Em minha última publicação neste blog, abordei os três primeiros passos para estabelecer o gerenciamento do sistema de segurança do alimento. Esses passos funcionam para qualquer tipo de gerenciamento, bem como a próxima etapa: a padronização de processos.
A padronização de processos é uma estratégia de gerenciamento, sendo um instrumento básico que estratifica qualquer processo em etapas. Ao se definir tais etapas como o procedimento a ser seguido, pode-se obter os resultados almejados, sejam eles a garantia da qualidade ou melhor produtividade.
Que tal conversarmos sobre o caminho que vai levar a obter mais sucesso em seu gerenciamento?
Fluxograma
Bem, se você já tem o fluxograma do seu processo, seja ele de movimentação de materiais ou de informação, excelente! Caso não tenha, mão na massa! E nessa hora não tem muito segredo: é desenhar, apagar, rabiscar, e assim por diante.
Para isso, você pode utilizar qualquer ferramenta, desde caneta e papel, softwares como os da Microsoft (Visio, Excel, PowerPoint, Word), ou opções disponíveis online como Canva ou Lucidchart.
Normalmente, a criação do fluxograma é seguida de uma verificação por uma pessoa independente, visitando a instalação ou mesmo executando o processo para verificar sua conformidade.
Apesar de ser uma etapa simples, a criação do fluxograma é de grande relevância para se estabelecer o gerenciamento, sendo uma etapa essencial para a definição de PCC no sistema APPCC/HACCP.
Além disso, a criação ou revisão do fluxograma é uma oportunidade de convidar um time multidisciplinar para avaliar cada etapa do processo. É possível entender através de um brainstorming a real necessidade de cada etapa, além de verificar possibilidades de mudanças, como a aplicação de novas tecnologias ou mesmo a otimização de processos por meio da centralização.
Uma das principais dicas para se obter maior produtividade é ter clareza do que fazer, em que ordem fazer e como fazer. Por isso, o próximo passo é a criação de procedimentos operacionais.
Procedimentos Operacionais
Caso seu processo já esteja em operação, mas ainda não exista nenhum procedimento operacional aplicado, acalme-se! Priorize o seu trabalho estabelecendo quais são as tarefas mais importantes e, só então, inicie a coleta de dados.
Para iniciar, converse com o time operacional, que é quem, de fato, executa as tarefas no dia a dia. É importante integrá-los neste processo, pois além de conhecer detalhes da operação, após a criação do procedimento são eles que vão colocá-lo em prática.
Uma boa dica é não se preocupar no primeiro momento com o formato do documento. Apenas faça o esboço através da coleta de informações e verificação in loco. A formatação pode ser definida em uma segunda etapa.
A ideia é que esses procedimentos funcionem como guia, direcionando as atividades como uma receita de bolo na área operacional. Para que isso seja executado conforme o procedimento, é imprescindível o treinamento de todos os envolvidos.
É importante lembrar que, na indústria de alimentos, existem os procedimentos operacionais padrão (POP), que são definidos por legislação e devem conter informações gerais sobre assuntos que complementam as boas práticas de fabricação. Normalmente, chamamos os procedimentos operacionais abordados neste tópico como instruções de trabalho.
Ao aplicar essas ideias de padronização de processos, é muito natural que você comece a enxergar diversas oportunidades de melhoria. Excelente, não é mesmo?! A dica aqui é se organizar com um plano de ação contendo data, prazo e responsabilidades bem definidas, para não se atropelar.
Bem, tudo isso só funciona desde que o time operacional execute suas atividades conforme o fluxograma e procedimento definidos. Ou seja, a base de tudo isso é o treinamento! Repetidas vezes, treinamento.
Com a padronização, certamente você obterá melhores resultados em relação à qualidade de produtos e serviços, além de maior produtividade.
Em breve, abordarei também formas de monitorar resultados, de forma a identificar tendências e agir com antecedência aos problemas, o que é de extrema importância quando se trata de alimentos.
Até logo!
