Durante os últimos anos tive diversas oportunidades de acompanhar auditorias. Certamente as primeiras me marcaram muito, mas também consigo perceber que com o passar do tempo receber uma auditoria (interna ou externa) deixou de ser um sofrimento e passou a ser um aprendizado.
Costumo dizer que auditoria se mede em horas, assim como os pilotos de avião tem em seu curriculum as horas de vôo, quem trabalha no sistema de gestão de uma organização também tem em seu histórico “X” horas de auditoria.
Nas primeiras auditorias que tive a experiência de conduzir como representante da organização, consigo me lembrar do coração acelerado, das mãos suadas, e em algumas situações o sistema operante mandava a seguinte mensagem “not responding”…. Claro que esta é uma sensação muito particular, e que cada um reage de forma diferente. Algumas pessoas nunca vão deixar de ter medo de voar, já outras, até irão se aventurar em visitar a cabine do piloto.
Não há uma regra ou uma receita mágica para sentir-se mais tranquilo durante uma auditoria, mas o que funcionou pra mim foi: conhecer bem os requisitos da(s) norma(s) acreditada(s) em questão, ter a mente aberta para a aplicação destas exigências, dominar os procedimentos internos da organização e acima de tudo, ser transparente com os auditores. Isso com certeza trará mais confiança para os momentos de argumentação e para exercitar verificações de conformidade (ou não conformidade) durante o processo de auditoria.
Por favor, não me entendam mal, não quero dizer para MOSTRAR todas as falhas da organização para o auditor. Identificar as conformidades e eventuais falhas é o trabalho dele. Mas se durante uma trilha de auditoria ele concluir que há uma não conformidade, esta é a hora de manter a calma e buscar evidências / soluções para a correção e ação corretiva. Imaginem se em uma situação onde acende o botão de emergência do painel de comando do avião o piloto entrar em pânico? Todos podem ser prejudicados.
Utilizar as horas de auditoria a nosso favor é um aprendizado constante. Afinal de contas, a melhoria contínua deve acontecer para o sistema de gestão da organização e também para o nosso conhecimento e experiência.
Ótimas horas de vôo pra vocês!!
