Como selecionar indicadores e metas para segurança de alimentos?

Há um antigo ditado popular que diz: “Se o objetivo da vida não for o aprender, a vida torna-se sem objetivo…”.

Então… mãos a obra e vamos falar sobre definição de objetivos em um sistema de segurança de alimentos!!

Vamos começar avaliando os conceitos e requisitos das normas de sistemas de gestão (aqui vou restringir as normas ISO 9001:2008 e ISO 22000:2005): a alta administração deve definir, documentar e comunicar os objetivos e metas do sistema de gestão, incluindo o atendimento aos requisitos do produto e garantir que eles sejam estabelecidos até os níveis pertinentes da organização. Eles devem ser mensuráveis e consistentes para apoiar a política do SGQ ou SQGSA.

Sendo assim, uma sistemática de definição de objetivos e metas deve identificar e definir estratégias para responder antecipadamente às demandas dos clientes, consumidores, colaboradores e demais partes interessadas, definindo e validando os objetivos e metas da organização e criando planos de ação visando o atendimento das metas estabelecidas.

Traduzindo: o processo de objetivos e metas deve ser composto por algumas etapas:

1 – Definição dos objetivos, metas e indicadores.

O que considerar nesta etapa do processo?

O ideal seria levar em conta o plano de negócios (bussines plan), quais são os objetivos da alta administração / diretoria (onde a organização quer chegar este ano?), missão, visão, valores e expectativas dos clientes.

Não há uma periodicidade padrão para esta definição, podemos considerar inclusive periodicidades diferentes para cada objetivo. Mas uma prática comum são objetivos anuais.

2 – Definição dos indicadores.

Periodicamente devem ser definidos indicadores que irão medir os objetivos da organização. Esta definição deve considerar itens como:

•             Tendências tecnológicas;

•             Cultura Organizacional (se definida);

•             Processos atuais (leiaute, capacidades de processos e estocagem, equipamentos e edifícios);

•             Pessoas (atuais e projetadas);

•             Legislações vigentes (incluindo necessidades de adequação);

•             Demandas de partes interessadas;

•             Utilização de recursos naturais;

•             Necessidades de investimentos.

Bom… a esta altura já podemos garantir que a definição dos objetivos e indicadores deve ser alinhada com a etapa de planejamento estratégico da organização, que em geral ocorre juntamente com a elaboração / definição dos recursos financeiros que serão disponibilizados para o período seguinte.

É importante se atentar a este timing, caso contrário pode ser que não seja possível revisar o orçamento e incluir grandes investimentos. Então, para alguns itens é necessário pensar em planejamento a curto, médio ou longo prazo.

E agora?? Quais são indicadores que podem ser considerados no sistema de gestão de segurança de alimentos?

Como mencionei anteriormente, os objetivos e metas devem ser mensuráveis e consistentes para apoiar a política do SGQ ou SQGSA. OU seja, não há um padrão ou uma regra fixa, mas há um norte.

Uma sugestão de indicador de SGSA é o “Índice de Cumprimento dos PPRs”. Desta forma, fica bem abrangente e pode ser aplicável a qualquer organização.

Para este indicador, liste os PPRs que foram definidos pela equipe de segurança de alimentos, e acompanhe mensalmente o andamento de cada uma destas práticas. Ele pode ser medido de forma binária (conforme e não conforme) ou de forma quantitativa (% de atendimento ou conformidade de cada uma das práticas). Particularmente eu tenho mais afeição pelo quantitativo. Creio que ele se aproxima mais de um número real.

Abaixo estão alguns exemplos de PPRs que podem ser considerados para a composição deste indicador:

• Limpeza e Conservação
• Limpeza e Higienização das Áreas (pode ser extratificado por área)
• Potabilidade de Água
• Recebimento de Insumos
• Controle de Pragas
• Recebimento de Produtos Químicos
• Controle de Produtos Químicos
• Cumprimento do Plano de Calibração
• Controle de Produtos Potencialmente Inseguros ou Não Conformes
• Simulado de Rastreabilidade / Recolhimento
• Higiene Pessoal
• Conformidade dos ASO’s
• Inventário de Vidros e Similares
• Controle de Acessos
• PPR de Vidros
• Auditorias Internas
• Reclamação de Clientes
• Novas Legislações
• Comunicação Específica
• Atualização do Plano APPCC

Atenção: é importante que os objetivos / indicadores não sejam somente reativos (como o índice de reclamações de clientes e consumidores, por exemplo). Isso não significa que não devemos monitorá-los, somente que não podemos dedicar todos os objetivos de SGSA a este tipo de indicador.

Indicadores como o de reclamações, podem e devem ser medidos não somente para ver a evolução e o reflexo das ações internas na percepção do consumidor como também porque ele pode ser um farol para uma situação de risco de crise. O indicador de reclamações também pode ser um item da composição do índice de PPRs.

3 – Validação das metas.

O que é combinado não sai caro!

As metas devem ser validadas após o fechamento oficial dos resultados do ano/período, com aprovação da alta administração, podendo ser revistas a qualquer momento do ano caso existam justificativas para tal. Neste caso, é necessária nova aprovação do mesmo responsável ou grupo de responsáveis iniciais.

4 – Desdobramento e divulgação.

Agora já estamos na etapa final do processo de definição de objetivos.

Os indicadores e as respectivas metas devem ser desdobrados por área e setor, quando aplicável, e comunicados aos colaboradores. A abrangência do desdobramento e a forma de comunicação podem ser feitas de várias formas (comunicado formal, reunião de objetivos, etc.).

O mais importante aqui é que todos tenham conhecimento do quanto as suas atividades contribuem par ao atendimento das metas do SGSA.

No próximo post irei abordar a relação entre as análises de indicadores e o processo de ações corretivas e preventivas, qual a sua importância, formas de abordagem e “algunas cositas más”.

Referências:

ISO 22.000:2005 Requisitos:

5.2         Política de Segurança de Alimentos

5.3         Planejamento do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos

5.8         Análise Crítica pela Direção

ISO 9001:2008

5.4.1      Objetivos da Qualidade

5.4.2      Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade

5.6         Análise Crítica pela Direção