avaliação de fraudes

Avaliar a vulnerabilidade de fraude não é uma tarefa simples. Diferentemente da análise de perigos do APPCC, que foca os perigos não intencionais para a segurança do alimento, a avaliação de vulnerabilidade de fraude foca as motivações humanas para cometer fraude.

Nas normas de certificação reconhecidas pelo GFSI, o requisito de avaliação de fraude é mandatório, porém é comum verificar que esta avaliação se atem às matérias primas e cadeia de suprimento; entretanto, a fraude pode ocorrer na própria empresa, e a avaliação deve também ter esse foco!

Não é uma tarefa fácil avaliar fraudes internas. Os fraudadores, sejam eles internos ou externos, conhecem o processo e agem nos pontos mais frágeis e menos monitorados. No caso de um colaborador, essa familiaridade com os procedimentos e as lacunas no sistema torna a detecção ainda mais difícil. A ausência de uma cultura de transparência e ética pode encorajar atos fraudulentos. Se os funcionários sentem que não há monitoramento ou que os controles são facilmente burlados, a empresa torna-se um alvo ainda mais fácil.

Para ilustrar a importância de uma análise profunda, listamos alguns exemplos de fraudes que podem ocorrer em diferentes etapas do processo, e como sua empresa pode se proteger, considerando a possibilidade de um ator interno.

1. Recebimento de matéria-prima

 – Fraude:   um colaborador no recebimento aceita um material diluído em troca de suborno, ou manipula os registros para ocultar a diluição.

 – Controles:

   *Análise de autenticidade e qualidade: fazer análises no recebimento, e, de forma aleatória, enviar amostras para laboratórios externos independentes.

   *Segregação de funções: separar as responsabilidades de recebimento, análise e registro para evitar que uma única pessoa tenha controle total.

   *Auditorias e inspeções: realizar auditorias e inspeções de surpresa, tanto em fornecedores quanto nos próprios procedimentos de recebimento.

2. Produção

 – Fraude: um operador substitui um ingrediente caro por outro mais barato para economizar e desviar o ingrediente original, ou adiciona um produto não declarado para aumentar o rendimento e cumprir metas de produção.

– Controles:

   *Controle de acesso: limitar o acesso a áreas críticas, como as de pesagem e adição de ingredientes.

   *Monitoramento e automação: utilizar sistemas que registrem automaticamente o consumo de ingredientes e o rendimento do lote. Desvios significativos devem gerar alertas.

   *Controle de estoque: realizar inventários frequentes e cruzar os dados com os de produção.

3. Embalagem e rotulagem

 – Fraude: um funcionário da expedição vende produtos rejeitados ou de menor qualidade, usando embalagens e rótulos originais para fazer a fraude.

 – Controles:

   *Segurança da embalagem: uso de selos de segurança ou códigos de barras com rastreabilidade.

   *Auditorias no inventário: fazer auditorias regulares nos estoques de embalagens, rótulos e produto acabado para evitar desvios.

4. Expedição e distribuição

 – Fraude: um colaborador responsável pelo carregamento desvia produtos ou substitui lotes originais por versões falsificadas.

 – Controles:

   *Rastreabilidade total: implementar sistemas que rastreiem o produto desde a fábrica até o ponto de venda, com registros de quem manuseou a carga em cada etapa.

   *Segurança no transporte: usar lacres de segurança e monitoramento por GPS nos veículos.

   * Verificação cruzada: a equipe de expedição e a equipe de logística devem trabalhar com independência para validar os volumes e os lotes que estão sendo enviados.

Ao realizar avaliação de fraudes, é fundamental entender que o risco não está apenas na cadeia de suprimentos, mas também em seus próprios processos internos. Uma avaliação de vulnerabilidade eficaz deve, portanto, incluir uma análise minuciosa de pessoas, sistemas e procedimentos, garantindo que os controles estejam alinhados com a cultura de integridade e responsabilidade.