Rastreabilidade – parte IV: estabelecimento de procedimentos   

Se você nos acompanhou até aqui, já aprendeu a estabelecer maior controle de rastreabilidade na sua empresa, mas caso esteja chegando agora, fique tranquilo e acompanhe todos os nossos posts sobre a implementação do sistema (aqui, aqui e aqui). 

Agora, na parte IV, apresentamos o checklist contendo os itens que devem ser inseridos no Sistema de Gestão de Rastreabilidade. Esses são itens geralmente assumidos por funcionários da área de controle de qualidade.

Nesta parte do programa insira:

• Procedimento de dados comerciais: descreva neste procedimento os itens comerciais rastreáveis recebidos e despachados pela organização.
• Procedimento de lote: neste procedimento deverá conter detalhes de como a empresa realiza a formação de todos os lotes comerciais produzidos.
• Itens críticos para parceiros comerciais: neste procedimento será descrito os dados críticos da rastreabilidade que devem ser alinhados com os parceiros comerciais.
• Procedimento de controle de dados do sistema: a empresa deve definir como será o procedimento ou mecanismo de controle do fluxo de documentos a partir dos dados do sistema de rastreabilidade. O formato pode ser digital ou impresso.
• Procedimento de controle para locais externos: a empresa deverá documentar a solicitação de dados da rastreabilidade de parceiros externos e internos, principalmente em caso de crise.
• Procedimento de comunicação: o procedimento de comunicação orienta sobre a comunicação interna e externa, muito necessário para recuperação de dados.

Procedimento de dados comerciais: é necessário montar um procedimento documentado que descreva detalhadamente cada item rastreável, tudo o que a empresa recebe, produz e despacha. O documento deve incluir a identificação (código de procedimento ou ID), nome do produto, composição, quantidade embalagem e método(s) de distribuição.

Procedimento de lote: a organização  deverá  descrever, detalhadamente, como definição para o  lote de produção/lote de cada item comercial criado pela organização.

Itens críticos para parceiros comerciais: a organização deve possuir um documento detalhado para alinhar  o banco de dados críticos, a rastreabilidade e os parceiros comerciais. Os dados mestre devem incluir:  locais físicos, ativos e artigos de comércio rastreáveis .

Procedimento de controle de dados do sistema: a empresa deve realizar um procedimento ou mecanismo (digital ou impresso) que detalhe apontamentos para a coleta, gravação e compartilhamento de informações de rastreabilidade, em cada etapa do fluxo, identificando cada pessoa responsável pela informação registrada.

Procedimento de controle para locais externos: a organização deverá estabelecer um procedimento documentado que definirá o processo de solicitação de informações de rastreabilidade em caso de crise. Ele deve conter:

Lista de parceiros internos e externos;

Identificação de pessoal-chave para gerenciamento de crises (como exemplo, recall) com responsabilidades definidas;

Plano de comunicação para solicitação de rastreamento interno e externo;

Atributos chave do produto, tais como: o número de identificação do produto, lote, quantidade, composição, tipo de material, data de fabricação, identificação de localização dentro da organização e entre parceiros comerciais, lista de documentação que será fornecida para partes internas e externas.

Procedimento de comunicação: a organização deve descrever o procedimento documentado que aponta, precisamente, a melhor forma de comunicação entre as principais partes interessadas em caso de recuperação e/ou retirada. Sendo assim, deve conter: a equipe de qualidade e segurança (interna), gerente de produção (interno), proprietário da marca, fornecedores, fabricantes, laboratórios especializados, autoridades reguladoras, especialização jurídica, vigilância de mercado e grupos de consumidores.

Bom, com nosso levantamento até aqui, você já está apto para criar e executar o seu Planejamento. Mas fique tranquilo, pois mais dicas ainda serão exploradas no nosso texto de número V. Escreva suas dúvidas e sugestões e acompanhe o próximo texto que contém o checklist de fluxo de materiais com detalhes como logística e fluxo de processos para elaboração total do Sistema de Gestão de Rastreabilidade.