auditorias remotas

Este post tem a pretensão de trazer as informações atuais, desta data, sobre os protocolos de auditorias de certificações em sistemas de gestão de segurança dos alimentos, em tempos de pandemia, sendo quase como um recomeço para ambos os lados, ou seja, auditores e auditados. Bem na verdade é que agora partimos de uma bagagem técnica maior, mas as condições mudaram muito com o uso das tecnologias, previstas desde 2018 na revisão da ISO 19011 no anexo A.1, também na ISO / IEC 17021-1: 2015 e nas diretrizes do International Accreditation Forum: IAF MD 4: 2018 e IAF MD 5: 2019.

Risk assessment para normas e esquemas aceitos pela GFSI com permissão de extensão das validades dos certificados em até 6 meses estão sendo aplicados para as auditorias de monitoramentos, com a possibilidade de demonstrar que o sistema de gestão além de estar vigente, também está atualizado no cenário atual. Para tal, é necessário ter alguns planejamentos prévios, tais como: quais documentos deverão ser avaliados, como mínimo e essencial para o sucesso das atividades e auditorias remotas; assim como, o preenchimento do questionário que a empresa manda antes da auditoria é para ver se é elegível tal processo (não bastando o interesse), agendas com transmissões gravadas e online e avaliações documentais off-line, acordos prévios, testes de conectividades (alcances de conexões), evidências em mãos para dar fluidez nas avaliações, boa sinergia entre auditor e auditado, empatia, paciência, transferência de dados em plataformas e/ou nuvens, assumir intenções positivas, retirar o máximo de proveito nas atividades remotas e uso das TICs para não comprometer o processo de integridade das avaliações.

Protocolos na produção primária: a PrimusGFS com avaliação documental remota antes de auditoria in loco. Tem autoavaliação como parte da documentação remota e após a auditoria in loco emite-se o relatório. O GlobalGAP estende 6 meses com base na análise de riscos e aditivos, não reconhecido pelo GFSI. CanadaGAP não permite auditorias remotas.

Para o BRCGS há extensão da validade do certificado em até 6 meses por risk assessment e tem o plus: autoavaliação completa do site e auditorias remotas com avaliação de riscos devido à pandemia dando uma tranquilidade. A norma em questão não entende para categorias C ou D a aplicação de auditorias remotas, ou se faz a auditoria presencial ou se perde o certificado nestas categorias.

Na SQF tem um questionário de avaliação de risco preenchido pelo site, avaliado internamente pelo OC para dar ou não a extensão do prazo de certificação. Seguido de auditoria remota documental para SQF.

Na IFS com manutenção remota de 1 dia avaliando BPF após a restrições de viagens. E após voltar ao normal, checar BPF in loco em 1 dia, sem reconhecimento disto pelo GFSI.

Na FSSC 22000 a avaliação de riscos justifica o adiamento das auditorias de manutenção e a extensão dos certificados. O processo remoto pode levar de 2 a 4h com o uso de plataforma virtual.

Nos protocolos onde há permissão para auditoria remota, as atividades podem ser feitas em duas etapas: parte remota documental (políticas, procedimento, registros, entrevistas, rastreabilidade e mock recall) e in loco ficar grande parte do tempo no chão de fábrica para checar os processos funcionando. Já auditorias de segunda parte, de produtos, de ISO podem ser em uma única etapa remota.

Neste momento, reforçar o acordo de confiabilidade e documentos com upload expirando após um tempo para segurança das informações. Auditor ficar em local reservado para também maior concentração na avaliação eficaz. Cliente presente e interagindo para a rica captação de dados para entender se a empresa está de acordo com os requerimentos, participação ativa e o tempo para disponibilizar as documentações, calma com tempo extra para digitalizar um registro solicitado pelo auditor. O auditor tem que aproveitar o exercício de rastreabilidade para mostrar a maioria dos documentos. Fazer de modo vertical e precisa ter carta na manga para problemas com conexões com contra-tempos mas com pessoas dispostas a tornarem a comunicação mais fluida possível. Vídeos em tempo real (transmissões ao vivo) são evidências mais próximas da realidade da auditoria (podendo solicitar fotos pontuais), contra vídeos pré-gravados podem máscaras as fotos do momento.

Em 10/06/20 a GFSI publicou requerimentos para benchmarking sobre tecnologias de informação e comunicação (TICs) e a FSSC 22000 v.5 trouxe na sua homepage dia 27/6/20 o anexo 9 e a atualização na lista de decisão do BoS para esse anexo. GFSI já assumindo que alguns aspectos da auditoria in loco poderão ser remotas, complementares, pois no presencial é obrigatório avaliar BPF e o SGSA. Há a possibilidade de realizar uma parte da auditoria de forma remota, e no caso do estágio 1 ser 100% remota, no mínimo, 50% deve ser no site, e não podendo ultrapassar entre a remota e a in loco no máximo 30 dias (janela), mas chegando a 90 dias em situações especiais.