Dicas para elaborar um manual de Boas Práticas

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Rotineiramente avaliamos documentações de diversos sistemas de gestão da segurança de alimentos (SGSA). São políticas, manuais, procedimentos de gestão, procedimentos operacionais, instruções de trabalho, entre outros que demonstram o planejamento e a estrutura desenhada para a produção de alimentos seguros.

Um dos principais documentos é o Manual de Boas Práticas. Sua importância se dá, pois é este o documento que tem a responsabilidade de definir e apresentar a todos os envolvidos as condições básicas e atividades necessárias para manter um ambiente higiênico adequado para a produção, manipulação e suprimento de produtos finais seguros e de alimento seguro para o consumo humano (definição de Programa de Pré-requisitos – ABNT NBR ISO22000:2206). É considerado por muitos como sendo a base de tudo quando se fala em segurança de alimentos.

Para elaborar um bom documento, em primeiro lugar, se deve entender a sua necessidade e seu objetivo. De modo em geral, a documentação de um programa de Boas Práticas ou de um SGSA tem como exemplos de objetivos:

Apresentar as práticas definidas na empresa;
Comunicar o comprometimento da Alta Direção;
Preservar informação e know how da empresa.
Permitir definição clara e comunicação de responsabilidades;
Demonstrar a capacidade da empresa em se estruturar;
Facilitar treinamentos e processos de auditoria, provendo confiança;
Padronizar práticas.

Outro fator importante para o sucesso na elaboração deste documento é

conhecer o seu público alvo. Todo documento deve ser elaborado considerando se o leitor / usuário e a sua necessidade especifica. Afinal, a linguagem, profundidade e a abordagem do texto devem ser adequadas. Textos em outras línguas, muito técnicos, teóricos ou simplesmente longos demais podem não ser tão eficazes. Alguns processos / segmentos podem ainda possuir maior necessidade de padronização do que outros. Uma nota da ISO9000 já nos sinalizava isso:

“A abrangência da documentação do sistema de gestão pode diferir de uma organização para outra devido: ao tamanho da organização e ao tipo de atividades; à complexidade dos processos e suas interações, e à competência do pessoal”.

O próximo passo é o planejamento em relação à estrutura do documento. Recomendamos os campos citados abaixo, no entanto ressaltamos que esta estrutura não é fixa, podendo ser ajustada conforme a realidade de cada empresa. Diversas estruturas são válidas e podem ser empregadas.

Título

Objetivos
Escopo de aplicação
Definições
Referências
Responsabilidades
Descrição ou Detalhamento das práticas
Controle da revisão
Dados sobre elaboração e aprovação do documento

Em seguida, deve-se analisar criticamente todos os requisitos de entrada que obrigatoriamente devem ser considerados. Uma lista das legislações de Boas Práticas, de requisitos internos (ex: matriz ou corporativos) e de requisitos de cliente (ex: manual de expectativa) que são aplicáveis ao negocio deve ser elaborada e todo o seu conteúdo deve ser avaliado. É muito difícil realizarmos uma boa descrição ou apresentar adequadamente o detalhamento das práticas quando desconhecemos o quê e como deveríamos fazer. Dentre os requisitos de legislação podemos citar: Portaria 326/97; Portaria 368/97; Resolução RDC 275/02; Portaria CVS05/2013; Resolução RDC 216/04; Portaria 2619/2011, entre outros. A aplicabilidade de cada requisito legal irá depender do segmento de atuação e localização da empresa.

Nesta hora, é de suma importância que a empresa defina com o apoio da alta direção como irá atender a cada um dos requisitos especificados. A medida que estes são definidos, os mesmos são documentados. É muito comum que ocorra a necessidade de se gerenciar ações de mudança e de melhoria em um plano de ação.

Aqui vale uma observação: o manual de Boas Práticas é um documento descritivo, personalizado para cada empresa e não simplesmente uma diretriz de como as atividades devem ou deveriam ser realizadas. Ele deve apresentar claramente o que é feito; por quem é feito, quando é feito e como é feito. Deve-se, portanto utilizar verbos no presente do indicativo.

Veja os exemplos de definições apresentadas em legislação:

Manual de Boas Práticas de Fabricação (Resolução RDC 275/02): “documento que descreve as operações realizadas pelo estabelecimento, incluindo, no mínimo, os requisitos sanitários dos edifícios, a manutenção e higienização das instalações, dos equipamentos e dos utensílios, o controle da água de abastecimento, o controle integrado de vetores e pragas urbanas, controle da higiene e saúde dos manipuladores e o controle e garantia de qualidade do produto final.”

Manual de Boas Práticas (Resolução RDC 216/2004): “documento que descreve as operações realizadas pelo estabelecimento, incluindo, no mínimo, os requisitos higiênico-sanitários dos edifícios, a manutenção e higienização das instalações, dos equipamentos e dos utensílios, o controle da água de abastecimento, o controle integrado de vetores e pragas urbanas, a capacitação profissional, o controle da higiene e saúde dos manipuladores, o manejo de resíduos e o controle e garantia de qualidade do alimento preparado.”

Como o conteúdo do Manual de Boas Práticas é bastante extenso, principalmente se existir além de requisitos legais, requerimentos internos ou normativos como base, é bastante frequente a referência a procedimentos operacionais específicos por temas. Assim, evita-se que um mesmo detalhamento seja apresentado em duplicata na documentação da empresa. Pode se, portanto fazer uma introdução sobre um tema e apresentar o nome e código do documento que apresenta informações complementares sobre o assunto. Veja que a Resolução RDC 275/02 já nos indicava esta possibilidade:

“Os POPs podem ser apresentados como anexo do Manual de Boas Práticas de Fabricação do estabelecimento.”

NOTA: POPs = Procedimentos Operacionais Padronizados.

É fundamental para um bom documento que todos os tópicos previstos em legislação ou em outros documentos obrigatórios como dados de entradas sejam descritos no documento ou referenciados. Não esqueça de consultar estes requesitos inúmeras vezes ao longo do desenvolvimento do manual.

Com texto pronto, recomenda-se que alguns usuários/ colaboradores sejam escolhidos para realizarem uma leitura critica do mesmo, podendo sugerir mudanças no conteúdo, na linguagem ou na forma de apresentação.

Após sua elaboração, o Manual de Boas Práticas deve ser aprovado pelo responsável técnico, responsável pela operação, responsável legal e ou proprietário do estabelecimento, firmando o compromisso de implementação, monitoramento, avaliação, registro e manutenção. Uma sistemática de verificação e atualização periódica deve ser implementada para garantir continuadamente a adequação do documento.

Este documento pode ser disponilizado aos usuários tanto em versão impressa como a eletrônica. Neste último caso, deve-se garantir a preservação da informação em caso de emergências, o domínio nas ferramentas utilizadas por parte dos usuários e a disponibilidade de recursos para permitir a livre consulta e utilização do Manual. Uma cópia deve estar presente e sempre disponível no estabelecimento para consulta por qualquer colaborador e pelas autoridades sanitárias.

Com o Manual de Boas Práticas já aprovado, todos os colaboradores impactados devem ser treinados para que as práticas descritas sejam assimiladas e plenamente implementadas. Afinal, a segurança dos alimentos não será obtida pela existência de documento robusto no papel se a realidade é bem distinta!

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