As Crônicas de Auditoria – O certificado, a Expectativa e o Auditor Mamão com Açúcar

Era uma vez uma organização que trabalhou por muito tempo, para construir uma fábrica com instalações sanitárias adequadas, criar uma cultura de segurança de alimentos com seus colaboradores, implementar um sistema de gestão de segurança de alimentos, e tinha o sonho de ter a certificação ISO 22000. Então chegou o auditor…

Como sabemos, muitas organizações querem somente um certificado na parede. Mas não podemos generalizar e dizer que todas as empresas têm o mesmo comportamento. Existem, sim, empresas que acreditam que o sistema de gestão pode agregar valor ao negócio e que trabalham duro para ter um sistema operante e útil para o seu propósito.

Quando isso acontece a maior expectativa é que o momento da auditoria seja a “coroação” de um trabalho que muitas vezes durou anos para ser construído. Porém, em algumas situações nos deparamos com auditores “mamão com açúcar”. Isso é o que eu chamo de uma abordagem sem profundidade ou criticidade durante o processo de auditoria.

Claro que para uma organização onde o único objetivo é “passar na auditoria” esta abordagem seria a mais favorável. Contudo, sistemas de gestão exigentes esperam uma auditoria exigente. E nem sempre temos esta realidade.

E neste caso, o que fazer? Quero uma auditoria rigorosa mas recebo do organismo certificador um auditor que não está tão preocupado com os pontos relevantes….

Como eu costumo dizer, meço as auditorias como os pilotos medem sua experiência em horas de voo. Então…. nestas minhas horas de auditoria já vi de tudo um pouco. Tanto de organizações quanto de auditores… e muitas vezes temos que lidar com as expectativas versus a realidade.

Tive uma experiência certa vez que foi exatamente isso. A gestão da organização implantou um sistema com afinco, foi rigorosa na implantação dos PPRs, PPROs, PCCs. O sistema de gestão apesar de ser jovem tinha um nível razoável de maturidade para alguns programas. E quando chegou o momento da pré auditoria (que é opcional para o organismo certificador) recebeu um auditor que não estava tão interessado em auditar o SGSA minuciosamente e com profundidade.

Logo nas primeiras horas da auditoria isso já foi percebido pela ESA e pela equipe que estava acompanhando a auditoria, o que gerou inúmeros questionamentos.

Mas qual a melhor forma de se conduzir esta situação? Deve-se formalizar uma reclamação com a certificadora? Ter uma conversa franca e aberta com o auditor? Ou de forma um pouco mais sutil solicitar que alguns assuntos sejam “bem” avaliados?

Não existe uma resposta correta para estas perguntas. Neste caso, o que acredito ser mais viável é definir uma estratégia para que não haja uma retaliação do auditor e que não cause nenhum constrangimento para nenhuma das partes.

Mas isso somente se o termômetro mostrar que não está causando nenhum impacto prejudicial ao processo de certificação. Estes recursos podem ser utilizados considerando o bom senso da gestão.

É possível formalizar a reclamação com a certificadora?

Sim, é possível e deve ser feito se houver uma interpretação inadequada de uma situação ou uma conduta inapropriada do auditor. Casos de conclusão incorreta de avaliação de conformidade podem (e devem, se for o caso) requerer a contestação do apontamento. Se o caso for de conduta em um cenário extremo há inclusive recurso de proibição (restrição) do auditor para uma unidade ou empresa. Mas estas são situações onde o ocorrido foi crítico.

Vale a pena ter uma conversa franca e clara com o auditor?

Avalie se o auditor é um bom ouvinte e vai entender a crítica como construtiva. Elabore o seu discurso para que ele seja construído de uma forma positiva. E talvez arrisque-se.

E uma abordagem sutil, solicitando uma avaliação com profundidade em um assunto específico?

Acredito que esta deva ser a primeira tentativa. Uma abordagem amigável requerendo critério na avaliação, solicitando uma exploração profunda de um determinado ponto.

Como mencionei, não há uma fórmula para se tratar de situações adversas assim. A melhor forma é tentar utilizar o bom senso para conduzir a auditoria de forma que o produto final seja o mais fidedigno possível da realidade da organização. Principalmente porque o discurso deve ser condizente com a atitude. Se a organização é exigente com o seu SGSA, a verificação da conformidade durante a auditoria (interna ou externa) também deve ser exigente para demonstrar toda a abrangência do SGSA na prática.

O auditor não precisa ser a “Feiticeira Má”, mas também não pode ser apático. A auditoria deve ser justa.

A alta administração deve ser o “Leão” que defende o seu público e seus valores de forma justa, para que o sistemas de gestão de segurança de alimentos sejam mais que um “Guarda Roupas” empoeirado ou que traga surpresas escondidas, que ele seja a entrada para um mundo de confiança nos processos e que garanta que os consumidores recebam produtos seguros para o consumo.

E no final… o certificado será somente a coroa para aqueles que batalharam pela segurança dos alimentos produzidos.