Ao participar de reuniões, seja da ESA (Equipe de Segurança de Alimentos) no HACCP ou da Alta Direção para atender aos requisitos de análises críticas dos SGSA, o primeiro passo é estar com pessoas que se mostram comprometidas, afinal o tempo dos funcionários sentados em uma sala de reunião não pode ser gasto com participantes entediados e ansiosos, se não serão oportunidades perdidas.
Estas são as estatísticas sobre reuniões:
- Empresas realizam mais de três bilhões de reuniões por ano
- Executivos gastam de 40 a 50% de suas horas de trabalho — ou 23 horas por semana — em reuniões
- 90% dos participantes admitem ficar divagando durante as reuniões
- 73% admitem fazer outras atividades durante as reuniões
- 25% das reuniões são usadas para discutir assuntos irrelevantes
Ao mesmo tempo, o tipo certo de reunião pode ser fundamental para aprimorar a agenda da equipe ou da empresa. Este é um pequeno investimento inicial que economizará um tempo considerável. Sendo assim, como é possível garantir que as reuniões sejam produtivas?
Gerando empatia para com as pessoas ao se perguntar:
- Quem estará presente e quais suas necessidades? Uma ideia é compartilhar a agenda previamente para todos os convidados pré-selecionados.
- Quem não estará presente mas, ainda assim, será afetado pela reunião e quais suas necessidades? Pense como compartilhar posteriormente o balanço do que foi discutido e as saídas do trabalho, incluindo os ausentes.
- De maneira mais ampla, em qual cultura e ambiente você está atuando e quais são alguns dos desafios e oportunidades mais abrangentes? A cultura em segurança dos alimentos é muito favorecedora para o sucesso desse e de outros encontros com seu time, por fomentar uma cultura positiva de equipe.
Procure, de maneira ativa, pelas pessoas que participarão da reunião ou que por ela serão afetadas. Elabore um esquema para reunião. Tendo ouvido e observado atentamente, você deve sugerir um objetivo abrangente para a reunião e articular claramente os resultados desejados, que, para serem alcançados, devem estar interligados; mas se for exaustivo ou improdutivo, a consequência em relação ao modo como as pessoas passarão a se sentir, saber e agir já foram por você considerados? Coloque os resultados desejados em sua agenda para que os envolvidos saibam por que estão participando e possam avaliar juntamente com você se o tempo gasto foi ou não produtivo.
Os funcionários se reúnem simplesmente porque acham que devem. As rápidas reuniões merecem ter um objetivo evidente e uma clara articulação dos resultados almejados. Isto mantém as pessoas concentradas, fazendo com que sintam que seu tempo está sendo bem empregado.
Reuniões bem sucedidas devem ser pensadas de modo a encontrar a maneira mais rápida, segura e efetiva de se chegar ao seu destino, ou seja, lidando com a compreensão de para onde se deseja ir e por qual caminho. Tratando-se de segurança de alimentos, o destino final é para com o consumidor final seguro, livre de doenças veiculadas pelos mesmos.
Pensando assim, suas reuniões terão um impacto substancial tanto na eficácia de tais encontros, como na atitude das pessoas em suas empresas em relação às reuniões; receber e dar feedback a algumas pessoas acerca de seu plano faz com que elas se sintam valorizadas, mais responsabilizadas nas reuniões e mais envolvidas em seus sucessos.
E então, quando preside uma dessas reuniões, você a torna produtiva e motiva a sua equipe? Reflita sobre essas dicas.
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