zero espirros! É quase como trocar uma escavação arqueológica por um clique.

A digitalização de documentos é uma prática cada vez mais adotada por empresas de diversos setores, incluindo o de alimentos, visando principalmente otimizar processos, reduzir custos e garantir maior segurança na gestão documental.

No entanto, é fundamental compreender as regulamentações específicas que envolvem a digitalização, especialmente aquelas estabelecidas por órgãos como a ANVISA.

O que é a digitalização de documentos?

Digitalizar documentos consiste em converter arquivos físicos em formatos digitais, permitindo seu armazenamento e acesso por meios eletrônicos.

A adoção da digitalização de documentos traz diversos benefícios para o setor de alimentos:

1. Redução de espaço físico: Elimina a necessidade de armazenamento volumoso de documentos em papel, liberando áreas para outras finalidades operacionais;

2. Agilidade na recuperação da informação: A indexação e os mecanismos de busca eletrônica permitem acesso imediato aos registros, otimizando auditorias e consultas internas;

3. Segurança e integridade dos dados: A digitalização, aliada ao uso de criptografia, controle de acesso e políticas de backup, assegura proteção contra perda, extravio e acesso não autorizado;

4. Conformidade com requisitos regulatórios: Facilita a rastreabilidade e a manutenção de registros exigidos por órgãos como ANVISA e MAPA, com maior eficiência e organização;

5. Sustentabilidade e redução de custos operacionais: Diminui o consumo de papel, impressão e logística de arquivamento, contribuindo para políticas ambientais e redução de despesas.

Para empresas que buscam agilidade na digitalização, existem diversas ferramentas e aplicativos que permitem escanear documentos, como demonstra a tabela a seguir:

(*) Aplicativos como Adobe Scan, CamScanner e Microsoft Office Lens oferecem recursos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), facilitando a conversão de documentos físicos em arquivos digitais editáveis.

No entanto, para que esses documentos digitalizados tenham validade jurídica, é necessário seguir padrões técnicos e legais específicos, definidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta os procedimentos e requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, conferindo aos documentos digitalizados os mesmos efeitos legais dos originais físicos, desde que atendam às exigências estabelecidas.

Para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do original, o decreto estabelece os seguintes requisitos:

1. Assinatura digital: Utilização de assinatura eletrônica qualificada, baseada em certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
2. Padrões técnicos de digitalização: Conformidade com os padrões mínimos de qualidade de imagem, resolução e formato de arquivo, conforme especificado no Anexo I do decreto, que exige resolução mínima de 300 dpi, armazenados em formatos como PDF/A para textos e PNG para imagens;
3. Metadados: Inclusão de metadados que descrevam o documento digitalizado e o processo de digitalização, conforme detalhado no Anexo II do referido decreto;
4. Preservação e descarte: Após a digitalização, os documentos físicos poderão ser descartados, exceto aqueles que, por determinação legal, devam ser preservados em sua forma original.

Evidentemente, nem todo documento exige a preservação de valor legal com assinatura eletrônica e outros requisitos formais, já que muitos servem apenas para fins de rastreabilidade. No entanto, adotar padrões mínimos de resolução e qualidade é uma prática recomendável em qualquer situação.

Além disso, com o advento da Internet das Coisas (IoT), muitos registros passaram a ser gerados exclusivamente de forma eletrônica, sem qualquer equivalente em papel. Sensores, dispositivos inteligentes e sistemas automatizados produzem dados continuamente, exigindo que sua guarda e gestão também ocorram em meio digital.

No setor de alimentos, a digitalização de documentos pode ser aplicada a registros de garantia e controle de qualidade, diversos registros com informações de processo, laudos de matérias-primas, insumos e embalagens, laudos analíticos de liberação de produtos, laudos de calibração de instrumentos de medição e ensaio, relatórios de auditorias, registros de treinamento, certificados sanitários, licenças e outros documentos exigidos por órgãos reguladores como a ANVISA e o MAPA.

A digitalização facilita, acima de tudo, a rastreabilidade na cadeia produtiva do setor de alimentos ao permitir o registro preciso, organizado e acessível em tempo real de cada etapa do processo, desde a matéria-prima até o produto final. Isso garante maior controle, transparência e rapidez na identificação de falhas, atendendo às exigências regulatórias e promovendo a segurança do alimento.

É importante, no entanto, verificar se há documentos específicos que, por exigência legal, como contratos, de valor histórico ou com assinaturas autenticadas, requeiram ser mantidos em formato físico para garantir sua validade jurídica.

Armazenamento de documentos digitalizados

Após a digitalização, é essencial que os documentos sejam armazenados em ambientes digitalmente seguros, organizados e compatíveis com os requisitos regulatórios aplicáveis. As principais opções de armazenamento incluem:

• Serviços de armazenamento em nuvem: Plataformas como Google Drive, Dropbox Business e Microsoft OneDrive for Business oferecem soluções escaláveis com protocolos avançados de segurança, como autenticação multifator, criptografia de dados em trânsito e em repouso, além de redundância geográfica. São recomendadas para empresas que demandam acesso remoto e colaboração entre unidades;

• Servidores locais (On-Premises): Indicados para organizações que optam por manter os dados sob controle interno. Devem ser configurados com sistemas de backup automatizado, proteção contra falhas físicas (RAID), firewall corporativo e segmentação de rede. A gestão deve incluir manutenção periódica e protocolos de recuperação de desastres.

A perda de documentos eletrônicos pode comprometer a rastreabilidade de processos produtivos, impactar a conformidade com normas da ANVISA e do MAPA, e resultar em sanções legais e prejuízos operacionais. Por isso, a adoção de boas práticas de armazenamento digital, com ênfase em políticas robustas de backup, é fundamental para garantir a integridade, disponibilidade e segurança da informação, especialmente em setores regulados como o de alimentos.

Manter cópias de segurança atualizadas, distribuídas em locais distintos e protegidas por criptografia, assegura a continuidade do negócio em situações de falhas técnicas, ataques cibernéticos ou desastres físicos. Além disso, práticas como verificação periódica da recuperação dos backups e controle de acesso aos repositórios fortalecem a governança da informação e aumentam a resiliência digital da organização.

As ações de boas práticas de de armazenamento digital devem incluir:

• Backups periódicos: Implementar rotinas de backup diárias e semanais, preferencialmente utilizando o conceito de backup 3-2-1: três cópias de segurança, em dois tipos de mídia diferentes, sendo uma armazenada fora do local físico da empresa;

• Criptografia de dados: Utilizar algoritmos robustos como Advanced Encryption Standard com chave de 256 bits (AES-256) para proteger documentos sensíveis, especialmente durante o armazenamento e a transmissão via rede;

• Gestão de acesso baseada em perfis: Estabelecer políticas de controle de acesso com base em níveis hierárquicos e funções, garantindo o princípio do menor privilégio, concedendo a cada usuário apenas as permissões estritamente necessárias para executar suas tarefas. A autenticação multifator deve ser habilitada sempre que possível;

• Monitoramento e auditoria: Utilizar logs de acesso e ferramentas de monitoramento para rastrear alterações, acessos indevidos e garantir a conformidade com políticas internas e normas regulatórias.

Regulamentação da ANVISA

A ANVISA, por meio da RDC Nº 947, de 12 de dezembro de 2024, estabeleceu que, a partir de 13 de março de 2025, todos os documentos devem ser protocolados de forma eletrônica, não sendo mais aceitos em papel. Essa medida visa agilizar processos e reduzir custos com armazenamento físico.

O Decreto nº 10.278/2020 e a RDC nº 947/2024 da ANVISA convergem ao estabelecer diretrizes que asseguram a validade jurídica e a confiabilidade dos documentos digitalizados no Brasil.

O decreto federal define os requisitos técnicos e legais para que documentos digitalizados tenham o mesmo valor probatório dos originais físicos, incluindo critérios como assinatura digital qualificada, padrões mínimos de resolução, formatos de arquivo e metadados, enquanto a RDC 947/2024, ao tornar obrigatória a tramitação eletrônica de documentos junto à ANVISA, apoia-se implicitamente nessas diretrizes, uma vez que exige que os documentos enviados por meio eletrônico tenham validade jurídica, integridade e autenticidade comprovadas.

Assim, o decreto oferece a base legal e técnica necessária para que a digitalização atenda às exigências regulatórias do setor de alimentos, garantindo segurança documental, rastreabilidade e eficiência nos processos regulatórios eletrônicos.

A digitalização de documentos e registros representa uma evolução significativa na gestão documental, oferecendo benefícios como agilidade, segurança e sustentabilidade.

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