Olá, pessoal, reuniões com a alta direção são sempre um tópico que gera muitos questionamentos em consultorias, independente da norma em questão. Quem deve participar? Qual a melhor forma de fazer? Quanto tempo de reunião?
Bem, vamos responder em partes estas perguntas e comentários sobre as mesmas para contribuir com nossos leitores.
Minha visão: Se a alta direção é realmente comprometida com o sistema de gestão, as reuniões e atas de análise crítica da direção deixam de ser um fantasma, pois ela sai naturalmente por ser uma ferramenta de gestão utilizada pela alta direção. Isso ficou muito claro para mim em uma das auditorias que realizei.
Quando você não tem a alta direção comprometida de fato com o sistema, a reunião pode não acontecer de fato, ou acontece parcialmente e a ata algumas vezes é elaborada pelo gestor de qualidade e segurança de alimentos. Nesta caso costumo chamar de atas “fakes”, nada saudáveis para um sistema de gestão.
Enfim, vamos às perguntas:
1) Quem deve participar? Normalmente esta reunião é realizada pelos membros nomeados como alta direção da organização e na minha experiência de indústria ela era representada pelo presidente e primeiro nível do organograma, que era composto por diretores. Durante uma fase do sistema ela era realizada pela gerência de qualidade e segurança de alimentos e alta direção. Depois passamos a montar pautas que eram elaboradas em conjunto com outros pares gerentes, cada um tinha a oportunidade de levar para as reuniões com a alta direção pontos relevantes para o sistema e para a área de cada gestor. Passamos a ter um dos períodos mais saudáveis do sistema de gestão, com reuniões muito ricas no que diz respeito a gestão de recursos para manutenção e melhoria do sistema, pois envolvíamos todos os gestores dos níveis de comando (gerentes, diretores e presidente). As decisões passam a ser mais assertivas e com resultados alinhados com a estratégia organizacional.
2) Qual a melhor forma de fazer? Planejando! Utilizando fatos e dados! Objetividade é fundamental. A pauta deve ser elaborada com antecedência e cobrir no mínimo, os requisitos determinados em cada norma. Data deve ser bem escolhida e com consulta prévia de disponibilidade das pessoas chaves. Comunicação prévia da reunião é fundamental, pois não se realiza uma reunião de qualidade com alta direção a qualquer momento. Utilizar ferramentas de calendários para agendar e enviar convites é uma boa prática. Para cada tópico da pauta, recomendo elaborar apresentação em PowerPoint, que enriquecerá o registro da reunião. Utilização de fotos sempre ajuda na visualização de problemas de infraestrutura. Já vi projeto ser aprovado em reunião com alta direção a partir da visualização das situações do problema através de fotos e vídeos. Sempre que possível, a visita da alta direção na área produtiva ajuda muito no processo de compreensão das necessidades de recursos de melhoria do ambiente e infraestrutura.
3) Quanto tempo de reunião? No início das reuniões realizávamos em um dia todos os tópicos da pauta. Com o tempo, passamos a fazer em 2 meios períodos (um por semestre) e chegamos a fazer em meio período (anual). Não consegue fazer assim? Assegurem que dentro de prazo determinado para realizar as reuniões, você terá reuniões com participação da alta direção que promovam a análise de informações relacionadas a cada tópico requerido pela norma. Recomendo semestralmente no início e com o tempo no mínimo uma vez ao ano. Existem normas que definem explicitamente anualmente. Existem diversas reuniões que as organizações realizam com participação da alta direção e cabe ao gestor da qualidade e segurança de alimentos identificar se nestas reuniões são abordados temas pertinentes aos requisitos normativos da alta direção e registrar adequadamente o que foi abordado e concluído. Não existe forma única para esta reunião. O mais importante é entender a importância da mesma e buscar o formato que melhor se encaixe a filosofia e cultura da organização. Só não consigo engolir os registros e reuniões “fakes”… Quando auditamos a alta direção, conseguimos ter uma boa percepção do tipo de reunião praticada em cada organização e o quão comprometida a alta direção está com o sistema de gestão.
No próximo post desta série você poderá conferir como registrar estas reuniões: Como Registrar Análise Crítica de Direção.
