Pautas Fixas nas Reuniões da ESA: um modelo

Um dos principais méritos dos Sistemas de Gestão é que estes são invariavelmente apoiados em práticas consagradas que se tornaram, portanto, as premissas básicas deste modelo. Entre regras básicas acerca de controle de documentos e registros e outros tais quais tão simples quanto, destaco o compromisso da Alta Direção com a definição e a comunicação de responsabilidades e autoridades do pessoal que opera e mantém eficaz o SGSA.
Neste cenário, o papel da Equipe de Segurança de Alimentos já está definido ao longo do texto da Norma ISO 22000. Em onze oportunidades, a ESA é convocada a participar, opinar, responsabilizar-se entre outras obrigações que trataremos ao longo deste texto.
Curiosamente, a primeira aparição da ESA na Norma me causa, até hoje, algum desconforto. Em 5.6.2, Comunicação Interna, diz-se que “a Organização deve assegurar que a ESA seja informada…”. Ora, vejamos o estrago que tal instrução pode causar. Particularmente, sempre prefiro (e instruo meus clientes) que as ESA sejam pró-ativas. É muito mais seguro ter uma Equipe que vai atrás da informação, do que qualquer outra que espere pelos fatos que viram notícia (e alguns fatos simplesmente não viram…).
Assim, optamos normalmente pela condução das reuniões da ESA através de uma pauta fixa de discussões, incluindo todos os itens abordados em 5.6.2, obrigando-os a discutir a cada encontro os temas propostos.
A ESA também aparece na Norma em 6.2.1 (Recursos Humanos), 7.3.2 (Equipe de Segurança de Alimentos) e 7.8 (Planejamento da Verificação), mas apenas em relação a sua composição , competências e comunicação para a análise de dados.
Daqui para frente, no decorrer da leitura da Norma, em diversas outras circunstâncias, a participação da ESA poderá requerer a inclusão nesta mesma pauta fixa de discussões, o que recomendo fortemente.
A pauta fixa pode ser recheada conforme solicitam 7.2.2 (Programa de Pré-Requisitos), 7.3.5.1 (Fluxogramas), 7.4.1 (Análise de Perigos), 8.1 (Validação), 8.4.2 (Avaliação dos Resultados da Verificação), 8.4.3 (Análise dos Resultados das Atividades de Verificação) e 8.5.2 (Atualização do SGSA).
Em resumo, a comunicação interna deve ser assegurada também (ou principalmente) durante as reuniões da ESA. As atas destas reuniões, inclusive, são evidências bastante valiosas de que a ESA discute assuntos relacionados ao SGSA em seus encontros. Além de assegurar a comunicação interna, a adoção da prática da pauta fixa disciplina os encontros e mantém as tarefas em dia, sem atrasos e correrias desnecessárias.
Vejamos, então, um exemplo de pauta fixa com a qual inicio os trabalhos em meus clientes (que obviamente ajustam este modelo a suas necessidades), com os temas 1 a 6 obrigatórios e 7 e 8 eventuais:
1) Gestão de Mudanças (para atendimento ao requisito normativo 5.6.2)
São discutidas as alterações recentes em assuntos que impactam o SGSA, conforme definidos nos itens a) a m) do referido requisito;
2) Aprovação do Programa de Pré-Requisitos (para atendimento ao requisito normativo 7.2.2)
São discutidas as atualizações relacionadas ao PPR e conferida aprovação formal nos documentos em questão;
3) Verificação in loco dos Fluxogramas (para atendimento ao requisito normativo 7.3.5.1)
Caso exista alteração recente nos fluxogramas, a ESA deve reunir-se in loco para sua checagem e registro adequado;
4) Análise de Perigos (para atendimento ao requisito normativo 7.4.1)
Caso exista alteração considerada relevante na discussão do primeiro item da pauta, a ESA deve iniciar a Análise de Perigos;
5) Validação (para atendimento ao requisito normativo 8.1)
Caso exista alteração no Estudo APPCC, a ESA deve propor processos necessários para validar novas medidas de controle;
6) Avaliação dos Resultados da Verificação (para atendimento ao requisito normativo 8.4.2)
A ESA deve avaliar cada resultado da verificação planejada durante o período recente;
7) (EVENTUAL) Análise dos Resultados das Atividades de Verificação (para atendimento ao requisito normativo 8.4.3)
Em ocasião próxima à Análise Crítica, a ESA deve analisar os resultados das atividades de verificação, registrar e preparar o relato de forma adequada à apresentação à Alta Direção;
8) (EVENTUAL) Atualização (para atendimento ao requisito normativo 8.5.2)
Em intervalos planejados (semestrais, anuais etc) a ESA deve dedicar-se à avaliação do SGSA e propor as alterações necessárias.

Além de evidenciar a comunicação interna através de suas atas, o modelo de pauta fixa proposto acima deve garantir que o Sistema seja mantido atualizado. Uma ESA participativa e em dia com suas tarefas representa metade do caminho rumo ao sucesso.
E vocês? Em que ponto do caminho estão?
Caros leitores, até a próxima!