Uma dúvida comum aqui no Blog Food Safety Brazil é: por onde começar a implantar um Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos? Para solucionar parte destas dúvidas, estamos apresentando uma sugestão de passo-a-passo para esta implantação. Em razão da extensão do assunto, dividimos o texto em 3 partes. A primeira pode ser acessada clicando aqui e a segunda aqui. Segue a última parte do post, com os passos finais. Boa leitura!
Passos 8 a 14:
8. Acompanhamento dos planos e atendimento aos prazos
É preciso que os planos de ação previstos nos passos 4 e 5 sejam monitorados periodicamente. Não há frequência pré-definida para esta atividade, dependendo principalmente dos prazos previstos e do cronograma do projeto. Em situações mais agressivas, onde o projeto possui cronograma curto, recomenda-se maior controle das atividades e prazos. Pode existir a necessidade de acompanhamento diário, semanal, mensal, por exemplo. Em projetos de 18 a 24 meses de implantação, normalmente é feito acompanhamento mensal.
Dica: A passagem de cada fase do projeto deve servir como marco intermediário no projeto. O sucesso da implantação de cada fase (PPR, APPCC, Gestão e Verificação do SGSA) deve ser monitorado e comemorado!
9. Capacitação dos colaboradores da empresa nos procedimentos elaborados
À medida que os procedimentos são revisados ou elaborados, todos os colaboradores impactados devem ser treinados. Recomendo que estes treinamentos ocorram a cada finalização de procedimento para que a implementação seja feita de forma mais natural, evitando grande volume de alterações em um único momento. Recomendo também a leitura deste post sobre treinamento.
10. Implementação das mudanças e novos procedimentos
Toda mudança deve ser acompanhada. É natural que os colaboradores apresentem dificuldade nos momentos iniciais. Mudar hábitos e procedimentos antigos requer paciência, supervisão e apoio! Recomendo que sejam realizadas atividades planejadas de verificação com o objetivo de reforçar as conquistas e educar para as mudanças. Gestores e colaboradores de todos os processos podem participar desta atividade após receberem treinamento específico. Sobre gerenciamento de mudanças, sugiro a leitura deste post.
11. Realização de auditoria interna
O próximo passo é a condução de uma auditoria interna, onde todos os requisitos do sistema de gestão devem ser verificados por profissional (pode ser interno ou externo) competente. Os requisitos de competência do(s) auditor(es) envolvido(s) devem ser documentados e atendidos. Para ajudar neste ponto, leia este artigo. É extremamente necessário que o responsável por esta atividade seja independente e que possua experiência em auditoria. Os critérios e escopo de auditoria já devem ter sido previamente descritos no Sistema de Gestão da empresa e devem ser considerados no momento da realização da atividade. Recomenda-se que a auditoria interna seja planejada com dimensionamento de tempo igual ou superior ao previsto para uma auditoria de certificação.
12. Tratamento de não conformidades e melhoria do Sistema de Gestão
Na busca pela avaliação de conformidade do sistema de gestão implementado com os critérios de auditoria (norma e requisitos definidos), podem ser identificadas não conformidades. Isso é comum, principalmente em Sistemas de Gestão recém-implementados que passaram por grandes transformações. A empresa deve receber cada apontamento como um presente, uma oportunidade de aperfeiçoar o sistema de gestão e não como uma crítica aos seus processos (muito menos como uma crítica às pessoas que trabalham ou gerenciam tais processos!). Para cada não conformidade, um plano de ação abrangente e com investigação de causa-raiz deve ser estabelecido. Recomendo a leitura das seguintes postagens: aqui e aqui.
13. Análise crítica do Sistema de Gestão
Dependendo da norma ou esquema escolhido, alguns dados de entrada devem ser obrigatoriamente discutidos durante a análise crítica do sistema de gestão. Um dado extremamente importante de ser minuciosamente trabalhado é o resultado das atividades de verificação conduzidas pela própria empresa, incluindo aqui os resultados da auditoria interna. Outros dados importantes são: andamento das ações e prazos previstos anteriormente; reclamações de cliente e retorno de cliente e partes interessadas; situações de emergência e ou crises que a empresa possa ter vivenciado; saídas e dados provenientes dos estudos de APPCC, entre outros. Mais do que uma reunião informativa com a alta direção, a análise crítica deve ser uma reunião decisiva, onde as fragilidades do sistema são discutidas visando propostas de melhoria e atualização. Mais informações sobre a análise crítica podem ser lidas aqui, aqui e aqui.
14. Realização de auditoria de certificação
Para muitas empresas que implantam um sistema de gestão, chegou o dia do grande teste! Sempre digo que a certificação é apenas a consequência de um bom trabalho e não um fim. Aqui recomendo a leitura deste post e deste. É hora de demonstrar para auditores especialistas, terceiros e imparciais que o sistema de gestão foi adequadamente trabalhado e implantado. Facilite este processo respondendo a todas as questões, facilite a comunicação e dê um show! Lembre-se: a pessoa que melhor conhece o processo que você executa é você mesmo!
Existem muitos organismos de certificação que atuam no Brasil. Escolha um tendo como base critérios técnicos (ex: possuem auditores competentes para a norma? São acreditados para a norma escolhida?) e estratégicos (existe alguma preferência declarada por clientes ou outras partes interessadas?), além dos comerciais (ex: pode existir diferença de dimensionamento e de investimento, leia sobre isso aqui).
Ufa, foi um longo post! Se sua empresa pretende implantar um sistema de gestão e você leu até aqui desejo muito sucesso nesta jornada! Que a implantação do sistema de gestão da segurança de alimentos na empresa em que atua seja um rico e constante aprendizado! É trabalhoso, mas é um processo fantástico!
A empresa foi recomendada para certificação? Parabéns! E a manutenção e melhoria do Sistema de Gestão, já pensou em como será? Este assunto é pauta para outro post. Até a próxima!
Valéria de Oliveira Marchetti
Este post foi completo, muito bem direcionado e exemplificado!