Plano de Ação 5W2H: como organizar as ideias para produzir mais!

Você sabe COMO criar um Plano de Ação, seguindo o passo-a-passo, organizando as ideias para produzir mais?

O Plano 5W2H é uma das ferramentas mais utilizadas pelas indústrias de alimentos que buscam vantagem competitiva, fortalecimento da cultura, melhoria contínua e tomada de decisão. A ferramenta promove um planejamento assertivo de ações voltadas para o alcance de metas.

O Plano de Ação, também conhecido como Plano de Atividades ou Plano de Trabalho, é considerado uma ferramenta simples no planejamento e acompanhamento de atividades. Basicamente é um documento utilizado para elaborar um planejamento de trabalho necessário para o atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas. Pode ser desenhado no formato de uma planilha eletrônica ou mesmo em papel, contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas.

É no Plano de Trabalho que consolidamos todas as informações sobre o objetivo a ser buscado e detalhamos todas as atividades necessárias para concretizá-lo, verificando os recursos físicos, financeiros e humanos necessários. Muito indicado para alcançar soluções e respostas a curto prazo ou que precisam de investimento em soluções mais complexas a médio ou longo prazo.

O plano possibilita de forma estruturada que sigamos uma sequência de tarefas claras e lógicas previamente delimitadas, o que nos leva à concretização dos objetivos de forma rápida e prática criando estratégias a serem desempenhadas em um tempo determinado.

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação tem um ciclo de vida e deve ser elaborado, desenvolvido, monitorado e encerrado. E alguns questionamentos iniciais deverão ser trazidos à tona para facilitar a construção do plano.

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais, em inglês, e traz sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

Os 5W:

• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)

Os 2H:

• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

A metodologia é construída com base na formação do conjunto das respostas dessas sete perguntas. Com todas as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que norteará e direcionará a uma execução muito mais clara e assertiva do plano.

As 7 perguntas são utilizadas para compreender um problema e as oportunidades de melhorias sob diferentes perspectivas facilitando uma interpretação objetiva e transparente, bem como do ambiente no qual ele está inserido. Compreendendo claramente o problema, podemos atuar sobre ele com foco na resolução e promoção de melhorias.

Agora que você já tem ciência da importância e do impacto que essa ferramenta pode agregar ao seu projeto, veja como utilizá-la respondendo a cada uma das sete perguntas do 5W2H. Confira abaixo o que cada etapa significa:

• What (O quê?): Neste campo, anote a descrição do problema. Qual o objetivo do projeto? Qual a meta de melhoria que está sendo proposta?
• Where (Onde?):  Neste espaço, você deverá registrar a informação do local envolvido no problema. Onde ele está inserido? Qual o setor específico? Qual operação ou máquina de produção ele atua?
• When (Quando?): Nesta etapa, a informação deve ser ligada ao tempo. Desde quando o problema ocorre? Qual o prazo para resolução? Quais as datas de entrega? Aqui deve ser inserido o cronograma para cumprir o objetivo do projeto.
• Why (Por quê?): Nesta fase, declare o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta será importante. Por que valerá a pena seguir com a resolução deste problema sob os aspectos financeiros e qualitativos? Qual o real motivo de alcançar esta meta?
• Who (Quem?): Quem é o responsável pela solução deste problema? Ou quem são os responsáveis para a tratativa e as oportunidades de melhoria?  Qual a equipe designada para resolver o problema ou a melhoria trabalhada?
• How (Como?): Como deve funcionar o processo do qual o problema faz parte. Nesse momento, demonstre como deverá ser realizada tal atividade. A pergunta deverá ser respondida, informando quais as etapas, as atividades e as variáveis pertinentes que afetarão o problema.
• How much (Quanto?): Neste campo, a informação deverá ser lincada à quantidade e ao custo. Quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida ou para toda a empresa? Quanto é o investimento necessário para resolvê-lo? Qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou?

Plano 5W2H e o Planejamento Estratégico

Além de resolver problemas, a 5W2H é considerada uma excelente ferramenta na criação do Planejamento Estratégico Organizacional. O Plano definirá exatamente o que a indústria deverá fazer para alcançar as metas estipuladas, traçadas.

Não basta saber aonde se deseja chegar, é preciso definir o caminho, o passo-a-passo estruturado que deverá ser seguido para chegar até lá. E é nesse sentido que a ferramenta propiciará a definição dos meios para o alcance dos objetivos. O Plano, com decisões baseadas em fatos e dados, indicará com exatidão e precisão o melhor caminho a ser percorrido. É essencial conhecer muito bem todas as mais diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão.

O Plano 5W2H cumpre bem o seu papel mesmo diante de problemas complexos e difíceis, tornando-se indispensável e essencial na investigação das causas do problema e eliminação deles para que os processos voltem a funcionar da melhor forma possível.

Um Plano de Ação também poderá ser bastante utilizado para o acompanhamento de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, nas quais você precisará concluir uma atividade para dar início a próxima. Para projetos mais complexos, o ideal é que o monitoramento seja feito com uma ferramenta que traga mais robustez e novas possibilidades de monitoramento e gestão dos indicadores do projeto.

O Plano 5W2H, além de permitir criar o planejamento estratégico de muitas indústrias de alimentos, permite desenhar também planos de trabalho e controle das nossas atividades diárias.  Muitas vezes, temos a sensação de estarmos correndo em círculos ou de um lado para outro, feito “barata tonta”, sem saber o que fazer e muito menos o que priorizar em meio a tantas tarefas e atividades.

Que bom que agora você tem em mãos uma ferramenta para organizar as ideias, as atividades e realizar muito mais. Afinal, tudo fica muito mais leve e fácil quando criamos um bom planejamento, seja na vida pessoal ou na carreira profissional.

Como você deve ter percebido, o 5W2H é uma excelente ferramenta para estruturação de ações e identificação de problemas. Porém, poderá ser utilizado, facilmente, em conjunto com outras ferramentas com o objetivo de sempre melhorar os processos. Algumas dessas ferramentas são:

• Brainstorming: Técnica colaborativa que reúne um time para formar uma “tempestade de ideias” acerca de um assunto a ser trabalhado ou um problema que precisa ser resolvido. Nessa técnica, é interessante considerar diferentes pontos de vista com todos os envolvidos na situação. A sessão de brainstorming surge como uma oportunidade, através das diversas ideias ouvidas e levantadas sobre o que pode estar causando o problema, facilitando assim o entendimento e o processo de solução. Fornece com rapidez um bom número de ideias, estimula a criatividade, promove o engajamento dos participantes e gera entradas para outras ferramentas.
• Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa): Ferramenta utilizada para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado.  Ferramenta que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo. O diagrama leva em conta todos os aspectos que podem ter levado à ocorrência do problema.

• 5 Porquês: Um método simples de resolução de problemas, que consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender a causa-raiz. Muito utilizada para problemas mais simples, com causas diretas. Pode ser aplicada a qualquer momento, sem necessidade de análises estatísticas e a própria equipe responsável pelo processo poderá utilizá-la gerando resultados positivos.
• Pareto 80/20: A regra 80/20 é uma ferramenta de análise que estabelece que 80% dos resultados se originam de apenas 20% das causas. A ferramenta funciona a partir da coleta de dados que identificam as causas dos problemas e suas frequências. Análise extremamente útil para indicar onde uma empresa deve alocar os recursos e os esforços da sua equipe para solucionar os 20% das causas de problemas que estão impactando 80% dos resultados.

Como você já deve ter percebido, o método 5W2H é extremamente útil e flexível. Se você chegou até aqui, acredito que está comprometido em não só resolver problemas, mas ser capaz de organizar suas ideias, gerar mais resultados e ser valorizado por isso!

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