Relatório de não conformidade (RNC) para fornecedores de alimentos: uma visão prática

O tema “Fornecedores” já foi amplamente discutido aqui no blog Food Safety Brazil: Como elaborar procedimentos para gestão de fornecedores, Homologação de fornecedores: existe fórmula?, Como desenvolver fornecedores?, Alianças estratégicas e oportunidades de crescimento,  Gerenciamento de fornecedores: seis etapas para selecionar o fornecedor certo, Nossos fornecedores, nossos parceiros! No entanto, o post de hoje traz uma abordagem diferente sobre o tema, ensina como funciona  na prática o relatório de não conformidade (RNC) para fornecedores de alimentos.

A RNC é um documento que formaliza o contato entre o fornecedor e a empresa que recebe o material, com o intuito de informar sobre eventuais não conformidades identificadas nas matérias-primas, embalagens e outros materiais, de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa. Esses desvios podem ser percebidos durante o recebimento, armazenamento e ou utilização do material.

Você sabe quais trâmites devem ser adotados para formalizar a ocorrência e notificar o fornecedor de forma a evitar a reincidência? Para responder a essa pergunta, primeiro precisamos ter em mente que a qualidade e segurança de alimentos devem sempre caminhar juntas, de forma a monitorar toda a cadeia de produção do alimento, desde a produção primária no campo, até a mesa do consumidor, e isso inclui o fornecimento/recebimento de matérias-primas, por exemplo. Em outras palavras, a qualidade das matérias-primas e outros materiais fornecidos deve ser checada sempre. A qualidade é imprescindível nessa etapa!

As não conformidades oriundas de fornecedores podem ser classificadas de acordo com o tipo e grau de risco da contaminação. Em relação ao tipo, podem ser classificadas em: químicas, físicas, biológicas, defeitos na embalagem de matérias-primas (bags e sacarias), embalagens e cartuchos de produtos prontos com arte ilegível, manchada ou faltando informações, entre outros tipos. Esses desvios podem ainda ser medidos de acordo com uma escala de grau de risco de segurança de alimentos, do maior ao menor.

Ao identificar a falha no material fornecido, antes de pensar em elaborar um documento de RNC, é preciso realizar uma boa investigação, de preferência por uma equipe multidisciplinar, integrando todos os setores envolvidos. Na investigação, a equipe deve usar as ferramentas da qualidade para entender o que originou o desvio e concluir quais foram as causas.

Após a definição da causa, e quando for concluído que é externa (referente ao fornecedor), recomenda-se proceder a elaboração da RNC, para notificar o fornecedor do desvio. A própria investigação é uma evidência! Por isso, os relatórios precisam ser completos, com material fotográfico que retrate bem o desvio, e quando possível enviar  amostras que representem a não conformidade.

A elaboração do documento de RNC pode ser realizada por meio físico ou eletrônico. O importante é formalizar e facilitar a gestão das ocorrências através de documentos que relatem o desvio com todas as informações possíveis, de forma clara e objetiva. Devem constar nesse documento todas as informações que possibilitem a rastreabilidade do material, e que também colaborem para o desenvolvimento da linha de investigação na planta de processo do fornecedor. As informações imprescindíveis que devem constar no documento são: lote do produto reclamado, data da ocorrência, horário, local, prazo de resposta, detalhes do momento em que foi identificado o desvio e como foi conduzida a investigação.

O fornecedor pode responder à RNC por meio de um documento de resposta padrão, no qual deve constar seu parecer em relação à reclamação, informando qual foi a conclusão da sua investigação. É importante que ambas as partes demonstrem comprometimento, diálogo saudável e respeito, para facilitar a gestão dessas RNCs.