Gestão do estoque de embalagens: ferramenta para diminuir riscos à Segurança de Alimentos

Hoje resolvi escrever sobre uma das atividades que acompanho e executo na empresa, a gestão do estoque das embalagens, como ferramenta para diminuir riscos relacionados à segurança de alimentos e para evitar prejuízos financeiros.

Como gerir o meu estoque de embalagens? É preciso considerar todos os SKUs, produtos com média de giros diferentes (alguns com maior venda mensal e outros em que a quantidade mínima vendida pelo fornecedor de embalagem demora meses para ser consumida), adequação aos requisitos legais, às normas de segurança de alimentos e mesmo atender regulamentos que por vezes demandam alteração das embalagens de todos os produtos – vide legislação de alergênicos (RDC 26/2015), lactose (no meu setor especificamente, de queijos, RDC 136/2017), RDC 429/2020, entre outras.

Quando uma nova norma é publicada, quando há alterações de formulação, quando um novo produto é lançado, quando há mudança de layout da marca da empresa, precisa existir gestão de estoque de embalagens, englobando normalmente mais de uma área, levando a projetos com interface multidisciplinar.

Regulatórios, segurança de alimentos, qualidade, comercial, almoxarifado e compras são alguns dos departamentos que serão acionados e que precisarão alinhar, desenhar e estabelecer cronogramas bem definidos para que a atividade aconteça sem gerar possíveis falhas que impactem a segurança de alimentos, como vendas de produtos embalados com informações em desacordo com as normas vigentes, atrasos, impactos nas vendas ou estoque ocioso de embalagens.

Lembro-me quando tivemos a publicação da norma de alergênicos. Houve demanda para adequação das embalagens, com informação de suma importância aos consumidores, que passariam a saber de forma clara, explícita, a presença ou não de alergênicos em cada um dos produtos. Este será um bom exemplo para mostrar as etapas desse projeto dentro da Gestão de Estoques de Embalagens.

Após a publicação, houve um tempo para entender como essa informação seria colocada, quando e como utilizaríamos a informação dos CONTÉM: DERIVADOS DE LEITE ou CONTÉM LEITE. Finalizada essa parte de entendimento da norma (veja mais aqui),  veio a pergunta: como mudaremos tudo em um ano? Como nos adequaremos para assegurar que o requisito legal será cumprido e que os consumidores estarão seguros ao consumir nossos produtos? Quanto de embalagem perderemos com essa mudança? Teremos tempo hábil para alterar os rótulos, produzir todos eles com a arte alterada antes da norma entrar em vigor? Será que podemos ter atrasos nas entregas das novas embalagens impactando o departamento comercial e as vendas dos produtos? E aquelas embalagens com estoque alto, o que faremos com elas?

Nesse momento optamos por fazer uma reunião com toda a equipe de qualidade, segurança de alimentos, líderes da produção e comercial para inseri-los na nova demanda e alinharmos a importância do projeto., visto que a participação deles seria fundamental para atingir o objetivo, que era, findado o prazo de utilização das embalagens antigas, não expedir produtos com embalagem sem a informação sobre alergênicos.

Fizemos um levantamento inicial de todos os estoques de embalagens e média de tempo para consumo. Com essa informação fizemos uma planilha com tempos e prazos para alteração de cada uma delas, priorizando as que seriam alteradas primeiro. Foi necessário fazer uma análise detalhada da planilha, entrando em contato com os fornecedores para alinharmos os prazos, custos para alteração de arte, aprovação da nova arte e entrega da embalagem com arte alterada. Assim, iniciamos as alterações das artes junto ao setor de Regulatórios, pedidos das novas embalagens e acionamento da equipe formada sobre as datas de chegada das novas artes e reforço de uso e término das antigas. Este trabalho foi feito com cada uma das embalagens, atenção, cuidado e organização do tempo entre pedido, término embalagem antiga, e início da vigência da nova legislação.

Para um volume grande de embalagens o processo precisa ser bem alinhado, mas foi possível alterar sem grandes entraves. Tínhamos, porém, consumo baixo, estoque alto e aí entrou a possibilidade de utilização de etiquetas nas embalagens existentes, que foi uma solução encontrada para evitar grande despesa com descarte das embalagens, conforme descrito aqui.

Se não houver um controle bem-feito, uma gestão desse estoque, há o risco de sofrer penalidades dos órgãos fiscalizadores, gerando casos de recall e recolhimento (veja aqui e aqui) e perdas financeiras por impossibilidade de venda por falta de embalagem, descarte de embalagens antigas,  ou com alterações seriadas de artes e custos com clichê.

O exemplo acima foi utilizando a norma de alergênicos, mas podemos considerar também para outras alterações como informações nutricionais, ingredientes, em que a alteração pode ser necessária em um item, uma linha de produtos e que também são impactantes e necessários quando pensamos em segurança de alimentos e informações claras e corretas aos consumidores.

Assim, estabelecer o objetivo, cronograma, desenhar o projeto prevendo todas as etapas e alinhar qual atividade será executada com toda a equipe envolvida evita riscos e desperdícios.