Muitas vezes encontramos gestores inundados de relatórios de não conformidades que não conseguem tratar no tempo certo, resolver na sua totalidade, nem envolver as pessoas da organização. Abaixo, você encontrará cinco passos importantes que deverá seguir para obter uma excelente gestão na tratativa das não conformidades.
Pare de fazer tudo
Muitos gestores da Qualidade são mestres em criar relatórios de não conformidade para tudo, e isso certamente resultará em uma sobrecarga para eles É importante concentrar-se naqueles que proporcionarão maior valor agregado à organização e, claro, os que são obrigatórios como parte do esquema de certificação da empresa. Se o seu programa de Tratativas de Não conformidades está com uma grande quantidade de relatórios, realize uma avaliação precisa e criteriosa dos relatórios existentes separando-os dos relatórios mais simples. Aos simples, sugiro executá-los dando apenas um fechamento para ações de melhoria (ver e agir). Para esse passo indico o uso da ferramenta Diagrama de Esforço e Impacto.
Priorize o seu Relatório de Não Conformidade
Priorizar é sempre muito importante para quem busca um melhor gerenciamento. Para a priorização dos relatórios é necessário avaliá-los sob dois aspectos:
- O Cumprimento – Em relação às auditorias externas, os que geralmente precisam ser realizados dentro de um determinado período de tempo, a fim de não comprometer a continuação da certificação.
- O Risco – Em relação às questões de segurança de alimentos, reclamações de clientes ou outro valor que represente um risco maior para a empresa.
Há também um conceito importante a ser discutido: a execução das ações. Se você definir a tratativa em duas partes, você terá: a análise de causa raiz e a execução das ações corretivas/preventivas. Temos na análise de causa raiz a parte mais crítica da tratativa da não conformidade. Algumas vezes, o esquema de certificação e os clientes permitirão um tempo que você precisa para que aborde de forma realista as ações de melhoria que você deve tomar em relação a um relatório de não conformidade, mas a análise da causa raiz, incluindo a definição e comunicação das ações de melhoria devem ser feitas dentro de um prazo acordado. Para cada causa raiz encontrada faz-se necessária a classificação em alta, média e baixa para que execute através de um gerenciamento de prioridades, as ações de correção e melhorias encontradas.
Defina um ou dois grandes ganhos
Mesmo definindo as prioridades conforme descrito na seção anterior, ainda faz-se necessário priorizar uma ou duas (não mais!). Você deve focar 2 grandes ganhos em um determinado período (ano). Esses ganhos devem ser vinculados a uma área que está lhe gerando grandes problemas no momento e esse será um ótimo passo para começar a trabalhar as não conformidades aplicando-se a Ferramenta de Análise de Pareto. Uma excelente técnica na tomada de decisão que permite a empresa selecionar prioridades. Priorize a ação que trará o melhor e maior resultado. Através desta ferramenta é possível identificar os problemas que são críticos e que causam grandes perdas. Para esse passo a Regra dos 80/20 deve ser bastante empregada. Significa que 80% dos problemas são ocasionados por 20% das causas, ou seja, são poucas causas que originam a maioria dos problemas. Em paralelo, você terá como desafio obter a atenção da alta administração para investir tempo, dinheiro e outros recursos para abordar um ou dois grandes problemas dentro da organização. Isso não quer dizer que os outros problemas não são importantes, mas sim que alguns precisam ser solucionados com maior urgência. Essa etapa deixa claro como devemos priorizar a tratativa das não conformidades, identificação dos pontos de melhoria e definição dos planos de ação.
Envolva as pessoas certas
Muitas vezes, o gestor da Qualidade e sua equipe são vistos como aqueles que são responsáveis por entregar todas as ações de melhoria em relação à qualidade e segurança dos alimentos na organização. Claro que esta não é uma boa situação, pois a maioria dos departamentos, como Produção, Compras, Manutenção e Operações, precisam ser envolvidas para abordar com sucesso os problemas em questão. Este cenário é perceptível quando as ações traçadas são somente para fins de certificação. Ao criar uma abordagem mais focada para ações de melhoria e definição de um ou dois grandes ganhos, você criará as bases para o sucesso junto à organização. Envolva as pessoas certas em cada uma das atividades de melhoria. O Departamento de Qualidade não é o proprietário dos processos das áreas como Produção, Compras e Operações, portanto, as pessoas certas desses departamentos precisam estar envolvidas nas atividades de melhoria. Em alguns casos, eles podem até ser obrigados a assumir a liderança nessas atividades e tornar-se donos do processo. É importante transmitir a mensagem a todos que a melhoria focada, a lucratividade e a competitividade da organização é de responsabilidade de todos e que esta pode ser trabalhada através do engajamento e comprometimento do controle da não qualidade.
Seja adaptável, flexível
Como em qualquer aspecto na vida e nos negócios, uma coisa você pode ter certeza: mesmo que você desenhe seus planos, as coisas poderão mudar e problemas mais urgentes poderão surgir durante o ano. Você pode se adaptar ao novo cenário e alterar as prioridades para as ações de melhoria, conforme ditadas pelas necessidades do negócio. Porém, cuidado: não altere os dois grandes ganhos de melhoria definidos em que você está trabalhando – estes ainda são grandes contribuintes para os problemas presentes na empresa e devem ser abordados de forma planejada e focada. As ações críticas devem ser executadas no menor prazo possível! Você poderá ser flexível com as ações de melhoria de média e baixa prioridade. Caso seja necessário, junte o time e reavalie o nível de classificação das prioridades definidas deixando claro com a organização o porquê da mudança e flexibilização realizada.
Estabeleça o foco na tratativa de não conformidade, aplique os 5 passos e abuse das ferramentas da qualidade sugeridas, focando a tomada de ações em diferentes frentes e trabalhe a melhoria contínua para alcançar resultados cada vez melhores em seu sistema de gestão.
Fonte: Food Safety Experts
