Não-conformidades: como elaborar seu plano de ação e colocá-lo em prática

Este texto tem como finalidade apresentar uma estrutura prática e sugerir algumas ferramentas básicas para auxiliar o seu dia-a-dia. Acompanhe a série de posts que virão para avançarmos juntos neste assunto e veja nossas sugestões de ferramentas de suporte. Tal sistemática deve ser aplicada não apenas por quem possui alguma certificação, como a FSSC 22000 ou ISO 9001, mas também para melhorar a gestão de seu sistema da qualidade e segurança de alimentos.

Muitas empresas encontram alguns desafios para estabelecer e implantar um plano de ação para não-conformidades apontadas.  Esses desafios vão desde como realizar a investigação da causa raiz até mesmo como estabelecer um método de verificação da eficácia das ações corretivas.

Qual processo seguir? Procure estabelecer um fluxo lógico, como o exemplo simplificado demonstrado na figura abaixo:

1 –      Identifique a não-conformidade: compreenda qual o desvio em relação ao que era esperado
2 –      Registre sua ocorrência: documente toda a informação disponível sobre o ocorrido, bem como evidências observadas
3 –      Investigue suas causas: aplique métodos conhecidos de identificação e solução de problemas (veja a seguir)
4 –      Estabeleça a(s) ação(ões) corretiva(s): ações que atuem na causa raiz e evitem que a não-conformidade ocorra novamente.
5 –      Verifique a eficácia da(s) ação(ões) corretiva(s) adotada(s): verificar se os resultados planejados foram alcançados
6 –      Análise crítica pela alta direção

Mas antes de tudo, é necessário compreender a não-conformidade. Para identificar a causa raiz, você precisará entender o desvio que foi identificado e quais os fatores associados. Se necessário, questione até que a questão esteja clara para você. Não questione apenas o que foi observado (evidência), mas procure saber também exatamente o que era esperado naquele assunto. Não se trata de questionar como determinado ponto deveria ser atendido, mas sim o que (qual requisito) não foi atendido.  E não se esqueça, registre todo o desdobramento, pois isso o auxiliará nas etapas seguintes do plano de ação.

O objetivo principal da ação corretiva é evitar a recorrência dos desvios encontrados. Existem diversas técnicas para investigar as causas de uma não-conformidades, entre elas temos: “brainstorm”, “espinha de peixe” e “5 Porquês”. Iremos explorá-las mais detalhadamente a seguir:

Independente da técnica aplicada, o importante é obter com razoável grau de certeza as causas mencionadas e, para tal, estabelecer as responsabilidades para esta atividade de forma a garantir que todos aqueles que podem contribuir para a solução desejada estejam efetivamente envolvidos.

 Diversos são os tipos de causas que devem ser consideradas e podem eventualmente incluir:

*  Procedimentos inadequados ou inexistentes;

* Falhas, mau funcionamento ou não-conformidades de materiais recebidos, processos, ferramentas, equipamentos ou instalações nas quais os produtos são processados, armazenados ou manuseados;

*  Não cumprimento de procedimentos;

*  Controle inadequado dos processos;

*  Planejamento deficiente;

*  Falta de treinamento;

*  Condições inadequadas de trabalho; e,

*  Recursos inadequados (humanos ou materiais).

Você também pode aplicar a ferramenta PDCA (Plan – Do – Check – Act) para auxílio na solução do problema, desde o planejamento e implantação das ações corretivas, incluindo também a verificação de sua eficácia. Saiba mais sobre este assunto na continuação desde tema, no post a seguir.