Durante a realização de uma auditoria interna do Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos em uma empresa que visa obter a certificação IFS Food ainda em 2016, ou em meados de 2017, fui questionada sobre a possibilidade de exclusão de processos e de produtos durante este processo de certificação.
A resposta para esta dúvida é que, por definição, todos os processos de alimentos que são gerenciados pela organização no mesmo local, e que estejam sob sua responsabilidade, devem ser incluídos no escopo. No entanto, a identificação de exclusões de produtos (nunca de processos) pode ser uma situação excepcional que poderá ser aceita após avaliação pelo organismo de certificação. Para estes casos o organismo de certificação deve aplicar um questionário especifico, definir e validar as situações em que esta exclusão seja possível.
Este questionário apresenta uma árvore decisória onde as perguntas vão sendo realizadas, e as respostas dadas direcionam as conclusões. É avaliado, por exemplo, se a exclusão solicitada está relacionada a produto ou a processo (neste último caso não é permitido); se o produto é sazonal, esporádico, ou não; se é uma marca própria ou não (se sim, não pode ser excluído); se o produto a ser excluído pode ser claramente diferenciado dos produtos inclusos no escopo (se não, não pode ser excluído); se os passos iniciais e processos forem independentes (se sim, a exclusão pode ser viável), e se o risco de contaminação cruzada entre os produtos incluídos x excluídos está sob o controle (se não, não pode ser excluído).
Resumindo: o processo de exclusão de produtos do escopo é possível, mas deve realmente ser uma exceção e para ocorrer deve atender a critérios claramente estabelecidos!
Estas exclusões, quando aceitas e validadas, devem ser sempre explicadas no perfil do relatório de auditoria da empresa, e devem ser claramente especificadas no escopo do relatório e do certificado da auditoria. Devem ainda ser redefinidas e revistas anualmente pelo organismo de certificação. Durante a condução da auditoria o auditor responsável deve verificar “in loco”, se as exclusões definidas são relevantes e condizentes com o questionário e avaliação realizada.
Neste contexto, é imprescindível a comunicação prévia da empresa com os organismos de certificação sobre a intenção em excluir um ou mais produtos do escopo de avaliação da IFS Food. Qualquer exclusão que não tenha sido justificada, e que tenha sido reconhecida pelo auditor durante a auditoria, deve ser avaliada durante a auditoria, caso seja possível, ou por meio de uma posterior extensão da auditoria.
É válido ainda ressaltar que sempre que a organização processar novos produtos ou marcas próprias durante um ciclo de certificação IFS Food, a empresa deverá contatar o organismo de certificação para assegurar que as exclusões definidas ainda permanecem válidas e que ações adicionais não são necessárias.
* Nota 1: única exceção a esta regra é(são) o(s) processo(os) sazonal(ais), que pode(m) ser excluído(s), desde que o escopo da certificação seja inequívoco e leve em consideração apenas o processo auditado em curso.
** Nota 2: Por definição, todos os subprodutos do processamento não especificados no Anexo 3, Parte 1 da norma IFS Food, estão excluídos do âmbito da auditoria IFS Food. Tais produtos não devem ser especificados no certificado IFS como exclusões e devem apenas ser descritos no perfil do relatório de auditoria da empresa.
Fonte: Questionário IFS Food para organismos de certificação para definir exclusões de produtos do escopo da auditoria em circunstâncias excepcionais Versão 1 de 10. 04. 2014.
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