Todo Sistema Integrado de Gestão da Qualidade tem como base uma pirâmide de documentos que formaliza e sustenta todas as atividades inerentes aos processos e produtos de cada empresa. Há documentos que são específicos para cada empresa, e outros que são básicos de qualquer Sistema de Gestão. Na categoria de documentos básicos, incluem-se, por exemplo, as especificações e laudos técnicos. Apesar de comuns, ainda há quem confunda o papel de cada um deles. Então, vamos conversar um pouco mais a fundo sobre isso.
A Especificação Interna é um documento formalizado para cada item ou para um grupo de itens muito similares de uma empresa. Especificações devem ser descritas para matérias-primas, ingredientes, embalagens, produtos em processo, produtos acabados, coadjuvantes de produção ou qualquer item que faça parte do processo. Esse documento deve possuir, no mínimo, a descrição do item e as características sensoriais, físico-químicas e microbiológicas esperadas para atender a legislação (ou podem ser ainda mais exigentes que esta), e as peculiaridades do produto em fabricação. Também podem ser incluídas as condições de embalagens em que tais matérias primas, por exemplo, devem ser adquiridas (em bags, sacos ou bombonas). Devem ser codificadas conforme o Sistema de Gestão de Documentos de cada empresa, e assinadas por um profissional responsável e competente. A Especificação Interna (de uma matéria prima, por exemplo) pode ser enviada como CÓPIA NÃO CONTROLADA para um possível fornecedor, para que este verifique se possui item que atenda a todas as condições exigidas e possa enviar uma cotação, especificação ou amostra.
A Especificação do Fornecedor é um documento externo, emitido por cada fornecedor de matéria prima, embalagem, coadjuvantes de produção, etc. A mesma matéria prima pode possuir especificações aprovadas de vários fornecedores, desde que todas estejam em acordo com a Especificação Interna do item. É fundamental que as características descritas na Especificação do Fornecedor sejam iguais ou estejam dentro da faixa descrita na Especificação Interna do item. Para isso, além de todo o processo de aprovação de fornecedores e outros requisitos, a Especificação de cada Fornecedor também deve ser aprovada por um profissional competente do quadro da Qualidade ou P&D. Caso algum item da Especificação Interna não esteja descrito formalmente na Especificação do Fornecedor, a empresa terá que assegurar a adequação à especificação com análises internas ou outras formas de monitoramento.
O Laudo Técnico do Fornecedor diz respeito a cada lote que o mesmo envia para sua empresa. Esse documento representa os resultados de análise da amostragem da qual faz parte a quantidade que você recebeu. Todos os resultados devem estar em acordo com a Especificação do Fornecedor e, é claro, com a sua Especificação Interna. Todo insumo recebido pela área de Logística deve ser encaminhado para o Controle de Qualidade com o Laudo Técnico do Fornecedor. Em caso contrário, não pode ser liberado para a área de produção sem o recebimento do laudo. Esse documento deve ser conferido por pessoal competente e sua aprovação deve ser registrada através de assinatura.
As Especificações – Interna ou de Fornecedores – são documentos atualizáveis e, portanto, é fundamental que as partes “conversem” sempre para que documentos obsoletos não sejam utilizados como vigentes.
Para melhor entendimento, veja o exemplo simplificado abaixo:
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Observe que o laudo técnico traz resultados de análises, e as especificações trazem faixas esperadas para as análises. Em alguns casos, a especificação do fornecedor é mais rigorosa do que a especificação interna. É isso! Simples assim!
Créditos de imagem: Blog Sistema Hisper.
patricia carolina loureiro pimentel
Muito bom, simples e muito bem explicado!
Alyne Dischsen
Ótimo texto.
Estamos implantando a Norma IFS em nossa empresa, e estamos com dificuldade de desenvolver um procedimento de controle de especificações, vocês por acaso tem algum modelo a fornecer?
Robinson Vander
Eu tenho fabrica no Brasil, mas recebo matéria prima de fora e o laudo vem em ingles. Posso manter em arquivo um laudo em ingles como comprovação das analises realizadas?
Graziela Junqueira
Olá Robinson,
Se o laudo vem diretamente da empresa e corresponde ao lote enviado, pode usá-lo como comprovação das análises sim, porém sugiro que na sua especificação interna você coloque as análises em português e o correspondente em inglês, permitindo que fique claro a qualquer pessoa ao que correspondem as análises descritas em inglês.
O importante é você certificar que o laudo foi avaliado, confrontado com a especificação interna e com a do fornecedor e está aprovado.
Gilson Vieira
Parabéns pela matéria .
Gostaria de saber sobre a transcrição de laudos do fornecedor no laudo da especificação interna .
A empresa fica respaldado por Lei, caso alguma das análises físico química seja descrita ” conforme laudo do fabricante” no laudo de especificação interna ?
Vejo que muitas distribuidora de insumos farmacêuticos realizam essa prática , mas gostaria de saber se é válido ou aceita por órgãos de fiscalização.
Grato!