A opção em favor da implementação de um Sistema de Gestão nas organizações é, geralmente, uma decisão estratégica. Esta decisão é normalmente tomada pela Alta Direção, por motivação própria (ou de seus diretores, conselheiros e membros da administração) ou por demanda de cliente ou requisito legal. Mesmo quando compulsória, havendo um fato gerador externo à Organização, um plano estratégico deve ser elaborado.

Não há respostas claras quando tentamos compreender os motivos pelos quais algumas organizações se movimentam mais rapidamente que outras, no sentido de uma certificação. No centro da questão, porém, sempre haverá um quociente de maturidade, que reflete o preparo daquele time (antes disto: é um time?) para o novo desafio. Sem uma clara preparação, as chances de sucesso estarão reduzidas.

Um mapeamento das características da Organização é tão valioso quanto um diagnóstico técnico para avaliar o grau de conformidade com determinado critério no estágio inicial da implementação.

O mapeamento pode ser conduzido a partir de uma árvore decisória e de um algoritmo simples, que resulta no Qm, o quociente de maturidade da Organização. A árvore decisória deve ser preenchida após uma série de entrevistas e observações, conduzidas em todos os níveis organizacionais. A partir do Qm, uma série de saídas é gerada para pautar as decisões em favor da implementação.

Na fase das entrevistas, são levados em consideração os motivos e o histórico de sucesso da Organização frente a outras implementações. Uma análise das competências técnicas dos gestores é necessária, bem como a integração dos colaboradores a suas rotinas. Na fase das observações, são traçados os perfis psicológicos da equipe. Práticas de housekeeping e da administração do tempo são sempre um ponto a favor. Um agradável clima organizacional alavanca os resultados.

As saídas da análise são posicionadas (resultados quantificados) em quatro vértices principais: Conhecimento Técnico; Habilidades; Motivação; Ambiente. Identificadas as fragilidades, parte-se para as ações de fortalecimento. Enfim, agora, temos um plano estratégico para a implementação!

Resultados mostram que certificações compulsórias são as mais paradoxais possíveis: possuem o mais alto índice de cumprimento dos prazos estabelecidos em cronograma e, ao mesmo tempo, possuem o mais alto índice de rejeição dentro das organizações. Imaginem no que se transforma uma Organização na qual todos trabalham intensamente por um resultado no qual não acreditam… Aqui, é fundamental o desenvolvimento dos vértices Motivação e Ambiente.

Alguns perfis de comando muito comuns, que interferem negativamente no resultado, incluem uma Alta Direção indiferente (ou, no outro extremo, “participativa” demais) e gestores pouco capazes tecnicamente, ou psicologicamente fragilizados, inseguros. Há outros comportamentos tipicamente nocivos ao sucesso de uma implementação, fruto da cultura organizacional: a Preguiça (tudo para amanhã e beeeem devagar…); o Corre-Corre (incêndios devem ser apagados para ontem, sem planejamento); a Falta de Priorização (tudo é mais importante que isto); a Falta de Comprometimento (este projeto não é meu…); as Reuniões de Fachada (bons de papo, péssimos na ação); e a Ausência de Foco (samba, suor e cerveja), entre outros. Para cada um deles, uma série de ações prescritas.

E então, aceitam o desafio?