Muitas organizações iniciaram a implementação de seus respectivos sistemas de gestão com a ISO 9001, e grande parte delas com a primeira das versões lá em 1994…. uns 20 anos atrás.
O que será que mudou nos requisitos de gestão de documentos e registros nestas duas décadas de sistema de gestão? Como este tema é atualmente avaliado durante um processo de auditoria? Como esta ferramenta do sistema pode ajudar ou ser um obstáculo no sistema de gestão da qualidade e, por que não afirmar, também no sistema de gestão de segurança de alimentos?
Um dos grandes pilares de qualquer sistema de gestão é a melhoria contínua. Utilizando este pilar como sustentação, podemos entender que o SGI, qualquer que seja a sua abrangência, deve acompanhar a evolução ao longo dos anos.
Já vivenciei algumas experiências de organizações que tinham o seu sistema de gestão encharcado de procedimentos, mil…. dois mil…. e já vi mais de três mil documentos em uma única organização. Como pode um sistema deste porte ser funcional e operacional?
Primeiramente, é muito provável que um sistema de gestão com este montante de documentos possua uma boa parcela deles desatualizado ou, na melhor das hipóteses, documentos que já não são utilizados pelos colaboradores e que já não possuem mais utilidade para o SGI, ou SGSA. Neste cenário administrar uma mudança sem correr riscos de ruptura na gestão ou mesmo na operação do sistema e das atividades rotineiras da organização é um desafio.
Uma premissa para esta avaliação é considerar que abrangência da documentação do sistema pode diferir de uma organização para outra devido ao porte, tipo de atividades, complexidade dos processos e competência do seu pessoal. Mesmo com este princípio, podemos entender que mil documentos é um número alto de procedimentos. De forma alguma podemos concluir que o sistema está engessado somente por esta informação, certamente é necessário uma avalição mais profunda da operação para ter este tipo de diagnóstico.
Um bom início para esta mudança, ou até posso arriscar em dizer esta revolução, é um levantamento de documentos e registros por área. Este levantamento será a base para uma boa relação “de / para”. É imprescindível que não ocorra a perda de rastreabilidade da documentação. Seja ela controlada por um software sofisticado ou por uma simples planilha em Excel.
Nesta lista deve conter a correlação entre o documento anterior (código, título, número da revisão e data) e o novo documento. Caso o documento seja descontinuado ou absorvido por outro (unificação de dois procedimentos em um, por exemplo), esta informação também deve constar na lista.
Uma boa prática também é incluir no subitem “Referências” o documento anterior, mas neste caso é importante deixar claro que o documento anterior tornou-se obsoleto.
Também acredito ser muito importante fazer com que esta migração seja apoiada pelos gestores das áreas fim, para que eles compreendam, valorizem e entendam que o trabalho de tornar o SGSA mais funcional vai fazer com que ele crie raízes na organização.
Outro ponto relevante para este tema é a distribuição de cópias físicas. Atualmente a evolução das tecnologias é mais rápida que a velocidade da luz. Esta muito mais acessível para as organizações disponibilizar um software ou sharepoint que realiza a tarefa de controle de documentos. Mas não podemos esquecer que todas estas ferramentas são muito úteis, desde que o executor das atividades tenha acesso a elas. Caso contrário, é válido considerar a necessidade de disponibilizar uma cópia física para a operação. E se esta for a solução, inevitavelmente devemos definir uma sistemática de controle de distribuição de cópias para garantir que a informação atualizada seja adequadamente distribuída para a operação e que as cópias obsoletas sejam removidas e descartadas. Este critério se aplica tanto a procedimentos (manuais, normas, procedimentos operacionais ou instruções de trabalho, especificações, etc) quanto a registros ou formulários padrão.
Bem…. após todas estas colocações, podemos dizer que para que uma reforma no sistema de gestão de documentos e registros de um SGSA ou SGI, o passo mais importante é o planejamento. Sendo assim, não pensem em sair deletando os documentos como início da atividade. Manter o histórico também é importante!!
Vamos começar com o levantamento dos documentos existentes, planejar como será a nova distribuição de documentos, definir um cronograma para que os documentos sejam revisados (por grupo de documentos, por área ou como melhor se adaptar a realidade da organização). E só depois podemos colocar a mão na massa e iniciar as revisões, aprovações e distribuições do novo sistema de gestão de documentos e registros. Esta revolução dá trabalho, mas é possível de ser feita com o menor risco assumido de ruptura do SGI ou SGSA. Basta ter coragem e mãos a obra!!!
Ótima sorte para os audaciosos!!!
