Como controlar documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

De acordo com a ISO 9000, documento é a informação (manual, procedimento, especificação, etc) e o meio (papel, eletrônico, fotos, gráficos) no qual está contida. Os objetivos de termos documentos dentro de um Sistema de Gestão são:

• Fornecer informações de forma padronizada e concisa;
• Facilitar o controle das mudanças;
• Padronizar a informação;
• Garantir a permanência na execução, mesmo com a mudança de pessoas;
• Facilitar atividades de monitoramentos e evidências para auditorias.

A ISO 22000, na seção 4, Requisitos de documentação, diz que fazem parte de um Sistema de Gestão e Segurança de Alimentos os seguintes documentos:

• Política;
• Procedimentos documentados requeridos pela Norma; e
• Documentos necessários para assegurar o planejamento, implementação e atualização do sistema.

Acompanhe a seguir, um passo a passo para implementar a gestão de documentos.

1° Passo – Definir quais documentos farão parte do Sistema de Gestão. Exemplos: Manual, Procedimentos, Instrução de trabalho. Fica a critério da empresa definir o nome dos documentos.

2º Passo – Padronizar as siglas para codificação dos documentos e definir a sequência das mesmas.

Tipo de documentos: F – Formulário / M – Manual / IT – Instrução de Trabalho

Setor: PRO – Produção / DCQ – Departamento Controle Qualidade / ALM – Almoxarifado / EXP – Expedição

Assunto: LIMP – Limpeza / CONT – Controle / PROC – Processo

Exemplo:

3° Passo – Estruturar os documentos. Os tipos de documentos estabelecidos devem seguir um padrão estrutural, de forma a garantir que todos contenham o mínimo de informações básicas. É importante definir o ciclo de aprovação de um documento, ou seja, todo documento emitido deve ter, no mínimo, um elaborador e um aprovador, que não deve ser a mesma pessoa. Caso a empresa ache importante, outras pessoas podem fazer parte deste fluxo. O fluxo de aprovação deverá ser o mesmo para emissão e para revisão.

Estrutura do documento:

Instrução de trabalho:

1. Objetivo: qual o propósito do documento.
2. Abrangência: onde será utilizado.
3. Definições: descrever termos técnicos/siglas.
4. Responsabilidades: quem são os responsáveis por executar as atividades.
5. Descrição das atividades: passo a passo de como fazer. Pode ser necessário criar subitens neste capítulo.
6. Documentos complementares: referenciar outros documentos que estão relacionados a este, como por exemplo, um formulário ou manual.
7. Referências: normas, legislações.
8. Histórico de revisões: manter o histórico do que foi alterado. Quanto mais detalhado este histórico, melhor; evite utilizar o termo “revisão geral do documento”.

4º Passo – Estabelecer cronograma e responsáveis pelo desenvolvimento e disponibilização dos documentos. É importante que os responsáveis sejam pessoas envolvidas com os processos e conheçam bem as atividades.

5º Passo – Disponibilizar o documento na área de uso. Em caso de revisão, recolher a versão anterior, para prevenir o uso não intencional de documentos obsoletos. Outro ponto importante é que o documento disponibilizado seja controlado. Para isso, ele deverá ter um carimbo de cópia controlada ou marca d´água.

Alguns documentos, como especificações técnicas que são enviadas para clientes/fornecedores e os formulários não precisam da identificação de cópia controlada.

6º Passo – Controlar a documentação através de uma lista mestra. Esta deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

É importante estabelecer uma frequência para revisão dos documentos, de forma a garantir que a informação esteja sempre atualizada.

Interessou-se pelo assunto controle de documentos? Leia também o post Utilizar ou não um software para documentos e registros eis a questão.